Een projectscope ontwikkelen voor een sterkere teamverbinding

In een perfecte wereld zou elk project op tijd en precies volgens abonnement starten, blijven en eindigen. Al je teamleden zouden hun taken en deliverables op tijd voltooien.

Het budget zou tijdens het hele project hetzelfde blijven. Stakeholders zouden volledig tevreden zijn met de kwaliteit van je werk.

We kunnen wel dromen, maar in werkelijkheid is geen enkel project perfect. Een goed abonnement helpt je team om veelvoorkomende problemen te voorkomen projectmanagement tegenslagen zoals gemiste deadlines en onverwachte verzoeken om extra werk.

Beperk deze hindernissen tot een minimum door de scope van je project te definiëren voordat je aan het werk gaat. Met duidelijke verwachtingen ingesteld en verantwoording afgelegd, hebben jij en de client een solide basis om aan het project te beginnen en scope creep te voorkomen.

In deze gids lees je hoe je een sterke scopeverklaring voor een project opstelt en vind je een aantal van de beste bronnen om mee aan de slag te gaan! Onze sjablonen voor projectmanagement en alles-in-één productiviteitsmiddelen zullen je helpen om je project scope beter te beheren en te implementeren.

Bent u er klaar voor?

Wat is de reikwijdte van een project?

Project scope is een gedocumenteerde verklaring van alles dat nodig is om een project succesvol te maken. Het definieert de voltooide omvang van het werk en vereisten voor een project, waarin wordt uitgelegd wat inbegrepen is en wat niet.

Al deze specificaties worden vastgelegd en opgeslagen in een scope statement van een project. En om het eenvoudig te stellen, een scope statement beoordeelt en schetst een project in zijn geheel voordat iemand met het werk begint. Het geeft een gedetailleerd overzicht van al het werk dat je team zal uitvoeren en legt verwachtingen vast over hoe en wanneer dat werk voltooid zal zijn.

Een scope document dient als de blauwdruk van je project. Het is een belangrijke stap in projectmanagement omdat het alle belangrijke informatie consolideert die de sleutel belanghebbenden moeten weten.

Een document over de reikwijdte van een project omvat meestal het volgende:

• Doelen van het project : een overzicht op hoog niveau van de doelstellingen van uw project
• Stakeholders van het project : de mensen die betrokken zijn bij het project
• Toegewezen middelen : zoals leden van het team, budgetten en technologie
• Beperkingen van het project: beperkingen van tijd, mensen en kosten waarbinnen u moet opereren
• Tijdlijn : termijnen waarbinnen u elk deel van het project moet voltooien
• Leveringen : De tastbare resultaten van je voltooide project
• Exclusies: Wat uw project niet zal omvatten, ook wel out-of-scope werk genoemd

De voordelen van het definiëren van projectbereik

Zonder een duidelijk gedefinieerde project scope kan je team gemakkelijk verdwalen. De project scope beschermt je team tegen mislukkingen en houdt je op weg naar je einddoelen.

Hier zijn enkele sleutelredenen waarom het definiëren van de project scope voordat je aan het werk gaat gunstig is voor je team:

• Vermijdscope creep: Voorkom dat het werk buiten zijn limieten gaat door precies aan te geven wat wel en niet wordt meegenomen. Definieer de grenzen van een project en voorkom dat je team te veel hooi op zijn vork neemt of burn-out raakt.
• Stel richtlijnen op voor wijzigingen: Niemand houdt van verschuivingenprojectvereistenmaar het gebeurt. Zorg voor processen om de scope te veranderen op een manier die geen grote en onverwachte gevolgen heeft voor je team.
• Houd projecten op schema: Duidelijktijdlijnen van projecten zorgen voor verantwoording en houden uw projecten in beweging. Het stelt ook manieren vast om de voortgang van je team naar de doelen toe te meten via deadlines, mijlpalen en deliverables.
• Verwachtingen managen: Houd je team, clients en belanghebbenden op dezelfde pagina, zodat iedereen de verantwoordelijkheden, verwachte resultaten en kritieke deadlines kent.
• Risico's beperken: Luister en monitor potentiële risicofactoren zoals budgetoverschrijdingen of achterstand op schema. Bewustwording is essentieel om gemakkelijk te anticiperen op mislukkingen van projecten en deze te voorkomen.

Hoe schrijf je een Project Scope Statement in 7 stappen?

Elk klein gat in de scope van je project laat genoeg ruimte over om het project te laten ontsporen. Daarom is je project scope document moet alle parameters bevatten die belanghebbenden over het project moeten weten.

Hier lees je hoe je in zeven eenvoudige stappen een uitgebreide, duidelijke projectdefinitie schrijft:

1. Identificeer je belanghebbenden

Houd iedereen op dezelfde pagina door de scope door alle belanghebbenden te laten goedkeuren belanghebbenden bij het project -Iedereen die iets te zeggen heeft over hoe je project moet verlopen. Dit is het beste projectmanagementproces om ervoor te zorgen dat je scope statement realistisch en haalbaar is.

Gebruik de functie Whiteboard van ClickUp om de belangrijkste belanghebbenden van uw project te identificeren met dit eenvoudige sjabloon

Maak een stakeholderkaart met een lijst van alle belangrijke mensen die betrokken zijn bij het project om uzelf een idee te geven van de mensen die u kunnen helpen op weg naar het succes van uw project. Gelukkig, Sjabloon Stakeholderkaart van ClickUp die stakeholder in kaart brengen en abonnement gemakkelijk te organiseren!

Sjabloon voor het in kaart brengen van belanghebbenden downloaden

Identificeer alle belanghebbenden die beslissingen nemen die van invloed zijn op je project, zoals:

• Interne belanghebbenden: Teamleden, projectmanagers en leidinggevenden
• Externe belanghebbenden: Clients, hun klanten of gebruikers, verkopers en investeerders

Betrek deze belanghebbenden bij het definiëren van de reikwijdte van het project, zodat het voor iedereen duidelijk is wat ze van het project kunnen verwachten en hoe ze kunnen bijdragen aan het succes ervan. Vraag hun feedback, brainstorm over ideeën en herwerk doelen waar nodig.

2. Definieer duidelijk de belangrijkste doelen van het project voor uw client

Het woord "project" begint misschien met een "P", maar elk project begint eigenlijk met een "waarom" 😏

Je project verduidelijken objecten zou de eerste stap moeten zijn in het definiëren van de reikwijdte van het project omdat het uitlegt waarom het werk nodig is.

Als je eenmaal begrijpt waarom de client dit project nastreeft, weten jij en je team waar ze zich op zullen richten als ze je werk evalueren. Stem je deliverables af op deze doelstellingen en de kans is groot dat de client tevreden zal zijn.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image11-1-1400x1149.png ClickUp doelen bijhouden /%img/

Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatische voortgang bijhouden

De doelen van het project vormen ook uw rol als strategisch adviseur. Naast tastbare resultaten kun je ook tips geven over hoe clients hun doelstellingen kunnen bereiken om ze voor je te winnen.

Stel jezelf deze vragen om je doelen te helpen definiëren:

• Welke resultaten hoop je te bereiken?
• Hoe zalsucces van het project worden gemeten?
• Zijn er specifiekemetrics of KPI's bijhouden om de prestaties te benchmarken?

Als je eenmaal je specifieke doelen hebt ingesteld, gebruik ze dan om je team te helpen werk van hoge kwaliteit te creëren binnen het bereik. Clients - vooral nieuwe of kieskeurige - kunnen proberen Taken naar je toe te gooien of suggesties doen die geen verband houden met het grotere doel van het project. Misschien laten ze op zich wachten om je op tijd feedback te geven.

Herinner de client aan je North Star-doelstellingen wanneer er problemen opduiken (en misschien zelfs al eerder). Het is altijd een goed idee om te laten zien hoe deliverables en taken - als ze zijn voltooid op de toegewezen deadlines - werken in de richting van die doelen!

En als het nodig is, ga dan in tegen last-minute suggesties van clients die niet in lijn zijn met hun North Star door hen precies te laten zien hoe de door hen voorgestelde wijzigingen de doelstellingen kunnen veranderen tijdlijn van het project .

Afhankelijkheid opnieuw plannen om de impact van wijzigingen in deadlines op taken in de weergave ClickUp-taak in ClickUp te visualiseren

Door een client specifiek de impact van een kleine of grote wijziging in het project te laten zien, geeft u een niet-vooringenomen weergave van wat dit doet met de werkstroom. En we snappen het: sommige clients zijn kieskeurig.

Gelukkig hoeft u niet toe te geven aan willekeurige of last-minute verzoeken door duidelijk de impact van verzoeken te laten zien en het beste pad om projecten binnen scope en op schema te houden.

Houd bij het schrijven van je doelen voor projecten rekening met het volgende SMART doelen kader in gedachten. Definieer doelen die:

• **Specifiek
• Mhaalbaar
• Ahaalbaar zijn
• **Relevant zijn
• **Tijdgebonden

Dit zorgt ervoor dat de reikwijdte van het project realistisch is, terwijl er normen worden ingesteld voor de evaluatie van het succes.

3. Middelen toewijzen om burn-out te minimaliseren en winst te verhogen

Je kunt pas beslissen waar je team aan gaat werken als je weet welke middelen beschikbaar zijn. En tenzij je Minecraft speelt in de creatieve modus, heb je geen oneindige middelen.

Elk bedrijf is beperkt door de grootte van zijn teams, budget en technologie.

De reikwijdte van een project omvat de toewijzing van middelen om ervoor te zorgen dat er voldoende leden van het team, alle noodzakelijke technologie, en het juiste budget aan uw project worden toegewezen om te slagen. De toewijzing van middelen is essentieel voor het precies hoe uw team het project zal uitvoeren je projecten voltooit .

Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen

Voor projectmanagers en teamleiders is het essentieel om het volgende te gebruiken beheer van werklast tools zodat de leden van het team niet te veel uren aan een specifieke client besteden. Het is ook handig om een Werklastweergave die kunnen voorkomen dat de ene werknemer meer of minder werkt dan de andere.

Bonus: Bronnen abonnement sjablonen Je middelen kunnen ook verschillende dingen zijn. Enkele van de meest gedefinieerde resources zijn:

• Teamleden: Het totale aantal mensen in uw team, de verantwoordelijkheden die aan elk lid zijn toegewezen en het aantal uren dat per week nodig is voor elke Taak
• Techniek: Welke apparatuur, software en gereedschappen heeft u nodig om dit project te voltooien?
• Projectbudget: Budgetten van de client of intern project, beperkingen of beschikbare pools

Je moet werken met wat je hebt en met een beetje abonnement kom je een heel eind! Als je weet welke middelen je tot je beschikking hebt, kun je gemakkelijker binnen die richtlijnen werken.

Bekijk deze_ team charter sjablonen !

4. Bepaal de exacte deliverables die uw clients nodig hebben

Nu je weet welke middelen je tot je beschikking hebt, ben je klaar om te bepalen wat het project zal opleveren voor je clients: deliverables. De reikwijdte van je project moet duidelijk het volgende aangeven projectresultaten zodat je bureau en de clients precies weten wat er gemaakt gaat worden.

Werk vol vertrouwen samen met clients en houd ze tevreden met dit unieke sjabloon voor professionele diensten

Verwijs naar uw doelen voor het project wanneer u uw deliverables vastlegt. Hulp nodig bij het organiseren? Gebruik de ClickUp sjabloon voor professionele services om snel uw onboardingproces voor clients om te bepalen wat er precies geleverd moet worden.

Sjabloon voor professionele diensten downloaden

Uw deliverables moeten dienen als stappen in de richting van het hogere doel van uw project en het voldoen aan uw wensen projectvereisten . Welke meetbare resultaten zal je project opleveren bij voltooiing?

De gestelde deliverables kunnen tastbaar of ontastbaar zijn voor het project team. Project scope management kan veel verschillende dingen betekenen voor verschillende instanties, maar enkele veelvoorkomende voorbeelden van deliverables zijn:

• Blog posts, case studies en whitepapers
• Rapporten
• Consultaties
• Audits
• Nieuwe functie ofproductiviteit
  • Trainingsprogramma om werknemers te leren hoe ze nieuwe software moeten gebruiken

5. Bepaal alle beperkingen van het project

U weet wat uw project is, maar wat is het niet? En hoe zit het met de risicofactoren waardoor je project zou kunnen mislukken? Een belangrijke - maar vaak genegeerde - stap bij het opstellen van de scope is het definiëren van deze projectbeperkingen en -uitsluitingen.

Beperkingen zijn factoren die je project beperken, zoals:

• Tijdslimieten, deadlines en deadlines
• Kosten voor verschillende delen van het project versus het toegewezen projectbudget
• Scope creep en veranderingen in de eerder overeengekomen omvang van het werk

Uitsluitingen zijn de leveringen die geen deel uitmaken van het project! Wat zijn de taken die je specifiek niet wilt of kan doen?

Gebruik Tijd in status om knelpunten te identificeren en automatisch een gerelateerde notificatie in ClickUp te ontvangen

In het voorbeeld kunt u aangeven dat uw marketingteam voor sociale media niet verantwoordelijk is voor het plannen van de posts die ze maken. Door tijd te besparen die anders zou worden besteed aan beheer van sociale media kan je team zich richten op hun expertisegebieden: strategie en content aanmaken.

Als je weet waar je je niet op gaat richten, blijf je gefocust op wat het belangrijkst is! Dit betekent dat je prioriteit kunt geven aan de deliverables die je client zullen helpen om de doelen van het project te bereiken.

Met deze grenzen hoeven jij en je teamleden niet alles te doen waar een client om vraagt. Je kunt als bureau beslissen hoe je je tijd en energie verdeelt over specifieke clients. Wijs je middelen effectiever toe, in plaats van te veel te proberen en het risico te lopen overwerkt te raken (en een burn-out te krijgen).

Een goede instelling voor je projectmanagers of leden van je team, waardoor ze succes zullen boeken! Gelukkigere werknemers, gelukkigere clients - en minder kans op mislukking van projecten !

6. Maak een grondige en altijd actuele tijdlijn voor projecten

Als de projectresultaten het "wat" van een project zijn, dan is de tijdlijn van je project het "wanneer" Je projectscope moet een chronologische uitsplitsing bevatten van de gebeurtenissen en taken die bij je project komen kijken.

Dit creëert mijlpalen die je team met specifieke deadlines moet halen om voortgang te boeken in de richting van je doelen. De scope van je project hoeft geen gedetailleerde planning van dag tot dag te bevatten voor elke kleine taak. Het moet echter wel het volgende bevatten

• Start- en einddatum van het project
• Lijst van de belangrijkste taken die bij je project komen kijken
• Deadlines voor deze taken
• De hoeveelheid tijd die nodig is om elke Taak te voltooien
• Afhankelijkheid van taken die de bovenstaande mijlpalen kunnen blokkeren

Meer items weergeven zoals toegewezen personen, deadlines en meer in de zijbalk van de weergave van Gantt

De tijdlijn van je project helpt je team het grote geheel van je project te zien en hoe de onderdelen elkaar beïnvloeden. Het houdt je team op koers en geeft zichtbaarheid in eventuele knelpunten.

7. Stel een beheersbaar en realistisch scope-managementproces in

U weet wat ze zeggen: de best voorbereide abonnementen van muizen en mensen lopen vaak mis. Ondanks uw uitstekende project abonnement je project zal onderweg van koers veranderen.

Zelfs de beste teams voor projectmanagement zullen onderhevig zijn aan veranderingen als gevolg van factoren zoals bezuinigingen, personeelsverloop en aanvullende eisen. Hoewel je project scope statement out-of-scope werk moet voorkomen, is verandering van scope soms onvermijdelijk.

Gebruik de functie voor multitakenbeheer in ClickUp wanneer u meerdere projectwijzigingen tegelijk moet aanbrengen

Dit is hoe u een project scope management abonnement kunt instellen dat u kan helpen scope creep onder controle te houden:

• Beperkingens instellen: Het aantal keren dat je bepaalde dingen zult veranderen
• Stel leden van het team aan: Stel de contactpunten in om de wijzigingen te coördineren
• Stel processen in: Zorg ervoor dat wijzigingsverzoeken moeten worden goedgekeurd door alle relevante belanghebbenden
• Budgetteer tijd en middelen: Bereid je voor op meerdere wijzigingsrondes

Ten slotte, nadat iedereen de kans heeft gehad om het te bekijken, laat je de scopeverklaring ondertekenen door alle belanghebbenden. Zorg ervoor dat iedereen een kopie heeft waarnaar hij of zij kan verwijzen na de vergadering project van start gaat .

Daarnaast kun je een methodologie voor projectmanagement gebruiken zoals Agile of Scrum die beide gebouwd zijn om om te gaan met plotselinge scopeveranderingen!

gerelateerd: **Hoe schrijf ik een projectvoorstel

Voorbeeld van een Project Scope Statement in actie

Je bent Jane, een manager bij een marketingbureau, en je hebt de taak gekregen om een contentmarketingcampagne voor Sugar-O's, een nieuw graanproduct dat je client op het punt staat te lanceren. Zoet!

Je eerste bestelling is het definiëren van de reikwijdte van je project. Een voorbeeld van de reikwijdte van je project kan er als volgt uitzien:

Doelen van het project

De naamsbekendheid van Sugar-O's vergroten door contentmarketingartikelen te creëren die de waarde van het product benadrukken, namelijk de gezondheidsvoordelen en de oh-zo-verrukkelijke smaak waar zowel kinderen als volwassenen dol op zijn.

Project belanghebbenden

Het definiëren van het bereik voor het hele team zal de project planningsproces . Leg de projectvereisten zeker voor aan je belanghebbenden en probeer iedereen zo op een rijtje te zetten:

Toegewezen middelen

• Eén CMM, 30 uur werk per week gedurende vier weken
• Eén CSM, vijf uur werk per week gedurende vier weken
• Eén PM, twee uur werk per week gedurende vier weken
• Eén editor, vijf uur werk per week gedurende vier weken
• Een copyeditor, vijf uur werk per week gedurende vier weken
• Budget: $10.000

Deliverables

• Vier (4) kant-en-klare contentmarketingartikelen geoptimaliseerd voor SEO (elk 1.500-3.000 woorden)

Beperkingen

• Feedback van de client moet binnen een week na levering worden gegeven
• Vakantieplanning van client als reviewers niet op kantoor zijn

Tijdlijn

• Startdatum project: 1 oktober
• Susan regelt een startgesprek voor 1 oktober
• Ray levert SEO briefings aan het bureau voor 14 oktober
• Mary levert het eerste artikel voor 21 oktober
  • Feedback van de client op het eerste artikel voor 28 oktober
  • Definitieve revisies aangeleverd voor 1 november
• Mary levert het tweede artikel uiterlijk 28 oktober
  • Feedback van de client op het tweede artikel uiterlijk 4 november
  • Laatste revisies uiterlijk 7 november
• Mary levert het derde artikel uiterlijk 4 november
  • Feedback van de client op het derde artikel uiterlijk 11 november
  • Laatste revisies uiterlijk 14 november
• Mary levert het vierde artikel uiterlijk 11 november
  • Feedback van de client op het vierde artikel uiterlijk 18 november
  • Definitieve revisies geleverd op 21 november
• Sugar-O's publiceert alle artikelen voor 30 november

Uitsluitingen

• Geen grafisch ontwerp
• Niet meer dan één revisieronde per artikel

gerelateerd: Projectmanagementdriehoek

Aanvullende sjablonen voor projectomvang om u op weg te helpen

Het schrijven van een project scope document is niet eenvoudig, maar je hoeft niet bij nul te beginnen. Bekijk onze gratis sjablonen voor projectomvang om u te helpen zo snel mogelijk uw project abonnement te consolideren.

ClickUp sjabloon voor omvang van werk

Probeer ClickUp's sjabloon voor werkomvang om deliverables, deadlines, mijlpalen en meer te documenteren

Moet u snel een projectomvangdocument maken? Sjabloon voor de omvang van het werk van ClickUp helpt u precies dat te doen door ruimte te bieden om de sleutelelementen te schetsen:

• Overzicht & objectieven van het project
• Lijst met taken
• Project mijlpalen
• Project vergaderingen
• Rapportage projectstatus
• Project goedkeuring

Met dit sjabloon kunt u uw project opdelen in kleinere, haalbare Taken. Dit document stelt verwachtingen in door een tijdlijn op te stellen die de verantwoordelijkheid voor de projectresultaten vastlegt.

Het bevat ook ruimte voor belanghebbenden om de projectomvang goed te keuren, zodat iedereen weet dat het werk dat in het document wordt beschreven, is gezien en goedgekeurd.

Sjabloon voor reikwijdte van werk downloaden

ClickUp Project Omvang Whiteboard Sjabloon

Bouw visueel een duidelijk pad uit naar het succes van het project, van kickoff tot oplevering

Wie houdt er niet van een vleugje kleur? Deze sjabloon voor projectscope organiseert al uw belangrijke projectonderdelen op een helder, schoon whiteboard.

Je kunt gemakkelijk de details definiëren die je moet weten, terwijl je visualiseert welke elementen nog meer informatie nodig hebben. Scope je project in zijn geheel: creëer je business doelstellingen, definieer deliverables en log projectuitsluitingen en aannames.

Noteer informatie door plakbriefjes toe te voegen en sleep ze vervolgens tussen kolommen en rond het whiteboard op een manier die voor jou logisch is. ClickUp's whiteboard sjabloon voor projectomvang sorteert informatie in de volgende kolommen:

• Informatie over wat het project is en het belangrijkste doel ervan
• Begrip van waarom het project belangrijk is
• Omvang van welke taken wel of niet in het project moeten worden opgenomen
• Business doelstellingen die de doelen definiëren
• Deliverables, oftewel de output die geproduceerd zal worden
• Exclusies, werk dat buiten de scope van het project valt
• Assumpties, of een lijst van benodigde middelen voor het project

Maak deze kolommen je eigen! Je kunt nieuwe kolommen toevoegen, bestaande kolommen verwijderen en ze aanpassen aan je eigen wensen! Dit sjabloon is volledig aanpasbaar aan jouw werkstromen.

Sjabloon Projectomvang downloaden

Projectomvang en meer beheren in ClickUp

Het opstellen van een project scope statement is slechts een van de eerste stappen in projectmanagement. Zodra u de blauwdruk hebt, moet u daadwerkelijk bouwen, realiseren en opleveren.

Elk succesvol team heeft de juiste tool nodig om hen te helpen met dat proces, en er is geen software voor projectmanagement beter dan ClickUp, in feite, ClickUp is 's werelds toonaangevende tool voor projectmanagement ! Het heeft alle functies die je nodig hebt om je droomproject uit te voeren! Zo doe je het:

• Deel je project op in haalbareaction items met Taken, Subtaken en Checklists
• Documenteer alles in rijke tekst metClickUp Documenteninclusief uwprojectprojectbereik en vereisten
• Blijf op de hoogte van waar iedereen aan werkt en beheer resources met kaderweergave en Pulse
• Communiceer met belanghebbenden en wijs commentaar toe via chatten
• Werk prioriteren en zorg ervoor dat Taken altijd in de juiste bestelling worden Voltooid met Prioriteiten en Afhankelijkheden
• Bekijk het hele project in vogelvlucht met Dashboards

Met ClickUp kunt u de hele cyclus van het project overzien, van projectscope tot eindproduct. Probeer ClickUp vandaag gratis!