Het idee om werk consistent, regelmatig en incrementeel te verbeteren is overal. Toyota introduceerde Kaizen, Motorola creëerde Six Sigma, en Agile engineering teams maken gebruik van voortdurende verbetering.
Het overkoepelende thema is constante verbetering om stagnatie in je bedrijf te voorkomen.
Deze verbeteringen kunnen allerlei vormen aannemen. Het kan zo simpel zijn als het verplaatsen van bepaalde producten naar de toonbank van impulsaankopen in een supermarkt of het herschikken van de hele lopende band om verspilling tegen te gaan.
Hoe dan ook, er is altijd ruimte voor verbetering. Je kunt aanzienlijke efficiëntieverbeteringen creëren door aandacht te besteden aan je processen en ze regelmatig te optimaliseren.
Lees verder en leer hoe u concepten en methoden voor procesoptimalisatie kunt gebruiken om uw bedrijfsvoering te stroomlijnen.
Wat is procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie is de voortdurende activiteit van het observeren, begrijpen, verbeteren, testen en stroomlijnen van bedrijfsprocessen met het oog op het maximaliseren van gewenste bedrijfsresultaten zoals doorvoer, efficiëntie, productiviteit, winstgevendheid of het verminderen van kosten/afval.
Vormen van procesoptimalisatie
Afhankelijk van het proces, de schaal, de impact, de betrokken stappen en de doelen van het bedrijf, zijn er verschillende methoden voor procesoptimalisatie. Enkele van de meest voorkomende soorten procesoptimalisatie zijn:
Puntoptimalisatie
Sommige situaties kunnen snel geoptimaliseerd worden door hiaten te identificeren en onmiddellijk stappen te ondernemen om ze op te lossen. Als een projectmanager bijvoorbeeld merkt dat hij een aantal taken mist, kan hij een checklist instellen.
Maak eenvoudige checklists van taken in uw werkruimte om snel de prioriteiten, statussen en belangrijke data door te nemen
Systeemoptimalisatie
Sommige anderen hebben een meer strategische aanpak nodig. Een engineeringmanager die tientallen microservices in de cloud implementeert, wil misschien het hele proces zorgvuldig bestuderen om de in elkaar grijpende stappen te begrijpen en holistische verbeteringen aan te brengen.
Bouw uw ondersteuningsproces in de tool Mindmaps van ClickUp om de volledige workflow te visualiseren
Lean optimalisatie
Lean optimalisatie is populair geworden door de Kaizen-methodologie en richt zich op het verminderen van verspilling. Dit wordt vaak bereikt door automatisering, samenwerking en het stroomlijnen van werkstromen .
Automatiseringen triggeren automatisch resultaten wanneer een actie plaatsvindt in ClickUp
Optimalisatie van process mining
Komt voor bij software-engineering en -ontwikkeling en maakt gebruik van gegevens en continue monitoring om knelpunten en inefficiënties te identificeren.
Six Sigma optimalisatie
Dit richt zich meestal op consistentie, waarbij gegevens worden gebruikt om defecten en variaties te identificeren.
Procesmodellering en simulatie
Een van de meest gebruikte stappen in de meeste procesoptimalisatieprogramma's is het visualiseren en actief testen van verschillende versies van procesverbeteringen om de beste te identificeren.
Ongeacht de soort stap, blijven de basisstappen voor het ontwerpen van effectieve procesoptimalisatie constant. Daar gaan we het nu over hebben.
Technieken voor procesoptimalisatie
1. Identificeer en prioriteer de processen die geoptimaliseerd moeten worden
Elk proces heeft het potentieel om geoptimaliseerd te worden. Een goede bedrijfsanalist weet wat hij moet optimaliseren en wanneer. Begin als best practice met het stellen van de volgende vragen aan de teams van het project.
- Welke business processen duren te lang?
- Welke processen mislukken te vaak?
- Waar treedt verspilling op?
- Welke Teams wachten op informatie/goedkeuringen etc.?
- Welke processen leveren geen resultaten op die voldoen aan de binnen de organisatie ingestelde normen?
Deze vragen zouden je een lijst moeten opleveren van processen die geoptimaliseerd moeten worden. Als je deze lijst eenmaal hebt, begin dan met het stellen van prioriteiten. Houd daarbij rekening met drie factoren: de benodigde inspanning, de verwachte verstoring en de potentiële resultaten.
Als je net begint met het optimaliseren van bedrijfsprocessen in de organisatie, kun je voorrang geven aan processen die weinig inspanning vereisen, minimale verstoring veroorzaken en middelhoge tot hoge resultaten opleveren.
ClickUp Impact Inspanningsmatrix
is ontworpen om u te helpen snel en nauwkeurig de impact en de kosten te evalueren, zodat u weet welke processen de hoogste prioriteit moeten hebben.
Dit helpt u om veranderingen door te voeren zonder het appelsap overhoop te halen en tegelijkertijd resultaten aan te tonen.
Als u een volwassen werkstroom optimalisatie programma kunt u bedrijfsprocessen kiezen die veel inspanning vergen en veel verstoring veroorzaken, terwijl ze veel resultaat opleveren. Het risico van verstoring kan de moeite waard zijn gezien de resultaten die het zal opleveren.
2. Analyseer en breng het huidige proces in kaart
Tijdens de vorige stap hebt u misschien de basis van het proces begrepen. Nu is het tijd om het grondiger te analyseren.
Maak een zo gedetailleerd mogelijke lijst van alle stappen in het proces. Praat met de teams van het project. Als ze samenwerken met andere afdelingen, spreek dan ook met hen.
Visualiseer hoe de taken in elke fase van het project stromen en categoriseer ze in doelen, activiteiten en actie items met de Sjabloon voor ClickUp Proces in kaart brengen Noteer elke tekortkoming/inefficiëntie in elke stap. Bijvoorbeeld, in een crediteurenadministratie kan het uploaden van facturen naar het ERP-systeem te lang duren, waardoor het rijp is voor automatisering. Op de marketingafdeling zijn sommige ontwerpen misschien off-brand, waardoor ze beter geautomatiseerd moeten worden kwaliteitscontrolemaatregelen .
Vraag waarom het proces is zoals het is. Vaak veranderen operationele teams bestaande processen zonder het huidige proces goed te begrijpen.
Dit kan desastreuze gevolgen hebben voor andere delen van het proces of andere verbonden processen.
Zodra je deze analyse hebt gedocumenteerd, in kaart brengen van de processen visueel. Neem gerelateerde processen op om het hele landschap te begrijpen.
Gebruik een Gantt Grafiek om het over een bepaalde tijd te spreiden. Dit helpt ons om deze processen duidelijk te zien en ze te spreiden over verschillende scenario's.
Met de weergave Gantt-grafiek in ClickUp kunt u taken plannen, de voortgang van projecten bijhouden, deadlines beheren en knelpunten aanpakken.
3. Brainstormen over verbeteringen aan bedrijfsprocessen
Bedenk verschillende verbeteringen die u kunt aanbrengen in de inefficiënte bedrijfsprocessen. Vraag het team van het project om suggesties - zij weten vaak het beste wat ze nodig hebben.
Doe inspiratie op bij andere afdelingen die dit probleem misschien al hebben opgelost. Onderzoek alle mogelijke oplossingen.
Een goed mindmap is een geweldige manier om al deze ideeën te documenteren zonder bang te hoeven zijn voor een lege pagina of beperkingen van rijen en kolommen.
Abonneer en organiseer projecten, ideeën of bestaande Taken in ClickUp voor het ultieme visuele overzicht
4. Verbeteringen prioriteren
Bespreek ze in detail zodra u een lijst met mogelijke procesoptimalisaties hebt. Identificeer de meest waarschijnlijke om het probleem op te lossen en het gewenste resultaat te leveren terwijl u binnen de operationele en budgetbeperkingen blijft.
Bijvoorbeeld, als het probleem wordt veroorzaakt door vertragingen door het handmatig uploaden van papieren facturen naar het ERP, dan zou de mogelijke procesverbetering kunnen zijn:
- Het implementeren van een AI-gestuurd scanprogramma dat automatisch gegevens ophaalt en het ERP bijwerkt. Dit kost veel geld en moeite en de ROI is discutabel
- Meer personeel aannemen om deinvoer van gegevens is duur en niet schaalbaar
- Alle leveranciers vragen om digitale facturen via e-mail te sturen. Dit is goedkoop, kost veel moeite en heeft een lange cyclus van veranderingen
Kies op basis van uw prioriteiten en beperkingen de oplossing die het beste bij u past.
5. Test de procesverbeteringen
Voordat u de procesverbeteringen implementeert, test u ze op kleinere schaal. U kunt dit doen door de veranderingen toe te passen op een kleine groep gebruikers of voor een korte periode.
Monitor de reacties van gebruikers op de verbeteringen. Meet de resultaten. Verzamel kwalitatieve en kwantitatieve feedback van alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat uw bedoelingen worden gehaald.
Sleep aangepaste velden naar de formulierweergave om uitgebreide enquêtes te maken of feedback te verzamelen in ClickUp 3.0
Lees meer over ClickUp's_ voorwaardelijk formatteren Formulier bekijken om slimmere formulieren te maken!
6. Implementeer en verbeter
Als je test slaagt, implementeer hem dan voor de hele organisatie en bereid je voor op verandermanagement.
- Informeer alle belanghebbenden over de veranderingen die je hebt doorgevoerd
- Nodig ze uit om vragen te stellen en proactief te reageren
- Stel een systeem in om eventuele problemen aan te pakken waarmee ze te maken kunnen krijgen als gevolg van de procesoptimalisatie die u hebt doorgevoerd
- Ontwerp de statistieken en mechanismen om de resultaten op schaal te meten
Het belangrijkste is om te controleren hoe elke gebruiker het nieuwe proces gebruikt. Identificeer mogelijke kansen om het verder te optimaliseren. Houd uw inbox open voor feedback.
Voordelen en uitdagingen van procesoptimalisatie
Procesoptimalisatie kan een complexe onderneming zijn. Het gaat om kleine maar significante veranderingen in processen die mensen dagelijks volgen, vaak onbewust. Elke procesoptimalisatie heeft een bepaalde mate van verstoring.
Het enige verschil tussen succesvolle en andere is dat de resultaten van de eerste groter zijn dan de effecten van de verstoring. Een goede procesoptimalisatie kan u op de volgende manieren ten goede komen.
Voordelen van procesoptimalisatie
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/CRM-Template-by-ClickUp.png
/%img/
Een voorbeeld van een verkoopproces in een organisatie
- Inefficiënties minimaliseren: Meestal is het belangrijkste voordeel van het optimaliseren van processen dat het inefficiënties elimineert. Het vermindert tijd, handmatige inspanning, verlies van doorvoer, etc., zodat teams meer kunnen doen met minder.
- Kostenbesparingen: Geoptimaliseerde processen minimaliseren verspilling en voorkomen productiviteitsverlies als onderdeel van het proces. Dit bespaart kosten voor de organisatie. Als een ontwikkelaar bijvoorbeeld zes uur moet wachten op de provisioning van een cloud-omgeving, kan het terugdringen daarvan productiviteit en compensatie besparen.
- Kwaliteit verbeteren: Een robuust proces is de basis voor een kwalitatief goede output. Procesoptimalisatie zorgt ervoor dat alle kwaliteitsprocedures worden nageleefd, waardoor het eindproduct wordt verbeterd.
- Samenwerking bevorderen: Een proces bestaat meestal uit een reeks stappen, maar bij veel processen werken meerdere mensen of teams samen. Een geoptimaliseerd proces heeft naadloze kennisdeling en onderlinge hand-offs nodig. Continue procesoptimalisatie maakt dit mogelijk en bevordert sterkere samenwerking.
- Risico's beperken: Het vaak genegeerde voordeel van procesoptimalisatie is de mogelijkheid om risico's aanzienlijk te verminderen. In de financiële dienstverlening kan een goed geoptimaliseerd proces fraude voorkomen. In de gezondheidszorg kan het levens redden. In de softwaresector kan het inbreuken op de veiligheid minimaliseren en de privacy, vertrouwelijkheid, veiligheid en compliance versterken.
Een operationele interventie die zulke uitzonderlijke voordelen kan opleveren, komt niet zonder uitdagingen. Laten we eens kijken wat u waarschijnlijk zult tegenkomen tijdens uw reis naar procesoptimalisatie en hoe u deze kunt overwinnen.
Uitdagingen van procesoptimalisatie
- Beperkte weergave van het proces: Vaak staan mensen te springen om veranderingen aan te brengen in processen die ze inefficiënt vinden. Ze voeren dus veranderingen door zonder de impact op de mensen, het proces en de verbonden werkstromen te begrijpen. Stel je voor dat je de cafetaria verplaatst naar het terras om te besparen op verlichting omdat het niet toegankelijk is voor rolstoelen. Dergelijke veranderingen kunnen contraproductieve gevolgen hebben.
- Complexiteit van processen: Niet alle processen zijn eenvoudig en opeenvolgend. Daarom kan het veranderen van één stap de rest van de complexe processen doen instorten als een stapel kaarten.
- Verzet tegen verandering: Mensen verzetten zich vaak tegen verandering, zelfs als ze het niet ronduit afwijzen. Ze kunnen onbewust het oude proces blijven volgen, wat inefficiënties veroorzaakt voor henzelf en anderen.
- Onvoldoende ROI: De meeste programma's voor procesoptimalisatie zoeken naar een rendement op investering in de vorm van meer verkoop, productiviteit, snelheid, enz. De bedrijfsprocessen die dit rendement niet kunnen waarmaken, kunnen genegeerd worden, waardoor belangrijke kansen verloren gaan.
- Gebrek aan buy-in: Kleine, incrementele veranderingen vallen vaak buiten het blikveld van de bedrijfsleiding. Dit maakt dergelijke procesoptimalisaties moeilijker te implementeren en door te voeren.
Zoals u ziet, zitten deze uitdagingen niet in de procesoptimalisatie zelf, maar in de implementatie ervan. Met de juiste hulpmiddelen voor procesverbetering kunt u deze uitdagingen overwinnen en uw activiteiten stroomlijnen. Dit is hoe.
Hoe hulpmiddelen gebruiken om procesoptimalisatie te verbeteren
We leven in een wereld met een overvloed aan tools. Er zijn tientallen tools voor samenwerking, projectmanagement communicatie, enzovoort. Gebruik de juiste tools om de resultaten van uw procesoptimalisatie te verbeteren.
Verhoog productiviteit met samenwerken taakbeheer door taken toe te wijzen, opmerkingen te taggen en schermopnamen te delen in één platform
Nauwkeurige en relevante gegevens verzamelen
Het verzamelen van gegevens is geen eenmalige activiteit. Daarom hebt u een systematische aanpak vanuit meerdere perspectieven nodig om uw gegevensverzameling effectief te maken.
Voer enquêtes uit om te begrijpen wat het team bezighoudt met het proces dat u wilt optimaliseren
Gebruik een stopwatch om te meten hoe lang elke stap in het proces duurt. De ClickUp stopwatch is een uitstekend hulpmiddel om dit te doen. U kunt de timer starten/stoppen of handmatig de bestede tijd toevoegen. Je kunt dit overal doen - mobiel, browser of native apps.
Bekijk voltooide projectarchieven om meer informatie te krijgen over hoe de taken worden uitgevoerd. Bekijk opmerkingen en checklists om de huidige processen te analyseren.
Effectief samenwerken
Geen enkel proces kan met succes worden geoptimaliseerd zonder samenwerking, of het nu gaat om het verzamelen van gegevens, brainstormen over ideeën, implementeren van de verandering of het meten van resultaten. Nog te doen met moderne samenwerkingstools.
Gebruik ClickUp kladblok om aantekeningen te maken en ze te delen met het team. En wat nog meer? Gebruik de AI-tools om ze ook te proeflezen en samen te vatten.
Thread samenvatten in ClickUp AI
Gebruik tools zoals de ClickUp Whiteboards om bedrijfsprocessen te visualiseren. Sleep stappen, voeg afhankelijkheid toe en maak het zichtbaar zodat iedereen commentaar kan geven. Dit creëert uitgebreide zichtbaarheid en brengt iedereen op hetzelfde bord!
U kunt ook ClickUp mindmaps om potentiële verbeteringen te simuleren en teams ook aantekeningen te laten maken.
Ideeën bespreken. Wijzigingen in een document voorstellen, zoals ClickUp Documenten en nodigt de leden van het team uit om feedback te geven. Gebruik de functie Commentaar om te discussiëren over de verbeteringen die u voorstelt en verken de voor- en nadelen op asynchrone wijze.
Betere processen voor je Teams plannen en presenteren
Uitdagingen rond weerstand tegen verandering en leiderschap buy-in kan worden aangepakt met betere abonnementen, presentaties en communicatie. Daar hebben we hulpmiddelen voor!
Gebruik de ClickUp Weergave van het Gantt-diagram om het proces in de loop van de tijd te visualiseren. Maak weergaven voor en na om het verschil te laten zien dat procesoptimalisatie maakt. Dit helpt teams om zich de potentiële voordelen van het accepteren van de verandering voor te stellen.
Stroomlijn verbonden processen met ClickUp afhankelijkheden . Taken, klanten, bestellingen, deals, gebruikers, bugrapporten, documenten, enz. gekoppeld. Geef alle relaties en afhankelijkheden op één plaats weer om de juiste beslissingen te nemen.
Gebruik ClickUp Automatiseringen nog te doen het drukke werk. Wijzig toegewezen personen en prioriteiten automatisch en pas tags toe om het procesoptimalisatieprogramma te versnellen. Taken triggeren op basis van elke actie of voorwaarde.
ClickUp is het enige productiviteitsplatform dat al uw werk op één plaats samenbrengt. Met de kracht van verschillende ingebouwde functies die ontworpen zijn om u controle te geven over uw processen, is het de beste plaats om uw project voor procesoptimalisatie te beginnen.