Als je voor het eerst projecten gaat managen, ben je misschien enthousiast, maar ook een beetje nerveus over de grote klus die je te wachten staat en de hoge verwachtingen van je team en bazen.
En als je al wat ervaring hebt, heb je waarschijnlijk vertrouwen in je vaardigheden, maar ben je je toch bewust van de uitdagingen van elk nieuw project. Je weet ook dat het aanpassen en bijstellen van je aanpak leidt tot een groter projectsucces en je expertise verstevigt.
Of je nu een beginner of een professional bent, wij hebben 10 projectmanagementtechnieken waarmee je elk project tot een goed einde kunt brengen. En het beste? Ze zijn toepasbaar op elke branche en projectgrootte. We durven te wedden dat je in deze roundup enkele pareltjes zult ontdekken die je zullen uitdagen om iets nieuws te proberen. 💎
/%href/
Wat is projectmanagement?
De Projectmanagementinstituut (PMI) definieert projectmanagement als "het gebruik van specifieke kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om iets van waarde op te leveren aan mensen."
Dit omvat het identificeren van de behoefte aan een project, het bepalen van de doelen die het moet bereiken en vervolgens de details - plannen wat er gedaan moet worden, het plan uitvoeren, de voortgang bewaken, eventuele verrassingen onderweg beheren en ten slotte het voltooide project opleveren.
Projectmanagers houden toezicht op het proces, zorgen ervoor dat de taken op schema blijven en helpen de gewenste resultaten van het project te bereiken. 💯
10 soorten projectmanagementtechnieken
Om ervoor te zorgen dat projecten succesvol worden afgerond, heb je een verscheidenheid aan hulpmiddelen voor projectbeheer en technieken tot je beschikking.
Hier is een lijst van 10 unieke technieken die het ontdekken waard zijn. We leggen uit wat ze zijn, hoe je ze kunt gebruiken en wanneer.
1. Werkstructuur (WBS)
Projecten zijn van nature complex en daarom is de WBS-techniek is handig in de projectplanningsfase. Hiermee kun je een doelstellingen van een project in kleine, uitvoerbare taken.
Het wordt gemakkelijker wanneer je bij de "werkpakketten" komt (de kleinste taken die je niet verder kunt opsplitsen). Je kunt individuele taken toewijzen aan je team, resources toewijzen, deadlines instellen en de voortgang van het project volgen naarmate de taken worden voltooid.
WBS sjablonen, zoals de ClickUp werkverdeling sjabloon maken de extreme projectmanagementaanpak minder intimiderend. Het is een digitaal schoolbord met vormen, plakbriefjes en connectoren om je WBS in kaart te brengen. Bovendien kun je je team uitnodigen om mee te doen en in realtime wijzigingen aan te brengen, zodat elk detail gedekt is voordat het project van start gaat.
Projecten beheren met behulp van een werkstructuur in de ClickUp lijstweergave
Bekijk deze_ WBS hulpmiddelen !
2. Waterval
De Waterval techniek is een lineaire en sequentiële benadering voor het voltooien van projecten en een van de oudste projectmanagementtechnieken. Hierbij worden taken gegroepeerd in een reeks fasen en wordt elke fase voltooid voordat de volgende begint. Deze fasen omvatten gewoonlijk:
- Eisen: Verzamel productgegevens
- Ontwerpen: Plan hoe het product gebouwd moet worden
- Implementatie: Onderneem actie met uw plannen
- Testen: Controleer of het product voldoet aan de oorspronkelijke eisen
- Oplevering: Lever het product op aan de klant of eindgebruiker
- Onderhoud: Los eventuele problemen op die zich voordoen terwijl het product in gebruik is
In tegenstelling tot agile methodologie deze techniek gaat ervan uit dat je projecteisen goed gedefinieerd zijn en waarschijnlijk niet zullen veranderen. Dit is typisch waar voor projecten zoals evenementenplanning, bouw, productie en het uitgeven van boeken.
3. Scrum
Scrum is een populaire agile projectmanagementtechniek die vaak door softwareontwikkelingsteams wordt gebruikt om projecten uit te voeren. Bij Scrum beginnen jij en je projectteam met het maken van een to-do-lijst die een "product backlog" wordt genoemd 📝
Aan het begin van een "sprint" - een korte, gerichte werkfase die meestal twee weken duurt (maximaal een maand) - kiest je team taken met de hoogste prioriteit uit de productbacklog. Deze gekozen taken (ook wel sprint backlog genoemd) worden de belangrijkste focus voor die sprint.
Blijf wendbaar terwijl u met uw team door uw taken sprint
Om op schema te blijven, hebt u dagelijkse standups (ochtendvergaderingen van 15 minuten) onder leiding van de Scrum master om de voortgang te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. Scrum gebruiken voor complexe projecten waar de behoeften kunnen veranderen als gevolg van veranderingen in de markt of voortdurende feedback, of wanneer regelmatige communicatie essentieel is om het project soepel te laten verlopen.
4. Kanban
Kanban is een veelzijdige agile methode die in verschillende industrieën wordt gebruikt, dankzij de eenvoudige bordindeling voor het visualiseren van projecttaken en hun statussen. Een typische Kanban-bord is verdeeld in drie kolommen: To Do, In Progress en Done.
Om te beginnen verplaats je werk van je hoofdtaaklijst naar de To Do kolom, dan naar In Progress als er aan gewerkt wordt, en dan naar _Done als het af is. In tegenstelling tot Scrum is er geen strikte tijdslijn voor wanneer taken af moeten zijn. Maar om je team niet te overweldigen, stel je een maximum aantal taken in voor elke kolom, ook wel een work-in-progress (WIP) limiet genoemd.
De perfecte Agile werkstroom en bouw een flexibel Kanban-systeem om uw werk te visualiseren en het projectbeheer te verbeteren met de Board-weergave in ClickUp De digitale Kanban-weergave van ClickUp maakt het eenvoudig om uw bord online en vanaf elk apparaat te maken, bij te werken en te beheren. Maak zoveel kolommen (met aangepaste labels) als u wilt, stel WIP-limieten in en verplaats taken door ze over de kolommen te slepen.
Deze projectmanagementmethode is perfect voor het afhandelen van doorlopend werk waarbij prioriteiten kunnen veranderen, zoals het beheren van een live applicatie, het afhandelen van supporttickets of het beheren van blog- en social media-publicaties.
5. Gantt-diagram
Een Gantt-diagram is een handige techniek om al je projecttaken en belangrijke data in één oogopslag te visualiseren. Het laat duidelijk zien wanneer elke taak begint en eindigt, hoe taken van elkaar afhangen en markeert belangrijke mijlpalen.
Bouwen Gantt-diagrammen in ClickUp is eenvoudig zodra u uw WBS hebt: voer uw taken in, sleep ze naar de grafiek, stel hun begin- en einddatum in en verbind afhankelijke taken.
De Gantt-weergave van ClickUp heeft ook handige visualisatiefuncties:
- Kleurenschema: Kleurcodering van taken op basis van prioriteit en status
- Filters: Taken weergeven met een specifieke opdrachtnemer, prioriteit, vervaldatum en meer
- Ik-modus: Hiermee kunnen teamleden alleen de taken zien die aan hen zijn toegewezen
- Voortgangsbalk: Volg het voltooiingspercentage van uw project terwijl taken worden voltooid
Als u werkt aan projecten met veel taakafhankelijkheden waarbij het van cruciaal belang is dat u zich aan de deadlines houdt, is het Gantt-diagram de perfecte techniek om de klus te klaren. 🎯
De duur van elke activiteit schatten en een realistische planning maken met behulp van een Gantt-diagram
6. Kritieke pad methode (CPM)
CPM wijst het kritieke pad van je project aan nadat je de duur en de afhankelijkheden van de taken in kaart hebt gebracht met behulp van een Gantt-diagram.
Het kritieke pad bestaat uit de taken die het langst nodig hebben om te voltooien, wat de voltooiingsdatum van je project dicteert. Een vertraging bij een van deze taken vertraagt het hele project. Je moet ze dus goed in de gaten houden om ervoor te zorgen dat je project op schema blijft. 🗓️
Met ClickUp's Gantt-diagrammen is het onthullen van het kritieke pad slechts een klik verwijderd. U kunt ook de "speling" van uw taken zien, dat is de extra tijd die u hebt om eraan te werken zonder de einddatum van het project te verlengen. Dus als een taak op het kritieke pad vertraging oploopt, kun je eenvoudig je taken herschikken zodat de speling de vertraging opvangt.
Het kritieke pad van het project identificeren en de speling voor flexibele, niet-kritieke activiteiten definiëren in de ClickUp Gantt-weergave
7. Beheer van belanghebbenden
In elk project zijn er personen met een bepaalde mate van invloed of belang in de op te leveren producten. Dit betekent dat je moet vaststellen wie deze mensen zijn voordat het project begint. Gebruik sjablonen voor het in kaart brengen van belanghebbenden maakt dit proces eenvoudig.
Als je eenmaal de belangrijkste belanghebbenden hebt geïdentificeerd, leer dan hun verwachtingen en communicatievoorkeuren kennen. En als het project eenmaal loopt, voorzie ze dan van regelmatige updates en plan sessies om hun feedback over belangrijke kwesties te verzamelen.
ClickUp's AI-kalenderweergave hiermee kunt u al uw communicatie- en engagementactiviteiten met belanghebbenden plannen en bijhouden in één ruimte. Je kunt het zelfs synchroniseren met je Google Agenda om planningsconflicten te voorkomen. Bovendien krijg je herinneringen voor komende vergaderingen!
Gebruik technieken voor het in kaart brengen van belanghebbenden op een ClickUp Whiteboard
8. Beheer van verdiende waarde (EVM)
EVM is een techniek om de algemene prestaties van een project te meten in termen van budget en projectplanning. Om te controleren hoe goed je project het op een bepaald punt doet, heb je drie belangrijke waarden nodig:
- Planned Value (PV): Wat je gepland had te bereiken op dit punt
- Earned Value (EV): Wat je tot nu toe daadwerkelijk hebt bereikt
- Actual Cost (AC): Wat je tot nu toe hebt uitgegeven
Deze zijn nodig voor het berekenen van belangrijke statistieken zoals de kostenprestatie-index (CPI) en de planningprestatie-index (SPI). Als de CPI lager is dan één, zit je boven het budget; als de SPI lager is dan één, loop je achter op schema.
Dit is erg handig voor het maken van gegevensgestuurde aanpassingen, zoals het verminderen van projectkosten in de toekomst, het verkrijgen van extra financiering of het opnieuw toewijzen van middelen om je werkstromen te versnellen.
Bereken deze statistieken automatisch in ClickUp met de getal- en formulevelden. Maak ook een aangepast dashboard dat deze statistieken visueel weergeeft en uw projectdoelen volgt . Op deze manier kunnen jij en andere projectbetrokkenen zullen snel belangrijke inzichten krijgen zonder lange rijen projectdetails door te hoeven spitten.
9. Risicobeheer
Risicomanagement gaat over het managen van potentiële risico's om hun impact op je project te minimaliseren. Begin met het identificeren van mogelijke bedreigingen en knelpunten zoals budgetproblemen, schemaverschuivingen, scopewijzigingen en in extreme gevallen marktschommelingen of natuurrampen. 🌪️
Analyseer deze risico's met ClickUp's Projectmanagement Risicoanalyse Sjabloon en plan uw reacties daarop. Houd deze risico's tijdens het project voortdurend in de gaten met risicoregisters om verrassingen te voorkomen.
Moet u brainstormen over oplossingen? Gebruik ClickUp Whiteboards of ClickUp Mindmaps . Door uw gedachten te schetsen, kunt u solide strategieën ontwikkelen om risico's tegen te gaan.
De ClickUp Project Management Risicoanalyse Sjabloon centraliseert projectrisico's zodat u problemen kunt beperken op basis van ernst, urgentie, kosten of andere factoren
10. Kritisch ketenprojectmanagement (CCPM)
Terwijl de CPM-techniek zich alleen richt op het beheren van taaksequenties op het kritieke pad, wijzigt CCPM het kritieke pad door rekening te houden met de beschikbaarheid van middelen en beperkingen, wat leidt tot de kritieke keten.
Je doel met CCPM is om ervoor te zorgen dat de kritieke keten ononderbroken blijft door middelen strategisch toe te wijzen, taken die een beperkt aantal middelen tegelijk nodig hebben opnieuw te plannen en buffers toe te voegen om taken te beschermen tegen vertragingen.
Pas deze techniek toe in projecten waar middelen (zoals gespecialiseerde teamleden en apparatuur) schaars zijn en tijdige levering een must is.
5 Projectmanagement Sjablonen
Een project efficiënt managen vereist een balans van techniek en tijdbesparende tools zoals sjablonen voor projectbeheer . We hebben vijf van de beste op een rijtje gezet om je te helpen je projecten gemakkelijk te plannen, te lanceren en bij te houden.
1. ClickUp Projectmanagement Aanpak Sjabloon
Kickstart uw projecten met ClickUp's - gewoon vullen, aanpassen en uitvoeren
De ClickUp Projectmanagement Aanpak Sjabloon is een beginnersvriendelijke sjabloon voor het plannen van projectroutekaarten van alle groottes, vooral degene die kunnen worden uitgevoerd met de watervaltechniek.
Begin met het invoeren van deze belangrijke projectgegevens in de sjabloonbeschrijving om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit:
- Titel project
- Klant/organisatie
- Projectmanager
- Sponsor
- Datum laatste herziening
- Tijdsbestek
Voeg in de lijstweergave taken toe in de groepen Requirements, Analysis, Design, Execution, Testing en Deployment. Wijs taken toe aan uw team, stel vervaldatums in en voeg relevante bestanden toe die uw team nodig heeft.
Deze sjabloon is, net als alle ClickUp sjablonen, volledig aanpasbaar. Pas de records aan, bewerk aangepaste velden en voeg naar wens projectweergaven toe!
2. ClickUp Projectmanagement Kader Sjabloon
Breng de belangrijkste aandachtsgebieden van uw project in kaart en geef ze een kleurcode met ClickUp's Project Management Framework Sjabloon ClickUp's Project Management Kader Sjabloon is een digitaal whiteboard waarop u de belangrijkste aandachtsgebieden van uw project in kaart kunt brengen. Dit omvat projectdefinitie, verwachte planning, kostenbeheer, risicomanagement en logistiek management.
Wijs elk aandachtsgebied toe aan een teamlid en gebruik plakbriefjes om de taken voor elk aandachtsgebied op te splitsen. Kleur de plakbriefjes op basis van de taakstatus (gedaan, in uitvoering, voltooid), prioriteit (hoog, gemiddeld, laag) of het tijdsbestek waarin ze worden uitgevoerd (zoals Kwartaal 1, 2, 3 en 4).
Als je op zoek bent naar een flexibele ruimte voor team brainstormsessies en het creëren van een duidelijk beeld van een complex project, dan is deze sjabloon misschien iets voor jou.
3. ClickUp Projectmanagement Takenplan Sjabloon
Zorg ervoor dat uw project soepel van start gaat met ClickUp's Project Management Takenplan Sjabloon
De ClickUp Projectmanagement Takenplan Sjabloon is in wezen een stappenplan voor de planningsfase van uw project. Het somt alle stappen op die u moet nemen, van het definiëren van het doel van uw project tot het uitzetten van de tijdlijn van het project op een Gantt-diagram en het schatten van het projectbudget. 💰
Wijs elke stap toe aan een teamlid en stel er een deadline voor in. Maak het bovendien gemakkelijk om op schema te blijven door elke taak op te splitsen in subtaken en checklists. Bijvoorbeeld, bij het creëren van het projectconcept, behandelt de checklist gebieden zoals de achtergrond, het belang, projectomvang en belanghebbenden.
Ga naar de Board-weergave om te zien welke taken je team nog moet starten, welke al bezig zijn en welke al klaar zijn. Op die manier verloopt alle planning vlot en op tijd, zodat het eigenlijke project vlot van start kan gaan.
4. ClickUp Project Management Dashboard Sjabloon
Gebruik ClickUp's Project Management Dashboard Sjabloon om uw project te beheren, de productiviteit van het team bij te houden en de werkdruk in balans te brengen in één ruimte
De ClickUp Projectmanagement Dashboard Sjabloon is een handig hulpmiddel voor het beheren van uw gehele projectlevenscyclus terwijl u de productiviteit en prestaties van uw team in de gaten houdt.
Organiseer uw projectactiviteiten in verschillende fasen: Begin, Planning, Uitvoering en Afsluiting. Geef voor elke taak aan wie verantwoordelijk is voor het halen van de deadline, mogelijke risico's en geplande/actuele kosten.
Om te zien wie waar aan werkt, schakel je over naar de weergaven Team en Werklast. Met de sjabloon kun je ook visualiseren hoe de taken over je team zijn verdeeld. Dit helpt bij het in balans brengen van de werkdruk om ervoor te zorgen dat iedereen op zijn best werkt.
5. ClickUp Projectmanagement spreadsheet sjabloon
De ClickUp Projectmanagement spreadsheetsjabloon maakt het eenvoudig om projecten te beheren in een dynamische spreadsheetachtige weergave
Als je een fan bent van spreadsheets, zul je graag projecten beheren met de ClickUp Projectmanagement spreadsheetsjabloon .
Binnen Tabel bekijken sleep kolommen voor een aangepaste lay-out, verberg kolommen die je niet nodig hebt of zet de belangrijke kolommen vast voor snelle toegang. Of schakel over naar andere weergaven, zoals Kanban, Gantt en Agenda, en laat je taakdetails naadloos synchroniseren tussen al deze weergaven.
Voor goedkeuringsworkflows kun je je teamleden vragen om de goedkeuringsstatus van elke taak bij te werken naar Klaar voor goedkeuring als dat nodig is. Na het nakijken werk je de taakstatus bij naar Needs Revision of geef je de taak groen licht met Approved. 🚦
Gebruik de Issues-weergave om taakproblemen te rangschikken op ernst, van laag naar hoog. Op dezelfde manier kunt u in de Risicoweergave taken bekijken op risiconiveau, van hoog tot laag, of zelfs zonder risico. Beide weergaven maken het gemakkelijk om problemen op te sporen en aan te pakken, zodat uw project op schema blijft.
Projectmanagement moeiteloos uitvoeren met ClickUp
Elk succesvol project is gebaseerd op effectieve projectmanagementtechnieken. Niet elke techniek is geschikt voor elk project, dus evalueer zorgvuldig de behoeften van uw project en kies op basis daarvan de juiste mix.
Met ClickUp is het implementeren van deze technieken super eenvoudig en ongecompliceerd. Als speciale projectmanagementsoftware neemt het u het zware werk uit handen zodat u zich kunt richten op de projectstrategie, het halen van uw projectmanagementdoelen en indruk maken op uw belanghebbenden en klanten. 🤩 Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en probeer de functies van het platform gratis uit.