In dit artikel leren we wie belanghebbenden zijn in projectmanagement soorten projectstakeholders, voorbeelden en hoe je ze kunt analyseren. We leren ook de meest efficiënte manier om projectstakeholdermanagement uit te voeren.
Goed, laten we alles te weten komen over projectstakeholders. 🔍
Wat is een projectstakeholder?
Een projectstakeholder is een individu, organisatie of groep die actief deelneemt aan of rente heeft op de projectactiviteiten, een potentiële impact heeft op het project en de activiteiten van het project te leveren producten en/of de projectomgeving, en wordt beïnvloed door het resultaat van het project of staat dicht bij anderen die beïnvloed kunnen worden door het project.
Stakeholders zijn mensen of groepen die iets te winnen (of te verliezen) hebben bij het project. Het instituut voor projectmanagement definieert een projectstakeholder als, "individuen en organisaties die actief betrokken zijn bij het project, of wiens belangen positief of negatief beïnvloed kunnen worden als resultaat van projectuitvoering of succesvolle voltooiing van een project."
Dus als de projecten het goed doen, zullen de belanghebbenden daarvan profiteren.
Maar als het project bergafwaarts gaat, gaan de belanghebbenden ook bergafwaarts... 😅
Wie zijn de belanghebbenden van een project?
Je kunt belanghebbenden indelen in projectmanagement in twee soorten: interne en externe belanghebbenden.
Deze twee soorten belanghebbenden in projectmanagement zijn gebaseerd op de relatie van de belanghebbenden met de organisatie:
Interne belanghebbenden
Zoals de naam al suggereert, is een interne stakeholder afkomstig van binnen de organisatie of het bedrijf. Ze richten zich op projectrisico's en zijn direct betrokken bij het hele projectproces. Deze leden van het team hebben meestal een grondige kennis van hun publiek, clients en het bedrijf, en worden vaak gezien als een autoriteit, vaak bekleden ze leiderschapsposities op hoog niveau die rechtstreeks werken met verschillende operationele niveaus om de gewenste resultaten te bereiken.
Als projectmanager kunt u te maken krijgen met een aantal veel voorkomende interne belanghebbenden:
- Projectsponsor
- Projectinvesteerder
- Projectmanager
- Leden van projectteams
Externe belanghebbenden
Externe belanghebbenden behoren daarentegen niet tot uw organisatie of bedrijf. Deze belanghebbenden bij projectmanagement zijn buitenstaanders, zoals klanten of eindgebruikers. Met andere woorden, het is uw verantwoordelijkheid om deze communicatie met essentiële belanghebbenden en externe klanten te beheren en tegelijkertijd kritieke informatie privé te houden totdat het essentieel is om aan alle partijen bekend te maken.
Vergaderen over de verwachtingen van verschillende soorten invloedrijke belanghebbenden, hen zichtbaarheid geven en verschillende belanghebbenden op de hoogte houden is de helft van een stakeholder management abonnement. Maar als projectmanagers moet je eerst deze belanghebbenden kunnen benoemen en ook de behoeften van projectsponsors begrijpen. Het belangrijkste om te onthouden is om duidelijk te communiceren over de reikwijdte van het project en verwachtingen van belanghebbenden te managen en soms lange lijsten met eisen van het leiderschap.
dat is geweldig. Maar wie zijn de belanghebbenden bij een project? Als projectmanager is het belangrijk dat je de belanghebbenden bij het project vanaf het begin identificeert en je blijft richten op de uitvoering van het project. Resourcemanagers, functionele managers en ander topmanagement zijn misschien meer gericht op de projectfase en de levenscyclusplanning van het project, terwijl ondersteunende belanghebbenden alle leden van het projectteam behandelen alsof ze op hetzelfde niveau zitten en graag op de hoogte blijven van de voortgang van het project en van feedback van klanten.
Hier zijn enkele veel voorkomende externe belanghebbenden:
- Verkoper
- Leverancier
- Klant
- Onderaannemers
Hoe doe je een Stakeholderanalyse? Stakeholderanalyse of zoals sommigen het noemen, stakeholder in kaart brengen, is BELANGRIJK omdat het:
- Vertrouwen opbouwt met de belanghebbenden
- Vorm geeft aan deproject abonnementen en zorgt voor transparantie* Verhoogt de kans dat uwsucces van uw project De beste weg naar projectsucces is het duidelijk definiëren van projectverwachtingen voor relevante belanghebbenden, het identificeren van risico's en het geven van feedback om belanghebbenden bij het project en hun stakeholders te beheren
Een sterk team samenstellen met daarin de belangrijkste stakeholders van een project is de enige manier om een project tot een succes te maken.
Voorbeeld van Contextdiagram voor Stakeholderanalyse:
Bron: pmi.org Daarnaast zal het identificeren van patronen in de betrokkenheid van stakeholders je helpen om negatieve invloed van stakeholders in de toekomst te voorkomen. Stakeholders met een hoge rente en invloed, eigenaars en andere managers van andere teams en/of afdelingen kunnen verborgen agenda's hebben of gewoon niet op dezelfde pagina zitten als jij en je team.
Positief of negatief, het is cruciaal dat je er alles aan doet om ervoor te zorgen dat je ideeën, hoofdlijnen, informatie over het overzicht communiceert en dat investeerders en belangrijke belanghebbenden tevreden zijn met de tijdlijnen van het project, de processen en de samenwerking van de leden van het team.
Laten we de analyse van belanghebbenden opdelen in drie stappen:
1. Identificeer potentiële belanghebbenden
Stap één is het identificeren van belanghebbenden.
Je moet zowel je interne als externe belanghebbenden identificeren.
En we snappen het. Soms is het nogal voor de hand liggend.
Natuurlijk zijn de SPOC van je client en de leden van je projectteams belangrijke belanghebbenden.
Maar zit er meer achter het verhaal?
Hiervoor heb je je project en andere belangrijke projectdocumenten . Voordat een project begint, moet je een project charter opstellen en aan al deze belanghebbenden presenteren. Je moet belangrijke belanghebbenden informeren over mogelijke risico's, waaronder omgevingsfactoren, die het resultaat van het project kunnen beïnvloeden.
Het identificeren van sommige moeilijke belanghebbenden kan je uren brainstormsessies en het doornemen van documentatie kosten.
De gegevens die je verzamelt uit deze items moeten je helpen een lijst op te stellen van al je belanghebbenden.
Je kunt deze analyse beginnen met 's werelds hoogst beoordeelde beoordelingen van productiviteit en tools voor projectmanagement in de wereld; laat ons je laten zien hoe!
Zeg hallo tegen ClickUp .
U kunt ClickUp Documenten om uw lijst met belanghebbenden te maken met Rich text bewerking, inclusief banners, kopteksten, lettertypes, enz...alles van rente!
Documenten zijn georganiseerd per categorie: Alle, Toegewezen aan mij, Gedeeld en Privé
Gebruik de verbeterde catalogiserings- en wiki-functies van Docs om toegang te krijgen tot elk stuk projectdocumentatie. Zoek op woord of zin en vind de namen van al je belanghebbenden!
Het mooiste is dat je het hele ' proces van belanghebbenden identificeren '_ kunt verdelen onder de leden van je projectteam.
Jullie kunnen allemaal stakeholders blijven identificeren, ze in realtime toevoegen aan het Docs-bestand en een stakeholderregister voor het project maken.
Het register van projectstakeholders bevat alle namen, rollen, macht en rente van de verschillende stakeholders. Samenwerking in teams ftw!
2. Weet hoe je als projectmanager prioriteit geeft aan belanghebbenden
Het Project Management Institute (PMI) stelt: "Om als stakeholder geclassificeerd te worden, moet de persoon of groep een bepaalde rente of mate van invloed hebben die het project kan beïnvloeden."
Niet elke geïdentificeerde stakeholder is gelijk in een project.
Sommige zijn belangrijker vanwege hun invloed.
De tweede stap is dus het prioriteren van je belanghebbenden.
Hier zijn enkele vragen om je projectteam te helpen primaire belanghebbenden te onderscheiden van secundaire belanghebbenden:
- Delen zij jouw visie over de kerndoelstellingen van het project?
- Kunnen ze aanzienlijk bijdragen aan uw capaciteit in de vorm van fondsen, informatie, projectbereik, enz
- Zijn ze zeer moeilijk of onmogelijk te vervangen?
Als het antwoord op deze vragen 'ja' is, dan zijn ze een primaire stakeholder.
Je lijst met primaire en secundaire belanghebbenden moet je helpen om een stakeholder mindmap .
Daarvoor heb je nodig ClickUp mindmaps .
Maak zoveel knooppunten als u wilt voor referentiepunten in ClickUp mindmaps
Schets uw belanghebbenden met behulp van de Blank modus om alle mensen te visualiseren die uw project kunnen beïnvloeden of hoe ze met elkaar verbonden zijn.
3. Belanghebbenden betrekken
Nu je alle belangrijke belanghebbenden kent en weet wie je prioriteit moet geven, is het tijd voor het betrekken van belanghebbenden.
In tegenstelling tot de eerdere stappen is het betrekken van belanghebbenden een doorlopend proces gedurende het hele project. Je moet de verwachtingen van belanghebbenden identificeren en hun zorgen wegnemen.
En ClickUp is er om u bij elke stap bij te staan.
Hoe projectstakeholders te managen
Het managen van de verwachtingen van belanghebbenden gaat vooral over hen tevreden houden.
Ze hebben informatie nodig via transparante stakeholdercommunicatie.
En wij helpen u een proces voor stakeholdermanagement op te bouwen hieromheen.
1. Laat ze je project abonnement zien
Zie de stakeholder als een gast in je restaurant.
wat is het eerste dat je doet? Laat ze zien wat er vandaag op het menu staat.
Op dezelfde manier zou het managen van stakeholders moeten beginnen met het laten zien van uw project abonnement dat jouw:
- Doelen van het project
- Project doelstellingen
- Tijdlijn project
- Afhankelijkheid
- Bronnen
De specialiteit van vandaag? Communicatie!
Maar eerst moet je een project abonnement maken. ClickUp's Gantt grafiek is perfect voor het plannen van projecten en kan in slechts drie stappen worden gemaakt.
- Klik op het + teken in een ruimte, lijst of map
- Selecteer Gantt
- Geef het een naam
En klaar is kees. Je hebt een prachtige Gantt grafiek.
De startdatum en deadline van alle Taken opnieuw toewijzen
2. Stel een communicatie abonnement op om af te stemmen, te verduidelijken en een succesvol en positief team te creëren.
Voor de sleutel belanghebbenden draait projectmanagement om die tijdige updates.
Je moet elke stakeholdergroep en elk individu op de hoogte houden, en dat vereist een communicatie abonnement.
Gaat het via e-mails? kickoff vergaderingen video- en bananenconferenties?
Zoals in Weergave van chatten in ClickUp . U kunt over van alles en nog wat praten zonder uw platform voor projectmanagement te verlaten.
_Is dat niet handig?
Je hoeft geen tijd te verspillen aan het wisselen tussen apps of zelfs tabbladen om te communiceren.
Voeg toe Gasten (externe belanghebbenden) naar je chats en beslissen of ze een weergave van de chat kunnen maken of niet.
Is chatten niet jouw ding?
Host vergaderingen en neem deel aan vergaderingen met Zoom rechtstreeks vanuit ClickUp, dankzij de Zoom integratie .
Start een vergadering met Zoom rechtstreeks vanuit een ClickUp-taak
En als u een van die mensen bent die geen afstand kan doen van e-mails, dan hebben we ook een oplossing voor u.
U kunt e-mails rechtstreeks vanuit ClickUp verzenden en ontvangen met behulp van ClickApp e-mailen .
Over e-mails gesproken, als u juridische documenten of contracten moet verzenden die moeten worden gewijzigd, hoeft u nergens anders te zoeken.
Onze functies voor Redactie bieden het volgende PDF annotatie ook.
3. Deel je werklast verdeling
Het delen van de verdeling van je werklast is een belangrijk onderdeel van je abonnement voor belanghebbenden omdat het hen laat zien:
- Je doelen van je project kunnen worden bereikt
- Je weet wat je Nog te doen hebt
- Je hebt de juiste middelen
Laat je belanghebbenden dan zien wat je doet met de Werklastweergave .
En voila!
Belanghebbenden worden niet langer in het ongewisse gelaten.
Bovendien kun je op basis van de verdeling van je werklast beargumenteren waarom je meer tijd, middelen of expertise nodig hebt.
4. Laat leiderschap en sleutel belanghebbenden verantwoordelijkheden weergeven en inzichten verwerven
wie ziet niet graag de naald bewegen? Projectleiders en andere betrokkenen zullen altijd geïnteresseerd zijn in de voortgang van een project en vooral om deel te nemen aan het succesvol voltooien ervan.
De belanghebbenden van je project willen weten hoe goed het project het doet en hoe ver het nog van de eindstreep verwijderd is. En wat is er beter dan een project dashboard om u en uw stakeholders inzicht te geven in de voortgang van het project.
De eerste stap is proberen ClickUp Dashboards in plaats daarvan.
Gebruik aanpasbare widgets om uw missiecontrolecentrum op te bouwen in ClickUp Dashboards
Om inzichten in projecten naar uw Dashboard te brengen, kunt u widgets toevoegen zoals:
- Sprint
- Tijdsregistratie
- Prioriteiten
- Aangepaste
- Statussen
En nog veel meer!
ClickUp's Sprint Widgets geven je deze handige grafieken voor projectmanagement om de voortgang van uw project te visualiseren:
- Snelheidsgrafiek : visualiseer de voltooiingsgraad van de taken van het project en bepaal de capaciteit van het werk voor toekomstige Sprints
- Cumulatief stroomdiagram : weergave van de voortgang van uw taken in de loop van de tijd en knelpunten opsporen
- Burnup grafiek : visualiseer uw Voltooid werk en het totale werk van uw project
- Burndown grafiek : bijhouden hoeveel werk er nog is en hoeveel tijd er nog rest om het werk te doen
Deel voor interne belanghebbenden de toegang tot weergave of bewerking met behulp van Toestemmingen .
Neem het gesprek aan.
Voor externe belanghebbenden kunt u altijd gegevens exporteren vanuit uw Dashboards Widgets in verschillende formats, waaronder PDF, JPEG, CSV, enz.
Voltooid beheer van belanghebbenden onder één dak
De invloed van belanghebbenden kan het resultaat van uw project maken of breken. Dit kan ook een positieve of negatieve invloed hebben op relaties met belanghebbenden.
Zo krachtig kunnen ze zijn.
Je moet inspelen op de behoeften van belanghebbenden, hen op de hoogte houden en rekening houden met andere sleutelspelers in alle organisaties.
En de enige manier om dat allemaal te doen is met een solide strategie voor stakeholdermanagement en een krachtige tool voor projectmanagement.
Dat is waar ClickUp van pas komt.
Het is een alles-in-één tool voor het beheren van projecttaken, het toewijzen ervan, het bijhouden van de tijd en zelfs het beheren van projectstakeholders! Ontvang ClickUp vandaag nog gratis zodat u en uw belanghebbenden het ene succesvolle project na het andere kunnen produceren!