Taken beheren, diplomatiek communiceren en oog hebben voor detail zijn belangrijk bij het uitvoeren van projecten voor klanten. Een van de lastigste onderdelen? Het managen van de verwachtingen van de client.
Zonder deze sleutel kun je eindigen met miscommunicatie, meningsverschillen en mislukte projecten. Aan de andere kant betekent het managen van de verwachtingen van de klant tevreden klanten, betere verwijzingen en doorlopend werk. 🤩
Er wordt zelfs voorspeld dat het beheer van klantrelaties een van de belangrijkste is voor de toekomst 163 miljard dollar industrie tegen 2030. Bovendien blijkt uit een recent rapport dat wanneer bedrijven een betere klantervaring verhogen ze de inkomsten.
Ontdek 10 effectieve strategieën voor het managen van verwachtingen van klanten om betere relaties op te bouwen en uw omzet te verhogen. 🎯
Waarom is het belangrijk om de verwachtingen van de client te managen?
Bij het managen van klantverwachtingen gaat het er niet alleen om verlies van projecten en winst te voorkomen. Het heeft ook een aanzienlijk effect op je proces, de werkstroom en de tevredenheid van je team. Als u niet voldoet aan de verwachtingen van de client, zult u meer onplezierige ervaringen hebben wanneer u probeert het schip te repareren. 🚢
Je team zal waarschijnlijk ook te maken krijgen met een lager moreel. Ze kunnen zich verslagen voelen of het gevoel hebben dat hun werk niet goed genoeg is - zelfs als het probleem voortkomt uit misplaatste verwachtingen van de client. Tegenslagen kunnen van invloed zijn op de werkstroom en het kan zijn dat teamleden dingen die ze al Voltooid hebben opnieuw moeten doen, wat resulteert in een verminderd zelfvertrouwen.
Het vroegtijdig managen van de verwachtingen van de client kan je op weg helpen naar succes. Sterker nog, onderzoek door Salesforce blijkt dat 69% van de ondervraagde clients regelmatig eerlijke en transparante communicatie verwacht.
Door dat te doen, geef je clients wat ze willen en stel je je team in op winsten. 🙌
Breng teamcommunicatie samen in één ruimte met ClickUp Chat en deel updates, koppel bronnen en werk moeiteloos samen met uw clients
Eigenaars van bedrijven weten hoe belangrijk mond-tot-mondreclame is. Goed clientbeheer betekent dat uw clients zich gehoord en begrepen voelen. Dat schept vertrouwen en respect, wat betekent dat ze je product of dienst zullen gebruiken en je bedrijf zullen aanbevelen bij andere potentiële nieuwe klanten.
10 strategieën om verwachtingen van clients te managen
Klaar om betere relaties op te bouwen met clients? Begin met het managen van hun verwachtingen met deze 10 strategieën. Van apps voor het bijhouden van doelen tot portals voor clients en sjablonen voor documentatie, zorgen deze benaderingen ervoor dat succes voor de klant helpen u realistische verwachtingen te stellen en een lonende relatie met uw clienten op te bouwen. ✨
1. Gebruik een CRM om een database met klantgegevens aan te leggen en klanttevredenheid bij te houden
Je kunt verwachtingen niet managen zonder te weten met wie je moet praten en hoe hun profiel eruitziet. Gebruik een hulpmiddel zoals ClickUp's CRM om een database met contactgegevens aan te leggen, touchpointgegevens op te slaan en een overzicht van gesprekken op te bouwen.
Praat met de client tijdens het onboardingproces en vraag hem naar zijn verwachtingen met betrekking tot communicatie, te leveren producten en de reikwijdte van het project. Voer al deze informatie in hun profiel in het CRM in of gebruik een CRM sjabloon om het proces te versnellen.
Beheer klantgegevens, persoonlijke taken en communicatie in ClickUp vanaf elk apparaat
Aangepaste velden toevoegen voor details zoals hun voorkeurscommunicatiekanalen, communicatiestijlen en basisinformatie. Naarmate het project vordert, voegt u updates toe en gebruikt u het CRM om discussies en sleutelmomenten van vergaderingen en beoordelingen vast te leggen.
Elke keer dat je een nieuw project start met de client, bekijk je hun informatie in het CRM om goede communicatie te ontwikkelen die is afgestemd op hun voorkeuren en behoeften. 🤩
Stel doelen en mijlpalen die realistisch en haalbaar zijn en duidelijke verwachtingen weerspiegelen
Voor een gelukkige en succesvolle relatie met een client moet je op dezelfde pagina zitten wat betreft doelen. Een manier om dat te doen is om je doelen kwantificeerbaar, realistisch en haalbaar te maken.
Door vooraf duidelijke mijlpalen in te stellen, voorkom je kostbare scope creep die projecten kan vertragen en de kosten kan opdrijven. 💸
Gebruik ClickUp-taken om het instellen en bijhouden van doelen te automatiseren, mijlpalen te vieren, taken in bulk te bewerken en nog veel meer ClickUp Doelen houdt u op target met duidelijke tijdlijnen, ingebouwde bijhouden van voortgang en meetbare mijlpalen. Voeg numerieke, monetaire en waar/onwaar targets toe aan uw doelen om duidelijke doelen in te stellen die het hele team en de client kunnen zien.
Verdeel doelen in mappen om ze op te delen in grotere, complexere projecten.
Meetbare doelen vaststellen voor taken en projecten met automatische progressie om doelen effectiever te bereiken met gedefinieerde tijdlijnen en kwantificeerbare targets
De roll-up weergave In uitvoering toont de status van het project met een procentuele meting van de voltooiing van het doel. Daaronder is een snelle koppeling naar de sleutel resultaten die het updaten van de client makkelijker dan ooit maakt.
3. Maak een sterk communicatieplan voor de client met sjablonen die tijd en moeite besparen
Iedereen communiceert anders en dat betekent dat u uw aanpak moet aanpassen aan elke client. Sommige klanten geven de voorkeur aan regelmatige communicatie via telefoongesprekken, terwijl anderen alleen e-mail updates willen. 📧
Onthoud dat communicatiestijlen verder gaan dan de kanalen die je gebruikt. Sommige clients willen diepgaande rapportages in elke fase, terwijl anderen de voorkeur geven aan korte interacties op een incidentele basis.
Gebruik het ClickUp communicatieplan sjabloon om een stappenplan te maken voor naadloze communicatie tussen teams en klanten
Met ClickUp als uw tool voor projectmanagement kunt u details en werkstromen naadloos organiseren. Zorg voor regelmatige check-ins, grotere voortgangsrapporten en instellingen voor notificaties op basis van de voorkeuren van de client. Gebruik ClickUp's Sjabloon voor communicatieplan om gesprekken met belanghebbenden te coördineren.
U kunt ook andere
sjablonen voor communicatieplannen
om uw abonnementen op maat te maken en te voldoen aan de verwachtingen van de client. Van matrixen die de abonnementen voor verschillende belanghebbenden identificeren tot incidentplannen voor het afhandelen van problemen die zich kunnen voordoen, sjablonen besparen tijd en zorgen voor consistentie.
4. Wees transparant met uw clients en maak gebruik van toestemming om relevante informatie te delen
Bouw een duurzame relatie op en verbeter de klantervaring door prioriteit te geven aan transparante en eerlijke communicatie. Van uw startvergadering tot het voltooien van het project, is deze aanpak de beste manier om vertrouwen op te bouwen.
Als er iets misgaat, wees dan niet bang om de client dat te laten weten. Maar voordat je dat doet, moet je een actieplan bedenken om de situatie te verhelpen.
Ze zullen misschien niet blij zijn met de tegenslag, maar ze zullen je eerlijkheid en initiatief om dingen recht te zetten waarderen.
Samenwerking is de sleutel met ClickUp 3.0 Docs, zodat u snel kunt delen, instellingen kunt wijzigen of exporteren naar interne of externe gebruikers
In andere situaties wilt u de client misschien uit de lus houden terwijl u haperingen of wegversperringen afhandelt. ClickUp's functie voor gedeelde toestemmingen kunt u delen wat u wilt en beveiligen wat u niet wilt.
Maak taken zichtbaar voor clients als u hun input nodig hebt en een ongeplande update wilt geven.
5. Maak een klantenportaal waarmee u eenvoudig goedkeuringen kunt voltooien, feedback kunt geven en de status van live projecten kunt zien
Sommige clients zijn moeilijk bij te houden en dat is een probleem als je hun goedkeuring of review van een deliverable nodig hebt. Stroomlijn uw processen door een client portal . Op deze manier hebben ze toegang tot de taken die ze moeten voltooien en krijgen ze notificaties wanneer iets klaar is om goedgekeurd te worden. ✅
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, toegewezen personen te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Maak taken met duidelijke deliverables, zoals revisies voor een SEO-post als u een contentmarketingbureau bent of goedkeuring voor een productprototype als u een ontwikkelteam bent. Wijs de goedkeuringen toe aan de client met een duidelijke deadline. Dit zorgt voor realistische verwachtingen over de hele linie.
Voeg afhankelijkheid van taken toe om de volgende stap te triggeren zodra de client de taak voltooit. Afhankelijkheid helpt om de verwachtingen van de client te managen door te voorkomen dat ze vooruit werken aan bepaalde taken, zodat ze weten wat er nodig is om het werk te voltooien.
6. Wees proactief en bouw relaties op om persoonlijke verbindingen met clients tot stand te brengen
Net zoals klantenservice teams omgaan met feedback van klanten, wil je reageren en je aanpassen naarmate je meer over je client te weten komt. Ze moeten zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en hun zorgen met u te delen.
Een manier om dit te doen is door extra tijd vrij te maken om persoonlijke verbindingen met je clienten op te bouwen. Deze moeten nog steeds binnen een professionele instelling plaatsvinden, maar ze hoeven niet alleen over projectupdates te gaan.
Probeer er tijdens gesprekken achter te komen of jullie dezelfde rente of hobby's hebben. Je kunt beginnen met het stellen van een eenvoudige vraag over hun weekend of het spelen van een ijsbrekerspel om meer over hen te weten te komen.
Een persoonlijke verbinding leidt tot loyalere klanten studies tonen aan dat snelgroeiende bedrijven 40% meer omzet genereren dan bedrijven zonder een gepersonaliseerde aanpak. En 71% van de klanten verwacht aangepaste interacties.
Evolueer met de instelling van verwachtingen
De verwachtingen van clients veranderen altijd, maar met goede gesprekken en laten zien dat je om ze geeft, kom je een heel eind. Personalisering geeft je ook waardevol inzicht in wie de client als persoon is en wat zijn pijnpunten zijn.
Deel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard in
Als het aankomt op werk voor clients, doe dan beloftes waarvan u weet dat u ze kunt waarmaken. Zeg niet dat je iets voltooit als je niet zeker weet of je het kunt waarmaken. Richt u in plaats daarvan op het vaststellen van doelen en deliverables waarvan u weet dat het team ze kan halen.
Ga dan verder en geef de client precies wat je zei dat je zou doen - en meer. Het is altijd beter om te weinig te beloven en meer te leveren dan om onder de verwachtingen uit te komen. 🌻
8. Wees duidelijk over de prijs en wat clients ervoor terug kunnen verwachten
Het doel hier is om grenzen te stellen en duidelijke verwachtingen te scheppen over wat je in rekening brengt en wat je zult leveren. Of je nu een klein bedrijf hebt of een groot bedrijf, duidelijk zijn over je contract is de sleutel tot het managen van de verwachtingen van de client.
Wees specifiek over wat je wel en niet zult doen. Als je bereid bent om extra werk aan te nemen buiten het aanvankelijke contract, zorg dan voor een systeem voor het afhandelen van werk dat buiten het project valt.
Goed client management begint met duidelijk clienten te laten weten hoe u betaling verwacht en welke diensten je in ruil daarvoor levert. Beslis of je een vast projecttarief of per uur betaald krijgt. Maak een abonnement voor onvoorziene omstandigheden door uit te leggen hoeveel je in rekening brengt voor factureerbare uren buiten het afgesproken werk.
Door vooraf grenzen te definiëren en in te stellen, help je je team te beschermen tegen buitensporige werklasten en maak je het makkelijker voor hen om hun planningen te beheren. Bovendien bouw je aan een betere gebruikerservaring voor de client door je overeenkomst af te stemmen op hun specifieke behoeften.
9. Documenteer alles zodat u een duidelijk overzicht hebt van de communicatie en verwachtingen
Het is niet genoeg om verwachtingen vast te stellen - u moet ze ook documenteren. Maak eerst een contract waarin alles is vastgelegd wat u hebt besproken tijdens pitch vergaderingen en onboarding van clients sessies. Zorg dat de client de overeenkomst ondertekent en aantekening maakt van eventuele speciale voorwaarden. ✍️
Zorg voor berichtkanalen waar clients de documenten gemakkelijk kunnen vinden en weergeven als ze vragen hebben. Trigger notificaties met realtime updates als er wijzigingen zijn aangebracht. Zorg voor follow-up om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en weet wat er wordt verwacht.
Gebruik ClickUp Ruimtes om dashboards te creëren waar clients toegang hebben tot de contracten en documenten die ze nodig hebben. Maak aparte Ruimtes voor uw interne team en gebruik ClickUp Documenten om wiki's te bouwen met belangrijke client documentatie voor elk project.
ClickUp Docs aan uw werkstroom koppelen door Taken aan elkaar te koppelen
Vergeet niet om sjablonen voor clientbeheer om tijd en moeite te besparen bij het opbouwen van processen die zorgen voor duidelijke, betrouwbare communicatie met clients.
10. Vertrouw op je instinct om misverstanden en slechte klanten te voorkomen
In een ideale wereld zouden alle clients een droom zijn om mee te werken. In werkelijkheid zijn sommige klanten ronduit nachtmerries. Misschien zijn ze te veeleisend, besluiteloos of micromanagers.
Om te voorkomen dat je in zee gaat met mensen die niet bij je passen, moet je tijdens de initiatiefase op rode vlaggen letten en op je gevoel vertrouwen als het je vertelt dat deze client niet bij je past. 🚨
Hier zijn een paar tekenen waar je op moet letten:
- Ze eisen een speciale behandeling, zoals diensten die buiten het bereik van het werk vallen of prijswijzigingen die niet in jullie overeenkomst stonden
- Ze hebben niets goeds te zeggen over bedrijven waar ze in het verleden mee hebben gewerkt
- Ze respecteren de grenzen die je hebt vastgesteld tijdens het inwerken niet
- Ze negeren je processen of eisen dat ze de leiding nemen over je team
- Ze weten niet wat hun doelen zijn of willen dat jij er een voor hen opstelt
- Ze hebben haast of verwachten dat het werk gedaan wordt in een tijdsbestek dat niet realistisch is voor je team
Het is niet omdat een client aan een van deze voorwaarden voldoet, dat hij automatisch slecht past. Je kunt bijvoorbeeld een client die niet zeker is van zijn doelen helpen door meer uit te leggen over de industrie.
Een onzekere client kan echter halverwege het project zijn doelen veranderen, waardoor alles in chaos verandert.
Het gaat erom dat je op je instinct vertrouwt en let op tekenen dat de client misschien niet geschikt is voor jouw business. Als je al in een vroeg stadium ziet dat de zaken ontsporen of als je denkt dat het een slechte match is, is het waarschijnlijk het beste om je verlies te nemen en verder te gaan.
Gemakkelijk verwachtingen van clients beheren dankzij ClickUp
Met deze tips en technieken is het veel gemakkelijker om de verwachtingen van de client te managen, vertrouwen op te bouwen, de verstandhouding te verbeteren en de communicatieworkflows te stroomlijnen. Vergeet niet om uw procedures te implementeren en te herzien om ze aan te passen aan nieuwe clients en aan de behoeften van uw bestaande klanten. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en geniet van de overvloed aan functies voor CRM, doelen en abonnementen. Onboarding van clients, het delen van updates en het op maat maken van communicatie met een persoonlijk tintje is eenvoudiger dan ooit.