Nou, het is gebeurd. Je hebt werk voltooid voor een client, je hebt een betalingsverzoek gestuurd en... krekels. Misschien hebben ze verschillende verklaringen gegeven, zoals dat ze op dit moment niet kunnen betalen, problemen met hun betalingsverwerker, betalingsmethode of de afwezigheid van hun accountant.
Wat de redenen ook zijn, het resultaat blijft hetzelfde: Je hebt het werk af, maar de betaling blijft uit, waardoor je met een stapel onbetaalde facturen blijft zitten.
Of je nu een klein bedrijf hebt, als freelancer werkt of projecten beheert voor een grote onderneming is het behouden van een gezonde werkstroom essentieel. Om dit doel te bereiken, moet je in staat zijn om betalingen snel te innen en tegelijkertijd professioneel te blijven.
In plaats van je toevlucht te nemen tot agressieve tactieken, leer je in deze gids hoe je clients beleefd om betaling kunt vragen en ongemakkelijke situaties kunt vermijden. Je hebt er tenslotte moeite voor gedaan en verdient het om gecompenseerd te worden voor je werk! 🌻
Waarom is het moeilijk om betalingen te vragen aan clients?
Dit is een delicate, lastige situatie: Je wilt dat de client het verschuldigde bedrag betaalt, maar je wilt hem niet lastigvallen of in verlegenheid brengen.
En je wilt ze zeker niet boos maken dat ze je op de kast jagen of weigeren de factuur te betalen.
Velen van ons voelen zich ongemakkelijk bij het sturen van betalingsverzoeken omdat we niet onbeleefd of opdringerig willen overkomen. Veel professionals zijn bang om de e-mail "Even controleren of je deze factuur hebt gezien" te sturen.
Meestal komt het neer op:
- Vrees voor klantenbederf: Als je voor een groot deel van je inkomsten afhankelijk bent van één klant, is het begrijpelijk dat je bang bent dat je die klant boos maakt en toekomstig werk verliest. Maar zolang je de situatie professioneel aanpakt, kun jede klant behoudenen betaald krijgen. Bovendien, wil je echt in zee gaan met een client die consequent zijn betalingen uitstelt? Zelfs als ze besluiten om uit elkaar te gaan, kan deze situatie uiteindelijk voordelig zijn
- Communicatie-uitdagingen: Je weet dat je om betaling moet vragen, maar het is moeilijk om de juiste woorden te vinden. Beheer van clients komt vaak neer op doordachte communicatie, maar als je geen script hebt voor deze situatie, is het gemakkelijk om de woorden te verspillen en het verkeerd te doen
- Personeel ongemak: Als je de neiging hebt om conflicten te vermijden, vind je het misschien aantrekkelijker om een onaangename Taak uit te voeren dan om de volledige betaling van een factuur te vragen aan een client. Door conflicten te vermijden, sneeuwbalt het probleem in iets dat nog erger is. Persoonlijke groei maakt deel uit van een succesvolle professional, dus zie dit als een kans om je vaardigheden te verbeteren
- Onduidelijke betalingsvoorwaarden: Als je vooraf geen duidelijke deadlines, kosten voor te late betaling en betalingsopties hebt vastgelegd, creëer je onduidelijkheid en die wil je niet als het gaat om betaald krijgen. Je kunt geen tijdige betalingen krijgen als je de voorwaarden niet vastlegt. Daarom moet elke relatie met een client beginnen met een geschrevencontract.
- Juridische gevolgen: Sommige clients kunnen vage juridische dreigementen uiten of dingen zeggen als: "Ik zal mijn advocaat hiernaar moeten laten kijken." Laat het vooruitzicht van juridische stappen je niet afschrikken. Begrijp in dit geval de juridische aspecten van het betalingsproces in uw staat, zodat u weet wat uw rechten op betaling zijn
Hoe moeilijk het ook is, we moeten de angst overwinnen om als "moeilijk" of "assertief" te worden gezien Dit is echter een kans om de situatie professioneel aan te pakken, wat leidt tot een meer respectvolle en productievere relatie met de client!
Te late betalingen belemmeren de werkstroom aanzienlijk - vooral voor eigenaren van kleine bedrijven - en leiden tot operationele problemen die voorkomen hadden kunnen worden als mensen je op tijd hadden betaald.
Bouw een CRM in ClickUp om clients, taken, betalingen en meer te organiseren
Do's & Don'ts over hoe je professioneel en beleefd om betaling vraagt
Elke situatie is anders, maar over het algemeen is het verstandig om deze tips te volgen voor een zo beleefd mogelijk betalingsverzoek.
Nog te doen: Stel vanaf het begin verwachtingen in
Hoe transparanter u vanaf het begin bent, hoe kleiner de kans dat clients te laat betalen. Vanaf het moment dat u een client binnenhaalt laat hem weten wat je prijzen en betalingsvoorwaarden zijn.
Wees proactief en vermeld betalingsvoorwaarden in uw contracten. Elk betalingsformulier moet het volgende bevatten:
- Naam van de wettelijke client
- Je contactgegevens, waaronder je telefoonnummer en verzendadres
- Betalingstermijn of deadlines
- Betalingsmethode en valuta
- Beleid voor onkostenvergoedingen
- Late kosten en hun voorwaarden
- Veelgestelde vragen over hoe je omgaat met te late betalingen
Voor extra oomph vraag je clients om een paraaf te zetten naast de betalingsvoorwaarden.
Om chronische betalingsachterstanden te voorkomen, kun je een clausule in je contract opnemen waarin staat dat je je het recht voorbehoudt om clients die een bepaald aantal keren te laat betalen te laten vallen.
Niet doen: iets zeggen waar u spijt van krijgt
Een vijandige toon schaadt de relatie met de client en u wilt geen bruggen verbranden.
In plaats van in het heetst van de strijd te reageren, een communicatie abonnement opstellen voor het omgaan met late betalingen. Neem een draaiboek op voor het escaleren van betalingsachterstanden, met scripts, zodat je niet iets negatiefs zegt waardoor je de account verliest.
Nog te doen: Zorg voor verschillende betalingsmethoden
Misschien betalen clients te laat omdat u alleen papieren cheques accepteert. Er zijn zoveel betaalmethoden en betalingsverwerkers dat het het beste is om er zoveel mogelijk te accepteren. 💸
Accepteer op zijn minst:
- Apple Pay
- Google Betalen
- PayPal
- Krediet of betaalkaart
- Bank account ACH overboekingen
Zorg ervoor dat je een mini SOP toevoegt in je client inwerkdocument over het gebruik van je betaalinstrument, zodat ze het proces van tevoren kennen.
Niet doen: klanten verrassen
De items op een factuur mogen echt geen verrassing zijn. Als je wilt dat klanten je op tijd betalen, stuur dan een vriendelijke herinnering voor de deadline.
Een snelle betalingsherinnering via e-mail, telefoon of tekst met een kopie van de factuur is een beleefde herinnering voor mensen die het echt vergeten zijn en het niet onbetaald wilden laten.
E-mails verzenden en ontvangen in ClickUp om e-mailbeheer te stroomlijnen
Nog te doen: Herinneringen verzenden om betalingen te ontvangen
Sommige mensen vergeten een factuur te betalen, zelfs na de deadline. Het leven is druk en inboxen zitten vol, dus het is niet ongebruikelijk dat clients een herinnering missen.
Maak een interne workstroom in je software voor taakbeheer om periodiek herinneringen voor facturen te sturen in verschillende fasen:
- Vóór de deadline
- Op de uiterste betaaldatum
- Wanneer de betalingstermijn is verstreken
Niet doen: Onbetaalde facturen vergeten
Het enige dat erger is dan een client die een factuur vergeet, is jij die een uitstaande betaling vergeet! Houd alle openstaande facturen bij met behulp van een intelligente tool voor clientbeheer dat facturen, betalingen, meldingen van niet-betaling en meer bijhoudt.
Nog te doen: Maak een formulier voor betalingsverzoeken door gebruik te maken van de API voor betalingsverzoeken
Maak het mensen zo gemakkelijk mogelijk om u te betalen. Maak een online formulier voor betalingsverzoeken om het betalingsproces te stroomlijnen.
Misschien moet je met je IT-medewerkers werken om een API voor betalingsverzoeken te integreren, of een eenvoudige Doe-het-zelf formulier zou ook kunnen werken. Integreer dit op een webpagina met een beetje HTML en voilà ! Je clients bezoeken gewoon het portaal en betalen hun uitstaande saldo, allemaal dankzij deze eenvoudige integratie met de API voor betalingsverzoeken.
Maak aangepaste formulieren met drag-and-drop velden in ClickUp om in een handomdraai betalingen te innen
Hoe u kunt voorkomen dat u om betaling moet vragen
Facturen najagen is niet het beste gebruik van uw tijd, en we kunnen u garanderen dat uw clients het ook niet leuk vinden om achtervolgd te worden. 👀
Minimaliseer gedoe en voorkom betalingsverzoeken met deze kleine veranderingen:
- Vraag betalingen vooraf: Als je de omvang al weet, vraag de client dan om te betalen voordat je werk voltooit. Als dat niet mogelijk is, vraag dan om aanbetalingen
- Aanbieden abonnement diensten: Als u elke maand hetzelfde niveau van dienstverlening levert, breng de client dan een terugkerend abonnementsgeld in rekening via een kaart in uw bestand
- Stuur facturen snel: Stel het sturen van facturen niet uit. Stuur ze altijd snel, terwijl het project nog vers in het geheugen van de client ligt
- Betalingsabonnementen aanbieden: Sommige clients kunnen moeite hebben met betalen, vooral voor grotere facturen. Bied in dat geval betalingsabonnementen aan waarmee ze in termijnen kunnen betalen. Termijnen laten clients zien dat je bereid bent om met ze samen te werken
Sjablonen voor betalingsverzoeken om betalingen van clients te innen
Op dit punt weet je hoe je de "ick" van het vragen om betalingen kunt overwinnen. We begrijpen dat het moeilijk is om de juiste woorden te vinden voor e-mails met betalingsverzoeken en daarom is het belangrijk om sjablonen voor betalingsverzoeken te gebruiken.
ClickUp sjablonen voor betalingsverzoeken
Waarom uren besteden aan het formatteren van betalingsformulieren en overeenkomsten? Vertrouw op de sjablonen van ClickUp om de juiste taal te gebruiken voor betalingsverzoeken, voltooid met mooie kleuren en een duidelijk format. ✨
Laat om te beginnen uw clients de ClickUp sjabloon voor eenvoudige betalingsovereenkomst . Gebruik deze sjabloon om betalingen bij te houden, statussen van clients bij te houden en aangepaste velden voor uw records te maken.
Leg de voorwaarden voor de salarisadministratie vast met het sjabloon voor eenvoudige betalingsovereenkomsten van ClickUp
De ClickUp sjabloon voor betalingsformulier maakt het eenvoudig om online betalingsgegevens van clients veilig te verzamelen. Het stuurt zelfs automatische waarschuwingen om iedereen op de hoogte te houden van betalingen.
Maak een betalingsstroom met ClickUp's sjabloon voor betalingsformulieren
Nieuwsgierig naar uw betalingsgegevens? Houd ze bij met de ClickUp sjabloon voor betalingsgeschiedenis . Registreer alle betalingsgegevens van klanten en betalingen aan leveranciers. Het sjabloon volgt de betalingsgegevens in de loop van de tijd om mogelijke problemen op te sporen en u een snelle momentopname van uw financiële gezondheid te geven.
Met ClickUp's sjabloon voor betalingsgeschiedenis kunt u betalingen aan freelancers, clients en werknemers in loondienst op één plaats bijhouden
Schrijf betalingsverzoeken met ClickUp AI inclusief relevante betalingsgegevens
Hoewel degelijke sjablonen een sterke basis vormen, kan het opstellen van een beleefde e-mail met betalingsverzoeken een uitdaging zijn.
Gelukkig hoeft u helemaal geen betalingsverzoek te schrijven. Gebruik ClickUp AI om een beleefd maar krachtig bericht voor u te schrijven - allemaal zonder uw projectmanagement platform te verlaten. Gebruik het om e-mail sequenties, telefoonscripts en teksten te schrijven die uw behoeften uitleggen zonder bruggen te verbranden.
Gebruik ClickUp AI om sneller te schrijven en uw teksten, e-mailreacties en meer op te poetsen
Als u een bestaand betalingsverzoek hebt en u wilt het een vriendelijkere toon geven, vraag ClickUp AI dan om het voor u te analyseren. Als de tekst te agressief klinkt, zal de AI wijzigingen voorstellen om het bericht minder pittig te maken.
Betalingen verzamelen via ClickUp Formulieren
Op zoek naar een strakke betalingsinterface? Probeer ClickUp Formulieren! Het is de snelste manier om snelle betalingen te stimuleren en uw clients zullen het gemak ook waarderen. ClickUp Formulieren leg reacties vast die verbinding maken met de Taken van uw team. Maak een aangepast formulier om klanten door het betalingsproces te leiden binnen een gelikt online portaal. Betaald worden is zo eenvoudig als uw klanten op de knop Betalen tikken.
Het laatste redmiddel: Een advocaat in de arm nemen
Op dit punt hebt u er alles aan gedaan om goodwill te kweken en met uw client te communiceren. In de gebeurtenis dat hij blijft weigeren te betalen of zijn financiële verplichtingen niet nakomt, kan de volgende stap een rechtszaak zijn.
Je advocaat zal de client waarschijnlijk een krachtige brief sturen waarin hij aangeeft dat hij gerechtelijke stappen kan ondernemen als de betaling niet onmiddellijk wordt uitgevoerd. In veel gevallen kan de vermelding van juridische stappen de client ertoe aanzetten zijn schulden te vereffenen. Maar kop op: Dit zal vrijwel zeker leiden tot verlies van het account, dus neem deze beslissing niet te licht op.
Als het inschakelen van een advocaat financieel niet haalbaar is, kunt u misschien betaling eisen via rechtbank voor kleine vorderingen maar dit hangt af van uw staat, de contractvoorwaarden en het betalingsbedrag.
Tot ziens, achterstallige betalingen
Sommige professionals voelen zich ongemakkelijk bij het vragen om de betaling waar ze recht op hebben, en we begrijpen dat het vervelend kan voelen. Volg de tips in deze gids om je angst voor het vragen om betaling te overwinnen. Zolang je beleefde en professionele e-mails stuurt, kun je de relatie in stand houden en tegelijkertijd je bedrijf laten groeien.
U kunt zelf betalingsverzoeken doen, maar als u tijd wilt besparen en communicatieproblemen wilt voorkomen, kies dan voor ClickUp. Sjablonen, AI-tools, formulieren en meer maken betalingsverzoeken een fluitje van een cent, zodat u zich kunt richten op taken waar u echt iets aan hebt. Aanmelden voor ClickUp !