Stel je voor dat je de derde vergadering met de client om je te realiseren dat hun project helemaal niet is wat je dacht dat het zou worden.
Viel je mond open?
Schreeuwde je inwendig? 😱
Het is moeilijk om daarvan te herstellen... vooral als je bureau bekend staat om zijn aandacht voor detail!
Je kunt deze gênante (en mogelijk carrièrebedreigende) situatie voorkomen met een kick-off vergadering voor het project. Tijdens deze eerste bijeenkomst kunnen alle belanghebbenden al vroeg in het project op één lijn komen.
Zorg ervoor dat de projecten van je clients een succes worden door in deze gids meer te leren over de basisprincipes van kickoff vergaderingen. We vertellen je wat een kick-off vergadering is, hoe je er een houdt en wat bronnen die je kunt gebruiken om aan de slag te gaan.
klaar? Laten we beginnen met deze gids voor vergaderingen (woordspeling bedoeld)!
Wat is een kick-off vergadering voor een project?
Een project kickoff meeting is een vergadering met de client aan het begin van elk nieuw project. In de fase van projectmanagement de kickoff vindt plaats na de planningsfase en geeft het startsein voor de uitvoeringsfase.
Het doel van deze vergadering is om alle leden van het team van het bureau en de client op één lijn te krijgen over de cruciale details van het project. Deze omvatten voornamelijk:
- Project abonnement : Een beschrijving van het project, waarin wordt besproken wat moet worden uitgevoerd en hoe dat moet gebeuren
- Doel van het project : Wat het project zal bereiken, wat uw client zal helpen slagen
- Leveringen : Het item of een verzameling items die uw agentschap moet maken en leveren
- Tijdlijn : Het projectschema waarin u de deliverables levert aan uw client
- Hulpbronnen : Hoe je de leden van je projectteam en de hulpmiddelen gaat toewijzen aan het project
Als je een klein project hebt, heb je waarschijnlijk maar één kickoff vergadering nodig. Een groot project met meerdere fasen heeft echter meestal een kickoff vergadering aan het begin van elke fase.
Een langlopend project kan ook meerdere kickoffs vereisen om de leden van het team op één lijn te krijgen met eventuele nieuwe richtingen die door de client worden aangegeven.
Wie neemt deel aan een startvergadering van een project?
Iedereen die bij het project betrokken is, inclusief de leden van uw team en contactpersonen bij uw client, moet bij de aftrap aanwezig zijn. Dit zijn meestal:
- Projectmanager : De persoon die het project coördineert en beheert
- Teammanagers: De mensen die de teams leiden die betrokken zijn bij het project
- De leden van het projectteam: De mensen op je bureau die gaan werken aan de productie en afhandeling van de deliverables
- Client en project sponsors: De contactpersonen die het bedrijf vertegenwoordigen datzijn project heeft uitbesteed aan uw bureau
Nodig daarnaast alle andere belanghebbenden bij het project zoals individuele aannemers en contactpersonen bij partnerorganisaties.
Is er een startvergadering voor het project nodig?
Absoluut! Een startvergadering synchroniseert uw bureau en de client over elk aspect van het project en stelt u in op succes van het project .
Je zou alle details van het project kunnen delen met de leden van je projectteam en de client via een gecentraliseerd document, en er dan mee ophouden. Maar dat zou mogelijk bepaalde details open laten voor interpretatie en belangrijke vragen onbeantwoord laten.
Het resultaat? Miscommunicatie en interne chaos, wat uiteindelijk leidt tot een mislukt project!
Met Pulse in ClickUp kunt u uw hele team in één oogopslag zien, zodat u kunt zien wie er online is en waar ze aan werken
Een kickoff vergadering minimaliseert miscommunicatie door alle belanghebbenden real-time discussies over het project te laten voeren. Het is een kans om de verwachtingen over het project vast te stellen: wat wordt er geleverd, wanneer wordt het geleverd en hoe wordt het geleverd?
Dit productieve heen-en-weer gepraat helpt om alle deelnemers op dezelfde pagina te krijgen en om gemeenschappelijke communicatie te voorkomen projectmanagement uitdagingen die zich later voordoen.
iedereen wint!
Hoe een vlotte kick-off vergadering voor een project te leiden
Er hangt veel af van hoe effectief uw kickoff vergadering is, dus zorg ervoor dat deze telt met een zorgvuldige abonnement en solide software voor vergaderingbeheer .
Gelukkig voor jou hebben we een lijst met stappen opgesteld die je kunt nemen om de agenda van een kick-off vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen!
Stap 1: Zet alles op een rij voordat u uw belanghebbenden bij elkaar roept
Voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle kickoff van een project.
Voordat u die uitnodiging verstuurt, bereidt u zich met deze vier stappen voor op uw ideale kickoff vergadering:
- Maak een lijst met genodigden: Bepaal welke mensen van je bureau, de clients en andere belangrijke belanghebbenden de vergadering moeten bijwonen. Verzamel hun e-mailadressen als je die nog niet hebt en zorg ervoor dat de mensen toegang hebben tot de benodigde documenten.
- Verzamel essentiële informatie: Werk samen met de client en andere belanghebbenden om alle bekende details van het project - doel, reikwijdte, verwachte projectresultaten en projectmanagement abonnement - te verzamelen in eenprojectcontract. Op die manier hoeft u tijdens de vergadering niet van tabblad te wisselen.
- Kies een aantekeningenmaker: Vergeet niet om iemand de verantwoordelijkheid te geven voor het notuleren vanaantekeningen van vergaderingen in je team. GebruikenKladblok in ClickUp helpt hen omvergadering notulen. Het staat ze zelfs toe omhun aantekeningen omzetten in Taken!
- Creëer een agenda startvergadering: Maak een lijst met alle gespreksonderwerpen en trek voor elk onderwerp voldoende tijd uit.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's efficiënter werken
_Psst..._Je kunt gemakkelijk professionele agenda's voor vergaderingen maken met Documenten in ClickUp met deze functies:
- Sjabloon: Bespaar tijd door een van onze professionelesjablonen voor de aftrap van projecten om uw vergadering agenda te maken
- Rijke opties voor tekst bewerking: Maak uw agenda duidelijker en verminder miscommunicatie door uw teksten te formatteren. Pas de grootte van het lettertype aan (klein, normaal, groot), voeg koppen toe, gebruik verschillende kleuren lettertypes, markeer belangrijke details en meer!
- Nested pagina's: Nest meerdere pagina's (zoals het project charter) binnen het bovenliggende document om alles op één plek te houden
- Embed weergave: Embed interactieve links zoals YouTube-video's, Google Spreadsheets en meer van andere platforms in uw Documenten
Als u klaar bent, kunt u de agenda direct delen of als bijlage bij een e-mail voegen met de knop ClickApp e-mail om het naar de aanwezigen te sturen.
Stap 2: De inleidingen starten
U hebt al het nodige voorbereid. Nu is het tijd om aan de slag te gaan en de vergadering te beginnen!
Begin met het voorstellen van de groep aan uw client (en eventuele sponsors), samen met een kort overzicht van waar ze verantwoordelijk voor zullen zijn. Je client krijgt ook de kans om zichzelf voor te stellen aan de rest van je team en zijn aandeel in het project uit te leggen.
Overweeg een ijsbrekervraag te stellen om de angst voor de vergadering wat weg te nemen en alle deelnemers op hun gemak te stellen. Deze leuke vraag zal je team ook helpen om een goede band op te bouwen met de client.
Stap 3: Bespreek het waarom van het project
Een reis zonder duidelijke bestemming is een recept voor een ramp. Daarom is de volgende stap om duidelijk te krijgen waarom de client tijd en middelen in dit project investeert.
Vraag je client om zijn of haar belangrijkste doelen voor het project te delen - een kernonderdeel van je project projectomvang . Ze moeten expliciet delen wat het zal bereiken en hoe het hen zal helpen om de naald te verplaatsen.
Maak aangepaste dashboards in ClickUp om een overzicht op hoog niveau te krijgen van al uw werk
Dring er bij hen op aan om zo specifiek mogelijk te zijn door ook de zakelijke KPI's of benchmarks te delen die zullen helpen bepalen hoe succes eruit zal zien. Het laatste wat uw team nodig heeft zijn vage doelen die op meerdere manieren kunnen worden geïnterpreteerd.
Een goed gedefinieerd doel voor een e-mailmarketingproject kan bijvoorbeeld zijn om de conversies met 5% te verhogen voor het einde van Q1.
Dat klinkt als een ambitieus doel. Maar wel één die duidelijk is (conversies verhogen) en heel specifiek (5% voor Q2)!
Side Aantekening: Je hebt later een effectieve manier nodig om je doelen vast te leggen en bij te houden. Gooi uw spreadsheets overboord en voer de gegevens in ClickUp in. Dit software voor projectmanagement maakt het super eenvoudig om de voortgang bij te houden en targets te halen zodra het project begint.
Dus hoe kun je dit doen? Met ClickUp Doelen !
Je kunt Doelen maken die verschillende Targets bevatten, zoals:
- Nummers: numerieke waarden zoals procentuele verhogingen
- Currency: monetaire targets zoals winsttoename
- True/False: Klaar of niet Klaar, ja of nee
Wanneer u uw targets voltooit, werkt ClickUp automatisch uw voortgangspercentage bij. Zo ziet u hoe dicht u bij het bereiken van uw doel bent.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image8-2-1400x443.png Houd uw voortgang voortdurend bij met doelen in ClickUp /$$$img/
Houd uw percentage tot doel in de gaten met de voortgang van uw voltooide doelen in ClickUp doelen
Stap 4: Bespreek de verwachte resultaten
Nu begrijpen alle deelnemers waar het project over gaat en welk(e) doel(en) ermee worden bereikt. De volgende stap is om duidelijk te definiëren wat uw bureau zal creëren en leveren aan uw client om hem te helpen slagen.
Alle deliverables moeten worden gekoppeld aan het doel van het project. Als je deze verbinding niet kunt maken, valt de Taak waarschijnlijk buiten de reikwijdte van het project en moet deze niet in overweging worden genomen.
Wees duidelijk bij het beschrijven van de deliverables en vraag de expliciete goedkeuring van de client voor elke Taak. Als we teruggaan naar ons voorbeeld van e-mailmarketing van hierboven, kunnen enkele mogelijke deliverables zijn:
- Een volledige uitsplitsing van de campagne met volgorde en frequentie van e-mails
- Depromotionele content die wordt gedeeld met de e-mails
- Rapporten over campagneprestaties
Door de deliverables te beschrijven, kan uw bureau het volgende voorkomen overservicing je clients zonder extra winst. Het geeft je team ook duidelijkheid over wat ze precies moeten doen om te slagen.
onthoud: het is beter om nu verwachtingen in te stellen dan ze later te managen!
Stap 5: Wijs rollen toe aan uw teamleden
Alle deelnemers hebben een goed beeld van het project. Nu is het tijd om na te gaan wie wat moet doen.
Met andere woorden, het is tijd om rollen en sleutelverantwoordelijkheden toe te wijzen aan de mensen in het team van het project.
Sommige of alle mensen van je bureau kennen hun verantwoordelijkheden nu misschien al. Maar door ze tijdens de startvergadering van het project te benadrukken, begrijpt iedereen -de client, hun sponsors en jouw team- wie waarvoor verantwoordelijk is en kunnen ze hun query's doorsturen naar de mensen die ze kunnen beantwoorden.
Stap 6: Definieer de tijdlijn en mijlpalen van het project
U hebt de waarom (doel), wat (deliverables) en wie (rollen) voor uw project besproken. Schilder het hele plaatje door ook de wanneer-AKA, de tijdlijn van het project .
Deel mee hoe u van plan bent het volgende in kaart te brengen projectresultaten op een tijdlijn met duidelijke deadlines en krijg de goedkeuring van je client.
Dit is je kans om onrealistische verzoeken van de client met betrekking tot deadlines af te wijzen. Leg uw interne processen uit en maak gebruik van de benchmarks in de sector voor doorlooptijden om hen te informeren.
Geef een overzicht van de kritieke mijlpalen van het project ook. Op die manier zullen alle deelnemers begrijpen hoe ze de voortgang van het project gaan meten tijdens de uitvoeringsfase.
Over mijlpalen gesproken, je kunt ze instellen en bijhouden in ClickUp's Gantt grafiek . Het is een gemakkelijk te lezen grafiek om dingen te doen zoals:
- Een tijdlijn voor een project maken
- Taken plannen
- Bereken uwkritisch pad* Beheerafhankelijkheden En nog veel meer!
Relaties tussen taken en mijlpaaltaken weergeven in de weergave Gantt in ClickUp-taak
De weergave Tijdlijn is een andere optie om de tijdlijn van je project te visualiseren. Zie het als een Gantt grafiek alleen in een lineair format.
Je kunt de tijdlijn snel opbouwen en herschikken met de drag-and-drop functie. Lees onze Gantt grafiek vs. Tijdlijn vergelijking om te zien hoe ze verschillen.
Taken slepen en neerzetten in de kalenderweergave van ClickUp-taak
Bovendien kunt u altijd deadlines instellen voor taken, zodat toegewezen personen weten wanneer ze hun werk moeten voltooien. Voor belangrijke gebeurtenissen in uw tijdlijn kunt u het volgende creëren herinneringen .
Je kunt ze zelfs delegeren aan anderen, zodat ze geen essentieel item vergeten.
Stap 7: Kom een communicatie- en rapportageabonnement overeen met uw client
Uw client wil weten hoe uw bureau hem op de hoogte gaat houden van de voortgang en prestaties van het project. Het is van cruciaal belang om dit nu of in de nabije toekomst te regelen client onboarding proces . Dit houdt in dat vragen worden beantwoord als:
- Met welke frequentie wordt de voortgang aan de client gecommuniceerd? Wordt dit wekelijks, twee keer per maand of één keer per maand gedaan?
- Waar zal de communicatie plaatsvinden? Is uw client bereid om lid te worden van een platform dat uw bureau gebruikt?
- Wie zijn de contactpersonen die uw bureau vertegenwoordigen? Hoe zit het met de client?
Kom een abonnement overeen dat het beste werkt voor uw team en uw client. Met ClickUp kunt u de Weergave kalender om regelmatig vergaderingen te plannen. Teams op afstand kunnen onze Zoom integratie om gemakkelijk deel te nemen aan vergaderingen vanuit de Taak.
Bekijk deze_ klant onboarding tools !
Heb je niet altijd tijd voor synchrone vergaderingen? Geen probleem!
Deel uw ontwerpopdracht openbaar of privé via een eenvoudige koppeling in ClickUp Docs
Met Publiekelijk delen kunt u alle weergaven delen, inclusief Kalender, Gantt en Lijst als alleen-lezen met een eenvoudige link of embed code. U kunt echter altijd toegangsniveaus wijzigen zodat mensen het zelfs kunnen bewerken.
Op deze manier kun je zelfs als je geen vergadering kunt houden, project updates zijn nog steeds voor iedereen zichtbaar.
Stap 8: Laat de vragen en antwoorden beginnen
Laat zeker wat ruimte over voor vragen.
Dit is een kans voor alle deelnemers om duidelijkheid te krijgen over alles wat er tijdens de kickoff vergaderingen van het project is besproken. Dring er bij iedereen op aan om het te laten tellen, vooral bij de client.
Als je eenmaal een vraag hebt beantwoord, vraag dan of dat iets opheldert. Je wilt niet dat iemand de vergadering verlaat met tweede twijfels!
Stap 9: Stel actiepunten op en wijs deze toe aan de leden van uw team
Voordat u iedereen bedankt voor hun tijd en de vergadering afsluit, herinnert u iedereen aan de eerste Taak in de uitvoeringsfase. Zodra de vergadering is beëindigd, delegeer actiepunten aan je teamleden in je projectmanagement software om de bal aan het rollen te brengen.
ClickUp maakt het gemakkelijk om taken toe te wijzen toe aan één persoon of zelfs aan meerdere toegewezen personen. Heb je een team dat ergens aan moet werken? Geen probleem. Wijs gewoon Taken toe aan een hele Teams in ClickUp.
Toch kan het bijhouden van alle items overweldigend zijn voor alle betrokkenen. Gelukkig maar, weergaven in ClickUp echt helpen.
Hiermee kunt u niet alleen actieve taken en projecten visualiseren, maar ook volledige werkstromen.
Maak een selectie uit de weergave die past bij je behoeften:
- Kernweergaven voor taken: Een snel overzicht van de taken
- Geavanceerde weergaven: Een diepere weergave op hoog niveau met tijdlijnen, voortgang en meer
- Pagina weergaven: Realtime samenwerking op Documenten waarmee u tekst kunt omzetten in actieve Taken
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is aan het werk gaan en een fantastisch project afleveren.
Veel succes!
5 sjablonen voor kick-off vergaderingen om je basis te dekken
Het plannen en leiden van een kickoff vergadering voor een project klinkt vermoeiend, maar dat hoeft het niet te zijn. Doe het als een professional (maar met de helft van de moeite) met onze gratis sjablonen voor project kickoff vergaderingen!
1. ClickUp sjabloon voor project kickoff vergadering
Gebruik deze checklist voor de aftrap van een project om er zeker van te zijn dat alles aan bod komt
Het maken van een checklist voorafgaand aan een externe of interne project kickoff vergadering helpt u op het juiste spoor te blijven en helpt u alle essentiële gespreksonderwerpen te behandelen. Maar er een maken kost tijd.
Gelukkig kun je gebruik maken van ClickUp's sjabloon voor project kickoff vergaderingen om meteen aan de slag te gaan.
Het wordt geleverd met een vooraf gemaakte checklist met belangrijke gespreksonderwerpen die gewoonlijk worden opgenomen in een kickoff, zoals:
- Delegeren van essentiële Taken aan alle leden van het team en clients vóór de vergadering
- De leden van het team aan de client voorstellen en vice versa
- Een overzicht geven van het project
- De sleutel deliverables benadrukken
En nog veel meer!
Je kunt de checklist aanpassen op basis van hoe je de vergadering wilt laten verlopen en eventuele extra onderwerpen die je wilt behandelen.
Dit sjabloon downloaden
2. ClickUp vergaderingsnotulen sjabloon
Maak snel, gedetailleerd en efficiënt notulen van vergaderingen met het sjabloon voor notulen van ClickUp
Laten we eerlijk zijn: traditionele apps voor kalenders stinken!
Ze geven in één oogopslag niet genoeg informatie over uw komende vergaderingen. U moet op een kaart klikken of de host van de vergadering afluisteren om meer context te krijgen. ClickUp's sjabloon voor notulen van vergaderingen geeft u een weergave in vogelvlucht van al uw komende vergaderingen met de deelnemers. Ze kunnen alle belangrijke details op een zeer georganiseerde manier zien.
Deze sjabloon voor notulen van vergaderingen hiermee kunt u sleutelacties met deadlines toewijzen aan leden van het team.
Dit sjabloon downloaden
3. ClickUp Projectmanagement vergadering notulen sjabloon
Houd uw aantekeningen van vergaderingen bij en gebruik subtaken om belangrijke zaken te benadrukken
De aantekeningen van je kickoff vergadering moeten op een beknopte en georganiseerde manier essentiële informatie geven. Maar ze structureren tijdens het startgesprek is moeilijk, vooral als de notulist een snelle presentator moet bijhouden!
Gebruik Sjabloon voor notulen van projectmanagement vergaderingen van ClickUp om die uitdaging te overwinnen. Het wordt geleverd met kant-en-klare tabellen voor de aantekening van taken, problemen en andere belangrijke informatie voor uw agendapunten. Pas ze eenvoudig aan voor uw kickoff vergadering.
Bovendien kun je actiepunten direct in je aantekeningen toewijzen door de relevante persoon te taggen, in plaats van ze vanaf nul in een andere weergave te maken. Als je een projectmanager bent, denken we dat je het geweldig zult vinden.
Bekijk deze_ hulpmiddelen voor notulen !
Dit sjabloon downloaden
4. ClickUp sjabloon voor professionele diensten
Werk vol vertrouwen samen met clients en houd ze tevreden met dit unieke sjabloon voor teams voor professionele diensten
Goed werk met de succesvolle aftrap van een project. Nu is het tijd om het tot het einde toe uit te voeren om ervoor te zorgen dat je clients niet alleen tevreden zijn, maar ook efficiënt met je samenwerken.
Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan wanneer uw bureau een heleboel lopende projecten heeft die uw aandacht nodig hebben. Al die van context veranderen terwijl je van de ene client naar de andere springt eist zeker zijn tol en daarom heb je een georganiseerde weergave van je projecten nodig.
De ClickUp sjabloon voor professionele diensten maakt het gemakkelijker met één klik! Maak eenvoudig een volledige aanpasbare lijst en organiseer alle onderdelen van het project van uw client terwijl u hun voortgang in realtime bijhoudt.
En het beste deel? Je kunt het format dat je hebt aangepast eenvoudig hergebruiken voor andere clients.
Dit sjabloon downloaden
5. ClickUp Agency/Client Discovery Document Sjabloon
Houd alles bij in dit gedetailleerde ClickUp Docs sjabloon om indruk te maken op clients vanaf het eerste gesprek
Kickoffs zijn essentieel voor de eerste vergadering met uw clients voordat u zelfs maar begint met het bespreken van hoe jullie zullen communiceren en samenwerken. Daarom is het belangrijk om alles in uw eerste gesprek vast te leggen, zodat u genoeg hebt om mee te werken, of het nu gaat om het voorstellen van een contract of het geven van de volgende stappen.
De ClickUp document sjabloon voor ontdekking helpt u bij het vastleggen en bijhouden van alles wat u nodig hebt om een vergadering met een nieuwe of potentiële client te beginnen. Pas dit document aan om de belangrijkste processen van uw bureau, vragen en sleutel verkoopargumenten aan clients te geven zodat u niet verloren loopt wanneer ze een vraag stellen over uw ROI, kosten of succespercentages.
Dit is een geweldig document voor een interne vergadering over de start van een project of voor een speciale projectmanager.
Dit sjabloon downloaden
Kick It Off Met ClickUp
Er is geen garantie dat uw project na de kickoff vergadering vlekkeloos verloopt. Maar als u een abonnement hebt, vergroot u de kans op een succesvolle startvergadering voor uw project en vermindert u miscommunicatie en knelpunten.
En met een tool voor vergaderingen zoals ClickUp wordt dat proces een fluitje van een cent.
En dat is nog niet alles..
Stelt u zich eens voor wat ClickUp voor uw hele project kan doen met zijn mogelijkheden voor Taak-, Werkstroom-, Middelen-, Tijd- en Documentmanagement. Het is gewoon het juiste projectmanagement tool voor marketingbureaus !
Maak van uw project kickoff vergadering een home run als u clickUp vandaag nog gratis krijgt !