We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Wanneer je je limiet hebt bereikt en je je niet meer kunt herinneren wat de volgende stappen zijn waar Barb om vroeg in je laatste virtuele vergadering .
Dit gevoel overvalt je als een ton bakstenen, altijd op de slechtste momenten, zoals halverwege een presentatie of vlak nadat je je hebt afgemeld op een "wat is er net gebeurd"-achtige manier. Gelukkig is er geen reden tot paniek, want de oplossing is simpel: _check de notulen van de vergadering!
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van de werkplek en maken ongeveer 15% uit van een van de totale tijd die een organisatie besteedt . Dat is bijna een hele dag werk!
Zonder betrouwbare software om notulen bij te houden kunnen teams belangrijke gesprekken over het oplossen van grote problemen in het bedrijf uit het oog verliezen. En door nauwkeurig vast te leggen wat er in die vergaderingen gebeurt, investeer je in de toekomstige gezondheid, functionaliteit en effectiviteit van je team.
Toch blijft de grote vraag: hoe schrijf je correct notulen van vergaderingen? Dat is waar wij om de hoek komen kijken! 💪🏼
Aan het einde van deze post weet je hoe je notulen schrijft en heb je 10 aanpasbare sjablonen voor notulen voor ClickUp, Excel en Word om je team op de hoogte te houden.
Zet uw blauwlichtbril op, open uw digitale notitieblok en volg!
Wat zijn notulen?
Notulen van vergaderingen (ook wel notulen van de vergadering of MOM genoemd) leggen schriftelijk vast wat er tijdens een vergadering is gebeurd, zodat er een duidelijk verslag is voor alle betrokkenen, of ze nu aanwezig waren of niet.
Het zijn geweldige hulpmiddelen voor organisaties die regelmatig bijeenkomen voor evenementen zoals een project startbijeenkomst of een statusupdate. Als ze goed worden uitgevoerd, dienen ze als een venster naar discussies uit het verleden en helpen ze je om ideeën opnieuw te bekijken en problemen op te lossen.
De informatie biedt ook een snelle manier voor hogere leidinggevenden om op de hoogte te blijven van grote veranderingen. Of als een lid de uitnodiging heeft gemist, kan hij of zij de notulen raadplegen en contact opnemen met de juiste persoon voor verdere vragen of opmerkingen.
Maar onze persoonlijke favoriete manier om notulen te gebruiken is voor teamerkenning. Als een klant je complimenteert voor je prestaties op een project, dan komt dat in de notulen! Wie houdt er niet van een gezonde teammoraal? 👏
De definitieve versie wordt dan nagelezen op fouten of tikfouten en naar alle teamleden gestuurd, inclusief iedereen die de vergadering heeft gemist of die er baat bij heeft om te weten wat er is gebeurd. Dit garandeert dat iedereen tijdig toegang heeft tot belangrijke informatie en voorkomt door PTO veroorzaakte FOMO op het werk. 💞
bonus Vergaderritme voor externe teams
Hoe notulen van vergaderingen schrijven
Notulen van vergaderingen variëren afhankelijk van de behoeften, de sector of het product van je team, maar alle notulen moeten een paar belangrijke stukjes informatie bevatten:
- Titel en onderwerp van de vergadering
- Datum en tijd
- Lijst van aanwezigen (naam, titel en organisatie)
- Aagenda vergadering/cadens* Een korte samenvatting van elk discussiepunt
- Belangrijke beslissingen en actiepunten
- De datum van de volgende vergadering
Sommige delen zullen langer zijn dan andere. De titel, datum en tijd mogen niet meer dan één regel in beslag nemen, terwijl de samenvatting van de agenda een paar alinea's mag beslaan. De aanwezigen en actiepunten moeten beknopte opsommingen zijn.
Elke sectie moet in lijn zijn met de agenda van de vergadering . Dit helpt de lezer om de volgorde van de gebeurtenissen te begrijpen en gemakkelijk rond te springen om een specifiek punt te vinden! Zie je notulen als de Spark Notes van de vergadering - ze zijn makkelijk te verteren maar geven je toch het hele verhaal!
Als er extra onderwerpen aan bod komen die niet op de agenda stonden, kun je een nieuwe sectie maken of een andere aanwijzen als "open discussie" of "andere punten" om aan te geven dat er een onderwerp is ontstaan dat in eerste instantie niet gepland was.
Het vastleggen van alle informatie is cruciaal om ervoor te zorgen dat de notities volledig en grondig zijn. Daarom moet je altijd beginnen met een sjabloon voor notulen om er zeker van te zijn dat je niets mist. 🤓
Wat is een sjabloon voor notulen van een vergadering?
Een sjabloon voor notulen is een voorgeformatteerd document waarin alles staat wat je nodig hebt om zinvolle notulen te maken van een vergadering. Met het juiste sjabloon kun je belangrijke informatie toevoegen, zoals wie er aanwezig was, het begin en einde van de vergadering, belangrijke punten en meer.
Bovendien werken sjablonen voor notulen met verschillende software voor samenwerking bij documenten om u te helpen ze te bewerken, aan te passen en te hergebruiken voor toekomstige vergaderingen.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's om efficiënter te werken
Wat maakt een goed sjabloon voor notulen van een vergadering?
Een effectief sjabloon voor notulen geeft je alle benodigde hulpmiddelen om de gebeurtenissen van een vergadering voldoende te documenteren. Met behulp van dit sjabloon moet je in staat zijn om alle details van de vergadering te organiseren in een presenteerbaar, toegankelijk formaat dat iedereen kan begrijpen.
Maar voordat je begint met het bouwen van je eigen sjabloon vanaf nul of investeert in de eerste die opduikt bij het zoeken, zijn er een paar belangrijke kenmerken waar je naar moet zoeken in een efficiënt sjabloon voor notulen van een vergadering:
- Samenwerkingsfuncties voor bewerken, becommentariëren enwerk te delegeren onder het team
- Flexibele opties voor delen en machtigingen om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot je notulen
- Intuïtieve en uitgebreide stylingopties om je notulen goed op te maken
- De mogelijkheid om andere bestanden, media, links en afbeeldingen in je document op te nemen
De beste sjablonen voor notulen zijn compatibel met of ingebouwd in uw favoriete documentbewerking tool. Dit maakt het mogelijk om uw sjabloon te integreren met uw andere tools voor werkvergaderingen of zelfs uw virtuele vergaderplatform! In dit geval is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je sjabloon voor de notulen van je vergadering is afgestemd op je technologie.
Eenvoudig opmaken en samenwerken aan Docs met het team zonder overlap in ClickUp
Deze elementen zorgen ervoor dat elke vergadering de moeite waard is en dat iedereen weggaat met de informatie die ze nodig hebben. In combinatie met ander vergadermateriaal en opnames is uw sjabloon voor notulen van onschatbare waarde om de productiviteit van elke vergadering te maximaliseren.
10 sjablonen en voorbeelden van notulen
Om je te helpen op tijd de sjabloon te vinden die je nodig hebt voor je volgende brainstormsessie, gebruik je deze lijst met onze top 10 sjablonen voor notulen voor je favoriete document editors. Vind gedetailleerde sjabloonbeschrijvingen en uitsplitsingen van functies, plus toegang tot elke sjabloon direct vanuit dit artikel!
1. Sjabloon voor notulen van vergadering door ClickUp
Sjabloon voor notulen van vergadering door ClickUp
De Sjabloon voor notulen van vergaderingen door ClickUp maakt het gemakkelijker dan ooit om alle cruciale details van een vergadering op te nemen met behulp van een one-page ClickUp Doc dat kan worden bewerkt, gedeeld en gekopieerd voor toekomstige vergaderingen.
Deze sjabloon is vooraf opgemaakt met aparte secties voor algemene informatie, uw vergaderagenda, updates, aankondigingen en meer. Het is ook zeer visueel, met aanpasbare stylingfuncties om checklists, tabellen, media, gegevens en meer toe te voegen om leden te helpen de notulen snel te begrijpen.
Deze beginnersvriendelijke sjabloon is vooral geschikt voor routinevergaderingen met het team en is een goed startpunt voor degenen die nieuw zijn met het schrijven van notulen in het algemeen! Als je op zoek bent naar een eenvoudige maar grondige structuur die organisatie efficiënt maakt - ongeacht de soort vergadering -Deze Doc-sjabloon moet je gebruiken.
2. Kader Sjabloon voor notulen van vergadering door ClickUp
Sjabloon voor notulen van vergadering door ClickUp
Niet alleen is de Sjabloon voor notulen van vergaderingen door ClickUp het is beginnersvriendelijk, gemakkelijk aan te passen en grondig - het bestaat ook binnen de krachtige en collaboratieve Docs-functie van ClickUp waarmee u samen met uw team in realtime kunt werken.
Vat de belangrijke details van uw vergaderingen samen, inclusief deelnemers, actiepunten en links naar aanvullende bronnen, die u allemaal handig kunt organiseren als aparte subpagina's in uw notulen van de vergadering document.
Je kunt deze kadersjabloon ook gebruiken om de belangrijkste leerpunten, resultaten voor belanghebbenden en taken voor aangewezen teamgenoten bij te houden op basis van de genoemde actiepunten. De diepgang van deze sjabloon maakt het de perfecte bron om iedereen op de hoogte en betrokken te houden en letterlijk op één lijn te houden.
Voeg emoji's, afbeeldingen, opmaak en stylingopties toe om breng onmiddellijk structuur aan in uw notities en laat je werk opvallen. Bovendien kunt u uw document direct delen via een URL of het aan uw taak koppelen zodat u het altijd gemakkelijk kunt openen. En hadden we al gezegd dat ClickUp Docs direct verbonden zijn met uw workflows?
3. Notulen van vergadering (MoM) sjabloon door ClickUp
Notulen van vergadering (MoM) sjabloon door ClickUp
Een iets andere organisatorische benadering van uw notulen, de Sjabloon voor notulen van vergaderingen door ClickUp past een vooraf gemaakte taak toe op uw werkruimte. Dit vereenvoudigt en standaardiseert het traditionele notitieproces door uw terugkerende details en actiepunten te structureren in een interactief Lijst .
In deze taak vindt u een Aan de slag-handleiding in de taakbeschrijving met stapsgewijze uitleg over hoe u de sjabloon zo productief mogelijk kunt gebruiken. U hebt ook toegang tot meerdere Help-documenten om optimaal gebruik te maken van de andere belangrijke functies van ClickUp, zoals subtaken , Aangepaste velden , Controlelijsten en meer.
Naast de taakbeschrijving vult deze sjabloon automatisch vier subtaken voor het bijhouden van de aanwezigheid, de punten voor de volgende vergadering, het behandelen van actuele kwesties en het bekijken van de vergaderagenda van deze week. En om te controleren of alle punten aan bod zijn gekomen, kan je notulist de checklist voor evaluatie na de vergadering gebruiken om te bepalen of de vergadering een succes was op basis van de doelstellingen.
4. Notulen Raad van Bestuur door ClickUp
Notulen Raad van Bestuur door ClickUp
De vereisten voor uw notulen kunnen verschillen als het gaat om teams in verschillende sectoren en use cases. Gelukkig biedt ClickUp talloze sjablonen om deze uitdaging aan te gaan! Te beginnen met de Sjabloon voor notulen van de raad van bestuur door ClickUp .
Net als de andere sjablonen in deze gids kunt u in deze sjabloon voor notulen alle aanwezigen noteren en labelen, samen met de agenda en actiepunten. Maar uw raad van bestuur kan specifieke verwachtingen hebben die verschillen van uw gebruikelijke vergadering, en deze sjabloon leeft dat, zodat u ook de mogelijkheid hebt om stemresultaten voor elk actiepunt vast te leggen en notities op hoog niveau van de vergadering te voorzien.
U kunt het document ook snel delen met alle andere belangrijke spelers via de knop "Document delen" in ClickUp!
5. Project Management Vergadering Notulen Sjabloon door ClickUp
Project Management Meeting Notulen Sjabloon door ClickUp
De Project Management Meeting Notulen Sjabloon door ClickUp zal u helpen het meeste te halen uit uw projectmanagementvergaderingen met een volledige lijst van items in een aanpasbare ClickUp taak.
U kunt deze sjabloon al voor de startvergadering van uw project gebruiken met speciale secties voor nuttige links, details van de vergadering, agenda en projectteamleden - allemaal uit de uitgebreide taakbeschrijving.
Een ander gedeelte bevat details over de planning van het project, waarin het voltooide werk, het geplande werk voor de toekomst en andere notities worden aangegeven. Bovendien kun je een lijst maken van de verschillende risico's en problemen die een negatieve invloed kunnen hebben op elk project met behulp van een van de zes aangepaste velden in deze sjabloon.
Vervolgens kun je na de vergadering de voortgang van je project bewaken met vijf kant-en-klare subtaken:
- Ervoor zorgen dat alle leden toegang hebben tot de juiste hulpmiddelen
- Kostenverdelingen worden toegewezen aan het kwaliteitsmanagementteam
- KPI-dashboards aanwezig zijn
En nog veel meer! Als je een uitgebreid sjabloon voor notulen voor projectmanagement nodig hebt, zul je moeite hebben om een beter sjabloon te vinden dan dit sjabloon.
6. Sjabloon voor vergadernotities door ClickUp
Sjabloon voor vergadernotities door ClickUp
Nog niet helemaal klaar om de notulen van een vergadering te maken? Begin met het maken van gedetailleerde aantekeningen! De Sjabloon voor notities van vergaderingen door ClickUp is de perfecte kale vergadering sjabloon voor notities om de details van uw vergadering te organiseren en teamleden op één lijn te houden.
Secties in deze sjabloon zijn onder andere:
- Vergaderdatum, -tijd, -agenda
- Link naar opname vergadering
- Belangrijkste punten en samenvatting
- Actiepunten.
Samen vormen deze one-pager sjabloon zal je helpen om basisnotities te maken die ander vergadermateriaal kunnen aanvullen - inclusief de notulen van de vergadering!
7. Terugkerende vergadernotities van ClickUp
Terugkerende vergadernotities door ClickUp
Een andere sjabloon die kan helpen bij het maken van notities tijdens vergaderingen is Terugkerende vergadernotities van ClickUp . Deze sjabloon is ideaal als u regelmatig vergaderingen houdt en de voortgang van elke terugkerende vergadering wilt bijhouden.
Je kunt dit document gebruiken om alle agendapunten te beheren, to-dos op te sommen, je geheugen van vorige vergaderingen op te frissen met een overzicht op hoog niveau en verschillende actiepunten aan teamleden toe te wijzen. Natuurlijk kun je ook details opnemen zoals de datum van vorige, huidige en toekomstige vergaderingen, het specifieke doel van de vergadering, deelnemers en afwezigen. Geef ook aan of het aantal aanwezigen het quorum voor elke vergadering haalt.
8. Sjabloon voor vergadering door ClickUp
Sjabloon voor vergadering door ClickUp
Wilt u een oplossing om vergaderingen van begin tot eind bij te houden? Voeg de Sjabloon voor vergaderopvolging door ClickUp naar uw werkruimte! Deze gedetailleerde sjabloon bevat alle informatie in een uitgebreide en bruikbare lijst om onderweg te plannen, voor te bereiden en actiepunten te beheren.
Je kunt de sjabloon gebruiken om alle soorten vergaderingen en projecten bij te houden, van één-op-één vergaderingen en driemaandelijkse zakelijke besprekingen tot verjaardagsfeesten en andere evenementen die buiten de traditionele zakelijke bijeenkomsten vallen.
De sjabloon bevat veel onderdelen om te helpen bij elk aspect van het bijhouden van vergaderingen, waaronder drie statussen, acht aangepaste velden en vier weergavetypen.
9. Excel sjabloon voor notulen
Sjabloon voor notulen voor Excel via WPS Sjablonen
Hoewel ClickUp een geweldige oplossing is om alle vergaderdocumenten op één locatie te bewaren met optimale deelbaarheid en andere functies, wilt u misschien een notuleringssjabloon voor vergaderingen gebruiken sjabloon voor Excel als uw organisatie al investeert in Microsoft-producten. Deze Meeting Minutes Executive Tracking List is een basis spreadsheetsjabloon voor het bijhouden van details in bestuursvergaderingen.
Dit sjabloon voor vergaderingsnotulen in XLS-formaat gebruikt een eenvoudige bladindeling met meerdere kolommen om alle vergaderdetails bij te houden. Neem informatie op zoals beschrijvingen van taken, geadresseerden, deadlines, benodigde middelen en statusoverzichten.
10. Sjabloon voor notulen voor Microsoft Word
Sjabloon voor notulen via Microsoft 365
Als je Microsoft Word regelmatig gebruikt, kun je profiteren van een sjabloon voor notulen voor Word, omdat Microsoft een aantal sjablonen voor notulen aanbiedt. Je vindt veel aanpasbare documentsjablonen voor alle soorten vergaderingen, inclusief administratieve vergaderingen, PTA-vergaderingen en deze klassieke sjabloon voor notulen voor algemene teamvergaderingen.
Kun je geen geschikte sjabloon vinden voor Word? Met Microsoft kun je ook documenten vanaf nul maken.
Best Practices voor notulen van vergaderingen
De manier waarop je notulen maakt hangt af van je schrijfstijl en je vermogen om snel notities te maken. Je hoeft je niet meteen zorgen te maken over de snelheid. Met een beetje tijd en ervaring ontwikkel je een ritme om de juiste informatie vast te leggen.
Dit gezegd hebbende, zijn hier een paar geheugensteuntjes om je te helpen de beste notulen aller tijden te maken:
Je notulist is niet je notulist
Notities en notulen zijn verschillend en moeten ook zo behandeld worden! Terwijl notulen kunnen formeel of informeel zijn, vergadernotulen hebben een standaardset van werkwijzen en opgenomen informatie.
Soms geven meetingplanners facilitators de opdracht om aantekeningen te maken van een vergadering en vragen ze diezelfde persoon later om notulen te maken van die aantekeningen. Andere keren kan de meetingplanner deze termen zelfs synoniem gebruiken! Op deze manier lever je waarschijnlijk in op de consistentie en kwaliteit van je notulen.
Te veel verantwoordelijkheid leggen bij de notulist kan leiden tot minder uitgebreide notities of hiaten in delen van de vergadernotulen. Door één persoon te belasten met beide taken, breng je zijn of haar vermogen om beide taken succesvol uit te voeren in gevaar.
Dus als je verantwoordelijk bent voor de notulen, geef ze dan 100% van je aandacht.
Vertel het verhaal zo efficiënt mogelijk
Blijf bij de belangrijke punten.
In plaats van te blijven hameren op elk klein detail, concentreer je op de hoofdpunten en laat het aan de lezer over om vragen te stellen. Je notulen zullen hen in de richting wijzen van de juiste persoon om mee verder te gaan. 🙂
Als er tijdens de vergadering een probleem wordt aangekaart, zorg er dan voor dat je dit documenteert:
- Het probleem of de uitdaging die wordt aangepakt
- De ideeën die als oplossing worden overwogen
- Het overeengekomen pad voorwaarts
- Wanneer u kunt verwachten dat het probleem is opgelost
Extra informatie toevoegen kan de lezer in de weg zitten, waardoor de notulen moeilijker te volgen zijn. Een beter idee is om alleen de meest in het oog springende punten op te nemen.
Schoon het op
Geloof me, u zult uw onbewerkte notulen niet willen delen zonder een grondige bewerking. Gebruik in plaats daarvan je eerste pass als basis om je uiteindelijke versie te structureren. Tijdens het redigeerproces maak je van de notulen een samenhangend verhaal dat de consistente notulenstructuur van je team volgt.
Concentreer je tijdens de vergadering op de informatie. Maak je geen zorgen over de organisatie van je notities tot je klaar bent om te bewerken - dan krijgen de notulen pas echt vorm!
Het herlezen en herschrijven van de notities zal je helpen om je de discussie beter te herinneren en geeft je een frisse kijk op elk onderwerp.
Pro tip: In plaats van te vertrouwen op je ouderwetse pen en papier voor deze taak, kun je proberen gestructureerde aantekeningen te maken in een digitaal notitieblok!
Tools zoals ClickUp's kladblok en Chrome Uitbreiding biedt een snelle en intuïtieve oplossing voor het snel maken van aantekeningen. Voeg onmiddellijk opmaak en stijl toe met rijke tekstbewerking om uw notities grondiger te maken, zelfs tijdens een vergadering.
gebruik Rich Text Editing om opmaak en stijl toe te voegen aan uw notities in ClickUp, zelfs tijdens een vergadering_
Stel altijd vragen
Laat niets aan het toeval over! Als aantekeningen of opmerkingen onduidelijk lijken, neem dan contact op met de persoon in kwestie voor opheldering. Het belangrijkste is dat u de feiten juist weergeeft voor degenen die niet aanwezig konden zijn of een opfrisser nodig hebben. Nauwkeurigheid gaat boven snelheid!
Verantwoording begint bij de actiepunten
Uw actiepunten zijn een van de kortste onderdelen van uw notulen, maar misschien wel de belangrijkste!
Dit is het gedeelte waar u de volgende stappen vastlegt voor het oplossen van problemen die tijdens de vergadering werden besproken. Daarom moet elk actie-item een paar harde en snelle details bevatten:
- De beslissing of actie die genomen moet worden
- Wie verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak
- Wanneer het voltooid moet zijn
Dit is de manier waarop vergadernotulen verantwoordelijkheid bevorderen en deelnemers helpen om taken effectiever bij te houden. Onze suggestie? Maak uw notulen in een dynamische documenttool waarmee u het volgende kunt doen opmerkingen kunt toevoegen en toewijzen toevoegen aan je tekst.
Tag het team in opmerkingen, wijs actiepunten toe en zet tekst om in traceerbare taken met ClickUp Docs
(AP) Stijl is belangrijk
Het is altijd een goed idee om het AP Stylebook te volgen wanneer u uw samenvatting afmaakt. De notulen van de vergadering moeten geredigeerd, proefgelezen en foutloos zijn. Typefouten halen de aandacht van de lezer weg van wat er aan de hand is en eerlijk gezegd zijn ze gewoon niet professioneel.
Controleer, dubbelcheck en laat iemand anders je werk controleren. Verwijder fouten en laat de lezer gefocust blijven op de inhoud.
Zorg dat uw feiten kloppen
Het primaire doel van notulen is over te brengen wat er is gebeurd.
Raadpleeg uw aantekeningen of de opname van de vergadering om er zeker van te zijn dat je de juiste informatie deelt. En in plaats van te raden, praat met je collega's! Doe er alles aan om te controleren of de notulen betrouwbaar zijn.
Bereid uw vergaderingen voor met het juiste sjabloon voor notulen
Hoewel sjablonen u veel tijd kunnen besparen, worden ze nog waardevoller als u ze kunt bewerken, openen en beheren naast uw andere werk. Gratis software voor projectbeheer zoals ClickUp is ontworpen om dit probleem en nog veel meer op te lossen.
Kies zelfs uit ClickUp's groeiende Sjabloonbibliotheek of maak je eigen sjabloon die past bij de unieke behoeften van je team. 🦄
En hebben we al gezegd dat ClickUp integreert met meer dan 1.000 andere werktools ? Even zoomen ! Allemaal om het notuleren van uw vergadering een stuk eenvoudiger te maken. 😇
En het beste deel: deze functies zijn volledig gratis .
ClickUp's verzameling sjablonen voor vergadernotulen, samenwerkende documenten en krachtige functies voor vergaderbeheer zijn voor iedereen gratis en voor altijd toegankelijk. Wilt u in de stoel van de bestuurder gaan zitten? Begin nu met ClickUp !