Simpel gezegd: aantekeningen maken maakt elke brainstorm-, proces- of projectbijeenkomst beter voor iedereen.
Het is een krachtige motor om een productieve werkcultuur voor de toekomst op te bouwen. Maar mensen zijn geen machines, dus we hebben de juiste systemen nodig om informatie die we hebben gehoord te onthouden en op te roepen.
Wist je dat je geheugen begint af te nemen binnen de eerste 24 uur nadat je iets hebt geleerd? Dit wordt de vergeetcurve . Deze meet hoe snel we informatie na verloop van tijd vergeten als we niet proberen om het te onthouden.
Het ligt niet alleen aan onze geheugensterkte om informatie uit vergaderingen vast te houden, maar de aanpak om de informatie vast te leggen en te communiceren naar onszelf en anderen.
In deze gids geven we u de sjablonen, hulpmiddelen en tips om uw virtuele en persoonlijke vergadering productiviteit, zodat je vertrouwen hebt in je notitiesysteem!
Soorten notities voor vergaderingen
Net zoals er verschillende soorten vergaderingen zijn, zijn er ook verschillende soorten notities. Deze sectie biedt een uitgebreide gids om je te helpen de beste methode te vinden die past bij jouw stijl van notuleren.
Cornell Notes: Dit is een systematisch formaat voor het samenvatten en organiseren van notities, waardoor ze makkelijker na te kijken zijn. De pagina is verdeeld in drie delen: cues (vragen of hoofdpunten aan de linkerkant), notities (gedetailleerde informatie van de vergadering aan de rechterkant), en een samenvatting onderaan.
Kwadrant notities: Bij deze methode verdeel je je pagina in kwadranten (of vakjes) zoals belangrijk, minder belangrijk, delegeren en uitstellen. Elk kwadrant wordt gebruikt voor verschillende soorten notities, waardoor prioriteiten kunnen worden toegekend voor het uitvoeren van vervolgacties.
Mind Mapping Notities: Als je de voorkeur geeft aan visuele weergave, dan is de mind map aanpak misschien iets voor jou. Begin bij het centrale thema en maak vertakkingen voor verschillende onderwerpen en vul elke vertakking met relevante notities. Perfect voor brainstormsessies.
Outline: Deze methode begint met de belangrijkste onderwerpen en gaat op een overzichtelijke manier naar beneden naar de details. Het is geweldig voor het documenteren van notulen omdat de belangrijkste punten uit de agenda al zijn uitgesplitst.
Charting: Deze verdeel-en-heers aanpak is handig voor het vastleggen van verschillende specifieke soorten informatie. Maak een diagram en vul de cellen in met punten die tijdens de vergadering zijn besproken.
Zinnennotities: Deze eenvoudige methode houdt in dat je elk punt noteert als een korte zin wanneer het zich voordoet tijdens de vergadering, zonder extra opmaak.
Elk van deze methoden biedt een ander voordeel. Ze zijn allemaal compatibel met ClickUp Docs, dus u kunt de methode kiezen die het beste past bij uw stijl en de behoeften van de vergadering. Of het nu de organische structuur van mindmapping-notities is of de taakgerichte focus van Action Item-notities, er is een methode die u zal helpen uw productiviteit tijdens en na elke vergadering te maximaliseren.
Belangrijke elementen om op te nemen in notities voor vergaderingen
Een goed gestructureerde en gedetailleerde vergadernotitie is essentieel voor de productiviteit van een bedrijf. Het helpt je bij het bijhouden van de ideeën, acties en beslissingen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Hier zijn enkele belangrijke elementen die je in je notities moet opnemen:
Gespreksdetails: Vermeld de datum, begin- en eindtijd en locatie (fysiek of virtueel) van de vergadering.
Aanwezigheidslijst: Documenteer alle aanwezigen en hun rol als referentie. Vermeld of iemand afwezig was of dat er speciale gasten aanwezig waren.
Agenda vergadering: Maak een lijst van de onderwerpen die gepland waren voor de vergadering. Dit bepaalt de structuur van je notities en helpt je om de belangrijkste discussiepunten in logische volgorde te behandelen.
Discussiepunten: Dit omvat het grootste deel van je aantekeningen. Zorg ervoor dat je de belangrijkste argumenten, meningen, ideeën en vragen met betrekking tot elk agendapunt noteert.
Beslissingen: Documenteer de belangrijkste beslissingen. Wie heeft ze genomen? Welke alternatieven werden overwogen? Vermeld de rechtvaardiging van de beslissing voor toekomstige referentie.
Actiepunten: Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is (taken of follow-up) na de vergadering. Vermeld wie verantwoordelijk is voor elke actie, wat die actie inhoudt en wat de deadline is als er een deadline is gegeven.
Volgende stappen en deadlines: Schets wat er nu moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wanneer het voltooid moet zijn. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich bewust is van zijn verantwoordelijkheden.
Vragen en antwoorden: Documenteer alle vragen die naar voren kwamen en de antwoorden op deze vragen. Als er geen antwoord beschikbaar was, noteer dan wie het antwoord zal vinden en wanneer.
Belangrijke feiten en statistieken: Noteer belangrijke cijfers, gegevens, feiten of statistieken die werden genoemd. Deze kunnen nuttig zijn voor toekomstige referentie of bij het werken aan gerelateerde taken en projecten.
Attachments: Als er documenten zijn gedeeld of besproken tijdens de vergadering, voeg ze dan toe of een link ernaar in je notities.
Door deze belangrijke elementen op te nemen in je notities, creëer je een uitgebreid verslag dat vervolgacties duidelijk maakt, de verantwoordelijkheid versterkt en dient als een waardevolle bron voor degenen die de vergadering hebben gemist - dit alles terwijl je de productiviteit en communicatie van je team verbetert.
Hoe maak je de beste aantekeningen voor vergaderingen (6 belangrijke strategieën)?
Voor de vergadering
Tip 1: Deel de verantwoordelijkheden van de vergaderagenda
In Reclaim.ai's Rapport over productiviteitstrends ontdekten ze dat professionals gemiddeld 21,5 uur doorbrengen in vergaderingen - meer dan de helft van een standaardwerkweek!
Productieve vergaderingen zijn essentieel voor het succes van een gezond, groeiend bedrijf. Als teamleider, projectmanager of leidinggevende heb je de taak om processen en activiteiten te stimuleren, zodat elke medewerker de kans krijgt om te vergaderen vergaderhulpmiddelen en hulpmiddelen om werk gedaan te krijgen.
Gebruik een_ reissjabloon om uw volgende vergadering te plannen!
Laat de deelnemers aan je vergadering bijdragen aan de agenda van de vergadering. Hiermee bereik je twee belangrijke dingen:
- Je deelnemers hebben een goed idee van devergaderritme en hoe hun tijd zal worden besteed
- Uw aantekeningen zullen rijker zijn aan informatie en autoriteit omdat verschillende perspectieven, materiedeskundigheid en kennis op één plaats zijn georganiseerd
Tip 2: Gebruik de vergaderagenda om aantekeningen te maken
Uw vergaderagenda is de beste omgeving voor het maken van notities omdat je alle onderwerpen, hoofdpunten, vragen en doelen al op één plek hebt gezet. Vooral wanneer je de vergadering faciliteert en aantekeningen maakt, is het een uitdaging om met beide activiteiten te jongleren .
De agenda helpt je om van het ene onderwerp naar het andere te navigeren terwijl je de voortgang van de vergadering in de gaten houdt. Als er te veel zijgesprekken plaatsvinden en de deelnemers aan de vergadering afdwalen van het onderwerp, kun je iedereen weer op het juiste spoor zetten. Als je achterloopt op de tijd, kun je minder belangrijke onderwerpen overslaan of versneld behandelen.
Nog belangrijker is dat je de moeite (en onnodige stress) van het heen en weer schakelen tussen de agenda van de vergadering en een lege pagina voor aantekeningen.
Als je de verantwoordelijkheid hebt om notulen -notities en besluiten die zijn vastgelegd in formele vergaderingen die moeten worden goedgekeurd door de hogere leidinggevende - bekijk onze verschillende gratis sjablonen voor vergadernotities:
- Sjabloon notulen bouwvergadering
- Sjabloon notulen PTA-vergadering
- Sjabloon notulen verkoopvergadering
- Sjablonen uitgaveopmerkingen
- Sjabloon notulen veiligheidscommissie
- Sjabloon notulen aandeelhoudersvergadering
- Sjablonen voor één-op-één vergaderingen
- Sjabloon notulen vergadering
- Software voor één-op-één vergaderingen
Leg notulen van de vergadering vast in een gestructureerd formaat met de ClickUp Meeting Minutes Template
Tijdens de vergadering
Tip 3: Filter de belangrijkste informatie
Ergens tussen de ums en likes, zijn er belangrijke details om op te letten wanneer iemand in een stroom van bewustzijn spreekt. Maar met een beetje context, vertrouwen en creativiteit bent u binnen de kortste keren een notitie-tovenaar elk vergaderscenario .
Zo ziet dit eruit:
Luister naar de aanwijzingen en hints die de spreker je geeft voor de context
De vuistregel is om op alles voorbereid te zijn. Maar luister naar de nadruk die wordt gelegd op wat ze zeggen, de vragen die worden gesteld en de uitleg die wordt gegeven die van invloed is op het project/taak/doel.
Wees zelfverzekerd en vraag de spreker om te verduidelijken wat hij zegt
Het samenvatten van het ene punt en het niet horen van de belangrijkste details van het volgende is iets wat we allemaal ervaren tijdens het maken van aantekeningen! Als je even niet meer weet wat de spreker zegt, is de kans groot dat andere aanwezigen dat ook doen! Het laatste wat je wilt is verkeerde informatie delen. Later zal er verwezen worden naar deze notities, dus je hebt de waarheid en niets dan de waarheid nodig! (Je teamleden zullen je later dankbaar zijn)
Geef creativiteit en observeer de mensen om je heen
Is er iemand op je werkplek die elke keer weer de productiviteit van een vergadering op de spits drijft? Wie zorgt ervoor dat goede notities en gesprekken moeiteloos verlopen? Neem een bladzijde uit hun boek en observeer hoe ze de mensen in de kamer betrokken en gemotiveerd maken. De kwaliteit van hun vergaderingen resulteert in duidelijke notities die aanzetten tot actie.
Als er geen persoon bij u opkomt, dan hebben we iets voor u! Bij ClickUp zijn we geobsedeerd door het focussen op efficiëntie en output.
ClickUp Docs Handleiding downloaden
De sleutel tot ons succes op het gebied van vergaderproductiviteit is organiseren in de richting van actie. Onze ClickUp Documenten worden altijd gemobiliseerd voor teams in elke tijdzone om de informatie die ze nodig hebben meteen te krijgen.
Hier is een blik op de vier standaard secties in onze vergadernotities: Actiepunten, Benodigde middelen, Follow-up en Gespreksverslag.
Notities voor vergaderingen schrijven in ClickUp Docs
Tip 4: Tag teamleden in het document voor follow-up
Werken met multifunctionele teams en teams met meerdere tijdzones vraagt om een verantwoordelijke helpende hand. Mensen springen van de ene vergadering naar de andere en kunnen vergeten om hun actiepunten of follow-ups af te ronden.
Herinner je je de vergeetcurve?
ClickUp teams gebruiken regelmatig de functies @mention en comment in Docs om werk te volgen, bij te werken en samen te werken. Dit is perfect om onze gerelateerde zijgesprekken en de "ik herinner het me net!"-gedachten bij elkaar te houden.
Als mensen in een opmerking worden getagd, zien ze hun naam gemarkeerd in hun meldingen.
Identificeer belangrijke oproepen en actiepunten terwijl je je meldingen scant
Na de vergadering
Tip 5: Houd de vaart erin met een samenvatting van de vergadering
Benader deze tip met de gedachte dat niemand tijd heeft om de aantekeningen van de vergadering door te lezen. Vooral als het management behoefte heeft aan een snelle status of samenvatting van wat er is gebeurd, wilt u dit korte overzicht op een wrijvingsvrije locatie geven.
Elke vergadering zou een speciale, terugkerende taak moeten hebben om een brug te slaan tussen relevante teamleden, documenten en zelfs andere taken voor vorige, huidige en toekomstige vergaderingen.
Hoe het werkt: Plaats een samenvatting van de belangrijkste punten in de taak, samen met de gekoppelde notities van de vergadering. Zo bespaar je jezelf en anderen in de toekomst tijd met het opzoeken van informatie. Dit verbindt al het werk in één centrale werkruimte en uit inboxen.
Als u nieuwsgierig bent geworden naar ClickUp en wilt beginnen met basisorganisatie, maak dan taken om al uw vergadernotities te organiseren project kick-offs agile ceremonies en inwerken van nieuwe medewerkers -begin met de Vergadering sjabloon !
Map sjabloon voor vergaderingen downloaden
Het bouwen van dit hulpmiddel is ook een waardevol hulpmiddel voor teamleiders om het aantal en de kwaliteit van vergaderingen waaraan iedereen deelneemt te controleren!
Maak een ClickUp List om terugkerende vergaderingen te centraliseren zodat iedereen ze kan bekijken
Tip 5: Gebruik AI om notities samen te vatten, te parafraseren en op te maken
In een digitale wereld speelt kunstmatige intelligentie (AI) een belangrijke rol bij het optimaliseren van de productiviteit. Dit is vooral relevant als het gaat om aantekeningen voor vergaderingen. In plaats van het handmatig samenvatten, parafraseren en opmaken van inhoud, kun je nu AI-mogelijkheden gebruiken om deze taken snel en nauwkeurig uit te voeren. ClickUp Brein , een AI-tool, blijkt in dit opzicht een game-changer te zijn. ClickUp Brain is ontworpen om u te helpen effectiever door grote hoeveelheden vergadergegevens te navigeren. Het kan notities van vergaderingen lezen, de belangrijkste punten eruit halen en beknopte samenvattingen geven. Het wordt eenvoudiger om snelle conclusies te trekken uit lange discussies, wat u kostbare tijd bespaart voor andere belangrijke taken.
Genereer moeiteloos nauwkeurige vergadernotities met ClickUp Brain
Parafraseren is niet langer een taak die een aanzienlijke cognitieve belasting vereist. Met ClickUp Brain is het herschrijven van ideeën in andere woorden geautomatiseerd om plagiaat te voorkomen en een unieke weergave van gedachten te garanderen.
Naast samenvatten en parafraseren is de opmaak van notities cruciaal voor het verbeteren van de leesbaarheid en het vergemakkelijken van snelle verwijzingen. ClickUp Brain helpt u bij het duidelijk structureren van uw notities met kopteksten, opsommingstekens en verschillende tekststijlen om belangrijke informatie te benadrukken.
Met ClickUp Brain kunt u automatisch inzichten genereren uit uw notities van vergaderingen, waarbij alle gedachten, ideeën, beslissingen en actiepunten worden vastgelegd in een gemakkelijk verteerbaar formaat. Het verhoogt niet alleen uw productiviteit tijdens de vergadering, maar zorgt ook voor een effectieve follow-up door meteen de opvallende aandachtspunten en vereiste acties te bieden.
Omarm de kracht van AI bij het maken van notities met ClickUp Brain en verander uw routinevergaderingen in strategische kweekvijvers voor bruikbare intelligentie.
Wie heeft er baat bij het maken van vergadernotities?
- Aannemers: Vergadernotities zijn essentieel voor aannemers om bij te houden welke beslissingen er zijn genomen of welke veranderingen er moeten worden doorgevoerd. Door aantekeningen te maken tijdens een vergadering kunnen ze georganiseerd blijven en er zeker van zijn dat ze de juiste details van de discussie hebben.
- Bouwbedrijven
- Bouwers
- Aannemers & bouwers
- Tuinarchitecten
- Bedrijven: Door aantekeningen te maken bij vergaderingen kunnen bedrijven belangrijke gesprekken en beslissingen bijhouden. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij de vergadering op dezelfde golflengte zit en dat alle teamleden op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen of updates.
- Zakelijke teams
- Bedrijfsanalisten
- Klantenondersteuning
- Vergaderingen met klanten
- Conferentiegesprekken
Bonus tip: Direct korte notities van vergaderingen vastleggen
Ziet uw Google Drive er zo uit?
Voorbeeld van dingen op de moeilijke manier doen in Google Drive
Het overkomt de besten onder ons!
Soms wil je snel notities maken voor je eigen ogen of gedachten opschrijven terwijl je aan het bellen bent of een Zoom-vergadering hebt. Het probleem is dat het bijna onmogelijk wordt om dat ene stukje informatie te vinden dat je weet dat je hebt vastgelegd.
Gebruik voor deze scenario's geen Google Doc. Gebruik in plaats daarvan het ClickUp notitieblok - de perfecte digitale metgezel in uw zak voor notities maken .
Taken maken vanuit het ClickUp notitieblok
Meer informatie over notitieblok
Open het notitieblok vanuit uw browser of mobiele apparaat om op één plek een verzameling gedachten, checklists en bijna-klare taken aan te leggen! Het ClickUp notitieblok bevat ook:
- /Slash commando's: Maak uw notitie op met kopteksten, vette lettertypen, lijsten en nog veel meer
- Slepen-en-neerzetten: Voeg afbeeldingen, gifs, video's en andere bestanden direct toe aan uw notities
- Zoek: Zoek in je notities op trefwoorden in de titel of beschrijving van een notitie
- Archiveren/ontarchiveren: Archiveer of unarchiveer uw notitie
- Omzetten: Converteer uw notitie naar een taak of een document!
Een laatste overweging voor de beste ervaringen met notities voor vergaderingen: Je strategieën en voorkeuren voor het maken van notities zullen na verloop van tijd veranderen. Wanneer je je opties voor de perfecte tool voor het maken van notities doorneemt, geef dan prioriteit aan maatwerk en flexibiliteit.
Het hulpmiddel van je keuze moet je tijd besparen, geen energie verspillen Door je energie te besteden aan zaken als het bijhouden van notities, haal je je werk uit handen om je taken en projecten te verbeteren.
We weten zeker dat u met ClickUp Notepad en Docs uw beste systeem voor het maken van notities ooit zult creëren. Als u uitdagingen op het gebied van vergaderproductiviteit wilt oplossen, kunt u altijd contact met ons opnemen! Schrijf je vandaag nog in voor ClickUp !