Met 28% van de werknemers ten minste een deel van de tijd thuis werkt, is werken op afstand een vast onderdeel van het werkende leven geworden. Dit gaat gepaard met online vergaderingen en de merkwaardige kruising tussen formeel en informeel, waar velen mee worstelen.
Vandaag de dag zijn virtuele vergaderingen net zo gewoon en aanvaardbaar als vijf dagen per week op kantoor werken tien jaar geleden was.
Maar bij dit soort communicatie hoort ook de behoefte aan een virtuele gedragscode. Hoe zorg je ervoor dat iedereen tijdens het gesprek zich gehoord en betrokken voelt en kan deelnemen aan zinvolle gesprekken?
Etiquette voor virtuele vergaderingen helpt teams hun productiviteit te verhogen, hun beste beentje voor te zetten en professionele relaties op te bouwen.
Lees mee terwijl we de fundamentele regels van moderne vergadermanieren onderzoeken, inclusief wat virtuele vergaderetiquette is, de voordelen ervan en tien essentiële regels voor elke professionele online instelling.
Wat is virtuele vergaderetiquette?
De etiquette voor virtuele vergaderingen bepaalt hoe teams en leiders zich moeten gedragen en hoe ze anderen moeten behandelen tijdens online vergaderingen. Zie het als een gestandaardiseerde set richtlijnen om professionaliteit over de hele linie hoog te houden. 🫱🏼🫲🏾
Etiquette voor online vergaderingen is het specifieke protocol dat je geacht wordt te volgen wanneer je verbinding maakt met andere afdelingen, leidinggevende kick-off vergaderingen voor projecten of ideeën brainstormen met je team. De etiquette voor vergaderingen op afstand hangt samen met de kernwaarden filosofieën en doelen. 🎯
Hoewel sommige aspecten specifiek kunnen zijn voor organisaties, zijn er enkele algemene regels voor virtuele vergaderingen die u kunnen helpen om een blijvende en positieve indruk te maken op wie u ook ontmoet. ⬇️
Wederzijds respect en algemene zakelijke etiquette zijn niets nieuws! Maar er zijn enkele grote verschillen tussen virtuele en persoonlijke vergaderingen waar je rekening mee moet houden om op schema, op tijd en geïnformeerd te blijven.
Waarom is de etiquette voor virtuele vergaderingen belangrijk?
Etiquette voor virtuele vergaderingen zet een professionele toon voor vergaderingen op afstand en bevordert sterke relaties.
Zonder deze omgangsregels is het gemakkelijk om kostbare minuten of zelfs uren van je week te verspillen aan een vergadering "die ook een e-mail had kunnen zijn", waarbij sommige leden van het team astrale projectie uitvoeren in de ruimte terwijl anderen de discussie off-topic leiden.
De tijd die nodig is om te wachten tot anderen meedoen, een gesprek aangaan of gemiste discussiepunten inhalen, loopt echt op. En hoe leuk het ook is om onze teamleden op het scherm te zien, er zijn meer bewuste manieren om onze tijd door te brengen. ⏳
Synchroniseer uw vergaderingen vanuit andere werktools met ClickUp om uw hele dag te beheren in de weergave Kalender
Naast uw dagelijkse kalender zijn er nog andere belangrijke voordelen van een goede etiquette voor virtuele vergaderingen, te beginnen met respect voor uw collega's.
Bijna elk aspect van de etiquette voor vergaderingen heeft te maken met gewoonweg voorbereid zijn.
Door tijd, aandacht en moeite te besteden aan een vergadering voordat deze plaatsvindt, laat je je team, leiders en potentiële clients zien dat je hen respecteert. Bovendien zorgt het ervoor dat je vergaderingen vlot verlopen door de instelling en begeleiding van het gesprek om de algemene samenwerking, productiviteit en teamcommunicatie te verbeteren! ✅
Doordachte etiquette voor virtuele vergaderingen laat voldoende tijd om te luisteren, na te denken en op elkaar te reageren. Dit zorgt niet alleen voor vertrouwen tussen de deelnemers, maar stelt iedereen ook in op succes door hen te laten weten wat ze van u kunnen verwachten en wat u van hen terug verwacht.
10 virtuele vergadering etiquette regels
Zelfs als je het gevoel hebt dat je over het algemeen de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen belichaamt, maken de kleine details het verschil.
Op tijd komen, beleefd en aandachtig zijn is niet genoeg om je collega's en organisatoren te laten zien hoeveel werk of kennis je in een vergadering hebt gestoken.
Daarom hebben we deze etiquetteregels voor virtuele vergaderingen opgesteld voor elke online zakelijke instelling. Deel ze met je team zodat jullie samen de standaard van jullie online vergaderingen kunnen verhogen.
Plus, er liggen veel resources, sjablonen en tips in het verschiet voor nog meer ondersteuning bij het onder de knie krijgen van deze nieuwe vaardigheid - precies op tijd voor je volgende Agile vergadering . 😎
1. Ken uw vergadering platform
Net zoals u klaslokalen bezoekt voor de eerste schooldag of de vergaderzaal vindt tijdens uw rondleiding in een nieuw kantoor, is het belangrijk om de videoconferentiesoftware te kennen die u gebruikt voor virtuele vergaderingen.
Als je de vergadering organiseert, zorg er dan voor dat je een expert wordt op het platform voor virtuele vergaderingen door zelfverzekerd te zijn in het gebruik van de software. Als u een tool gebruikt waarmee mensen niet vertrouwd zijn, wees dan bereid om vragen snel te beantwoorden en help hen zich te concentreren op de vergadering door niet zich te hoeven concentreren op de technische ervaring.
En nu we het er toch over hebben... als jij het platform voor vergaderingen moet kiezen, kies er dan een die mensen waarschijnlijk al eerder hebben gebruikt of snel zullen leren kennen, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet.
Een ander belangrijk onderdeel van het kennen van je platform voor virtuele vergaderingen is het kennen van de functies. Als het voor uw vergadering nodig is om break-out rooms te creëren, schermen te delen of samen te werken aan een gedeelde bron, zorg er dan voor dat het platform dit ondersteunt.
Dynamisch gebruik software voor vergaderingbeheer zoals ClickUp is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw ervaring met video conferencing tools zoals Zoom naadloos en elke keer productiviteit is.
Beheer eenvoudig de logistiek, tijd en het abonnement voor uw volgende vergadering met de vergadering van Alle Handen Sjabloon door ClickUp
Kom voorbereid met een agenda die specifiek is voor uw situatie met behulp van deze Sjabloon voor vergadering met alle handen door ClickUp of de Sjabloon voor commissieverslag om duidelijke objectieven te communiceren.
Beide sjablonen bevorderen transparantie in uw team of organisatie en stemmen leden af op sleutel doelen of targets met functies zoals ClickUp Documenten , aangepaste statussen en weergave van meerdere projecten om duidelijkheid te scheppen en samenwerking aan te moedigen.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's efficiënter werken
Nog een manier om je voor te bereiden op de vergadering? Weet wat er op je scherm staat voordat je het deelt Als je 1000 tabbladen open hebt staan, ziet dat er niet goed uit. Het zou niet de eerste keer zijn dat iemand per ongeluk gevoelige bedrijfsinformatie, een privé Slack gesprek of zijn Spotify Wrapped afspeellijst deelt - je wilt niet dat het jou overkomt.
3. Respecteer elkaars tijd
Wees allereerst op tijd. ⏱
Als gastheer van een vergadering is het nooit een goede virtuele vergaderetiquette om uw team te laten wachten en zeker niet potentiële clients.
Maar dezelfde regel geldt voor deelnemers aan vergaderingen - laat je gastheer niet wachten! Uw gastheer is waarschijnlijk een van uw teamgenoten, een lid van een andere afdeling of een manager. Je werkt waarschijnlijk dagelijks met hem of bent zelfs bevriend met hem. Behandel hem of haar met het respect dat we allemaal verdienen door op het geplande tijdstip klaar te staan voor de vergadering.
Als je iemand bent die soms worstelt met dagelijks tijdbeheer, gebruik dan ClickUp om een herinnering in te stellen ! Je toekomstige zelf zal je bedanken voor de kop. 🙌🏼
Herinneringen instellen in ClickUp om bovenop nieuwe positieve gewoonten te blijven zitten
Plus, we hebben allemaal drukke agenda's, maar middelen zoals deze interactieve Team schema sjabloon door ClickUp zorgt ervoor dat elk lid op de hoogte is van wanneer en welke vergaderingen ze de komende weken kunnen verwachten. Als leider zul je ook zien hoe jouw het reisschema van je team vult zich zodat je strategische beslissingen kunt nemen over het beste gebruik van hun tijd!
Blijf op de hoogte van de werklast van vergaderingen voor uw team met de Team Schedule Template van ClickUp Download het sjabloon voor teams door ClickUp
4. Klaar voor succes
We maken misschien grapjes over de combinatie joggingbroek en button-down, maar je moet je er toch aan houden bij alle virtuele vergaderingen.
Of je nu op kantoor bent of online, gepaste kleding is zo belangrijk. De juiste etiquette stelt voor dat je naar je video conferentie draagt wat je in een persoonlijke werkomgeving zou dragen. Maar het goede nieuws is dat er wat speelruimte is bij virtuele vergaderingen, omdat het scherm ruim boven het lichaam wordt afgesneden. Dus ja, je kan die Uggs dragen!
Behalve dat je er leuk uit moet zien, moet je garderobe voor virtuele vergaderingen ook passen bij de toon van de vergadering zelf. Vermijd afleidende sieraden, patronen die niet goed te vertalen zijn op video, of grafische shirts die anderen misschien niet begrijpen.
5. Vermijd afleiding
Vermijd afleiding en vermijd de drang om te multitasken. Blijf gefocust op de vergadering! Als uw gastheer de agenda van tevoren heeft voorbereid en gedeeld, kunt u ervan uitgaan dat elk gesprekspunt doelbewust is en relevant voor het gesprek. Vergeet niet om voor de vergadering..
- Leg je telefoon weg
- Zet de tv of muziek uit
- Demp alle notificaties
- Sluit je extra tabbladen
En alsjeblieft, voor de liefde van alles wat goed en productief is, eet niet tijdens het gesprek.
Chaotische achtergronden zijn een andere veelvoorkomende focus-killer tijdens virtuele vergaderingen. Als je in een coffeeshop bent, de kinderen een dag hebt of een kantoorruimte deelt met je partner, kies dan een alternatieve achtergrond of gebruik een vervagingseffect om jezelf en alle andere deelnemers aan de vergadering bij de sessie te houden.
Zoek naar iets schoons, minimalistisch en neutraals. Dan kun je je richten op het vinden van de plek in je huis met de beste verlichting in plaats van de meest esthetisch aantrekkelijke muur.
Je hoeft het web niet af te struinen op zoek naar een van deze perfecte achtergronden!
Klik op de onderstaande afbeeldingen om deze gratis achtergronden op te slaan en voorkom de afleiding van anderen die door de achterkant van je grote presentatie lopen. 📩
via Cadeau Maesto op Pexels
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/pexels-marc-mueller-380768-1400x786.jpg Achtergrond van stockafbeelding voor Zoom /%img/
via Marc Mueller op Pexels
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/pexels-max-vakhtbovych-6180668-1400x933.jpg Free Zoom Achtergrond /%img/
via Max Vakhtbovych op Pexels
6. Weet wanneer je moet spreken en wanneer je moet luisteren
Actieve luisteraars geven niet alleen iedereen de kans om te spreken, maar laten ook zien dat je geeft om wat ze te zeggen hebben.
De gastheer van de vergadering en de deelnemers moeten de balans vinden tussen spreken, luisteren en vragen stellen om iemand te begrijpen-niet af te breken. Dit zal alle betrokkenen helpen om meer uit het gesprek te halen door een open houding en open communicatie te bevorderen!
Hier zijn nog een paar manieren om de etiquette van een virtuele vergadering te integreren in uw stijl van discussiëren:
- Spreek met vertrouwen, maar houd het beknopt
- Vermijd jezelf te herhalen of je punt te hard te maken
- Houd uw microfoon op mute tenzij u anders wordt verteld of als u aan het woord bent
- Bewaar vragen voor het einde van de discussie, tenzij de host erom vraagt
Een ander probleem waar we allemaal wel eens tegenaan lopen tijdens virtuele vergaderingen is de gevreesde audiovertraging. 🙄
Hoe sterk je wifi ook is, soms valt de verbinding weg tijdens online vergaderingen! Om te voorkomen dat je over iemand heen spreekt of de werkstroom van het gesprek verstoort, kun je indien mogelijk de functie 'hand opsteken' op je platform gebruiken, of je rente om te spreken kenbaar maken in de chat. 🙋🏼♀️
7. Houd aantekeningen tot een minimum beperkt
Ook al zijn je bedoelingen op de juiste plaats, vermijd het maken van gedetailleerde aantekeningen te maken van vergaderingen tenzij je instructies krijgt om dat te doen. Beperk je in plaats daarvan tot de sleutel gesprekspunten en bekijk later de notulen van de vergadering als er opvallende gaten in je aantekeningen zitten.
Een groot voordeel van virtuele vergaderingen is de mogelijkheid om de hele vergadering op te nemen of een samenvatting van de vergadering te maken. Maak gebruik van deze functies om de vergadering zelf zo sterk mogelijk te maken - frequente pauzes in het gesprek verstoren de werkstroom van informatie, vertragen uw agenda en verspillen kostbare tijd.
Wijs als gastheer van een vergadering een lid van je team aan om de notulen van vergaderingen bij te houden en laat je deelnemers weten dat ze onmiddellijk na afloop van de vergadering worden verdeeld. Dit helpt jou en je deelnemers om aanwezig te blijven en voorkomt dat je jezelf moet herhalen!
Maak snel, gedetailleerd en efficiënt notulen met het sjabloon voor notulen van vergaderingen van ClickUp Download het sjabloon voor notulen van vergaderingen door ClickUp Meer informatie over hoe notulen je productiviteit tijdens vergaderingen kunnen verbeteren? Bekijk deze handleiding voor_ het schrijven van effectieve notulen voor vergaderingen elke keer!
8. Lange vergadering? Pauzes inplannen
Als je weet dat de vergadering lang gaat duren, plan dan tijd in de agenda voor een snelle pauze.
Gun jezelf en je collega's een moment om even van het scherm weg te stappen, een snack te pakken of even te rekken. Het zal het gesprek niet belemmeren, maar juist enorm verbeteren! Korte pauzes helpen iedereen om in een goede stemming te blijven zonder vermoeidheid of hoofdpijn.
Het hoeft niet lang te duren, stel gewoon je timer in ClickUp in voor vijf minuten en knal dat sodawater open omdat je het verdient.
Houd de tijd bij, stel tijdsinschattingen in, voeg aantekeningen toe en geef uw tijd overal weer met ClickUp's Global Timer
En als de vergadering die u bijwoont niet vermeldt of er pauzes worden aangeboden, laat dan een snelle "brb!" achter in de chat als u een adempauze nodig hebt, zo simpel is het. 💬
9. Laat ruimte over voor vragen
Bouw het vraag- en antwoordgedeelte van uw vergadering in de agenda in, zodat uw collega's de tijd hebben om vragen voor te bereiden, hun mening te geven of suggesties te doen.
...Als je al deze etiquetteregels voor virtuele vergaderingen ter harte hebt genomen, heb je waarschijnlijk net een stevig en boeiend gesprek achter de rug - verwacht dat mensen er iets over te zeggen hebben. 🙂
Pro tip: moedig deelnemers aan uw vergadering aan om vragen, ideeën of opmerkingen te uiten, zelfs nadat de vergadering is afgelopen.
10. Maak een afsluitende opmerking
Ken je dat paniekerige gevoel voor het nemen van een foto dat je doet uitroepen "wat doe ik met mijn handen?!"? Nou, een virtuele vergadering afbreken zonder een afsluitende opmerking is het professionele equivalent daarvan.
Voordat je collega's afhaken, bespreek je kort de volgende stappen, hoe en wanneer je een vervolgstap zet, eventuele deliverables en de tijdlijn voor de toekomst.
Pro tip: ClickUp kan u helpen om actie items te delegeren vanuit Docs, Whiteboards , opmerkingen en meer, zodat je deze Taken kunt uitvoeren zonder een slag over te slaan! Tekst draaien, schermopnamen en objecten in taken die rechtstreeks verbonden zijn met uw werkstromen om de efficiëntie te verhogen en de vergadering op gang te houden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-2.gif Vormen omzetten in taken in ClickUp-taaks in Whiteboards /%img/
Zet vormen om in taken op uw ClickUp Whiteboard om uw ideeën onmiddellijk in actie om te zetten
Dan - en dat is het belangrijkste - bedank uw team voor hun tijd! Jullie hebben vandaag allemaal geweldig werk geleverd. 👏
Veelgestelde vragen en tips voor virtuele vergaderingen
Wat zijn de do's en don'ts van virtuele vergaderingen?
Virtuele vergaderingen hebben vaak andere verwachtingen voor deelname dan persoonlijke vergaderingen. Om ervoor te zorgen dat iedereen bijblijft en bijdraagt aan het gesprek, zijn hier enkele etiquetterichtlijnen die je kunt volgen:
Do's
- Stip op tijd zijn. Door een paar minuten eerder in te loggen bij de virtuele vergadering kunnen de nodige technische installaties worden uitgevoerd.
- Blijf geconcentreerd. Besteed aandacht aan de spreker alsof u in een persoonlijke vergadering zit.
- Mute wanneer u niet spreekt. Dit helpt om achtergrondgeluiden te verminderen.
- Gebruik video wanneer mogelijk. Het helpt om meer persoonlijke interactie te creëren.
- presenteer in een rustige, goed verlichte ruimte. Een heldere, afleidingsvrije omgeving helpt iedereen om geconcentreerd te blijven.
- Bereid je van tevoren voor. Als je een presentatie geeft, zorg er dan voor dat al je materiaal klaar is voordat de vergadering begint.
Niet doen
- Multitask niet. Dat is respectloos en kan ertoe leiden dat je belangrijke informatie mist.
- Onderbreek niet. Laat anderen eerst hun gedachten afmaken voordat jij begint te spreken.
- Eet niet tijdens de vergadering. Het kan afleiden en onprofessioneel zijn.
- Vergeet niet je techniek te controleren. Zorg ervoor dat je internetverbinding, microfoon en camera van tevoren goed werken.
- Ga niet abrupt weg. Als je de vergadering vroegtijdig moet verlaten, informeer de host dan van tevoren.
Hoe doe je een virtuele vergadering?
Een virtuele vergadering en begroeting is een geweldige manier om een goede verstandhouding met uw collega's op te bouwen, zelfs als u op afstand werkt. Hier volgen enkele tips voor succesvolle virtuele vergaderingen en begroetingen:
- Groet mensen individueel. Begin elk gesprek met jezelf voor te stellen en vraag de ander hoe het gaat.
- Houd het kort en krachtig. Probeer het gesprek gefocust te houden en probeer te voorkomen dat je op een zijspoor belandt.
- Ben een actieve luisteraar. Luister aandachtig en luister naar de opmerkingen van de ander.
- Zorg ervoor dat je weet hoe je de technologie moet gebruiken, zodat iedereen in realtime kan communiceren zonder onderbrekingen of technische problemen.
- Let op lichaamstaal, ook al kun je elkaar niet zien, lichaamstaal is nog steeds belangrijk. Zorg voor een goede lichaamshouding en let op gezichtsuitdrukkingen.
- Beëindig het gesprek beleefd door de ander te bedanken voor zijn of haar tijd en uit te spreken dat je in de toekomst weer contact wilt maken.
Hoe heb je als deelnemer een goede virtuele vergadering etiquette?
Deelnemers aan vergaderingen hebben een belangrijke rol in het succes van virtuele vergaderingen. Hier volgen enkele tips voor goede virtuele vergaderetiquette als deelnemer:
- Bereid je voor. Lees het materiaal dat voor de vergadering is rondgestuurd en kom voorbereid met vragen of opmerkingen.
- Doe mee aan de discussie. Wees niet bang om uw stem te laten horen en deel uw gedachten over het onderwerp.
- Blijf gefocust. Vermijd multitasking, want dat kan iedereen afleiden3.
- Lees respectvol. Luister aandachtig en wees beleefd tegen andere deelnemers aan de discussie.
- Deel je scherm. Als je materiaal hebt dat gedeeld moet worden, zorg er dan voor dat je je scherm met iedereen deelt zodat ze het kunnen volgen.
- **Zorg ervoor dat alle deelnemers weten hoe ze de technologie moeten gebruiken voordat de vergadering begint.
- Blijf bij de Taak en wees niet bang om het gesprek weer op het juiste spoor te brengen als het te ver van het onderwerp afdwaalt.
Moderne virtuele vergaderingen beginnen in ClickUp
Hoe formeel of frequent uw vergaderingen ook zijn, deze 10 etiquetteregels voor virtuele vergaderingen zorgen ervoor dat u de juiste boodschap overbrengt. Of u nu gast of gastheer bent, de tijd die u in uw professionalisme hebt gestoken, zal worden gewaardeerd en tien keer worden terugbetaald!
En dat allemaal door gewoon respectvol met je collega's om te gaan. 💜 Leunen op de ClickUp bronnen die toegankelijk zijn in deze blog om uw algehele productiviteit te verhogen en de norm te stellen voor de etiquette voor virtuele vergaderingen die u en uw team elke keer zouden moeten handhaven.
Inschrijven voor Free Forever-abonnement van ClickUp om toegang te krijgen tot alle hierboven gekoppelde sjablonen, tonnen functies voor het beheer van samenwerkingsvergaderingen, meer dan 1.000 integraties en nog veel meer! Allemaal gratis. 💸