Tegenwoordig zijn virtuele vergaderingen net zo gewoon en geaccepteerd als vijf dagen per week op kantoor werken tien jaar geleden was.
Nu 28% van de werknemers ten minste een deel van de tijd thuiswerkt, is werken op afstand een vast onderdeel van het werkende leven geworden. Daarmee komen online vergaderingen en de merkwaardige kruising tussen formeel en informeel, waar velen moeite mee hebben.
Maar bij dit soort communicatie is een virtuele gedragscode nodig. Hoe zorg je ervoor dat iedereen tijdens het gesprek zich gehoord en betrokken voelt en in staat is om deel te nemen aan zinvolle gesprekken?
Etiquette voor virtuele vergaderingen helpt teams hun productiviteit te verhogen, zich van hun beste kant te laten zien en professionele relaties op te bouwen.
Lees verder terwijl we de basisregels van moderne vergaderetiquette verkennen, inclusief wat virtuele vergaderetiquette inhoudt, de voordelen ervan en tien essentiële regels voor elke professionele online instelling.
Wat is etiquette voor virtuele vergaderingen?
Etiquette voor virtuele vergaderingen legt de lat vast voor hoe teams en leidinggevenden zich moeten gedragen en anderen moeten behandelen tijdens online vergaderingen. Zie het als een gestandaardiseerde reeks richtlijnen om overal professionaliteit te waarborgen. 🫱🏼🫲🏾
Er wordt van u verwacht dat u zich aan goede online vergaderetiquette houdt wanneer u via een videoverbinding contact hebt met andere afdelingen, projectvergaderingen leidt of met uw team brainstormt over ideeën. De etiquette voor vergaderen op afstand van een organisatie sluit aan bij haar kernwaarden, filosofieën en doelen. 🎯
Hoewel sommige aspecten specifiek kunnen zijn voor bepaalde organisaties, zijn er een aantal algemene regels voor virtuele vergaderingen die u kunnen helpen een blijvende en positieve indruk te maken op iedereen die u ontmoet. ⬇️
Houd in gedachten dat wederzijds respect en algemene zakelijke etiquette niets nieuws zijn! Maar er zijn enkele belangrijke verschillen tussen virtuele en persoonlijke vergaderingen waarmee u rekening moet houden om op koers, op tijd en goed geïnformeerd te blijven.
10 regels voor etiquette bij virtuele vergaderingen
Zelfs als u denkt dat u over het algemeen de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen in acht neemt, maken de kleine details het verschil. Daarom hebben we deze etiquetteregels voor virtuele vergaderingen opgesteld voor elke online instelling.
Deel ze met je team, zodat jullie samen de kwaliteit van jullie online vergaderingen kunnen verbeteren.
Bovendien wachten er tal van bronnen, sjablonen en tips op je voor nog meer ondersteuning bij het onder de knie krijgen van deze nieuwe vaardigheid. 😎
1. Ken uw platform voor vergaderingen
Allereerst is het belangrijk om te weten welke video-conferentiesoftware u gebruikt voor virtuele vergaderingen.
Als u de vergadering organiseert, zorg er dan voor dat u van tevoren vertrouwd raakt met uw platform voor virtuele vergaderingen, zodat u de software met vertrouwen kunt gebruiken. Als u een tool gebruikt waarmee mensen niet bekend zijn, wees dan bereid om snel vragen te beantwoorden en hen te helpen zich op de vergadering te concentreren door ervoor te zorgen dat ze zich niet op de technische aspecten hoeven te richten.
Nu we het er toch over hebben... als je een platform voor vergaderingen kiest, kies er dan een dat mensen waarschijnlijk al eens hebben gebruikt of snel zullen omarmen. Dit kunnen videoconferentietools zijn zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet, of een geïntegreerd platform zoals ClickUp dat chat, werkbeheer en projectmanagement combineert.
💡Pro-tip: Start een Zoom-vergadering vanuit een ClickUp-taak met de Zoom-integratie van ClickUp. Leid discussies zonder dat je je ClickUp-werkruimte hoeft te verlaten, terwijl ClickUp alle betrokkenen automatisch laat weten dat ze zo snel mogelijk moeten deelnemen.
Zorg ervoor dat het platform de mogelijkheid ondersteunt om break-outrooms te creëren, schermen te delen of samen te werken aan een gedeeld document als uw vergadering dit vereist.
Het gebruik van dynamische software voor de organisatie van vergaderingen zoals ClickUp is een geweldige manier om elke keer weer een soepele en productieve ervaring te garanderen.
2. Zorg dat je een agenda voor de vergadering bij de hand hebt
We kunnen het niet genoeg benadrukken: voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden!
Zorg dat je een plan hebt voor de vergadering voordat deze begint, en stel een agenda op om je discussie van begin tot eind een duidelijke richting te geven. Voor eersteklas virtuele teamvergaderingen deel je de agenda ruim voor de vergadering met de deelnemers, zodat ze tijd hebben om deze door te nemen, weten wat ze kunnen verwachten en eventuele punten kunnen toevoegen.
Als er materiaal is dat uw deelnemers van tevoren moeten lezen of waarop ze moeten reageren om aan de discussie deel te nemen, deel dit dan ook. Beschouw de agenda van uw online vergadering als een routebeschrijving en geef deelnemers voldoende tijd en middelen om zich voor te bereiden.
De beste manier om je voor te bereiden op een virtuele vergadering is met een aanpasbaar sjabloon voor een vergaderagenda dat aan al je behoeften voldoet. De uitgebreide sjabloonbibliotheek van ClickUp staat vol met gratis bronnen voor elke toepassing – inclusief deze!
Gebruik dit sjabloon voor algemene vergaderingen van ClickUp of het sjabloon voor commissieverslagen om duidelijke doelstellingen te communiceren.
Beide sjablonen bevorderen de transparantie binnen uw team of organisatie en zorgen ervoor dat leden op één lijn zitten wat betreft de belangrijkste doelen of targets voor uw vergadering.
3. Respecteer elkaars tijd
Zorg er allereerst voor dat je op tijd bent. ⏱
Als vergaderleider is het nooit goed om je team of potentiële klanten te laten wachten.
Maar dezelfde regel geldt voor deelnemers aan vergaderingen: laat de gastheer of -vrouw niet wachten! Je gastheer of -vrouw is waarschijnlijk een van je teamgenoten, een lid van een andere afdeling of een manager. Je werkt waarschijnlijk dagelijks met hen samen of bent zelfs bevriend met hen. Behandel hen met het respect dat we allemaal verdienen door op het geplande tijdstip aanwezig te zijn en klaar te zijn om de vergadering te beginnen.
Als je iemand bent die soms moeite heeft met dagelijks tijdmanagement, gebruik dan ClickUp om een herinnering in te stellen! Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn voor de waarschuwing. 🙌🏼
Bovendien hebben we allemaal drukke agenda's, maar met hulpmiddelen zoals dit interactieve teamschemasjabloon van ClickUp weet elk lid van het team precies wanneer er vergaderingen zijn en wat er de komende weken op het programma staat.
📮ClickUp Insight: Uit onze enquêtegegevens over vergaderingseffectiviteit blijkt dat 25% van de vergaderingen gemiddeld 8 of meer deelnemers telt. We hebben ook vastgesteld dat een gemiddelde vergadering ongeveer 51 minuten duurt. Deze grote vergaderingen kunnen op organisatieniveau het resultaat zijn van minstens 6 tot 8 uur gezamenlijke vergadertijd per week. Wat als je dit zou kunnen verminderen? ClickUp verandert de manier waarop teams communiceren! In plaats van langdurige vergaderingen, werk je rechtstreeks samen binnen taken met behulp van opmerkingen, bijlagen, spraaknotities, video-clips en meer – allemaal op één plek. 💫 Echte resultaten: De wereldwijde teams van STANLEY Security hebben al meer dan 8 uur per week bespaard op vergaderingen en updates met onze alles-in-één-app voor werk!
4. Kleed je voor succes
Of je nu op kantoor bent of online, gepaste kleding is erg belangrijk. Volgens de etiquette draag je tijdens een video-vergadering hetzelfde als in een fysieke werkomgeving.
Maar het goede nieuws is dat er bij virtuele vergaderingen wat speelruimte is, aangezien het scherm ruim boven de taille wordt bijgesneden – wat betekent dat je die Uggs inderdaad kunt dragen!
Je kleding voor virtuele vergaderingen moet er niet alleen netjes uitzien, maar ook passen bij de toon van de vergadering zelf. Vermijd afleidende sieraden, patronen die niet goed overkomen op video of T-shirts met opdruk die anderen misschien niet begrijpen.
5. Vermijd afleidingen
Blijf gefocust op de vergadering en vermijd de neiging om te multitasken. Vergeet niet om vóór de vergadering:
- Leg je telefoon weg
- Zet de tv of muziek uit
- Zet alle notificaties op stil
- Sluit je extra tabbladen
En alsjeblieft, in het belang van alles wat goed en van productiviteit is: eet niet tijdens het gesprek.
Deelt u uw scherm? Zorg dan dat u weet wat erop staat voordat u het deelt. Het is geen goed idee om 1.000 tabbladen open te hebben staan. Hoewel het niet de eerste keer zou zijn dat iemand per ongeluk gevoelige bedrijfsinformatie, een privégesprek op Slack of zijn Spotify-afspeellijst deelt, wilt u niet dat dit u overkomt.
Chaotische achtergronden zijn een andere veelvoorkomende afleiding tijdens virtuele vergaderingen. Als je in een koffiebar zit, de kinderen op je hebt of een kantoorruimte deelt met je partner, kies dan een alternatieve achtergrond of gebruik een vervagingseffect om ervoor te zorgen dat jij en alle andere deelnemers bij de sessie blijven.
Kies voor een strakke, minimalistische en neutrale achtergrond. Zo kun je je concentreren op het vinden van de plek in je huis met de beste belichting in plaats van de mooiste muur.
Je hoeft echter niet het internet af te speuren naar een van die perfecte achtergronden!
Klik op de afbeeldingen hieronder om deze gratis achtergronden op te slaan en voorkom dat anderen achter je langs lopen tijdens je belangrijke presentatie. 📩
6. Weet wanneer je moet spreken en wanneer je moet luisteren
Actief luisteren geeft iedereen de kans om te spreken en laat zien dat je belangstelling hebt voor wat ze te zeggen hebben.
De vergaderleider en deelnemers moeten een balans vinden tussen spreken, luisteren en vragen stellen om iemand te begrijpen – en niet om hem of haar af te kraken. Een open houding en open communicatie helpen alle betrokkenen om meer uit het gesprek te halen!
Hier volgen nog enkele tips over etiquette bij virtuele vergaderingen met betrekking tot het spreken tijdens gesprekken:
- Spreek met zelfvertrouwen, maar houd het beknopt
- Vermijd herhalingen of het te nadrukkelijk benadrukken van je punt
- Zet je microfoon op mute, tenzij je aan het woord bent
- Bewaar vragen voor het einde van de discussie, tenzij de gastheer erom vraagt
Een ander probleem waar we allemaal wel eens tegenaan lopen tijdens virtuele vergaderingen is de gevreesde audiovertraging. 🙄
Hoe sterk je wifi ook is, de verbinding valt soms nog steeds weg tijdens online vergaderingen! Om te voorkomen dat je iemand in de rede valt of de werkstroom van het gesprek verstoort, gebruik je indien mogelijk de functie 'hand opsteken' op je platform, of geef je in het chat-venster aan dat je wilt spreken. 🙋🏼♀️
7. Beperk het maken van aantekeningen tot een minimum
Ook al zijn je bedoelingen goed, maak geen gedetailleerde aantekeningen van de vergadering, tenzij je daar opdracht toe krijgt. Houd je in plaats daarvan bij de belangrijkste gesprekspunten en bekijk de aantekeningen later nog eens als er opvallende hiaten in je aantekeningen zitten.
Een groot voordeel van virtuele vergaderingen is de mogelijkheid om de hele vergadering op te nemen of een samenvatting te maken. Maak gebruik van deze functies om de vergadering zelf zo effectief mogelijk te maken – veelvuldige onderbrekingen in het gesprek verstoren de werkstroom, vertragen de agenda en verspillen kostbare tijd.
Wijs als vergaderleider een lid van uw team aan om de notulen bij te houden en laat de deelnemers weten dat deze direct na afloop van de vergadering worden verdeeld. Dit helpt u en uw deelnemers om bij de les te blijven en voorkomt dat u dingen steeds opnieuw moet herhalen!
💡Pro-tip: Met ClickUp Docs kunnen deelnemers samen aantekeningen maken en deze met één klik omzetten in acties dankzij de geïntegreerde taakaanmaak.
Notulen vatten de hoofdlijnen en belangrijkste conclusies van belangrijke vergaderingen samen. Ze worden met alle betrokkenen gedeeld en houden de voortgang in het oog, zodat follow-ups en actiepunten sneller kunnen worden uitgevoerd.
Hulpmiddelen zoals onze sjabloon voor notulen van bestuursvergaderingen en de sjabloon voor vergadernotulen van ClickUp maken dit proces overzichtelijker en efficiënter met aanpasbare, vooraf opgezette pagina's om teams, aantekeningen en details te beheren in een gezamenlijk ClickUp-document!
Wilt u meer informatie weten over hoe notulen uw productiviteit tijdens vergaderingen kunnen verbeteren? Bekijk dan deze handleiding voor het schrijven van effectieve vergadernotulen , elke keer weer!
💡Pro-tip: Bespaar kostbare tijd na je vergadering door ClickUp Brain je vergaderaantekeningen te laten samenvatten en taken en subtaaken aan te laten maken in ClickUp. Als je de vergadering hebt opgenomen, kan Brain de opname ook voor je transcriberen en vertalen!
8. Lange vergadering? Plan pauzes in
Als u weet dat de vergadering lang gaat duren, plan dan een korte pauze in de agenda in.
Gun uzelf en uw collega's even de tijd om even achter het scherm vandaan te komen, iets te eten of even te strekken. Het zal het gesprek niet in de weg staan – het zal het juist aanzienlijk verbeteren! Korte pauzes helpen iedereen om opgewekt te blijven zonder last te krijgen van vermoeidheid of hoofdpijn.
Het hoeft niet lang te duren, stel gewoon je timer in ClickUp in op vijf minuten en trek dat flesje bruisend water open, want je hebt het verdiend.
En als er bij de vergadering die je bijwoont niet wordt vermeld of er pauzes zijn, laat dan even een kort "brb!" achter in de chat als je even pauze nodig hebt, zo simpel is het. 💬
9. Laat ruimte voor vragen
Neem het vraag-en-antwoordgedeelte van uw vergadering op in de agenda, zodat uw collega's voldoende tijd hebben om vragen voor te bereiden, hun mening te geven of suggesties te doen.
Als je al deze regels voor etiquette bij virtuele vergaderingen ter harte hebt genomen, heb je waarschijnlijk net een stevig en boeiend gesprek achter de rug – reken er maar op dat mensen daar iets over te zeggen zullen hebben. 🙂
💡Pro-tip: Moedig de deelnemers aan je vergadering aan om ook na afloop van de vergadering vragen, ideeën of opmerkingen te delen.
10. Sluit af met een slotwoord
Sluit uw virtuele vergadering op een positieve noot af door even de tijd te nemen om deze op de juiste manier af te ronden.
Voordat je collega's afsluiten, neem je kort de direct volgende stappen door, hoe en wanneer je follow-up geeft, eventuele deliverables en de tijdlijn voor de verdere planning.
💡Pro-tip: ClickUp kan je helpen actiepunten uit documenten, Whiteboards, opmerkingen en meer te delegeren, zodat je meteen aan de slag kunt met deze taken zonder ook maar een moment te verliezen! Zet tekst, schermopnames en objecten om in taken die direct aan je werkstroom zijn gekoppeld om de efficiëntie te verhogen en het momentum van de vergadering vast te houden.
En dan – en dat is het allerbelangrijkste – bedank je team voor hun tijd! Jullie hebben vandaag allemaal geweldig werk geleverd. 👏
Waarom is etiquette bij virtuele vergaderingen belangrijk?
Etiquette voor virtuele vergaderingen zorgt voor een professionele sfeer bij vergaderingen op afstand en bevordert sterke werkrelaties. Hier zijn enkele redenen waarom het essentieel is om de regels voor virtuele vergaderingen te volgen:
- Het naleven van de juiste etiquette getuigt van professionaliteit, wat helpt bij het opbouwen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij collega's, klanten of belanghebbenden
- Door tijd, aandacht en moeite te besteden aan een vergadering voordat deze plaatsvindt, laat u uw team, leidinggevenden en potentiële klanten zien dat u hen respecteert. Bovendien zorgt het ervoor dat uw vergaderingen soepel verlopen door het gesprek op te zetten en te sturen
- Bij virtuele vergaderingen zijn vaak deelnemers betrokken die zich op verschillende locaties en in verschillende tijdzones bevinden. Door de juiste etiquette in acht te nemen, zoals op tijd komen, je microfoon dempen wanneer je niet spreekt en bij het onderwerp blijven, worden afleidingen tot een minimum beperkt en blijft de vergadering gefocust en efficiënt
- Het naleven van goede praktijken voor virtuele vergaderingen – zoals anderen aan het woord laten, onderbrekingen vermijden en rekening houden met culturele gevoeligheden – bevordert een omgeving van wederzijds respect en samenwerking
- Goede etiquette, zoals het gebruik van helder geluid en video, het houden van oogcontact (via de camera) en actief deelnemen, zorgt ervoor dat de communicatie effectief is en dat iedereen zonder verwarring kan volgen
- Georganiseerd zijn, multitasking vermijden en de agenda van de vergadering respecteren helpen deelnemers om gefocust te blijven. Dit vermindert frustratie en stress, vooral bij vergaderingen die kort na elkaar plaatsvinden
Zonder deze gedragsregels verspil je al snel kostbare minuten of zelfs uren van je week aan een vergadering die net zo goed via e-mail had kunnen plaatsvinden. En hoe leuk het ook is om onze teamleden op het scherm te zien, er zijn zinvollere manieren waarop we onze tijd kunnen besteden. ⏳
Doordachte etiquette voor virtuele vergaderingen laat voldoende tijd over om naar elkaar te luisteren, na te denken en te reageren. Dit schept niet alleen vertrouwen onder de deelnemers, maar stelt iedereen ook in staat om succesvol te zijn door hen te laten weten wat ze van u kunnen verwachten en wat u op uw beurt van hen verwacht.
Veelgestelde vragen en tips over etiquette bij virtuele vergaderingen
Wat zijn de do's en don'ts van virtuele vergaderingen?
Bij virtuele vergaderingen gelden vaak andere verwachtingen ten aanzien van deelname dan bij fysieke vergaderingen. Om ervoor te zorgen dat iedereen bij de les blijft en een bijdrage levert aan het gesprek, volgen hier enkele richtlijnen voor de etiquette:
Wat je nog moet doen
- Wees punctueel. Door een paar minuten eerder in te loggen op de virtuele vergadering, heb je voldoende tijd voor eventuele technische installaties.
- Blijf gefocust. Besteed aandacht aan de spreker alsof u in een persoonlijke vergadering zit.
- Zet je microfoon op mute als je niet spreekt. Dit helpt om achtergrondgeluiden te verminderen.
- Gebruik waar mogelijk video. Dit helpt om een persoonlijkere interactie te creëren.
- Zorg dat u zich in een rustige, goed verlichte ruimte bevindt. Een heldere, afleidingsvrije omgeving helpt iedereen om gefocust te blijven.
- Bereid je van tevoren voor. Als je een presentatie geeft, zorg er dan voor dat al je materiaal klaar is voordat de vergadering begint.
Wat je niet moet doen
- Doe niet aan multitasken. Dat is respectloos en kan ertoe leiden dat je belangrijke informatie mist.
- Onderbreek niet. Laat anderen hun gedachten afmaken voordat u begint te spreken.
- Eet niet tijdens de vergadering. Dit kan afleidend en onprofessioneel overkomen.
- Vergeet niet je apparatuur te controleren. Zorg ervoor dat je internetverbinding, microfoon en camera van tevoren goed werken.
- Ga niet plotseling weg. Als u de vergadering vroegtijdig moet verlaten, breng de gastheer of -vrouw dan van tevoren op de hoogte.
Hoe organiseer je een virtuele kennismaking?
Een virtuele vergadering is een geweldige manier om een band op te bouwen met je collega's, zelfs als je op afstand werkt. Hier zijn enkele tips voor succesvolle virtuele vergaderingen:
- Begroet mensen individueel. Begin elk gesprek door jezelf voor te stellen en de ander te vragen hoe het met hem of haar gaat
- Houd het kort en bondig. Probeer het gesprek gefocust te houden en afdwalen te vermijden.
- Wees een actieve luisteraar. Luister aandachtig en heb oog voor de opmerkingen van de ander
- Zorg ervoor dat u weet hoe u de technologie moet gebruiken, zodat iedereen in realtime kan communiceren zonder onderbrekingen of technische problemen
- Let op je lichaamstaal. Ook al zie je alleen elkaars gezichten, lichaamstaal blijft belangrijk. Zorg voor een goede houding en let op je gezichtsuitdrukkingen
- Sluit het gesprek beleefd af door de ander te bedanken voor zijn of haar tijd en aan te geven dat u in de toekomst weer een verbinding wilt aangaan
Hoe zorg je als deelnemer voor goede etiquette bij virtuele vergaderingen?
Deelnemers aan vergaderingen spelen een belangrijke rol bij het succes van virtuele vergaderingen. Hier volgen enkele tips voor goede etiquette bij videovergaderingen als deelnemer:
- Wees voorbereid. Lees alle materialen die voorafgaand aan de vergadering zijn verstuurd en zorg dat u vragen of opmerkingen paraat heeft.
- Neem deel aan de discussie. Wees niet bang om je mening te geven en je gedachten over het onderwerp te delen.
- Blijf gefocust. Vermijd multitasken, want dat kan voor alle betrokkenen afleidend zijn
- Wees respectvol. Luister aandachtig en wees beleefd tegen andere deelnemers aan de discussie
- Deel uw scherm. Als u materiaal hebt dat moet worden gedeeld, zorg er dan voor dat u uw scherm met iedereen deelt, zodat zij het kunnen volgen
- Gebruik technologie op de juiste manier. Zorg ervoor dat alle deelnemers weten hoe ze de technologie moeten gebruiken voordat de vergadering begint
- Blijf bij de Taak en wees niet bang om het gesprek weer op het juiste spoor te brengen als het te ver van het onderwerp afdwaalt.
👀Wil je meer handige tips voor effectieve vergaderingen? Lees dan dit:
Maak je virtuele vergaderingen productief met ClickUp
Hoe formeel of frequent uw vergaderingen ook zijn, de etiquetteregels voor virtuele vergaderingen die we hebben gedeeld, zorgen ervoor dat u de juiste boodschap uitdraagt. Uw inzet zal door iedereen die erbij betrokken is worden opgemerkt, en of u nu gast of gastheer bent, de tijd die u erin steekt, zal worden gewaardeerd en tienvoudig worden terugbetaald!
Dit alles door simpelweg respectvol te zijn tegenover je collega's. 💜
Maak gebruik van de ClickUp-bronnen die in deze blog beschikbaar zijn om je algehele productiviteit te verbeteren en de norm te stellen voor de etiquette bij virtuele vergaderingen die jij en je team altijd in acht moeten nemen. Als je je vergaderingen nog productiever wilt maken, biedt ClickUp je:
- ClickUp Whiteboards voor virtueel brainstormen en het delen van ideeën tijdens je online vergadering
- Een kalender in ClickUp die je kunt integreren met je Google Agenda om je vergaderingen vanaf één plek te beheren
- ClickUp Chat combineert audio- en videochats, groepschats, instant messaging en meer
- Integraties met al je dagelijkse werkapps
- ClickUp Clips voor het maken en delen van schermopnames
Met het Free Forever-abonnement van ClickUp krijg je toegang tot alle gekoppelde sjablonen, talloze functies voor het samen beheren van vergaderingen, meer dan 1.000 integraties en nog veel meer! En dat allemaal gratis. 💸
Meld je aan en probeer ClickUp vandaag nog voor je virtuele vergaderingen!