In de bedrijfswereld kun je gebombardeerd worden door eindeloos jargon - "laten we de bal aan het rollen brengen en het team inzetten om stromen te synergetiseren en kerncompetenties te versterken, voordat we later terugkomen om de draad weer op te pakken" - Dat maakt het leven te verwarrend.
Om door het lingo heen te prikken, moet je eens nadenken over action items. Ze klinken niet indrukwekkend of revolutionair. Maar ze zijn veel effectiever om dingen Klaar te krijgen dan een traditionele actieplan nog te doen lijst of dat nu op kantoor of in de keuken is.
De sleutel tot actiepunten is dat ze aangeven dat er iets gedaan moet worden. Een specifieke methode om taken te formuleren in termen van de vereiste actie en niet van het gewenste resultaat, kan de productiviteit aanzienlijk verhogen en u dichter bij uw ambities op lange termijn brengen.
Wat is een actie-item?
Een actie item lijkt misschien een zakelijke bijnaam voor een Taak, maar het zijn verschillende dingen. Een Taak verschijnt meestal op een nog te doen lijst als een kort, eenvoudig opsommingsteken. Er is meestal geen substantiële informatie, behalve het wat.
Een action item daarentegen is een uitgebreidere, maar nog steeds relatief beknopte Taak met een beschrijving die de taak omschrijft in termen van wie, wat, hoe en wanneer. Op die manier kan iedereen die het ontvangt er onmiddellijk mee vertrouwd raken.
Tegelijkertijd kan het op het werk duidelijker zijn om te bepalen welke werknemer de taak het beste kan voltooien door de taak op zo'n manier te presenteren. Dit maakt deel uit van je actieplan .
Hiermee kan een manager gemakkelijker delegeren zonder te hoeven vertragen en dingen twee keer uit te leggen. Action items spreken voor zich. ClickUp's sjabloon voor actie-items downloaden
5 Tips voor de lijst met actiepunten
Hier zijn onze vijf belangrijkste tips voor het maken van fantastische actie-items die u helpen uw focus te behouden, taken te voltooien en doelen te realiseren:
1. Maak uw actiepunten concreet, niet abstract
Zoals we al eerder vermeldden, worden Taken meestal opgeschreven als ongrijpbare, abstracte resultaten, zoals "create pitch deck", terwijl actie-items evalueerbare, concrete acties moeten zijn, zoals "collaborate with marketing on 20 minute pitch presentation with handouts for Monday" Voor briljante action items moet je uit de wolken komen en met beide benen op de grond staan.
2. Actie-items opsplitsen zodat ze in één regel passen MAAR voeg een beschrijving toe
Als het even lang duurt om te lezen als om te doen, doe je het op de verkeerde manier. Lange actie-items zien er misschien informatiever uit, maar ze zijn vaker verwarrend en onproductief. Ze hoeven niet zo grappig te zijn als een zingy, one-liner in de comedy club, maar ze moeten wel zo kort zijn! Dat gezegd hebbende, zorg ervoor dat je aanvullende informatie toevoegt als die essentieel is voor het begrip van een toegewezen persoon. Als je voor jezelf schrijft, vergeet je misschien details en kun je voor de zekerheid een korte beschrijving toevoegen.
3. Werk met een consistent format
Op dezelfde manier als kunsthistorici hun Rembrandt van hun Caravaggio kunnen onderscheiden, kunnen uw actie-items naam maken als ze consistent en effectief zijn. Consistentie leidt tot een beter begrip, met als bonus dat je efficiënter wordt in het voorbereiden van actie-items door hetzelfde format te gebruiken.
4. Deel je actiepunten in op context, actie en middelen.
Het is belangrijk, niet in de laatste plaats vanuit het oogpunt van efficiëntie, om te organiseren en categoriseren waar van toepassing. Met betrekking tot actiepunten moet je ze absoluut rangschikken op basis van hun context (welk project, type werk, werkgebied), de acties zelf ( creatief communicatief, administratief), en de benodigde middelen ( personeel, materialen, tijd, uitbesteding) ). Al is het maar een manier om georganiseerd te blijven, je zult zien dat het een enorm voordeel is om je items op deze manier te organiseren.
5. Relais tijdens het samenwerken
Als uitstaande items afhankelijk zijn van de medewerking van verschillende mensen, moet u daar heel duidelijk over zijn en ervoor zorgen dat iedereen zijn rol in de Taak kent. In Instances waar het actie-item wordt doorgegeven en doorgegeven aan anderen, moet iedereen in staat zijn om het op te pakken en ermee aan de slag te gaan. Na het voltooien van je actiepunt, moet er een nieuw item zijn om het te vervangen, een die iedereen op de hoogte houdt. Bij gezamenlijk werk is het vooral belangrijk om opnieuw te beoordelen welke informatie moet worden doorgegeven en of dezelfde samenwerking nog steeds nodig is.
Bonus: Feitenblad sjablonen !
Wat maakt een goed actie item?
Overweeg eerst de Taak: "Vind groothandelaren voor nieuwe producten." Wat zijn de beperkingen? Nou, dit is eigenlijk alleen maar het eindresultaat, dat natuurlijk relevant is, maar op zichzelf niet echt veel doet.
Er wordt niet aangegeven wie de leiding heeft over de Taak, hoe het Nog te doen of wanneer het klaar moet zijn. Het is niet echt nuttig.
Action items moeten vastleggen:
- Wie is verantwoordelijk voor het voltooien van het werk?
- **Welke actie moet worden ondernomen?
- Hoe kan de actie gedaan worden?
- Wanneer is de deadline?
Met behulp van dit model kan het actie-item dus luiden als: "De afdeling Operations belt potentiële groothandelaars (zie lijst) om een deal te sluiten voor het nieuwe bereik keukengerei - deadline 10 maart."
De voordelen zijn legio.
Er is een duidelijke eigenaar van de taak, een duidelijk overzicht van wat er gedaan moet worden en een deadline.
Er is zelfs relevante informatie die het proces kan versnellen.
Maak het niet te bont met extra details, want dat kan averechts werken. Een action item is geen walkthrough voor buitenaardse wezens: "bel groothandels door met je dominante hand het telecommunicatietoestel op te pakken en de juiste 11-cijferige nummerreeks te kiezen."
Als je extra informatie gaat toevoegen, zorg er dan voor dat het waardevol en relevant is.
Net zoals je veel doelstellingen hebt voor een groter doel, kun je veel actie items hebben per doelstelling. Samengevat,
- Taken drukken gewenste resultaten uit (doelen).
- Action items tonen letterlijke acties die nodig zijn om ze te vervullen.
Hoe schrijf je actie-items?
Zoals we nu weten, worden actie-items gebruikt om acties te definiëren die nodig zijn om een taak of taak te voltooien. "Aap ziet, aap doet", bij wijze van spreken. Om een actie-item te maken, vraag je jezelf dus af wat er gedaan moet worden en hoe je het kunt doen.
Probeer de actie in één of twee zinnen te beschrijven.
Als je actie-item te veel stappen lijkt te bevatten, verdeel het dan in kleinere Taken.
De sleutel is om het actie-item op te schrijven zodra je het hebt bedacht. Als het duidelijk, beknopt en communiceerbaar is, geformuleerd op een manier waarmee je de Taak in een klein aantal stappen kunt voltooien, kun je het een actiepunt noemen en aan de slag gaan!
Een goed voorbeeld kan direct na de instelling worden opgevolgd. Als je merkt dat dit niet het geval is, heb je het actie-item waarschijnlijk te ingewikkeld of te dubbelzinnig gemaakt.
Voorbeelden van actiepunten
- Verkoop aan contactpersoon Springleaf client over vertragingen in verzending
- IT & Agency bespreken om de website-updates van volgende week af te ronden - moet klaar zijn tegen donderdag
- HR stuurt prestatieverslag (25 juli) naar assistent-directeur - fysieke kopie.
- Opvolging met projectmanager over budget en extra kosten (februari tot april) tegen woensdag
Zelfs als je actiepunten voor jezelf schrijft, is het nog steeds een goed gebruik om alle onderdelen op te nemen. Je zult (hopelijk!) begrijpen waar je het over hebt.
Je kunt er misschien mee wegkomen om bepaalde details weg te laten, maar als een bedrijf actiepunten gebruikt voor de dagelijkse rapportage van werknemers of voor prestatiebeoordelingen het opnemen van deze informatie is beter voor het bijhouden van je werk.
Conclusie
Het opvolgen van deze tips voor je takenlijst en actiepunten neemt niet veel tijd in beslag, maar kan de manier waarop je je actiepunten schrijft en opsomt volledig veranderen.
Met ClickUp beschikt u over de juiste productiviteitstools en functies om uw actiepunten en takenlijsten te verbeteren. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp !