Heb je wel eens aan een project gewerkt waarbij iemand niet de informatie kreeg die hij nodig had om een taak uit te voeren of een mijlpaal te halen? Of erger nog, ze wisten niet dat ze iets toegewezen hadden gekregen?
Misschien ben jij wel eens die iemand geweest. Zelfs als projectmanager.zo
Het is makkelijk om te zeggen dat deze situaties ontstaan door onduidelijke doelstellingen, beperkte middelen of zelfs slechte communicatie. Maar deze redenen zijn symptomen van een groter probleem.
Bijna 40% van de projecten mislukken door slechte planning.
Complexe projecten waarbij meerdere teams betrokken zijn, kunnen nog moeilijker zijn.
Workstreams zijn een dynamische oplossing voor dit probleem. In deze gids leer je alles wat je moet weten over workstreams. We behandelen wat een workstream in projectmanagement is, de voordelen ervan en vijf voorbeelden om je te helpen je eigen workstream te creëren.
Laten we erin duiken!
Wat is een workstream in projectmanagement?
Een workstream is een hulpmiddel om grote stukken werk op te splitsen om een project vooruit te helpen.
Het is een reeks gerelateerde taken of activiteiten die voltooid moeten worden om een specifiek doel te bereiken. Workstreams kunnen ook synoniem zijn met je projectmijlpalen of ze bevatten, afhankelijk van het project. Bij correct gebruik helpt een workstream teams om functieoverschrijdend te werken, te organiseren, te plannen en hun voortgang in realtime bij te houden.
Het belangrijkste idee achter workstreams is dat elk team dat betrokken is bij een project alleen zijn deel hoeft af te handelen, waardoor het makkelijker wordt voor projectmanagers om toezicht te houden op de voortgang.
Hierdoor verloopt het project sneller en soepeler met minimale verwarring of vertraging. Workstreams zijn ontworpen om werk op te splitsen in segmenten, zodat teams zich kunnen concentreren op de gebieden waarin ze gespecialiseerd zijn, wat de efficiëntie verhoogt.
Een Gantt-diagram helpt je te visualiseren wat een werkstroom is. Bouwprojecten hebben bijvoorbeeld veel afhankelijkheden -mijlpalen die voltooid moeten zijn voordat je verder gaat.
Bekijk meerdere projecten op één Gantt-grafiek in ClickUp
Het team dat verantwoordelijk is voor het verkrijgen van een vergunning moet zijn taak volbrengen voordat het project kan "stromen" naar het sloopteam.
Het is gemakkelijk om werkstromen te verwarren met workflows . Een workflow vertegenwoordigt de proceskaart (of een deel van een proces), dat de specifieke opeenvolging van taken bevat die moeten worden voltooid.
Een workstream is niet de opeenvolging van taken, maar de output van verschillende teams die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
De voordelen van het gebruik van workstreams voor projectmanagement
Als projectmanager kun je profiteren van het gebruik van workstreams in plaats van traditionele taakgebaseerde benaderingen. Workstreams kunnen projecten versnellen en de voortgang beter zichtbaar maken.
Hier zijn vier voordelen van workstreams.
1. Georganiseerd plan
Door een project op te splitsen in kleinere werkstromen, kunnen projectmanagers een duidelijk en georganiseerd plan voor het project opstellen. Dit maakt het toewijzen van taken en het bijhouden van de voortgang gemakkelijker en zorgt ervoor dat elk aspect van het project aan bod komt.
In het ideale geval creëer je je workstream voordat een project begint. Als je dat doet, weet je wat projectbeperkingen waar je tegenaan loopt.
Stel taken in om elkaar te blokkeren of op elkaar te wachten om een afhankelijkheid te maken in ClickUp
Een werkstroombenadering zorgt ervoor dat een project op elk punt op tijd en binnen het budget wordt afgerond, zodat de projectuitvoering is nooit in gevaar.
2. Elimineert organisatorische silo's
Als er meerdere teams bij een project betrokken zijn, is het makkelijk voor elk team om geïsoleerd te werken. Als je deze ervaring hebt, ben je niet de enige.
Werkplek-silo's, zoals ze worden genoemd, komen vaak voor. Bijna 55% van de bedrijven geeft aan dat ze silo teams hebben.
Werkstromen bestrijden silo's. Ze zijn bedoeld om projectleden snel en gemakkelijk informatie te laten delen tussen afdelingen of organisaties. Dit betekent dat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen in het project, waardoor silo's verdwijnen.
Workstreams teamsamenwerking verbeteren door een duidelijk kader te bieden. Teamleden weten voor welke taken ze verantwoordelijk zijn, kunnen visualiseren door de juiste communicatiemiddelen en kunnen samenwerken om taken te voltooien die verband houden met hun specifieke werkstroom.
3. Stelt u in staat om gebieden die voor verbetering vatbaar zijn gemakkelijk te identificeren
Het bijhouden van specifieke statistieken met betrekking tot elk onderdeel van het project is van vitaal belang voor het succes van het project. Workstreams helpen hier ook bij. Door deze statistieken in elke werkstroom te analyseren, kunnen projectmanagers gebieden identificeren waar de prestaties laag zijn en stappen ondernemen om deze te verbeteren.
Maak aangepaste of vooraf gemaakte automatiseringsrecepten om routinewerk te automatiseren en je complexe workflow te vereenvoudigen
Workstreams kunnen worden ingesteld om automatisering te implementeren waar mogelijk, zodat er minder handmatig hoeft te worden ingegrepen. Automatisering kan helpen om fouten te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en teamleden vrij te maken om zich te concentreren op meer strategische taken.
5 Voorbeelden van Projectmanagement Werkstromen
Als je aan projectmanagement denkt, denk je waarschijnlijk aan het bouwen van wolkenkrabbers en het ontwerpen van software. Maar alles met een begin, midden en einde is een project.
Aan welk project je ook werkt, workstreams kunnen helpen.
We zullen vijf voorbeelden van projectmanagement workstreams met je delen. Terwijl je leest, is het belangrijk om te onthouden dat de meeste projecten zelden of nooit perfect lineair zijn.
In elk project zul je te maken krijgen met veranderingen waar je geen invloed op hebt, zoals een sleutelfiguur die ziek wordt, een projectomvang aanpassing of een verlaging van het budget. Tijdlijnen en processen kunnen uit de hand lopen. Daarom moet je werkstromen opbouwen. Deze vijf voorbeelden zouden je aan het denken moeten zetten.
1. Een evenement plannen
Het plannen van een evenement is misschien een van de eenvoudigste vormen van projectmanagement. Maar eenvoudig betekent niet onbelangrijk. Evenementplanning is een $5,6 miljard industrie .
Hier zijn de belangrijkste werkstromen die je nodig hebt om bijna elk type evenement te plannen.
- Bepaal het doel, de doelgroep en de doelstellingen van het evenement
- Bepaal de kosten voor alle aspecten van het evenement (locatie, catering, entertainment, enz.)
- Een geschikte locatie voor het evenement zoeken en selecteren
- Verkopers inhuren voor catering en andere noodzakelijke diensten
- Ontwerp evenementmateriaal (uitnodigingen, posters, flyers, banners, enz.)
- Breng het evenement onder de aandacht van het publiek. ( Een QR-code toevoegen bij de ingang van uw etablissement, e-mailmarketing, groepen op sociale media, het gebruik van uw nieuw ontworpen flyers en banners, enz.)
- Het evenement succesvol uitvoeren en beheren
Dit is misschien niet alles wat je doet. Maar deze werkstromen zijn de grote blokken van output die moeten worden bereikt voor een succesvol project.
PRO TIP Creëer een solide en soepel evenementplanningssysteem met de Sjabloon voor evenementenbeheer van ClickUp en beheer al uw unieke activiteiten op één plek met vooraf gemaakte weergaven, aangepaste statussen, aangepaste velden, documenten en meer. Gebruik deze sjabloon om alles te plannen en te visualiseren, van locatieverkenning tot het verkrijgen van offertes, stem uw team en resources op elkaar af voor een soepele samenwerking om de klus te klaren, en houd de voortgang en doelen bij om ervoor te zorgen dat uw evenementen op tijd en binnen het budget plaatsvinden
Maak het beheer van evenementenprojecten eenvoudiger met de sjabloon voor evenementenbeheer van ClickUp. De sjabloon wordt geleverd met kant-en-klare en aanpasbare weergaven en functies om u te helpen een succesvol evenement te plannen
2. Een mobiele app bouwen
De app-ontwikkeling proces vereist een aantal complexe stappen. Hier zijn de werkstromen die je over het algemeen zou kunnen hebben bij een mobiel app-project:
- Bepaal het doel van de app
- Verzamel technische vereisten
- Maak een wireframe van navigatie en inhoud
- Ontwerp de UI/UX
- Start de ontwikkeling
- Unit- en integratietesten uitvoeren
- Voorbereiden op implementatie
ClickUp is geweldig voor agile projectbeheer en zijn digitale Whiteboards zijn een krachtig hulpmiddel voor het in kaart brengen van complexe projecten zoals het bouwen van een app of website. Je kunt er elk soort canvas mee maken. Zoals sticky notes:
ClickUp Whiteboards bieden alle creatieve en samenwerkingsfuncties die u nodig hebt om de stroomdiagrammen van uw dromen te maken
Of een afhankelijkheidsdiagram:
Maak visuele weergaven van complexe ideeën zoals user flows, wireframes en engineering diagrammen met ClickUp Whiteboards
PRO TIP Bij het ontwikkelen van een nieuw product moeten uw ontwerp en gebruikerservaring (UX) bovenaan staan. Maar hoe kunt u meerdere gedetailleerde constructies en werkstromen op één plek vastleggen? ClickUp Whiteboards zijn ideaal voor het uitzetten van gebruikersstromen, het maken van wireframes en het construeren van visuele weergaven van ingewikkelde engineering diagrammen. Taken toevoegen, Documenten , Lijsten en zelfs mensen op je Whiteboard om zo ongeveer alles te visualiseren. Ga aan de slag met de Inleiding tot Whiteboards Sjabloon door ClickUp ! Deze sjabloon wordt geleverd met een gids om u te helpen optimaal gebruik te maken van de Whiteboard-functie in ClickUp.
3. Uitrol van branding
De rebranding vereist zorgvuldige planning, uitvoering en communicatie tussen marketing, human resources en executive leadership teams. Enkele belangrijke werkstromen zijn:
- Merk- en marktonderzoek uitvoeren
- Een merkstrategie ontwikkelen
- Merkactiva creëren
- Merkrichtlijnen ontwikkelen
- Implementeer de nieuwe merkstrategie
In een klein bedrijf is de marketingafdeling heeft misschien maar een of twee werknemers die binnen veel van deze stromen werken. Een groter bedrijf kan een onderzoeks- en ontwikkelingsteam hebben een grafisch ontwerpteam, een marketingteam, een social media-team, enz. die allemaal samen aan dit project werken.
PRO TIP Gebruik software voor merkbeheer om je te helpen bij het plannen, bijhouden en beheren van alles wat je nodig hebt om een succesvol merk uit te rollen en te onderhouden. Je kunt ook profiteren van aanpasbare sjablonen voor merkbeheer om toegang te krijgen tot een solide raamwerk dat je zal helpen om processen consistent en soepel te laten verlopen.
4. Campagne voor personeelsbehoud
De personeelsafdeling wordt meestal beschouwd als "operations" en gezien als iets dat helemaal losstaat van projectmanagement. Dat is meestal terecht.
Tenzij een HR-campagne een begin, midden en einde heeft. Dan is het een project.
Hier zijn belangrijke werkstromen voor een HR-retentiecampagne.
- Onderzoek medewerkerstevredenheid enstrategieën voor werknemersbetrokkenheid* Retentiestrategie bepalen
- Retentiecijfers vaststellen
- Ontwikkel een implementatieplan
- Het plan uitvoeren en beheren
- Follow-up met regelmatige enquêtes en prestatiebeoordelingen
PRO TIP Vereenvoudig personeelsbeheer en creëer de beste werknemerservaring door gebruik te maken van een HR-beheerplatform voor werving en selectie, onboarding, talentmanagement en personeelsbeheer.
5. Strategische planning op lange termijn
Ons laatste voorbeeld is nog zo'n buiten-de-doos-project. Strategische planning op lange termijn is geen project in de zin dat het een tastbaar product oplevert.
Het is een project voor de richting van de hele organisatie, zodat elk ander project zinvol is in de organisatorische context.
Werkstromen voor strategische planning kunnen zijn:
- Een situatieanalyse uitvoeren (sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen)
- De visie van het bedrijf bepalen
- De missie van het bedrijf definiëren
- Organisatorische doelen vaststellen
- Bepaal de behoeften aan middelen
- VaststellenKPI's en prestatiecijfers Ontwikkel eenimplementatieplan Het strategisch plan bewaken en aanpassen
PRO TIP Bekijk 10 gratis sjablonen voor strategische planning om je op weg te helpen.
Hoe maak je je eigen werkstroom?
Dit gedeelte geeft een overzicht van de basisstappen die u moet doorlopen om een werkende workstream te creëren. In voorbeeld 2 wordt de nadruk gelegd op ClickUp functies die gebruikt kunnen worden voor het maken van workstreams.
1. Identificeer de betrokken teams en mensen
Het creëren van projectwerkstromen vereist een gezamenlijke inspanning van meerdere teams en individuen, elk met hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Je eerste stap is om precies te weten welke teams en, specifiek, welke mensen deel zullen uitmaken van elke werkstroom.
Hier zijn vier brede groepen teams om in gedachten te houden, hoewel deze per branche kunnen verschillen.
- Werkgroepen: Dit zijn de afzonderlijke teams die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van het eigenlijke projectwerk (ontwerpers, ontwikkelaars, producttesters, enz.)
- Analisten: Dit is het team dat verantwoordelijk is voorhet verzamelen en analyseren van projecteisen en het communiceren ervan naar het projectteam
- Technical Leads: Dit is het team dat verantwoordelijk is voor het geven van technische richting en begeleiding aan het projectteam.
- Kwaliteitsborging: Zij voeren test- en verificatieactiviteiten uit om defecten te identificeren en ervoor te zorgen dat het project voldoet aan de gedefinieerde acceptatiecriteria.
Als je eenmaal bij de visualisatiestap bent aangekomen, wil je ervoor zorgen dat deze teams en personen in elke stroom zijn geïdentificeerd.
2. Kies uw communicatiemiddel
Workstreams zijn ontworpen om de cross-functionele inspanning te verbeteren. Maar het managen van meerdere teams en externe of hybride werknemers kan dat moeilijk maken. Je communicatie zal zo goed zijn als de tool die je gebruikt.
Om dit probleem aan te pakken, kun je het beste het volgende gebruiken hulpmiddelen voor projectbeheer met asynchrone communicatie functies om gelijktijdig samen te werken en ervoor te zorgen dat iedereen met de meest recente versie van het project werkt.
Uiteindelijk zal de juiste tool voor je projecten afhangen van de specifieke behoeften van het project en het team. Het is belangrijk om de mogelijkheden, de functionaliteit en het gebruiksgemak van elke tool te bekijken voordat je een beslissing neemt.
3. Visualiseer uw tijdlijn
De tijdlijnweergave in ClickUp geeft een overzicht van je bronnen en taken
Voordat u begint met het maken van een grafiek, begint u met het oplijsten van de belangrijke mijlpalen die worden vertegenwoordigd door of zijn opgenomen in elke werkstroom. Dit hoeft niet erg gedetailleerd te zijn - vergeet niet dat je daar je werkstroom voor hebt.
Elke werkstroom moet zijn eigen regel in je tijd hebben, waarbij de lengte van elke regel afhangt van hoeveel tijd het kost.
Het tijdsbestek van dit project moet ook worden weergegeven door een horizontale lijn bovenaan de grafiek.
Sommige werkstromen kunnen afhankelijkheden hebben. Identificeer deze en zorg ervoor dat ze worden weergegeven in je visual. Nu ben je klaar om een tijdlijn te maken voor de werkstroom. U moet alleen nog de juiste tool kiezen. ClickUp heeft alles wat u nodig hebt op één plek om uw tijdlijn te visualiseren.
4. Stel rollen en regels op voor het projectteam
Iedereen die betrokken is bij het project moet het doel van elke stroom begrijpen en zijn deel doen om die mijlpaal te bereiken. Begin met het toewijzen van specifieke rollen en verantwoordelijkheden aan elk teamlid met betrekking tot hun specifieke werkstroom.
RACI Rollen in ClickUp's Whiteboard View via Alladdine Djaidani
Dit zal ervoor zorgen dat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is en wat er van hem of haar wordt verwacht. Richt u vervolgens op deze drie punten:
- Stel deadlines vast voor elke werkstroom om op schema te blijven
- Regelmatige communicatiekanalen opzetten om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang van het project
- Stel duidelijke procedures op voor het nemen van beslissingen, het oplossen van conflicten en het escaleren van problemen om de kans te verkleinen dat een probleem het project doet ontsporen
Bekijk deze_ RACI sjablonen !
5. Automatiseer waar je kunt
We hebben erop gewezen dat werkstromen waar nodig geautomatiseerd kunnen worden. Vraag jezelf af wat geautomatiseerd kan worden en wat door een mens gedaan moet worden. Geautomatiseerde processen helpen u ook om op- of af te schalen naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen voor veel minder dan de kosten van een werknemer.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
6. Evalueren en verfijnen
Dit is het deel waar het harde werk om de hoek komt kijken. Controleer regelmatig je werkstroom om er zeker van te zijn dat je vooruitgang boekt in de richting van je KPI's. Focus op de tijdlijn, het budget, de kwaliteit en de tevredenheid van de belanghebbenden. Focus op de tijdlijn van het project, het budget, de kwaliteit en de tevredenheid van de belanghebbenden.
Dan is het jouw taak als projectmanager om de nodige aanpassingen te doen om je workstream op schema te houden.
Gebruik projectbeheertools om grote projecten te overwinnen
Projecten kunnen ingewikkeld worden. Het maakt niet uit in welke branche je werkt of aan welk project je werkt. Als je deadlines hebt of er zijn meerdere teams bij betrokken, plan dan goed om te voorkomen dat je een projectstatistiek wordt.
Dat is waar werkstromen om de hoek komen kijken. Deze gids heeft je dichter bij het verbeteren van de communicatie en productiviteit gebracht, het verfijnen van je workflows en het verbeteren van de samenwerking. Nu is het tijd om in actie te komen.
Verander de manier waarop u uw projecten plant en begin vandaag nog met het opbouwen van uw workstream. ClickUp heeft alle tools die u nodig hebt om uw workstream op te bouwen en uw mensen verbonden te houden, zodat er niets tussenuit glipt.
Begin vandaag nog gratis! 
---
Gast Schrijft r:
freya Laskowski
is een SEO-consultant die merken helpt hun organische verkeer te vergroten door content te creëren en te verspreiden. Ze wordt geciteerd in verschillende online publicaties, waaronder Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance en de Huffington Post.
ze is ook eigenaar van CollectingCents, een blog over persoonlijke financiën die ze vanaf de grond heeft opgebouwd. Je kunt haar bereiken op freya@collectingcents.com_