Uitbesteden is een van de meest succesvolle en moderne manieren om je bedrijf te beheren. Het stelt je in staat om taken te delegeren aan externe medewerkers zodat jij je kunt richten op je kerntaken. Maar het succesvol beheren van uitbestede projecten kan een uitdaging zijn als je niet weet waar je moet beginnen.
Wat als we je vertellen dat er een manier is om het uitbesteden van projectmanagement te vereenvoudigen?
Virtuele assistenten zijn een doorbraak voor de productiviteit van bedrijven op het gebied van verkoop, boekhouding, klantenservice en nog veel meer. Projectbeheer is een van de meest voorkomende uitbestedingstaken die je aan een VA kunt geven!
In dit artikel bekijken we hoe je projectbeheer kunt uitbesteden, VA's kunt inzetten voor je bedrijf en het maximale kunt halen uit productiviteitstools om uw workflow te vereenvoudigen en uw bedrijf uit te breiden. Deze technische hulpmiddelen kunnen processen stroomlijnen, werkdruk verlichten en ervoor zorgen dat projecten goed en op tijd worden uitgevoerd.
Voordat we ons gaan verdiepen in het uitbesteden van projectbeheer, kijken we eerst naar wat uitbesteding is. 👀
Wat is outsourcing? Uitbesteden is iemand buiten je bedrijf inhuren om taken uit te voeren of diensten te verlenen om je interne team te helpen. Je kunt outsourcing gebruiken om gaten in je werk op te vullen of om extra hulp te krijgen als er te veel te doen is.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld zijn klantenservice uitbesteden uit aan een externe leverancier. Het outsourcingbedrijf voor klantenservice zal dan taken afhandelen zoals het opzetten van chatbots, het oplossen van problemen van klanten en het bieden van ondersteuning via telefoon, e-mail of chat.
Dit kan het bedrijf helpen om 24/7 ondersteuning te bieden aan zijn klanten, zelfs met beperkte openingstijden. Het kan ook interne resources vrijmaken zodat teams zich kunnen richten op hun kerncompetenties, zoals verkoop of productontwikkeling.
Er zijn veel manieren om uit te besteden, afhankelijk van de behoeften en voorkeuren van je bedrijf, waaronder:
- Offshore Outsourcing: Wanneer een bedrijf een outsourcingbedrijf in een ander land of een andere regio inhuurt om specifieke taken of diensten uit te voeren
- Onshore Outsourcing: Wanneer een bedrijf activiteiten terugbrengt naar het thuisland
- Dedicated Outsourcing: Wanneer een bedrijf een team van een derde partij inhuurt om zich uitsluitend te richten op een bepaald project, functie of proces
- Staff Augmentation: Als een bedrijf zijn interne team aanvult met externe medewerkers
- Virtual Assistant Outsourcing: Wanneer een bedrijf niet-kerntaken inhuurt en delegeert aan eenvirtuele assistent ## 5 voordelen van uitbestede diensten voor uw bedrijf
Outsourcing heeft veel voordelen en bedrijven van alle groottes gebruiken het om een concurrentievoordeel te behalen. Hier zijn vijf van de belangrijkste voordelen van outsourcing.
1. Toegang tot gespecialiseerde vaardigheden en talenten
Met outsourcing is de locatie niet langer een cruciale aanwervingsfactor, want je kunt hoogopgeleide werknemers kunt inhuren uit het buitenland zonder de extra kosten en moeite.
Maak gebruik van gespecialiseerd talent en expertise die intern misschien niet beschikbaar zijn om werklasten te beheren efficiënt en middelen beter prioriteren en toewijzen.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
Dit kan helpen werklasten balanceren door bepaalde taken over te hevelen van overbelaste werknemers naar externe leveranciers die ze efficiënter kunnen uitvoeren, en door voortdurende personeelstekorten te voorkomen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat taken worden toegewezen aan de meest gekwalificeerde en bekwame personen, wat uiteindelijk tot betere resultaten leidt.
Toegang tot een wereldwijde talentenpool geeft u ook een concurrentievoordeel om innovatiever, responsiever en flexibeler te worden.
2. Verbeterde productiviteit en projectkwaliteit
Door uit te besteden kunt u zich richten op uw kerncompetenties en strategische doelen, terwijl u niet-kerntaken aan de experts overlaat. Bovendien kan het uitbesteden van projecten management uw bedrijf helpen om de activiteiten te stroomlijnen en de tijd en middelen verminderen die nodig zijn om taken uit te voeren.
Virtuele assistentendiensten vereisen niet alleen extra handen om een paar projecten en meer werk te voltooien. VA's kunnen je ook helpen bij het analyseren en ontwikkelen van de juiste productiviteitsstrategieën voor uw bedrijf zodat u uw werk sneller en met een hogere kwaliteit kunt doen.
3. Kostenbesparingen
Uw bedrijf kan kosten besparen op arbeid, overhead en operaties door uit te besteden omdat u niet zoveel tijd en middelen hoeft te besteden aan het aannemen en opleiden van nieuwe werknemers zoals een interne projectmanager.
Kleine bedrijven besteden uit om lacunes in vaardigheden efficiënt op te vullen via Koppeling
4. Flexibiliteit en schaalbaarheid
Je wilt je bedrijf waarschijnlijk laten groeien, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar outsourcing is een strategie om de groei van je bedrijf te versnellen omdat het de flexibiliteit biedt om je snel aan te passen aan veranderingen in de markt zonder grote investeringen in aanwerving, training of apparatuur.
Een onderzoek van Koppeling ontdekte dat bedrijfseigenaren optimistisch zijn over outsourcing als bedrijfstactiek, vooral tijdens de recessie. Het is een kosteneffectieve oplossing om vaardigheidskloven te overbruggen, kosten te verlagen en het bedrijf naar nieuwe hoogten te brengen.
5. Minder risico's
Door uit te besteden, draagt u bepaalde risico's over aan de serviceprovider zodat u uw activiteiten kunt diversifiëren. In plaats van tijd en geld te moeten investeren in het intern aannemen van personeel, kun je die verantwoordelijkheid overdragen aan een outsourcingprovider en bijna onmiddellijk nieuwe mensen aannemen als de zaken niet goed gaan.
Bovendien hebben outsourcingbedrijven een lijst met professionals met gevarieerde vaardigheden, zodat je zeker weet dat je de juiste persoon meteen vindt in plaats van ontelbare cv's te moeten sorteren en gevreesde sollicitatiegesprekken te moeten voeren.
Wat is outsourcing in projectmanagement?
Zoals we al zeiden, projectmanagement is een van de meest voorkomende taken om uit te besteden aan een virtuele assistent.
Project management outsourcing verwijst naar het inhuren van een derde partij of externe projectmanagers om specifieke taken of volledige projecten uit te voeren in naam van een bedrijf. Het kan gaan om virtuele assistentendiensten in verkoop, klantenondersteuning, boekhouding, grafisch ontwerp of andere PM-taken.
Wanneer je projectmanagement uitbesteedt, zorgen ervaren medewerkers ervoor dat projecten op tijd, binnen budget en volgens de kwaliteitsnormen verlopen. Dit maakt je vrij voor activiteiten die waarde toevoegen, zoals het stimuleren van de verkoop of het verbeteren van je producten.
4 voordelen van uitbesteding van projectmanagement
Uitbesteding van projectmanagement kan uw go-to strategie zijn voor projecten naadloos uit te voeren .
Hier zijn vier belangrijke voordelen van outsourcing in projectmanagement:
1. Toegang tot hoogopgeleid personeel
Het uitbesteden van projectmanagement biedt hoogopgeleide werknemers om je bedrijf uit te breiden. U kunt talent inhuren met specifieke expertise in uw niche of een generalist die ook een veelzijdige en behendige probleemoplosser is.
Een uitbestede projectmanager kan je bedrijf bijvoorbeeld helpen om op schema te blijven, risico's te beheren en grotere projecten aan te nemen. Concentreer je op je kerntaken en laat de complexe en vaak tijdrovende taak van projectmanagement over aan experts.
Je profiel voor virtuele assistenten instellen en bekijken via Magic
PRO TIP Verbeter je onboarding proces en zorg ervoor dat je alle bases afdekt door gebruik te maken van de ClickUp Onboarding Checklist Sjabloon om uw externe projectmanager of team in minder tijd aan de slag te krijgen.
2. Snel inhuren
Met uitbestede projectmanagers in je team kun je de kosten vermijden die gepaard gaan met het inhuren en opleiden van een fulltime interne projectmanager. In plaats daarvan kun je betalen voor projectmanagementdiensten op basis van behoefte.
Dit betekent ook snelle doorlooptijden omdat processen worden gestroomlijnd. De beste outsourcingbedrijven kunnen al binnen een week iemand inhuren voor jouw zakelijke behoeften.
PRO TIP Stel verwachtingen en blijf vanaf het begin op één lijn door gebruik te maken van de ClickUp Project Management Services Contract Sjabloon . Deze documentsjabloon schetst de belangrijkste informatie over de overeengekomen diensten, zoals de reikwijdte van de dienst en contractvoorwaarden.
3. Kennis van multigereedschap
Uitbestede projectmanagers beschikken vaak over de middelen die nodig zijn om projecten sneller af te ronden.
Virtuele assistenten weten in het bijzonder hoe ze veel projectmanagementtool s, zoals geavanceerde tools zoals ClickUp die een breed scala aan functies kan bieden voor het beheren van complexe projecten. Een VA die bekend is met ClickUp kan projecten beheren met behulp van gewone projectmanagementmethoden -Agile, Waterval of Hybride, om er een paar te noemen.
VA's van projectmanagers kunnen deze tools gebruiken om georganiseerd te blijven en efficiënter te werken. Ze kunnen ze ook gebruiken om betere manieren te vinden om je workflows te verbeteren en je doelen te bereiken.
PRO TIP Er zijn veel variaties van de agile aanpak die beginners en zelfs ervaren projectmanagers overweldigend kunnen vinden, maar het goede nieuws is dat je een basisaanpak kunt implementeren agile workflow aan uw projecten in slechts enkele minuten met een agile sjabloon zoals de ClickUp sjabloon voor agile projectbeheer .
4. Toegang tot nieuwe technologie
Met een VA-projectmanager heb je toegang tot technologie die je je misschien niet kunt veroorloven of waar je geen tijd voor hebt. Dit omvat kunstmatige intelligentie (AI) die zich snel ontwikkelt en veel industrieën ontwricht.
Door de voortdurende ontwikkeling verandert AI onze manier van werken. De behoefte aan vaardigheden op het gebied van AI en machinaal leren zal de komende vijf jaar naar verwachting met 71% stijgen. Er is dus geen beter moment om deze nieuwe technologie in uw voordeel te gebruiken!
Herschrijftool in Magic AI, een GPT-tool ontworpen voor virtuele assistenten om hen te helpen efficiënter e-mails te schrijven
Voor één, Magisch personeel op afstand is uitgerust met aangepaste MagicAI, die hun efficiëntie verbetert. Deze succesvolle outsourcingsorganisatie concentreert zich op het geven van mogelijkheden aan zijn assistenten met AI om taken te automatiseren menselijke fouten te verminderen, nieuwe inzichten te onthullen en VA's van projectmanagers te helpen bij het genereren van e-mailontwerpen, zodat er minder tijd en moeite nodig is om een bericht vanaf nul op te stellen.
PRO TIP Gebruik ClickUp AI om uw interne teams te helpen sneller te schrijven en geschreven inhoud van hoge kwaliteit te produceren, en werken met Magic's virtuele assistenten die zijn uitgerust met MagicAI om meer gedaan te krijgen in minder tijd en kwaliteitsprojecten op tijd af te leveren.
Projectbeheer uitbesteden voor uw bedrijf
Projectbeheer uitbesteden is een strategische zet als je processen wilt stroomlijnen, kosten wilt besparen en tijd wilt vrijmaken voor belangrijkere taken.
Er zijn verschillende manieren om projectbeheer uit te besteden, dus laten we de beste opties bekijken.
1. Bedrijven voor het uitbesteden van bedrijfsprocessen
Bedrijven voor het uitbesteden van bedrijfsprocessen (BPO) zijn externe dienstverleners die een reeks bedrijfsprocessen aanbieden:
- Back-office taken, zoalsgegevensinvoer en salarisverwerking
- Klantgerichte taken, zoals klantenservice en verkoopondersteuning
- Projectmanagementtaken, zoals projectplanning en kwaliteitsborging
BPO-bedrijven kunnen gevestigd zijn in hetzelfde land als de klant of in het buitenland voor lagere arbeidskosten. Ze bieden schaalbare oplossingen die kunnen worden aangepast aan uw bedrijfsbehoeften om uw activiteiten en marktpositie te verbeteren.
Sales outsourcing is een voorbeeld van een BPO-service. Het inhuren van een verkoopteam op afstand is een eenvoudigere, effectievere en goedkopere oplossing dan het zelf inhuren van een team. Uitbestede vertegenwoordigers voor verkoopontwikkeling kunnen leads zoeken, kwalificeren en prospecteren, koud bellen, afspraken maken en vele andere SDR-taken uitvoeren voor bedrijven van elke grootte.
Maak een gedeeld dashboard om uw verkoopactiviteiten te visualiseren, de voortgang bij te houden en meer in ClickUp Dashboards
2. Kennis proces outsourcing bedrijven
Knowledge process outsourcing (KPO) bedrijven leveren hoogwaardige, op kennis gebaseerde diensten die geavanceerde vaardigheden en expertise vereisen. Ze huren hoogopgeleide en bekwame werknemers in die expertise hebben op gebieden zoals:
- Marktonderzoek
- Gegevensanalyse
- Financiële analyse
- Juridische diensten
- Technisch ontwerp
Wanneer je projectbeheer uitbesteedt aan KPO's, krijg je toegang tot specialisten die je bedrijf kunnen helpen weloverwogen beslissingen te nemen en een concurrentievoordeel te behalen. Met KPO's hoeft u geen fulltime personeel aan te nemen of te investeren in dure technologie en training.
3. Uitbesteding van virtuele assistenten
Virtuele assistenten zijn geweldige projectmanagers voor je bedrijf. Ze zijn technisch onderlegd, detailgericht en werken goed samen met zowel interne als externe teams.
Ze kosten ook minder dan fulltimers en zijn gemakkelijk te integreren in je bedrijfsprocessen.
Om ervoor te zorgen dat projecten soepel verlopen, kunnen ze helpen met administratieve taken zoals het plannen van vergaderingen, het beheren van e-mails en het organiseren van bestanden. Hierdoor maken jij en je team kostbare tijd vrij om zich te richten op meer strategische taken.
Succesvol projectbeheer omvat ook het opvolgen van deadlines en ervoor zorgen dat projecten binnen de scope blijven, en VA's zijn gespecialiseerd in ijverige communicatie. Bovendien kun je met een outsourcingbedrijf binnen een week een projectmanager inhuren met veel minder overhead.
De tijdlijnweergave in ClickUp geeft een overzicht van je bronnen en taken
Wat u moet weten wanneer u projectbeheer uitbesteedt
Als je nieuw bent met outsourcing of het uitbesteden van projectmanagement, zijn hier een paar tips om je te helpen het meeste uit deze service te halen:
- Identificeer je behoeften en de taken die je wilt uitbesteden: Houd rekening met factoren zoals projectdoelen, teamleden, planningen, budgetten en risico's
- Onderzoek en evalueer potentiële dienstverleners: Zoek een outsourcingprovider die aansluit bij uw wensen en behoeftenbedrijfsdoelstellingen, budget en behoeften op het gebied van projectbeheer. Zoek naar een sterke staat van dienst, ervaring in de sector en expertise in de taken die je wilt uitbesteden
- Bepaal de reikwijdte en verwachtingen van het project: Bepaal deomvang van het werk door tijdlijnen, resultaten en verwachtingen op te nemen. Ervoor zorgen dat het project verloopt zoals gepland met meerdere communicatiekanalen
- Stel duidelijke communicatieprotocollen op: Bevorder open en duidelijke communicatie met je uitbestede team om op de hoogte te blijven van de voortgang van het project, uitdagingen en kansen
- Bewaak altijd de voortgang van het project: Zelfs bij outsourcing van projectmanagement betekent dit niet dat je gewoon moet wachten op de resultaten. Blijf betrokken en geef waar nodig feedback. Dit zorgt ervoor dat de voortgang van het project nog steeds in lijn is met je zakelijke doelen en verwachtingen
Projectbeheertools gebruiken voor samenwerking en communicatie
Tools voor projectmanagement bieden een scala aan functies die samenwerken en communiceren met teams, zowel intern als extern, makkelijker dan ooit maken.
ClickUp, bijvoorbeeld, stroomlijnt het projectmanagementproces en de communicatie en samenwerking met interne teams, klanten, bureaus en anderen veel naadlozer door iedereen en al hun werk op één centrale plek samen te brengen.
Project monitoren
updates, beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp Workspace
Hoe ClickUp kan helpen projectbeheer en samenwerking met externe teams te verbeteren:
- Nodig gasten uit op uw werkruimte: Gewoongasten uitnodigen voor uw ClickUp werkruimte en beheer waartoe ze toegang hebben met de privacy- en toestemmingsinstellingen. Deze belangrijke functie in ClickUp stelt uw externe teams in staat om met u samen te werken op het platform, zoals u zou doen met uw interne teams, behalve met beperkte toegang om gevoelige informatie en projecten te beschermen
- Bewaak updates encommuniceer asynchroon of in real-time: Wijs eenvoudig taken toe, bewaak de voortgang, ontvang updates in real-time en communiceer in de taak via opmerkingen,Chatweergaveen overal in ClickUp
- Gemakkelijk en veilig documenten, bestanden en meer delen: ClickUp Documenten, Dashboards, Whiteboards en meer delen via privé of openbare links
- Dashboard met real-time rapportage: Bouw uwdashboard op maat en krijg een overzicht op hoog niveau van al je werk, bewaak de voortgang en beheer knelpunten efficiënter
- Aanpasbare sjablonen: Toegang tot meer dan 1000 aanpasbaresjablonen voor aannemers van elke use case om elk type werk te starten, inclusiefsjablonen voor projectbeheer Bovendien, hulpmiddelen voor projectbeheer bieden een effectieve manier om samen te werken met teams op afstand, zodat gebruikers belangrijke documenten en updates naadloos en eenvoudig kunnen delen. Gebruikers kunnen bijhouden wie de updates heeft gezien, waardoor de communicatie tussen teamleden op verschillende locaties wordt gestroomlijnd.
Uiteindelijk zal het implementeren van een alles-in-één projectmanagementtool zoals ClickUp interne en externe teams in staat stellen om effectiever samen te werken en te communiceren, wat resulteert in een hogere productiviteit en betere resultaten.
Maak gebruik van projectbeheertools en uitbesteding om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen
Het uitbesteden van projectmanagementdiensten verandert de manier waarop u werk gedaan krijgt.
Het is slim om tijd te besparen en op te schalen zonder de stress en kosten van het aannemen van meer mensen. Met outsourcing profiteer je ook van toegang tot wereldwijd toptalent, grotere flexibiliteit en minder risico's.
Maar daar houdt het niet op! Als je ervoor kiest om projectbeheer uit te besteden aan een virtuele assistent, kun je verder de productiviteit van uw bedrijf verhogen wanneer u grotere, complexere projecten aanneemt.
De meeste mensen denken dat VA's alleen gegevens kunnen invoeren en e-mails kunnen schrijven, maar ze zijn ook geweldige projectmanagers. Ze bieden persoonlijke ondersteuning en flexibiliteit om aan je project- of bedrijfsbehoeften te voldoen en gebruiken een breed scala aan tools om ervoor te zorgen dat elk project soepel verloopt.
Klaar om projectbeheer gemakkelijker, sneller en kosteneffectiever te maken?
ClickUp is een efficiënte en probleemloze manier om uw projecten te beheren. Het heeft functies en tools die elke projectmanagementmethodologie ondersteunen en het eenvoudig maken om te beginnen met het uitbesteden van projecten. En bij Magic behoren hun virtuele assistenten tot de top 3% van het talent en zijn ze bedreven in vele tools en software.
Maak het trainen van een VA als externe projectmanager nog eenvoudiger door gebruik te maken van
kant-en-klare sjablonen
om een vliegende start te maken met elk type werk. Ga nu aan de slag en stijg op met outsourcing van projectmanagement!
---
Gastschrijver:_
li is een contentschrijver bij Magic die zich toelegt op het vastleggen van verhalen die inzichten verschaffen en gesprekken op gang brengen over een breed scala aan onderwerpen, zoals uitbesteding van bedrijfsprocessen, verkoop, klantenservice en bedrijfsvoering._