Heb je wel eens het gevoel dat de takenlijst van je team voor een klant een stapel brandende bowlingkegels is waarmee je probeert te jongleren?
Alleen heb je geen enkel jongleertalent en heb je al een van je wenkbrauwen geschroeid? Als je je in dit scenario kunt herkennen, heb je een nieuwe strategie voor werkdrukbeheer nodig.
Workload management is de superlijm die je bedrijfsprocessen bij elkaar houdt.
Zonder dit zou je stapel papierwerk net zo groot zijn als de Mount Everest. Je projectplanningen net zo ongeorganiseerd zijn als de slaapkamer van je tiener. En de takenlijst van je werknemers zou net zo eindeloos zijn als hun social media feed!
Maar wat is werkdrukbeheer eigenlijk? En hoe begin je er in hemelsnaam mee om het in je bedrijf te implementeren?
In dit artikel bespreken we wat het is, hoe het werkt en wat de beste manier is om werkdruk te beheren tool voor werklastbeheer om je te helpen het te implementeren. Pak die brandblusser en laat de bowlingkegels vallen - laten we beginnen!
Wat is werklastbeheer?
Werklastbeheer is het proces van het efficiënt verdelen en beheren van het werk van je team om de productiviteit te maximaliseren. Het is misschien een eenvoudig idee, maar laat je niet misleiden. Als je het verwaarloost, kan het je bestaande werklast juist verhogen.
Een 2021 Nationale Medische Bibliotheek onderzoek toonde aan dat werknemers minder tevreden zijn als ze denken dat ze een overweldigende werkdruk hebben. Dit leidt tot een lagere productiviteit en meer burn-out en verloop.
De conclusie?
Effectief omgaan met werkdruk is een grote zaak!
Waarom is werklastbeheer belangrijk?
Als je het beheer van de werklast van een team goed aanpakt, gebeuren er een paar prachtige dingen:
- Je zult meerteamwork en samenwerking binnen uw organisatie
- Uw teamleden leveren werk van hoge kwaliteit en halen deadlines
- Een werknemer zal productief zijn en tegelijkertijd tevreden met zijn baan en verantwoordelijkheden
Klinkt als een droom, nietwaar? Laten we eens kijken hoe je effectief werkdrukbeheer in de praktijk kunt brengen.
7 stappen om werkdruk effectief te beheren
Werklastplanning is een beetje als het planten van 'toverbonen' binnen je organisatie.
In het begin kan het op wat weerstand stuiten. Maar na verloop van tijd zullen je teamleden (en dus ook je klanten) reusachtige vruchten plukken van de 'bonenstaak' van het werkdrukbeheer.
Hier volgt een stap-voor-stap handleiding om het proces van werklastverdeling te stroomlijnen.
1. Gebruik een tool voor werklastbeheer
Verschillende teams binnen je agentschap gebruiken misschien totaal verschillende sets met werkinstrumenten. Dit maakt het toewijzen van een specifieke taak of project aan teamleden moeilijker dan nodig.
Bovendien zijn al je bedrijfsgegevens verspreid over tonnen apps, of erger nog: verloren in een zee van e-mailketens. Dit leidt ertoe dat je team kostbare tijd verspilt aan het opsporen van noodzakelijke gegevens of verzoeken van klanten, waardoor elk project langer duurt dan nodig is.
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw workflow aan te passen aan uw behoeften
De oplossing? Voordat u begint, moet u al uw teams op één enkele werkomgeving (besturingssysteem). Het zal fungeren als een datacenter voor al je bedrijfsprocessen en als een one-stop tool om de werklast van je werknemers te beheren.
Laten we het eerst hebben over de olifant in de kamer: we zijn misschien bevooroordeeld, maar we denken dat het veel makkelijker is om werkdrukbeheer te doen met de juiste app, zoals ClickUp . En als u al iemand anders gebruikt, zult u verrast zijn hoe eenvoudig het is om al uw huidige projecttaken te importeren naar ons platform.
Importeer eenvoudig uw werk van vorige hulpmiddelen voor projectbeheer rechtstreeks in ClickUp
KOM HIER ClickUp Bonus: ClickUp maakt het supergemakkelijk om door meerdere projecttaken en subtaken van verschillende klanten te navigeren. Bekijk de snelstartgids om de werklast van je team in een handomdraai te beheren! Plus, als je al gebruik maakt van bestaande projectbeheertools zoals Basecamp , Trello, of Asana met ClickUp kunt u gegevens importeren vanuit elk gereedschap in slechts een minuut!
2. Evalueer de taken en capaciteit van je team Capaciteitsplanning is de basis van effectief werkdrukbeheer. Het is het proces waarbij je uitzoekt hoeveel tijd en middelen je nodig hebt om een project af te ronden en om dit goed te doen, moet je de eisen van de taken afstemmen op de capaciteit van je team.
Bekijk deze_ capaciteitsplanningstools & capaciteitsplanning sjablonen !
Laten we eens kijken hoe je een agile workload management systeem opzet voor je team.
Maak een taak- en tijdschatting voor elk project
Maak eerst een lijst van alle bedrijfsprocessen waar je team mee te maken heeft op een bepaald project. Deel ze vervolgens op in beheersbare ClickUp-taken te maken . Als een taak ingewikkeld lijkt, kunt u deze opdelen in kleinere projectmijlpalen .
Tijdregistratie en tijdschattingen toevoegen aan ClickUp-taken
Zorg ervoor dat u alle taken opsomt, hoe triviaal ook. Dit kunnen administratieve taken zijn zoals inboxbeheer, het documenteren van processen en zelfs een dagelijkse koffieronde!
Het lijkt misschien gek, maar het weglaten van veelvoorkomende taken die dagelijkse werktijd in beslag nemen, is een veelgemaakte fout in timemanagement. Het is veel beter om tijd in te bouwen voor die koffierondjes dan altijd 15 minuten achter te lopen op schema.
Maar dat is niet het enige dat je moet inschatten: je moet ook bepalen hoeveel tijd elke taak idealiter in beslag zou moeten nemen. Dit kan op een paar manieren:
- Schatten op basis van de informatie in deprojectplan* Gebruik een tijdregistratie- of projectbeheertool
- Baseer de doorlooptijd van elke taak op eerdere ervaringen
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
De Werklastweergave hiermee kun je een dagelijkse/wekelijkse werklast instellen voor elke individuele gebruiker op basis van je gesprekken met hen. Je kunt capaciteiten instellen voor uren, taken of zelfs Scrum verhaalpunten .
Vraag je medewerkers gewoon om hun inbreng. Laat elk teamlid je persoonlijk vertellen hoe ze zich voelen over hun individuele werkdruk. Schrijf op wat er op hun bordje ligt en of ze meer of minder taken aankunnen.
Op deze manier weet je of je werknemers een overweldigende werkdruk hebben en kun je het werk herverdelen als dat nodig is.
Wees verstandig en stel prioriteiten!
Niet alle taken zijn gelijk. En een uitstapje naar Starbucks is niet zo belangrijk als het afwerken van de blogpost van een klant. Daarom moet je prioriteiten leren stellen .
Prioriteiten stellen helpt je ervoor te zorgen dat, ongeacht de capaciteit van je team, je je altijd eerst richt op de belangrijkste dingen. Het helpt je om de meeste energie te besteden aan harde deadlines en niet te veel te stressen over dingen die je kunt verschuiven.
Groepeer de taken op je Kanban-bord op status, aangepaste velden, prioriteit en meer in de bordweergave van ClickUp
Om prioriteiten goed te stellen, moet u duidelijk met uw team communiceren welke taken eerst moeten worden voltooid, welke harde deadlines hebben en welke indien nodig kunnen worden uitgesteld. Wanneer u deze beslissingen neemt, raden wij u aan een eenvoudige puntenmatrix te gebruiken met 3 mogelijke punten voor de volgende onderdelen:
- Wie was de aanvrager van het project? Wie de taak aanvraagt is een belangrijke overweging. Als de CEO iets heeft aangevraagd, maakt het niet uit wat de strategische waarde of afhankelijkheden van de taak zijn.
- Scoor dit op "1" als het een lagere of individuele aanvrager is
- Scoor "2" als het een
teammanager
- Scoor dit met "3" als het de uitvoerende leiding is
- Is het project onderdeel van een afhankelijkheid? Als de taak voltooid moet zijn voordat andere teamleden hun deel van het project kunnen doen, moet het een hogere prioriteit krijgen omdat het andere mensen beïnvloedt.
- Scoor deze "1" als het een eenmalig project is dat onafhankelijk is van je andere taken
- Scoor dit "2" als het deel uitmaakt van een afhankelijkheid, maar het algehele project niet deadline-gericht is
- Score dit "3" als het deel uitmaakt van een afhankelijkheid, en het algehele project een harde deadline heeft
- Hangt het project samen met een grotere bedrijfsstrategie of initiatief? Projecten die samenhangen met grotere bedrijfsdoelen moeten prioriteit krijgen boven projecten die nodig zijn voor kleinere, beperkte initiatieven.
- Scoor "1" als het een beperkt project is dat geen verband houdt met een grotere strategie
- Score "2" als het losjes gerelateerd is aan grotere strategie initiatieven
- Scoor dit "3" als het integraal deel uitmaakt van een groter bedrijfsinitiatief
Gebruik deze matrix om een objectieve score te maken voor de prioriteit van elk project - en zorg ervoor dat teamleden weten of een opdracht flexibel is wat betreft de deadline.
Maak eenvoudige automatiseringen voor je taken om de prioriteit toe te wijzen of te wijzigen wanneer een bepaalde actie wordt uitgevoerd
EERST DIT ClickUp Bonus: Eenvoudige teamworkload management tools maken het gemakkelijk om een Prioriteit voor elke belangrijke taak, van "Laag" tot "Dringend" Sorteren op urgentie helpt uw team hun taken met de hoogste prioriteit te visualiseren. U kunt zelfs eenvoudige automatiseringen maken in ClickUp om een specifieke prioriteitsniveau wanneer een taak wordt toegewezen aan een bepaalde persoon of een vervaldatum bereikt.
3. Gebruik middelentoewijzing voor team vaardigheden werklastbeheer
Nadat je de taken en capaciteit van je team hebt geëvalueerd, is het tijd om het werk te verdelen, toch? Maar wacht... niet zo snel.
Je kunt niet zomaar iemand kiezen voor een willekeurig project. Nou ja, misschien _kan _ie dat wel. Maar dat zou net zo effectief zijn als de Hulk vragen om origamizwanen te maken.
Bonus: Bronnivellering
Wijs de juiste mensen de juiste taken toe
De sleutel tot intelligent werklastbeheer is de juiste mensen de juiste taken toewijzen omvang van het werk aan de juiste persoon. Zorg ervoor dat jij of je projectmanager de vaardigheden, het temperament, de beschikbaarheid en de sterke punten van elk teamlid kent voordat de planning van het werk begint.
Als een van je werknemers bijvoorbeeld goed is in kleine details, maar moeite heeft met deadlines onder hoge druk, dan is hij of zij waarschijnlijk niet de beste keuze voor een brandoefenproject. Maar op dezelfde manier is een creatieve denker met een grote visie misschien niet de beste copywriter.
Houd rekening met ieders unieke sterke punten en wijs vervolgens de taken met de hoogste prioriteit als eerste toe. Als dat eenmaal geregeld is, kun je de rest toewijzen (maak je geen zorgen, je krijgt je Starbucks run ... uiteindelijk).
De ClickUp Workload View geeft inzicht in uw projectgegevens om een stap voor te zijn
Wilt u extra manager brownie points krijgen? Laat een teamlid bij het toewijzen van werk weten waarom je hem voor die taak hebt uitgekozen. Dit maakt hun werk zinvoller en boeiender.
Hoe meer vertrouwen je werknemers hebben in hun taken, hoe hoger hun productiviteit zal zijn. Zo eenvoudig is het!
Creëer realistische deadlines
Zodra je alle taken hebt toegewezen, moet je er deadlines voor maken. Als je voor het eerst begint met werkdrukplanning, concentreer je dan op het haalbaar! maken van deze deadlines
Zelfs met de meest intuïtieve apps zoals ClickUp, moet je rekening houden met een inloopperiode terwijl je team de nieuwe workflows onder de knie krijgt. Maak uw deadlines voor de eerste ronde zo vergevingsgezind mogelijk.
Gebruik de informatie die u hebt verzameld over eerdere tijdsinschattingen voor taken, de capaciteit van uw werknemers en bekende vaardigheden om een zo goed mogelijke schatting te maken van hoe lang elke opdracht zou moeten duren. Voeg vervolgens wat meer tijd toe om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden.
Gebruik de tijdlijnweergave van ClickUp om taken toe te wijzen, vervaldatums te wijzigen en de werklast te bekijken
Wanneer werknemers deze deadlines halen, bouwt dat vertrouwen op: in zichzelf en in uw geweldige nieuwe systeem. De juiste tool hebben om werklasten aan te passen - en dit snel doen - is essentieel voor de productiviteit van teamleiders.
TEAMWORK > TALENT ClickUp Bonus: Taken toewijzen in ClickUp is eenvoudig! Maak gewoon een taak aan en wijs deze toe aan een of meer collega's meerdere medewerkers of Teams . Stel na het verdelen van de taken de start- en vervaldatums in voor elk teamlid. Bezorgd over het beheren van conflicterende deadlines? Visualiseer de taken van je team via de Tijdlijnweergave om de start- en vervaldatums van iedereen in balans te brengen, allemaal vanuit één enkele projecttijdlijn .
4. Help uw werknemers plannen met sjablonen voor werkdrukbeheer
Oké, u hebt uw taken en de duur ervan in kaart gebracht en u weet welke medewerkers waarvoor verantwoordelijk zijn. Automatische piloot vanaf nu, toch?
Niet zo snel!
Als dit model van workflowplanning nieuw is voor je team, hebben zij (en jij!) misschien wat extra ondersteuning nodig om zich te organiseren. En zelfs als de workflow niet nieuw is, geldt dat hoe volwassener je workload management model wordt, hoe meer je proces moet worden getemplateerd.
Sjablonen doen twee dingen voor workload management: Ze helpen teams die nieuw zijn met het proces om sneller op snelheid te komen en ze helpen volwassen teams om meer van de goede dingen te automatiseren waarvan ze weten dat ze werken.
Hier zijn vijf werklastsjablonen om je op weg te helpen:
1. ClickUp Werknemer Werklast Sjabloon
Gebruik aangepaste velden om uw planning in ClickUp aan te passen en prioriteiten aan te brengen in uw werk
De ClickUp Planning Blokkeer Sjabloon laat teamleden hun vroegere, huidige en komende werklastactiviteiten controleren en visualiseren met behulp van de tijdblokkeringstechniek .
3. ClickUp eenvoudig sjabloon voor taakbeheer
Documenteer duidelijk alles in uw 1-op-1 vergaderingen met deze eenvoudige sjabloon
Werkdrukbeheer begint met werknemers die begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Dat betekent dat jij, als teamleider, productiedoelen duidelijk moet definiëren, tijdmanagement en projectprioritering. De beste manier om uw individuele medewerkers op één lijn te krijgen is met een gedetailleerd 1-op-1 document dat al deze aspecten bijhoudt.
5. ClickUp Meeting Tracker Sjabloon
Gebruik de ClickUp Meeting Tracker-sjabloon voor een snel overzicht van uw komende vergaderingen in de agendaweergave
Efficiënt werken begint met het organiseren van uw dagelijkse werktaken. Daarom is het zo belangrijk om een sjabloon te gebruiken om uw vergaderingen bij te houden, zodat u weet waar uw tijd naartoe gaat en wat u kunt doen om uw werkdruk te verhogen.
TEMPLATES, TEMPLATES, TEMPLATES! ClickUp Bonus: Wij zijn grote fans van sjablonen om je team op de rails te houden en te organiseren. Wilt u er meer zien? Bekijk onze volledige sjabloonoverzicht projectmanagement of bezoek de ClickUp Sjablooncentrum voor honderden manieren om sneller aan de slag te gaan!
5. Geef prioriteit aan communicatie en samenwerking
We zijn misschien vergeten hoe we onze wiskundeteksten uit groep 8 moeten oplossen, maar hier is een formule die je moet onthouden:
Werkdrukbeheer = Stressbeheer
Hoe minder stress we ervaren, hoe beter we onze werklast kunnen beheren. Wat is de grootste bron van stress op het werk?
Een onderzoek van Wrike ontdekte dat het wachtwoorden van acht tekens maakt met een cijfer, hoofdletter en symbool. Nou, dat en een gebrek aan communicatie en samenwerking.
Zelfs goede veranderingen kunnen stress veroorzaken als ze gloednieuw zijn. Zorg er na de implementatie van je nieuwe taakbeheersysteem voor dat je regelmatig contact opneemt met je team om ervoor te zorgen dat ze zich gesteund voelen.
Regelmatige teamcheck-ins organiseren
Vooral als dit proces nog nieuw is, moet je bewust één-op-één gesprekken met je teamleden plannen. Communicatie is de sleutel tot verandermanagement en om uw medewerkers nieuwe processen te laten omarmen. Voor een succesvol veranderingsmanagementproces gebruik de onderstaande vragen om eerlijke feedback van uw teams te krijgen:
- Is jullie huidige werklast realistisch, en zo niet, hoe zou deze veranderd kunnen worden?
- Zijn er wegversperringen die u ervan weerhouden lopende projecten af te ronden?
- Hoe zeker bent u van het halen van de komende deadlines?
- Wat zijn uw grootste uitdagingen met het nieuwe systeem?
- Hebt u suggesties of ideeën overhoe de processen te verbeteren?
Probeer deze Tools voor veranderingsbeheer !
Bereid je voor op verandering met sjablonen voor opvolgingsplanning !
Merk op dat het toevoegen van meer vergaderingen aan uw agenda en die van uw werknemers de productiviteit kan vertragen - precies het tegenovergestelde van waar u voor gaat! Bedenk dus manieren om deze check-ins zo handig en efficiënt mogelijk te maken.
Gebruik de sjabloon notulen projectvergadering in ClickUp en voorkom verloren informatie of discussies
Overweeg om ze bijvoorbeeld via Slack te doen, zodat teamleden u kunnen updaten wanneer het hen uitkomt met een beperkte onderbreking van hun workflow. Sommige werknemers zullen zich nooit helemaal op hun gemak voelen om hun mening te geven aan hun baas - en dat is OK!
Organiseer een wekelijkse teambijeenkomst waar iedereen kan samenkomen om strategieën uit te wisselen en grieven te uiten. En overweeg het gebruik van een anonieme participatie-app zoals ScatterSpoke zodat iedereen zijn gevoelens op een ontspannen manier kan delen.
Benadruk samenwerking, geen onderbrekingen
Er is niets vervelender dan een belangrijk bericht naar je medewerker te sturen en uren niets van hem te horen, toch? Ik bedoel, welk deel van "Waar is mijn latte?" hebben ze niet begrepen?!
Alle gekheid op een stokje, onbeantwoorde berichten vertragen je voortgang en maken het moeilijk om je werkdruk te beheren. Wanneer je je werkdrukbeheerproces ontwerpt, zorg er dan voor dat de focus blijft liggen op het afbreken van silo's, niet op het bouwen van nieuwe.
Creëer teamtaken zodat iedereen kan zien waar de andere teamleden mee bezig zijn. Als ze statussen kunnen opzoeken zonder de workflow van iemand anders te hoeven onderbreken? Nog beter.
Zet opmerkingen om in ClickUp taken of wijs ze toe om gedachten direct om te zetten in actie-items
U KUNT OPMERKINGEN TOEWIJZEN?! ClickUp Bonus: Gebruik ClickUp om een commentaar op elke taak. Werknemers worden onmiddellijk op de hoogte gebracht, dus ze kunnen geen smoesjes verzinnen om je verzoek niet te zien. En als de persoon dringend iets moet doen, kun je je opmerking omzetten in een taak en toewijzen aan hen toe. Medewerkers krijgen een melding en de opmerking verschijnt in hun takenlijst. Als ze klaar zijn, kunnen ze op het selectievakje Oplossen klikken om te laten zien dat ze de taak hebben voltooid. Voilà.
6. Houd de werklast bij met dashboards Workflowbeheer is een constante cyclus. Je zult elk van deze stappen opnieuw moeten doorlopen voor voortdurende verbetering. Maar hoe moet je meten of het werkt?
Er is altijd nog de moeilijke manier. Je zou zorgvuldige spreadsheets kunnen bijhouden van elke klacht, snafu en behaalde (of gemiste) deadline. Tijdens elke nieuwe taakcyclus zou je kunnen zoeken naar patronen en veelvoorkomende knelpunten, de oude 'gok' kunnen proberen en de aanpak om dingen te veranderen controleren om te zien of het helpt.
Klaar voor de makkelijke manier?
Breng al je werk samen in een overzicht op hoog niveau met Dashboards ClickUp's Dashboard kan dienen als uw missiecontrolecentrum waar u kunt controleren en volgen hoe goed uw team hun werklast beheert. U kunt elk Dashboard vullen met tonnen Widgets op maat zoals grafieken, berekeningen, tekstblokken en meer, waarbij elke widget specifieke gegevens uit je hele team kan ophalen!
Maar dat is nog niet alles. Je krijgt ook toegang tot tal van taakrapportagewidgets voor een gedetailleerd inzicht in hoe je team omgaat met taakbeheer. Je kunt bijvoorbeeld
- Snelheidsgrafieken : Bepaal de voltooiingsratio voor een reeks taken en schat de werkelijke werklastcapaciteit van uw team beter in
- Cumulatieve stroomdiagrammen : Controleer hoe goed uw project vordert en identificeer knelpunten die het gevolg kunnen zijn van een slechte toewijzing van werkbelasting
- Doelen: Stel zakelijke doelen, doelstellingen enOKR's ClickUp Bonus: Een andere geweldige manier om de werklastverdeling van je team te controleren is door gebruik te maken van de Kaderweergave. Het visualiseert waar een werknemer aan werkt en wat zijn huidige werkcapaciteit is. Je kunt eenvoudig zien wie overbelast is en taken toewijzen aan degenen die meer aankunnen.
Box View is de snelste manier om alle taken van je team te bekijken
BOX IT UP ClickUp Bonus: Een andere geweldige manier om de werklastverdeling van je team te controleren is door gebruik te maken van de Box View. Deze visualiseert waar een werknemer aan werkt en wat zijn huidige werkcapaciteit is. Je kunt eenvoudig zien wie er overbelast is en taken toewijzen aan degenen die meer aankunnen.
7. Werk automatiseren en zichtbaarheid centraliseren
Nadat u in de eerste paar cycli eventuele kinken in de workflow hebt weggewerkt, zoekt u naar meer mogelijkheden om uw efficiëntie verder te verbeteren.
Sla deze stap niet over!
Er komt een moment tijdens de levenscyclus van een project dat je team te maken krijgt met een zware werkbelasting. Workload management helpt je om nu proactief te zijn met deze tijdbesparende strategieën, zodat je jezelf later de stress bespaart.
Automatiseer terugkerende taken
De eenvoudigste manier om de eigenlijke werklast te verlichten is door alledaagse taken te identificeren die automatisch kunnen worden uitgevoerd 2 uur besparen per dag door automatisering van werklastbeheer! Deze tools kunnen het grootste deel van de taakbeheerprocessen automatiseren.
Natuurlijk kun je altijd kiezen uit automatiseringstools van de plank. Maar waarom zou je de applicaties van je team onoverzichtelijk maken als je kunt investeren in een alles-in-één software voor werklastbeheer die boordevol automatiseringen zit?
Stel dat je een automatisering wilt maken die een medewerker meteen laat weten wanneer hij een nieuwe dringende taak moet afronden. Gelukkig bent u een briljante beslisser en hebt u besloten om ClickUp te gebruiken voor werklastbeheer!
Het enige wat u hoeft te doen is de automatisering "Wanneer een taak de prioriteit 'Dringend' krijgt, dan verandert de taak automatisch in 'Open'." Bam. Zodra een taak als dringend wordt gemarkeerd, is uw medewerker hiervan op de hoogte.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Kies uit een lijst van meer dan 50 ingebouwde automatiseringen of maak gewoon je eigen!
Gebruik een Kanban-bord voor een ander perspectief
A Kanban-bord is een compact, maar krachtig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat je bedrijfsprocessen soepel verlopen. Hoe werkt het?
Het visualiseert uw project werkstroom en toont u de status van elke taak in een nette fysieke of virtueel takenbord . Je team kan dan taken naarmate ze vorderen naar de relevante statuskolommen slepen en neerzetten, zoals hier:
Groepeer de taken op uw Kanban-bord op status, aangepaste velden, prioriteit en meer in de bordweergave van ClickUp
Op die manier kan uw hele team de voortgang van het project in realtime zien. Dit werkdrukbeheerproces geeft alle betrokkenen een beter idee van hoe lang een project duurt en wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel ervan.
De projectmanager moet ook vaststellen welke taken stilstaan op het Kanban-bord, wat wijst op knelpunten in het proces. Ze kunnen dan een resource (of een teamlid) toewijzen om hen te helpen de taak op te lossen.
CUSTOMIZE YOUR VIEW HOW YOU WANT ClickUp Bonus: Wij bieden een Kanban-bord voor projectbeheer Gantt-diagrammen om afhankelijkheden te visualiseren, en andere weergaven zodat je het perspectief kunt kiezen dat het beste werkt voor je team. Gebruik Flexible Views om taken te visualiseren in een takenlijst, Kanban-bord of tijdlijnweergave.
Veelgestelde vragen over werklastbeheer
Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van werklastbeheer?
Uitdagingen op het gebied van werklastbeheer kunnen variëren afhankelijk van de bedrijfstak, bedrijfsgrootte en individuele verantwoordelijkheden. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn echter:
- Overweldigende werklast: Het kan een uitdaging zijn om een te zware of veeleisende werklast te beheren, wat leidt tot stress, burn-out en verminderde productiviteit.
- Gebrek aan prioritering: Zonder duidelijke prioriteiten kan het moeilijk zijn om te bepalen welke taken het belangrijkst zijn en hoe de middelen effectief kunnen worden toegewezen.
- Slecht timemanagement: Technieken voor tijdmanagement zijn essentieel voor het beheren van de werklast, maar veel mensen worstelen met uitstelgedrag, afleiding en andere productiviteitsvallen.
- Ontoereikende middelen: Een gebrek aan middelen, zoals personeel, technologie of budget, kan iemands vermogen om zijn werklast effectief te beheren belemmeren.
- Scope creep: Verwachtingen kunnen veranderen of verder gaan dan wat aanvankelijk was afgesproken, wat leidt tot een toename in werkdruk zonder een overeenkomstige toename in middelen.
Wie moet de planning van de werklast beheren?
Afhankelijk van hoe uw organisatie is gestructureerd, kan het beheer van de werklast alleen of in een groep gebeuren.
Als je bedrijf veel silo's heeft en afdelingen lijken te opereren als hun eigen minibedrijfjes, is het waarschijnlijk het meest zinvol om een eenzame wolf te zijn in je planning. Maar teams die zeer samenwerken en vaak met anderen samenwerken om projecten te voltooien waarbij waarschijnlijk iedereen de koppen bij elkaar moet steken.
Wat zijn de voordelen van effectief werkdrukbeheer?
Met tools voor werklastbeheer kunt u alles zien wat er binnen het bedrijf gebeurt. En het geeft uw team diezelfde zichtbaarheid!
Zien waar projecten zich bevinden kan communicatieproblemen en projectsilo's elimineren. En nog belangrijker? Het helpt om je team op één lijn te houden en efficiënt te laten werken. En dat betekent meer tevreden klanten die hun projecten op tijd ontvangen.
Systemen voor werklastbeheer ook:
- Ervoor zorgen dat er geen projectmiddel (software, tijd, werknemersvaardigheden) verloren gaat
- Geven u een kristalhelder beeld van de voortgang van uw project
- Laten zien welk bedrijfsproces uw werk vertraagt
- U informeren over deadlines en projectbudgetten
- Communicatiekloven tussen verschillende afdelingen dichten
Effectief werkdrukbeheer implementeren met ClickUp
Werkdrukbeheer is als een eerstehulpkit voor uw organisatie. Het is een geweldige manier om het welzijn van uw team te waarborgen wanneer ze te maken hebben met een zware werklast. En dat niet alleen, het geeft ze ook een onmiddellijke productiviteitsboost!
Het handmatig beheren van werklasten is echter een harde pil om te slikken. Je hebt een speciale tool voor projectbeheer nodig - die niet alleen handig is voor ervaren projectmanagers - om al het zware werk te doen, zoals de verdeling van de werklast, het bijhouden van de voortgang van het team, het maken van rapporten en nog veel meer.
Gelukkig hebben tools als ClickUp een heleboel functies, zoals de tijdlijnweergave, werklastweergave en boxweergave, die dit proces soepel laten verlopen.
Met ClickUp's gratis plan krijgt u onbeperkte gebruikers en onbeperkte projecten. Met het betaalde plan krijg je onbeperkte opslag en onbeperkte integraties om je te helpen met de werklast van je team.
Dus aanmelden voor ClickUp en diagnosticeer en verhelp uw productiviteitsproblemen vandaag nog!