Er komt zoveel meer kijken bij projectmanagement dan het toewijzen en beoordelen van taken. Je moet de werkdruk van teamleden in evenwicht brengen, workflows creëren die anticiperen op wegversperringen en deze voorkomen, en SOP's opstellen voor procedures.
Met zoveel bewegende delen zijn projectbewaking en -controle cruciale onderdelen van elke succesvolle bedrijfsactiviteit.
Met een efficiënt systeem en de juiste hulpmiddelen hoeft het bewaken van uw projecten geen karwei te zijn voor uw bedrijf of projectmanager. Weet u niet zeker waar u moet beginnen?
Hier gaan we dieper in op wat projectmonitoring eigenlijk is en waarom het belangrijk is voor je team. Bovendien geven we je tips voor best practices en laten we je zien hoe je in een paar eenvoudige stappen een projectmonitoring- en controleplan maakt. ✨
Wat is projectbewaking en -beheersing in projectmanagement?
Projectbewaking en -beheersing gaan over het bijhouden van de voortgang van een project. Het is een van de vijf belangrijkste stappen in het projectlevenscyclus die naast de uitvoeringsfase plaatsvindt.
Hier volgt een kort overzicht van de fasen van de projectlevenscyclus:
- Projectinitiatie: Bepaal de projectomvang, projectmijlpalen, belanghebbenden en deliverables
- Projectplanning: Maak een stappenplan om de projectdoelen te bereiken, inclusief het opstellen van een projectplan, het schetsen van de projectplanning en het identificeren van projectrisico's
- Projectuitvoering : Start het project door teamleden aan boord te halen, taken toe te wijzen en de communicatie te beheren
- Het project bewaken en controleren: Leg de gegevens van het project vast, analyseer de resultaten en handel snel om eventuele problemen aan te pakken
- Afsluiten van het project: Sluit het project af door een laatste keer samen te komen om de statistieken te bespreken, wat er goed ging en wat u zou veranderen als u verder zou gaan
Projectmonitoring draait om het verzamelen en evalueren van gegevens van het project van begin tot eind. Dit omvat het visualiseren en evalueren van het succes van individuele projecttaken en -stappen die samen het grotere project vormen projectomvang .
Gebruik de tijdlijnweergave om de belangrijkste informatie voor u weer te geven en taken in chronologische of alfabetische volgorde of op verval- of begindatum te zien
Het controleproces houdt in dat deze inzichten worden omgezet in actiepunten en wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat het soepel verloopt. In een droomwereld zou elk project volgens plan verlopen. De realiteit is dat de meeste projecten onderweg haperingen hebben:
- Een teamlid kan een noodgeval in zijn familie hebben waardoor hij niet aan het werk kan
- De kosten kunnen hoger uitvallen dan verwacht door problemen met de toeleveringsketen
- Scope creep kan de deliverables van uw project verhogen en het project vertragenprojecttijdlijn voor uw projectmanagers
Bestrijd scope creep vanaf het begin met ClickUp's werkomvang overeenkomst Wat het probleem ook is, het monitoren van uw project geeft u de tijd om te reageren op mogelijke risico's. Als het misgaat, zijn de gegevens die u in deze fase hebt verzameld van onschatbare waarde voor het stroomlijnen van toekomstige inspanningen en het verbeteren van uw processen. 💪
Belang van projectmonitoring voor je team
Projectmonitoring is cruciaal voor het succes van elk project. Een van de belangrijkste redenen waarom projecten mislukken is een gebrek aan evaluatie of toezicht.
Als je niet kunt anticiperen op potentiële problemen of problemen ziet als ze zich voordoen, kun je niet snel genoeg corrigerende maatregelen nemen om het project op schema te houden. Je projectmanagers moeten hier bovenop zitten, anders riskeer je mislukkingen, vertragingen en budgetoverschrijdingen.
Visualiseer hoeveel werk is toegewezen aan individuele medewerkers en aan elk van uw teams met de werklastweergave in ClickUp
Het bewaken van uw team helpt u om binnen het budget, op schema en op schema te blijven. Het geeft projectmanagers ook inzicht in de werkbelasting van de verschillende teamleden en kan informatie geven over het succes van toekomstige projecten en de eerste planningsfase.
Met effectieve monitoring zie je wat goed werkt en wat verbeterd moet worden. Vervolgens heb je de controle om veranderingen aan te brengen en bij te sturen zodat het project zo soepel mogelijk verloopt. 🛠️
Hoe een projectmonitoring- en controleplan maken
Van de planning fase van het project naar de uitvoering, is het belangrijk om een monitoring- en controleplan te hebben om alles op schema te houden. Door dit vanaf het begin te doen, bespaar je jezelf kopzorgen en heb je meer kans op een succesvol project.
Een eenvoudige manier om te beginnen is het gebruik van een sjabloon zoals ClickUp's Project Monitoring en Controle Plan . Het beschikt over aangepaste velden en snelle links naar projectessentials, inclusief work breakdown structures, het projectplan en teaminformatie.
ClickUp's Project Monitoring and Control Plan maakt het eenvoudig om work breakdown structures te maken, te koppelen aan het projectplan en de samenwerking tussen teams bij te houden
Of u er nu voor kiest om een sjabloon te gebruiken of niet, er zijn verschillende stappen die essentieel zijn voor het maken van een succesvol monitoring- en controleplan. Lees verder voor een stap-voor-stap handleiding voor het opstellen van je eigen plannen in een paar minuten. 👀
1. Maak een plan
Voor een succesvol projectmonitoringproces moet je een stappenplan of plan hebben voor het bereiken van je projectresultaten . Je projectmanagementplan moet stappen bevatten voor het bewaken, evalueren en beheersen van het project. Dat betekent dat je inzicht moet hebben in zowel het algehele project als de afzonderlijke taken en een manier om potentiële problemen te identificeren.
Taken zo instellen dat ze terugkeren per tijd of gebeurtenis in ClickUp
Gebruik projectbesturing om een plan te maken dat specifiek is afgestemd op je doelen. Hier zijn een paar dingen die je in deze fase van het proces van bewaken en beheersen kunt aanpakken.
Creëer een kader om al uw gerelateerde taken te beheren, organiseren en overzien
Je hebt een hub nodig waar je alle individuele taken en gerelateerde gegevens voor het project kunt bijhouden. Met hulpmiddelen voor projectbeheer zoals ClickUp, kunt u gemakkelijk zien wie waaraan werkt, wanneer de taken klaar zijn en hebt u toegang tot SOP's, allemaal op één plek.
Tijdens deze fase moet je aandacht besteden aan middelenbeheer, projectbereik, te leveren prestaties en projectkosten. In wezen moet je het project van begin tot eind plannen, met veel aandacht voor gebieden waar zich problemen kunnen voordoen.
ClickUp's Projectplan Sjabloon helpt u uw volgende project op de juiste voet te beginnen
Gebruik de ClickUp Voorbeeld Project Plan Sjabloon om het giswerk uit uw projectplanning te halen met een gebruiksvriendelijke, allesomvattende sjabloon. Krijg meer vertrouwen en zorg ervoor dat uw project van begin tot eind op schema blijft.
Wijs verantwoordelijkheid toe zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent
Of u nu een groot project beheert voor verschillende afdelingen of met een kleiner team werkt, u wilt verantwoordelijkheden toewijzen. Stel vast wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe er van hen wordt verwacht dat ze verslag uitbrengen over de projectstatus .
Het toewijzen van projecten kan een lastige balans zijn tussen te veel teamleden op de hoogte stellen en een gebrek aan communicatie over hun verantwoordelijkheden. Projectmanagers kunnen gebruik maken van functies waarmee ze commentaar kunnen geven op taken, zodat teamleden weten wanneer er iets op hen wacht.
Zet opmerkingen om in ClickUp taken of wijs ze toe om gedachten direct om te zetten in actie-items
Creëer evaluatiecriteria om te begrijpen hoe uw team zal slagen
Maak een evaluatieplan voor het project. Deze stap is cruciaal om wegversperringen te identificeren en genoeg tijd te hebben om bij te sturen.
Beantwoord vragen als:
- Hoe vaak ga je evalueren? Eens per week of eens per maand?
- Hoe ga je feedback verzamelen?
- Wat is het proces voor wijzigingsverzoeken?
- Welke soorten rapportages heb je nodig om de voortgang van het project te evalueren?
2. Verdeel het werk
Zodra je een plan hebt voor het project, is het tijd om taken en subtaken toe te wijzen aan projectteamleden. Voor elke stap in het project wil je vervaldata en verwachtingen vastleggen.
Blijf georganiseerd door taken te groeperen per fase of afdeling, afhankelijk van hoe je het project leidt. Hier is hoe teams ClickUp dashboards gebruiken om georganiseerd te blijven en projecttaken toe te wijzen:
Volg en bewaak taken, middelen en projectvoortgang in ClickUp's dashboardweergave ClickUp's Dashboards bieden een eenvoudige manier om een controlecentrum op te bouwen met al uw projecttaken. Maak aangepaste grafieken om een visueel overzicht te krijgen van wekelijkse taken of verschillende fasen van het project.
De functie voor het bijhouden van de voortgang identificeert knelpunten en met de werklastweergave kunt u bewaking van medewerkers -inclusief inzicht in de bandbreedte van werknemers zodat u kunt evalueren en bijsturen indien nodig.
Binnen ClickUp Dashboards zijn er Gantt-diagrammen om gemakkelijk de tijdlijn van het project te zien, wat op schema ligt en wat er door de mazen van het net valt. Gebruik deze om bij te houden hoe lang het duurt om taken te voltooien en een snelle blik te werpen op taakafhankelijkheden.
Bonus: Projectmanagement uitbesteden !
3. KPI's bijhouden en projectprestaties bewaken
Real-time monitoring is de sleutel tot projectsucces. Gebruik rapportagetools zoals belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), statusrapporten en prestatierapporten om de voortgang van het project in de gaten te houden. Niet alleen benadrukken deze rapporten het succes, ze zijn vaak de eerste plaats waar je problemen in het projectwerk ziet opduiken.
Door het project in de gaten te houden, kun je variaties en afwijkingen van de basislijn identificeren en kwaliteitscontroles uitvoeren. Als iets er niet goed uitziet, kun je het nader bekijken en een lijst met actiepunten opstellen om het probleem op te lossen.
Houd prestatiecijfers bij met behulp van het KPI-sjabloon van ClickUp, dat doelen aangeeft die op schema liggen, risico lopen en het doel missen ClickUp's KPI-sjabloon maakt het gemakkelijk om de belangrijkste statistieken voor uw project te identificeren en bij te houden. Met vier verschillende weergaven kunt u een snel overzicht krijgen van de prestaties of dieper in de details duiken van wat werkt en wat meer aanpassing nodig heeft.
Gebruik de overzichtslijst om taken op status te groeperen. Dit geeft je inzicht in wat niet op schema ligt, wat risico loopt, wat voltooid is en wat er nog aan de gang is. Schakel over naar de afdelingsweergave om taken op te splitsen per afdeling.
Ga naar het voortgangsbord voor een overzicht op hoog niveau van mogelijke problemen en taken die risico lopen. Van hieruit kun je een lijst maken van dingen die je moet controleren en aanpassingen maken om alles weer op de rails te krijgen.
Tot slot zet de Tijdlijn-weergave alle taken op een kalender op basis van hun start- en vervaldatum, waardoor het een geweldige optie is voor het bewaken van de projectplanning. 🗓️
Bonus:_ Werknemersmonitoringsoftware voor Mac-gebruikers !
4. Workflows verbeteren
Tijdens de controlefase zul je waarschijnlijk problemen vinden. Dat is nu eenmaal de aard van projectmanagement. De controlefase is de fase waarin je inzichten uit evaluaties kunt gebruiken en veranderingen kunt aanbrengen zodat de rest van het project soepel verloopt of toekomstige projecten succesvoller zijn.
Heeft je project vertraging opgelopen? Gebruik de analyses die je hebt verzameld om uit te zoeken waarom. Misschien had je werklasten beheren beter. Misschien was er een betere manier om een resourceprobleem op te lossen bij tijdrovende of repetitieve taken.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten in ClickUp of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Daarom ClickUp Automatiseringen in uw projectmanagementtool is van cruciaal belang voor het verbeteren van workflows - u bespaart onnodig handmatig werk en kunt tijd besteden aan wat het belangrijkst is. Projectmanagers jongleren vaak met een heleboel workflows en automatiseringen, zodat ze zich kunnen concentreren op het monitoring- en controleproces om elke fase van de levenscyclus van het project met succes te doorlopen.
Wat het probleem ook is, besteed wat tijd aan het uitzoeken wat er fout ging, hoe het werd aangepakt en welke andere acties je had kunnen uitvoeren. Het doorlopen van dit proces maakt je een betere en succesvollere projectmanager en helpt je om betere workflows te bouwen voor toekomstig werk. 🌻
Beste projectmonitoringpraktijken
Nu je de stappen kent om projectmonitoring en controleplannen te implementeren, is het tijd om je te richten op best practices. Uiteindelijk is iets doen niet hetzelfde als het goed doen. 🤩
Hier zijn enkele best practices voor projectmonitoring die jij of je projectmanager in overweging kunnen nemen:
- Stel verwachtingen vast: Als je aan het begin duidelijke doelen en verwachtingen stelt, is het makkelijker om de voortgang te bewaken. Bepaal wat u van elk teamlid, projectmanager of afdeling verwacht en communiceer dit duidelijk
- Doe je huiswerk: Doe onderzoek en ontmoet zowel belanghebbenden als teamleden om inzicht te krijgen in het project. Door dit proces moet je meer te weten komen over de beperkingen van het project, zoals budgetten, werkbelasting en risico's van middelen
- Wees duidelijk en consistent in de communicatie: Niets is verwarrender dan tegenstrijdige informatie of ontijdige instructies. Stel een schema op voor het geven van projectupdates en feedback. Vertel de teamleden hoe en hoe vaak je van plan bent contact op te nemen. Vervolgens moeten jij en je projectmanager je aan het schema houden
- Regelmatig feedback krijgen: Goede projectmanagers krijgen inzicht van hun teamleden. Zij zijn immers ter plaatse en kunnen de meest actuele informatie geven. Bovendien zijn zij waarschijnlijk de eersten die mogelijke problemen signaleren. Zet een systeem op zodat teamleden kunnen inchecken, feedback kunnen geven en je kunnen laten weten wat er aan de hand is
- Identificeer een hoofdcontactpersoon: Als er zich problemen voordoen, moeten medewerkers weten naar wie ze het probleem kunnen doorverwijzen. Begin het project door één persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het volgen, documenteren en rapporteren van problemen
- Bepaal de rapportagefrequentie: Bepaal hoe vaak voortgangsrapporten moeten worden ingediend. Afhankelijk van je project wil je misschien wekelijkse, maandelijkse of tweemaandelijkse check-ins. Voor sommige projectfasen kunnen dagelijkse check-ins nodig zijn. Bepaal de timing en communiceer dit duidelijk met alle teamleden en projectmanagers
- Maak eendecision-making process framework: Stel in een vroeg stadium een proces op voor wie de beslissingen neemt. Dat kan jijzelf zijn of een ander teamlid, en er kunnen meerdere beslissers zijn voor verschillende aspecten van het project (bijv. budget, middelen, enz.)
Technieken voor projectmonitoring en -controle
Naast best practices voor je monitoring- en controlefase, zijn er ook een aantal nuttige technieken die projectmonitoring makkelijker maken. Dit zijn beproefde methoden die je helpen bij je besluitvormingsproces bij het maken van een monitoringplan. ✍️
Hier zijn een paar monitoring- en evaluatiemethoden die je kunt overwegen:
De Kritieke Pad Methode (CPM)
Bekijk uw werklast aan de hand van de taken die nog op uw kritieke pad liggen, met één schakeloptie in ClickUp!
Bij deze methode wordt het project opgedeeld in verschillende voortgangsfasen met behulp van grafieken. Het kritieke pad is de langste opeenvolging van taken die moeten worden voltooid voordat het project wordt afgesloten.
Het is in wezen de langste routekaart voor het voltooien van een project en houdt in dat activiteiten, taakafhankelijkheden en taakduur worden geïdentificeerd en vervolgens in een diagram worden geplugd.
Verdiend waardebeheer
Deze monitoringtechniek vergelijkt het tot nu toe voltooide werk en de kosten in vergelijking met de basislijnprognoses. In de planningsfase kent u een dollarwaarde toe, ook wel de gebudgetteerde kosten voor gepland werk (BCWS) genoemd.
Tijdens de uitvoering vergelijkt u de werkelijke kosten met de hoeveelheid voltooid werk om de financiële en materiële voortgang te controleren.
Uw projecten bewaken en controleren als een professional
Projectmanagement bewaken is complex. Naast plannen, beperken en beheren, moet je projecten van begin tot eind bewaken en controleren. Niet alleen dat, maar projectmanagement monitoring vereist dat je weloverwogen beslissingen neemt over de projectdoelstellingen terwijl je je team op dezelfde pagina houdt (en leiderschap over de algehele projectprestaties en belangrijke prestatie-indicatoren).
Met deze handige gids heb je projectmonitoring in een mum van tijd onder de knie. Van het opstellen van een plan tot het bijhouden van prestaties en het doorvoeren van wijzigingen, je kunt in een paar stappen controle krijgen over het succes van je projecten. Probeer ClickUp vandaag om het succes van uw projectbeheer te stroomlijnen. Van gebruiksvriendelijke dashboards tot gedetailleerde grafiekweergaven, er is een tool om u te helpen een project van begin tot eind te beheren. 🙌