Laten we de scène even schetsen. 🎭
Je bent een projectmanager wiens team klaar is om de volgende stap te zetten in een projectplanningsproces . Jullie hebben samengewerkt om het concept te ontwikkelen en de perfecte projectmanagementstrategie om je idee tot leven te brengen.
Nu is het tijd om actie te ondernemen. 🥳
Zodra elke stap van je projectplan in kaart is gebracht en voor je ligt, is het klaar om de uitvoeringsfase van het project in te gaan. Maar voordat je $200 verzamelt en "Go" zegt, is het belangrijk om je bewust te zijn van de uitdagingen en veranderingen die het project kunnen vertragen of zelfs voor onbepaalde tijd kunnen stopzetten.
Laat deze gids je strategische sappen stromen zodat je de projectuitvoering als een echte professional kunt overwinnen. Volg deze gids voor alles wat je moet weten over succesvolle projectuitvoering, hiaten die je vooruitgang in de weg kunnen staan en 10 strategieën voor projectuitvoering om managers op koers te houden.
Wat is projectuitvoering?
Projectuitvoering gebeurt nadat je de ideatiefase hebt afgerond door je project stappenplan . Dit is het goede deel - wanneer je klaar bent om dingen daadwerkelijk in gang te zetten en het project tot bloei te brengen. Dit kan ook de meest ontmoedigende fase zijn, omdat het de langste, meest veeleisende en meest complexe fase is. https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Product-Roadmap-Template-CTA.png /%img/ Projectmanagers moeten gefocust blijven, klaar zijn om te schakelen en op de hoogte zijn van de voortgang en tegenslagen van het project. Terwijl het team de stappen uitvoert die jullie allemaal hebben gemaakt, houd jij als projectmanager toezicht op en ondersteun je de voortgang van het team door:
- Het team te overzien, aan te moedigen en te vieren terwijl ze deprojectomvang* De voortgang beheren terwijl deze plaatsvindt
- Koerscorrectie of wijzigingen in de planning voorstellen
- Relaties met belanghebbenden en correspondentie beheren
- Documenteren en vastleggen van alle problemen, wijzigingen en belangrijke updates
Makkelijker gezegd dan gedaan, toch? 😅
Maar als vuistregel geldt: als je gewoon prioriteit geeft aan je mensen, processen en communicatie, dan zit je goed! Ongeacht de type project een effectief beheer van deze drie gebieden zorgt ervoor dat het project op schema blijft, binnen het budget blijft en de belangrijkste mijlpalen haalt.
Dit is belangrijk omdat het ook de verantwoordelijkheid van de projectmanager is om leden te helpen verloren tijd in te halen, bij te sturen of om te schakelen als een deel van het plan niet goed gaat, ook wel bekend als hiaten in de projectuitvoering.
Wat zijn hiaten in de projectuitvoering?
Gaps in de projectuitvoering, ook wel bekend als strategy gaps, ontstaan wanneer het projectplan dat je hebt gemaakt niet verloopt zoals verwacht.
Of je project nu is gepauzeerd door een gebrek aan duidelijkheid, krimpende tijdlijnen, verminderde middelen of veranderende doelen - ze worden allemaal beschouwd als hiaten in de projectuitvoering.
Hoewel de meeste hiaten te wijten zijn aan een gebrek aan middelen - inclusief budget, materialen en bandbreedte - zijn er nog een paar andere belangrijke obstakels waar je je bewust van moet zijn voordat je een project gaat uitvoeren:
- Gebrek aan steun of buy-in van hogerhand of belanghebbenden
- Hoge of onrealistische tijdlijnen
- Een ongedefinieerde projectvisie
- Gebrek aan prioritering wat leidt tot knelpunten
En meer. 🫣
Als projectmanager kan het moeilijk zijn om de juiste balans te vinden tussen toezicht houden op de projectuitvoering om hiaten te voorkomen zonder je team te micromanagen of boven hun hoofd te hangen werkstromen . Dit is uiteindelijk onproductief omdat het de boodschap overbrengt dat leden niet vertrouwd worden om hun werk te beheren en simpel gezegd is het niet goed voor het moreel.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
We zijn hier om dit probleem te verhelpen met 10 strategieën om projectmanagers te helpen mogelijke hiaten in de uitvoering te omzeilen en projecten probleemloos op te leveren.
Bonus: Congevallenplanning
Wat gebeurt er tijdens een succesvolle projectuitvoeringsfase?
- Taakverdeling: De projectmanager wijst specifieke taken toe aan teamleden op basis van hun vaardigheden en expertise.
- Werkuitvoering: Teamleden voeren de aan hen toegewezen taken uit volgens het projectplan en de tijdlijn.
- Voortgangsbewaking: De projectmanager bewaakt de voortgang van elke taak en zorgt ervoor dat het werk volgens plan wordt voltooid.
- Communicatie en samenwerking: Teamleden communiceren regelmatig om updates te delen, uitdagingen aan te pakken en inspanningen te coördineren.
- Kwaliteitscontrole: Er worden kwaliteitsborgingsprocessen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de projectproducten aan de gewenste normen voldoen.
- Risicomanagement: Het projectteam identificeert potentiële risico's die zich tijdens de uitvoering kunnen voordoen en pakt deze aan om hun impact te minimaliseren.
- **De projectmanager zorgt ervoor dat de benodigde middelen, zoals apparatuur, materialen en personeel, beschikbaar zijn en effectief worden gebruikt.
- Betrokkenheid bij belanghebbenden: Het projectteam onderhoudt regelmatige communicatie met belanghebbenden, houdt hen op de hoogte en gaat in op eventuele problemen.
- Wijzigingsbeheer: Als er wijzigingen optreden in de reikwijdte of eisen van het project, worden deze gedocumenteerd, beoordeeld en beheerd volgens vastgestelde procedures.
- Documentatie en rapportage: Voortgang, mijlpalen en eventuele problemen worden gedocumenteerd en gerapporteerd aan de relevante belanghebbenden.
- Oplossen van problemen: Het projectteam identificeert en lost problemen of conflicten op die zich voordoen tijdens de uitvoering, zodat het project soepel verloopt.
- Continue bewaking en bijsturing: De projectmanager bewaakt continu de voortgang van het project en stuurt waar nodig bij om het op schema te houden.
10 strategieën voor projectuitvoering
Er zijn genoeg proactieve stappen die je vóór de uitvoeringsfase van het project kunt nemen om de kloof te overbruggen tussen eventueel verkeerd afgestemde doelen, strategieën of taken. Het geheim zit hem in het implementeren ervan in je projectmanagementproces ruim voordat het tijd is om te handelen! Hier zijn 10 van onze favoriete succesvolle projectuitvoeringsstrategieën om je team gemotiveerd, op koers en altijd vooruit te houden.
1. Gebruik projectmanagementsoftware
Als je twijfelt of je projectmanagement software nodig is om projecten effectief uit te voeren.
Vooral als je een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteedt aan het contact met belanghebbenden, het werken met multifunctionele teams of het beheren van meerdere projecten tegelijk, zullen deze hulpmiddelen helpen om volledige transparantie van het project voor alle betrokkenen zonder ook maar één e-mail te hoeven sturen.
Visualiseer uw taken vanuit elke hoek met meer dan 15 weergaven in ClickUp, waaronder Lijst, Bord en Kalender
Projectmanagementsoftware is essentieel voor zelfs doorgewinterde projectmanagers om tijd, werklast, projecten en TBH, hun geestelijke gezondheid op de meest productieve manier mogelijk te overzien. Deze tools zijn ontworpen om druk werk te elimineren en projectplanningsprocessen te stroomlijnen door middel van workflow automatisering , taakafhankelijkheden interfaces voor slepen en neerzetten en nog veel meer. 😍
De beste tool voor projectbeheer s zijn schaalbaar, flexibel en intuïtief, dus ongeacht de grootte van je team of de complexiteit van je project, de software zal altijd resultaten opleveren. Specifieke hoofdkenmerken die je moet zoeken in projectmanagementsoftware van hoge kwaliteit zijn onder andere
- Meerdere weergaven ter ondersteuning vanKanban-borden,traditionele Gantt-diagrammenuw kalender,diagrammentakenlijsten en meer
- In-appsamenwerking functies zoals opmerkingen, @mentions, chat, toegewezen taken en watchers
- Dashboards en directe rapportage om projectmanagers een goed inzicht te geven in de algehele gezondheid van hun projecten
- Aangepaste taakstatussen om de voortgang van elk actie-item duidelijk en visueel weer te geven
- Meerdere integraties om af te stemmen op uw huidige technologie en meer waardevolle informatie naar uw projectbeheerplatform te brengen
Snel belangrijke gegevens opvragen op één scherm met Dashboards in ClickUp
Dit zijn slechts een paar van onze favoriete projectmanagementfuncties, maar er zijn er meer om in de gaten te houden, afhankelijk van jouw unieke situatie. Gebruiksgemak, het budget van je team en de tools waarin je al hebt geïnvesteerd zijn belangrijke dingen om rekening mee te houden voordat je de juiste oplossing kiest. Maar in deze groeiende sector is het belangrijk om te weten dat je genoeg opties hebt!
2. Gebruik sjablonen voor projectplanning en projectuitvoering
je kunt tegenwoordig overal een sjabloon voor vinden
Echt waar! Het is geen geheim dat elke krachtige projectmanagementtool wordt geleverd met een robuuste set functies die je kunt gebruiken. Uiteindelijk zullen deze functies je beste vriend zijn. Maar op dit moment? Een nieuwe tool leren kan een proces op zich zijn. Templates beperken dit probleem met een kant-en-klaar en aanpasbaar framework om uw projectuitvoeringsproces op de meest productieve manier te starten.
Bovendien zijn sjablonen een geweldige manier om te laten zien waarvoor de functies van uw projectmanagementsoftware zijn gemaakt. Vooraf gemaakte statussen, bijna voltooide tabellen, takenlijsten voor projectplanning en helpdocumenten zijn enkele van de vele manieren waarop sjablonen uw team naar succes kunnen leiden.
De beste sjabloontip die we je kunnen geven is om hier te beginnen, met de Sjabloon voor projectuitvoeringsplan door ClickUp .
Definieer de reikwijdte, vereisten, middelen en meer van uw project met behulp van de sjabloon voor het projectuitvoeringsplan van ClickUp
Dit beginnersvriendelijke ClickUp Doc staat vol met zeven pagina's met aanpasbare secties om strategisch en grondig de reikwijdte van uw project te definiëren doelstellingen, vereisten, planning, communicatieplan, en meer. Het is de ideale bron om projectmanagers te helpen het projectuitvoeringsproces te standaardiseren met behulp van ClickUp's collaboratieve en dynamische documenteditor - en hebben we al gezegd dat het gratis is? 💸
Hier zijn een paar van de functies waar we het meest van houden ClickUp Documenten :
- Tekst uit uw ClickUp Doc kan direct worden omgezet in een uitvoerbare taak
- Opmerkingen kunnen worden gedelegeerd naar andere leden met een eenvoudige vermelding of tag
- Het team kan naast elkaar kijken en bewerken zonder overlapping met behulp vanlive samenwerkend detecteren En omdat ClickUp Docs automatisch bijgewerkt blijft en uw versiegeschiedenis opslaat, zal uw Projectuitvoeringssjabloon altijd fungeren als een betrouwbare bron van waarheid voor het projectteam om op elk moment naar terug te verwijzen. 😍
3. Afstemmen op doelen voor projectuitvoering
Dit gaat niet alleen over het eens worden over de uiteindelijke projectresultaten het gaat erom dat je weet hoe het project past in de langetermijnvisie van je organisatie.
Als je het "waarom" achter je project begrijpt, blijft het projectteam op één lijn met de algemene strategie en worden de juiste taken geprioriteerd. Duidelijke communicatie begint met het op één lijn zitten voordat de uitvoering begint. Project startbijeenkomsten , SMART doelen stellen en voortgangsupdates zijn geweldig voor het bevorderen van transparantie en vertrouwen in het hele team als het gaat om het bereiken van korte- en langetermijndoelen . Bovendien versterkt het de samenwerking in elke fase van je project door ervoor te zorgen dat elk teamlid niet dag in dag uit vastzit in zijn eigen silo.
4. Wees innovatief
Als het op nieuwe ideeën aankomt, zijn er nooit te veel koks in de keuken - het is als projectmanager van cruciaal belang om de leden in staat te stellen hun gedachten te delen.
Uw teamleden zijn degenen die er middenin zitten - ze navigeren door de routekaart, volgen de tijdlijn en komen hun beloften na. Zij weten waar ze het over hebben!
Als je de uitvoeringsfase ingaat, aarzel je misschien om nieuwe ideeën te verwelkomen uit angst om de strategie die je net hebt gecreëerd in gevaar te brengen. maar pivoting is een natuurlijk onderdeel van het projectproces_. Jij en je team delen dezelfde resultaten en het zal hen goed doen om te weten dat ze de macht hebben om hun gedachten, suggesties en mogelijke zorgen te uiten terwijl er nog tijd is om er iets aan te doen.
Brainstorm, plan, strategiseer en stroomlijn communicatie in realtime om projecten sneller uit te voeren met ClickUp Whiteboards
Ideeënformulieren, brainstormsessies en aangewezen communicatiekanalen moedigen een open discussie onder het team aan en laten zien dat je geïnteresseerd bent in wat ze te zeggen hebben door de eerste stap te zetten. In plaats van ze simpelweg te vertellen dat je openstaat voor hun gedachten, geef je ze de kans om ideeën of problemen waar ze tegenaan lopen op elk moment in de uitvoeringsfase naar voren te brengen - je project zal er op de lange termijn altijd beter van worden.
5. Moedig het delen van ideeën aan
Het werkt twee kanten op! Het team aanmoedigen om hun ideeën te delen is net zo belangrijk als ervoor zorgen dat ze zich gehoord voelen. Als projectmanager heb je de macht om je team te helpen positieve veranderingen door te voeren via hun ideeën. Wees ontvankelijk voor en flexibel met hun ideeën, zelfs als ze afwijken van de oorspronkelijke strategie.
Bovendien zal het team zich meer verantwoordelijk voelen voor hun werk als ze weten dat hun gedachten serieus in overweging worden genomen tijdens het hele proces.
6. Taken voor projectuitvoering delegeren
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, moeten projectmanagers niet het gewicht van de wereld op hun schouders dragen. Ze hebben al genoeg aan hun hoofd en als leider van het project zal het delegeren van taken aan andere leden groei en vertrouwen bevorderen door de verantwoordelijkheid over het team te verdelen.
Door zelfs kleine verantwoordelijkheden te verdelen, hebben projectmanagers meer tijd om het grote geheel te begrijpen, inclusief de voortgang van het project, werkbelasting van het team en status.
7. Stimuleer teamsamenwerking
Het is de verantwoordelijkheid van een projectmanager om iedereen op de hoogte te houden, van andere teamleden tot belanghebbenden.
Instellingen voor privacy en delen aanpassen in ClickUp Machtigingen
Constructieve en open discussie is een andere manier waarop projectmanagementsoftware managers kan helpen tijd besparen en efficiënter te werken, maar het hoeft niet altijd voorbehouden te zijn aan vergaderingen en e-mails. Houd de status van je project volledig transparant door je belangrijkste spelers toegang te geven tot het bekijken, becommentariëren of zelfs bewerken van rapporten op hoog niveau of voortgangsdocumenten, zoals jij dat wilt.
8. Identificeer taakafhankelijkheden
Als u weet welke taken in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid, blijven projecten beter op schema en worden middelen beter toegewezen. Als je bedenkt dat de meeste hiaten in de strategie voortkomen uit een gebrek aan middelenbeheer op een bepaald niveau, bovenop je taakafhankelijkheden blijven, mijlpalen en de kritiek pad kan soms het verschil uitmaken of een project überhaupt door de uitvoeringsfase komt.
Bekijk uw werklast aan de hand van de taken die nog op uw kritieke pad liggen, met één schakeloptie in ClickUp!
9. Volg de voortgang van je project
Het is beter om te kiezen voor meer visuele projectmanagementoplossingen als het gaat om dashboards, rapportage en inzichten. Er zijn talloze manieren om de algemene status van je project te bepalen, zelfs tot op het kleinste niveau, als je de juiste software gebruikt.
Functies zoals aangepaste taakstatussen zijn uitstekend om snel in één oogopslag de updates van individuele taken te zien, maar voor de voortgang op hoog niveau zijn dashboards, diagrammen en digitale whiteboards zijn de go-to van elke projectmanager. Een ander voordeel van het gebruik van zeer visuele vormen van rapportage is dat ze gemakkelijker te lezen zijn en toegankelijker voor belanghebbenden, hogere leidinggevenden en andere afdelingshoofden om in een oogwenk te begrijpen.
Gebruik ClickUp Whiteboards als een visueel samenwerkingshulpmiddel voor elke behoefte
10. Deliverables beoordelen met belanghebbenden
Na een van deze strategieën leiden tot beter tijdbeheer en een hogere productiviteit terwijl hiaten in de uitvoering van projectmanagement worden voorkomen. Dus wat moet je doen met de tijd die je hebt bespaard? Gebruik het om ervoor te zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden tevreden zijn bij elke stap!
Hoewel het misschien niet altijd nodig of mogelijk is, zorgt het doornemen van de projectresultaten met belanghebbenden tijdens de uitvoeringsfase ervoor dat ze tevreden zijn als het project klaar is. Bovendien zie je er dan goed uit!
Vooral als je met nieuwe klanten werkt, zorgt dit gebaar voor een sterkere samenwerking relaties met belanghebbenden en stelt je team gerust dat ze in de goede richting gaan.
Hoe projectbeheersoftware helpt bij projectuitvoering
Als je iets meeneemt uit deze gids, laat het dan het belang zijn van dynamische projectmanagementsoftware om je projectuitvoeringsproces te stroomlijnen en te automatiseren.
Door tijd en middelen te investeren in de juiste software kun je alle 10 deze uitvoeringsstrategieën met gemak en efficiëntie volgen, ongeacht het type of de complexiteit van je project.
Met een uitgebreid Sjabloonbibliotheek als aanvulling op zijn rijke reeks functies , ClickUp is de ideale software om managers en teams te helpen bij het uitvoeren van projecten, het stroomlijnen van processen en het afstemmen op belangrijke doelen. Het is het enige productiviteitsplatform dat krachtig genoeg is om uw werk over apps heen te centraliseren in één samenwerkingshub.
/Afbeelding https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs_Chat-weergave_lijst-weergave_homepage-4-1400x1055.png ClickUp Documenten, Chat en Lijstweergave in ClickUp /%img/ Projectupdates bewaken beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp Workspace
En met functies zoals ClickUp Documenten , ClickUp Whiteboards , meerdere weergaven en aangepaste statussen beschikbaar op elk prijsplan, creëert ClickUp oplossingen voor teams met elk budget. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en gebruik het met het team zonder enige kosten.