Laten we de instelling bepalen. 🎭
Je bent een projectmanager wiens team klaar is om de volgende stap te nemen in een project planningsproces . Jullie hebben samengewerkt om het concept te ontwikkelen en de perfecte strategie voor projectmanagement om je idee tot leven te brengen.
Nu is het tijd om actie te ondernemen. 🥳
Zodra elke stap van je project abonnement in kaart is gebracht en voor je ligt, is het klaar om de uitvoeringsfase van het project in te gaan. Maar voordat je $200 verzamelt en "Go" zegt, is het belangrijk om je bewust te zijn van de uitdagingen en veranderingen die het project kunnen vertragen of zelfs voor onbepaalde tijd kunnen stopzetten.
Laat deze gids uw strategische werkstroom op gang brengen, zodat u de uitvoering van een project als een echte professional kunt overwinnen. Volg deze gids voor alles wat u moet weten over succesvolle projectuitvoering, hiaten die uw voortgang kunnen belemmeren en 10 strategieën voor projectmanagement om managers te helpen op koers te blijven.
Wat is projectuitvoering?
Projectuitvoering gebeurt nadat je de ideatiefase hebt Voltooid door je
project stappenplan
. Dit is het goede deel - wanneer je klaar bent om dingen in gang te zetten en het project tot bloei te brengen. Dit kan ook de meest ontmoedigende fase zijn, omdat het de langste, meest veeleisende en meest complexe fase is.
Projectmanagers moeten gefocust blijven, klaar zijn om te schakelen en op de hoogte zijn van de voortgang en tegenslagen van projecten. Terwijl het team de stappen uitvoert die jullie allemaal hebben gemaakt, houd jij als projectmanager toezicht op de voortgang van het team en ondersteun je het team door:
- Het team te overzien, aan te moedigen en te vieren terwijl ze de stappen uitvoerenreikwijdte van het project* Voortgang beheren terwijl het gebeurt
- Koerscorrectie of wijzigingen in de planning voorstellen
- Relaties met belanghebbenden en correspondentie beheren
- Documenteren en vastleggen van alle problemen, wijzigingen en belangrijke updates
Makkelijker gezegd dan gedaan, toch? 😅
Maar als vuistregel geldt: als je gewoon prioriteit geeft aan mensen, processen en communicatie, dan zit je goed! Ongeacht de type project een effectief beheer van deze drie gebieden zorgt ervoor dat het project op schema blijft, binnen het budget blijft en de belangrijkste mijlpalen haalt.
Dit is de sleutel omdat het ook de verantwoordelijkheid van een projectmanager is om leden te helpen verloren tijd in te halen, opnieuw te sturen of te pivotten als een deel van het abonnement niet goed gaat, ook wel bekend als hiaten in de projectuitvoering.
Wat zijn hiaten in de projectuitvoering?
Gaps in de projectuitvoering, ook wel bekend als strategy gaps, doen zich voor als het abonnement dat je voor het project hebt gemaakt niet loopt zoals verwacht.
Of je project nu is gepauzeerd door een gebrek aan duidelijkheid, krimpende tijdlijnen, verminderde middelen of veranderende doelen - ze worden allemaal beschouwd als hiaten in de projectuitvoering.
Hoewel de meeste hiaten te wijten zijn aan een gebrek aan middelen (inclusief budget, materialen en bandbreedte), zijn er nog een paar andere belangrijke obstakels waar u rekening mee moet houden voordat u begint met de uitvoering van een project:
- Gebrek aan ondersteuning of buy-in van hogerhand of belanghebbenden
- Hoge of onrealistische tijdlijnen
- Een ongedefinieerde projectvisie
- Gebrek aan prioritering wat leidt tot knelpunten
En meer. 🫣
Als projectmanager kan het moeilijk zijn om de juiste balans te vinden tussen toezicht houden op de projectuitvoering om hiaten te voorkomen zonder uw team te micromanagen of boven hun hoofd te hangen werkstromen . Dit is uiteindelijk onproductief omdat het de boodschap uitzendt dat leden niet vertrouwd worden in het beheren van hun werk en simpel gezegd is het niet goed voor het moreel.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
We zijn hier om dit probleem op te lossen met 10 strategieën om projectmanagers te helpen mogelijke hiaten in de uitvoering te omzeilen en projecten probleemloos op te leveren.
Bonus: Noodplanning
Wat gebeurt er tijdens een succesvolle projectuitvoeringsfase?
- Taakverdeling: De projectmanager wijst specifieke taken toe aan leden van het team op basis van hun vaardigheden en expertise.
- Werkuitvoering: De leden van het team voeren de aan hen toegewezen taken uit volgens het abonnement en de tijdlijn van het project.
- Het bijhouden van de voortgang: De projectmanager bewaakt de voortgang van elke taak en zorgt ervoor dat het werk volgens plan wordt voltooid.
- Communicatie en samenwerking: De leden van het team communiceren regelmatig om updates te delen, uitdagingen aan te pakken en inspanningen te coördineren.
- Kwaliteitscontrole: Er worden kwaliteitsborgingsprocessen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de projectresultaten aan de gewenste normen voldoen.
- Risicomanagement: Het projectteam identificeert potentiële risico's die zich tijdens de uitvoering kunnen voordoen en pakt deze aan om de impact ervan te minimaliseren.
- Resource management: De projectmanager zorgt ervoor dat de benodigde middelen, zoals apparatuur, materialen en personeel, beschikbaar zijn en effectief worden gebruikt.
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Het team van het project onderhoudt regelmatige communicatie met belanghebbenden, houdt hen op de hoogte en gaat in op eventuele problemen.
- Wijzigingsbeheer: Als er wijzigingen optreden in de reikwijdte of de vereisten van het project, worden deze gedocumenteerd, beoordeeld en beheerd volgens vastgestelde procedures.
- Documentatie en rapportage: Voortgang, mijlpalen en eventuele problemen worden gedocumenteerd en gerapporteerd aan relevante belanghebbenden.
- Oplossen van problemen: Het team van het project identificeert en lost problemen of conflicten op die zich tijdens de uitvoering voordoen, zodat de voortgang van het project soepel verloopt.
- Continue bewaking en bijsturing: De projectmanager bewaakt continu de voortgang van het project en stuurt waar nodig bij om het op schema te houden.
10 strategieën voor projectuitvoering
Er zijn genoeg proactieve stappen die je vóór de uitvoeringsfase van het project kunt nemen om de kloof te overbruggen tussen eventueel niet op elkaar afgestemde doelen, strategieën of taken. Het geheim zit hem in het implementeren ervan in je projectmanagement proces, ruim voordat het tijd is om te handelen! Hier zijn 10 van onze favoriete succesvolle strategieën voor projectuitvoering om je team gemotiveerd te houden, op koers te houden en altijd vooruit te komen.
1. Gebruik software voor projectmanagement
Als je twijfelt of je software voor projectmanagement is nodig om projecten effectief uit te voeren.
Vooral als je een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteedt aan verbindingen met belanghebbenden, werken met multifunctionele teams of het beheren van meerdere projecten tegelijk, zullen deze tools helpen bij het brengen van volledige transparantie van het project voor iedereen die erbij betrokken is, zonder ook maar één e-mail te hoeven sturen.
Visualiseer uw Taken vanuit elke hoek met meer dan 15 weergaven in ClickUp-taak, inclusief Lijst, Bord en Kalender
Software voor projectmanagement is essentieel voor zelfs doorgewinterde projectmanagers om tijd, werklast, projecten en TBH, hun geestelijke gezondheid op de meest productieve manier te overzien. Deze tools zijn ontworpen om druk werk te elimineren en de planning van projecten te stroomlijnen door middel van automatisering van werkstromen , afhankelijkheid van taken interfaces voor slepen en neerzetten en nog veel meer. 😍
De beste tool voor projectmanagement s zijn schaalbaar, flexibel en intuïtief, dus ongeacht de grootte van je team of de complexiteit van je project, de software zal altijd resultaten opleveren. Specifieke functies die je moet zoeken in hoogwaardige software voor projectmanagement zijn onder andere
- Meerdere weergaven om het volgende te ondersteunenKanban-borden,traditionele Gantt grafieken, uw kalender,diagrammentaken lijsten, en nog veel meer
- In appsamenwerking functies zoals opmerkingen, @mentions, chatten, toegewezen taken en volgers
- Dashboards en directe rapportage om projectmanagers op hoog niveau inzicht te geven in de algehele gezondheid van hun projecten
- Aangepaste statussen voor taken om de voortgang van elk item duidelijk en visueel weer te geven
- Meerdere integraties om af te stemmen op uw huidige technologie en meer waardevolle informatie naar uw platform voor projectmanagement te brengen
Snel belangrijke gegevens ophalen op één scherm met Dashboards in ClickUp
Dit zijn slechts een paar van onze favoriete functies voor projectmanagement, maar er zijn er meer waar u op moet letten, afhankelijk van uw unieke situatie. Gebruiksgemak, het budget van je team en de tools waarin je al hebt geïnvesteerd zijn belangrijke dingen om te overwegen voordat je de juiste oplossing kiest. Maar in deze groeiende sector is het belangrijk om te weten dat je genoeg opties hebt!
2. Sjablonen voor projectplanning en projectuitvoering gebruiken
je kunt tegenwoordig overal een sjabloon voor vinden
Echt waar! Het is geen geheim dat elke krachtige tool voor projectmanagement wordt geleverd met een robuuste set functies. Uiteindelijk zullen deze functies je beste vriend zijn. Maar op dit moment? Een nieuwe tool leren kan een proces op zich zijn. Sjablonen omzeilen dit probleem met een kant-en-klaar en aanpasbaar kader om uw projectuitvoeringsproces op de meest productieve manier te starten.
Bovendien zijn sjablonen een geweldige manier om te laten zien waarvoor de functies van uw software voor projectmanagement zijn gemaakt. Vooraf gemaakte statussen, bijna voltooide tabellen, lijsten met taken voor projectplanning en helpdocumenten zijn enkele van de vele manieren waarop sjablonen uw team naar succes kunnen leiden.
De beste sjabloon tip die we je kunnen geven is om hier te beginnen, met de Sjabloon voor projectuitvoeringsplan door ClickUp .
Definieer de reikwijdte, vereisten, middelen en meer van uw project met het sjabloon voor het projectuitvoeringsplan van ClickUp
Dit beginnersvriendelijke ClickUp document staat vol met zeven pagina's met aanpasbare secties om op strategische en grondige wijze de reikwijdte van uw project te definiëren doelen, vereisten, planning, communicatie abonnement, en meer. Het is de ideale bron om projectmanagers te helpen bij het standaardiseren van het projectuitvoeringsproces met behulp van ClickUp's collaboratieve en dynamische document editor - en hebben we al vermeld dat het gratis is? 💸
Hier zijn een paar van de functies waar we het meest van houden ClickUp Documenten :
- Tekst uit uw ClickUp Doc kan direct worden omgezet in een te gebruiken ClickUp-taak
- Opmerkingen kunnen worden gedelegeerd aan andere leden met een eenvoudige vermelding of tag
- Het team kan naast elkaar weergeven en bewerken zonder overlapping met behulp vanlive samenwerkend detecteren En omdat ClickUp Docs automatisch bijgewerkt blijven en uw versiegeschiedenis opslaan, zal uw sjabloon voor projectuitvoering altijd fungeren als een betrouwbare bron van waarheid voor het projectteam om op elk moment naar terug te grijpen. 😍
3. Afstemmen op doelen voor projectuitvoering
Dit gaat niet alleen over het eens worden over de uiteindelijke projectresultaten het gaat erom dat je weet hoe het project past in de langetermijnvisie van je organisatie.
Als je het "waarom" achter je project begrijpt, blijf je als team op één lijn met de algemene strategie en zorg je ervoor dat de juiste taken prioriteit krijgen. Duidelijke communicatie begint met het op één lijn zitten voordat de uitvoering begint. Vergaderingen voor de start van een project , SMART doelen stellen en voortgangsupdates zijn geweldig voor het bevorderen van transparantie en vertrouwen in het hele team als het gaat om het bereiken van doelen op korte en lange termijn . Bovendien versterkt het de samenwerking in elke fase van je project door ervoor te zorgen dat elk lid van het team niet dag in dag uit vastzit in zijn eigen silo.
4. Wees innovatief
Als het op nieuwe ideeën aankomt, zijn er nooit te veel koks in de keuken. Als projectmanager is het essentieel om leden de kans te geven hun gedachten te delen.
De leden van je team zitten er middenin: ze navigeren door de routekaart, volgen de tijdlijn en komen hun beloften na. Zij weten waar ze het over hebben!
Als je de uitvoeringsfase ingaat, aarzel je misschien om nieuwe ideeën te verwelkomen uit angst om de strategie die je net hebt gecreëerd in gevaar te brengen. maar pivoting is een natuurlijk onderdeel van het projectproces_. Jij en je team delen dezelfde resultaten en het zal hen goed doen als ze weten dat ze de macht hebben om hun gedachten, suggesties en mogelijke zorgen te uiten terwijl er nog tijd is om er iets aan te doen.
Brainstorm, plan, strategiseer en stroomlijn communicatie in realtime om projecten sneller uit te voeren met ClickUp Whiteboards
Formulieren voor ideeën, brainstormsessies teams en aangewezen communicatiekanalen moedigen open discussies in het team aan en laten zien dat je geïnteresseerd bent in wat ze te zeggen hebben door de eerste stap te zetten. In plaats van ze simpelweg te vertellen dat je openstaat voor hun gedachten, geef je ze de kans om ideeën of problemen waar ze tegenaan lopen op elk moment in de uitvoeringsfase naar voren te brengen - je project zal er op de lange termijn altijd beter van worden.
5. Moedig delen van ideeën aan
Het werkt twee kanten op! Het team aanmoedigen om hun ideeën te delen is net zo belangrijk als ervoor zorgen dat ze zich gehoord voelen. Als projectmanager heb je de macht om je team te helpen positieve veranderingen door te voeren via hun ideeën. Wees ontvankelijk voor en flexibel met hun ideeën, zelfs als ze afwijken van de oorspronkelijke strategie.
Bovendien zal het team zich meer verantwoordelijk voelen voor hun werk als ze weten dat er tijdens het hele proces serieus rekening wordt gehouden met hun gedachten.
6. Taken delegeren voor de uitvoering van projecten
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, moeten projectmanagers niet het gewicht van de wereld op hun schouders dragen. Ze hebben al genoeg aan hun hoofd en als leider van het project zal het delegeren van taken aan andere leden groei en vertrouwen bevorderen door het delen van eigendom in het team.
Door zelfs kleine verantwoordelijkheden te verdelen, hebben projectmanagers meer tijd om het grote geheel te begrijpen, inclusief de voortgang van het project, werklasten van teams en status.
7. Samenwerking tussen teams aanmoedigen
Het is de verantwoordelijkheid van een projectmanager om iedereen op de hoogte te houden, van andere leden van het team tot belanghebbenden.
Instellingen voor privacy en delen in ClickUp aanpassen Toestemmingen
Constructieve en open dialoog is een andere manier waarop software voor projectmanagement managers kan helpen tijd besparen maar het hoeft niet altijd voorbehouden te zijn aan vergaderingen en e-mails. Houd de status van uw project volledig transparant door uw sleutelactoren toegang te geven tot weergave, commentaar of zelfs bewerking van rapporten op hoog niveau of voortgangsdocumenten.
8. Taak afhankelijkheden identificeren
Weten welke taken in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid, helpt projecten op schema te houden en middelen op de juiste manier toe te wijzen. Als je bedenkt dat de meeste hiaten in de strategie te wijten zijn aan een gebrek aan middelenbeheer op een bepaald niveau, bovenop de afhankelijkheid van je taken blijven, mijlpalen en de kritiek pad kan soms het verschil uitmaken of een project überhaupt door de uitvoeringsfase komt.
Bekijk uw werklast aan de hand van de resterende taken op uw kritieke pad met één enkele schakeltoets in ClickUp!
9. Volg de voortgang van projecten
Het is beter om het zekere voor het onzekere te nemen oplossingen voor visueel projectmanagement als het gaat om dashboards, rapportage en inzichten. Er zijn talloze manieren om de algemene status van je project te bepalen, zelfs tot op het kleinste niveau, als je de juiste software gebruikt.
Functies zoals aangepaste statussen van taken zijn uitstekend om snel in één oogopslag de updates van individuele taken te begrijpen, maar voor voortgang op hoog niveau zijn dashboards, diagrammen en digitale whiteboards zijn de go-to van elke projectmanager. Een ander voordeel van het gebruik van zeer visuele vormen van rapportage is dat ze gemakkelijker te lezen en toegankelijker zijn voor belanghebbenden, hogere leidinggevenden en andere afdelingshoofden die ze in een oogwenk kunnen begrijpen.
ClickUp Whiteboards gebruiken als een visueel samenwerkingshulpmiddel voor elke behoefte
10. Deliverables beoordelen met belanghebbenden
Na een van deze strategieën leiden tot beter tijdbeheer en meer productiviteit terwijl hiaten in de uitvoering van projectmanagement worden voorkomen. Dus, wat moet je doen met de nieuwe tijd die je hebt uitgespaard? Gebruik het om ervoor te zorgen dat de sleutel belanghebbenden tevreden zijn bij elke stap!
Hoewel het misschien niet altijd nodig of mogelijk is, zorgt het doornemen van de projectresultaten met belanghebbenden tijdens de uitvoeringsfase ervoor dat ze tevreden zijn als het project klaar is. Bovendien zie je er dan goed uit!
Vooral als je met nieuwe clients werkt, zorgt dit gebaar voor een sterkere samenwerking relaties met belanghebbenden en stelt je team gerust dat ze in de goede richting gaan.
Hoe projectmanagementsoftware helpt bij de uitvoering van projecten
Als je iets meeneemt uit deze gids, laat het dan het belang zijn van dynamische projectmanagement software voor het stroomlijnen en automatiseren van je projectuitvoeringsproces.
Door tijd en middelen te investeren in de juiste software kun je alle 10 deze uitvoeringsstrategieën met gemak en efficiëntie volgen, ongeacht het type of de complexiteit van je project.
Met een uitgebreid Sjabloonbibliotheek als aanvulling op zijn rijke reeks functies , ClickUp is de ideale software om managers en Teams te helpen bij het uitvoeren van projecten, het stroomlijnen van processen en het afstemmen op sleutel doelen. Het is het enige productiviteitsplatform dat krachtig genoeg is om uw werk over apps heen te centraliseren in één hub voor samenwerking.
Projectupdates bijhouden
beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp-werkruimte
En met functies zoals ClickUp Documenten , ClickUp Whiteboards , meerdere weergaven en aangepaste statussen beschikbaar op elk abonnement, ClickUp creëert oplossingen voor teams van elk budget. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en begin het te gebruiken met het team zonder enige kosten.