Hoe kies je de juiste vergaderfrequentie voor je team?

Vandaag de dag, met het bereik van werken op afstand, hybride en volledig op kantoor, kan het moeilijk zijn om teams te allen tijde te verbinden en op de hoogte te houden (voeg daar de verschillende tijdzones aan toe om het nog uitdagender te maken). 👀

Dus in een poging om op één lijn te blijven met onze teams, zijn we overgestapt op geplande vergaderingen om updates door te nemen, te beoordelen action items feedback geven en zo gaat de lijst door. Maar tijd is kostbaar.

Dit geldt vooral als je in een snelle werkomgeving werkt, omdat je er dan voor moet zorgen dat je het meeste uit je vergaderingen haalt.

Dit is wanneer je het doel van de vergadering kent en een agenda van de vergadering en het plannen van de juiste vergaderfrequentie kan je team veel voordeel opleveren.

In dit artikel leer je wat een vergadercadans is, hoe vaak je vergaderingen moet plannen en hulpmiddelen voor vergaderbeheer die je kunt gebruiken om je vergaderingen tot een minimum te beperken en je team altijd op de hoogte te houden.

We hebben ook een aantal tips en suggesties toegevoegd om je te helpen bepalen wat het beste werkt voor jouw team, samen met sjablonen voor vergaderingen om je gesprekken te structureren en ze zo productief mogelijk te maken.

Wat is een vergadering cadans?

Een vergaderingscadans verwijst simpelweg naar hoe vaak een vergadering wordt gehouden.

Bijvoorbeeld, als jij en een directielid elke vrijdagochtend inchecken, dan is dat een wekelijkse vergadercadans. Als je een verzoek hebt om om de maand te vergaderen, dan is dat een tweemaandelijkse cadans.

Dit kan moeilijker zijn voor teams op afstand. Elk bedrijf staat voor de uitdaging hoe vaak vergaderingen moeten plaatsvinden. In een steeds meer verspreid personeelsbestand lijken persoonlijke Zoom-gesprekken veel persoonlijke vergaderingen te vervangen en worden ze soms de enige interactie met je team.

En hoewel we allemaal graag een glimp opvangen van iemands huisdier op de achtergrond van een gesprek, kunnen deze virtuele vergaderingen in feite het geluk en de productiviteit van werknemers belemmeren omdat ze storend kunnen zijn als te veel vergaderingen hun dag in beslag nemen.

Dus, hoe breng je je agenda in balans en hoe vind je de juiste vergaderfrequentie voor je team?

Laten we dat eens uitzoeken.

Hoe kies je de juiste vergaderfrequentie?

De juiste vergaderfrequentie is voor elk bedrijf en zijn behoeften anders. Sommige Teams hebben meer of minder vergaderfrequentie nodig, afhankelijk van hun rollen, projecten en het soort vergadering.

Soorten vergaderingen

Afhankelijk van het type vergadering, zijn de meest voorkomende vergaderritmes:

• Dagelijkse vergaderingen
• Wekelijkse vergaderingen
• Tweewekelijkse vergaderingen voor teams
• Maandelijkse vergaderingen
• Kwartaalvergaderingen

Naast het beslissen over de soort vergadering je zult ook moeten bepalen welke vergaderingen je asynchroon of synchroon kunt doen. Kunt u updates communiceren via een app voor zakelijke berichten of binnen een tool voor projectmanagement met functies voor berichtenuitwisseling?

Hoe dan ook, je doel is om je teams op de hoogte te houden en op koers te houden om hun doelen te halen en iedereen genoeg vrijheid te geven om asynchroon te werken en autonoom zonder toevoeging van te vergaderingen toe te voegen aan hun werkschema .

Asynchrone versus synchrone vergaderingen

Als je eenmaal hebt bepaald dat je een wekelijkse cadans hebt voor een project en een andere wekelijkse cadans voor een check-in voor alle medewerkers, betekent dat niet dat deze op dezelfde manier moeten worden geformatteerd.

De eerste stap in het bepalen van het format van je vergadering is beslissen of de vergadering informatie zoekt of informatie geeft. Dit maakt veel uit wanneer je bepaalt hoe je het beste kunt inchecken.

Vergaderingen die informatie zoeken kunnen in een van de volgende categorieën vallen:

• Astartvergaderingvoor een nieuw project
• Een vergadering voor projectteams om de volgende stappen te bespreken
• Vergadering van het management om te controleren hoe de teams werken
• Aéén-op-één met een direct rapport om doelen en taken te bespreken

Dit soort vergaderingen zijn over het algemeen geweldig om persoonlijk te zijn of een snelle virtuele update over een video-conferentiegesprek zoals Zoom.

Hier zijn een paar voorbeelden van informatie-uitdelende vergaderingen:

• Een dagelijkse stand-up
• Een project update
• Het jaarverslag van een bedrijf

Door de juiste vergaderfrequentie en het juiste format voor teamvergaderingen vast te stellen, worden vergaderingen met een lage waarde vermeden en kan iedereen zich concentreren op productiviteit en werkplezier.

Hier zijn een paar vergaderingsschema's en -types om te overwegen, samen met sjablonen om je te helpen je vergaderingen productief te houden voor alle deelnemers.

Sjablonen voor vergaderingen

1. Dagelijkse vergaderingen

Dagelijkse stand-up vergaderingen zijn informele vergaderingen die dagelijks worden gehouden. Ze zijn nodig en nuttig voor teams, zoals engineering- en ontwikkelingsteams, om afstemming te garanderen, bevindingen te delen en blokkades te helpen identificeren.

Hoewel dagelijkse vergaderingen een geweldige manier lijken om op de hoogte te blijven van de dagelijkse voortgang en veranderingen, kunnen ze contraproductief en verstorend werken als ze niet goed worden beheerd.

Om het meeste uit je dagelijkse vergadering te halen en een productieve sessie te garanderen, kun je het beste voorbereid naar de vergadering komen met een agenda en een sjabloon dat je teamleden op elk moment kunnen raadplegen en dat ze voor de vergadering kunnen invullen.

DAILY MEETINGS PRO TIP Sjabloon voor dagelijkse stand-up vergadering door ClickUp om u en uw teams een georganiseerd, gestructureerd en herhaalbaar systeem te geven voor het vastleggen en weergeven van dagelijkse updates.

Dit sjabloon is beschikbaar in ClickUp Whiteboards en op elke manier aangepast om uw unieke werkstromen te ondersteunen. Het slaat ook uw input op en weerspiegelt deze in realtime, en omdat het binnen ClickUp is gebouwd, kan uw team koppelingen naar Taken invoegen en dit document koppelen aan hun werk.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Daily-Stand-Up-Template-by-ClickUp.png Sjabloon voor dagelijks opstaan in ClickUp Whiteboards /$$$img/

Het doel van de dagelijkse vergadering is om teamcoördinatie te bevorderen. Deze snelle feedbacklus helpt teams op één lijn te komen en op schema te blijven, vergelijkbaar met een huddle bij voetbal. Als er een probleem opduikt, kunt u dit snel aanpakken en projecten op schema houden

2. Wekelijkse vergaderingen

Er zijn verschillende soorten vergaderingen die wekelijks gepland kunnen worden. Een van de belangrijkste vergaderingen in deze cadans zijn één-op-één vergaderingen.

Eén-op-één vergaderingen geven managers en leiders één-op-één tijd met hun directe rapportage of collega's. Het biedt tijd om met elkaar in contact te komen en een goede verstandhouding op te bouwen. Het biedt tijd om verbinding te maken en een goede verstandhouding op te bouwen en zorgt ervoor dat werknemers de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om te slagen in hun rol.

Deze vergaderingen zijn ook een goede gelegenheid om doelen af te stemmen, de werklast te controleren en feedback te geven om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan.

WEKELIJKSE VERGADERINGEN PRO TIP Maak uw wekelijkse check-in vergaderingen productief en standaardiseer uw wekelijkse één-op-één vergaderingen door gebruik te maken van de Sjabloon voor één-op-één vergaderingen van ClickUp .

Dit sjabloon kan worden toegepast op ClickUp Documenten waar u belangrijke details kunt aantekenen, zoals prioriteiten, actiepunten en meer. Bewaar al uw wekelijkse aantekeningen van vergaderingen op één plaats door een nieuwe pagina toe te voegen binnen hetzelfde document. U hebt ook de optie om dit document met anderen te delen of dit document privé te houden om een veilige ruimte voor uw werknemers te garanderen.

Beheer eenvoudig de logistiek, tijd en het abonnement voor uw volgende vergadering met het Vergadering Alle Handen Sjabloon door ClickUp

Hoe een vergadering te plannen

De sleutel tot productieve vergaderingen is ervoor zorgen dat ze überhaupt nodig zijn. Hier zijn een paar vragen die je jezelf of je team kunt stellen voordat je een vergadering instelt.

1. Wat is het doel van deze vergadering?

Is dit doel van de vergadering om nieuwe informatie aan te bieden aan sleutel spelers, of is het gewoon voor mensen om het team bij te praten?

Dit is altijd een goede eerste vraag om jezelf te stellen bij de instelling van een nieuwe cadans.

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe deze vraag kan bepalen hoe vaak een vergadering wordt gepland:

Nieuw project

• Doel vergadering: Nieuw marketinginitiatief
• Vergaderritme: Wekelijkse check-ins voor een statusrapport en volgende stappen

Stand-up

• Doel van de vergadering: Regelmatige updates met de manager en of teamleider
• Doel van de vergadering: Dagelijkse vergadering om te zien waar iedereen actief aan werkt

Project updates

• Doel van de vergadering: Update over de status van het project
• Ritme vergadering: Dagelijkse check-in of wekelijkse check-in, afhankelijk van de hoge prioriteit

2. Kan deze vergadering asynchroon plaatsvinden?

Als het een snelle check-in of update is, denk dan aan de informatie die je nodig hebt en de tijd die het kost om dit te realiseren. En dat is meer dan de toegewezen tijd.

Denk aan het heen-en-weer geloop voor het plannen, de voorbereiding die voor de vergadering moet worden gedaan en de vergadering zelf - dit alles bij elkaar opgeteld kost het veel tijd.

Als team op afstand of verdeeld, kunt u andere communicatiemiddelen gebruiken om asynchrone communicatie te ondersteunen.

Sommige vergaderingen, zoals grote projecten en belangrijke zakelijke beslissingen, vereisen dat verschillende belanghebbenden in real-time wegen, wat altijd gemakkelijker is om persoonlijk te doen of via een Zoom-gesprek.

Maar voor vergaderingen die voornamelijk worden gemotiveerd door updates, is de instelling van tijd voor een persoonlijke check-in onnodig. In feite zijn deze het meest geschikt om asynchroon te doen en in dat geval kunnen ze vaker worden gehouden.

3. Is dit een taak met hoge prioriteit of urgentie?

Sommige projecten hebben prioriteit boven andere met strakke deadlines. Alleen teamleiders weten wat deze projecten zijn en kunnen bepalen hoe vaak deze check-ins moeten plaatsvinden.

Als de taak dringend is, bepaal dan de beste manier om met je team te communiceren, of dat nu een gesprek via Zoom, een video-opname of aantekeningen van prioriteiten binnen de taak zijn.

4. Lopen dit soort vergaderingen regelmatig uit?

Vergaderingen die vaak worden ingekort, kunnen een reden zijn om die vergaderingen vaker te plannen in plaats van langer, maar het hangt allemaal af van team tot team. Voor anderen is langer dan een uur vergaderen misschien niet zo productief. In dat geval kunnen kortere vergaderingen met een regelmatiger ritme helpen om meer te doen en de gesprekken gefocust te houden. ClickUp gebruiken als een software voor notulen van vergaderingen kan je helpen om je agenda bij te houden.

5. Zijn er geen items meer om te bespreken in dit soort vergaderingen?

Aan de andere kant, als je een dagelijks check-in gesprek doet waar niet veel te bespreken valt, overweeg dan om die te consolideren in een wekelijkse check-in en die dagelijkse updates te verplaatsen naar asynchrone in plaats van persoonlijke of conferentiegesprekken.

Hoe de cadans van vergaderingen in je team optimaliseren

Externe en hybride werkomgevingen kunnen lastig zijn als het aankomt op teamsamenwerking.

Houd je teams waar ook ter wereld met elkaar in verbinding door ze een tool voor projectmanagement te geven met functies voor teamsamenwerking zoals

ClickUp

.

ClickUp is een alles-in-één projectmanagement- en productiviteitstool gebouwd met teams in gedachten. Het is een hulpmiddel voor projectmanagement waarmee jij, je team en de hele organisatie je prioriteiten kunnen plannen, je workflow kunnen vereenvoudigen en je voortgang en tijdlijnen kunnen bijhouden - alles op één plek.

Wat betreft team samenwerking biedt honderden functies, waaronder een samenwerkingsfunctie Docs en Whiteboard waar teams kunnen brainstormen, strategieën kunnen documenteren en meer. Stroomlijn de communicatie met de weergave ingebouwde chatten om je team een aangewezen ruimte te geven om te chatten over projecten, vragen en updates.

En je hebt gemakkelijk toegang tot je e-mails en houdt je gesprekken op één plaats met de E-mail in de ClickUp functie waarmee u e-mails kunt verzenden en ontvangen zonder ClickUp te verlaten. 🔥

Het biedt ook een functie voor opmerkingen waarmee je team commentaar kan geven binnen taken, Documenten en bijlagen voor Redactie en dit kan toewijzen aan een specifieke persoon. Dit maakt het eenvoudiger dan ooit om met elkaar samen te werken, asynchroon te werken en feedback te geven, zonder een vergadering te hoeven plannen. ☝️

Wissel feedback uit in realtime, voeg bestanden toe en stroomlijn de communicatie met de ingebouwde weergave Chat in ClickUp

En als u een visuele leerling bent of teamleden hebt die dat zijn, gebruikt u gewoon Clip, de in-app schermrecorder van ClickUp om video's van hoge kwaliteit op te nemen en ze met commentaar naar je team te sturen. Dit is vooral handig bij het uitleggen van complexe onderwerpen wanneer je een stap-voor-stap handleiding moet laten zien, of bij het presenteren van een update met visuals.

Gebruik deze functie zodat je niet nog een vergadering hoeft bij te wonen of lange threads e-mails hoeft te maken, iets wat iedereen in je team kan (en zal) waarderen. 👌

Deel schermopnames om je boodschap precies over te brengen zonder de noodzaak voor een e-mailketen of een persoonlijke vergadering met Clip by ClickUp

En als u een vergadering op afstand moet plannen, geen probleem. ClickUp kan u helpen voorbereid te zijn, uw vergadering productief te houden en het meeste uit uw tijd met uw team te halen.

Hoe? Volg gewoon deze stappen:

1. Vergaderagenda: Maak zelf een gestructureerde vergaderagenda of gebruik de kant-en-klare sjablonen voor vergaderingen van ClickUp en pas ze aan uw behoeften aan
2. Bouw een weergave naar keuze: Kom voorbereid naar uw vergadering, klaar om te presenteren. Bouw eentijdlijn van het project in Tijdlijn ofWeergave Gantt Grafiek, breng strategieën in kaart in Whiteboards of Docs, maak eenaangepast dashboard om al uw belangrijke informatie en rapportages in één weergave te krijgen, en nog veel meer
3. Terugkerende taken en deadlines: Stel specifiek voor de vergadering een Taak in ClickUp-taak in of stel deze in als eenterugkerende taak om u en de deelnemers te herinneren wanneer de volgende vergadering is. U kunt uw Taken en planning ook bekijken in deWeergave kalender
   4. Identificeer je deelnemers en nodig ze uit: Een of meerdere toegewezen personen toevoegen toe aan de Taak om aan te geven wie betrokken is bij de vergadering
4. Deel uw Taak, Agenda van de vergadering en andere afbeeldingen: Voeg uw vergaderagenda, werkweergaven en meer toe aan de taak in de opmerkingen of taakbeschrijving en deel deze met uw team, specifieke persoon of groep mensen
5. Connect ClickUp to Zoom: Zoom integreren met ClickUp om op elk moment toegang te krijgen tot de Zoom app binnen ClickUp, en de deeloptie in Zoom te gebruiken om uw vergaderagenda, tijdlijnen, rapporten in Dashboards in ClickUp te presenteren, enz
6. Voer een productief gesprek en maak aantekeningen: Stap in het gesprek, neemaantekeningen voor vergaderingenen maak een lijst met actiepunten in ClickUp Docs, Whiteboards, Kladblok of binnen een Taak

Dit is slechts één manier om ClickUp te gebruiken om uw vergaderingen te verbeteren. Leer alle functies in ClickUp om te leren hoe u het platform kunt maximaliseren om al uw bedrijfs-, project- en communicatiebehoeften te ondersteunen.

Begin en neem deel aan vergaderingen rechtstreeks vanuit uw Taken met ClickUp's Zoom-integratie

Verbeter uw vergadering met ClickUp

De sleutel tot productieve vergaderingen en werkdagen is het vinden van een effectieve vergaderfrequentie voor u en uw team. Gebruik ClickUp om uw projecten te beheren, de communicatie binnen uw team te verbeteren en doelen en voortgang bij te houden.

En omdat het platform volledig aanpasbaar is en honderden functies voor projectmanagement en teamsamenwerking biedt, kunt u ClickUp absoluut configureren op een manier die uw workflow ondersteunt en de cross-functionele communicatie verbetert.

Gebruik ClickUp als een software voor vergaderingbeheer en de functies voor samenwerking om updates, feedback, vragen en nog veel meer te communiceren om onnodige vergaderingen uit uw drukke schema te halen en uw teams een open communicatielijn te geven, ongeacht de tijdzone of waar en wanneer ze werken. 🌎

Het integreert ook met meer dan 1000 werk tools, inclusief video conferencing apps, Slack en meer, om je te helpen je teamcommunicatie te stroomlijnen en al je werk op één plaats te krijgen.

Het is gratis om te beginnen. Krijg vandaag nog toegang tot ClickUp!

(https://clickup.com/signup-1?utm_campaign=blog_cta&utm_medium=new_cta&utm_source=Blog&utm_content=generic\_main&utm_term=)