Hoe je de juiste vergaderfrequentie voor je team kiest

Werken op afstand en hybride werken blijven bestaan.

En met dit werkmodel kan het moeilijk zijn om teams altijd verbonden en op de hoogte te houden (voeg daar de verschillende tijdzones aan toe om het nog uitdagender te maken). 👀

In een poging om op één lijn te blijven met onze teams, zijn we overgestapt op geplande vergaderingen om updates door te nemen, te beoordelen actiepunten feedback geven en zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar tijd is kostbaar.

Dit geldt vooral als je in een snelle werkomgeving werkt, omdat je er dan voor moet zorgen dat je het meeste uit je vergaderingen haalt.

Dit is wanneer je het doel van de vergadering kent, een vergaderagenda en het plannen van de juiste vergaderfrequentie kan een groot verschil maken voor je team.

In dit artikel leer je wat een vergadercadans is, hoe vaak je vergaderingen moet plannen en hulpmiddelen voor vergaderbeheer die je kunt gebruiken om je vergaderingen tot een minimum te beperken en je externe teams altijd op de hoogte te houden.

We hebben ook een aantal tips en suggesties toegevoegd om je te helpen bepalen wat het beste werkt voor jouw team, samen met vergadersjablonen om je gesprekken te structureren en ze zo productief mogelijk te maken.

Wat is een vergadercadans?

Een vergadercadans verwijst simpelweg naar hoe vaak een vergadering wordt gehouden.

Als jij en een directielid bijvoorbeeld elke vrijdagochtend inchecken, dan is dat een wekelijkse vergadercadans. Als je een verzoek hebt om om de maand te vergaderen, dan is dat een tweemaandelijkse cadans.

Voor teams op afstand kan dit lastiger zijn. De uitdaging voor elk bedrijf is hoe vaak vergaderingen moeten plaatsvinden. In een steeds meer verspreid personeelsbestand lijken face-to-face Zoomgesprekken veel persoonlijke vergaderingen te vervangen en worden ze soms de enige interactie die je met je team hebt.

En hoewel we allemaal graag een glimp opvangen van iemands huisdier op de achtergrond van een gesprek, kunnen deze eigenlijk het geluk en de productiviteit van werknemers belemmeren omdat ze storend kunnen zijn als te veel vergaderingen hun dag in beslag nemen.

Dus, hoe breng je je agenda in balans en hoe vind je de juiste vergaderfrequentie voor je externe teams?

Laten we dat eens uitzoeken.

Hoe de juiste vergaderfrequentie te kiezen

De juiste vergaderfrequentie verschilt per bedrijf en per behoefte. Sommige teams hebben meer of minder vergaderfrequentie nodig, afhankelijk van hun rollen, projecten en het soort vergadering.

Afhankelijk van het type vergadering, zijn de meest voorkomende vergadercadensen:

• Dagelijkse vergaderingen
• Wekelijkse vergaderingen
• Tweewekelijkse teamvergaderingen
• Maandelijkse vergaderingen
• Kwartaalvergaderingen

Naast het instellen van een vergaderritme en type vergadering je moet ook bepalen welke vergaderingen asynchroon of synchroon kunnen worden gehouden. Kunt u updates communiceren via een zakelijke berichtenapp of binnen een tool voor projectbeheer met berichtenfuncties?

Hoe dan ook, je doel is om je teams op de hoogte te houden en op koers te houden om hun doelen te halen en genoeg vrijheid te geven voor iedereen om asynchroon te werken en autonoom zonder toevoeging van te veel vergaderingen aan hun werkschema toe te voegen .

Asynchrone vs. synchrone vergaderingen

Als je eenmaal hebt vastgesteld dat je een wekelijkse cadans hebt voor een project en een andere wekelijkse cadans voor een check-in voor alle medewerkers, betekent dat niet dat deze op dezelfde manier moeten worden opgemaakt.

De eerste stap in het bepalen van de vorm van je vergadering is beslissen of de vergadering informatie zoekt of informatie geeft. Dit maakt veel uit wanneer je bepaalt hoe je het beste kunt inchecken.

Vergaderingen die informatie zoeken kunnen in een van de volgende categorieën vallen:

• Astartvergaderingvoor een nieuw project
• Een projectteamvergadering om de volgende stappen te bespreken
• Managementvergadering om te controleren hoe de teams werken
• Aéén-op-één met een direct rapport om doelen en taken te bespreken

Dit soort vergaderingen zijn over het algemeen zeer geschikt om persoonlijk te zijn of een snelle virtuele update via een videoconferentiegesprek zoals Zoom.

Hier zijn een paar voorbeelden van informatie-uitdelende vergaderingen:

• Een dagelijkse stand-up
• Een project update
• Het jaarverslag van een bedrijf

Door de juiste vergaderfrequentie voor je bedrijf vast te stellen, samen met de juiste vergadervorm, verminder je het aantal vergaderingen met een lage waarde en kan iedereen zich concentreren op productiviteit en plezier in het werk.

Hier zijn een paar vergadermomenten en -soorten die je kunt overwegen, samen met sjablonen om je vergaderingen productief te houden voor alle deelnemers.

Sjablonen voor vergaderkalender

1. Dagelijkse vergaderingen

Dagelijkse stand-up meetings zijn informele vergaderingen die dagelijks worden gehouden. Ze zijn nodig en nuttig voor teams, zoals engineering- en ontwikkelingsteams, om afstemming te garanderen, bevindingen te delen en blokkades te helpen identificeren.

Hoewel dagelijkse vergaderingen een geweldige manier lijken om op de hoogte te blijven van de dagelijkse voortgang en veranderingen, kunnen ze contraproductief en storend zijn als ze niet goed worden beheerd.

Dus om het meeste uit je dagelijkse vergadering te halen en een productieve sessie te garanderen, kun je het beste voorbereid naar de vergadering komen met een agenda en een sjabloon voor een document waar je teamleden op elk moment gemakkelijk naar kunnen verwijzen en dat ze voor de vergadering kunnen invullen.

DAILY MEETINGS PRO TIP Tip: Maak je eigen agenda of gebruik deze aanpasbare Sjabloon voor dagelijkse stand-up vergadering door ClickUp om u en uw teams een georganiseerd, gestructureerd en herhaalbaar systeem te geven voor het vastleggen en bekijken van dagelijkse updates.

Deze sjabloon is beschikbaar in ClickUp Whiteboards en kan op elke manier worden aangepast om uw unieke workflows te ondersteunen. Het slaat ook uw input op en weerspiegelt deze in realtime, en omdat het binnen ClickUp is gebouwd, kan uw team links naar taken invoegen en dit document met hun werk verbinden.

Het doel van de dagelijkse stand-up vergadering is om teamcoördinatie te bevorderen. Deze snelle feedbacklus helpt teams op één lijn te komen en op schema te blijven, vergelijkbaar met een huddle bij voetbal. Als er een probleem opduikt, kunt u dit snel aanpakken en projecten op schema houden

2. Wekelijkse vergaderingen

Er zijn verschillende soorten vergaderingen die wekelijks gepland kunnen worden. Een van de belangrijkste vergaderingen in deze cadans zijn één-op-één vergaderingen.

Eén-op-één vergaderingen geven managers en leiders één-op-één tijd met hun directieleden of collega's. Het biedt tijd om met elkaar in contact te komen en een goede verstandhouding op te bouwen. Het biedt tijd om contact te maken en een goede verstandhouding op te bouwen en zorgt ervoor dat werknemers de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om te slagen in hun functie.

Deze bijeenkomsten zijn ook een goede gelegenheid om doelen af te stemmen, de werkdruk te controleren en feedback te geven om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan.

WEKELIJKSE VERGADERINGEN PRO TIP Maak uw wekelijkse check-in vergaderingen productief en standaardiseer uw wekelijkse één-op-één vergaderingen door gebruik te maken van de Eén-op-één vergadering sjabloon door ClickUp .

Deze sjabloon kan worden toegepast op ClickUp Documenten waar u belangrijke details zoals prioriteiten, actiepunten en meer kunt noteren. Bewaar al uw wekelijkse vergadernotities op één plaats door een nieuwe pagina toe te voegen binnen hetzelfde document. U hebt ook de optie om dit document met anderen te delen of het privé te houden om een veilige ruimte voor uw werknemers te garanderen.

ClickUp's 1:1 sjabloon bevat kant-en-klare pagina's voor werknemersrollen, verwachtingen en terugkerende vergaderagenda's voor elk teamlid. Maak geneste pagina's binnen elke pagina voor nog meer organisatie

3. Maandelijkse vergaderingen

Maandelijkse terugkerende meetings zijn belangrijk als check-in meetings met je team. Tijdens deze vergaderingen kun je updates krijgen over de maandelijkse doelen, de voortgang bekijken om ervoor te zorgen dat je team op schema ligt om de kwartaaldoelen te halen en knelpunten en blokkades identificeren om je team klaar te stomen voor succes in de komende maanden.

Een voorbeeld van een vergadering die maandelijks kan worden gepland zijn projectteamvergaderingen, waar projectteams en belanghebbenden samenkomen om de status van hun lopende projecten te bespreken.

MAANDELIJKSE VERGADERINGEN PRO TIP Geef zowel de teams als de belanghebbenden een gemakkelijk te begrijpen visuele weergave van uw projectsamenvatting met behulp van de Projectstatusrapport sjabloon door ClickUp .

Deze sjabloon is beschikbaar in ClickUp Whiteboards, waar uw team gelijktijdig of asynchroon kan samenwerken, updates kan toevoegen, wijzigingen kan aanbrengen en meer. Gebruik deze sjabloon om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de ontwikkeling, problemen te voorkomen voordat ze zich voordoen en te garanderen dat het project binnen de gestelde tijd wordt afgerond.

Een gedetailleerd en gemakkelijk te volgen projectstatusrapport in ClickUp Whiteboards

4. Kwartaalvergaderingen

Kwartaalvergaderingen zijn geweldig voor het delen van projectupdates, het bespreken van bevindingen van het afgelopen kwartaal, het vieren van overwinningen en het voorbereiden van het komende kwartaal met je team of de hele organisatie. Als ze goed worden uitgevoerd, kunnen deze vergaderingen de stemming in uw team verbeteren, de samenwerking tussen de verschillende afdelingen verbeteren en iedereen op koers houden om hun doelen te halen.

Er zijn veel manieren om kwartaalvergaderingen te houden, maar de meest voorkomende zijn planningsvergaderingen, directievergaderingen en vergaderingen van alle medewerkers.

KWARTAALVERGADERINGEN PRO TIP Tip: Plan eenvoudig uw volgende kwartaalvergadering voor het hele bedrijf en delegeer werk met de Sjabloon voor algemene vergadering door ClickUp .

Deze sjabloon biedt vooraf ingestelde aangepaste statuten, aangepaste velden en meerdere weergaven om u een gestructureerd en gedetailleerd overzicht van uw taken te geven en ervoor te zorgen dat u elke belangrijke aankondiging . Gebruik de sjabloon zoals hij is, of pas hem aan uw behoeften aan. Er is ook een Aan de slag-handleiding om je te helpen het meeste uit deze sjabloon te halen.

Beheer eenvoudig de logistiek, tijd en planning voor uw volgende bedrijfsbijeenkomst met het Vergadering met alle handen Sjabloon door ClickUp

Hoe plan je een vergadering?

De sleutel tot productieve vergaderingen is ervoor zorgen dat ze überhaupt nodig zijn. Hier zijn een paar vragen die je jezelf of je team kunt stellen voordat je een vergadering opzet.

1. Wat is het doel van deze vergadering?

Is dit doel van de vergadering om nieuwe informatie aan te bieden aan belangrijke spelers, of is het gewoon voor mensen om het team bij te praten?

Dit is altijd een goede eerste vraag om jezelf te stellen bij het opzetten van een nieuwe cadans.

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe deze vraag kan bepalen hoe vaak een vergadering wordt gepland:

Nieuw project

• Doel van de vergadering: Nieuw marketinginitiatief
• Frequentie vergadering: Wekelijkse check-ins voor statusrapport en volgende stappen

Stand-up

• Doel van de vergadering: Regelmatige updates met de manager en of teamleider
• Meeting Cadence: Dagelijkse stand-up om te zien waar iedereen actief aan werkt

Project updates

• Doel van de vergadering: Update over de projectstatus
• Volgorde vergadering: Dagelijkse check-in of wekelijkse check-in, afhankelijk van de hoge prioriteit

2. Kan deze vergadering asynchroon plaatsvinden?

Als het een snelle check-in of update is, denk dan aan de informatie die je nodig hebt en de tijd die het kost om dit te realiseren. En dat is meer dan de toegewezen tijd.

Denk aan het heen-en-weergeloop voor het plannen, de voorbereiding die voor de vergadering moet worden gedaan en de vergadering zelf - dit alles kost tijd.

Als team op afstand of verspreid, kun je andere communicatiemiddelen gebruiken om asynchrone communicatie te ondersteunen.

Sommige vergaderingen, zoals grote projecten en belangrijke zakelijke beslissingen, vereisen van nature dat verschillende belanghebbenden in real-time wegen, wat altijd gemakkelijker is om persoonlijk of tijdens een Zoom-gesprek te doen.

Maar voor vergaderingen die voornamelijk worden gemotiveerd door updates, is het niet nodig om tijd uit te trekken voor een persoonlijke check-in. In feite zijn deze het meest geschikt om asynchroon te doen en in dat geval kunnen ze vaker worden gedaan.

3. Is dit een taak met hoge prioriteit of urgentie?

Sommige projecten hebben voorrang op andere met strakke deadlines. Alleen teamleiders weten wat deze projecten zijn en kunnen bepalen hoe vaak deze check-ins moeten plaatsvinden.

Als de taak dringend is, bepaal dan de beste manier om met je team te communiceren, of dat nu een Zoom-gesprek, een video-opname of het noteren van prioriteiten binnen de taak is.

4. Lopen dit soort vergaderingen regelmatig uit?

Vergaderingen die vaak worden ingekort, kunnen een reden zijn om deze vergaderingen vaker te plannen in plaats van langer, maar het hangt allemaal af van team tot team. Voor anderen is langer dan een uur vergaderen misschien niet zo productief. In dat geval kunnen kortere vergaderingen met een regelmatiger ritme helpen om meer te doen en de gesprekken gefocust te houden. ClickUp gebruiken als een software voor notulen kan je helpen om je agenda bij te houden.

5. Hebben we geen onderwerpen meer om te bespreken in dit soort vergaderingen?

Aan de andere kant, als je een dagelijks check-in gesprek hebt waar niet veel te bespreken valt, overweeg dan om die te consolideren in een wekelijkse check-in en die dagelijkse updates te verplaatsen naar asynchrone in plaats van persoonlijke of conferentiegesprekken.

Hoe de vergaderfrequentie van je team optimaliseren

Externe en hybride werkomgevingen kunnen een beetje lastig zijn als het aankomt op teamsamenwerking.

Houd je teams verbonden, waar ter wereld ze zich ook bevinden, door ze een projectmanagementtool te geven met functies voor teamsamenwerking zoals ClickUp .

ClickUp is een alles-in-één projectmanagement- en productiviteitstool gebouwd met teams in gedachten. Het is een projectbeheertool in hart en nieren waarmee u, uw team en de hele organisatie uw prioriteiten kunnen plannen, uw workflow kunnen vereenvoudigen en uw voortgang en tijdlijnen kunnen bijhouden - alles op één plek.

Wat betreft teamsamenwerking het biedt honderden functies, waaronder een samenwerkingsfunctie Docs en Whiteboard waar teams kunnen brainstormen, strategieën kunnen documenteren en meer. Stroomlijn de communicatie met de ingebouwde chatweergave om je team een aangewezen ruimte te geven om te chatten over projecten, vragen en updates.

En krijg eenvoudig toegang tot je e-mails en bewaar je gesprekken op één plek met de E-mail in ClickUp-functie waarmee u e-mails kunt verzenden en ontvangen zonder ClickUp te verlaten. 🔥

Het biedt ook een commentaarfunctie waarmee je team commentaar kan geven binnen taken, Documenten en bijlagen voor Proofing en dit kan toewijzen aan een specifieke persoon. Dit maakt het eenvoudiger dan ooit om met elkaar samen te werken, asynchroon te werken en feedback te geven, zonder een vergadering te hoeven plannen. ☝️

Wissel feedback uit in realtime, voeg bestanden toe en stroomlijn de communicatie met de ingebouwde chatweergave in ClickUp

En als u een visuele leerling bent of teamleden hebt die dat zijn, gebruikt u gewoon Clip, de in-app schermrecorder van ClickUp om video's van hoge kwaliteit op te nemen en ze met commentaar naar je team te sturen. Dit is vooral handig bij het uitleggen van complexe onderwerpen wanneer je een stap-voor-stap tutorial moet laten zien, of bij het presenteren van een update met visuals.

Gebruik deze functie zodat je niet nog een vergadering hoeft bij te wonen of lange e-mail threads hoeft te maken, iets wat iedereen in je team kan (en zal) waarderen. 👌

Deel schermopnames om je boodschap precies over te brengen zonder de noodzaak voor een e-mailketen of een persoonlijke vergadering met Clip by ClickUp

En als u een vergadering op afstand moet plannen, geen probleem. ClickUp kan u helpen voorbereid te blijven, uw vergadering productief te houden en het meeste uit uw tijd met uw team te halen.

Hoe? Volg gewoon deze stappen:

1. Vergaderagenda: Maak zelf een gestructureerde vergaderagenda of gebruik de kant-en-klare vergadersjablonen van ClickUp en pas ze aan uw behoeften aan
2. Bouw een weergave van uw keuze: Kom voorbereid naar uw vergadering, klaar om te presenteren. Bouw eenprojecttijdlijn in Tijdlijn ofGrafiekweergave, breng strategieën in kaart in Whiteboards of Docs, maak eenaangepast dashboard om al uw belangrijke informatie en rapporten in één overzicht samen te brengen, en nog veel meer
3. Terugkerende taken en vervaldatums: Stel een taak in ClickUp in speciaal voor de vergadering of stel het in als eenterugkerende taak om u en de deelnemers eraan te herinneren wanneer de volgende vergadering is. Je kunt je taken en planning ook bekijken in deKalenderweergave4. Identificeer je deelnemers en nodig ze uit: Een of meerdere personen toevoegen toe aan de taak om aan te geven wie betrokken is bij de vergadering
4. Deel uw taak, vergaderagenda en andere afbeeldingen: Voeg uw vergaderagenda, werkweergaven en meer toe aan de taak binnen de opmerkingen of taakbeschrijving en deel deze met uw team, specifieke persoon of groep mensen
5. Verbind ClickUp met Zoom: Zoom integreren in ClickUp om op elk moment toegang te krijgen tot de Zoom-app binnen ClickUp, en de schermdeeloptie in Zoom te gebruiken om uw vergaderagenda, tijdlijnen, rapporten in Dashboards in ClickUp te presenteren, enzovoort
6. Voer een productief gesprek en maak aantekeningen: Stap in het gesprek, neemnotitiesen noteer actiepunten in ClickUp Docs, Whiteboards, Kladblok of binnen een taak

Dit is slechts één manier om ClickUp te gebruiken om uw vergaderingen te verbeteren. Leer alle functies in ClickUp om te leren hoe u het platform kunt maximaliseren om al uw bedrijfs-, project- en communicatiebehoeften te ondersteunen.

Start en neem deel aan vergaderingen rechtstreeks vanuit uw taken met ClickUp's Zoom-integratie

Verbeter uw vergaderritme met ClickUp

De sleutel tot productieve vergaderingen en werkdagen is het vinden van een effectieve vergaderfrequentie voor u en uw team. Gebruik vervolgens ClickUp om uw projecten te beheren, de teamcommunicatie te verbeteren en doelen en voortgang bij te houden.

En omdat het platform volledig aanpasbaar is en honderden functies biedt voor projectbeheer en teamsamenwerking, kunt u ClickUp absoluut configureren op een manier die uw workflow ondersteunt en de cross-functionele communicatie verbetert.

Gebruik ClickUp als een software voor vergaderbeheer en de samenwerkingsfuncties om updates, feedback, vragen en meer te communiceren om onnodige vergaderingen uit uw drukke schema te halen en uw teams een open communicatielijn te geven, ongeacht de tijdzone of waar en wanneer ze werken. 🌎

Het integreert ook met meer dan 1000 werktools, waaronder apps voor videovergaderen, Slack en meer, om je te helpen je teamcommunicatie te stroomlijnen en al je werk op één plaats te krijgen.

Het is gratis om te beginnen. Krijg vandaag nog toegang tot ClickUp!