Of je nu virtueel bijeenkomt of op de ouderwetse manier, bijeenkomsten met klanten zijn een kans om informatie te verzamelen, zakelijke relaties op te bouwen en je klanten op hun wenken te bedienen. Maar alles, van small talk vóór de vergadering tot actiepunten in de agenda heeft een grote invloed op het succes van een project en de mening van de klant over jou.
Geen druk.
De eerste indruk is belangrijk, dus moeten bedrijfseigenaren, verkopers en customer success managers strakke, effectieve klantbijeenkomsten organiseren. Maar lange toespraken, afdwalende onderwerpen en onvoorbereide organisatoren zorgen ervoor dat veel vergaderingen ontsporen. Daarom is het zo belangrijk om proactief betere klantvergaderingen te plannen.
Daarom is het zo belangrijk om proactief betere klantvergaderingen te plannen. In deze gids leggen we uit hoe een klantvergadering zou moeten werken en delen we best practices van experts voor het plannen van succesvolle klantvergaderingen.
Wat is een klantbijeenkomst?
Een effectieve klantbijeenkomst verbindt een bedrijfseigenaar of team met een potentiële klant of een bestaande klant. Jullie spreken een agenda en tijdstip af en komen samen om:
- Informatie te delen
- Doelstellingen af te stemmen
- Problemen op te lossen
- Sterke relaties te bevorderen
- De volgende klantbijeenkomst voorbereiden
Het uiteindelijke doel van een klantgesprek is om aan de behoeften en verwachtingen van je klant te voldoen. Je kunt veel doen via e-mail of projectmanagementsoftware, maar er gaat toch niets boven een persoonlijke ontmoeting of een ontmoeting van scherm tot scherm als je vergadert via videoconferenties. 🖥️
Binnen een ClickUp taak kunt u eenvoudig uw scherm delen en opnemen om sneller met andere gebruikers te communiceren zonder naar andere schermopnametools te hoeven springen
Tijdens een klantvergadering duikt u diep in de doelen, uitdagingen en doelstellingen van de klant. Dit maakt het gemakkelijker voor u om uw diensten precies af te stemmen op hun behoeften.
Een klantgesprek is veel meer dan een eenvoudig gesprek. Dit is je kans om relaties te verstevigen, klanttevredenheid te verhogen en een goede eerste indruk te maken bij nieuwe klanten.
Soorten klantgesprekken
De inhoud van een klantgesprek hangt volledig af van je diensten en je relatie met de klant. Als je de nuances van de verschillende soorten klantvergaderingen begrijpt, wordt het een stuk gemakkelijker om een strakke organisatie te voeren.
Inleidende vergadering
Geef een uitstekende eerste indruk met prachtig opgemaakte vergaderagenda's en informatieve Documenten
Een kennismakingsgesprek is meestal de eerste keer dat u en een potentiële klant elkaar ontmoeten om te praten. Het doel van de vergaderagenda is niet zozeer om een harde verkoop te doen, maar meer om elkaar te leren kennen. In een kennismakingsgesprek wordt onderzocht hoe u de klant van dienst kunt zijn - met andere woorden, of de relatie bij u past.
Niet om je te stressen, maar de eerste indruk is hier echt belangrijk. Klanten zullen hun beslissing deels baseren op hoe ze over jou en je team denken, dus je moet ze echt omver blazen.
Verkoopgesprek
Een verkoopvergadering is gericht op het presenteren van producten of diensten. Meestal heb je een afspraak met een nieuwe klant, maar het is ook vrij gebruikelijk om upsell te doen aan een bestaande klant.
Verkoopgesprekken draaien om prijstabellen, productdemonstraties en al het andere dat de deal kan sluiten. Verkopers stemmen hun aanpak af op de klant met als doel hem te converteren in een klant.
Strategiesessie
Strategiesessies brengen alle teamleden, inclusief besluitvormers, samen in een "oorlogskamer" om innovatieve ideeën voor de klant te ontwikkelen. Dit is een meer gezamenlijke klantbijeenkomst waar uw team samen met de klant over strategieën brainstormt.
Brainstorm, strategiseer of breng workflows in kaart met de visueel samenwerkende ClickUp Whiteboards
Hoewel u moet werken met de feedback van de klant, is het toch een goed idee om een paar gespreksonderwerpen voor te bereiden voor de strategiesessie. Een beetje planning vooraf leidt tot betere ideeën, dus breng een paar ideeën naar de tafel om de klant te verbazen.
Statusupdate of check-in
Regelmatige check-ins geven je de kans om bestaande klanten te verbazen met je harde werk en resultaten. Haal kwantitatieve gegevens tevoorschijn om hen precies te laten zien hoe uw diensten hun bedrijf ten goede komen.
Direct voortgang ophalen voor klantrapporten op basis van mijlpalen, taken, tijd, activiteit en meer
Een effectieve klantvergadering wordt gepland tijdens of na het gesprek voor toekomstige check-ins om uw salaris beter te rechtvaardigen aan de klant. Ze zijn ook essentieel voor retentie en voor het smeden van gezonde klantrelaties.
Maak indien mogelijk grafieken of andere visuals die de voortgang van de klant in de loop van de tijd laten zien.
Opvolgingsbijeenkomst
Na een eerste verkoopgesprek of presentatie kunt u een vervolggesprek met een klant plannen. U wilt hier niet te opdringerig zijn, maar het doel is om vragen van klanten te beantwoorden terwijl u ze voorzichtig aanspoort om een beslissing te nemen. Als ze besluiten om je in te huren, moet je een follow-up plan maken met de volgende stappen.
Inwerken
Verwachtingen kunnen een klantrelatie maken of breken. Onboarding is niet verplicht, maar het is een klantenbeheer best practice omdat het de klant leert hoe met jou samen te werken.
Maak nieuwe rollen aan in Geavanceerde machtigingen om gebruikers gedeeltelijke of volledige beheerderstoegang te geven in uw werkruimte
Deze vergadering draait volledig om het voorbereiden van de klant op succes, dus u kunt hen trainen in uw producten of diensten, praten over ondersteuningsstructuren en hun vragen beantwoorden.
Netwerken
Dit type vergadering is minder gestructureerd en heeft niet echt een agenda. Positieve relaties zijn belangrijk in de zakenwereld en af en toe een praatje maken met klanten kan resulteren in zaken op lange termijn, verwijzingen en retentie.
In plaats van te verschijnen met agendapunten, concentreer je je meer op koetjes en kalfjes, gedeelde interesses of sectornieuws.
Best Practices voor klantbijeenkomsten
Vergaderingen met klanten hoeven niet eng te zijn. Zolang je deze best practices volgt, plan je efficiënte, productieve klantenvergaderingen die je bedrijf vooruit helpen.
1. Stel duidelijke doelen
Hebt u ooit deelgenomen aan een vergadering en gedacht: "Dit had ook een e-mail kunnen zijn"? U wilt niet dat uw klanten dat denken, dus stel altijd een duidelijk doel voor de vergadering. Ook al is het een standaard follow-up, je moet waarde toevoegen.
Meetbare doelen stellen voor taken en projecten met automatische progressie om doelen effectiever te bereiken met gedefinieerde tijdlijnen en kwantificeerbare doelen
Tijd is tenslotte geld, dus plan alleen vergaderingen in als er een duidelijke behoefte of doel is. Je kunt altijd een e-mail sturen. 📧
2. Grondig voorbereiden
Niets is zo gênant als onvoorbereid op een vergadering verschijnen. Dit kan de klantrelatie ernstig schaden, dus al is het maar vijf minuten, geef jezelf altijd wat tijd om elke klantbijeenkomst goed voor te bereiden.
Ook al werk je met één klant die je op je duimpje kent, ga nooit blind een vergadering in. Context is cruciaal voor het plannen van effectieve vergaderingen, dus zoek altijd die van een klant op:
- Geschiedenis met jou
- Bedrijfsmodel
- Industrie
- Doelen
Het is ook goed om te kijken naar eerdere aantekeningen van vergaderingen en CRM-gegevens. Je kunt zien of je team contactmomenten met de klant heeft gehad sinds je laatste chat en op zoek gaan naar mogelijke problemen voordat je deelneemt aan de vergadering.
Als je CRM een communicatieplan voor de klant, lees het voordat u naar de vergadering gaat.
3. Maak aantekeningen en gebruik een sjabloon voor de vergaderagenda
Vergadernotities kunnen een echte redder in nood zijn, maar we weten hoe lastig het is om goede notities te maken tijdens het leiden van een klantvergadering. Wijs in plaats daarvan een notulist aan voor elke klantvergadering.
Dat kan een assistent zijn of zelfs de accountmanager. Maar het is altijd goed om minstens twee medewerkers bij elke vergadering te hebben, zodat de een het schip kan leiden terwijl de ander alles documenteert. ClickUp vergaderingen maakt het een fluitje van een cent om geweldige notities te maken die u steeds weer zult raadplegen. Open gewoon een document om aantekeningen te maken, wijs opmerkingen en actiepunten toe, formatteer met super uitgebreide bewerking en minimaliseer klikken met slimme Slash-opdrachten. 🛠️
Toegewezen opmerkingen zorgen ervoor dat actie-items niet verloren gaan, ongeacht waar ze zijn gemaakt
U hoeft ook niet vanaf nul een vergaderagenda op te stellen. De ClickUp Vergaderingen Sjabloon houdt alle vergaderingen bij in meerdere weergaven voor het bewaken van de voortgang van de klant, belangrijke punten, statussen en meer.
4. Klanten beheren in een CRM CRM-software is een enorme tijdsbesparing. Deze tool houdt de geschiedenis van elke klant bij:
- Bestelgeschiedenis
- Communicatie
- Doelen
Je kunt zelfs interne notities toevoegen aan de account van elke klant. Misschien voeg je bijvoorbeeld een notitie toe over het huisdier van een klant of zijn laatste vakantie. Als je je CRM controleert voordat je een klantgesprek hebt, herinner je je deze kleine weetjes en kun je de relatie met je klant verbeteren.
Beheer klantgegevens, persoonlijke taken en communicatie in ClickUp vanaf elk apparaat
Het nadeel is dat de meeste CRM's los staan van uw eigenlijke werk. ClickUp CRM lost dat probleem op door klantgegevens te combineren met vergadernotities, taken, Doelen en meer. Controleer de ClickUp CRM-geschiedenis van een klant om te zien of u uw aanpak voor een komende vergadering moet veranderen - het zou de account wel eens kunnen redden.
5. AI-tools gebruiken
Notities van vergaderingen binnen enkele seconden samenvatten met ClickUp AI
Agenda's voor vergaderingen maken, aantekeningen maken en het toewijzen van actiepunten kost veel tijd. Probeer niet alles tegelijk te doen, maar voer betere klantvergaderingen met AI-tools zoals ClickUp AI .
Vertel ClickUp AI gewoon wat uw functie is en de robotassistent neemt het vanaf daar over. Voer vergadernotities in om taken te automatiseren, genereer actieplannen op basis van feedback van klanten of schrijf doordachte e-mails naar klanten met deze tijdbesparende AI-sidekick.
6. Focus op statistieken en resultaten
Volg je doelen voor elke klant tot aan de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang
Klanten willen waar voor hun geld krijgen. Als bedrijfseigenaar of accountmanager moet je bewijzen wat je waard bent. Daarom is het zo belangrijk om kwantitatieve gegevens te delen tijdens klantvergaderingen. Dit is zwart-op-wit bewijs dat je strategieën werken.
Gebruik ClickUp Doelen om mijlpalen en statistieken te creëren voor elke klant. Maak een dashboard om alle statistieken op één plek te zien of ga naar beneden om de prestaties per project of taak te bekijken.
7. Test uw technologie (zelfs voor persoonlijke vergaderingen)
Als we een stuiver kregen voor elke keer dat we aan een vergadering deelnamen en iemand zei: "Ik kan je niet horen", dan zouden we rijk zijn. Je kunt niet alle technische ongelukjes voorkomen, maar je kunt ze zeker vermijden (of proactief oplossen) door je technologie te testen voor de vergadering met de klant.
Klanten zouden je kunnen veroordelen als je niet weet hoe je jezelf moet unmuten op Zoom, dus vroeg testen voorkomt technologische misstappen. 👩🏽💻
En ja, dit geldt ook voor persoonlijke vergaderingen. Als je een telefoon in een vergaderzaal gebruikt, voer dan een testgesprek om er zeker van te zijn dat je weet hoe het systeem werkt.
Het klinkt eenvoudig, maar je zult versteld staan hoeveel technologie effectieve vergaderingen in de weg kan staan.
8. Versterk uw zachte vaardigheden
Lichaamstaal en oogcontact zijn van belang voor elk communicatiekanaal, of u nu een persoonlijke of persoonlijke vergadering organiseert virtuele vergadering . Glimlach met je ogen, heb een open lichaamstaal (doe je armen niet over elkaar!) en wees vriendelijk.
Een klein gesprekje en een persoonlijk praatje zijn ook goed. Het hoeft de vergadering niet te laten ontsporen, maar twee minuten kletsen over je weekend investeert in de relatie met de klant en bouwt vertrouwen op.
9. Houd de tijd bij en respecteer hem
Er is niets erger dan een vergadering die maar niet wil eindigen. Als u de vergadering met de klant voor een uur boekt, ga dan niet over tijd. De tijd van de klant is kostbaar en ook al zeggen ze het misschien niet, we garanderen dat ze geen marathonvergaderingen willen.
Toegewezen personen kunnen eenvoudig bijhouden hoeveel tijd ze hebben besteed aan een taak, die collectief wordt weergegeven in een eenvoudige vervolgkeuzelijst
Houd de tijd tijdens klantgesprekken zorgvuldig bij. Je kunt proberen standaard vergaderingen van 30 minuten in te plannen om tijd te besparen, of een teamlid aanwijzen als tijdwaarnemer om de vergadering op schema te houden.
10. Plan actiepunten en de volgende vergadering
Een succesvolle vergadering mag nooit eindigen zonder volgende stappen. Besteed de laatste vijf minuten van de vergadering aan het inventariseren van actiepunten, het bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer het moet gebeuren. Dit neemt onduidelijkheid weg, zodat iedereen de vergadering verlaat en weet wat hij moet doen.
Het is ook een goed idee om de volgende vergadering te plannen terwijl iedereen in gesprek is. Onmiddellijk plannen voorkomt e-mailtikkertje spelen en zorgt ervoor dat er zo snel mogelijk iets in de boeken staat.
Voordelen van succesvolle klantvergaderingen
We weten dat je jongleert met een miljard verschillende taken. Soms komen vergaderingen onder aan de prioriteitenlijst te staan, en dat snappen we. Maar de tijd nemen om effectieve klantvergaderingen te plannen heeft veel voordelen.
Betere relaties opbouwen
Relaties met klanten hebben overeenkomsten met de relaties die u hebt met vrienden en familie. Als je ze goed behandelt en een uitstekende klantervaring creëert, krijg je na verloop van tijd een hechtere band.
Dit zorgt niet alleen voor minder opzeggingen, maar klantrelaties moedigen ook langdurige loyaliteit aan en verlagen de marketingkosten. Het is geen wonder waarom het opbouwen van relaties een klantenbeheer best practice!
Meer verkopen
Wie wil er niet meer geld verdienen? Effectieve klantenvergaderingen maken een positieve indruk op je klanten en moedigen hen aan om te blijven. Dit vergroot de kans dat ze je bedrijf blijven steunen en je zelfs doorverwijzen naar hun vrienden. 🙌
Bouw een beter bedrijf
Klantenvergaderingen zijn een goudmijn aan feedback. Klanten hebben veel inzicht dat je kunt gebruiken om innovatie te stimuleren, nieuwe producten te creëren en je bedrijf beter af te stemmen.
Beantwoord klantbehoeften met ClickUp
Een succesvolle klantbijeenkomst eindigt niet met een afscheid, maar gaat verder met actiepunten, communicatie, samenwerking en meer. Blijf aan de top van uw vergaderingen met ClickUp.
Wij veranderen de manier waarop u vergaderingen voorbereidt, uitvoert en opvolgt om uw processen te stroomlijnen en elke klantvergadering te laten tellen.
Zie zelf het verschil: Maak nu een gratis ClickUp Workspace.