Een CRM-sjabloon gaat meestal mis op de dag dat een tweede persoon het gaat gebruiken. De kolommen zijn niet het probleem. Wat misgaat, is eigendom. Gegevens raken in de war, follow-ups blijven achterwege en het verkoopproces wordt niet meer gedeeld.
Volgens het CRM Failure Report 2025 van Johnny Grow ligt het algemene percentage mislukte CRM-projecten op 55%. Sjablonen mislukken op kleinere schaal om dezelfde redenen.
Deze gids behandelt 10 gratis CRM-sjablonen voor Excel, Google Spreadsheets en ClickUp. Het CRM-sjabloon dat je kiest, moet aansluiten bij hoe je verkoopproces daadwerkelijk verloopt. Als één persoon verantwoordelijk is voor je pijplijn, volstaat een spreadsheet-sjabloon waarschijnlijk. Als meerdere mensen gesprekken moeten registreren, contacten moeten bijwerken, follow-ups moeten toewijzen en moeten betrokken zijn bij rapportage over wat er gebeurt, zijn de vijf ClickUp-sjablonen daar speciaal voor ontworpen.
Een CRM-sjabloon is een kant-en-klare structuur voor het bijhouden van klantcontacten, deals, gesprekken, follow-ups en eigenaren. Het bevat meestal velden voor naam, bedrijf, fase van de deal, waarde van de deal, volgende actie, eigenaar en aantekeningen.
De juiste sjabloon hangt af van drie dingen:
Een freelancer die 30 potentiële klanten bijhoudt, heeft misschien alleen een spreadsheet-CRM nodig. Een verkoopteam van vijf personen dat de kwartaalomzet voorspelt, heeft behoefte aan duidelijker eigendom, fasen en het bijhouden van follow-ups.
Wat is een CRM-sjabloon?
Een CRM-sjabloon is een kant-en-klare structuur voor het bijhouden van klantcontacten, deals, gesprekken, follow-ups en eigenaren. Het bevat meestal velden voor naam, bedrijf, fase van de deal, waarde van de deal, volgende actie, eigenaar en aantekeningen.
De juiste sjabloon hangt af van drie dingen:
- Teamgrootte: Wordt het CRM door één persoon bijgewerkt, of door meerdere?
- Maturiteit van het verkoopproces: Zijn je dealfasen duidelijk, of veranderen ze nog steeds?
- Werkstroombehoeften: Moeten records alleen informatie opslaan, of moeten ze taken, herinneringen, overdrachten en rapporten triggeren?
Een freelancer die 30 potentiële klanten bijhoudt, heeft misschien alleen een spreadsheet-CRM nodig. Een verkoopteam van vijf personen dat de kwartaalomzet voorspelt, heeft behoefte aan duidelijker eigendom, fasen en het bijhouden van follow-ups.
10 gratis CRM-sjablonen in één oogopslag
| Sjabloon | Download gratis sjabloon | Ideaal voor | Beste functies | Hoofdformat |
|---|---|---|---|---|
| CRM-sjabloon van ClickUp | Ontvang een gratis sjabloon | Teams die klaar zijn om contacten, deals, taken en communicatie in één werkruimte te beheren | Accounts, contacten, deals, onboarding, automatiseringen, dashboards | ClickUp-map |
| Eenvoudige CRM-sjabloon van ClickUp | Ontvang een gratis sjabloon | Freelancers en kleine teams die afstappen van spreadsheets | Eenvoudige contactregistratie, bordweergave, lijstweergave, opvolging bijhouden | ClickUp-lijst |
| Verkoop-CRM-sjabloon van ClickUp | Ontvang een gratis sjabloon | Verkoopteams die leads, kansen en activiteiten van verkopers beheren | Leadtoewijzing, dealfases, verkoopdashboards, pijplijnrapportage | ClickUp Space |
| Salespijplijnsjabloon van ClickUp | Ontvang een gratis sjabloon | Teams die alleen het bijhouden van dealfasen nodig hebben | Kanban-pijplijn, waarde van de deal, afsluitdata, waarschuwingen voor verouderde deals | ClickUp-bord/lijst |
| Snel aan de slag: sjabloon voor verkoop en CRM van ClickUp | Ontvang een gratis sjabloon | Teams die op zoek zijn naar een beginnersvriendelijke CRM-werkruimte | Leads, deals, accounts, contacten, teamwiki, eenvoudige CRM-installatie | ClickUp-werkruimte |
| Gratis CRM-spreadsheetsjabloon van HubSpot | Ontvang een gratis sjabloon | Freelancers en kleine teams die vroege klantrelaties bijhouden | Contacten bijhouden, verkoopactiviteiten, velden voor follow-ups, beginnersvriendelijke installatie | Excel, Google Spreadsheets |
| Pipedrive Excel CRM-sjabloon | Ontvang een gratis sjabloon | Kleine teams die een op Excel gebaseerd CRM willen van een merk dat gespecialiseerd is in CRM | Structuur van klantgegevens, het bijhouden van leads, het organiseren van deals, het opschonen van het verkoopproces | Excel |
| Zapier Google Spreadsheets CRM-sjabloon | Ontvang een gratis sjabloon | Gespreide teams die een gedeeld Google Spreadsheets-CRM willen | Klantgegevens, het bijhouden van interacties, gegevensvalidatie, rapportage via dashboards | Google Spreadsheets |
| Gratis sjabloon voor de verkooppijplijn van OnePageCRM | Ontvang een gratis sjabloon | Verkoopteams die zich richten op dealvoortgang en pijplijnfasen | Fase-bijhouden, voortgang van deals, zichtbaarheid in de pijplijn, basisprincipes van prognoses | Excel, Google Spreadsheets |
| Gratis CRM-sjabloon voor de pijplijn | Ontvang een gratis sjabloon | Kleine bedrijven die behoefte hebben aan een uitgebreider CRM-werkboek in spreadsheetvorm | Contacten, accounts, leads, kansen, dashboards, offertes, facturen | Excel, Google Spreadsheets |
10 gratis CRM-sjablonen uitgelegd
Sommige sjablonen hieronder zijn eenvoudige contacttrackers. Andere zijn verkoopwerkruimten met fasen, eigenaren, dashboards en geautomatiseerde follow-ups. Begin met de eenvoudigste sjabloon die geschikt is voor je huidige verkoopproces. Als je te vroeg overstapt op een complex CRM-systeem, leidt dat tot onnodig werk. Als je te lang in een spreadsheet blijft werken, leidt dat tot gemiste follow-ups, onduidelijke eigendommen en verouderde gegevens.
1. CRM-sjabloon van ClickUp
De CRM-sjabloon van ClickUp is gemaakt voor teams die te groot zijn geworden voor spreadsheets. Het brengt contacten, deals, taken en klantwerk samen in één werkruimte, zodat verkoopactiviteiten niet langer verspreid zijn over tabbladen, documenten en Slack-threads.
Het belangrijkste verschil met een spreadsheet is actie. Een dealrecord kan worden gekoppeld aan taken, eigenaren, automatiseringen, dashboards, onboardingstappen en deliverables voor klanten. Wanneer een deal van fase verandert, kan de volgende follow-up een taak worden in plaats van een aantekening die iemand moet onthouden.
Toepassingsvoorbeeld: Je team houdt leads bij in Google Spreadsheets, onboarding-taken in Asana, klantaantekeningen in Docs en dealupdates in Slack. Niemand heeft het volledige overzicht. Gebruik deze sjabloon om alles samen te brengen, zodat je één gedeelde bron van waarheid hebt. Gebruik het om contacten, accounts, deals, eigenaren en follow-ups te beheren in ClickUp, en gebruik vervolgens Dashboards om vastgelopen deals, achterstallig werk en pijplijnactiviteit te bekijken.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Houd de waarde van de deal, fase, leadbron, contactinformatie, accountniveau en eigenaar bij met ClickUp-aangepaste velden
- Verplaats deals door de pijplijnfasen in de bordweergave
- Behoud een weergave in spreadsheetstijl met de tabelweergave terwijl je eigenaren, herinneringen, automatiseringen en rapporten toevoegt
- Activeer follow-up-taken, waarschuwingen voor eigenaren en onboarding-stappen met ClickUp-automatiseringen
- Bekijk de pijplijnwaarde, deals per vertegenwoordiger en klantactiviteit met ClickUp-dashboards
- Maak verbinding tussen deals en taken, documenten, onboardingstappen en te leveren resultaten voor klanten
Meest geschikt voor: Teams die contacten, deals, taken, follow-ups en rapportages in één werkruimte willen hebben.
Sla dit over als: je behoefte hebt aan ingebouwde e-mailsequenties, leadscoring of de uitgebreidere rapportages over omzet die je bij Salesforce of HubSpot zou krijgen.
2. Eenvoudige CRM-sjabloon van ClickUp
De Simple CRM-sjabloon van ClickUp houdt het midden tussen een rommelige spreadsheet en een volwaardig CRM-systeem. Het houdt klanten, deals, follow-ups, eigenaren en fasen bij in één ClickUp-lijst.
Je behoudt nog steeds eigendom van taken en ClickUp-weergaven. Je slaat accounthierarchieën, onboarding-werkstroomen en zwaardere verkooprapportages over. Die afweging maakt het handig voor het eenvoudig bijhouden van relaties.
Toepassingsvoorbeeld: Je bent een freelance ontwerper met 15 potentiële klanten, 10 actieve klanten en een paar voormalige klanten die volgend kwartaal mogelijk terugkomen. Een volledig CRM-systeem zou overbodig zijn. Gebruik deze sjabloon om elk contact, elke follow-updatum, de waarde van de deal en de volgende stap in één lijst bij te houden.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Sla basisgegevens op voor elke klant en prospect
- Houd leads, kansen, gesloten deals, gemiste deals en niet-gekwalificeerde prospects bij
- Sorteer contacten op eigenaar, fase, waarde of volgende follow-updatum in de lijstweergave
- Bekijk je pijplijn per fase in de bordweergave
- Maak van follow-ups met klanten taken met eigenaars
Meest geschikt voor: freelancers, consultants en zeer kleine teams die op zoek zijn naar een lichtgewicht CRM binnen ClickUp.
Sla dit over als: je meerdere deals per account beheert of accounts, contacten en onboardingwerkzaamheden moet scheiden. Gebruik in plaats daarvan de volledige CRM-sjabloon van ClickUp (nr. 1 op deze lijst).
3. Verkoop-CRM-sjabloon van ClickUp
De Sales CRM-sjabloon van ClickUp is ontwikkeld voor salesmanagers die leads, kansen, fases van deals, activiteiten van verkopers en vastgelopen deals moeten bijhouden vóór pijplijnbeoordelingen.
Dit werkt het beste wanneer het verkoopproces al is gedefinieerd en het team meer zichtbaarheid nodig heeft in wat er is veranderd, welke deals uit de hand lopen en waar verkopers ondersteuning nodig hebben.
Toepassingsvoorbeeld: Je geeft leiding aan een verkoopteam van vijf personen. Deals doorlopen de fasen ontdekking, demo, offerte, onderhandeling en Gesloten. Je moet de activiteiten van elke vertegenwoordiger, de volgende stap voor elke deal, de kans op een deal en wekelijkse wijzigingen in de pijplijn kunnen zien. Gebruik dit sjabloon om verkoopwerkzaamheden als taken bij te houden, deals door de fasen te verplaatsen en dashboards te bekijken vóór elke pijplijnvergadering.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Beheer prospects vanaf het eerste contact tot aan de afsluiting
- Houd elke deal bij per verkoopfase
- Voeg waarde, waarschijnlijkheid, afsluitdatum, eigenaar, prioriteit en reden voor verlies toe
- Houd gesprekken, follow-ups en volgende stappen bij
- Bekijk de pijplijnwaarde, het succespercentage, de dealcyclus en de prestaties van vertegenwoordigers in dashboards
- Gebruik ClickUp Brain om wijzigingen in de pijplijn samen te vatten, inactieve deals te markeren en follow-upberichten op te stellen op basis van de dealcontext
Meest geschikt voor: Verkoopteams die behoefte hebben aan pijplijncijfers, zichtbaarheid voor verkopers en een echt opvolgsysteem.
Sla dit over als: je alleen een eenvoudige klantenlijst nodig hebt. De eenvoudige CRM-sjabloon (nr. 2 op deze lijst) is sneller in te stellen.
4. Salespijplijnsjabloon van ClickUp
Gebruik de Sales Pipeline-sjabloon van ClickUp wanneer elke deal een duidelijke fase, eigenaar, waarde en sluitingsdatum nodig heeft. Elke taak is een deal en de werkstroom is gericht op het verplaatsen van deals tussen fasen.
Dit sjabloon werkt het beste wanneer de opslagruimte voor contacten niet het grootste probleem is. De belangrijkste vraag is: waar bevindt elke deal zich op dit moment?
Toepassingsvoorbeeld: Je team heeft 40 actieve kansen en een duidelijk verkoopproces. Je hebt nog geen complexiteit op accountniveau nodig. Je hebt een visueel bord nodig dat laat zien welke deals nieuw, gekwalificeerd, in offerte, in onderhandeling en gesloten zijn. Gebruik deze sjabloon om deals door de fasen te slepen, de waarde bij te houden, eigenaren toe te wijzen en stille kansen te herkennen.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Verplaats deals door de fasen in de bordweergave
- Houd de waarde van de deal, sluitingsdatum, eigenaar, fase en prioriteit bij
- Bekijk welke deals binnenkort worden afgesloten
- Markeer deals die te lang in één fase zijn blijven hangen
- Bekijk de voortgang van deals door de verkoopcyclus heen
Meest geschikt voor: Teams die een gerichte tool voor het bijhouden van dealfasen willen zonder een volledige CRM-database.
Sla dit over als: je contacten, bedrijven, onboarding of de berichtengeschiedenis van klanten moet beheren. Gebruik in plaats daarvan de CRM-sjabloon van ClickUp (#1).
5. Snel aan de slag: sjabloon voor verkoop en CRM van ClickUp
De Quick Start: Sales & CRM-sjabloon van ClickUp biedt nieuwe ClickUp-gebruikers een kant-en-klare structuur voor leads, deals, accounts, contacten en verkoopdocumentatie.
Dit is de beste oplossing wanneer je verkoopproces al bestaat, maar het systeem eromheen nog in ontwikkeling is.
Toepassingsvoorbeeld: Je bent bezig met het opzetten van de verkoopafdeling voor een kleine start-up. Leads komen via doorverwijzingen, demo's, content en outbound. Klantantekeningen staan verspreid over verschillende documenten. Je verkoopproces zit grotendeels in de hoofden van mensen. Gebruik deze sjabloon om een gedeelde verkoopwerkruimte te creëren met leads, deals, accounts, contacten en een teamwiki.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Leg inkomende prospects vast en sorteer ze
- Leid kansen door een duidelijk verkoopproces
- Bewaar klantgegevens op bedrijfsniveau in accountrecords
- Houd kopers, voorstanders en andere contactpersonen bij in elke deal
- Leg kwalificatieregels, berichten, overdrachtsaantekeningen en details van het verkoopproces vast in een teamwiki
- Begin met een kant-en-klare verkoopwerkruimte in plaats van elke lijst zelf te maken
Meest geschikt voor: Teams die een snelle, beginnersvriendelijke CRM-installatie willen binnen ClickUp.
Sla dit over als: je al een vastomlijnd verkoopproces hebt en behoefte hebt aan uitgebreidere rapportage, automatisering of pijplijnbeheer. De Sales CRM-sjabloon (#3) of de volledige CRM-sjabloon (#1) past dan beter bij je.
6. Gratis CRM-spreadsheetsjabloon van HubSpot
De gratis CRM-sjabloon van HubSpot werkt goed als verspreide contactgegevens je grootste probleem zijn. Het biedt kleine teams voldoende structuur voor contacten, verkoopactiviteiten en follow-ups zonder dat een volledige CRM-installatie nodig is.
Toepassingsvoorbeeld: Je bent een freelance consultant met 40 actieve en voormalige klanten. Je hebt één plek nodig voor contactgegevens, het laatste gesprek, de volgende follow-updatum, de status van de deal en aantekeningen. Voeg elk contact toe, sorteer op de volgende follow-updatum elke Monday en gebruik het blad als een handige follow-up-tracker.
Een handige vuistregel: wanneer verkopers vergeten gesprekken te registreren, deals dubbel worden geboekt of het doornemen van de pijplijn 45 minuten duurt, volstaat de spreadsheet niet meer.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Sla namen, bedrijven, e-mailadressen, telefoonnummers en aantekeningen op
- Houd bij waar elke klant of prospect zich bevindt
- Houd aankomende follow-ups in zichtbaarheid
- Gebruik de sjabloon in Excel of Google Spreadsheets
- Ontdek welke velden, fasen en follow-upgewoonten belangrijk zijn voordat je betaalt voor CRM-software
Meest geschikt voor: freelancers, solo-ondernemers en kleine teams die hun eerste klantrelaties bijhouden in Excel of Google Spreadsheets.
Sla dit over als: je al meerdere verkopers, meerdere deal-eigenaren of een duidelijke verkooppijplijn hebt. Deze sjabloon helpt je om je zaken op orde te krijgen, maar is niet bedoeld om een volledig verkoopproces te runnen.
7. Pipedrive Excel CRM-sjabloon
De Pipedrive Excel CRM-sjabloon is handig voor teams die een Excel-CRM van een leverancier van verkoopsoftware willen. Het geeft klantgegevens, leads en deals een overzichtelijkere structuur dan een leeg werkboek.
Toepassingsvoorbeeld: Je runt een klein B2B-bureau en de leadtracker van de oprichter is rommelig geworden. Sommige deals hebben sluitingsdata. Sommige hebben aantekeningen. Sommige hebben alleen namen en e-mailadressen. Gebruik deze sjabloon om elke lead dezelfde velden, fasen en dealaantekeningen te geven.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Organiseer informatie over prospects en klanten in Excel
- Houd leads bij voordat ze kansen worden
- Groepeer verkoopkansen voor een eenvoudiger overzicht
- Vervang ad-hocspreadsheets door consistente velden en fasen
- Gebruik Excel als je belangrijkste CRM-tool en verbeter tegelijkertijd de structuur ervan
Meest geschikt voor: Kleine teams die al met Microsoft Excel werken en op zoek zijn naar een spreadsheet-sjabloon dat is afgestemd op een echt verkoopproces.
Sla dit over als: je team tegelijkertijd moet bewerken. Excel werkt het beste met één duidelijke eigenaar. Zodra meerdere mensen samen records moeten bijwerken, zijn Google Spreadsheets of ClickUp overzichtelijker.
8. Zapier Google Spreadsheets CRM-sjabloon
De Zapier Google Spreadsheets CRM-sjabloon werkt goed wanneer je team een gedeeld CRM in Google Spreadsheets nodig heeft. Het omvat klantgegevens, het bijhouden van interacties, gegevensvalidatie en basisdashboards.
Toepassingsvoorbeeld: Je bent een team van drie mensen dat op afstand werkt en inkomende leads beheert via doorverwijzingen, LinkedIn en websiteformulieren. Iedereen heeft dezelfde klantgegevens nodig zonder dat er bestanden heen en weer gemaild hoeven te worden. Gebruik deze sjabloon om contacten bij te houden, telefoongesprekken en e-mails te registreren en activiteiten te bekijken in een gedeeld spreadsheet.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Sla gegevens van klanten en prospects op in Google Spreadsheets
- Registreer telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen en follow-ups
- Gebruik gegevensvalidatie om velden schoon te houden
- Maak een eenvoudig CRM-dashboard op basis van spreadsheetgegevens
- Koppel Google Spreadsheets via Zapier aan formulieren, e-mailtools en herinneringen voor follow-ups zodra je proces duidelijk is
Meest geschikt voor: Teams op afstand die een gedeeld Google Spreadsheets-CRM willen met basisrapportages en het bijhouden van interacties.
Sla dit over als: je toestemming op recordniveau, eigendom van verkooptaken of een automatisch verlopende pijplijn nodig hebt. Google Spreadsheets is geweldig om te delen, maar er is nog steeds iemand nodig om het proces eerlijk te laten verlopen.
9. Gratis sjabloon voor de verkooppijplijn van OnePageCRM
De gratis sales-pijplijnsjabloon van OnePageCRM is handig wanneer pijplijnfasen belangrijker zijn dan een volledige klantendatabase. Het houdt een duidelijk verkoopproces bij in Excel of Google Spreadsheets.
Toepassingsvoorbeeld: Je team hanteert vijf fasen: Nieuwe lead, Gekwalificeerd, Offerte verzonden, Onderhandeling en Gesloten. De opslagruimte voor contacten is niet het probleem. Het probleem is dat niemand kan zien welke deals vastzitten. Gebruik deze sjabloon om elke deal toe te voegen, de fase in te stellen, de waarde van de deal toe te voegen en de pijplijn wekelijks te evalueren.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Breng deals in kaart via een duidelijk verkoopproces
- Houd bij waar elke kans zich bevindt
- Bekijk welke fasen te vol of te leeg zijn
- Schat de omzet uit actieve kansen
- Werk in Excel oder Google Spreadsheets
Meest geschikt voor: Verkoopteams die in pijplijnfasen denken en een eenvoudige manier nodig hebben om de voortgang van deals bij te houden.
Sla dit over als: je een volledige klantendatabase nodig hebt. Deze sjabloon is geschikt voor het bijhouden van kansen, maar is niet ontworpen om elk contact, elke account en elk gesprek te beheren.
10. Pipeline CRM Free CRM-sjabloon voor verkoop
De gratis Pipeline CRM-sales-CRM-sjabloon is de meest voltooide spreadsheetoptie op deze lijst. Deze omvat contacten, accounts, leads, kansen, offertes, facturen en dashboards, verdeeld over afzonderlijke tabbladen.
Toepassingsvoorbeeld: Je bent verantwoordelijk voor de verkoop bij een klein dienstverlenend bedrijf en hebt contacten, accounts, leads, kansen, offertes en facturen nodig in één werkboek. Een standaard CRM-werkblad is te beperkt. Een betaald CRM-platform is te zwaar. Gebruik dit sjabloon om elk recordtype in een apart tabblad te beheren zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.
Waarom zou je deze CRM-sjabloon gebruiken?
- Sla individuele gegevens van prospects en klanten op
- Houd gegevens op bedrijfsniveau gescheiden van contacten
- Houd leads in de vroege fase bij voordat ze kansen worden
- Beheer gekwalificeerde deals via de pijplijn
- Bekijk actieve kansen op basis van fase, waarde en verwachte afsluitdatum
- Gebruik ingebouwde dashboards om verkoopactiviteiten te bekijken
- Houd offertes en facturen bij de CRM-gegevens
Meest geschikt voor: Kleine bedrijven die een uitgebreidere CRM-oplossing in Excel of Google Spreadsheets willen, zonder nu al te betalen voor volledige CRM-software.
Sla dit over als: je iets lichtgewichts wilt. Een werkboek met meerdere tabbladen is meer dan de meeste teams nodig hebben als ze alleen een lijst met contacten of een eenvoudige pijplijn-tracker willen.
Welke CRM-sjabloon moet je als eerste gebruiken?
| Als je... | Begin met dit sjabloon |
|---|---|
| Breng contacten, deals, taken en rapportages samen in één werkruimte | CRM-sjabloon van ClickUp |
| Zet een lichtgewicht CRM op voor een klein team | Eenvoudige CRM-sjabloon van ClickUp |
| Beheer verkoopleads, kansen en activiteiten van verkopers | Sales CRM-sjabloon van ClickUp |
| Concentreer je alleen op de voortgang in de fases van de pijplijn | Sjabloon voor verkooppijplijn van ClickUp |
| Bouw een beginnersvriendelijke verkoopwerkruimte in ClickUp | Snel aan de slag: sjabloon voor verkoop en CRM van ClickUp |
| Houd je eerste klanten bij in een eenvoudig spreadsheet | HubSpot gratis CRM-spreadsheetsjabloon |
| Bouw een Excel-CRM vanuit een CRM-specifieke bron | Pipedrive Excel CRM-sjabloon |
| Deel een Google Spreadsheets-CRM met een team | Zapier Google Spreadsheets CRM-sjabloon |
| Blijf bij de voortgang van deals door de verschillende verkoopfasen | OnePageCRM Gratis sjabloon voor verkooppijplijn |
| Beheer een uitgebreider CRM-werkboek in een spreadsheet | Pipeline CRM Free CRM-sjabloon voor verkoop |
Wanneer moet je een ClickUp CRM-sjabloon gebruiken in plaats van een spreadsheet-CRM-sjabloon?
Gebruik een spreadsheet zolang één persoon verantwoordelijk is voor de pijplijn en het aantal records beheersbaar blijft. Zodra meerdere mensen contacten bijwerken, follow-ups toewijzen of de status van de pijplijn controleren, schakel je over naar een sjabloon voor werkruimtes met eigenaren, herinneringen en realtime rapportage.
Een ClickUp CRM-sjabloon is vooral handig wanneer meerdere mensen records moeten bijwerken, deals een eigenaar en follow-ups nodig hebben, dashboards live gegevens nodig hebben, verouderde deals herinneringen nodig hebben of het werk voor de klant na de verkoop doorgaat.
Gebruik deze indeling:
- Kies een spreadsheet-CRM als je CRM vooral een register is.
- Kies een ClickUp CRM-sjabloon wanneer je CRM werk moet toewijzen, follow-ups moet triggeren en live pijplijnactiviteit moet weergeven.
In een G2-recensie van ClickUp beschreef een geverifieerde gebruiker van een klein bedrijf de verschuiving als volgt:
De mogelijkheid om een compleet overzicht van mijn hele bedrijf in één werkruimte te hebben. Ik kan alle lopende projecten voor meerdere merken bijhouden, mijn financiën in de gaten houden, langetermijndoelen volgen en prospects beheren via een ingebouwd CRM, allemaal zonder van tool te wisselen. Zodra alles goed is geconfigureerd, wordt het een echt commandocentrum voor een zelfstandige creatieve professional.
De mogelijkheid om een compleet overzicht van mijn hele bedrijf te hebben in één werkruimte. Ik kan alle lopende projecten voor meerdere merken bijhouden, mijn financiën in de gaten houden, langetermijndoelen volgen en prospects beheren via een ingebouwd CRM, allemaal zonder van tool te wisselen. Zodra alles goed is geconfigureerd, wordt het een echt commandocentrum voor een zelfstandige creatieve professional.
Dat is het echte verschil. Het CRM bevindt zich daar waar de rest van het werk al plaatsvindt, in plaats van in een apart bestand te zitten dat iemand moet onthouden te openen.
Waarom de meeste CRM-sjablonen in het eerste kwartaal mislukken
De meeste mislukkingen op CRM-gebied beginnen niet met ontbrekende functies. Ze beginnen wanneer een team een systeem invoert, maar er steeds omheen blijft werken.
De implementatie van Siebel CRM, SAP en Manugistics door Hershey in 1999 laat zien hoe dit probleem grote ondernemingen treft. Het bedrijf haastte zich met een groot systeemproject in de aanloop naar Y2K en ging live vóór de Halloween-drukte. Zoals CIO Magazine beschreef, kon Hershey tijdens een van zijn drukste verkoopperiodes geen 100 miljoen dollar aan bestellingen voor Kisses en Jolly Ranchers afhandelen.
Deze les geldt ook voor kleinere teams: een nieuw systeem verandert de manier waarop mensen werken. Als de werkstroom eromheen onduidelijk blijft, verandert het CRM in een verouderd adresboek.
Bill Band, hoofdanalist bij Forrester Research, beschreef het patroon als volgt:
Veel bedrijven gaan er na de implementatie van een online CRM-softwareoplossing meteen vanuit dat hun verkoopcijfers en efficiëntie zullen stijgen. Ze zetten hun bedrijfsvoering gewoon voort en wachten af wat er gebeurt. Als de verwachte resultaten na een paar maanden uitblijven, wordt CRM afgedaan als een mislukking. Het raakt in de vergetelheid of wordt een overgewaardeerd adresboek.
Veel bedrijven gaan er na de implementatie van een online CRM-softwareoplossing meteen vanuit dat hun verkoopcijfers en efficiëntie zullen stijgen. Ze zetten hun bedrijfsvoering gewoon voort en wachten af wat er gebeurt. Als de verwachte resultaten na een paar maanden uitblijven, wordt CRM afgedaan als een mislukking. Het raakt in de vergetelheid of wordt een overgewaardeerd adresboek.
Verkoopmedewerkers beschrijven hetzelfde vanuit de praktijk. In een r/sales-thread beschreef een regiomanager die verantwoordelijk is voor ongeveer 1.100 winkels hoe de overstap van Excel-aantekeningen naar een CRM het werk juist vertraagde:
Het kost me al 10 seconden om alleen maar op de startpagina te komen, en als ik zoek naar dingen die DUIDELIJK in ons systeem staan, verschijnen ze niet meteen.
Het kost me al 10 seconden om alleen maar op de startpagina te komen, en als ik zoek naar dingen die DUIDELIJK in ons systeem staan, verschijnen ze niet meteen.
Een andere commentator op r/CRMSoftware verwoordde het nog duidelijker: eigenaren van kleine bedrijven lopen vaak tegen problemen aan “omdat ze te vroeg proberen het op te zetten als een onderneming.” In het begin zijn eenvoudige fasen en vaste gewoontes belangrijker dan functies.
Drie faalpatronen komen steeds weer terug:
- Het sjabloon is een lijst, geen werkstroomEen vertegenwoordiger voegt een contactpersoon toe en vult velden in, maar daarna gebeurt er niets. Er is geen opvolgingstaak, geen waarschuwing voor een verouderde deal en geen koppeling tussen de contactpersoon en de volgende actie
- Verschillen in de definitie van fasen“Gekwalificeerd” betekent voor elke vertegenwoordiger iets anders. Tegen de tweede maand kloppen de pijplijncijfers niet meer met de werkelijkheid en worden prognoses giswerk
- Niemand is verantwoordelijk voor datakwaliteitRecords worden gedupliceerd. Vrije tekstvelden vermenigvuldigen zich. “Gesloten Won”, “won” en “WON” verstoren filters en rapporten. Het team vertrouwt het CRM minder, werkt het minder bij, en de cyclus gaat maar door
CRM-sjablonen werken als de werkwijzen eromheen duidelijk zijn: één eigenaar per deal, gedeelde fases, een volgende actie bij elke kans en een wekelijkse evaluatie.
Uit een ClickUp-enquête bleek dat 92% van de kenniswerkers het risico loopt belangrijke beslissingen kwijt te raken in chats, e-mails en spreadsheets. CRM-follow-ups brengen hetzelfde risico met zich mee: als een medewerker een lead markeert in Slack maar niemand een taak aanmaakt, verdwijnt de volgende stap.
Dit is waar werkruimte-specifieke CRM-sjablonen van pas komen. In ClickUp kunnen teams chatberichten, taakopmerkingen, documenten en e-mails omzetten in traceerbare taken, zodat follow-ups een eigenaar en een deadline krijgen.
Bekijk voor een uitgebreidere uitleg hoe fouten bij de installatie van CRM nuttige systemen veranderen in verouderde contactlijsten:
Bekijk voor een uitgebreidere uitleg hoe fouten bij de installatie van CRM nuttige systemen veranderen in verouderde contactlijsten:
Hoe zorg je ervoor dat een CRM-sjabloon blijft hangen?
CRM-sjablonen mislukken om voorspelbare redenen: onduidelijke fasen, verouderde gegevens, gemiste follow-ups en gebrekkige eigendom. Deze oplossingen werken of je nu Excel, Google Spreadsheets of ClickUp gebruikt.
1. Stel je dealfasen in voordat je het sjabloon opent
De meeste sjablonen bevatten standaardfasen. Hernoem deze zodat ze aansluiten bij je daadwerkelijke verkoopproces voordat het team de sjabloon gaat gebruiken.
Een sjabloon die aansluit bij je verkoopproces wordt gebruikt. Een sjabloon die je team dwingt om het proces van iemand anders te volgen, wordt snel aan de kant geschoven.
2. Voeg een veld 'Volgende actie' toe aan elke deal
Het nuttigste veld in elke CRM-sjabloon is 'Volgende actie' met een deadline.
Zonder dit is je CRM een overzicht van wat er is gebeurd. Met dit is je CRM een lijst van wat je vandaag nog moet doen.
3. Stel een wekelijks ritme in voor het beoordelen van de pijplijn
Een CRM-sjabloon blijft alleen accuraat als iemand deze controleert. Reserveer elke week tijd om pijplijnfasen bij te werken, afgeschreven deals te verwijderen en volgende acties te controleren.
De waarde van de pijplijn, het succespercentage, de gemiddelde dealcyclus en de conversiepercentages zijn alleen van belang als de onderliggende gegevens actueel zijn.
4. Gebruik vervolgkeuzelijsten voor elk categorieveld
Vrije tekstvelden maken rapporten rommelig. "Gesloten", "Gesloten - Gewonnen", "Gewonnen" en "Gesloten" betekenen misschien hetzelfde voor een persoon, maar ze verstoren filters, formules en dashboards.
Gebruik gegevensvalidatie in Excel of Google Spreadsheets. Gebruik aangepaste velden in ClickUp met vooraf ingestelde instellingen binnen ClickUp.
5. Verwijder velden die je niet gaat gebruiken
Elk veld in je CRM-sjabloon moet een beslissing of actie ondersteunen. Als je het veld 'Sector' verzamelt maar er nooit op sorteert, rapporteert of prioriteert, verwijder het veld dan.
Een overzichtelijke CRM is beter dan een rommelige.
6. Automatiseer eerst de follow-ups
Begin met één automatisering.
Maak in ClickUp een follow-up-taak aan wanneer een deal van fase verandert, of waarschuw de eigenaar wanneer een afsluitdatum is verstreken.
Gebruik in spreadsheets voorwaardelijke formaten om verouderde contacten, achterstallige follow-ups en deals met een hoge waarde die op een dood spoor raken te markeren.
7. Plan je migratieproces vroeg in
CRM-sjablonen in spreadsheets zijn meestal een startpunt. Bepaal, voordat je een paar honderd records bereikt, wat de volgende stap is: blijf je in de spreadsheet, stap je over naar ClickUp of investeer je in speciale CRM-software?
Wacht niet tot de spreadsheet vol staat met dubbele gegevens, kapotte formules en mislukte deals. Migratie wordt moeilijker zodra de gegevens rommelig zijn.
Maak een CRM-sjabloon die je team zal blijven gebruiken
Een CRM-sjabloon werkt als het je team helpt om snel vier vragen te beantwoorden:
- Voor wie is dit bedoeld?
- In welke fase bevindt de relatie zich?
- Wat moet er nu gebeuren?
- Wie is verantwoordelijk voor de volgende stap?
Spreadsheet-sjablonen kunnen die vragen beantwoorden voor eenvoudige teams. ClickUp-sjablonen beantwoorden ze terwijl ze verbinding maken met CRM-records en ze koppelen aan taken, eigenaren, dashboards, documenten en berichten.
Gebruik een spreadsheet als je CRM vooral een register is. Gebruik ClickUp als je CRM het werk dat volgt moet beheren.
Bouw je CRM in ClickUp. Ga gratis aan de slag.
Veelgestelde vragen over CRM-sjablonen
1. Wat is het verschil tussen een CRM-sjabloon en een CRM-tool?
Een CRM-sjabloon is een kant-en-klare structuur voor het bijhouden van contacten, deals, follow-ups en klantantekeningen. Deze kan worden gebruikt in een spreadsheet, een ClickUp-werkruimte of een werkboek.
Een CRM-tool is speciale software met geavanceerde functies zoals e-mailbijhouden, leadscoring, automatisering en rapportage over omzet. Met sjablonen kun je sneller aan de slag. CRM-tools zijn krachtiger wanneer je proces volwassen is.
2. Heb ik een CRM nodig als ik maar een paar klanten heb?
Als je maar een paar klanten hebt, heb je misschien geen volledige CRM-tool nodig. Een eenvoudige CRM-sjabloon is meestal voldoende om contactgegevens, recente gesprekken, volgende follow-ups en openstaande kansen bij te houden.
Stap over op een meer gestructureerd CRM-systeem wanneer je follow-ups begint te missen, accounts deelt met teamgenoten of meerdere deals tegelijk beheert.
3. Wat moet een CRM-sjabloon bevatten?
Een CRM-sjabloon moet minimaal de volgende gegevens bevatten: naam van de contactpersoon, bedrijf, e-mail, telefoonnummer, leadbron, fase van de deal, waarde van de deal, volgende actie, datum van volgende actie en eigenaar.
Alles wat buiten deze velden valt, moet een specifieke beslissing ondersteunen. Het bijhouden van 'sector' is verspilling als je er nooit op filtert, prioriteert of doet aan rapportage. Het meest over het hoofd geziene veld is 'Volgende actie' met een deadline, omdat dit het CRM verandert van een register in een opvolgingssysteem.
4. Hoe maak ik mijn eigen CRM-sjabloon helemaal zelf?
Begin met één werkblad en voeg deze kolommen toe: Contactpersoon, Bedrijf, Fase, Waarde, Volgende actie, Datum volgende actie, Eigenaar, Aantekeningen. Gebruik dropdown-gegevensvalidatie voor Fase en Eigenaar. Sorteer op Datum volgende actie als je standaardweergave. Voeg een wekelijks evaluatieblok toe aan je kalender.
5. Wat is het verschil tussen een CRM-sjabloon en een sjabloon voor de verkooppijplijn?
Een CRM-sjabloon houdt de volledige relatie met de klant bij: contacten, accounts, elke interactie en werk na de verkoop. Een pijplijnsjabloon houdt alleen deals bij door de verschillende fasen heen. Als je precies wilt weten met wie je te maken hebt, heb je een CRM nodig. Als je alleen de huidige status van elke deal wilt weten, is een pijplijnsjabloon sneller en eenvoudiger.