"Relaties zijn moeilijk" was waarschijnlijk de gedachte die in je hoofd bleef hangen na je eerste relatiebreuk op de middelbare school. Nu je ouder bent, kan dezelfde gedachte in je hoofd opkomen wanneer je probeert relaties met klanten op te bouwen en te onderhouden. 😅
Gelukkig kunnen de meeste bedrijven zich tegenwoordig toegang veroorloven tot klantenbeheer (CRM)-software en, nog belangrijker, CRM-workflows maken!
Deze workflows vergemakkelijken en automatiseren een reeks taken op het gebied van klantenondersteuning, accountbeheer, verkoop en zelfs taken die worden uitgevoerd door marketingteams waardoor werknemers productiever kunnen zijn en hun hersens en energie kunnen steken in andere dan repetitieve taken.
In dit artikel gaan we dieper in op wat CRM-workflows zijn en de voordelen van het implementeren van een CRM tool voor workflowbeheer om uw bedrijf en teams het concurrentievoordeel te geven dat ze nodig hebben om klanten te winnen en op hun best te werken.
Dus als je zin hebt om meer te leren, lees dan verder!
Wat is een CRM-workflow?
Hoewel CRM een strategie is voor het beheren van klantrelaties een CRM-workflow staat voor CRM-gerelateerde acties die worden uitgevoerd in een volgorde die zorgvuldig is ontworpen. Elke actie binnen deze sequentie wordt in een CRM-systeem alleen gestart als aan bepaalde voorwaarden is voldaan en is bedoeld om u dichter bij een specifiek doel te brengen.
Wat vooral geweldig is aan deze aanpak, is het feit dat het je in staat stelt om een overzicht te hebben van een volledig proces en zo de voortgang bij te houden. Met andere woorden, met een CRM-workflow weet u precies welke acties moeten worden uitgevoerd om een verkoop af te sluiten, maar ook wanneer u bepaalde acties kunt schrappen uit uw takenlijst .
En hoewel sommige CRM-workflows misschien nog steeds alleen bestaan in de vorm van diagrammen of grafieken zijn de meeste gecodeerd in CRM-software dient als basis voor de efficiënte afhandeling van bedrijfsprocessen.
Wat is CRM workflowautomatisering?
Tot nu toe hebben we het theoretische aspect van CRM workflows behandeld, maar er is nog één ding dat we moeten behandelen voordat we ingaan op technische stappen of uitleg, en dat is CRM workflow automation.
Met CRM workflowautomatisering kunt u gedeeltelijk of volledig processen automatiseren of workflowonderdelen in lijn met vooraf gedefinieerde workflowregels. Het is bewezen dat dit gunstig is voor het verhogen van de productiviteit en efficiëntie en het verminderen van de hoeveelheid menselijke input die nodig is om processen te voltooien.
Maak aangepaste of vooraf gemaakte automatiseringsrecepten om routinewerk te automatiseren en je complexe workflow te vereenvoudigen
Goede voorbeelden van CRM-workflowautomatisering zijn te vinden in de automatisering van verkoopprocessen, die meestal bestaan uit een aantal taken, variërend van het genereren van leads tot het maken van klantprofielen en het uitspreken van klantbehoeften, evenals af en toe een klacht van een klant aan andere leden van uw organisatie verkoopteam .
Hier is een voorbeeld van een workflow die wordt beschreven in ClickUp's Whiteboards :
Maak een visuele weergave van uw workflows met ClickUp Whiteboards gemaakt door Dzenana Kajtaz van Mailtrap
Wanneer het wordt uitgebreid met CRM-workflowautomatisering, kan het verkoopproces veranderen van hectisch in een op triggers gebaseerde structuur zoals hieronder beschreven:
- Een potentiële klant neemt contact op met uw bedrijf door een formulier in te vullen
- Uw CRM-software stuurt communicatie naar deze persoon
- Als er geen antwoord wordt ontvangen, stuurt de CRM-software een follow-up
- Als er wel een antwoord wordt ontvangen, gaat de CRM-software verder met het scoren van leads en brengt vervolgens het juiste team op de hoogte van de potentiële lead
Wanneer workflowautomatisering gebruiken
Nu denkt u misschien: "Geweldig! Dus ik moet workflow automatisering wanneer de kans zich voordoet, toch?"
Het antwoord is: dat hangt ervan af, want niet alle processen zijn hetzelfde. Je moet beoordelen welke processen en teams baat kunnen hebben bij het automatiseren van workflows en welke niet.
Automatisering van werkstromen werkt alleen op volwassen bedrijfsprocessen, niet op processen die inefficiënt of verspillend zijn. Als deze aanpak wordt toegepast op een bedrijfsproces dat niet is geoptimaliseerd, kan dat meer kwaad dan goed doen.
Zorg er dus voor dat je de juiste beslissing neemt voordat je je stort op workflowautomatisering. Zo ja, dan beschikt u over vrijwel onbeperkte mogelijkheden om geautomatiseerde CRM-workflows te maken en aan te passen!
De voordelen van CRM workflow automatisering
Het verhogen van de productiviteit en efficiëntie en het verminderen van het gebruik van menselijke hulpbronnen we hebben al vastgesteld dat dit de belangrijkste voordelen zijn van CRM-workflowautomatisering. Maar zijn er nog meer? Ja, nog veel meer!
- 👩💻 Minder menselijke fouten: CRM workflow automatisering kan fouten die mensen maken bij het uitvoeren van repetitieve taken en activiteiten bijna volledig elimineren. Deze fouten kunnen variëren van kleine transcriptiefouten tot het vergeten van het benaderen van een klant
- ⚡️Hogere productiviteit: Repetitieve taken zijn niet alleen foutgevoelig, maar kunnen ook de productiviteit belemmeren. Met CRM-workflowautomatisering kunt u repetitieve taken uit handen nemen, zodat u tijd en energie overhoudt om u te richten op kritischere, meer tot nadenken stemmende en/of creatievere activiteiten
- meer transparantie en verantwoordelijkheid: Binnen grote teams of zelfs middelgrote teams die met veel taken jongleren, kan het een uitdaging zijn om bij te houden hoe het staat met de voltooiing van taken en de prestaties van individuele teamleden. Met behulp van CRM-tools voor workflowautomatisering kunnen managers en supervisors een transparant overzicht van alle taken bieden en kunnen teamleden profiteren vangeautomatiseerde meldingen, herinneringen en triggers om hen op de hoogte te houden van hun taken en een omgeving te creëren die optimale prestaties ondersteunt 💪🏻
- 🤝 Betere communicatie met en betrokkenheid van klanten: Een goede communicatielijn houden met klanten kan lastig zijn, vooral als je meerdere accounts tegelijk beheert. Met CRM-workflowautomatisering kunt u automatisch, op het juiste moment en bij elke stap van het proces met klanten communicerenhet klanttraject *Meer werktevredenheid: Het spreekt voor zich dat teamleden en medewerkers veel tevredener zijn als er minder alledaagse en repetitieve taken op hun bordje liggen. Geef je team tijd zodat ze kunnen werken aan het belangrijkere en creatievere deel van hun werk
- lagere kosten: CRM workflow automatisering kan ook helpen om kosten te besparen door inefficiënties te verminderen en bedrijven in staat te stellen om middelen te herbestemmen voor productontwikkeling, marketingcampagnes, enzovoort
- meer schaalbaarheid: Met CRM-workflowautomatisering kunt u consistente processen creëren en kunt u zich richten op het bereiken van meer klanten en op het laten groeien van uw bedrijf
Hoe CRM-workflows maken in 4 eenvoudige stappen
Nu we de belangrijkste ins en outs van CRM workflows hebben behandeld, is het tijd om de stappen te doorlopen die nodig zijn om ze te maken.
1. Bepaal welke CRM-processen geautomatiseerd moeten worden en begin met het plannen van de ideale workflow
Zoals eerder vermeld zijn niet alle processen automatiseerbaar, dus de eerste stap in het maken van uw CRM workflow is beslissen welke processen u wilt automatiseren. Probeer als vuistregel te vermijden om processen te automatiseren die in aanzienlijke mate menselijke input vereisen, omdat automatisering meer geschikt is voor repetitieve taken die eerder in de trechter worden uitgevoerd ( verkooptrechter, marketingtrechter, enz. )
Om je te helpen bij het maken van deze beslissing, is hier een lijst met een aantal automatiseringswaardige processen die je in gedachten zou willen houden:
- Leadgeneratie en -kwalificatie
- Contacten genereren en beherenInwerken van klanten is een Technisch inhoudsschrijver bij Mailtrap met jarenlange ervaring als schrijver, redacteur en content marketeer. Ze is gespecialiseerd in tech-gerelateerde onderwerpen, maar maakt ook graag leuke en boeiende content voor andere niches.