Je probeert een efficiënter team te worden, dus wat moet je doen om beter te worden?
Het in kaart brengen van processen kan het hulpmiddel zijn waarvan je nog niet weet dat je het nodig hebt.
Een proceskaart maakt wat er gebeurt binnen een bedrijf visueel - of het nu gaat om de bedrijfsvoering, hoe projecten worden beheerd, hoe uw inkoopsystemen zijn ingesteld, of zelfs hoe je binnenkomende tickets voor klantenondersteuning afhandelt.
Het is een trefzekere manier om inefficiënties, hiaten in uw denkprocessen en herstelbare knelpunten op te sporen. Maar om een proceskaart te maken die u helpt te verbeteren, moet u vertrouwd raken met alles wat met het in kaart brengen van processen te maken heeft.
Zodra je de symbolen en best practices van het in kaart brengen onder de knie hebt, zul je zien hoe gemakkelijk het is om handige proceskaarten te maken (of een kant-en-klaar sjabloon gebruiken kan ook echt helpen!) Maak je vast en neem hieronder een diepe duik in de wereld van het proces in kaart brengen.
[
](https://clickup.com/events/vision-to-victory-summit?utm_source=iterable&utm_medium=banner&utm_campaign=bl-13-03-24-gl-v2v-op-demand-blog-banner&utm_term=not-prov provided&utm_content=v2vworkmanagementefficiencyblogcta)
Wat is Process Mapping?
Het in kaart brengen van processen is een visuele weergave van een proces dat helpt om de belangrijkste onderdelen en mogelijke inefficiënties te identificeren. Het geeft een overzicht van het proces en schetst de opeenvolging van gebeurtenissen, taken en stappen die betrokken zijn bij het bereiken van een bepaald resultaat.
Bedrijven gebruiken deze aanpak om knelpunten in hun workflow te identificeren en uiteindelijk hun resultaten verbeteren. Proceskaarten zouden in wezen moeten werken als een schets van hoe je team projecten over de eindstreep zal krijgen.
6 Voorbeelden van procesmapping
Proceskaarten kunnen op verschillende manieren worden gebruikt. Het hangt allemaal af van je teamdoelen en de huidige structuur van uw bedrijfsprocessen. Maar voor het grootste deel zijn er zes veelvoorkomende soorten proceskaarten. Laten we eens kijken naar elk type en hoe ze werken.
1. Stroomdiagrammen
Haal het meeste uit uw werkstromen met Whiteboards met ClickUp's stroomdiagramsjabloon in de app
In deze standaard proceskaart vertegenwoordigen vormen en symbolen verschillende taken en gebeurtenissen. Het in kaart brengen van processen van begin tot eind is meestal gebaseerd op stroomdiagrammen.
Wanneer u uw volledige proces in kaart brengt, zijn stroomdiagrammen nuttige visuele hulpmiddelen om een reeks stappen weer te geven. Van de verschillende soorten proceskaarten verduidelijkt dit type complexe procedures of systemen en maakt het gemakkelijker om gebieden voor verbetering of optimalisatie te identificeren.
Daarnaast kun je het volgende gebruiken ClickUp's Whiteboards-functie om te helpen bij de communicatie en samenwerking tussen teamleden, vooral wanneer u werkt aan projecten die meerdere stappen vereisen of waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn.
2. Swimlane-diagrammen
Haal het meeste uit uw workflows met Whiteboards met de Swimlane Flowchart-sjabloon van ClickUp
De banen in een zwemstrokenkaart geven de verantwoordelijkheden weer van verschillende personen of afdelingen die betrokken zijn bij het proces. Diagrammen met swimlanes zijn handig voor het in kaart brengen van complexe processen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.
Gebruik de ClickUp Swimlane Stroomdiagram Sjabloon om duidelijk te maken wie in uw team verantwoordelijk is voor elke stap - of dit nu meerdere personen of hele teams zijn. Door informatie per baan te organiseren, maken stroomschema's het gemakkelijker om mogelijke knelpunten of vertragingen te zien, zodat u uw bedrijfsprocessen kunt verbeteren met een gedetailleerde proceskaart.
3. Procesactiviteitenkaart
Zoals de naam al zegt, doet deze kaart precies wat hij zegt. De kaart laat zien welke activiteiten in een proces de meeste impact hebben op uw bedrijfsprocessen en welke de minste. Dit is handig om te bepalen welke activiteiten de beste return on investment opleveren, zodat u uw budget hierop kunt afstemmen in de fase van het in kaart brengen van uw processen.
4. Waardestroomkaart
Krijg inzicht in de status van uw huidige activiteiten om betere beslissingen te nemen en uw processen te verbeteren
Value stream maps zijn ook bekend als materiaal- en informatiestromen in kaart brengen. Het schetst de stappen in een proces en de middelen die in elke fase worden gebruikt. In feite visualiseren value stream maps hoe informatie en materialen van begin tot eind door het proces bewegen.
Gebruik de ClickUp Waardestroom Kaart Sjabloon om de efficiëntie van uw activiteiten te maximaliseren en uw huidige toestand grondig te analyseren. Deze waardestroomkaart sjabloon helpt u bij het ontwikkelen van een geoptimaliseerd implementatieplan zodat u uw processen kunt verbeteren en uw organisatie naar succes kunt leiden.
Bonus: Bekijk de top 10 Waardestroom in kaart brengen sjablonen om teamprocessen te verbeteren
5. Processtroomdiagram
Stroomlijn projectvisualisatie met een duidelijk en beknopt overzicht van uw end-to-end workflow
Dit diagram maakt de besluitvormingsproces eenvoudiger. Dat wil zeggen, het helpt teams om verbeteringen door te voeren omdat het duidelijk schetst hoe processen stromen om de gewenste resultaten te bereiken, wat geweldig is voor projectmanagement. Zie het als een Mindmap of een Whiteboard om je algemene stroom te detailleren.
Je kunt het nog eenvoudiger maken om je processtroom op te bouwen of bij te werken met een sjabloon. Gebruik de ClickUp Whiteboard Sjabloon voor processtroom om uw projectworkflows te visualiseren en verbeter uw procedures voor het in kaart brengen van processen.
6. SIPOC-diagram
Leveranciers-input-proces-output-klantrelaties analyseren om belangrijke componenten, bestaande verbindingen en mogelijke hiaten in een proces te identificeren
Dit diagram staat voor Suppliers, Inputs, Processes, Outputs en Customers. Het zet de belangrijkste elementen van een proces op een rijtje in een diagramachtige vorm die gemakkelijk te begrijpen is. Een SIPOC-diagram is een handige kaart wanneer je de reikwijdte van een project probeert te bepalen.
En het is geen verrassing, maar ClickUp heeft er een sjabloon voor om te helpen bij het in kaart brengen van processen. De ClickUp SIPOC-sjabloon maakt gebruik van de bordweergave om de belangrijke aspecten van uw proces gemakkelijk te detailleren, zodat het eenvoudig te ontleden en te begrijpen is.
Een proceskaart maken
Om een gedetailleerde proceskaart te maken, moet u een goed inzicht hebben in uw bedrijfsactiviteiten. We hebben het opgedeeld in een paar handige stappen om u een voorsprong te geven bij het in kaart brengen van processen.
Stap 1: Definieer de reikwijdte van het proces
Selecteer eerst het proces dat u wilt analyseren en zorg ervoor dat het een significante impact heeft op uw bedrijfsactiviteiten. U moet ook de reikwijdte van het proces in overweging nemen - beslis of u een enkele afdeling, cross-functionele processen of zelfs processen verspreid over meerdere locaties wilt analyseren.
U kunt bijvoorbeeld uw verkoopproces in kaart willen brengen, waarbij u zich richt op de interactie met uw marketing- en klantondersteuningsafdelingen.
Organiseer je verkoopteam met de sjabloon voor het ClickUp verkoopproces om het team een referentiepunt te geven om een lead van prospect naar klant te begeleiden
Stap 2: Stel een team samen voor het in kaart brengen van processen
Verzamel een team! Hoe meer mensen u samenbrengt om één consistente proceskaart te maken, hoe beter. Maak gebruik van de mensen die expertise hebben in verschillende onderdelen van de procedure voor het in kaart brengen van de processen.
Dit zorgt ervoor dat je het volledige plaatje vastlegt. Bovendien is het ook een manier om buy-in te krijgen van belanghebbenden. Moedig open communicatie en samenwerking binnen het team aan. 🤝
Stap 3: Diepgaande informatie verzamelen
Dit is waar het rubber de weg raakt. Het is tijd om het proces grondig te onderzoeken. Dit kan betekenen dat u werknemers moet interviewen, het proces in actie moet observeren en relevante documenten zoals standaard werkprocedures werkinstructies en belangrijke prestatiecijfers .
Streef naar een duidelijk begrip van elke stap in het proces, samen met de inputs, outputs en middelen die nodig zijn voor uw processtappen.
Stap 4: Identificeer de begin- en eindpunten
Waar begint het proces en waar eindigt het? Zorg ervoor dat de procesgrenzen duidelijk zijn. Stel alle randvoorwaarden, triggers en postvoorwaarden vast die relevant zijn voor het proces.
Plan meerdere projecten, beheer afhankelijkheden en prioriteer alles in uw aangepaste projecttijdlijn met de Ganttgrafiekweergave
In een orderverwerkingsproces kan het beginpunt bijvoorbeeld het ontvangen van de order zijn, terwijl het eindpunt het verzenden van de order of het leveren aan de klant kan zijn.
Stap 5: De stappen opsplitsen
Splits het proces op in afzonderlijke stappen. Identificeer alle taken, beslissingen en gebeurtenissen die plaatsvinden vanaf het begin tot het einde van het proces.
Wees zo gedetailleerd mogelijk en houd rekening met subprocessen, afhankelijkheden en uitzonderingen die zich tijdens het proces kunnen voordoen. Op deze manier creëer je een uitgebreide proceskaart die echt een beeld geeft van de fijne kneepjes van het bedrijfsproces laat zien . 💪
Stap 6: Volg de stappen en identificeer de rollen
Hebt u uw processtappen? Nu is het tijd om de stappen te rangschikken in de volgorde waarin ze voorkomen en rollen of afdelingen toe te wijzen die verantwoordelijk zijn voor het controleren van elke stap op nauwkeurigheid.
Objecten direct vanuit het ClickUp Whiteboard omzetten in taken
Documenteer alle overdrachten of communicatiepunten tussen rollen of afdelingen om een soepele processtroom te garanderen. Dit vereist samenwerking.
Dat betekent dat u samenwerkingstools nodig hebt. Met ClickUp Whiteboards kunnen teams eenvoudig proceskaarten schetsen, symbolen labelen en hun kaarten delen met het hele bedrijf zodat iedereen op de hoogte is.
Stap 7: Processymbolen en -notaties toevoegen
Gebruik standaard processymbolen en notaties om de verschillende elementen van het proces weer te geven. Consistentie is de sleutel tot gemakkelijk lezen en begrijpen.
Enkele veelgebruikte symbolen zijn:
- Oval: Begin- of eindpunt
- Rechthoek: Taak of activiteit
- Diamant: Beslissingspunt
- Pijl: Stromingsrichting
- Cirkel: Verbindings- of vervolgpunt
Hier is een hint: Voeg swimlanes toe aan je proceskaart om rollen of afdelingen weer te geven. Dit helpt u om de verdeling van verantwoordelijkheden en interacties binnen het proces te visualiseren.
Stap 8: Valideer de proceskaart
Controleer de proceskaart met het process mapping-team en andere relevante belanghebbenden. U wilt hier de nauwkeurigheid valideren om er zeker van te zijn dat het nauwkeurig uw meest bijgewerkte proces weergeeft.
Moedig feedback aan en verwerk eventuele noodzakelijke wijzigingen om de kaart te verfijnen. Deze stap helpt om een proceskaart te maken waar alle betrokkenen het mee eens zijn.
Stap 9: Optimaliseer het proces
Analyseer de proceskaart om gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn, zoals knelpunten, redundanties of inefficiënties. Hier kunnen teams de proceskaart gebruiken om discussies te vergemakkelijken, workflows te stroomlijnen of repetitieve taken automatiseren.
Maak aangepaste of vooraf gemaakte automatiseringsrecepten om routinewerk te automatiseren en je complexe workflow te vereenvoudigen
De voordelen van het in kaart brengen van processen voor je team
Het in kaart brengen van processen biedt verschillende voordelen die bedrijven helpen hun activiteiten te verbeteren en procesbeheer sleutelelementen.
Process mapping gebruikt uw middelen efficiënter
Vooral als u een projectmanager bent, moet u ervoor zorgen dat uw team het meeste uit hun middelen haalt. Dit betekent minder tijd verspillen en meer energie steken in resultaatgerichte taken die uw team het beste rendement op hun investering geven.
Onduidelijke verwachtingen zijn een nachtmerrie voor alle betrokkenen. Je team weet niet waar het naar moet streven en de kans is groter dat mijlpalen niet worden gehaald. Het in kaart brengen van processen helpt om dit op te lossen door de verwachtingen van alle teams gelijk te trekken.
Een processtroomschema verbetert de teamcommunicatie en -documentatie
Proceskaarten zorgen ervoor dat teams vanuit één bron van waarheid werken. Dit leidt tot minder verwarring, miscommunicatie en gemiste deadlines. Het is van cruciaal belang dat teams op één lijn zitten over zoiets fundamenteels als processen voor een bedrijf.
Maak prachtige documenten, vergaderagenda's, wiki's en meer, koppel ze aan workflows en voer ideeën uit met je team
Maak een procesdocument dat in één dashboard leeft en dat gemakkelijk kan worden gedeeld, laat weinig ruimte voor fouten en gemiste kansen bij het creëren van process mapping. Processen en workflows evolueren in de loop van de tijd als er nieuwe gegevens binnenkomen, als er een nieuw persoon bij het team komt of als er net nieuwe projecten moeten worden aangepakt.
Bedenk dat processen uit het verleden documenteren helpen bij het creëren van nieuwe. Je kunt medewerkers ook helpen hun rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen met een gedetailleerde proceskaart.
Ze moeten zien hoe hun taken in het grotere geheel passen en begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan het algemene proces. Het in kaart brengen van processen is een proactieve manier om de teamcommunicatie tussen afdelingen te verbeteren, ook met externe partners of klanten.
Werken met meer flexibele workflows
Het in kaart brengen van processen stelt bedrijven in staat om flexibeler te worden door gebieden te identificeren waar veranderingen snel kunnen worden doorgevoerd.
Met een duidelijk inzicht in het proces kunnen bedrijven gebieden identificeren waar ze hun activiteiten kunnen stroomlijnen, taken kunnen automatiseren of zelfs bepaalde activiteiten uitbesteden . Effectiever reageren op veranderende marktomstandigheden of klantbehoeften wordt zo een stuk eenvoudiger. ⚙️
Best practices voor het in kaart brengen van processen
Overweeg enkele tips die uw volgende initiatieven voor het in kaart brengen van processen zullen verbeteren:
- Stel vanaf het begin duidelijke doelstellingen vast: Stel voordat u begint de specifieke doelen vast die u met uw proceskaart wilt bereiken. Dit helpt u te focussen op wat belangrijk is en zorgt voor zinvolle verbeteringen.
- Gebruik verschillende granulariteitsniveaus: Maak proceskaarten met verschillende detailniveaus voor verschillende doelgroepen. Kaarten op hoog niveau voor strategische planning en meergedetailleerde kaarten voor operationele verbeteringen zorg ervoor dat je alle behoeften van je team in kaart brengt.
- Wees niet bang om gegevens op te nemen: Verbeter je proceskaart door relevante gegevens toe te voegen! Overweeg om procesprestatiegegevens, cyclustijden of zelfs gegevens over het gebruik van middelen toe te voegen. Dit maaktgeïnformeerde besluitvorming en benadrukt gebieden die meer aandacht nodig hebben.
- Integreer procesdocumentatie: Koppel uw proceskaart aan bestaande procesdocumentatie, zoals standaard werkprocedures of werkinstructies. Dit creëert één enkele bron van waarheid voor uw team en vereenvoudigt wijzigingen in het procesbeheer in de toekomst.
- Leg beslissingscriteria vast: Bij het in kaart brengen van beslispunten, moet u ook de criteria vastleggen die worden gebruikt om beslissingen te nemen. Het is een manier om consistentie te creëren en verduidelijkt de redenering achter elke keuze.
- Visualiserencross-functionele interacties: Gebruik swimlanes of andere visuele technieken om de interacties tussen rollen of afdelingen weer te geven. Dit benadrukt potentiële wrijvingspunten en moedigt samenwerking aan.
Ga verder dan proceskaarten met ClickUp
Door een visuele weergave van een proces te maken, kunnen bedrijven potentiële inefficiënties identificeren, fouten verminderen en de kwaliteit verbeteren. Het gebruik van een platform als ClickUp helpt u bij het in kaart brengen van uw processen door middel van sjablonen, interactieve Whiteboards en zelfs Mindmappen tools om alles voor je team uit te werken.
Het maken van een proceskaart die de activiteiten verbetert en teams helpt om verbeterpunten te visualiseren is eenvoudig. Je proceskaart moet niet te ingewikkeld zijn en dat geldt ook voor de software die je gebruikt om hem te maken.
Met deze gedetailleerde gids ben je goed voorbereid om een uitgebreide proceskaart te maken die je team helpt om cruciale bedrijfsactiviteiten te begrijpen, analyseren en optimaliseren.