Je probeert een efficiënter team te worden, dus wat moet je doen om beter te worden?
Het in kaart brengen van processen kan het hulpmiddel zijn waarvan je nog niet weet dat je het nodig hebt.
Een proces in kaart brengen maakt visueel wat er gebeurt binnen een business - of het nu gaat om operations, hoe projecten worden gemanaged, hoe je inkoopsystemen zijn ingesteld, of zelfs hoe u inkomende klantenservice tickets afhandelt.
Het is een trefzekere manier om inefficiënties, hiaten in uw denkprocessen en herstelbare knelpunten op te sporen. Maar om een proces in kaart te brengen die u helpt te verbeteren, moet u vertrouwd raken met alles wat met het in kaart brengen van processen te maken heeft.
Zodra u de symbolen en best practices voor het in kaart brengen van processen onder de knie hebt, zult u zien hoe gemakkelijk het is om handige proceskaarten te maken (of een kant-en-klaar sjabloon gebruiken kan ook echt helpen!) Maak uw riemen vast en neem hieronder een diepe duik in de wereld van het in kaart brengen van processen.
Wat is Process Mapping?
Het in kaart brengen van processen is een visuele weergave van een proces dat helpt om de belangrijkste onderdelen en mogelijke inefficiënties te identificeren. Het geeft een overzicht van het proces en schetst de opeenvolging van gebeurtenissen, taken en stappen die nodig zijn om een bepaald resultaat te bereiken.
Business gebruikt deze aanpak om knelpunten in hun werkstroom te identificeren en uiteindelijk hun resultaten verbeteren. Proceskaarten moeten in essentie in kaart brengen hoe je team projecten tot een goed einde brengt.
6 Voorbeelden in kaart brengen van processen
Proceskaarten kunnen op verschillende manieren gebruikt worden. Het hangt allemaal af van je doelen van het team en de huidige structuur van uw bedrijfsprocessen. Maar voor het grootste deel zijn er zes veelvoorkomende soorten proceskaarten. Laten we eens kijken hoe ze werken.
1. Stroomdiagrammen 
Haal het meeste uit uw werkstromen met behulp van Whiteboards met ClickUp's sjabloon voor stroomdiagrammen in de app
In deze standaard proceskaart stellen vormen en symbolen verschillende Taken en gebeurtenissen voor. Het in kaart brengen van processen van begin tot eind is meestal gebaseerd op stroomdiagrammen.
Als je je hele proces in kaart brengt, zijn grafieken nuttige visuele hulpmiddelen om een reeks stappen weer te geven. Van de verschillende soorten proceskaarten verduidelijkt dit type complexe procedures of systemen en maakt het gemakkelijker om gebieden voor verbetering of optimalisatie te identificeren.
Daarnaast kun je het volgende gebruiken De functie Whiteboards van ClickUp om te helpen bij de communicatie en samenwerking tussen de leden van een team, vooral wanneer u werkt aan projecten die meerdere stappen vereisen of waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn.
2. Swimlane-diagrammen
ClickUp Swimlane Stroomdiagram
De banen in een kaart met zwembanen geven de verantwoordelijkheden weer van verschillende personen of afdelingen die betrokken zijn bij het proces. Diagrammen met swimlanes zijn handig om complexe processen in kaart te brengen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.
Gebruik de ClickUp Swimlane Stroomdiagram Sjabloon om duidelijk te maken wie in uw team verantwoordelijk is voor elke stap - of dit nu meerdere personen of hele teams zijn. Door informatie per baan te ordenen, maken grafieken van zwembanen het gemakkelijker om mogelijke knelpunten of vertragingen te zien, zodat u uw bedrijfsprocessen kunt verbeteren met een gedetailleerde proceskaart.
3. Procesactiviteiten in kaart brengen
Zoals de naam al zegt, doet deze kaart precies wat hij zegt. De kaart laat zien welke activiteiten in een proces de meeste impact hebben op uw bedrijfsprocessen en welke de minste. Dit is handig om te bepalen welke activiteiten de beste return on investment opleveren, zodat u in de fase van het in kaart brengen van uw processen uw budget hierop kunt afstemmen.
4. Waardestroom in kaart brengen
ClickUp Value Stream Mapping Whiteboard Sjabloon
Waardestromen worden ook wel materiaal- en informatiestromen in kaart gebracht. Het schetst de stappen in een proces en de middelen die in elke fase worden gebruikt. In feite visualiseren waardestroomkaarten hoe informatie en materialen van begin tot eind door het proces bewegen.
Gebruik de Sjabloon voor ClickUp waardestroom in kaart brengen om de efficiëntie van uw activiteiten te maximaliseren en uw huidige toestand grondig te analyseren. Deze waardestroom in kaart brengen sjabloon helpt u bij het ontwikkelen van een geoptimaliseerd implementatie abonnement zodat u uw processen kunt verbeteren en uw organisatie naar succes kunt leiden.
Bonus: Bekijk de top 10 Sjablonen voor het in kaart brengen van waarden om teamprocessen te verbeteren
5. Processtroomdiagram
ClickUp's sjabloon voor processtroom
Dit diagram staat voor Leveranciers, Inputs, Processen, Outputs en Klanten. Het beschrijft de sleutelelementen van een proces in een grafiekachtige vorm die gemakkelijk te begrijpen is. Een SIPOC-diagram is een nuttige kaart wanneer je de reikwijdte van een project probeert te bepalen.
En het is geen verrassing, maar ClickUp heeft er een sjabloon voor om te helpen bij het in kaart brengen van processen. De ClickUp SIPOC-sjabloon maakt gebruik van de bordweergave om de belangrijke aspecten van uw proces gemakkelijk te detailleren, zodat het eenvoudig te ontleden en te begrijpen is.
Hoe maak je een proceskaart?
Om een gedetailleerde proceskaart te maken, moet u een goed inzicht hebben in uw bedrijfsvoering. We hebben het opgedeeld in een paar handige stappen om u een voorsprong te geven bij het in kaart brengen van processen.
Stap 1: Definieer de reikwijdte van het proces
Selecteer eerst het proces dat u wilt analyseren en zorg ervoor dat het een significante invloed heeft op uw bedrijfsvoering. U moet ook de reikwijdte van het proces in overweging nemen - beslis of u een enkele afdeling, cross-functionele processen of zelfs processen verspreid over meerdere locaties wilt analyseren.
U kunt bijvoorbeeld uw verkoopproces in kaart willen brengen, waarbij u zich richt op de interactie met uw marketing- en klantenservice-afdelingen.
Stap 2: Stel een team samen dat de processen in kaart brengt
Verzamel een team! Hoe meer koppen u bij elkaar zet om één consistente proceskaart te maken, hoe beter. Maak gebruik van de mensen die expertise hebben in verschillende onderdelen van het in kaart brengen van de processen.
Dit zorgt ervoor dat je het volledige plaatje vastlegt. Bovendien is het ook een manier om buy-in te krijgen van belanghebbenden. Stimuleer open communicatie en samenwerking binnen het team. 🤝
Stap 3: Diepgaande informatie verzamelen
Dit is waar het rubber de weg raakt. Het is tijd om het proces grondig te onderzoeken. Dit kan betekenen dat u werknemers moet interviewen, het proces in actie moet observeren en relevante documenten zoals standaard werkprocedures werkinstructies en sleutelgegevens over prestaties .
Streef naar een duidelijk begrip van elke stap in het proces, samen met de inputs, outputs en middelen die nodig zijn voor uw processtappen.
Stap 4: Identificeer de begin- en eindpunten
Waar begint het proces en waar eindigt het? Zorg ervoor dat de procesgrenzen duidelijk zijn. Stel alle randvoorwaarden, triggers en postvoorwaarden vast die relevant zijn voor het proces.
Werklasten van teams visueel vergelijken en voortgang bijhouden met de ClickUp Tijdlijn weergave
Bijvoorbeeld, in een orderverwerkingsproces kan het beginpunt het ontvangen van de bestelling zijn, terwijl het eindpunt het verzenden van de bestelling of het leveren aan de klant kan zijn.
Stap 5: De stappen opsplitsen
Splits het proces op in afzonderlijke stappen. Identificeer alle taken, beslissingen en gebeurtenissen die plaatsvinden vanaf het begin tot het einde van het proces.
Wees zo gedetailleerd mogelijk en houd rekening met subprocessen, afhankelijkheid en uitzonderingen die zich tijdens het proces kunnen voordoen. Op deze manier creëert u een uitgebreide proceskaart die een goed beeld geeft van de fijne kneepjes van het bedrijfsproces laat zien . 💪
Stap 6: Volg de stappen en identificeer rollen
Hebt u uw processtappen? Nu is het tijd om de stappen te rangschikken in de volgorde waarin ze voorkomen en rollen of afdelingen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor het controleren van elke stap op nauwkeurigheid.
Brainstormen, taken toewijzen en werkstromen visualiseren wordt superleuk en gemakkelijk met ClickUp Whiteboard
Documenteer alle handoffs of communicatiepunten tussen rollen of afdelingen om een soepele processtroom te garanderen. Dit vereist samenwerking.
Dat betekent dat u samenwerkingstools nodig hebt. Met ClickUp Whiteboards kunnen teams eenvoudig proceskaarten schetsen, symbolen labelen en hun kaarten delen met het hele bedrijf zodat iedereen op de hoogte is.
Stap 7: Processymbolen en -notaties toevoegen
Gebruik standaard processymbolen en notaties om de verschillende elementen van het proces weer te geven. Consistentie is de sleutel tot gemakkelijk lezen en begrijpen.
Enkele veelgebruikte symbolen zijn:
- Oval: Begin- of eindpunt
- Rechthoek: Taak of activiteit
- Diamant: Beslissingspunt
- Pijl: Werkstroom richting
- Cirkel: Verbindings- of vervolgpunt
Hier is een hint: Voeg swimlanes toe aan uw proceskaart om rollen of afdelingen weer te geven. Dit helpt u om de verdeling van verantwoordelijkheden en interacties binnen het proces te visualiseren.
Stap 8: Valideer de proceskaart
Controleer de proceskaart met het team dat het proces in kaart brengt en met andere relevante belanghebbenden. U wilt hier de nauwkeurigheid valideren om er zeker van te zijn dat het nauwkeurig uw meest bijgewerkte proces weergeeft.
Moedig feedback aan en breng de nodige wijzigingen aan om de kaart te verfijnen. Deze stap helpt om een proces in kaart te brengen waar iedereen het mee eens is.
Stap 9: Optimaliseer het proces
Analyseer de proceskaart om gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn, zoals knelpunten, redundanties of inefficiënties. Hier kunnen teams de proceskaart gebruiken om discussies te vergemakkelijken, werkstromen te stroomlijnen of repetitieve taken automatiseren.
Voltooi herhaalde taken slim met ClickUp-taak automatiseringen
De voordelen van het in kaart brengen van processen voor je team
Het in kaart brengen van processen biedt verschillende voordelen die bedrijven helpen hun activiteiten te verbeteren en procesbeheer sleutelelementen.
Process mapping gebruikt uw middelen efficiënter
Vooral als u een projectmanager bent, moet u ervoor zorgen dat uw team het meeste uit hun middelen haalt. Dit betekent minder tijd verspillen en meer energie steken in resultaatgerichte Taken die uw team het beste rendement op hun investering geven.
Onduidelijke verwachtingen zijn een nachtmerrie voor alle betrokkenen. Je team weet niet waar het naar moet streven en mijlpalen worden eerder gemist. Het in kaart brengen van processen helpt om dit op te lossen door de verwachtingen van alle teams gelijk te trekken.
Een processtroomdiagram verbetert de communicatie en documentatie tussen teams
Proceskaarten zorgen ervoor dat teams vanuit één bron van waarheid werken. Dit leidt tot minder verwarring, miscommunicatie en gemiste deadlines. Het is van cruciaal belang dat teams op dezelfde pagina zitten over iets dat zo fundamenteel is als processen voor een bedrijf.
Maak prachtige documenten, vergaderagenda's, wiki's en meer, verbind ze met werkstromen en voer ideeën uit met uw team
Maak een procesdocument dat leeft in één dashboard en dat gemakkelijk kan worden gedeeld, laat weinig ruimte voor fouten en gemiste kansen bij het aanmaken van het in kaart brengen van uw processen. Processen en werkstromen evolueren in de loop van de tijd als er nieuwe gegevens binnenkomen, als er een nieuw persoon bij het team komt of als er nieuwe projecten moeten worden aangepakt.
Bedenk dat processen uit het verleden documenteren helpen bij het aanmaken van nieuwe. U kunt werknemers ook helpen hun rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen met een gedetailleerde proceskaart.
Ze moeten zien hoe hun taken in het grotere geheel passen en begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan het algemene proces. Het in kaart brengen van processen is een proactieve manier om de communicatie tussen teams en afdelingen te verbeteren, ook met externe partners of klanten.
Werken met meer flexibele werkstromen
Het in kaart brengen van processen stelt bedrijven in staat om flexibeler te worden door gebieden te identificeren waar veranderingen snel kunnen worden doorgevoerd.
Met een duidelijk inzicht in het proces kunnen bedrijven gebieden identificeren waar ze hun activiteiten kunnen stroomlijnen, Taken kunnen automatiseren, of zelfs bepaalde activiteiten uitbesteden . Effectiever reageren op veranderende marktvoorwaarden of klantbehoeften wordt zo een stuk eenvoudiger. ⚙️
Best practices voor het in kaart brengen van processen
Overweeg enkele tips die uw volgende initiatieven om processen in kaart te brengen zullen verbeteren:
- Stel vanaf het begin duidelijke doelen vast: Identificeer voordat u begint de specifieke doelen die u wilt bereiken met uw proces in kaart brengen. Dit helpt u te focussen op wat belangrijk is en zorgt voor zinvolle verbeteringen.
- Gebruik verschillende granulariteitsniveaus: Maak proceskaarten met verschillende detailniveaus voor verschillende doelgroepen. Kaarten op hoog niveau voor strategische abonnementen en meergedetailleerde kaarten voor operationele verbeteringen zorg ervoor dat je alle behoeften van je team in kaart brengt.
- Wees niet bang om gegevens op te nemen: Verbeter je proces in kaart brengen door relevante gegevens toe te voegen! Overweeg om procesprestatiegegevens, cyclustijden of zelfs gegevens over het gebruik van middelen toe te voegen. Dit maaktgeïnformeerde besluitvorming en benadrukt gebieden die meer aandacht nodig hebben.
- Integreer procesdocumentatie: Breng een koppeling aan tussen uw proces in kaart en bestaande procesdocumentatie, zoals standaard operationele procedures of werkinstructies. Dit creëert één enkele bron van waarheid voor uw team en vereenvoudigt wijzigingen in het procesbeheer in de toekomst.
- Leg beslissingscriteria vast: Breng bij het in kaart brengen van beslispunten ook de criteria in kaart die worden gebruikt om beslissingen te nemen. Het is een manier om consistentie te creëren en verduidelijkt de beweegredenen achter elke keuze.
- Visualiserenfunctieoverschrijdende interacties: Gebruik swimlanes of andere visuele technieken om de interacties tussen rollen of afdelingen weer te geven. Dit benadrukt potentiële wrijvingspunten en moedigt samenwerking aan.
Werkstromen optimaliseren met proceskaarten
Door een visuele weergave van een proces te maken, kunnen Business bedrijven potentiële inefficiënties identificeren, fouten verminderen en de kwaliteit verbeteren. Het gebruik van een platform zoals ClickUp helpt bij het in kaart brengen van uw processen door middel van sjablonen, interactieve Whiteboards en zelfs mindmaps tools om alles voor je team uit te werken.
Het maken van een proceskaart die de activiteiten verbetert en teams helpt om verbeterpunten te visualiseren is eenvoudig. Je proceskaart moet niet te ingewikkeld zijn en dat geldt ook voor de software die je gebruikt om hem te maken.
Met deze gedetailleerde gids ben je goed voorbereid om een uitgebreide proceskaart te maken die je team helpt bij het begrijpen, analyseren en optimaliseren van cruciale bedrijfsactiviteiten.