Ik hoor veel over werkstroomdiagrammen, maar heb geen idee wat ze zijn?
Nou, de verwarring stopt hier. ✋
Op het eerste gezicht lijken werkstroomdiagrammen misschien op ingewikkelde schema's die je koste wat het kost wilt vermijden. Of je denkt dat je een speciaal soort persoon nodig hebt om werkstroomdiagrammen te begrijpen.
Maar als je maar een paar minuten besteedt aan het leren wat workflow diagrammen zo nuttig maakt voor teams en organisaties, is de kans groot dat je verslaafd raakt aan het maken ervan.
Als je je productiviteit wilt verhogen en meer wilt creëren effectieve workflowsystemen om ervoor te zorgen dat je team het beste werk aflevert, zul je een bladwijzer willen maken van deze gids.
👉 Lees dit gerelateerde artikel over Top 7 Werkstroom software (2022 beoordelingen) voor meer informatie.
Laten we erin duiken!
**Wat is een werkstroomdiagram?
Je hebt er misschien wel eens naar horen verwijzen als procesdiagrammen of zelfs business proces in kaart brengen . Hoe dan ook, het onderliggende idee is hetzelfde.
Werkstroom diagrammen zijn ontworpen als visuele routekaarten van een proces. Ze worden meestal gemaakt om teams te helpen hun werkprocessen te schetsen en te verbeteren. Een HR-team kan bijvoorbeeld een werkstroomdiagram nodig hebben om hun onboardingstrategie voor nieuwe medewerkers te verfijnen terwijl de IT-beheerafdeling zou een werkstroomdiagram kunnen gebruiken om het doorlichtingsproces van hun leveranciers te verbeteren.
Het concept van een werkstroomdiagram werd eind 1800 bedacht door Henry Gantt en Frederick Winslow Taylor. De reden? Lang voordat diagramsoftware was, gebruikten industriële bedrijven managementwetenschap om de efficiëntie te beteugelen en ervoor te zorgen dat de kwaliteit van hun productie hoog was. Hoe? Ze maakten procesdiagrammen.
Het mooie van procesdiagrammen is dat ze niet alleen een overzicht geven van de Taken die een proces vormen (zoals een lijst met een begin en een eind), maar ze kunnen ook helpen visualiseren gegevens, besluitvormingstrajecten en zelfs sleutel mijlpalen in een bepaald proces . Geweldig, toch? En visualisatie is slechts een van de vele voordelen.
Bonus: stroomdiagram sjablonen & stroomdiagram software !
## De voordelen van het gebruik van werkstroomdiagrammen
Een deel van het omarmen van werkstroomdiagrammen is vertrouwd raken met alle voordelen die ze bieden. In essentie gaat het allemaal om het stimuleren van verbetering.
Verbeter de communicatie binnen teams
Als er iets is dat Teams moeten doen, dan is het wel op dezelfde pagina zitten. Ze hebben ook zoveel mogelijk duidelijkheid nodig.
Werkstroom diagrammen zijn een perfecte manier voor teams om samen te werken aan het visualiseren van de systemen die hen zullen helpen om hun project naar de eindstreep te brengen. Dit zorgt voor snellere processen en veel minder verspilling van middelen. Het helpt ook om irritante knelpunten te verminderen. ⌛
Procesknelpunten blootleggen
Verrassing! U hebt waarschijnlijk meer knelpunten in uw processen en probleemgebieden of conflicten in uw strategieën die kunnen worden geëlimineerd. . Maar dat is moeilijk te zeggen als u geen visuele layout hebt waarmee u probleemgebieden kunt aanwijzen.
Hoe meer knelpunten je blootlegt, hoe meer efficiënte systemen je kunt creëren waarmee je team het beste werk kan leveren. En wie wil dat nu niet?
Documenteer uw systemen
Ze zeggen dat de geschiedenis zich herhaalt als we er niet van leren. Het is hetzelfde als u niet documenteert wat in het verleden heeft gewerkt.
Of uw team nu een digitaal bureau is dat te maken heeft met veel bewegende delen en client revisies, of u een softwarebedrijf bent dat een herhaalbaar systeem gebruikt om klanten aan boord te nemen SaaS-tools je wilt snel documenteren wat werkt voor jouw team.
Werkstroomdiagrammen zijn een toegankelijke manier voor iedereen in je team om op de hoogte te raken van de bedrijfsprocessen en -taken. En niet te vergeten, ze zullen minder tijd kwijt zijn aan het stellen van vragen en het werken door de verwarring (hé, dat gebeurt!).
👉 Bekijk deze workflowsjablonen !
Hier zijn 5 voorbeelden van werkstroom diagrammen
Niet elk werkstroomdiagram is hetzelfde. Als je je afvraagt hoe ze eruit zien, volgt hier een overzicht van de populairste die je vandaag al kunt gebruiken.
1. Swimlane diagram
via Vivian Tej/ClickUp
Stel je een zwembaan in een zwembad voor. Vervolgens zie je een verticale installatie met een overzicht van de taken en taggen van de leden van het team die verantwoordelijk zijn voor die taken. Dat is wat je noemt een zwemstroomdiagram .
Het is een nuttig werkstroomdiagram wanneer je probeert te achterhalen waar taken met elkaar in conflict komen. En het is ook een goede manier om teamleden verantwoordelijk te houden en eigendom van de belangrijkste taken in een bepaald proces vast te stellen.
2. Tijdlijn diagram
via Vivian Tej/ClickUp
Dit diagram is precies zoals het klinkt: het brengt een opeenvolging van gebeurtenissen in bestelling visueel in kaart. Tijdlijnen helpen je om een nauwkeuriger overzicht te krijgen van de omvang van een proces.
Het kan je helpen om uit te zoeken waar je tijd naartoe gaat en waar je de meeste tijd verspilt. Processen die veel middelen verbruiken, waaronder tijd, kunnen baat hebben bij het gebruik van een tijdlijndiagram. Projectmanagers en directeuren van magazijnoperaties kunnen dit diagram nuttig vinden.
3. Agile werkstroomdiagram
via Vivian Tej/ClickUp
Met dit diagram kun je het volledige proces visualiseren dat nodig is om een product of dienst te maken. Het is een van de beste diagrammen om elk onderdeel van je proces goed zichtbaar te maken. Het laat ook zien wie in je team aan elke taak is toegewezen.
Agile diagrammen zijn het beste voor complexere projecten. Engineering teams of evenementencoördinatoren kunnen agile diagrammen gebruiken om efficiënt te werken terwijl ze teams organiseren en deadlines halen.
Bonus: UML Schema Software !
4. Proces werkstroom diagram
via Vivian Tej/ClickUp
Je kunt het proceswerkstroomdiagram gebruiken om de relatie te illustreren tussen de taken waaruit een proces bestaat. Het is geweldig om een proces dat je vaak gebruikt te standaardiseren. Bijvoorbeeld als je in HR werkt en je het aanname- en inwerkproces moet documenteren. Een diagram kan een van de beste manieren zijn om het te organiseren en te optimaliseren.
Het diagram van de werkstroom is rechttoe rechtaan, waardoor het het perfecte diagram is om de besluitvorming te sturen en het verbeteren van een al gevestigd systeem.
5. Diagram gegevensworkstroom
via Vivian Tej/ClickUp
Een diagram van de gegevensstroom werkt het best als je de gegevensstroom in een proces probeert te visualiseren in plaats van alleen een lijst op te stellen van de taken die nodig zijn om het proces van begin tot eind te voltooien.
Waar komen de gegevens vandaan? Waar gaan ze naartoe als een specifieke Taak Voltooid is? Hoe botst een gegevenspunt met een beslispunt? Dit zijn allemaal vragen die je gemakkelijker kunt beantwoorden als je eenmaal een gegevensdiagram in kaart hebt gebracht.
Datadiagrammen zijn ook geweldig om te schetsen hoe gegevens binnen teams werken en of er conflicterende gegevensverwerkingen zijn met aangrenzende teams. Het is een geweldige manier om een systeem in kaart te brengen dat je al gebruikt, zodat je het efficiënter kunt maken.
👉 Bekijk onze Diagram Voorbeelden & Sjablonen gids !
## Hoe maak je je eerste werkstroomdiagram?
Hoewel je de traditionele analoge methode van pen en papier kunt gebruiken om je werkstroomdiagrammen te maken, is hier een advies: sla dat over. Het is veel beter om een digitaal hulpmiddel te gebruiken om je diagrammen te maken.
Ze zijn deelbaar, gemakkelijk te bewerken en je kunt ze tot het einde der tijden op je laptop bewaren. De functie Whiteboard van ClickUp geeft u een Canva waarop u gemakkelijk kunt beginnen met het maken en delen van uw werkstroomdiagrammen.
1. Raak vertrouwd met symbolen voor werkstroomdiagrammen
Werkstroomdiagrammen hebben een reden en een reden. Met andere woorden, ze zijn opgebouwd uit gestandaardiseerde vormen waaraan een betekenis is toegekend, zodat iedereen die een werkstroomdiagram leest op dezelfde pagina zit. Hier volgt een kort overzicht:
- Pijl/lijn: Deze worden gebruikt om zowel de richting als de werkstroom van je diagram aan te geven. Ze worden ook gebruikt als verbindingssymbolen die bepaalde vormen/taken met elkaar verbinden. ➡️
- Parallellogram: Deze kun je gebruiken om precies aan te geven waar nieuwe gegevens een proces binnenkomen. 📒
- Diamond: Deze vorm wordt gebruikt om een beslissing in je werkstroom weer te geven die nodig is om naar de volgende stap te gaan. 🔶
- Rechthoek: Je kunt een rechthoek gebruiken om een enkele stap in een werkstroomdiagram te symboliseren 🟪
- Cilinder: Wil je gegevens toevoegen aan je werkstroom? Daar is een cilinder voor. 🔋
- Oval: Deze markeren het begin- en eindpunt van een workflow. 🏉
Nu je bekend bent met werkstroomsymbolen, lees je hier hoe je het juiste diagram kiest.
2. Kies je diagram op basis van je einddoel
Het kiezen van het juiste werkstroomdiagram begint met het einddoel in gedachten. Bepaal bijvoorbeeld of u:
- Een nieuw proces voor een aankomend project visualiseren
- Eenwerkstroom analyse om inefficiënties in een oud systeem te identificeren
- Optimaliseren hoe u al uw middelen tijdens een proces gebruikt
- Teamverwachtingen instellen voor een specifieke werkstroom en verbeteren hoe u communiceert
- Een zeer complex proces met veel verschillende Taken, besluitvormingspunten en gegevens opdelen
Dan kan elke Taak in kaart worden gebracht met een ander type workflow. Laten we zeggen dat je een architectenbureau bent dat het proces van het inwerken van nieuwe clients . Een account aanmaken diagram voor het in kaart brengen van processen (zie onze lijst hierboven) kan een bestelling zijn.
Zo, nu heb je het werkstroomdiagram gekozen dat voor jou zal werken. Maar je kunt er geen maken zonder de juiste hulpmiddelen tot je beschikking te hebben. 🛠️
3. Meld je aan bij ClickUp (de functie Whiteboard is gratis!) 👀 🙌
Als je op zoek bent naar een van de gemakkelijkste manieren om te beginnen met het maken van je werkstroomdiagram, kijk dan niet verder dan ClickUp .
Het is Whiteboard functie heeft alle tools die je nodig hebt om workflows te maken waaraan je team kan samenwerken en die ze naar behoefte kunnen delen.
Zodra je je hebt aangemeld, ga je naar Weergave, scroll je naar beneden en klik je op Whiteboard.
Je krijgt een schone lei te zien waarop je kunt beginnen met het schetsen van een diagram naar keuze.
via Vivian Tej/ClickUp
4. Maak een Whiteboard en nodig de leden van uw team uit
Je hoeft je werkstroomdiagram niet alleen te maken! U kunt uw teamleden uitnodigen om mee te werken en deel uit te maken van het proces.
Nog te doen, navigeer naar Ruimte-instelling, klik vervolgens op Delen & Toestemmingen en je kunt leden toevoegen aan je ruimte. Zodra je de leden van je team hebt uitgenodigd, kun je in realtime aan je diagram werken.
Jullie kunnen elkaars cursors zien terwijl jullie vormen maken en Taken verbinden.
Naadloze overbrugging van idee naar uitvoering door ClickUp- taken rechtstreeks vanuit uw Whiteboards te maken
5. Maak uw werkstroomdiagram met de vorm tool
Vanaf nu is het Whiteboard uw oester. Je kunt zoveel werkstroomdiagrammen maken als je nodig hebt en ze opslaan, delen, laten zien in een presentatie of aanpassen wanneer je maar wilt.
Je kunt intuïtief vormen maken, ze met elkaar verbinden en de Tekst functie gebruiken om ze te labelen. Je kunt zelfs je eigen unieke vormen en afbeeldingen uploaden met de tool voor het uploaden van afbeeldingen.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus: **Voorbeelden werkstroom projectbeheer !
## Creëer geweldige systemen met werkstroom diagrammen
Hoewel dit geen lijst is van alle mogelijke werkstroomdiagrammen die je zou kunnen gebruiken, is het wel een goede stap in de wereld van werkstroomdiagrammen.
Gebruik het om je door je volgende brainstormsessie of vergadering van een team.
Werkstroom diagrammen geven jou en je team het stuur in handen en zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina blijft.
Ze zijn een betrouwbare manier om de communicatie te verbeteren, knelpunten op te lossen en uw systemen efficiënt te documenteren.
Om alle voordelen van een werkstroomdiagram te kunnen lezen, is het een kwestie van de beste kiezen op basis van je einddoel. Zodra je klaar bent om je diagram samen te stellen, hier gratis aan de slag met de functie Whiteboard van ClickUp!