Het zit zo: Bij ClickUp wij zijn procesmensen. En dat zou u ook moeten zijn! Weet u waarom?
Goed gedefinieerde bedrijfsprocessen helpen organisaties te identificeren hoe ze werken. En ze helpen leiders te begrijpen hoe ze bedrijven efficiënter kunnen leiden .
Maar de grootste schoonheid van bedrijfsprocessen ligt in hun vermogen om bedrijven te versterken. Welk succesvol bedrijf heeft immers een inefficiënte functie? Dat klopt! Geen enkel.
Het enige wat je dan nog moet doen is de kneepjes van procesbeheer leren - Business Process Management (BPM) om precies te zijn. En daarom hebben we dit artikel voor je samengesteld.
Je leert wat business process management is, waarom het belangrijk is en wat het inhoudt. En je zult blij zijn met de sjablonen en voorbeelden die we voor je hebben samengesteld en onze suggesties om je bedrijfsprocessen te optimaliseren met de juiste hulpmiddelen.
Laten we meteen beginnen, zodat u uw bedrijfsprocessen zo snel mogelijk kunt laten verlopen!
Wat is procesmanagement?
Procesmanagement analyseert bestaande processen binnen een organisatie, definieert en beschrijft nieuwe processen en controleert de uitvoering van zowel bestaande als nieuwe processen om ervoor te zorgen dat ze worden Voltooid zoals beschreven.
En het uiteindelijke doel van al het bovenstaande te doen is het verbeteren of optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Wat is nu precies een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces is een opeenvolging van taken (of stappen) die worden uitgevoerd door een of meer rollen om output te produceren en zo een doel te bereiken. En als, bijvoorbeeld, het doel is het bereiken van een mijlpaal dan is een bedrijfsproces een definitie van hoe je van de ene mijlpaal naar de volgende komt.
Voorbeelden van procesbeheer
U kunt gemakkelijk concluderen dat het beheer van bedrijfsprocessen een uitdrukking is van teamwerk omdat er meerdere mensen bij betrokken kunnen zijn. En het is hun werk als team of organisatie dat het bedrijfsproces tot leven brengt.
Voorbeeld #1. Procesmanagement: Een online bestelling afhandelen voor Donuts
- Een klant plaatst een online bestelling voor 100 donuts
- De winkelmanager accepteert de bestelling en de klant kan de status van de bestelling bekijken
- Zijn er genoeg donuts klaar om in te pakken
- Ja: Je personeel pakt de donuts in
- Nee: Een medewerker maakt genoeg donuts om aan de bestelling te voldoen, terwijl een ander ze klaarzet
- Een medewerker geeft een ontvangstbewijs af, pakt de donuts in en wijzigt de status van de bestelling in Klaar
- Een medewerker overhandigt de ingepakte donuts aan de koerier
- De koerier werkt de status van de bestelling bij naar Geleverd
Procesbeheer voorbeeld #2: Inwerken van een nieuwe werknemer
- HR ontvangt de ondertekende aanbiedingsbrief van de kandidaat
- Het HR team maakt een werknemerrecord aan en stuurt deze naar IT voor installatie van het account
- IT stelt e-mail, computer en wachtwoordtoegang in voor de nieuwe werknemer
- HR plant een oriëntatievergadering en maakt een trainingsschema voor de nieuwe medewerker
- De nieuwe medewerker woont de oriëntatie bij en begint met de training
- Na het voltooien van de training gaat de nieuwe werknemer aan de slag met toegewezen taken onder begeleiding van zijn manager
- De manager beoordeelt de voortgang van de werknemer tijdens de eerste weken en geeft feedback aan HR
Procesmanagement voorbeeld #3: Productontwikkeling
- Een team identificeert een klantbehoefte of gat in de markt
- Het team voert onderzoek uit om de behoefte/het gat en mogelijke oplossingen te begrijpen
- Op basis van onderzoek maakt het team een productontwikkelings abonnement inclusief tijdlijnen, rollen en benodigde middelen
- Het team ontwerpt het product en maakt een prototype om te testen
- Het prototype wordt getest met potentiële klanten om feedback te verzamelen en verbeteringen aan te brengen
- Het eindproduct wordt gemaakt en op de markt gebracht
- Het team verzamelt en analyseert gegevens over de verkoop, feedback van klanten en eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht voor toekomstige productupdates.
Als je je afvraagt wat er ontbreekt of wat er anders zou kunnen in het proces, dan zijn we trots op je! Omdat je je afstemt op de geest van Business Process Management.
Bonus: Hulpmiddelen voor het in kaart brengen van processen
Waarom is beheer van bedrijfsprocessen belangrijk?
Als u efficiënt werken serieus neemt - en wij denken dat u dat doet - dan moet u aan business process management doen. Zo bereikt u uw zakelijke doelen soepel, sneller en met minder middelen.
Zonder goed beheer van bedrijfsprocessen weet niet iedereen wie verantwoordelijk was voor welke taken in een project. Dit wordt alleen maar uitdagender als er nog meer teams bij komen.
Sprint in ClickUp houden teams op één lijn over productroadmaps voor volledige zichtbaarheid in wie wat doet
Teams hebben absoluut zichtbaarheid nodig in het proces in alle fasen wanneer er meerdere groepen bij betrokken zijn. En procesbeheer verbindt alle bewegende delen van een organisatie om waarde te leveren aan belanghebbenden van het project en uiteindelijk de business.
5 fasen van procesmanagement
Procesbeheerprocessen die onnodige tijd of middelen verspillen, zijn inefficiënt. En je moet ze efficiënt maken of elimineren.
Maar hier zit het addertje onder het gras: Identificeren en inefficiënte processen verbeteren is een uitdaging. Want je weet dat wanneer een proces ingebakken raakt in een organisatie, het veranderen ervan op zijn minst weerstand triggert. Helaas moet je de processen in je bedrijf hoe dan ook voortdurend verbeteren.
Nog te doen: volg de levenscyclus van Business Process Management:
Fase 1: Plan
In deze fase moet u beginnen met het analyseren van de bedrijfsstrategie van het bedrijf. Dat is de richting die uw organisatie op wil om haar doelen in de toekomst te bereiken. En deze kennis zal de hele levenscyclus van het beheer van bedrijfsprocessen sturen - het is de hoeksteen ervan.
Om een procesmanagement abonnement op te zetten, moet u eerst:
- De huidige doelen van het bedrijf begrijpen,objectenen strategie
- De bestaande bedrijfsprocessen binnen de organisatie identificeren en onderscheid maken tussen wat al geanalyseerd, gedefinieerd en beschreven is en wat niet
- De bedrijfsregels ontdekken die al deze processen besturen
- Ontdekken of en waar elk proces zwakke punten heeft, zoals knelpunten, redundanties of hoge kosten
- Bepaal of elk proces overeenkomt met uw bevindingen uit nr. 1
Afhankelijk van de inzichten die deze stappen u geven, hebt u een aantal opties voor wat u nu moet doen. U kunt ofwel:
- Ontwerp endocument voor bedrijfsprocessen de geïdentificeerde bestaande processen
- Werk de processen bij of voltooi ze als ze niet in overeenstemming zijn met uw doelen, doelstellingen of strategie, belangrijke bedrijfsregels missen of zwakke punten en inefficiënties bevatten
SPOELEN EN HERHALEN Pro tip: Zorg ervoor dat je de fase van procesplanning minstens één keer per jaar herhaalt, omdat er nieuwe processen kunnen ontstaan. Op deze manier bent u altijd up-to-date over uw bedrijfsprocessen.
Fase 2: Model
Tijdens deze fase moet u bedrijfsprocessen ontwerpen en weergeven, waarbij u in gedachten moet houden dat ze de acties van verschillende rollen, systemen (niet noodzakelijk altijd technologisch), informatie en objecten (afhankelijk van uw bedrijf) orkestreren.
En met ontwerpen bedoelen we het conceptualiseren van elk proces en er letterlijk een workflow (of reeks workflows) voor tekenen. Visueel zijn dat diagrammen of stroomschema's, die kunnen worden ingebouwd in geavanceerde tools voor projectmanagement zoals ClickUp!
Voorbeeld van een werkstroom voor e-mailcampagnes met ClickUp Whiteboards
Als u leest of hoort over werkstroombeheer dat komt omdat bedrijfsprocessen worden weergegeven met workflows (soms veel workflows). Maar het beheer van bedrijfsprocessen is meer dan het creëren en optimaliseren van workflows, wat de focus is van workflow management.
Houd er ook rekening mee dat professionals in procesmanagement vaak werkstroomdiagrammen maken met de naam Business Process Model and Notation (BPMN) .
bekijk onze beste selectie_ van voorbeelden van werkstromen !
Fase 3: Uitvoeren
Om de bedrijfsprocessen die je eerder hebt ontworpen te implementeren, moet je een BPM-tool . En hier zijn de twee gouden stappen die we je aanraden te volgen bij het uitvoeren van de processen met de tool die je kiest:
- Test elk nieuw ontworpen proces met een paar deelnemers van één team of afdeling
- Laat geleidelijk de rest van uw organisatie het proces overnemen
Deze voorzichtige aanpak van procesuitvoering zal de impact van mogelijke ontwerpfouten minimaliseren.
Fase 4: Bewaken
Lopen uw business processen? Oké. Dan moet u ze analyseren om te zien hoe ze precies lopen.
Procesmonitoring helpt u bij het identificeren van knelpunten, repetitieve taken en andere problemen die u moet oplossen. Op een dieper niveau betekent het monitoren van een bestaand proces dat je elk onderdeel ervan grondig onderzoekt. Bedrijfsprocessen automatiseren maakt een einde aan het handmatige werk van deze repetitieve taken.
Automatiseer uw terugkerende taken in slechts een paar klikken met een van de honderden ClickUp-taaken automatisering van werkstromen sjablonen
Het doel is om te bepalen welke onderdelen goed werken en welke verbetering behoeven (plus het soort verbetering dat ze nodig hebben). Het analyseren van uw klant- of client onboarding proces is een effectieve manier om te bepalen hoe de uitvoering ervan uw klantbetrokkenheid beïnvloedt.
En je zou signalen kunnen krijgen dat er iets mis is met het proces door gebeurtenisloggegevens te verzamelen van de informatiesystemen die betrokken zijn bij onboarding. Dat is een datagestuurde aanpak om de procesprestaties te begrijpen.
En het zou je in staat kunnen stellen om automatisch nieuwe processen te ontdekken op basis van procesanalytische gegevens. Maar hoe doe je dat eigenlijk? Met een monitoringtool voor bedrijfsprocessen.
Net als een bloedtestrapport beoordeelt zo'n tool de gezondheid van je processen. Het kan bijvoorbeeld de klanttevredenheid evalueren, cyclustijd inkomsten, productiviteit en vele andere statistieken.
Maar net als bij een gezondheidscontrole moet u deze elke paar weken of maanden herhalen. Anders realiseer je je misschien pas dat je processen inefficiënt zijn als het te laat is om processtoringen te voorkomen (met alle bijbehorende kosten en nadelen).
Zorg voor automatisering van bedrijfsprocessen tools worden gebruikt om de tijd te verminderen die nodig is om uw dagelijkse werk te doen. Uw hele procesbeheer abonnement heeft aandacht nodig in specifieke ruimtes - meer dan andere.
Fase 5: Optimaliseer
De optimalisatiefase of controlefase gaat over de fijnafstemming van de bedrijfsprocessen die verbetering behoeven. Zo houdt u ze efficiënt en bereikt u de zakelijke doelen van uw bedrijf en uw algemene procesmanagement abonnement.
Sommige voorbeelden van procesbeheer optimalisatie kunnen zijn:
- Overbodige taken of processen elimineren
- Werkstromen automatiseren
- Verbeter de communicatie tussen procesdeelnemers met de juistebusiness tools En vergeet niet de processen die je hebt geoptimaliseerd te controleren! Dit is tenslotte een cyclus.
Sjablonen voor procesbeheer om nu aan de slag te gaan
Laten we teruggaan naar het idee dat je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren door workflows te stroomlijnen. En dat je werkstromen stroomlijnt met automatisering.
Sjablonen voor procesbeheer zijn een van de fundamenten van automatisering van werkstromen. En de drie sjablonen hieronder zijn de sjablonen die we je aanraden te bekijken als je voor het eerst gaat werken met workflow management.
1. ClickUp PDCA proces Whiteboard sjabloon
Verdeel eenvoudig al uw Taken in vier fasen: Plan, Doe, Controleer en Handel
Als je aan kwaliteitsmanagement doet, ken je de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) al, oftewel: Plan, Do, Check, Act continue verbetering cyclus. Maar deze ClickUp PDCA whiteboard sjabloon tilt uw PDCA procesmanagement abonnement naar een heel ander niveau.
Gebruik het om taken in te delen in de vier fasen van de PDCA cyclus. Het klinkt misschien gek om Nog te doen met een sjabloon in plaats van met pen en papier, maar geloof ons.
Dit sjabloon gebruikt software voor het beheer van bedrijfsprocessen en doet meer dan Taken opsplitsen in kleinere stappen. Het PDCA Whiteboard ondersteunt de uitvoering van PDCA-processen voor beter projectmanagement.
PDCA sjabloon downloaden
2. ClickUp document sjabloon bedrijfsprocessen
Gebruik dit ClickUp Docs format om SOP's, processen voor het aanvragen van verlof en meer te documenteren
Met ClickUp's sjabloon voor procesdocumenten het documenteren van bedrijfsprocessen is zoveel eenvoudiger geworden. Gebruik het sjabloon om het volgende te documenteren standaard werkprocedures (SOP's) zoals de stappen om vrije tijd aan te vragen voor procesverbetering.
Want het is één ding om de taken in je werkstroom te definiëren, het is iets anders om precies te weten wat je moet doen om de taak te voltooien.
Probeer voor meer deze sjablonen voor procesdocumenten !
Sjabloon bedrijfsprocessen downloaden
3. ClickUp Bedrijfsprocessen en Procedures Sjabloon
Taken markeren die nodig zijn om een levend procesdocument te maken
Zodra je bedrijf bedrijfsprocessen begint uit te voeren met BPM-software, gebruik je dit sjabloon voor processen en procedures van ClickUp om een overzicht te krijgen van uw interne processen door:
- Details te krijgen over procesverbetering door middel van deadlines, prioriteiten, voltooiingspercentages en het aantal voltooide taken (met de processen gegroepeerd, bijvoorbeeld per afdeling)
- De taken die het aanmaken van documenten vereisen en de fase waarin deze documenten zich bevinden
- Hoe de processen in elkaar overgaan via een projectmanagement systeem
Sjabloon voor processen en procedures downloaden
Bonus: SOP software !
Procesbeheer optimaliseren met software voor het beheer van bedrijfsprocessen
Een BPM-suite - samengesteld uit vele BPM-softwareopties - helpt je om alle fases van het beheer van bedrijfsprocessen te implementeren. Voor we verdergaan, willen we je eerst enkele sterke punten van BPM en tools voor projectmanagement (zoals ClickUp) vertellen.
Visualiseer taken, projecten en werkstromen op de manier die voor u het beste werkt met ClickUp-taaks 15+ aanpasbare weergaven
- Ze automatiseren workflows: Breng alle bedrijfsprocessen tot leven en elimineer handmatig en repetitief werk met vooraf gedefinieerde en aangepaste automatiseringen.
- Ze ondersteunen samenwerking: Verduidelijk procedures zonder de context van het proces te verliezen of e-mails als een naald in een hooiberg. Met BPM-tools kunnen leden van een team commentaar geven op taken en bestanden bij die taken voegen. Je kunt zelfs opmerkingen omzetten in Taken!
- Ze bieden rapportages: Bieden uitgebreide procesgegevens waarop je kunt vertrouwen om te controleren of je je processen effectief hebt ontworpen. Deze rapporten splitsen de prestaties van een team op, zodat u hun productiviteit over een bepaalde periode kunt controleren.
Voordelen van Business Process Automatisering
De vijf fases van Business Process Management zijn noodzakelijke stappen in de richting van automatisering. En BPM-tools zoals ClickUp helpen je om taken en workflows te automatiseren. Daarom willen we hier de voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen belichten:
- Tijd- en kostenefficiëntie: Het automatiseren van repetitieve taken bespaart tijd en geld, zodat werknemers zich op belangrijkere taken kunnen richten.
- Meer consistentie en nauwkeurigheid: Automatisering vermindert menselijke fouten, wat resulteert in meer consistentie en nauwkeurigheid in processen. Dit leidt ook tot een grotere klanttevredenheid.
- Gestroomlijnde processen: Automatisering van bedrijfsprocessen helpt bij het stroomlijnen van processen, elimineert onnodige stappen en vereenvoudigt procedures.
- Inzicht in real-time gegevens: Met geautomatiseerde processen kunt u realtime gegevensinzichten verzamelen die u kunnen helpen beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.
En meestal kunt u de rapporten aanpassen met widgets die u informeren over voltooide taken, het aantal taken waaraan is gewerkt, leden met onafgemaakte taken, tijdsinschattingen, tijdsregistratie en vele andere maatregelen. Probeer ClickUp uit en laat ons weten wat u ervan vindt. We kunnen niet wachten om te horen waar u naartoe wilt met Business Process Management!