Als je bedrijf vastzit in een sleur, dan zijn magere maatregelen niet genoeg. Het is tijd om de boel op te schudden en de "oude manieren" opnieuw te onderzoeken om vooruit te blijven gaan.
Enter business process reengineering (BPR)- een krachtige aanpak die de activiteiten van je team kan revolutioneren en je bedrijf naar nieuwe hoogten kan brengen. Hoewel het een uitdaging is en vaak op weerstand stuit, is het een must te doen voor elk bedrijf dat relevant en concurrerend wil blijven.
In deze gids behandelen we alle basisprincipes van een BPR en geven we tips voor het succesvol plannen en implementeren ervan. Blijf scrollen voor meer informatie en om dramatische verbeteringen te bereiken!
Wat is Business Process Reengineering?
Business Process Reengineering is het fundamenteel herontwerpen van werkstromen en bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Business Process Reengineering is gericht op het stroomlijnen van activiteiten, het verbeteren van resultaten, het verlagen van kosten en het stimuleren van groei in bedrijfsprocessen.
Het concept is bedacht door
is professor computerwetenschappen aan het MIT. In 1990 schreef hij een beroemd artikel voor Harvard Business Review met de titel "_Reengineering Work: Automatiseer niet, vernietig"
Hammer bekritiseerde managers voor het gebruik van technologie om inherent inefficiënt werk te automatiseren. In plaats daarvan stelde hij voor om de bedrijfsprocessen te heroverwegen en de processen die geen waarde toevoegen te verwijderen.
Het artikel zette een trend in gang die veel bedrijven snel overnamen. Tegen 1993 beweerde 60% van de Fortune 500 bedrijven dat ze begonnen waren met het herontwerpen van bedrijfsprocessen of nog van plan waren dit te doen.
Waarom is Business Process Reengineering belangrijk?
Om een succesvol bedrijf te runnen, moet je je aanpassen aan voortdurende veranderingen, de laatste trends bijhouden en altijd streven naar verbetering. ⬆️
Processen die in het verleden voor u werkten, kunnen verouderd raken of belemmerd worden door interne of externe ontwikkelingen. In sommige gevallen kan het helpen om een of twee stappen in uw huidige processen aan te passen, maar er zijn momenten waarop u er helemaal voor moet gaan en radicale veranderingen moet doorvoeren om weer op het goede spoor te komen. 🛤️
Het opnieuw uitvinden van uw bestaande processen heeft vele voordelen, zoals:
- Verhoogde productiviteit
- Snellere output van hogere kwaliteit
- Verwijdering van overbodige, inefficiënte of repetitieve stappen
- Lagere productiekosten
- Tevredenheid van werknemers en klanten
- Groei in bedrijfsvoering
Business process reengineering is geen sinecure. Er moet veel tijd, geld en moeite in worden gestoken. En dan nog kan niemand het succes van de nieuwe strategieën in uw nieuwe bedrijfsprocessen garanderen.
Toch wegen de potentiële langetermijnvoordelen van BPR ruimschoots op tegen de bijbehorende kosten en potentiële risico's.
Herontwerpen van bedrijfsprocessen vs. verbetering van bedrijfsprocessen
Business Process Improvement (BPI) en BPR hebben hetzelfde doel - je bedrijfsprocessen verbeteren en succes op lange termijn mogelijk maken. Ze doen dit echter met verschillende benaderingen.
gaat over het identificeren van knelpunten en het bijstellen van de procedures. Je verandert misschien een paar regels, stappen of hulpmiddelen, maar de kern van de bedrijfsprocessen blijft hetzelfde.
Procesreengineering houdt in dat u nieuwe perspectieven overweegt, conventies doorbreekt en elk onderdeel van uw huidige processen en algemene bedrijfsmotor opnieuw beoordeelt. Het impliceert de heropbouw van het bedrijfsproces vanaf de grond. In veel gevallen houdt dat het volgende in
automatisering van bedrijfsprocessen
.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten in ClickUp of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Hier is een voorbeeld. U runt een kleine fastfoodbezorgservice. U merkt dat uw wachttijden toenemen naarmate de vraag toeneemt en dat u klanten verliest. Het handmatige systeem voor het beheer van bestellingen dat ooit voor u werkte, begint nu af te brokkelen en de klanttevredenheid daalt.
BPI zou waarschijnlijk voorstellen om nieuw personeel aan te nemen of tijdelijk werknemers van verschillende afdelingen over te plaatsen om bestellingen af te handelen wanneer dat nodig is. BPR zou de implementatie van een nieuw elektronisch leveringsbeheersysteem inhouden dat weinig menselijke tussenkomst vereist.
De eerste oplossing is als stof onder het tapijt vegen, terwijl de tweede voorkomt dat er stof ophoopt. 🧹
Herontwerpen van bedrijfsprocessen vs. beheer van bedrijfsprocessen
Beheer van processen
is het bredere concept van de twee. Het is de handeling van proceselementen en -activiteiten beheren om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt. Terwijl BPR een occasionele gebeurtenis is, gebeurt BPM non-stop.
BPM en BPR hebben enkele gelijkaardige elementen. Beide vereisen dat je je bestaande processen onder de loep neemt en problemen identificeert en oplost. Het doel is ook hetzelfde: de kwaliteit van producten of diensten verbeteren.
Wanneer een BPR strategie implementeren?
Idealiter voer je een BPR strategie liever vroeger dan later uit. Op die manier is het gemakkelijker om de instelling te bepalen voor al het toekomstige werk en schaalvergrotingsinspanningen. Hoe groter je Business, hoe duurder, moeilijker en tijdrovender het zal zijn om de processen te reengineeren.
In werkelijkheid komt BPR meestal ter sprake als het bedrijf stagneert of slecht presteert, waarbij BPI-inspanningen mislukken. In zulke gevallen is het juiste moment om een BPR strategie te implementeren nu.
Als je de ideale gelegenheid gemist hebt, wanhoop dan niet. Je kunt ingrijpende veranderingen aanbrengen in een bedrijfsproces op elk moment dat je dat nodig acht. Het zal meer werk en een nauwgezet abonnement vergen, maar het kan leiden tot succes. Zoals vermeld, maken de voordelen op lange termijn het de moeite waard.
De vier stappen van Business Process Reengineering
Hoe het BPR proces eruit ziet varieert van geval tot geval. Over het algemeen bestaat het uit vier stappen, die we in de volgende sectie beschrijven.
Aantekening: een efficiënte
gereedschap zoals
kan uw werk gemakkelijker maken. Naast het centraliseren van uw gegevens biedt het verschillende functies voor effectieve
en uitvoering. In plaats van te jongleren met meerdere apps, kun je complexe operaties zoals BPR uitvoeren vanaf één enkel platform.
Bespaar tijd door gebruik te maken van de vooraf gebouwde
ClickUp sjabloon voor business process reengineering project-abonnement
. Het wordt geleverd met aangepaste kolommen en weergavemodi, d.w.z. "weergaven" die ontworpen zijn om je te helpen BPR met vertrouwen aan te pakken.
Het is ook nog eens gratis! Laten we nu terugkeren naar de vier essentiële stappen in het bedrijfsproces.
Stap 1: Voorbereiding en onderzoek
Gebruik het ClickUp Business Process Reengineering Project Plan Template en maak dit moeizame proces beter beheersbaar
Een complexe onderneming als BPR vereist alle hens aan dek. 🤝
Je moet een vakkundig en gemotiveerd team samenstellen dat het reengineering project zal leiden. De Taakgroep Bedrijfsprocessen moet bestaan uit:
- Externe experts die goed vertrouwd zijn met BPR
- Een senior manager die de leiding heeft in het team of de organisatie
- Een ervaren medewerker die de ins en outs van het proces kent
Om erachter te komen waar het aan schort, moet je het proces grondig onderzoeken. Analyseer de activiteiten, deelnemers, hulpmiddelen en methoden die van begin tot eind zijn gebruikt. Vraag uw medewerkers en klanten om anonieme feedbackenquêtes te voltooien en gebruik de
ClickUp sjabloon voor business process reengineering project-abonnement
om er nog sneller te komen.
Wat de meeste problemen veroorzaakt
Zoek naar stappen die consequent vertragingen, fouten en klachten van klanten veroorzaken. Zorg ervoor dat je ook stappen aantekent die nuttig zijn gebleken.
Door input van meerdere kanten te verzamelen, krijg je het meest realistische beeld. Gewapend met deze kennis is het gemakkelijker om het proces te reconstrueren en knelpunten op te sporen.
Gebruik de formulier weergave om feedback te verzamelen, analyseren en organiseren
Gegevens verzamelen en verwerken is een fluitje van een cent met ClickUp. Gebruik
om effectieve feedbackenquêtes te maken, waarbij u kunt kiezen uit meer dan 10 veldtypes. Beheer uw BPR team in lijstweergave of bordweergave. Voeg hun contactgegevens of andere relevante informatie toe in de kolommen.
Taken of subtaken toewijzen en afhankelijkheid creëren voor een efficiëntere werkstroom. ✔️
Stap 2: Proces in kaart brengen
Nu u weet welke delen van het proces werken en welke niet, is het tijd om het opnieuw te ontwerpen.
Stap voor stap maakt u de nieuwe werkstroom met
. U zult merken dat visualisatie u helpt om complexe processen beter te begrijpen en hoe specifieke activiteiten elkaar beïnvloeden.
Teken verbindingen en koppel objecten aan elkaar om roadmaps of workflows te maken van uw ideeën samen met uw team in ClickUp Whiteboards
Met
kunt u boeiende proceskaarten en stroomschema's maken om de stappen in uw BPR-strategie te illustreren.
Gebruik verschillende vormen om het type activiteit aan te geven. Bijvoorbeeld, ruitvormen geven meestal beslissingsstappen aan. Voeg pijlen toe om de richting en de afhankelijkheid van taken aan te geven. Voel je vrij om naast vormen en pijlen ook afbeeldingen, video's, kaarten van websites, documenten of doodles toe te voegen om je punt over te brengen.
Zodra je het hele proces hebt gevisualiseerd, definieer je het begin- en eindpunt van je BPR-inspanningen en voeg je de tussenliggende stappen toe. Je kunt knooppunten omzetten in interactieve Taken en zo extra functies ontgrendelen, zoals checklists, opmerkingen en tijdsregistratie.
Registreer de tijd terwijl u bezig bent of voer deze handmatig in met tijdsregistratie in ClickUp
U kunt zelfs de verantwoordelijke persoon of afdeling opgeven door rechthoeken toe te voegen aan de achtergrond voor elk en de taken langs de verticale as te sorteren op basis van wie ze moet voltooien.
Whiteboards vergemakkelijken ook de samenwerking met uw BPR-expertteam. U kunt werken op het
in realtime samen en deel ideeën via aantekeningen. 💡
Stap 3: Planning en Taakbeheer
De volgende stap is het definiëren van de
d.w.z. ontwierp een implementatiestrategie om uw proces in kaart te brengen. Stel eerst je einddoel vast en leg uit hoe dit aansluit bij de doelstellingen van het bedrijf.
Maak vervolgens een lijst van alle stappen die nodig zijn om BPR te realiseren. Overweeg of je nieuwe mensen moet aannemen, huidige werknemers moet opleiden, nieuwe apparatuur moet aanschaffen of de bestaande moet upgraden.
Het is eenvoudig om geldwaarden toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden
Wees zo specifiek mogelijk om misverstanden te voorkomen. Vergeet niet de kosten te berekenen om een nauwkeurige berekening mogelijk te maken
.
Bepaal uiteindelijk de metingen van succes. Als je dat doet, kun je precies zien hoeveel de workflow is verbeterd door het reengineeringproces.
Aangezien je de BPR doelen en de tekortkomingen van het bestaande proces al hebt vastgesteld, kPI's definiëren zou moeiteloos moeten gaan. Het is ook een goed idee om een noodplan te hebben voor het geval abonnement A niet werkt.
U kunt dit allemaal doen binnen ClickUp Documenten . Van geavanceerde functies voor opmaak tot versiebeheer, ClickUp heeft alles wat u nodig hebt om praktische en visueel aantrekkelijke documenten te maken.
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatisch bijhouden van voortgang
In ClickUp kunt u traceerbare doelen instellen en meet automatisch de voortgang terwijl je bezig bent. Het platform biedt nog veel meer mogelijkheden voor automatisering, zowel ingebouwd als aangepast.
In ClickUp kunt u bij elke stap van het reengineeringproces samenwerken met uw team. Bespreek zaken in Taak opmerkingen of Weergave chatten . Bewerk documenten en andere bestanden, geef wijzigingen in realtime weer en ontvang hiervoor notificaties.
Je werknemers kunnen ook tijdsregistratie bijhouden in de app, waardoor compensatieprocedures eenvoudiger worden. 💸
Voorbeelden van Business Process Reengineering
Een van de meest effectieve manieren om te leren is door voorbeelden te geven, dus laten we eens kijken naar twee beroemde BPR succesverhalen!
T-Mobile: Telecommunicatie
Het probleem: Tot 2015, T-Mobile de telefonische klantenservice van T-Mobile bestond uit first-response agents en meerdere afdelingen die gespecialiseerd waren in verschillende soorten problemen. Daardoor moest er bij het oplossen van problemen vaak meerdere keren worden doorgeschakeld. Het proces nam veel tijd in beslag en leidde tot gefrustreerde klanten.
De oplossing: Na analyse van het proces realiseerde T-mobile zich dat de meest efficiënte oplossing zou zijn om de medewerkers van de klantenservice te trainen om alle telefoontjes van begin tot eind af te handelen. Het bedrijf stelde multifunctionele teams samen van experts om de training van vertegenwoordigers uit te voeren. T-mobile veranderde ook haar evaluatiepraktijken voor agenten en schakelde over op een individueel en op teamprestaties gebaseerd model.
Het resultaat: Het aantal gesprekken per account daalde met 21% en de kosten per gesprek daalden. De klantenbinding was ongekend hoog. Het personeelsverloop kelderde. T-mobile behaalde nooit eerder vertoond succes.
Honeywell: Technologie en techniek
Het probleem: In de jaren 1990, Honeywell wilde het aantal defecten in het bouwproces bij een van haar eenheden in Arizona verminderen. Onderzoek wees uit dat de twee belangrijkste problemen de behoefte aan meer samenwerking tussen teams en een gebrek aan autoriteit over beslissingen die van invloed zijn op hun werk waren.
De oplossing: Honeywell staakte alle activiteiten en creëerde een nieuw geïntegreerd productiesysteem met een voltooid kwaliteitscontrolesysteem. Werknemers werden getraind. Er werden teams met meerdere vaardigheden samengesteld die de taak kregen om de productie van begin tot eind in goede banen te leiden. Net als T-Mobile introduceerde het bedrijf een op kwaliteit en prestaties gebaseerd evaluatiemodel.
Het resultaat: Het proces duurde drie jaar, maar de resultaten spreken voor zich. Honeywell zag het aantal defecten met 70% dalen, de cyclustijd van onderdelen met 72% en vele andere bijkomende voordelen.
Uitdagingen en oplossingen voor het herontwerpen van bedrijfsprocessen
Business process reengineering is meestal een lang en uitgebreid proces, dus het kan veel problemen met zich meebrengen. We zullen er hieronder enkele behandelen:
Gebrek aan ondersteuning
Wanneer een manager een verandering initieert, stuit hij vaak op weerstand van hogerhand. Hen overtuigen om het idee te omarmen kan lastig zijn, zelfs als de initiatiefnemer een expert is in het proces in kwestie.
Taken, middelen en projectvoortgang bijhouden en bewaken in de weergave ClickUp Dashboard
Mogelijke oplossingen:
- Wees duidelijk over de hoeveelheid tijd en moeite die nodig is voor BPR
- Focus op de voordelen van het nieuwe proces
- Begin op tijd met het abonnement
- Verbeter uw organisatie entijdmanagement vaardigheden
Onregelmatige uitvoering
Zo, je hebt de fase van de implementatie bereikt. Hoera! 🎉
De kust is nog niet veilig. Je moet het nieuwe proces nog steeds uitvoeren op een manier die beklijft. Als je het onvoldoende en inconsequent toepast, zal het niet slagen.
Een andere aantekening is dat BPR geen eenmalige gebeurtenis is. Het is een continu diepgaand verbeteringsproces. Als je de effectiviteit van je business process re-engineering strategie niet meet, wie zal dan zeggen dat ze beter is dan de vorige?
KPI's kunnen aantonen dat sommige onderdelen van de nieuwe aanpak suboptimaal zijn en opnieuw moeten worden geëvalueerd.
Mogelijke oplossingen:
- Accepteer dat het werk niet voorbij is zodra het nieuwe proces is geïmplementeerd
- Begin klein en implementeer veranderingen stap voor stap
- Test en meet voortdurend
- Houd toezicht op de aanpassing en ondersteun waar nodig
Doorbreek de mal en bereik nieuwe efficiëntieniveaus met BPR
Door werkstromen fundamenteel te herontwerpen, kun je je activiteiten stroomlijnen, kosten verlagen en groei stimuleren. Hoewel het een uitdaging is, maken de potentiële langetermijnvoordelen van BPR het de moeite waard voor elk bedrijf dat voorop wil blijven lopen in een dynamisch bedrijfslandschap.
Weg met het oude, in met het nieuwe! Geef uw organisatie een frisse wind door te kiezen voor business process reengineering. 🛫