Budgetbeheer heeft een slechte reputatie: Mensen associëren het met saaie spreadsheets en ellenlange onkostendeclaraties . Maar het beheren van projectbudgetten is eigenlijk een kunstvorm en, voor degenen die bij bureaus werken, essentieel voor het bedrijfsmodel van uw bedrijf.
Een goed projectbudget is meer dan alleen dollars en centen - het is context. Het is een hulpmiddel om het verhaal te vertellen van wat je team doet en hoe goed ze dat doen.
Deze benadering van projectmanagement helpt je om in real-time te zien wat werkt en wat niet. Het geeft je ook de harde cijfers om je proces te evalueren en je budgetteringsvaardigheden in de loop van de tijd te verbeteren. Hier zijn de stappen die je moet nemen om elk projectbudget waar je verantwoordelijk voor bent in te stellen en bij te houden.
Wat is een projectbudget?
Een projectbudget is een financieel abonnement dat de geschatte kosten weergeeft van alle activiteiten die nodig zijn om een specifiek project te voltooien. Het omvat alle middelen die nodig zijn om een project te voltooien, zoals materialen, uitrusting, arbeid en andere uitgaven.
Een projectbudget is niet "$20.000" Het is een duidelijk overzicht van hoe je die $20.000 gaat uitgeven en waarom je het op die manier gaat uitgeven.
In theorie zou een nieuwe medewerker je bureau binnen moeten kunnen lopen en het budget dat je hebt opgesteld zonder verdere begeleiding kunnen uitvoeren. Helaas is dat niet zo eenvoudig zonder de juiste aanpak en hulpmiddelen.
Link text
Wat moet er in een projectbudget worden opgenomen?
Budgetrapporten maken met dashboards in ClickUp
Om te beginnen zou uw budget drie dingen moeten bevatten:
- Totale projectkosten: Arbeid, materialen en apparatuur
- Hoemiddelen worden toegewezen: Project budget toewijzingen worden meestal opgesplitst per deliverables
- Een tijdlijn voor een project : Dit geeft aan wanneer u verwacht het geld uit te geven dat bij elk project hoortproject leverbaar We zullen zo meteen dieper ingaan op hoe je elk van deze componenten in je budget kunt opnemen.
Waarom is het beheren van een projectbudget belangrijk?
Omdat je budget context over je project bevat, kan het gebruikt worden om je team te begeleiden en bij te houden. Goed budgetbeheer kan je helpen met:
- Omvang van het project controle: Alle projectmanagers van bureaus hebben wel eens te maken gehad met die ene client die steeds zijn verwachtingen verandert. Actief budgetbeheer stelt je in staat om te zien of deze wijzigingen passen binnen de oorspronkelijkeprojectomvang of dat je een discussie moet voeren om de verwachtingen bij te stellen.
- Kostenbeheersing voor projecten :Uw uitgaven bijhouden zal overschrijdingen vroegtijdig signaleren voordat je een punt bereikt waarop je niet genoeg geld hebt om het project af te ronden. Veranderingen in de kosten heb je (of je team) vaak niet in de hand, maar hoe je ze aanpakt heb je wel in de hand - als je ze op tijd opmerkt.
- Het bijhouden van de voortgang: Als begrotingsposten van een project gekoppeld zijn aan deliverables, is het gemakkelijk om te zien waar je staat met elke taak. Als je nog geen geld hebt uitgegeven voor bijvoorbeeld de lettertypes die je nodig hebt voor de webpagina, dan weet je dat de ontwerpfase nog niet is voltooid.
- Toekomstige projecten plannen: Door de voortgang van je projectbudget in de gaten te houden, kun je een betere inschatting maken voor je volgende project. Je kunt zien waar je prognoses niet overeenkomen met de werkelijkheid en je prognosevaardigheden verbeteren.
Hoe een projectbudget beheren in 7 stappen
Nu je weet hoe complex projectmanagement is, voel je je misschien een beetje geïntimideerd. Maak je geen zorgen! Met een beetje abonnement kan iedereen projectbudgetten opstellen en beheren. Laten we stap voor stap bekijken hoe je een budget opbouwt en beheert.
1. Maak een stap-voor-stap projectoverzicht U zult willen beginnen met een
volledig project abonnement dat is gemaakt in samenwerking met je team en eventuele belanghebbenden. Op dit moment heb je nog niet eens nummers om mee te werken - en dat is niet erg! Voor een goed projectbudget moet je de volledige projectomvang kennen en elke deliverable waarvoor je team verantwoordelijk zal zijn.
Bekijk deze_ onkostenrapportage sjablonen !
De tijdlijn weergave in ClickUp
Dat we dit een "schets" noemen, betekent niet dat het een schets is. Je moet elke deliverable opsplitsen in een stap-voor-stap voortgang, zodat je alle middelen kunt zien die nodig zullen zijn.
Stel dat je project een advertentiepakket voor sociale media is. Je hebt leden van het team nodig om:
- Concept van de campagne
- De tekst schrijven en bewerken
- Stockbeelden te verzamelen en aan te schaffen
- De campagne uit te voeren
- Prestaties bijhouden en rapporteren
Haal de leden van je team erbij om de subtaak van elke deliverable te controleren. Zij zijn degenen die routinematig dergelijke deliverables maken, dus zij weten alles wat er komt kijken bij het maken van het eindproduct.
Bonus: Boekhoudsjablonen !
2. Lijst van alle vereiste bronnen
Tijd is geld en dat geldt ook voor middelen als freelancers, training en onderzoek. Voor elke stap die je team neemt, heb je minstens een van deze dingen nodig.
Maak voor elke subtaak een lijst van alle benodigde middelen. Hier zijn enkele veelvoorkomende middelen voor projecten:
- Teamleden: Hoeveel interne medewerkers zullen aan het project werken en voor hoeveel tijd? Moet je ook freelancers inhuren?
- Apparatuur en licenties: Heb je toegang nodig tot fysieke apparatuur of online tools? Ga je deze direct aanschaffen of betaal je licentiekosten - en als het laatste het geval is, voor hoe lang?
- Training: Welke vaardigheden moeten uw werknemers leren die ze nog niet hebben? Welke middelen zullen ze gebruiken om die vaardigheden te leren en hoeveel tijd zal dat kosten?
- Onderzoek: Zult u brancheonderzoeken of pilotstudies moeten kopen om te weten te komen waar uw target doelgroep op zal reageren?
- Reizen en gastvrijheid: Is iemand van plan om naar de locatie van een client te vliegen, zakenlunches te organiseren of een rideshare te regelen voor projectgerelateerde taken?
- Professionele diensten: Brengt uconsultants of andere deskundigen om uw project te begeleiden?
Gebruik het risicologboek van ClickUp om te zien welke taken of subtaken het risico lopen te laat of niet af te zijn
Mogelijk hebt u nog andere uitgaven, zoals inkoop en IT, gebonden aan uw projectbudget, maar de bovenstaande lijst dekt de meest voorkomende middelen die nodig zijn voor teams zoals het uwe.
gerelateerd: Prijslijst sjablonen !
3. Wijs kosten toe aan elke bron
Als je je project hebt opgesplitst in alle middelen die je nodig hebt, is het tijd om uit te zoeken wat al deze middelen gaan kosten.
Er zijn vier manieren om een schatting te maken voor een projectbudget. Lees de methodebeschrijvingen hieronder en kies er een op basis van de structuur van je bureau en de beschikbare tools.
Proces 1: De top-down benadering
Als je al beschikt over het dollarbedrag dat is toegewezen aan het project, is het jouw taak om te bepalen wat je kunt bereiken met het geld dat je hebt. Wijs een bepaald bedrag toe aan elke deliverable op basis van hoe zwaar elke stap is voor de middelen. Vervolgens moeten projectmanagers alle subtaken toewijzen.
Budgettering met een top-down benadering kan vereisen dat je de reikwijdte van het project en denk aan kosteneffectievere manieren om vergaderingen te houden.
Proces 2: De bottom-up benadering
Wijs een dollarbedrag toe aan elke bron die je in de vorige stap hebt opgesomd en tel alles bij elkaar op om het uiteindelijke projectbudget te krijgen. Je moet een schatting maken van de werkuren, freelancertarieven en gereedschapskosten om een nauwkeurig nummer te krijgen. Vraag je team (of projectmanagers) om hulp als je niet zeker weet wat redelijk is voor een bepaald item.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif werklastweergave ClickUp /%img/
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
Proces 3: Analoog
Zoek een eerder project dat vergelijkbaar is met het project waarvoor u nu een budget opstelt en gebruik de werkelijke kosten van dat project als schatting van wat u voor dit project nodig hebt. Deze methode werkt alleen als 1) de kosten van je vorige project vergelijkingen bevatten tussen geschatte en werkelijke kosten en aantekeningen van onverwachte uitgaven en 2) de twee projecten qua omvang vrijwel identiek zijn.
Proces 4: De driepuntsmethode
Deze methode vraagt je om drie verschillende begrotingen te maken en deze vervolgens te middelen. Je moet het volgende berekenen:
- Een budget in het beste geval: Elke stap wordt Voltooid in de kortst mogelijke tijd, en alle benodigde middelen kunnen worden gevonden tegen het laagste eerlijke tarief.
- Een budget in het slechtste geval: Je loopt achter en moet overuren of spoedkosten betalen, je moet duurdere apparatuur kopen, enzovoort.
- Een budget voor het meest waarschijnlijke scenario: Mensen blijven grotendeels op schema, hoewel een paar stappen iets langer duren dan gepland, en je krijgt niet de laagste prijzen, maar je betaalt ook geen buitensporige kosten.
Neem deze drie nummers en bereken het gemiddelde om je totale budget te berekenen. Overweeg om er één zwaarder te laten wegen dan de andere, afhankelijk van welk scenario je het meest waarschijnlijk acht.
Als je twijfelt tussen de verschillende methodes om het budget van een project te schatten, maak je dan geen zorgen! Je kunt ze altijd combineren. Je kunt bijvoorbeeld bottom-up schattingen gebruiken om je projectbudget op te bouwen voor de driepuntsmethode.
Bonus:_ Begrotingsvoorstel sjablonen !
4. Onvoorziene omstandigheden toevoegen
Onvoorziene uitgaven zijn het "oh nee"-fonds voor het geval je echt dat budget voor het ergste scenario treft. Het is een essentieel onderdeel van je kostenrisicobeheer abonnement .
Gewoonlijk bedraagt je onvoorziene uitgaven 5-10% van je totale projectbudget. Het kan zijn dat je niet vaak een beroep hoeft te doen op je fondsen voor onvoorziene uitgaven, en dat is geweldig!
Maar elk projectbudget zou ze moeten hebben, voor het geval dat.
Bonus: Business model canvas template
5. Documenteer uw budget
Zodra je al je deliverables en de bijbehorende nummers hebt, is het tijd om een officieel begrotingsdocument te maken. We gebruiken ClickUp graag voor projectbudgettering (en we hebben hieronder een aantal handige sjablonen gedeeld!).
Als je geen gebruik maakt van ClickUp (nog) niet beschikbaar is, raden we u aan om gratis software voor projectmanagement in plaats van een spreadsheet. Een goede app maakt het gemakkelijker om alle informatie die je nodig hebt te organiseren en bij te werken.
En nu we het er toch over hebben, je budgettaire projectdocument moet het volgende bevatten:
- Elke deliverable (en alle subtaken voor elk), samen met de uiteindelijke deadlines plus interne deadlines.
- Line items onder elke subtaak met alle benodigde middelen en de verwachte kosten.
- Wanneer je het geld voor elk middel verwacht uit te geven op basis van je projectschema.
- Ruimte voor een lijst met werkelijke kosten en uitgavendata, zodat je je budget kunt bijwerken naarmate het project vordert.
- Wie verantwoordelijk is voor elke post: Wie verzamelt de reisbonnetjes? Wie controleert de facturen van freelancers?
Nadat je al deze informatie hebt, tel je de totale kosten voor elke deliverable of mijlpaal bij elkaar op om je verwachte projectbudget te berekenen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image4-1.gif Krijg een overzicht op hoog niveau van uw voortgang in ClickUp Dashboards /%img/
Haal onmiddellijk de voortgang op gebaseerd op mijlpalen, taken, tijd, activiteit en meer.
En als laatste stap kunt u uw teamleden die aan het project werken vragen om het budget (nogmaals) te controleren om er zeker van te zijn dat u niets over het hoofd hebt gezien. Het is veel beter om een fout in deze fase te ontdekken dan halverwege het budgetteringsproces van het project.
6. Laat je projectbudget goedkeuren
Je kunt je budget voorleggen aan een client of gewoon aan je baas of andere belanghebbenden. Stem je vraag af op het publiek.
Maar zorg ervoor dat je details opneemt die laten zien hoe je budget zal leiden tot de gewenste resultaten van het project - en hoe een verlaging van de financiering veranderingen in de scope noodzakelijk maakt. Het werk dat je in de vorige stappen hebt gedaan, zal het je gemakkelijk maken om je budgetaanvraag voor je project te rechtvaardigen.
Het is eenvoudig om geldwaarden toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden
Als je een fout ontdekt, kijk dan of deze in andere fasen en deliverables is herhaald. Controleer tot slot of je onvoorziene uitgaven de onverwachte overschrijding dekken. Zo niet, kun je dan middelen opnieuw toewijzen of een manier vinden om minder middelen te gebruiken voor andere subtaken waar je team nog niet aan begonnen is?
Of moet je andere opties bespreken?
Bij deze discussies kunnen je bazen of de client betrokken zijn, en ze zijn niet leuk om te voeren. Maar hoe eerder je ze voert, hoe groter de kans dat je een oplossing vindt die in ieder geval voor iedereen werkt, ook al is het niet ideaal.
Zorg ervoor dat eventuele wijzigingen worden vastgelegd in je projectbegroting, samen met aantekeningen zodat je je kunt herinneren wat er mis ging en je kunt abonneren op nauwkeurige uitgaven in de toekomst.
Bekijk deze_ grootboek sjablonen !
5 sjablonen voor projectbudgetbeheer
Op dit punt weet je dat budgetten complex zijn - dus waarom zou je je leven niet makkelijker maken met een sjabloon? Je zult tijd besparen met al uw installaties en heb toegang tot ClickUp's uitstekende dashboards om uw projectbudgettering en voortgang te visualiseren.
Hier zijn vijf van onze favoriete gratis ClickUp sjablonen waarmee u in een mum van tijd een professional in budgetbeheer wordt:
1. ClickUp Project Schets Sjabloon
Met dit sjabloon voor ClickUp Doc kunt u eenvoudig projecten van begin tot eind schetsen
Aangezien het budgetproces begint met een volledig projectoverzicht, waarom begint u uw proces niet met ClickUp's sjabloon voor projectschetsen ? Het heeft ruimte voor u om alles toe te voegen wat u nodig hebt voor een pre-budget abonnement:
- Achtergrond van het project
- Introductie project
- Objectieven
- Beperkingen en aannames
- Tijdlijn
- Sleutelprestaties
- Budget en investeringen
Dit is niet het enige sjabloon dat je nodig hebt voor een projectbudget, maar het zal wel het eerste sjabloon zijn dat je moet gebruiken tijdens het budgetteringsproces.
Dit sjabloon downloaden
2. ClickUp Project Resource Matrix Sjabloon
Blijf binnen budget met dit diepgaande sjabloon voor de projectresourcesmatrix van ClickUp
Kostenramingen vereisen wiskunde... veel wiskunde. ClickUp's sjabloon voor de matrix van projectmiddelen begeleidt u door deze berekeningen door u te vertellen waar u nummers moet plaatsen en de uiteindelijke bedragen te berekenen met formule velden .
Gebruik het om kosten te schatten voor alle soorten middelen (arbeid, apparatuur, overhead, SaaS-hulpmiddelen en grondstoffen), dus wees niet bang om het te gebruiken voor zelfs de meest onwaarschijnlijke projecten. De weergaven op dit sjabloon zijn onder andere:
- Aan de slag Gids
- Kanban-bord
- Invoervak Hulpmiddelen Formulier
- Lijst Hulpmiddelen
- Tabel kosten
- Tijdlijn
Met deze functies is het eenvoudig om kostenramingen in te voeren en je project te abonneren middelenbeheer en zie waar je budgettair zou moeten zijn op elk punt in de tijdlijn van het budget.
Dit sjabloon downloaden
3. ClickUp Project Deliverables Sjabloon
Krijg in vogelvlucht een weergave van al uw deliverables, toegewezen eigenaren, tijdlijnen en budget om op schema te blijven
Op dit punt weet u hoe belangrijk het is om uw projectbudget op te splitsen per deliverable (en vervolgens per subtaak). ClickUp's sjabloon voor projectresultaten bevat aangepaste velden voor budget, resterend budget en uitgaven tot nu toe.
Het biedt zes weergaven, waaronder een Gantt-weergave en een projectbegrotingslijst, en een automatisering die een opmerking plaatst wanneer een aangepast veld wordt gewijzigd door een teamleider of projectmanager.
Met andere woorden, dit sjabloon is een live budgettracker die klaar is voor bureaus. Het beheren van budgetten wordt een koud kunstje met dit sjabloon aan uw zijde.
Deze sjabloon downloaden
4. ClickUp sjabloon voor projectaanvraag en goedkeuring
Dit sjabloon van ClickUp helpt bij het onderverdelen van het goedkeuringsproces in specifieke fasen
Als u een geavanceerdere en diepgaandere tracker wilt dan de sjabloon Project Deliverables, gaat u naar ClickUp's sjabloon voor projectaanvragen en goedkeuring .
- Het wordt geleverd met kant-en-klare Lijst-, Kanban- en Ganttweergaven, zodat u uw lijst met taken kunt organiseren en uw tijdlijn in één oogopslag kunt zien.
- De vooraf opgeslagen Lijst vereist alleen dat je details toevoegt, zodat je je project niet vanaf nul hoeft op te bouwen.
- Er zijn zesAangepaste velden in ClickUpwaaronder budget, uitgegeven en resterend budget.
U kunt deadlines en prioriteiten instellen, die kunnen helpen om het budget aan te passen als dat nodig is.
Dit sjabloon downloaden
5. ClickUp Projectkostenbeheersjabloon
Krijg een weergave van uw volledige budget en beheer het allemaal met dit ClickUp sjabloon
Als u veel projectbudgetten moet beheren, gebruik dan ClickUp's sjabloon voor projectkostenbeheer voor een weergave van alles op hoog niveau. Dit sjabloon wordt geleverd met zes statussen (om alles te dekken van nieuwe projecten tot evoluerende budgetten tot voltooide projecten) en zes weergaven:
- Lijst met projecten
- Tabel projectkosten
- Goedkeuringsproces Board
- Aan de slag
- Kalender
- Aanvraagformulier projectkosten
Dit is het enige sjabloon voor projectmanagement dat ze allemaal kunnen beheersen, en het houdt je belachelijk georganiseerd.
Deze sjabloon downloaden
Projectbudgetten beheren: Beste werkwijzen voor succes
Zodra alles is opgeleverd en alle rekeningen zijn betaald, is het tijd om het budget opnieuw te bekijken en aantekeningen te maken van eventuele wijzigingen die je tijdens het project hebt aangebracht. De lessen die je leert, kun je in de toekomst toepassen op soortgelijke projecten.
We hebben het gehad over hoe elk budget het verhaal vertelt van het werk van je team. Een duidelijk en gedetailleerd budget helpt je om de details van een project te onthouden, zelfs als je er niet meteen aan toe komt om het te herzien.
Bekijk items die je achteraf hebt toegevoegd, project taken die meer middelen vergden dan verwacht en aanpassingen die je halverwege hebt gedaan om iedereen binnen het budget te houden. Maak een document (of gebruik ClickUp's sjabloon voor project post mortem ) om uw inzichten bij te houden.
Bekijk deze informatie voordat u aan elke budgettering begint, zodat u niet twee keer dezelfde fout maakt. Succes met budgetmanagement betekent succes met projecten... dus neem de tijd om een grondig en doordacht budgetteringsproces voor projecten op te zetten.
Combineer je kennis met onze geweldige tools op multiple handige prijspunten
om budgetten op te bouwen die leiden tot succesvolle projecten. Begin met ClickUp
vandaag!