Hoe een projectbudget beheren in 7 eenvoudige stappen

Budgetbeheer heeft een slechte reputatie: Mensen associëren het met saaie spreadsheets en ellenlange onkostendeclaraties . Maar het beheren van projectbudgetten is eigenlijk een kunstvorm en, voor degenen die bij bureaus werken, essentieel voor het bedrijfsmodel van je bedrijf.

Een goed projectbudget is meer dan alleen dollars en centen - het is context. Het is een hulpmiddel om het verhaal te vertellen van wat je team doet en hoe goed ze dat doen.

Deze benadering van projectbudgetbeheer helpt je om in real-time te zien wat werkt en wat niet. Het geeft je ook de harde cijfers om je proces te evalueren en je budgetteringsvaardigheden na verloop van tijd te verbeteren. Hier zijn de stappen die je moet nemen om elk projectbudget waar je verantwoordelijk voor bent op te stellen en bij te houden.

Wat is een projectbudget?

Een projectbudget is een financieel plan dat de geschatte kosten weergeeft van alle activiteiten die nodig zijn om een specifiek project te voltooien. Het omvat alle middelen die nodig zijn om een project te voltooien, zoals materialen, apparatuur, arbeid en andere uitgaven.

Een projectbudget is niet "$20.000" Het is een duidelijk overzicht van hoe je die $20.000 gaat uitgeven en waarom je het op die manier gaat uitgeven.

In theorie zou een nieuwe medewerker je bureau binnen moeten kunnen lopen en het budget dat je hebt opgesteld zonder verdere begeleiding kunnen uitvoeren. Helaas is dat niet zo eenvoudig zonder de juiste aanpak en hulpmiddelen.

Wat moet er in een projectbegroting staan?

Budgetrapporten maken met Dashboards in ClickUp

Als uitgangspunt zou uw budget drie dingen moeten bevatten:

• Totale projectkosten: Arbeid, materialen en apparatuur
• Hoemiddelen zullen worden toegewezen: Toewijzingen van projectbudgetten worden gewoonlijk opgesplitst per te leveren product
• Een project tijdlijn : Dit geeft aan wanneer u verwacht het geld uit te geven dat bij elk project hoortprojectresultaat We zullen zo meteen dieper ingaan op hoe je elk van deze componenten in je budget kunt opnemen.

Waarom is het beheren van een projectbudget belangrijk?

Omdat je budget context bevat over je project, kan het gebruikt worden om je team te sturen en te volgen. Goed budgetbeheer kan je helpen met:

• Projectbereik controle: Alle projectmanagers van bureaus hebben wel eens te maken gehad met die ene klant die zijn verwachtingen blijft veranderen. Actief budgetbeheer stelt je in staat om te zien of deze wijzigingen passen binnen de oorspronkelijkeprojectomvang of dat je een discussie moet voeren om de verwachtingen bij te stellen.
• Projectkostenbeheersing :Uw uitgaven bijhouden zal overschrijdingen vroegtijdig signaleren voordat je een punt bereikt waarop je niet genoeg geld hebt om het project af te ronden. Veranderingen in de kosten heb je (of je team) vaak niet in de hand, maar hoe je ze aanpakt heb je wel in de hand - als je ze op tijd opmerkt.
• Voortgang bijhouden: Als projectbudgetposten gekoppeld zijn aan deliverables, is het eenvoudig om te zien hoe ver je bent met elke taak. Als je nog geen geld hebt uitgegeven voor bijvoorbeeld de lettertypen die je nodig hebt voor de webpagina, dan weet je dat de ontwerpfase nog niet is afgerond.
• Toekomstige projecten plannen: Door de voortgang van je projectbudget in de gaten te houden, kun je een betere inschatting maken voor je volgende project. Je kunt zien waar je prognoses niet overeenkomen met de werkelijkheid en je prognosevaardigheden verbeteren.

Hoe een projectbudget beheren in 7 stappen

Nu je weet hoe complex projectbudgetbeheer is, voel je je misschien een beetje geïntimideerd. Maak je geen zorgen! Met een beetje planning kan iedereen projectbudgetten opstellen en beheren. Laten we eens stap voor stap bekijken hoe je een budget opbouwt en beheert.

1. Maak een stap-voor-stap projectoverzicht Je zult willen beginnen met een

volledig projectplan dat is gemaakt in samenwerking met je projectteam en eventuele belanghebbenden. Op dit moment heb je nog geen cijfers om mee te werken - en dat is niet erg! Voor een goed projectbudget moet je de volledige projectomvang kennen en elke deliverable waarvoor je team verantwoordelijk zal zijn.

Bekijk deze_ onkostenrapport sjablonen !

De tijdlijnweergave in ClickUp

Dat we dit een "schets" noemen, betekent niet dat het een schets is. Je moet elke deliverable opsplitsen in een stapsgewijze progressie, zodat je elke bron kunt zien die nodig zal zijn.

Stel dat je project een reclamepakket voor sociale media is. Je hebt teamleden nodig voor:

• Concept van de campagne
• De tekst schrijven en bewerken
• Stockbeelden te verzamelen en aan te schaffen
• De campagne uit te voeren
• Prestaties bijhouden en rapporteren

Haal je teamleden erbij om de subtaken van elke deliverable te controleren. Zij zijn degenen die routinematig dergelijke deliverables maken, dus zij weten alles wat er komt kijken bij het maken van het eindproduct.

Bonus: Boekhoudsjablonen !

2. Maak een lijst van alle vereiste bronnen

Tijd is geld en dat geldt ook voor middelen als freelancers, training en onderzoek. Voor elke stap die je team neemt, heb je minstens één van deze dingen nodig.

Maak onder elke deeltaak een lijst van alle benodigde middelen. Hier zijn enkele veelvoorkomende projectmiddelen:

• Teamleden: Hoeveel interne medewerkers zullen aan het project werken en voor hoeveel tijd? Moet je ook freelancers inhuren?
• Apparatuur en licenties: Heb je toegang nodig tot fysieke apparatuur of online tools? Ga je deze direct aanschaffen of betaal je licentiekosten - en als het laatste het geval is, voor hoe lang?
• Training: Welke vaardigheden moeten uw werknemers leren die ze nog niet hebben? Welke middelen zullen ze gebruiken om die vaardigheden te leren en hoeveel tijd zal dat kosten?
• Onderzoek: Moet u brancheonderzoek of pilotstudies aanschaffen om te weten te komen waar uw doelgroep op zal reageren?
• Reizen en gastvrijheid: Is iemand van plan om naar de locatie van een klant te vliegen, zakenlunches te organiseren of een rideshare te regelen voor projectgerelateerde taken?
• Professionele diensten: Brengt uconsultants of andere deskundigen om uw project te begeleiden?

Gebruik het risicologboek van ClickUp om te zien welke taken of subtaken het risico lopen te laat of niet voltooid te worden

Mogelijk hebt u nog andere uitgaven, zoals inkoop en IT, gebonden aan je projectbudget, maar de bovenstaande lijst dekt de meest voorkomende middelen die nodig zijn voor teams zoals het jouwe.

gerelateerd: Prijslijst sjablonen !

3. Wijs een kost toe aan elke bron

Als je je project hebt onderverdeeld in alle middelen die je nodig hebt, is het tijd om uit te zoeken wat al deze middelen gaan kosten.

Er zijn vier manieren om een schatting te maken voor een projectbudget. Lees de methodebeschrijvingen hieronder en kies er een op basis van de structuur van je bureau en de beschikbare tools.

Proces 1: De top-down benadering

Als je al beschikt over het dollarbedrag dat is toegewezen aan het project, is het jouw taak om te bepalen wat je kunt bereiken met het geld dat je hebt. Wijs een bepaald bedrag toe aan elke deliverable op basis van hoe zwaar elke stap is voor de middelen. Vervolgens moeten projectmanagers alle subtaken toewijzen.

Budgettering met een top-down benadering kan vereisen dat je de reikwijdte van het project en denk aan kosteneffectievere manieren om je doelstellingen te halen.

Proces 2: De bottom-up benadering

Ken een bedrag toe aan elke bron die je in de vorige stap hebt genoemd en tel alles bij elkaar op om het uiteindelijke projectbudget te krijgen. Je moet een schatting maken van de werkuren, de tarieven van de freelancers en de kosten van de hulpmiddelen om een nauwkeurig getal te krijgen. Vraag je team (of projectmanagers) om hulp als je niet zeker weet wat redelijk is voor een bepaalde post.

Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen

Proces 3: Analoog

Zoek een vorig project dat vergelijkbaar is met het project waarvoor u nu budgetteert en gebruik de werkelijke kosten van dat project als schatting van wat u voor dit project nodig hebt. Deze methode werkt alleen als 1) je eerdere projectkosten vergelijkingen bevatten tussen geschatte en werkelijke kosten en aantekeningen van eventuele onverwachte uitgaven en 2) de twee projecten vrijwel identiek zijn in omvang.

Proces 4: De driepuntsmethode

Deze methode vraagt je om drie verschillende begrotingen te maken en deze vervolgens te middelen. Je moet het volgende berekenen:

1. Een budget in het beste geval: Elke stap wordt voltooid in de kortst mogelijke tijd en alle benodigde middelen kunnen worden gevonden tegen het laagste eerlijke tarief.
2. Een budget in het slechtste geval: Je loopt achter en moet overuren of spoedkosten betalen, je moet duurdere apparatuur kopen, enzovoort.
3. Een budget met het meest waarschijnlijke scenario: Mensen blijven grotendeels op schema, hoewel een paar stappen iets langer duren dan gepland, en je krijgt niet de laagste prijzen, maar je betaalt ook geen buitensporige kosten.

Neem deze drie getallen en bereken het gemiddelde om je totale budget te berekenen. Overweeg om er één zwaarder te laten wegen dan de andere, afhankelijk van welk scenario je het meest waarschijnlijk acht.

Als je twijfelt tussen de verschillende methodes voor het schatten van projectbudgetten, maak je dan geen zorgen! Je kunt ze altijd combineren. Je kunt bijvoorbeeld bottom-up schattingen gebruiken om je projectbudget op te stellen voor de driepuntsmethode.

Bonus:_ Begrotingsvoorstel sjablonen !

4. Een onvoorziene gebeurtenis toevoegen

Onvoorziene uitgaven zijn het "oh nee"-fonds voor het geval je echt dat budget voor het ergste scenario treft. Het is een essentieel onderdeel van je kostenrisicobeheerplan .

Gewoonlijk bedraagt je onvoorziene uitgaven 5-10% van je totale projectbudget. Het kan zijn dat je niet vaak een beroep hoeft te doen op je fondsen voor onvoorziene uitgaven, en dat is geweldig!

Maar elk projectbudget zou ze moeten hebben, voor het geval dat.

Bonus:_ Business model canvas template

5. Documenteer uw budget

Zodra je al je deliverables en de bijbehorende cijfers hebt, is het tijd om een officieel budgetdocument te maken. Wij gebruiken ClickUp graag voor projectbegrotingen (en we hebben hieronder een aantal handige sjablonen gedeeld!).

Als je geen gebruik maakt van ClickUp (nog) niet beschikbaar is, raden we u aan om gratis software voor projectbeheer in plaats van een spreadsheet. Een goede app maakt het gemakkelijker om alle informatie die je nodig hebt te organiseren en bij te werken.

En nu we het er toch over hebben, je projectbegrotingsdocument moet het volgende bevatten:

1. Elke deliverable (en alle subtaken voor elk), samen met de eindvervaldata plus interne deadlines.
2. Regelitems onder elke deeltaak met alle benodigde middelen en de verwachte kosten.
3. Wanneer je verwacht het geld voor elk middel uit te geven op basis van je projectschema.
4. Een ruimte om de werkelijke kosten en uitgavendatums te vermelden, zodat je je budget kunt bijwerken naarmate het project vordert.
5. Wie verantwoordelijk is voor elke post: Wie verzamelt de reisbonnetjes? Wie controleert de facturen van freelancers?

Nadat je al die informatie hebt, tel je de totale kosten voor elke deliverable of mijlpaal bij elkaar op om je verwachte projectbudget te berekenen.

Bekijk direct de voortgang op basis van mijlpalen, taken, tijd, activiteit en meer.

En als laatste stap vraag je je teamleden die aan het project werken om het budget (nogmaals) te bekijken om er zeker van te zijn dat je niets over het hoofd hebt gezien. Het is veel beter om een fout in dit stadium te ontdekken dan halverwege het projectbudgetteringsproces.

6. Laat je projectbudget goedkeuren

Je kunt je budget voorleggen aan een klant of gewoon aan je baas of andere belanghebbenden. Stem je vraag af op het publiek.

Maar zorg ervoor dat je details opneemt die laten zien hoe je budget zal leiden tot de gewenste projectresultaten - en hoe een verlaging van de financiering veranderingen in de scope noodzakelijk zal maken. Het werk dat je in de vorige stappen hebt gedaan, zal het je gemakkelijk maken om je projectbudgetaanvraag te rechtvaardigen.

Zet opmerkingen om in ClickUp taken of wijs ze toe om gedachten direct om te zetten in actie-items

7. Uw budget bewaken (en aanpassen)

Uw budget kan u alleen helpen om uw vooruitgang bij te houden en kosten en bereik te beheersen als u het actueel houdt. Je hoeft je budget niet meteen na elke aankoop bij te werken, maar je moet wel tijd vrijmaken om uitgaven toe te voegen en te meten of je te veel afwijkt van de geschatte kosten.

De optimale updatefrequentie varieert op basis van de lengte van elke fase en/of de tijd tussen elke deliverable. Een budget dat veel uitgaven voor advertenties in sociale media bevat, moet misschien om de paar dagen worden bijgewerkt; een projectbudget voor een website van 200 pagina's is misschien prima met een wekelijkse of tweewekelijkse check-in.

Als er een grote discrepantie is tussen de gebudgetteerde en de daadwerkelijke uitgaven, schakel dan over op schadebeperking. Zoek eerst uit wat er mis is gegaan. Heb je een deeltaak gemist waar je freelancer een hele dag over heeft gedaan? Heeft de klant zijn projectplan halverwege de deliverable, dus moest je terugkijken?

Het is eenvoudig om geldbedragen toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden

Als je een fout ontdekt, kijk dan of deze ook in andere fasen en deliverables is gemaakt. Controleer tot slot of je onvoorziene uitgaven de onverwachte overschrijding dekken. Zo niet, kun je dan middelen opnieuw toewijzen of een manier vinden om minder middelen te gebruiken voor andere subtaken waar je team nog niet aan begonnen is?

Of moet je andere opties bespreken?

Bij deze discussies kunnen je bazen of de klant betrokken zijn, en ze zijn niet leuk om te voeren. Maar hoe eerder je ze voert, hoe groter de kans dat je een oplossing vindt die in ieder geval voor iedereen werkt, ook al is het niet ideaal.

Zorg ervoor dat alle wijzigingen worden vastgelegd in je projectbegroting, samen met aantekeningen zodat je je kunt herinneren wat er mis ging en je kunt plannen om in de toekomst nauwkeurig te besteden.

Bekijk deze_ grootboek sjablonen !

5 sjablonen voor het beheren van projectbudgetten

Op dit punt weet je dat budgetten complex zijn - dus waarom zou je je leven niet makkelijker maken met een sjabloon? Je zult tijd besparen met al uw instellingen en toegang hebben tot ClickUp's uitstekende Dashboards om uw projectbudgettering en voortgang te visualiseren.

Hier zijn vijf van onze favoriete gratis ClickUp sjablonen waarmee u in een mum van tijd een budgetbeheerder wordt:

1. ClickUp Project Schets Sjabloon

Deze ClickUp Doc-sjabloon maakt het eenvoudig om projecten van begin tot eind te schetsen

Aangezien het budgetproces begint met een volledig projectoverzicht, waarom begint u uw proces niet met ClickUp's sjabloon voor projectoverzichten ? Er is ruimte voor u om alles toe te voegen wat u nodig hebt voor pre-budgetplanning:

• Achtergrond van het project
• Project Introductie
• Doelstellingen
• Beperkingen en aannames
• Tijdlijn
• Belangrijkste resultaten
• Budget en investeringen

Dit is niet het enige sjabloon dat je nodig hebt voor een projectbudget, maar het zal wel het eerste sjabloon zijn dat je moet gebruiken tijdens het budgetteringsproces. Deze sjabloon downloaden

2. ClickUp Project Hulpmiddelenmatrix Sjabloon

Blijf binnen budget met deze diepgaande project resource matrix sjabloon van ClickUp

Kostenramingen vereisen wiskunde... veel wiskunde. ClickUp's Project Resource Matrix Sjabloon begeleidt u door deze berekeningen door u te vertellen waar u getallen moet plaatsen en de uiteindelijke bedragen te berekenen met formulevelden .

Gebruik het om kosten te schatten voor alle soorten resources (arbeid, apparatuur, overhead, SaaS-tools en grondstoffen), dus wees niet bang om het te gebruiken voor zelfs de meest onwaarschijnlijke projecten. De weergaven op deze sjabloon omvatten:

• Aan de slag
• Kanban-bord
• Hulpmiddeleninvoerformulier
• Hulpmiddelenlijst
• Kostentabel
• Tijdlijn

Met deze functies is het eenvoudig om kostenramingen in te voeren en je project te plannen middelenbeheer en zie waar je budgettair zou moeten zijn op elk punt in de budgettijdlijn. Download deze sjabloon

3. ClickUp Project Deliverables Sjabloon

Krijg een overzicht van al uw deliverables, toegewezen eigenaren, tijdlijnen en budget om op schema te blijven

Op dit punt weet u hoe belangrijk het is om uw projectbudget op te splitsen per deliverable (en vervolgens per subtaak). ClickUp's sjabloon voor projectresultaten bevat aangepaste velden voor budget, resterend budget en uitgaven tot nu toe.

Het biedt zes weergaven, waaronder een Gantt-weergave en een projectbegrotingslijst, en een automatisering die een opmerking plaatst wanneer een aangepast veld wordt gewijzigd door een teamleider of projectmanager.

Met andere woorden, deze sjabloon is een live budgettracker die klaar is voor bureaus. Het beheren van budgetten wordt een fluitje van een cent met deze sjabloon aan uw zijde. Deze sjabloon downloaden

4. ClickUp Projectaanvraag en goedkeuring sjabloon

Deze sjabloon van ClickUp helpt het goedkeuringsproces op te splitsen in specifieke fasen

Als u een geavanceerdere en diepgaandere tracker wilt dan de sjabloon Project Deliverables, gaat u naar ClickUp's Projectaanvraag- en goedkeuringssjabloon .

• Het wordt geleverd met kant-en-klare Lijst-, Kanban- en Gantt-weergaven, zodat u uw takenlijst kunt organiseren en uw tijdlijn in één oogopslag kunt zien.
• De vooraf opgeslagen lijst vereist alleen dat je details toevoegt, zodat je je project niet vanaf nul hoeft op te bouwen.
• Er zijn zesAangepaste velden in ClickUpwaaronder budget, uitgegeven en resterend budget.

U kunt vervaldatums en prioriteiten instellen, die u kunnen helpen om het budget aan te passen als dat nodig is. Deze sjabloon downloaden

5. ClickUp Projectkostenbeheersjabloon

Krijg een overzicht van uw volledige budget en beheer het allemaal met deze ClickUp sjabloon

Als u veel projectbudgetten moet beheren, gebruik dan ClickUp's sjabloon voor projectkostenbeheer voor een overzicht op hoog niveau van alles. Deze sjabloon wordt geleverd met zes statussen (om alles te dekken, van nieuwe projecten tot evoluerende budgetten tot voltooide projecten) en zes weergaven:

• Projectenlijst
• Tabel projectkosten
• Goedkeuringsproces
• Aan de slag
• Kalender
• Aanvraagformulier projectkosten

Deze sjabloon voor projectbudgetbeheer is de beste die er is, en het houdt je belachelijk georganiseerd. Deze sjabloon downloaden

Projectbudgetten beheren: Beste werkwijzen voor succes

Zodra alles is opgeleverd en alle rekeningen zijn betaald, is het tijd om het budget opnieuw te bekijken en aantekeningen te maken over eventuele wijzigingen die je tijdens het project hebt gemaakt. De lessen die je leert, kun je in de toekomst toepassen op soortgelijke projecten.

We hebben het gehad over hoe elke begroting het verhaal vertelt van het werk van je team. Een duidelijke en gedetailleerde begroting helpt je om de details van een project te onthouden, zelfs als je er niet meteen aan toe komt om de begroting te herzien.

Kijk naar posten die je achteraf hebt toegevoegd, projecttaken die meer middelen vergden dan verwacht en aanpassingen die je halverwege hebt gedaan om iedereen binnen het budget te houden. Maak een document (of gebruik ClickUp's Project Post Mortem sjabloon ) om uw inzichten bij te houden.

Bekijk deze informatie voordat u aan elke budgettering begint zodat u niet twee keer dezelfde fout maakt. Succes met budgetbeheer betekent succes met je project... dus neem de tijd om een grondig en doordacht budgetteringsproces op te zetten.

Combineer je kennis met onze geweldige tools om budgetten op te stellen die leiden tot succesvolle projecten. Aan de slag met ClickUp vandaag!