Niemand wil te laat komen voor een vergadering of een taak veel te laat inleveren. Deze dingen voelen slecht en hebben een negatief effect op de mensen om ons heen. Vaak zijn deze tegenslagen niet opzettelijk - ze zijn gewoon het resultaat van slecht timemanagement.
Hoewel je niet van de ene op de andere dag van onbetrouwbaar in superbetrouwbaar kunt veranderen, kun je met het veranderen van je timemanagementtechnieken al een heel eind komen als je gelukkiger, productiever en meer tevreden wilt zijn op je werk.
Wat je echt nodig hebt, zijn de juiste timemanagementtechnieken. Het is tijd om afscheid te nemen van je overweldigd voelen en hallo te zeggen tegen je georganiseerd, gefocust en bekwaam voelen. ✨
Laten we erin duiken.
Waarom zijn timemanagementtechnieken belangrijk?
We hebben allemaal manieren nodig om onze tijd effectief te beheren. Of het nu thuis is of op het werk, timemanagementvaardigheden zijn een must als je je takenlijst wilt afwerken.
Vooral op het werk is timemanagement belangrijk. Als je te maken hebt met meerdere taken, mensen die van je afhankelijk zijn en tijdkritische deadlines, heb je een manier nodig om gefocust en productief te blijven.
Dit wordt nog belangrijker als je in een team werkt.
Voordelen van effectieve timemanagementtechnieken voor teams
Als je je takenlijst op tijd af hebt, is dat niet alleen goed voor jezelf. Het is ook een enorme winst voor de rest van je team. Het tegenovergestelde is ook waar - loop je achter, dan kan dat een domino-effect hebben op de rest van het team of project.
Of het nu gaat om het verbeteren van de balans tussen werk en privé, het stellen van prioriteiten bij taken of het gebruik van eenvoudige methodes om tijd te blokkeren, de positieve effecten van goed timemanagement zijn zo heilzaam.
Teams met go-to strategieën voor het beheren van hun tijd genieten van voordelen zoals:
- Het leveren van hogere kwaliteit, meer gefocust werk op dringende taken
- Een gevoel van vertrouwen en betrouwbaarheid in je dagelijkse planning
- Een betere balans tussen werk en privé
- Minder uitstelgedrag dankzij effectieve tijdblokkering
- Sterkere werkrelaties voor al je taken
- Hogere productiviteit bij het prioriteren van taken
- Minder kans op uitputting van je energieniveau bij diepgaand werk
Wanneer je team alle taken kan prioriteren, alles gedaan krijgt en productief kan werken, worden ze een grote aanwinst voor je organisatie. Als je merkt dat jij of je teamleden moeite hebben om productief te blijven of achterop raken, overweeg dan om het volgende te proberen hulpmiddelen voor tijdbeheer .
De juiste software in combinatie met een paar efficiënte tijdmanagementtechnieken kan het verschil maken.
15 van de meest efficiënte technieken voor tijdmanagement
Er is geen tekort aan timemanagementtechnieken. Voor sommigen werkt het afvinken van taken in tijdsblokken, voor anderen gaat het erom eerst de moeilijkste taak aan te pakken.
Om je te helpen de juiste tips en hulpmiddelen te vinden, hebben we hier een aantal van de meest effectieve timemanagementstrategieën voor je op een rijtje gezet.
1. SMART doelen stellen
Zonder een echt doel voor ogen is het makkelijk om afgeleid te raken, uitstelgedrag te vertonen en je vervolgens te haasten om je taak voor de deadline af te hebben. SMART doelen stellen helpt je te begrijpen waar je je op moet concentreren, zodat je op een logische manier door je taken heen kunt werken. 🎯
Stel doelen met de SMART strategie in je achterhoofd:
- Specifiek: Weet welk doel of resultaat je wilt bereiken
- Meetbaar:In staat zijn om de voortgang van het doel te volgen
- Bereikbaar: Bereikbaar met de middelen die je hebt (of waar je toegang toe hebt)
- Relevant:Helpt je een algemeen doel of prioriteit te bereiken
- Tijdgebonden: Een realistische deadline hebben die je kunt halen
Een vervaldatum instellen in de lijstweergave van ClickUp
Het is eenvoudig om doelen aan te maken in ClickUp. ClickUp doelen helpt u SMART-doelen te stellen waarbij u uw vooruitgang kunt visualiseren. U kunt ClickUp ook gebruiken om vervaldatums aan taken toe te voegen zodat je in één oogopslag kunt zien wat er gebeurt met je taken en doelen.
2. Probeer tijd te blokkeren om aan je belangrijkste taken te werken
De meesten van ons hebben een globaal idee van hoe lang een taak kan duren. Gebruik dit in je voordeel en gebruik tijd blokkeren om je te helpen productief en georganiseerd te blijven.
Tijd blokkeren werkt door tijdblokken toe te wijzen aan specifieke taken. Gedurende deze specifieke tijd werk je alleen aan die taak en vermijd je afleiding uit andere gebieden. Dit is een geweldige manier om gefocust te blijven, uitstelgedrag te vermijden en in de beste mindset te komen voor diepgaand werk. 👀
Veel mensen vinden het blokkeren van tijd nuttig als ze echt periodes van diep werk nodig hebben. Je kunt tijd inplannen in je agenda om je te concentreren op een uitdagende taak en dan andere gebieden eromheen vullen met minder uitdagende taken.
Houd huidige, voorbije en toekomstige vergaderingen of evenementen bij met ClickUp's sjabloon voor blokkeren van planning
Focussen op diepgaand werk helpt u ook om met uw energieniveau te werken - houd een specifiek tijdsblok aan wanneer u de meeste energie hebt en laat administratieve of kleinere taken over voor wanneer u moe bent of een pauze nodig hebt.
Hier bij ClickUp hebben we veel nuttige tijdblokkerende sjablonen . U vindt hier sjablonen om u te helpen uw dagen, weken en maanden te plannen met zowel kalender- als lijstweergaven die het best aansluiten bij hoe jij je planning het liefst ziet.
3. Eet die kikker
Eet die kikker is een tijdmanagementstrategie die draait om prioriteiten stellen. Met deze techniek concentreer je je eerst op de belangrijkste of meest veeleisende taken en ga je pas verder met iets anders als dat is voltooid.
Als je een uitsteller bent, kan dit de strategie voor jou zijn. Door jezelf te dwingen om de meest waardevolle taak als eerste aan te pakken, ben je niet in staat om het te vermijden.
In plaats daarvan spendeer je je meest waardevolle energieniveaus om de taak eerst af te ronden, waarna je de voldoening krijgt van de wetenschap dat je het moeilijkste werk al hebt gedaan en je de rest van de dag mentaal kunt ontspannen door eenvoudigere taken te doen. 🏖️
Prioriteiten stellen in ClickUp om beter te onderscheiden wat nu moet gebeuren en wat kan wachten
Verkort uw weg naar succes met deze methode door gebruik te maken van ClickUp's prioriteitenfunctie . Werk door uw takenlijst en geef ze een prioriteitsvlaggetje. Wijs één taak op uw dagelijkse planning toe als dringend en maak dit uw "kikker" voor de werkdag.
4. Probeer de Eisenhower-matrix
De Eisenhower Matrix werd geïntroduceerd door president Dwight Eisenhower als een manier om taken te categoriseren om inzicht te krijgen in hun belang. Het is nog steeds een populaire tijdmanagementtechniek omdat het je helpt te visualiseren wat het belangrijkst is.
Deze benadering van timemanagement houdt in dat je je taken in deze kwadranten verdeelt:
- Dringend en belangrijk
- Niet dringend maar belangrijk
- Dringend maar niet belangrijk
- Niet dringend en niet belangrijk
Als je bedenkt of je taak dringend en/of belangrijk is, kun je je realiseren of je er prioriteit aan moet geven of niet. Dringende taken moet je eerst doen, zeker als ze ook belangrijk zijn.
Werk de taken af in volgorde van urgentie en weet dat je ze waarschijnlijk niet allemaal zult afwerken. Deze oefening kan je ook helpen om te bepalen waar je moet delegeren of om meer middelen moet vragen. 🙌
Eenvoudig dikke takenlijsten sorteren met de Eisenhower-matrixsjabloon van ClickUp
Zelf bouwen Eisenhower-matrix kan tijdrovend zijn, maar gelukkig hebben we al een krachtige ClickUp Eisenhower matrixsjabloon om het proces te versnellen. Voeg toe aan uw takenlijst en u bent op weg naar beter tijd- en taakbeheer.
5. Probeer dingen gedaan te krijgen (GTD)
Onze geesten zijn voortdurend bezig, waardoor het moeilijk kan zijn om te begrijpen waar we nu aan moeten werken. David Allen's populaire Dingen gedaan krijgen de GTD-methode (Getting Things Done) helpt je om je doelen en taken te verwerken, zodat je een werkbare weg kunt uitstippelen.
Het GTD-proces verloopt in vijf stappen:
- Ideeën en taken vastleggen
- Verduidelijken en verwerken of ze uitvoerbaar zijn
- Ordenen in uitvoerbare en niet-uitvoerbare taken en groeperen per taak
- Reflecteren om ervoor te zorgen dat je lijst nog steeds relevant is
- Ga aan de slag met uw takenlijst en krijg dingen gedaan
De GTD-sjabloon (Getting Things Done), gebaseerd op het GTD-systeem van David Allen, helpt u bij het organiseren van taken en projecten door ze vast te leggen en op te splitsen in werkitems
Dit is een procesintensief tijdmanagementsysteem dat onderhoud vereist, maar het kan een waardevolle manier zijn om u te helpen prioriteiten te stellen en vooruit te komen als dat iets is waar u mee worstelt.
Gebruik uw ClickUp Kladblok om je te helpen bij het GTD-proces. Als je klaar bent, zet je je notities eenvoudig om in taken, voeg je ze toe aan je takenlijst en geef je ze de juiste prioriteit. ✅
Of gebruik software om dingen gedaan te krijgen met kant-en-klare aangepaste velden om werkitems in verschillende contexten te categoriseren. Geef prioriteit aan taken op basis van context, deadline, benodigde inspanning en meer, terwijl u uw proces stroomlijnt met voor het team toegankelijke samenwerkingsdocumenten.
Bonus: Bekijk onze volledige lijst van GTD Sjablonen
6. Gebruik een Kanban-bord
Om echt effectief te zijn in projectbeheer, moet je precies weten in welke fase je taken zich bevinden. Dat is waar de Kanban-aanpak om de hoek komt kijken. Met een Kanban-bord kun je visualiseren waar je taken zich bevinden projecten en taken in het proces zitten, zodat je proactief kunt omgaan met wegversperringen en uitdagingen. 🤩
Een Kanban-bord heeft verschillende kolommen die betrekking hebben op de projectstatus, zoals:
- Niet gestart
- Begonnen
- In uitvoering
- In beoordeling
- Klaar
Sleep een taak naar de volgende kolom om de status ervan automatisch bij te werken met de Kanban-achtige bordweergave van ClickUp
Op uw bord kunt u taken toewijzen aan elke sectie of een specifieke taak naar de juiste kolom slepen. U kunt dan in één oogopslag zien waar u bent, wegversperringen identificeren en controleren of teamleden op schema liggen.
Voeg een Kanban-bord toe aan je workflow als je een beter overzicht wilt van wat er met je projecten gebeurt. Gebruik een van onze Kanban-bord sjablonen en plug je gegevens in, of pas het verder aan om een volledig op maat gemaakte manier te creëren om alle taken en tijd te beheren.
7. Volg uw tijd
Misschien denk je dat je superproductief bent of weet je dat je achterloopt, maar de enige manier om dit echt te meten is door je tijd bij te houden. Het bijhouden van je tijd geeft je waardevolle gegevens die je kunt gebruiken om je manier van werken ten goede te veranderen.
De hele dag door werk je aan belangrijke taken, maar er komen ook kleine taken en afleidingen bij. Door je tijd bij te houden, kun je zien hoeveel tijd je besteedt aan het checken op sociale media, het beantwoorden van e-mails, het helpen van collega's en alle andere taken die je misschien niet meerekent. 📚
Volg de tijd, stel schattingen in, voeg notities toe en bekijk rapporten van uw tijd vanaf elke locatie met de globale timer in ClickUp
Als u al een ClickUp gebruiker bent, heeft u geen speciale tijdregistratietool nodig om u te helpen zien hoeveel tijd u aan elke taak besteedt.
Onze ingebouwde ClickUp's Project Tijd-tracking functie geeft u een snelle, eenvoudige manier om uw tijd bij te houden, te creëren sjablonen voor tijdregistratie instellen tijdsinschattingen en rapporten bekijken over hoe je je tijd besteedt. U kunt ook onze timesheetsjablonen om een nieuwe manier te introduceren om de bestede tijd in je team te bekijken.
8. Pas het Pareto-principe toe
Er is een populaire regel die zegt dat 80% van je resultaten voortkomt uit 20% van je inspanningen. Dit staat bekend als de Pareto-analyse of het Pareto-principe en het is een andere manier om je gewoonten op het gebied van tijdmanagement te benaderen.
Inzien dat slechts een kleine minderheid van je werk je vooruit helpt, moedigt je aan om die baanbrekende taken te identificeren. Als je die hebt gevonden, weet je dat je je volledig op die taken moet richten om de beste resultaten te behalen. Timemanagementtips zoals het Pareto-principe helpen je om gefocust te blijven en afleidingen in je werk te vermijden. 👀
Met de TIML-functie (Tasks in Multiple Lists) van ClickUp kunnen ontwikkelaars taken verbinden met andere teams in de organisatie
ClickUp is een handige plek om niet alleen uw takenlijst vast te leggen, maar ook uw belangrijke taken te prioriteren. Onze takenfunctie zit vol met aanpasbare opties om je te helpen visualiseren wat relevant is, je meest waardevolle taken te markeren en ze af te vinken als je klaar bent.
9. Contextomschakeling beperken
Hoewel sommige mensen beweren dat ze goed kunnen multitasken, heb je meestal periodes van diepe focus nodig om je doelen te bereiken. Contextverandering, waarbij je van de ene taak naar de andere springt, zorgt voor momenten van uitstelgedrag en een lage productiviteit.
Voor sommige mensen gebeurt dit vaker wel dan niet, dus productiviteitstips die je helpen om het wisselen tussen contexten te beperken, zijn van onschatbare waarde. Zoek manieren om in de zone te blijven en het wisselen van context te beperken.
Embed live ClickUp Docs direct in whiteboards om toegang te krijgen tot belangrijke projectdocumenten, onderzoek en context zonder ooit uw whiteboard te verlaten
Leg uw telefoon ergens anders neer, schakel meldingen uit, sluit vensters en apps en maak uzelf onbereikbaar voor anderen. Creëer een omgeving die diepgaand werk bevordert. ✨
Er zijn veel manieren waarop ClickUp u kan helpen om gefocust te blijven en het wisselen van context te beperken. Herwin uw focus door uw meldingen te beheren open taken op volledig scherm om afleiding te voorkomen en werk offline zodat je langer in de focusmodus blijft.
10. Leer nee te zeggen
Dit is niet alleen een tijdmanagementtechniek voor op het werk, maar geldt voor je hele leven. Leer nee te zeggen, zodat je niet overweldigd raakt en helemaal niets meer kunt afmaken.
Er is altijd meer werk te doen en er is altijd wel een collega die je hulp nodig heeft voor slechts vijf minuten. Er zijn altijd meer vergaderingen, meer projecten en meer werkgerelateerde mogelijkheden. Leer nee te zeggen, bescherm je tijd en geef je energie aan de taken die er het meest toe doen. 🙌
Het is niet altijd makkelijk om nee te zeggen - vooral niet tegen je manager of iemand die je graag wilt helpen, maar waar je gewoon geen tijd voor hebt. Probeer te zeggen "Ik zou graag helpen, maar ik kan niet tot X datum" of "Natuurlijk kan ik dat oppakken, maar wat moet ik in plaats daarvan laten vallen?"
Deze antwoorden versterken de waarde van je tijd en geven de taakvervuller de kans om zijn eigen takenlijst te herprioriteren.
11. Probeer Postvak IN nul
Sommige mensen gebruiken hun inbox als een takenlijst. Hoewel dit soms werkt, kan de inbox voor andere mensen een bron van angst zijn. Concurrerende verzoeken om informatie, eindeloze afleidingen en gesprekken die je aandacht gewoon niet nodig hebben.
Om uitstelgedrag tegen te gaan, kun je proberen om inbox nul .
Verfijn uw meldingen in ClickUp om alleen updates of vermeldingen te ontvangen die voor u het belangrijkst zijn
Inbox zero is uw inbox leegmaken aan het einde van de dag en proberen dat zo te houden. Begin uw dag met het doornemen van uw inbox en categoriseer elk item.
Als het een kleine taak is, doe het dan meteen en verwijder of archiveer de e-mail. Andere taken die een antwoord nodig hebben, maar niet onmiddellijk, archiveer je in een map om later af te handelen. Op die manier voelt je inbox georganiseerd en doelgericht - niet een plek waar je altijd aan het vechten bent om je achterstand in te halen. 🌻
12. Gebruik de Pomodoro techniek
De Pomodoro techniek, bedacht door Francesco Cirillo, blijft een van de populairste manieren om dingen gedaan te krijgen en productief te blijven. Bij deze tijdmanagementtool werk je in gerichte tijdsblokken en neem je pauzes voordat je weer verder gaat met waar je mee bezig was.
Deze tijdmanagementtechniek promoot de noodzaak van pauzes en tijd om te rusten tussen taken en kan je helpen om uitstelgedrag te voorkomen.
Volg de timing van uw Pomodoro techniek automatisch met de Pomodone app + ClickUp integratie
Met de Pomodoro techniek werk je 25 minuten en neem je daarna een pauze van 3-5 minuten. Nadat je dit vier keer hebt gedaan, neem je een langere pauze van 15-30 minuten om uit te rusten, te ontspannen en je verfrist te voelen. Je kunt er dan voor kiezen om de hele dag door te gaan met deze tijdmanagementtechniek of om aan iets anders te werken.
Als je de gebruikelijke Pomodoro toepassing als timen niet werkt voor jou, probeer dan timeboxing. Het volgt een vergelijkbaar principe van werken in tijdsblokken, maar je bent vrij om tijdslimieten toe te wijzen en hoe lang je rustpauzes zijn.
Dankzij onze integratie met de Pomodone app het is nog gemakkelijker om de Pomodoro techniek te gebruiken terwijl u in ClickUp werkt. Gebruik de integratie om uw tijd over taken bij te houden, natuurlijke pauzes te nemen en rapporten te bekijken over hoe u werkt. 👀
13. Gebruik de snelle planningsmethode
Voor mensen die buiten hun comfortzone willen treden en een meer overkoepelende benadering van tijdmanagement willen overwegen, is er Tony Robbins' Snelle Planningsmethode (RPM) is het overwegen waard.
Deze aanpak moedigt je aan om je wensen, doel en eisen te onderzoeken, zodat je actie kunt ondernemen om het te realiseren. RPM staat voor:
- Resultaatgericht
- Doelgericht
- Groot actieplan
Het is een techniek die je aanzet om te kijken naar de manier waarop taken passen in je algemene werk- (of levens-) plan . Na verloop van tijd kan het je helpen om prioriteit te geven aan taken en projecten die je naar je bestemming leiden en nee te zeggen tegen de taken die dat niet doen of ze te delegeren. 👋
14. Taken bundelen
Als je met veel kleine taken werkt, kan het bundelen van taken een revolutie teweegbrengen in je productiviteit en je helpen om meer gedaan te krijgen. Task batching houdt in dat je gelijkaardige taken groepeert en ze dan allemaal in één keer afwerkt. ⚒️
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, gebruikers te labelen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Het bundelen van taken is een nuttig tegengif als u snel van context wisselt. In plaats van in een opwelling te wisselen tussen dagelijkse taken, kunt u specifieke taken toewijzen aan een bepaalde periode en zo in de zone komen.
Dit werkt niet alleen voor taken, probeer ook eens telefoongesprekken te bundelen of al je vergaderingen op één dag van de week in te plannen. Dit is ideaal voor verkoopteams die een aantal telefoongesprekken of e-mails tegelijk willen afhandelen.
15. Gebruik kunstmatige intelligentie (AI)
Elke dag verschijnen er honderden AI-apps. Hoewel dit overweldigend kan zijn, biedt het ook een interessante kans - wat kun je automatiseren, versnellen of verbeteren met behulp van kunstmatige intelligentie?
Er zijn AI-apps die je helpen bij het genereren van afbeeldingen, het schrijven van content, het samenvatten van videogesprekken en nog veel meer. Hoewel nog geen enkele AI perfect is, helpen deze apps je al een heel eind op weg om taken van je takenlijst te schrappen. Met deze kleinere taken van je lijst kun je je concentreren op de gebieden die de meeste impact hebben.
De AI-functies van ClickUp maken het eenvoudig voor marketingteams om snel belangrijke informatie te produceren documenten zoals een casestudy AI-tools en functies zoals ClickUp AI helpt u uw productiviteit naar een hoger niveau te tillen. Creëer actie-items, vat vergadernotities samen, bewerk kopij, formatteer inhoud en brainstorm over ideeën met de hulp van kunstmatige intelligentie.
In plaats van uren te besteden aan het bedenken van de perfecte onderwerpregel voor je e-mail, kun je onze AI vragen om zijn magie te laten werken en je een aantal opties te geven. We staan nog maar aan het begin en er ligt nog veel meer potentieel in het verschiet voor teams die investeren in de kracht van AI. 🤩
Bereid je voor op succes met deze timemanagementtips
De manier waarop je over tijd denkt en ermee omgaat, verander je niet in een handomdraai. Neem de tijd om deze tijdmanagementtechnieken te overwegen, zoek uit welke waarschijnlijk voor jou zullen werken en experimenteer.
Je zult niet meteen de juiste aanpak vinden, maar je zult altijd iets nieuws over jezelf leren.
Als je klaar bent om je nieuwe tijdmanagementgewoonten om te zetten in een trend om productiever te worden, clickUp gratis proberen .
ClickUp is niet alleen een plek om uw tijd bij te houden of de prioriteit van uw doelen aan te geven, het is de ultieme productiviteitshub. Beheer uw werk, werk samen met teamleden en omarm een meer georganiseerde benadering van werk.