"Ik heb meer uren in een dag nodig..." of "Hoe kan het al 17.00 uur zijn?!" terwijl je nog zoveel te doen hebt voordat de dag voorbij is. 😅
Klinkt dat bekend? Dat hebben we allemaal wel eens meegemaakt!
Wat als u een manier had om elke week uren tijd vrij te maken en u te concentreren op uw belangrijkste taken?
Het goede nieuws is dat u dat kunt, met enkele eenvoudige tips en technieken voor tijdmanagement die u helpen het meeste uit uw tijd op het werk (en daarbuiten) te halen.
In dit artikel laten we je kennismaken met het concept van tijdblokken, hoe het werkt en verschillende methoden voor tijdblokken die je kunt gebruiken om je planning te structureren voor een hogere productiviteit. We bespreken ook enkele handige tools en tips die het proces kunnen vergemakkelijken.
Laten we aan de slag gaan!
Wat is tijdblokken?
Tijdblokken houdt in dat u specifieke blokken tijd in uw agenda reserveert voor verschillende taken en activiteiten.
In plaats van een vage takenlijst te hebben, ga je aan de slag en wijst je specifieke blokken tijd toe aan alle dingen die je moet doen gedurende de dag of week. Dit helpt je om je focus te verbeteren en zorgt ervoor dat je genoeg tijd vrijmaakt voor al je prioriteiten.
Volgens het American Journal of Lifestyle Medicine hebben onderzoekers ontdekt dat tijdblokken en andere planningsmethoden de vaardigheden op het gebied van tijdmanagement en de algehele productiviteit kunnen verbeteren.
Tijdblokken kunnen nuttig zijn voor mensen die:
- Worstelen met het prioriteren van hun dagelijkse taken⏰
- Wordt u overweldigd door taken en kunt u zich niet op één ding concentreren⏰
- Heb je moeite om tijd vrij te maken voor belangrijke dingen⏰
- Voel je ongemotiveerd of ongeïnteresseerd in de taak die je moet uitvoeren⏰
- Heb je moeite met timemanagement ⏰
Lees ook: Tips voor tijdmanagement
Hoe tijdblokken werken
Heb je veel op je bord liggen? Laten we het opdelen in behapbare stukjes! Hier zijn de stappen die je moet nemen voor je eerste oefening in tijdblokken:
- Maak een lijst: Schrijf alles op wat u moet doen, inclusief werk, vergaderingen en persoonlijke verplichtingen.
- Schat de benodigde tijd in: Hoe lang duurt elk onderdeel? Maak een ruwe schatting, maar houd er rekening mee dat dingen langer kunnen duren dan gepland. Houd ook rekening met mogelijke onderbrekingen
- Plan het in: Gebruik een kalender om tijd te blokkeren voor elke taak. Bijvoorbeeld: "9-10 uur: e-mails", "10-11 uur: verkoopcijfers van gisteren controleren", enzovoort. Vergeet niet om tijd te blokkeren voor maaltijden en pauzes
- Eén ding tegelijk: Als het tijd is voor een taak, doe dan alleen dat. Geen afleiding, geen multitasking. Je zult zoveel productiever zijn!
- Check-in: Kijk aan het einde van de dag of week wat wel en niet heeft gewerkt. Pas je planning aan voor de volgende keer.
Vergeet niet dat het prima is om gaandeweg veranderingen aan te brengen. Het doel van een tijdmanagementtechniek is om je leven gemakkelijker te maken, niet moeilijker!
Voordelen van tijdblokken
Veel mensen hebben moeite met het beheren van hun tijd. Er zijn altijd te veel dingen te doen en te weinig uren in een dag, wat kan leiden tot stress, burn-out, angst, enz.
Tijdblokken helpen je niet alleen om je hersenen te trainen om gezonde grenzen te stellen en gezonde gewoontes te ontwikkelen, maar hebben ook verschillende andere voordelen:
- Maakt u meer georganiseerd in uw aanpak van dagelijkse taken
- Helpt u meer gedaan te krijgen en geeft u een gevoel van voldoening
- Minimaliseert afleidingen en helpt je beter te concentreren
- Verminder stress en zorgen over alles wat u nog moet doen
- Voorkom overwerk en burn-out door de tijd die aan elke specifieke taak wordt besteed te limieten
- Zorgt ervoor dat u en uw team op schema blijven
Door tijdblokken in te voeren, wordt u productiever en krijgt u meer controle over uw leven.
Methoden voor het blokkeren van tijd
Er is meer dan één manier om tijd te blokkeren. De juiste techniek voor het blokkeren van tijd hangt af van het soort werk dat u moet doen. De meest voorkomende manieren om tijd te blokkeren zijn:
Timeboxing ⏳
Heb je ooit aan iets begonnen, om vervolgens urenlang in een konijnenhol te verdwalen en je af te vragen waar de tijd is gebleven? Probeer dan eens timeboxing.
Timeboxing, voor het eerst geïntroduceerd als een techniek voor tijdmanagement voor agile softwareontwikkeling, is nu een populaire methode voor tijdblokkering onder kenniswerkers. Het voorkomt tijdverspilling door de tijd die aan een bepaalde taak wordt besteed te beperken.
Elk specifiek tijdsblok wordt een 'timebox' genoemd en kan een bereik hebben van enkele uren tot dagen. Het heeft een specifieke begin- en eindtijd; aan het einde van de timebox moet je stoppen met wat je aan het doen was, ongeacht de voortgang (of het gebrek daaraan).
Sprints voor softwareontwikkeling zijn een voorbeeld van timeboxing op het werk. Er zijn specifieke doelen en mijlpalen voor elk, samen met gedefinieerde start- en einddatums voor specifieke taken. Alles wat je niet kunt afmaken tegen het einde van een sprint, moet worden verplaatst naar de volgende.
Elon Musk plant zijn hele dag in blokken van 5 minuten. Alles, en dan ook echt alles, staat in de kalender.
Themadagen 📅
Met deze productiviteitsmethode voorkom je contextwisselingen door vergelijkbare taken samen in te plannen. Het verschil zit hem in het soort werk: de techniek werkt wanneer taken kunnen worden onderverdeeld in drie tot vijf grote groepen, die elk ongeveer een volledige werkdag in beslag nemen.
Als je bijvoorbeeld een socialemediakanalen, blog of vlog beheert, kun je tijdblokken invoeren door je werkweek op te splitsen in themadagen:
- Monday: Onderzoek
- Dinsdag: Content creëren
- Woensdag: Bewerking en publicatie van content
- Donderdag: Vergaderingen en outreach
- Vrijdag: Analytics en SEO-optimalisatie
Hier vertelt Kristi DaSilva, CEO van DaSilva Life en ClickUp-consultant, hoe ze haar wekelijkse tijdblokken maakt en bijhoudt in ClickUp.
Ik vind het heerlijk om mijn belangrijkste taken visueel in kaart te brengen in de bordweergave, zodat ik een idee krijg van mijn wekelijkse werklast. Hoewel ik de weergave 'Alles' gebruik om alle taken voor de week te zien, breng ik elke zondag mijn belangrijkste thema's in kaart in mijn wekelijkse tijdblok om me voor te bereiden op de komende week.
Ik vind het heerlijk om mijn belangrijkste taken visueel in kaart te brengen in de bordweergave, zodat ik een idee krijg van mijn wekelijkse werklast. Hoewel ik de weergave 'Alles' gebruik om alle taken voor de week te zien, breng ik elke zondag mijn belangrijkste thema's in kaart in mijn wekelijkse tijdblok om me voor te bereiden op de komende week.
Jack Dorsey, medeoprichter van Twitter (nu X) en CEO van Square, gebruikt ook themadagen om zijn tijd te beheren en productief te blijven.
Op Monday concentreer ik me bij beide bedrijven op het management en de bedrijfsvoering... Dinsdag staat in het teken van het product. Woensdag is gericht op marketing, communicatie en groei. Donderdag is gericht op ontwikkelaars en partnerschappen. Vrijdag is gericht op het bedrijf, de cultuur en werving. Zaterdag neem ik vrij en ga ik wandelen. Zondag is een dag voor reflectie, feedback, strategie en voorbereiding op de week.
Op Monday concentreer ik me bij beide bedrijven op het management en de bedrijfsvoering... Dinsdag staat in het teken van het product. Woensdag is gericht op marketing, communicatie en groei. Donderdag staat in het teken van ontwikkelaars en partnerschappen. Vrijdag is gericht op het bedrijf, de cultuur en werving. Zaterdag neem ik vrij en ga ik wandelen. Zondag is een dag voor reflectie, feedback, strategie en voorbereiding op de week.
Taken in batches verwerken 📚
Heb je een aantal kleine taken van hetzelfde type die je gedurende de dag of week moet uitvoeren? In dat geval kan het handig zijn om taken te groeperen.
Taakbatching is een techniek voor productiviteit waarbij je soortgelijke taken in batches samenvoegt, waardoor de cognitieve belasting wordt verminderd. Afhankelijk van de hoeveelheid werk kun je een paar uur per week blokkeren voor elk soort taak.
Als u bijvoorbeeld in de verkoop werkt, kunt u als volgt batches met taken maken:
- E-mails schrijven en versturen
- Follow-up telefoontjes plegen
- Het CRM bijwerken
- Facturen opstellen
- Onderzoek naar concurrenten
- Teamvergaderingen
Marc Andreessen, medeoprichter en algemeen partner van Andreessen Horowitz, gelooft ook in tijdblokken voor productiviteit. Zijn aanpak combineert het groeperen van taken met themadagen, waarbij maandag en vrijdag zijn gereserveerd voor samenwerken.
Een typische dag voor mij bestaat momenteel letterlijk uit het nauwgezet volgen van de kalender. Ik probeer mijn dag zo 'geprogrammeerd' mogelijk te houden.
Een typische dag voor mij bestaat momenteel letterlijk uit het nauwgezet volgen van de kalender. Ik probeer mijn dag zo 'geprogrammeerd' mogelijk te houden.
Wilt u meer weten? Hier vindt u wat we eerder hebben geschreven over het groeperen van taken.
De Pomodoro-methode 🍅
Op zoek naar een eenvoudige maar effectieve manier om uw werkdag te structureren om uw productiviteit te verbeteren of uitstelgedrag te stoppen? Probeer de Pomodoro-methode.
De Pomodoro-techniek, genoemd naar de tomatenvormige timer ('Pomodoro' is Italiaans voor tomaat) die door de maker Francesco Cirillo werd gebruikt, bestaat uit gerichte werk voor vaste tijdsintervallen gevolgd door pauzes. Elke dergelijke werksessie wordt een 'Pomodoro' genoemd. Deze manier van werken houdt ons betrokken en verbetert ons concentratievermogen.
De beroemde acteur Tom Hanks vertrouwde op de Pomodoro-methode om productief te blijven toen hij zijn eerste boek schreef, 'The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece'
Wilt u meer informatie? We hebben hier meer geschreven over de Pomodoro-methode.
Hoe u begint met het blokkeren van tijd in uw agenda
Hoewel je tijdblokken kunt maken met een eenvoudige dagplanner, is een app voor taakbeheer met een functie voor tijdbeheer efficiënter.
Een platform als ClickUp maakt het blokkeren van tijd eenvoudiger; u kunt uw tijdblokken gemakkelijk toevoegen, bewerken en weergeven. Bovendien vermindert het feit dat alles binnen hetzelfde platform staat het wisselen van context. 🚀
Beoordeel alles wat u moet doen
Begin met het op een lijst zetten van alles wat u nog moet doen. Er zijn verschillende manieren waarop u dit kunt doen.
Met takenlijsten in ClickUp kunt u een online lijst maken van uw actiepunten die u overal kunt openen. Voeg opmaak, kleuren en links toe aan de lijst voor meer details. Als dit taken zijn die u regelmatig uitvoert, kunt u zelfs een sjabloon maken op basis van een opgeslagen checklist.
Wilt u meer details? ClickUp Docs en ClickUp Notepad zijn beide handig voor dit doel. Maak een lijst met dingen die u nog moet doen en voeg details en aanvullende informatie toe, zoals afbeeldingen en links. U kunt ook collega's taggen door ze toe te voegen met een opmerking in het document.
Welke methode u ook kiest, met ClickUp kunt u taken rechtstreeks vanuit uw takenlijst in alle drie de programma's aanmaken, zodat u ze direct in ClickUp-taken kunt weergeven.
Stel uw prioriteiten
Effectief en meedogenloos prioriteiten stellen is het geheim om dingen gedaan te krijgen, vooral wanneer de tijd dringt en je een miljoen dingen op je lijst hebt staan.
Zodra u taken hebt gemaakt op basis van uw takenlijst, gebruikt u Taakprioriteiten in ClickUp om elke taak als urgent te markeren of als taak met hoge, gemiddelde of lage prioriteit. Zo zorgt u ervoor dat u de belangrijkste taken eerst afhandelt.
💡Pro-tip: sleep uw taken met de hoogste prioriteit naar het ClickUp-systeemvak, zodat u ze nooit uit het oog verliest.
Wijs tijd toe aan al je taken
Hoewel het instellen van prioriteiten essentieel is, moet u ook weten hoeveel tijd u nodig hebt om uw taken te voltooien. ClickUp helpt u ook hierbij.
Met tijdsinschattingen in ClickUp kunt u een geschatte duur toevoegen aan elke taak en deze ook verdelen over verschillende subtaak. Door deze samen te voegen, kunt u ook de totale duur van een project inschatten. Sleep taken eenvoudig naar de kalenderweergave om uw planning te visualiseren.
Met de sjabloon voor dagelijkse tijdblokken van ClickUp kunt u uw dagindeling plannen voor maximale productiviteit. Het helpt u:
- Geef prioriteit aan uw belangrijkste taken en plan ze in tijdens uw piekuren van productiviteit
- Blijf op koers door een duidelijke structuur te bieden en afleidingen te vermijden
- Voorkom burn-out door tijd in te schatten om te begrijpen wat er elke dag kan worden bereikt
Het sjabloon bevat ook een Whiteboard waarmee u eenvoudig uw prioriteiten kunt bepalen door elke taak in vier categorieën in te delen: nog te doen, te delegeren, in te plannen en te verwijderen.
Teams kunnen ook de sjabloon voor uurschema's van ClickUp gebruiken om het meeste uit hun dag te halen.
Lees meer: De Eisenhower-methode voor het prioriteren van taken
Maak tijdsblokken voor alle geprioriteerde taken
Door taken op te sommen, te prioriteren en er een geschatte tijd aan toe te voegen, kunt u uw werk op een meer gestructureerde manier aanpakken. De volgende stap is het daadwerkelijk creëren van de blokken in uw kalender. Sjablonen voor tijdblokken in ClickUp kunnen u hierbij helpen.
Als u Google Agenda voor uw werk gebruikt, kunt u deze gewoon gebruiken om uw blokken in te plannen. Hiermee kunt u eenvoudig tijd blokkeren voor afspraken, taken en gebeurtenissen en deze een kleurcode geven op basis van uw voorkeuren.
💡Pro-tip: Integreer ClickUp met uw Google Agenda om al uw tijdsblokken, geplande taken en vergaderingen op één plek te hebben.
Analyseer en optimaliseer
Nu u prioriteiten hebt gesteld voor uw taken en tijd hebt geblokkeerd voor elk van deze taken in uw tijdblokkeringskalender, kunt u verschillende weergaven in ClickUp gebruiken om uw taken te visualiseren zoals u dat wilt.
U kunt bijvoorbeeld de voortgang bijhouden op basis van de status van taken in Kanban-borden of ze filteren en sorteren om ze te ordenen in een lijstweergave.
Als u een team beheert, helpt de werklastweergave u om het schema van elk teamlid te visualiseren en ervoor te zorgen dat niemand overwerkt raakt.
ClickUp-dashboards zijn een eenvoudige manier om uw voortgang en resultaten te analyseren. Houd de voltooiingspercentages van taken voor uzelf en uw team bij, visualiseer urenregistraties en de tijd die aan taken is besteed, bekijk de status van taken en meer.
Je kunt ook elke vraag aan AI stellen, en ClickUp Brain zal de gegevens in elk dashboard van je werkruimte doorzoeken om direct antwoord te geven.
Dit zegt een klant van ClickUp over hoe ze met ClickUp de productiviteit in hun bedrijf hebben verdubbeld.
Dankzij ClickUp kunnen we beter plannen, sneller leveren en onze teams efficiënt structureren. Sinds ik bij het bedrijf ben gekomen, is ons productieteam in grootte verdubbeld! Dat was niet mogelijk geweest als we geen solide structuur voor resource-allocatie en projectmanagement hadden gehad.
Dankzij ClickUp kunnen we beter plannen, sneller leveren en onze teams efficiënt structureren. Sinds ik bij het bedrijf ben gekomen, is ons productieteam in grootte verdubbeld! Dat was niet mogelijk geweest als we geen solide structuur voor resource-allocatie en projectmanagement hadden gehad.
Te vermijden fouten bij het blokkeren van tijd en best practices
Hier zijn enkele veelgemaakte fouten bij het blokkeren van tijd en hoe u deze kunt vermijden:
Productiviteit overschatten
Zonder benchmarkgegevens is het gemakkelijk om onrealistische verwachtingen te hebben over de tijdlijnen van taken. Dit kan leiden tot stress over gemiste deadlines, onvolledige taken of minder dan ideale resultaten.
🌟Oplossing: Houd rekening met vertragingen door veelvoorkomende onderbrekingen zoals vergaderingen, telefoontjes, e-mails, enzovoort. Voeg ook instel- en/of overgangstijden toe aan uw tijdsinschattingen. Accepteer dat er vertragingen kunnen optreden en prioriteer uw werk zodat u de belangrijkste taken als eerste afkrijgt.
Proberen te veel te doen
Als je niet oppast, kun je te veel plannen. Soms plan je elke minuut van de dag vol, zonder tijd over te houden voor pauzes. Het is echter essentieel om tijd te hebben voor maaltijden, rust en zelfs creatief denken.
🌟Oplossing: Neem in uw tijdblokken ruimte op voor alles, van pauzes en maaltijden tot woon-werkverkeer. Wat buffertijd tussen geplande taken kan ook helpen om te voorkomen dat u uw kalender te vol zet.
💡Pro-tip: sjablonen voor werkroosterbeheer van ClickUp kunnen voorkomen dat u te veel inplant
Met de sjabloon voor het blokkeren van agenda's van ClickUp kunnen jij en je team:
- Stel snel en nauwkeurig schema's op
- Begrijp de afhankelijkheid tussen taken
- Organiseer taken op een intuïtieve manier
De maand-, dag- en weekweergave helpen u bij het plannen van uw schema voor verschillende duur en om op schema te blijven. Aangepaste statussen zoals Geannuleerd, Voltooid, In uitvoering en Nog te doen helpen u alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang.
Slechte prioritering
Tijdblokken zijn niet effectief als u uw tijd niet correct hebt geprioriteerd. Zonder een goede prioritering loopt u het risico dat u cruciale taken mist. Bovendien kunt u onvoorziene vertragingen veroorzaken als u de afhankelijkheid tussen taken niet hebt geïdentificeerd.
🌟Oplossing: Gebruik een tool zoals ClickUp om afhankelijkheid te identificeren en taken efficiënt te prioriteren, zodat u de taken met hoge prioriteit eerst afhandelt. Bewaar uw meest productieve uren voor diepgaand werk en essentiële taken, en minder belangrijke activiteiten voor momenten waarop u minder energie heeft.
Je niet aanpassen
Om tijdblokken succesvol te gebruiken, moet u de effectiviteit ervan bijhouden en uw aanpak indien nodig verbeteren om productiever te worden. Als prioriteiten verschuiven, moeten tijdblokken mogelijk worden verplaatst, anders raakt u overweldigd.
🌟Oplossing: Pauzeer regelmatig om uw planningspatronen te evalueren en pas ze indien nodig aan. Sta open voor het aanpassen van de grootte en het doel van blokken om u aan te passen aan veranderingen in uw planning. Tijdblokkeringstools die flexibiliteit in de planning mogelijk maken, zijn hiervoor de juiste keuze.
💡Pro-tip: Sleep en zet neer om de duur en afhankelijkheid van taken aan te passen met de ClickUp-kalender
Zo beheert Kristi DaSilva haar agenda op het platform.
Ik heb een map met het label 'Dagelijkse tijdblokken' met daarin 3 lijsten: 'Ochtend', 'Middag' en 'Avond'. In deze lijsten breng ik mijn dag uur voor uur in kaart om mijn productiviteit te maximaliseren. Ik wijs verschillende tijdsblokken (30, 60 of 90 minuten) toe met behulp van aangepaste velden. Ik doe dit de avond van tevoren om me voor te bereiden op de volgende dag en mijn productiviteit te maximaliseren door een solide abonnement te hebben.
Ik heb een map met het label 'Dagelijkse tijdblokken' met daarin 3 lijsten: 'Ochtend', 'Middag' en 'Avond'. In deze lijsten breng ik mijn dag uur voor uur in kaart om mijn productiviteit te maximaliseren. Ik wijs verschillende tijdsblokken (30, 60 of 90 minuten) toe met behulp van aangepaste velden. Ik doe dit de avond van tevoren om me voor te bereiden op de volgende dag en mijn productiviteit te maximaliseren door een solide abonnement te hebben.
⭐️ Bonus: Bekijk de video van ClickUp over tijdblokken!
Kies voor de gemakkelijke weg naar productiviteit met ClickUp
Het effectief beheren van tijd en werkplanningen is de sleutel tot productiviteit en het voorkomen van burn-outs. Probeer tijdblokken te maken met de verschillende technieken die we hebben aanbevolen om te ontdekken wat voor jou het beste werkt.
Productiviteits- en taakbeheerplatforms zoals ClickUp ondersteunen u bij het uitvoeren van de door u gekozen technieken voor tijdbeheer en bieden u tegelijkertijd extra tools om uw werk beter te beheren.
Probeer ClickUp eens uit en ontdek hoe u elke week uren kunt besparen!