"Ik heb meer uren in een dag nodig..." of "Waarom is het al 5 uur 's middags?!" als je nog zoveel te doen hebt voordat de dag voorbij is. 😅
Klinkt dat bekend? Ik heb het ook meegemaakt!
Wat als je een manier had om elke week uren van je tijd vrij te maken en je te concentreren op je belangrijkste Taken?
Het goede nieuws is dat dit mogelijk is - met een aantal eenvoudige tips en technieken voor tijdbeheer waarmee je je tijd op het werk (en daarbuiten) optimaal kunt benutten.
In dit artikel laten we je kennismaken met het concept van tijd blokeren, hoe het werkt en verschillende tijd blokkerings methoden die je kunt gebruiken om je agenda te structureren voor een hogere productiviteit. We behandelen ook een aantal handige hulpmiddelen en tips die het proces gemakkelijker kunnen maken.
Laten we beginnen!
Wat is tijd blokkeren
Tijd blokkeren houdt in dat je in je agenda specifieke blokken tijd opzij zet voor verschillende Taken en activiteiten.
In plaats van een vage lijst met taken te hebben, ga je aan de slag en wijs je tijdsblokken toe voor alle dingen die je gedurende de dag of week nog moet doen. Dit verbetert je focus en zorgt ervoor dat je genoeg tijd hebt voor al je prioriteiten.
Volgens de Amerikaans Tijdschrift voor Lifestyle Geneeskunde onderzoekers hebben ontdekt dat het blokkeren van tijd en andere planningsmethoden de vaardigheden op het gebied van tijdbeheer en de algehele productiviteit kunnen verbeteren.
Tijd blokkeren kan nuttig zijn voor mensen die:
- Worstelen met het prioriteren van hun dagelijkse Taken⏰
- Overstelpt worden met taken en zich niet op één ding kunnen concentreren⏰
- Het moeilijk vinden om tijd vrij te maken voor belangrijke dingen⏰
- Zich ongemotiveerd of ongeïnteresseerd voelen in de Taak die u moet uitvoeren⏰
- Zijn geweestworstelen met timemanagement⏰
Ook lezen: Tips voor tijdmanagement
Hoe tijd blokkeren werkt
Heb je veel te doen? Laten we het opdelen in behapbare brokken! Hier zijn de stappen voor uw eerste blokkeringsoefening:
- Maak een lijst: Schrijf alles op wat je moet doen, inclusief werk, vergaderingen en persoonlijke verplichtingen.
- Maak een tijdsinschatting: Hoe lang zal elk ding duren? Maak een ruwe schatting, maar onthoud dat dingen langer kunnen duren dan je had gepland. Vergeet ook niet om rekening te houden met mogelijke onderbrekingen
- Schedule it: Gebruik een kalender om de tijd voor elke Taak te blokken. Bijvoorbeeld: "9-10 uur: E-mails", "10-11 uur: De verkoopnummers van gisteren controleren", enzovoort. Vergeet niet om tijd in te blokeren voor maaltijden en pauzes
- Eén ding tegelijk: Als het tijd is voor een Taak, doe dan precies dat. Geen afleiding, geen multitasking. Je zult veel productiever zijn!
- Check-in: Bekijk aan het einde van de dag of week wat wel en niet werkte. Pas je schema aan voor de volgende keer.
Onthoud dat het goed is om onderweg veranderingen aan te brengen. Het doel van een timemanagementtechniek is om je leven makkelijker te maken, niet moeilijker!
Voordelen van het blokkeren van tijd
Veel mensen hebben moeite met het beheren van hun tijd. Er zijn altijd te veel dingen Nog te doen en te weinig uren in een dag, wat kan leiden tot stress, burn-out, angst, enz.
Tijd blokkeren helpt niet alleen je hersenen te trainen om gezonde grenzen met tijd te creëren en gezonde gewoonten te formuleren, maar het heeft ook verschillende andere voordelen:
- Het maakt je georganiseerder in je aanpak van dagelijkse Taken
- Helpt je meer te doen en geeft je een gevoel van voldoening
- Minimaliseert afleidingen en helpt je beter te concentreren
- Vermindert stress en angst voor alles wat je Nog te doen hebt
- Voorkomt overwerken en burn-out door de tijd die je aan elke specifieke Taak besteedt te limieten
- Zorgt ervoor dat jij en je team op schema blijven Tijd blokkeren implementeren zal je productiever maken en meer controle over je leven geven.
Methoden om tijd te blokkeren
Er zijn meer dan één manier om tijd te blokkeren. De juiste techniek om tijd te blokkeren hangt af van het soort werk dat je Klaar moet krijgen. De meest gebruikte manieren om tijd te blokkeren zijn:
Timeboxing ⏳
Ben je ooit begonnen met iets te doen, maar viel je in een konijnenhol en kwam je er uren later weer uit, terwijl je je afvroeg waar de tijd gebleven was? Als dat zo is, probeer dan timeboxing.
Voor het eerst geïntroduceerd als een tijdmanagementtechniek voor agile softwareontwikkeling is timeboxing nu een populaire tijdblokkeringsmethode onder kenniswerkers. Het voorkomt tijdverspilling door de tijd die aan een bepaalde Taak wordt besteed te limieten.
Elk specifiek blok tijd wordt een 'timebox' genoemd en kan een bereik hebben van enkele uren tot dagen. Het heeft specifieke begin- en eindtijden; aan het einde van de timebox moet je stoppen met waar je mee bezig was, ongeacht de voortgang (of het gebrek daaraan).
Maandelijkse Sprints zijn een Instance van timeboxing, die u moeiteloos kunt doen met ClickUp
Sprints voor softwareontwikkeling zijn een voorbeeld van timeboxing in het werk. Er zijn specifieke doelen en mijlpalen voor elk, samen met gedefinieerde start- en einddata voor specifieke taken. Alles wat u aan het einde van een Sprint niet kunt afronden, moet naar de volgende worden verplaatst. Elon Musk plant zijn hele dag in blokken van 5 minuten. Alles, en dan bedoelen we ook alles, staat in tijdblokken op de kalender.
Themadagen 📅
Met deze productiviteitsmethode voorkom je dat je van context wisselt door gelijksoortige taken samen te plannen. Het verschil zit hem in het soort werk - de techniek werkt wanneer taken kunnen worden verdeeld in drie tot vijf grote groepen, die elk ongeveer een hele werkdag in beslag kunnen nemen.
Blokken met tijd maken voor specifieke activiteiten op verschillende dagen van de week met de themadagenaanpak
Als je bijvoorbeeld een social media-kanaal, blog of vlog hebt, kun je tijd blokkeren door je werkweek in themadagen te verdelen:
- Monday: Onderzoek
- Dinsdag: Content creëren
- Woensdag: Content bewerken en publiceren
- Donderdag: Vergaderingen en outreach
- Vrijdag: Analytics en SEO optimalisatie
Hier is Kristi DaSilva , CEO van DaSilva Life en ClickUp Consultant, deelt hoe zij haar wekelijkse blokken tijd creëert en bijhoudt in ClickUp.
Ik vind het heerlijk om mijn belangrijkste taken visueel in kaart te brengen in de bordweergave om een idee te krijgen van mijn wekelijkse werklast. Hoewel ik de "Alles"-weergave gebruik om elke taak te zien die ik voor de week heb, breng ik graag elke zondag mijn belangrijkste thema's in kaart in mijn wekelijkse tijdsblok om me voor te bereiden op de komende week.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/time-tracking-and-scheduled-tasks-in-board-view-in-clickup-edited.png tijdsregistratie en geplande taken in bordweergave in ClickUp /%img/
Geplande taken bijhouden in ClickUp-bordweergave Jack Dorsey , medeoprichter van Twitter (nu X) en CEO van Square, gebruikt ook themadagen om zijn tijd te beheren en productiviteit te behouden.
Op Monday richt ik me bij beide bedrijven op management en het runnen van het bedrijf... Dinsdag richt ik me op product. Woensdag richt ik me op marketing en communicatie en groei. Donderdag richt ik me op ontwikkelaars en partnerschappen. Vrijdag richt ik me op het bedrijf en de cultuur en het werven. Zaterdag neem ik vrij, ik wandel. Zondag is bezinning, feedback, strategie en klaarmaken voor de week.
Jack Dorsey, CEO, Square
Taken bundelen 📚
Heb je een aantal kleine taken van dezelfde soort die je gedurende de dag of week moet doen? Taken bundelen kan in dit geval nuttig zijn.
Taakbeheer is een productiviteitstechniek waarbij je gelijksoortige taken samenvoegt om de cognitieve belasting te verminderen. Afhankelijk van de hoeveelheid werk, zou je een paar uur per week kunnen blokken voor elke soort taak.
Stem uw taken af op uw piekuren voor productiviteit met Taak-taak-indeling in ClickUp
Als u bijvoorbeeld in de verkoop werkt, kunt u als volgt taken bundelen:
- E-mails schrijven en verzenden
- Vervolgtelefoontjes plegen
- CRM bijwerken
- Facturen opstellen
- Concurrentieonderzoek
- Team vergaderingen Marc Andreessen , medeoprichter en General Partner van Andreessen Horowitz, gelooft ook in het blokkeren van tijd voor productiviteit. Zijn aanpak combineert het bundelen van taken met themadagen, waarbij Monday en Fridays gereserveerd zijn voor gezamenlijk werk.
De typische dag voor mij op dit moment is letterlijk het volgen van de kalender. Ik probeer een zo "geprogrammeerd" mogelijke dag te hebben.
Marc Andreessen, medeoprichter en algemeen partner, Andreessen Horowitz
Meer weten? Hier is wat we eerder schreven over taakatching .
De Pomodoro methode 🍅
Heb je een eenvoudige maar effectieve manier nodig om je werkdag te structureren en zo je productiviteit te verbeteren of uitstelgedrag te stoppen? Probeer de Pomodoro methode.
De functie Kladblok van ClickUp is eenvoudig en intuïtief voor het maken van gedetailleerde aantekeningen of checklists
Welke methode u ook kiest, met ClickUp kunt u taken direct vanuit uw to-dos in alle drie maken, zodat u ze direct kunt weergeven in ClickUp-taak .
Stel uw prioriteiten in
Effectief en meedogenloos prioriteiten stellen is het geheim om dingen Klaar te krijgen, vooral als er weinig tijd is en u een miljoen dingen op uw lijst hebt staan.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-648.png ClickUp-taak: Hoe 5 waarom's gebruiken /$$$img/
Geef prioriteit aan uw taken met verschillende prioriteitsniveaus met ClickUp-taaken
Zodra je van je to-dos taken hebt gemaakt, gebruik je Taakprioriteiten in ClickUp-taak om elke taak als dringend te markeren of ze te markeren als taken met een hoge, gemiddelde of lage prioriteit. Dit zorgt ervoor dat u de belangrijkste to-dos het eerst aanpakt.
💡Pro Tip: Sleep uw taken met de hoogste prioriteit naar het ClickUp-taakvak zodat u ze nooit uit het oog verliest.
Wijs tijd toe aan al uw to-dos
Hoewel de instelling van prioriteiten essentieel is, moet u ook weten hoeveel tijd u nodig hebt om uw to-dos af te werken. ClickUp helpt u ook hierbij.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ClickUp-Time-Estimates-1400x790.jpg
/%img/
De duur van elke Taak in ClickUp-taak schatten om effectief in te schrijven Tijdsinschattingen in ClickUp kunt u een geschatte tijdsinschatting toevoegen aan elke taak en deze opsplitsen over verschillende subtaken. Als u deze optelt, kunt u ook de totale duur van een project schatten. U hoeft alleen maar taken in de weergave Kalender te zetten om uw planning te visualiseren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-322.png ClickUp dagelijks sjabloon voor tijdsblokken https://app.clickup.com/signup?template=t-901002448583&department=personal-use Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Met ClickUp's sjabloon voor dagelijkse tijdsblokkering kunt u uw dagindeling plannen voor maximale productiviteit. Het helpt u:
- Uw belangrijkste Taken prioriteit te geven en ze in te plannen tijdens uw piekuren voor productiviteit
- Op koers te blijven door een duidelijke structuur aan te brengen en afleiding te vermijden
- Burn-out voorkomen door een tijdsinschatting te maken en te begrijpen wat je elke dag kunt bereiken
Het sjabloon bevat ook een Whiteboard waarmee je gemakkelijk je prioriteiten kunt bepalen door elke taak in vier emmers te verdelen: nog te doen, te delegeren, in te plannen en te verwijderen.
Teams kunnen ook het volgende gebruiken ClickUp's uurroostersjabloon om het meeste uit hun dag te halen.
Lees meer: De Eisenhower Methode voor het stellen van prioriteiten bij Taken
Maak tijdsloten voor alle geprioriteerde Taken
Door taken op te sommen en te prioriteren en de geschatte tijd eraan toe te voegen, kun je het werk gestructureerder aanpakken. De volgende stap is het creëren van blokken van uw tijd in uw kalender. Sjablonen voor tijdblokken in ClickUp kunnen u hierbij helpen.
via Google Agenda
Als je de Google Agenda voor werk gebruikt, kun je deze gewoon gebruiken om je blokken in te plannen. Hiermee kun je eenvoudig tijd blokken voor afspraken, taken en gebeurtenissen en deze een kleurcode geven op basis van je voorkeuren.
💡Pro Tip: ClickUp integreren met uw Google Agenda om al uw tijdsloten, geplande taken en vergaderingen op één plaats te hebben.
Synchroniseer uw Google Agenda met ClickUp en blijf op de hoogte van uw planning
Analyseren en optimaliseren
Nu u uw to-do's hebt geprioriteerd en voor elk ervan tijd hebt blokkerend in uw kalender, kunt u verschillende manieren gebruiken om uw planning te optimaliseren Weergaven in ClickUp om uw Taken te visualiseren op de manier die u nodig hebt.
U kunt bijvoorbeeld de voortgang bijhouden op basis van de status van uw taken in Kanban-borden of ze filteren en sorteren om ze te ordenen in een lijstweergave.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image3-9-1400x815.png ClickUp Board Weergave /$$$img/
Krijg in vogelvlucht een weergave van de voortgang met ClickUp Board View
Als u een team beheert, zal de Werklastweergave u helpen de planning van elk lid van het team te visualiseren en ervoor te zorgen dat niemand overwerkt raakt. ClickUp Dashboards zijn een gemakkelijke manier om uw voortgang en resultaten te analyseren. Volg de voltooiingspercentages van taken voor uzelf en uw team, visualiseer tijdsregistraties en de tijd die aan taken is besteed, geef de statussen van taken weer en meer.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-539.png ClickUp Persoonlijk Productiviteit Dashboard /%img/
Bekijk toegewezen en voltooide taken, chats en werklast status in uw ClickUp Dashboard
U kunt AI ook elke vraag stellen en ClickUp Brein doorzoekt de gegevens in elk dashboard van uw werkruimte om onmiddellijk te antwoorden.
Dit is wat een ClickUp klant zegt over hoe zij de productiviteit in hun bedrijf hebben verdubbeld met ClickUp.
ClickUp heeft ons geholpen beter te abonneren, sneller te leveren en onze teams efficiënt te structureren. Sinds ik bij het bedrijf ben gekomen, is de grootte van ons productieteam verdubbeld! Dat was niet mogelijk geweest zonder een solide structuur voor de toewijzing van middelen en projectmanagement.
Nicole Brisova, Manager Groei Operaties, Walk the Room
Te vermijden fouten en beste praktijken bij het blokkeren van tijd
Hier zijn een aantal veelgemaakte fouten bij het blokkeren van tijd en hoe je ze kunt vermijden:
Productiviteit overschatten
Zonder enige benchmarkgegevens is het gemakkelijk om onrealistische verwachtingen te hebben over de tijdlijnen van taken. Dit kan leiden tot stress over het missen van deadlines, onvolledige taken of minder-dan-ideale resultaten.
🌟Oplossing: Vergeet niet om rekening te houden met vertragingen door veel voorkomende onderbrekingen, zoals vergaderingen, telefoongesprekken, e-mails, enzovoort. Voeg ook de tijd voor de instelling en/of overgang toe aan uw tijdsinschattingen. Accepteer dat er vertragingen kunnen optreden en stel prioriteiten in uw werk zodat u de belangrijkste Taken als eerste Klaar krijgt.
Nog te veel proberen te doen
Als u niet oppast, kunt u overplannen. Soms kunt u elke minuut van de dag plannen zonder tijd over te laten voor pauzes. Het is echter essentieel om tijd te hebben voor maaltijden, rust en zelfs creatief denken.
🌟Oplossing: Neem ruimte op in je tijdschema's voor alles van pauzes en maaltijden tot woon-werkverkeer. Wat buffertijd tussen geplande taken kan er ook voor zorgen dat je kalender niet te vol wordt.
💡Pro Tip: Sjablonen voor het beheer van werkschema's van ClickUp kunnen voorkomen dat u te veel plant
/$$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Schedule-Blocking-Template.png
ClickUp's sjabloon voor het blokkeren van planningen is ontworpen om u te helpen eenvoudig een planning te maken.
https://app.clickup.com/signup?template=t-182148352&department=personal-use
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
ClickUp's blokkeringsschema sjabloon
helpt u en uw team om:
- Snel en nauwkeurig planningen te maken
- Afhankelijkheid tussen taken te begrijpen
- Taken blokken organiseren op een intuïtieve manier
De maandelijkse, dagelijkse en wekelijkse weergaven helpen je om je planning voor verschillende duur in te plannen en op schema te blijven. Aangepaste statussen zoals Geannuleerd, Voltooid, In uitvoering en Nog te doen helpen je om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang.
Slechte prioritering
Tijd blokkeren is ineffectief als u uw tijd niet op de juiste manier hebt geprioriteerd. Zonder de juiste prioriteiten loopt u het risico dat u belangrijke Taken overslaat. Bovendien kunt u onvoorziene vertragingen veroorzaken als u de afhankelijkheid van taken niet hebt geïdentificeerd.
oplossing: Gebruik een tool zoals ClickUp om afhankelijkheid te identificeren en taken efficiënt te prioriteren, zodat u de taken met de hoogste prioriteit als eerste uitvoert. Bewaar uw meest productieve uren voor diepgaand werk en essentiële taken, en minder belangrijke activiteiten voor energiearme fasen van de dag.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-10.gif ClickUp Afhankelijkheid Relaties /%img/
Verbind gerelateerde taken met behulp van ClickUp-taak relaties, zodat u weet wat u als eerste moet aanpakken
Niet aanpassen
Om tijdsblokken succesvol te laten zijn, moet u de effectiviteit ervan bijhouden en uw aanpak waar nodig verbeteren om productiever te zijn. Als de prioriteiten verschuiven, moeten timeblocks misschien worden verplaatst of raakt u overweldigd.
🌟Oplossing: Pauzeer regelmatig om uw planningspatronen te beoordelen en pas ze zo nodig aan. Sta open voor het aanpassen van de grootte en het doel van blokken om je aan te passen aan veranderingen in je schema. Hulpmiddelen voor het blokkeren van de tijd die flexibiliteit in de planning toestaan, zijn hiervoor de juiste keuze.
💡Pro Tip: Sleep eenvoudigweg om de duur en de afhankelijkheid van taken aan te passen met de ClickUp kalender
Voeg werk toe en maak een nieuwe planning door taken naar de ClickUp-taak te slepen in de weergave van de kalender
Zo beheert Kristi DaSilva haar agenda op het platform.
Ik heb een map met het label "Dagelijkse Tijd Blok" die 3 Lijsten bevat, "Ochtend", "Middag" en "Avond".
In deze lijsten breng ik mijn dag uur per uur in kaart om mijn productiviteit te maximaliseren. Ik wijs verschillende blokken tijd toe (30, 60 of 90 minuten) met aangepaste velden.
Ik doe dit de avond ervoor om me voor te bereiden op de volgende dag en mijn productiviteit te maximaliseren door een solide abonnement te hebben.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
⭐️ Bonus: Bekijk de video van ClickUp over tijd blokkeren!
Neem de gemakkelijke weg naar productiviteit met ClickUp
Tijd en werkschema's effectief beheren is de sleutel om productief te blijven en niet opgebrand te raken. Probeer tijdblokken te maken met de verschillende technieken die we aanbevelen om te ontdekken wat voor u het beste werkt.
Platformen voor productiviteit en taakbeheer zoals ClickUp ondersteunen u bij de uitvoering van de door u gekozen technieken voor tijdbeheer en bieden u extra hulpmiddelen om uw werk beter te beheren.
Probeer ClickUp eens en kijk hoe het u kan helpen elke week uren te besparen ! Aanmelden voor een gratis ClickUp account.