"Ik heb meer uren in een dag nodig..." of "Hoe kan het nu al 5 uur 's middags zijn?!" als je nog zoveel Taken te doen hebt voor het einde van de dag. 😅
Klinkt dit bekend?
Of je nu aan een project werkt en afgeleid wordt door sociale media, of persoonlijke projecten hebt die je aandacht nodig hebben buiten werktijd maar e-mails je tegenhouden - het is tegenwoordig heel gemakkelijk om van het pad af te raken!
Met alle afleidingen op kantoor (en thuis), de eindeloze hoeveelheid dringende taken, threads met e-mails, enzovoort, is het een veelvoorkomend probleem geworden om werk op tijd af te krijgen.
Hoewel je niet altijd kunt voorspellen welke afleidingen op je pad komen, kun je je wel voorbereiden door speciale (niet-onderhandelbare) tijd in te stellen om je te concentreren op je belangrijkste en meest tijdrovende Taken.
Dat heet tijd blokken! ⏲ 👀
Deze blogpost toont u de voordelen van tijd blokkeren en leert u hoe u tijd kunt blokkeren in ClickUp om uw tijd optimaal te benutten, controle te krijgen over uw dagen en te winnen in het leven. 🙌
daar gaan we!
Wat is tijd blokkeren?
Tijd blokkeren is een tijdmanagementtechniek die je helpt om je dag op te delen in kleinere "blokken" van tijd. Elk blok tijd is gewijd aan een enkele taak of een groep vergelijkbare taken en in tegenstelling tot een checklist voor taken, geeft het blokkeren van tijd structuur en toegewezen tijd aan wanneer je taken Nog te doen zijn.
Tijd blokken kan nuttig zijn voor degenen die:
🔴 Slechte planningsvaardigheden hebben
🔴 moeite hebben met prioriteiten stellen (wat is dringend vs. niet dringend)
🔴 Geen duidelijke doelen hebben
🔴 Slecht zijn in tijdsinschatting
🔴 Voelen zich ongemotiveerd of ongeïnteresseerd in de Taak die ze moeten uitvoeren
Voordelen van het blokkeren van tijd
Voor veel mensen, tijdmanagement is een groot probleem. Er zijn altijd te veel dingen Nog te doen en te weinig uren in een dag. Dit kan leiden tot stress, burn-out, angst en zelfs depressie.
Maar door tijd effectief te blokkeren, kun je je productiviteit verbeteren en heb je meer controle over je leven! Of je nu overweldigd wordt door de hoeveelheid taken op je lijst, moeite hebt om je op één taak tegelijk te concentreren of misschien gewoon slecht met je tijd om kunt gaan, tijd blokkeren geeft je gegarandeerd de grenzen die je nodig hebt om op het juiste spoor te komen.
Tijd blokkeren helpt je niet alleen om je hersenen te trainen om gezonde grenzen met tijd te creëren en gezonde gewoonten te formuleren, maar het heeft ook verschillende voordelen, waaronder:
🟢 Bevordert een betere geestelijke gezondheid ( vermindert stress en angst )
bevordert een betere organisatie van Taken
🟢 Maakt het mogelijk om werklast van tevoren te bekijken en dienovereenkomstig prioriteiten te stellen om overbelasting en burn-out te voorkomen
🟢 Stelt u/uw team in staat om de juiste tijdlijn te bepalen en op schema te blijven 🟢 Verhoogt focus en productiviteit
🟢 Stelt u in staat om in uw flowstatus te komen en diepgaand werk te verrichten
Laten we eens chatten over wat werkstroom is en hoe het helpt om diepgaand werk te doen. ✨
Diep werk en werkstroom
Heb je ooit meegemaakt dat je de tijd uit het oog verloor omdat je volledig opging in de activiteit of de Taak die je aan het doen was?
Denk eens aan een moment op het werk waarop je je super gefocust en creatief voelde en de dingen gewoon vanzelf stroomden voor je.
Misschien gebeurt dit ook wel als je je favoriete sport of hobby beoefent... Wat het ook voor jou is, dit gevoel en deze gemoedstoestand zorgen ervoor dat je er zo van geniet en dat je op je best presteert.
In de positieve psychologie wordt in een werkstroom maakt diepgaand werk mogelijk en zorgt ervoor dat mensen volledig gefocust zijn en opgaan in welke Taak of activiteit dan ook.
Er is die focus die, als hij eenmaal intens wordt, leidt tot een gevoel van extase, een gevoel van helderheid. Je weet precies wat je van het ene op het andere moment wilt doen; je krijgt onmiddellijke feedback.
Mihaly Csikszentmihalyi & Jeanne Nakamura, Positieve Psychologen
In een tijdperk vol afleiding en toenemende eisen op het werk en thuis, wordt het bereiken van deze creatieve en hyperproductieve werkstroom echter steeds uitdagender.
Om werkstroom aan te boren en in een diep werk mentaliteit, moeten we manieren vinden om onze hersenen te trainen om het lawaai te blokkeren en systemen te creëren die onze aandachtsspanne en focus helpen verbeteren-dit is waar tijd blokkeren kan helpen!
Maar tijd blokkeren helpt je niet alleen om diep werk te doen, het stelt je ook in staat om je hersenen te trainen voor oppervlakkig werk.
Diep werk vs ondiep werk
Activiteiten die diep werk vereisen, zijn activiteiten die je volledige concentratie en aandacht vragen. Diepe werkactiviteiten zijn mentaal veeleisend en worden aanbevolen om Nog te doen in een omgeving zonder afleiding om je in een staat van Klaar te brengen.
Hier zijn een paar voorbeelden van diep werk:
🟡 Creatieve en informatieve content schrijven (zoals dit blog bijvoorbeeld 😉)
🟡 Strategieën ontwikkelen
🟡 Gegevens analyseren
rapporten maken
coderen
Aan de andere kant vereisen oppervlakkige werkactiviteiten niet veel denkkracht om te doen. Deze kleine taken vereisen niet je volledige concentratie omdat ze cognitief niet zo veeleisend zijn.
Hier zijn een paar voorbeelden van oppervlakkig werk:
🟠 E-mails controleren en beantwoorden
je agenda, documenten en Taken organiseren
updates en notificaties controleren
reageren op opmerkingen
administratieve taken
Wat je rol ook is en in welke branche je ook werkzaam bent, het is waarschijnlijk dat je gedurende de dag beide soorten activiteiten met elkaar in evenwicht brengt.
De sleutel is om tijd te blokken. 🔑 ⏳
Tijd blokkeren kan je helpen je denkkracht te maximaliseren, zowel diep als ondiep werk effectief in balans te brengen en een burn-out te voorkomen.
Soorten tijdsblokken
Er zijn een paar manieren om tijd te blokkeren. Als je begrijpt wat je taken zijn en welke methode voor tijd blokkeren past bij de behoeften van die taken, dan is dat de sleutel tot succes.Wat zijn de variaties van tijd blokkeren? Laten we er meteen in duiken! 😊
🟪 Task Batching: gelijksoortige taken bundelen om ze allemaal tegelijk te doen, in plaats van ze sporadisch over de dag te doen
🟨 Day Theming: groeperen van gelijksoortige Taken voor één dag en aan elk ervan toegewijd werken
🟥 Time Boxing: de tijd die aan de Taken wordt besteed beperken
Deze drie soorten technieken om tijd te blokkeren kunnen helpen om je dagen effectiever op te delen en je aandacht gericht te houden op diepgaand werk.
Bonus: Leer meer over de Pomodoro Techniek ! ⏰
Hoe ClickUp gebruiken om tijd effectief te blokkeren
U kunt uw planning plannen en samenstellen met een dagelijkse planner, maar de beste en meest efficiënte manier om uw kalender in te stellen is is door gebruik te maken van een online app voor het blokkeren van tijd waar u gemakkelijk uw blokken kunt toevoegen, bewerken en weergeven, zoals ClickUp. ClickUp is een hulpmiddel voor taakbeheer dat verschillende aanpasbare functies biedt die u kunnen helpen een goede planning te maken beheer je tijd en verhoog je productiviteit.
Meld je aan voor een gratis account en ontdek de volgende sleutel functies voor het blokkeren van tijd:
- Meerdere weergaveopties
- kies uw favoriete manier om uw taken weer te geven (Taakbord, Lijst, Kalender en meer)
- ELKE WEERGAVE
- weergave van al uw Taken in uw volledige Werkruimte
- WERKLASTWEERGAVE
- uw werkcapaciteit plannen, controleren en beheren
- AANGEPASTE STATUSSEN
- weergeven in welke fase elke Taak zich bevindt
- PRIORITEITSVLAGGEN
- vlaggen toekennen om prioriteit te geven aan urgente Taken
- TAAK CHECKLISTS toevoegen van lijsten met taken binnen een Taak
- Tijdsinschattingen
- Voeg tijdsinschattingen toe aan taken om werklast te beheren (hint: gebruik deze functie voor tijdsinschatting!)
- Native stopwatch
- Houd eenvoudig de tijd bij die u aan Taken besteedt en concentreer u op uw werk
- **NATIVE TIJDREGISTRATIE : creëer duidelijke tijdschema's door te bepalen wanneer te beginnen en wanneer taken te voltooien
- **START- EN VERVALDATUMS enRelaties**koppel gekoppelde taken aan elkaar en geef weer welke taken worden geblokkeerd of op anderen wachten (hint: deze functies zijn geweldig voor het bundelen van taken en dagthema's!)
- Taken tags
- aangepaste tags toevoegen om uw taken te categoriseren en organiseren (nog een hint: deze is ook handig voor task batching en day theming!)
- Gebruiksjablonen om tijd te blokkeren!
- En meer; zie devolledige lijst van functies hier!
Werklastweergave voor werklast en resources bekijken
Volgende stap: Tijdblokken plannen in ClickUp
Nu u enkele van de sleutels ClickUp functies voor tijdblokken hebt gezien, laten we u zien hoe u ze kunt gebruiken! Maak eerst uw taken aan in ClickUp en voeg het volgende toe aan elke taak:
- Taakbeschrijvingen toevoegen
- Toegewezen personen en volgers toevoegen
- Vlaggen voor prioriteit toevoegen
- Tijdsinschattingen toevoegen
- Start- en deadlines toevoegen
- Taken tags toevoegen
- Relaties en afhankelijkheden toevoegen (indien van toepassing)
- Een checklist voor taken toevoegen (indien van toepassing)
Zodra u uw taken hebt gemaakt en alle belangrijke details hebt toegevoegd, kiest u uw favoriete weergave en klikt u erop voor een weergave van uw planning in vogelvlucht!
Om u een idee te geven van hoe u in ClickUp kunt blokken, ziet u hier de CEO van DaSilva Life en ClickUp Consultant, Kristi DaSilva om te laten zien hoe zij haar schema beheert in het platform.
Dagelijkse tijdsblokken in de lijstweergave
Ik heb een map met het label "Dagelijkse tijdsblokken" die 3 lijsten bevat, "Ochtend", "Middag" en "Avond"._
In deze lijsten breng ik mijn dag uur per uur in kaart om mijn productiviteit te maximaliseren. Ik wijs verschillende blokken tijd toe (30, 60 of 90 minuten) met behulp van aangepaste velden
Ik ga dit de avond ervoor doen om me voor te bereiden op de volgende dag en mijn productiviteit te maximaliseren door een solide abonnement te hebben.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/CleanShot-2022-01-04-at-17.52.56@2x.png Kristi DaSilva ClickUp Blog /$$img/
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
De dagelijkse bloktijden van Kristi DaSilva in de lijstweergave van ClickUp
Wekelijkse bloktijden in bordweergave
Ik breng graag mijn belangrijkste taken visueel in kaart in de bordweergave om een idee te krijgen van mijn wekelijkse werklast
Hoewel ik de "Alles"-weergave gebruik om elke taak te zien die ik voor de week heb, breng ik graag elke zondag mijn belangrijkste thema's in kaart in mijn wekelijkse tijdsblok om me voor te bereiden op de komende week
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/CleanShot-2022-01-04-at-17.52.56@2x.png Kristi DaSilva ClickUp Blog /$$img/
Kristi DaSilva, CEO bij DaSilva Life
De dagelijkse bloktijden van Kristi DaSilva in de weergave Board van ClickUp
Google Agenda gebruiken om tijd te blokkeren
Om het meeste uit uw dag te halen, moet u tijd opzij zetten voor elke Taak die Voltooid moet worden. Tijd blokkeren met een functionele kalender is een techniek die u zal helpen precies dat te doen.
Je kunt je blokken bijvoorbeeld plannen met Google Agenda. Blokkeer eenvoudig tijd voor gebeurtenissen, taken en afspraken en kleur ze in volgens uw voorkeuren, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/CleanShot-2021-11-01-at-19.00.23@2x-1400x742.png Uw bloktijdschema maken en weergeven in Google Agenda /%img/
Uw bloktijdschema maken en weergeven in Google Agenda
De drie soorten blokkeren van tijd gebruiken (time boxing, day theming, task batching) in Google Agenda
dagindeling
tijd boxen
taken bundelen
Het beste eraan is dat je met Google Agenda je blokken kunt visualiseren in een kalenderweergave om je te helpen op schema te blijven. Om ervoor te zorgen dat je op schema blijft, waarschuwt het programma je ook wanneer de volgende gebeurtenis op het punt staat te beginnen, zodat je van taak kunt veranderen.
ClickUp en Google Agenda integreren om tweewegsynchronisatie te activeren
Blokkeer de ruis en neem controle over uw tijd
De meesten van ons krijgen niet genoeg slaap en we hebben het altijd druk... en als u productiever wilt zijn en u minder gestrest wilt voelen, is het misschien tijd voor verandering.
Tijd blokkeren kan een effectieve manier zijn om je dagen te organiseren, taken prioriteren en uw tijd efficiënter beheren.
Zo zorg je ervoor dat je de (mentale) energie hebt om de hele dag productief te blijven en gun je jezelf ook wat vrije tijd tussen periodes van werk door.
Effectief tijdmanagement technieken als deze zijn ook geweldig voor de geestelijke gezondheid! Je kunt een burn-out verminderen door gezonde gewoonten te creëren met grenzen rond wanneer je elke dag diep of oppervlakkig werk doet.
Met behulp van een tool voor taakbeheer zoals ClickUp heb je alle hulpmiddelen die je nodig hebt om je dagen te beheren - één blok per keer!
Probeer het eens. Probeer het voor gratis vandaag nog en begin je tijd beter te beheren!
⭐️ Bonus: Bekijk ClickUp's video over tijd hier !