Op een dag kom je op je werk en..
Je Agile team heeft per ongeluk aan een functie gewerkt die niet voor de volgende release gepland staat.
Het boekhoudteam herinnert je eraan dat je project de bank kapot maakt.
Je team klaagt dat een lid een week ziek is geweest.
Het project is voor 25% klaar... en de deadline is over drie dagen!
_Het liet je hart snel kloppen, nietwaar?
Dat zijn maar een paar projectmanagementuitdagingen waar een manager elke dag mee te maken krijgt!
Daarom behandelen we in dit artikel zeven veelvoorkomende uitdagingen in projectmanagement. Maar maak je geen zorgen, we geven je ook oplossingen en stellen voor software voor projectbeheer zodat je nooit meer met deze problemen te maken krijgt!
(Klik op de links hieronder om naar een specifieke sectie te gaan)
_Laten we problemen oplossen!
7 belangrijkste projectmanagementuitdagingen
Problemen kunnen opduiken in elke fase van het levenscyclus van een project .
En er zijn vijf stadia.
Dat betekent dat de kans op een uitdaging 5x zo groot is!
maar maak je geen zorgen!
Laten we eens kijken naar veelvoorkomende uitdagingen en oplossingen voor projectmanagement:
Uitdaging #1: Geen duidelijke projectdoelen
heb je je ooit afgevraagd waarom je überhaupt aan het project werkt?
De kans is groot dat alle andere projectteamleden er net zo over denken!
Als je team geen duidelijke projectdoelen voelt het alsof je verdwaald bent op zee.
Je weet niet in welke richting je moet peddelen en je weet ook niet hoe dicht je bij land (projectsucces) bent. Daarom is het documenteren van je doelen een van de belangrijkste doelen van een project onderdelen van een ondernemingsplan .
Voor je het weet heb je geen tijd, geen middelen en geen hoop meer, en dat terwijl de gefrustreerde tijger (de klant) je opjaagt om te leveren!
jakkes.
Alsof dat nog niet eng genoeg is, nodig je ook nog eens vele andere projectmanagementuitdagingen uit om te komen eten:
- Slechte communicatie: Niemand weet wat hij moet doen
- Scope creep: Werken aan andere taken die geen verband houden met de doelen
- Budgetproblemen : Extra werk leidt tot extra uitgaven
Wil je voorkomen dat een scope creep je projectteam afschrikt? Hier is een gedetailleerde gids over hoe je projectscope creeps kunt bezweren.
Hoe zinvolle projectdoelen te stellen
De slimste manier om doelen te stellen is.. sMART doelen stellen .
Een SMART doel kan worden gedefinieerd als:
- S specifiek: Geeft antwoord op de 'wie', 'wat', 'waar', 'wanneer' en 'waarom'
- **Meetbaar: Heeft criteria voor het meten van projectvoortgang
- **Haalbaar: Kan bereikt worden door je projectteam
- **Relevant: Sluit aan bij de missies van het bedrijf
- **Tijdig: Heeft een deadline
Deze doelen zijn glashelder en halen je team uit een existentiële crisis.
Hier is een voorbeeld:
Creëer versie 1.0 van een kickass taakbeheersoftware tegen december om nieuwe klanten te werven
Tijdens de projectplanningsfase kun je dit doel creëren met behulp van de Doelen functie. Zo kun je zien waar je aan moet werken.
Maar doelen stellen is niet genoeg voor een succesvol project.
U moet ook uitzoeken hoe u dat doel bereikt.
Je moet doelstellingen hier.
Het zijn meetbare en specifieke verklaringen die een bepaald doel hebben.
Je kunt Doelen met eenheden zoals getallen, valuta, taken of waar/onwaar.
Hier zijn een paar doelstellingen of targets die relevant zijn voor het bovenstaande doel:
Wanneer uw team werkt aan het behalen van deze doelen, berekent ClickUp automatisch het voortgangspercentage van het doel in real-time.
Dus wanneer uw team ziet dat ze dichter bij het doel zijn, zullen ze zich haasten om meer doelstellingen te halen.
volle kracht vooruit!
Een andere manier om de voortgang van een project te meten is door middel van Aanpasbare dashboards .
Net zoals het bedieningspaneel van een schip meters en meters heeft, heeft een Dashboard Widgets.
Met deze Widgets kun je:
- Zien hoe je Agile team presteert (Widgets voor sprints)
- Bekijk de status van elke taak (Status Widgets)
- Chat met je team en weet hoe ze vooruitgaan (Aangepaste Widgets)
Uitdaging #2: Problemen met budgetteren
Laten we zeggen dat je een commissaris voor afvalverwerking bent zoals Homer hier.
Naar elke belanghebbende tevreden te houden implementeer je een aantal fantastische ideeën zoals 24-uurs ophaling, noodopruimdiensten en mooie nieuwe vrachtwagens. 🚚 Deze ideeën zijn echter niet goedkoop en een maand later..
Niet alleen Homer, rond 50% van de managers worstelt met het op peil houden van projectkosten.
maar waarom?
Misschien hebben ze tijdens de planningsfase van het project niet ingeschat hoeveel hun ideeën zouden kosten. Of ze hebben niet gecontroleerd of ze het budget hebben overschreden tot het te laat was.
En als projecten voortdurend over het budget gaan, is je organisatie net de Titanic.
Het zal moeilijk zijn om het drijvende te houden.
En je projectteam zal evacueren als je ze niet genoeg betaalt! 🦺
Hoe projecten binnen budget blijven
Om je uitgaven onder controle te houden, moet je goed plannen en realistische veronderstellingen maken.
Een projectmanagementtool zoals ClickUp kan zeker voorkomen dat u te veel $$$ uitgeeft.
Zo doe je het:
Splits het projectbudget op met behulp van Aangepaste velden om een vast budget toe te wijzen aan elke taak, resource, enz.
Maak vervolgens een andere kolom die laat zien hoeveel u aan de taak hebt besteed. Gebruik kolom berekeningen om de totale kosten te berekenen tijdens de uitvoeringsfase van het project .
Je kunt zelfs snelle of complexe berekeningen maken met formulevelden . Gebruik het om de factureerbare uren van een freelancer te berekenen, de kosten van marketingcampagnes en meer.
En als je op zoek bent naar een gemakkelijke uitweg, kun je altijd super-snel Boekhoudsjablonen naar uw werkruimte.
Uitdaging #3: Ineffectieve communicatie
je zou niet parachutespringen als je parachute een 50-50 kans had om te mislukken, toch?
Op dezelfde manier zou u geen projecten willen beheren zonder effectieve communicatie.
Volgens Project Management Instituut (PMI), 56% van de projecten falen omdat de teamleden en de projectleider zaten niet op dezelfde golflengte.
Dit kan tot verwarring leiden omdat teamleden tegenstrijdige meningen hebben over hoe ze denken dat ze een taak moeten uitvoeren.
Bovendien, als managers niet genoeg informatie delen met hun werknemers, zoals tijdens een startvergadering moest het team vaak bij hun bureau aankloppen voor opheldering.
Dit zou een jaar geleden prima zijn, maar in de tijdperk van werken op afstand, kan je team een eeuwigheid moeten wachten op verdere instructies.
Hoe behoud je effectieve communicatie
De eerste stap is het opzetten van een kennisbank voor uw organisatie.
Deze bevat informatie over bepaalde processen, tools en richtlijnen die je team moet volgen.
Gebruik Documenten om een gedetailleerde Wiki te maken die de geheimen van het hele universum (of in ieder geval jouw organisatie) ontsluit!
Net als met Google Docs kun je samenwerken met je externe team en belangrijke procesdocumenten maken.
Met Docs kun je:
- Documenten aan taken toevoegen voor eenvoudige toegang
- **Uw documenten opmaken met rijke tekstbewerking
- Lijsten, tabellen, afbeeldingen, video's en meer toevoegen
Documenten zijn echter niet genoeg.
Elke taak heeft een speciale commentaar sectie, die je kunt gebruiken om taken te bespreken en duidelijke feedback te geven.
U kunt zelfs het volgende toevoegen commentaar met een draad om al uw communicatie in kleine secties te organiseren.
En als dat niet genoeg is, kunt u altijd nog een snelle Zoom oproep van een taak via de Zoom-integratie. We hopen alleen Zoom filters veroorzaken geen problemen 😼 .
Op zoek naar manieren om teamcommunicatie te stroomlijnen? Maak de miauwst van_ deze 13 eenvoudige tips.
Uitdaging #4: Slecht middelenbeheer
Voordat we het over deze veelvoorkomende uitdaging hebben, moeten we definiëren wat een 'resource' eigenlijk is.
Een resource is iets dat je kan helpen bij het beheren van projecten.
Het kan verwijzen naar je teamleden, financiën, vaardigheden of zelfs een huisdier dat aan je zijde staat terwijl je je concentreert op werk op afstand.
Resourcemanagement omvat het plannen, roosteren en verdelen over de hele levenscyclus van het project.
Als je echter niet resources toewijst nou, dan kun je tegen twee problemen aanlopen:
Je verspilt een hoop middelen (bijvoorbeeld de productiviteit van je team) en legt onnodige druk op andere teams om het werk over te nemen.
Of je komt snel middelen tekort.
Je kunt je projectteam bijvoorbeeld overbelasten door ze te vragen in het weekend te werken om deadlines te halen.
Hoe middelen effectief toewijzen
Er zijn twee manieren om om te gaan met middelenbeheer: de makkelijke en de moeilijke manier.
De moeilijke manier vereist een Excel-spreadsheet om bij te houden wie aan welke taak werkt. Je zult uren moeten besteden aan het handmatig maken en bijwerken van het blad.
De laatste keer dat we het controleerden, werklastbeheer gaat over het verminderen van je werk, niet over het toevoegen ervan!
Gelukkig is er een gemakkelijke manier om projectbeheersoftware te gebruiken.
Met ClickUp kunt u taken toewijzen en subtaken naar meerdere teamleden of hele Teams .
De toegewezenen krijgen direct een melding wanneer ze een taak krijgen, zodat ze er meteen mee aan de slag kunnen.
maar hoe weet u of de toegewezene de taak aankan?
De Werklast bekijken laat je de wekelijkse capaciteit van elk teamlid definiëren op basis van het aantal uren, taken of story points dat ze gedaan kunnen krijgen.
Je kunt dan zien wie overbelast is en taken toewijzen aan degenen die tijd over hebben.
Op deze manier hoef je deze gevreesde woorden nooit meer te zeggen:
Hier is onze_ spoedcursus middelenbeheer
Uitdaging #5: Werkstroombeheer
Als je hele team en de projectmanager het zo druk hebben met taken, hebben ze geen tijd om zich zorgen te maken over de workflow en de communicatie.
je moet doen wat je moet doen, toch?
niet echt
Dat is precies wat de meeste uitdagingen van projectmanagement veroorzaakt.
Als iedereen zelfstandig werkt, weet niemand wat de andere teamleden aan het doen zijn en heeft niemand enig idee hoe het project vordert.
Bovendien kunnen je processen tot stilstand komen en niemand weet waarom.
Al deze verwarring leidt tot verbijsterende vergaderingen.
Hoe workflowbeheer te implementeren
Een van de belangrijkste projectmanagementactiviteiten is het in kaart brengen van de workflow. Meestal kan dit worden gedaan terwijl je de projectplan maakt. Het markeert de volledige projectvolgorde die moet worden gevolgd.
Een interactief Gantt-diagram (zoals die in onze Gantt-weergave ) kunt u deze tijdlijn in een handomdraai maken. Voeg gewoon een takenlijst toe aan de weergave en je kunt ze slepen en neerzetten om taken plannen .
U kunt ook een lijn trekken tussen taken om te markeren afhankelijkheden (taken die niet kunnen worden uitgevoerd totdat een vorige taak is voltooid).
oef. Dat was het, toch?
Nee. Je moet ook het proces stroomlijnen tijdens de uitvoeringsfase van het project.
Dit kan worden gedaan met Kanban-weergave !
Hier kan het hele team de status van elke taak zien en kunnen ze taken over het bord verplaatsen terwijl ze eraan werken.
Om te voorkomen dat het team te veel werk in één keer doet, kun je een Limiet voor werk in uitvoering ,
Er is nog een andere manier om de workflow te versnellen en daar zijn robots bij betrokken. 🤖
Je kunt bepaalde delen van uw workflow automatiseren met ClickUp.
Dit is wat Automatiseringen kan doen:
- Een sjabloon toevoegen wanneer een taak wordt gemaakt
- Instellentaak Prioriteit als 'Hoog' wanneer de deadline nadert
- Stuur een e-mail wanneer een deadline nadert
- Of maak je eigen automatisering op basis van je specifieke behoeften
Hoe om te gaan met onrealistische deadlines
Begin met je stakeholder of klant te vragen waarom ze een project op een bepaald tijdstip nodig hebben.
Misschien kom je er wel achter dat ze zichzelf een deadline hebben opgelegd zonder rationele reden, zodat jullie samen een meer haalbare datum kunnen bedenken.
En als je projecten plant, moet je uitzoeken hoe snel je team kan werken zonder een burn-out te krijgen.
hoe?
De leden van je projectteam kunnen bijhouden hoe lang het duurt om een taak te voltooien met het programma Globale timer .
Op basis van de bijgehouden tijd kun je zelfs het volgende instellen Schattingen voor elke taak. Zo weet je team dat je van hen verwacht dat ze de taak (en het hele project) binnen een redelijke tijd afronden.
gebruiken Agile projectbeheer technieken?
Kijk hoeveel taken je team kan versnellen door een
sprint
met de snelheid
Sprint Widget.
Wilt u weten of snelheidsgrafieken u kunnen helpen om betere projectdeadlines te plannen? Bekijk onze gids voor snelle snelheidstabellen. Als je de perfecte deadline voor een project hebt gevonden, bekijk dan de Kalenderweergave om er zeker van te zijn dat het niet samenvalt met andere belangrijke gebeurtenissen.
Uitdaging #7: Gebrek aan verantwoordelijkheid
Stel dat er iets vreselijk misgaat tijdens de levenscyclus van het project en dat het project vier weken vertraging oploopt.
En dan begint de schuldvraag.
Al snel hoor je je teamleden misschien wel een beroemd Shaggy-nummer citeren:
In plaats van zich te concentreren op de uitvoering van het project, kan je team proberen alle gevolgen te vermijden en het falen van het project op andere leden afschuiven.
Maar dat betekent niet dat je team lui of kwaadaardig is.
Het kan zijn dat de projectleider niet duidelijk heeft gecommuniceerd wie verantwoordelijk is voor bepaalde fasen van een complex project.
Hoe teamverantwoordelijkheid opbouwen
Wijs voordat u het project start taken toe aan elk teamlid. Je moet er ook voor zorgen dat ze weten wat er van hen verwacht wordt.
hoe?
Aanmaken controlelijsten voor elke taak en wijs elk item van de lijst toe aan een teamlid. Dit helpt om te bepalen wie verantwoordelijk is voor een bepaald deel van het project.
Op zoek naar begeleiding? Kijk dan eens op:
De perfecte 9-Project Management Checklist
Als je er bovendien zeker van wilt zijn dat een bepaald projectteamlid actief werkt aan je feedback (en deze niet actief negeert 😏 ), kun je hem of haar verantwoordelijk houden door een commentaar om te zetten in een taak .
Als ze klaar zijn, kunnen ze de opmerking oplossen en krijg jij een melding.
maar wat als je wilt dat je team verantwoordelijk is tijdens het hele project?
Je moet regelmatig check-ins doen om hun voortgang en prestaties te zien.
klinkt als te veel werk, toch?
Gelukkig kan projectmanagementsoftware zoals ClickUp u uren saaie statusmeetings besparen.
Voeg wat Tabel Widgets naar je Dashboard en je kunt onmiddellijk zien:
- Wie hoeveel taken heeft voltooid
- Aan hoeveel taken ze hebben gewerkt
- Wie er veel achterstallige taken heeft, en meer
Uitdaging geaccepteerd 😎
Projecten beheren is net als videospelletjes spelen.
Het wordt in elke fase moeilijker.
Maar als je een power-up zoals ClickUp oppakt, kun je het projectmanagementproces sneller doorlopen.
Van Mindmaps naar Flexibele projectaanzichten tot Dashboards, je hebt alles om de kans op projectsucces te vergroten.
dus krijg ClickUp gratis en knal door projectmanagementuitdagingen _vandaag!
