In het tijdperk van multitasking zijn alle productiviteitstips die de efficiëntie op het werk verhogen zijn cruciaal. Om vele redenen!
Wisselt u gedurende de dag van platform om verschillende taken uit te voeren? Dit heet wisselen tussen contexten.
Bedrijven moeten schaalbaar zijn en de mentale gezondheid van werknemers is van het grootste belang. Het kan niet zo zijn dat je aan het einde van de werkdag productief en mentaal uitgeput bent en toch geen enkele prioritaire taak hebt afgerond. En dat is nu precies een van de gevolgen van op hol geslagen context-switching.
Contextverandering is een kostbaar probleem voor organisaties. Het is inherent aan de moderne werkplek en doodt de productiviteit. Maar je kunt de negatieve impact op het welzijn en de kwaliteit van de werkresultaten verminderen.
Blijf bij ons om te leren wat taakwisseling inhoudt, wat het kost en wat u eraan kunt doen.
Wat is wisselen van context?
Contextverandering is het achtereenvolgens wisselen van aandacht tussen meerdere ongerelateerde verschillende taken gedurende de werkdag.
Bijvoorbeeld, terwijl je een slide deck voorbereidt voor een presentatie, controleer je ook e-mails. Vervolgens schakel je over naar het analyseren van een wekelijks verkooprapport voordat je dat onderbreekt om chatberichten te beantwoorden. En zo kunnen we nog wel even doorgaan!
MIT wetenschappers zeggen
het wisselen van taak is een bouwsteen van ons dagelijks leven. Het menselijk vermogen om van taak te veranderen is enorm en onze hersenen zijn ingesteld op cognitieve flexibiliteit.
Dit betekent dat we kunnen schakelen tussen contexten waarop verschillende regels en actieplannen van toepassing zijn. En dat komt omdat we van nature informatie over de ene context in gedachten houden terwijl we ons in een andere context bevinden.
Helaas hangt er een prijskaartje aan cognitieve flexibiliteit - de "omschakelingskosten" Bovendien is het wisselen van context een onvermijdelijk onderdeel van het werk in een bedrijf.
Wat zijn de kosten van het wisselen van context?
De werkelijke kosten van het wisselen van context kunnen variëren, afhankelijk van factoren zoals het specifieke besturingssysteem, de hardware-architectuur en het aantal processen dat wordt omgeschakeld. Verschillende onderzoeken en experimenten hebben schattingen gegeven voor de kosten van het wisselen van context, variërend van enkele seconden tot tientallen microseconden.
- Volgens een literatuuroverzicht vanStephen Monsellschaadt veelvuldig wisselen tussen taken de prestaties en vergroot het aantal fouten onmiddellijk na elke wisseling.
- De Amerika an P sychologische vereniging (APA) vatte meerdere onderzoeksresultaten over de kosten van het wisselen van context samen. Ze legden uit dat het menselijk brein (werkgeheugen) niet ontworpen is voor intensieve taakwisseling. En dat is de reden waarom de productiviteit afneemt wanneer het wisselen tussen taken toeneemt, vooral in complexiteit.
- David Meyer verduidelijkt dat werknemers die voortdurend van taak wisselen hun focus telkens slechts enkele tientallen minuten verliezen. Maar als gevolg daarvan zijn ze 20-40% minder efficiënt.
- Onderzoek toont aan vanQatalog en Cornell University's Ellis Idea Lab dat werknemers:
- Elke dag 36 minuten besteden aan het wisselen van tools en apps
- Gemiddeld negen en een halve minuut nodig hebben om zich te heroriënteren
- Zich 43% vermoeider voelen
- 45% minder productief zijn
Natuurlijk, aan de oppervlakte levert het misschien niet veel op als je wisselt tussen eenvoudige taken. Maar dat de hele dag door doen is een heel ander niveau. En om meer focustijd en diepgaand werk, zijn teams altijd op zoek naar manieren om het wisselen van context tegen te gaan, zodat een enkele taak niet aanvoelt als een nieuwe last.
Het is interessant dat softwareontwikkelaars zich niet onproductief voelen wanneer ze van context wisselen. Een onderzoek door André N. Meyer beweerde dat deze professionals gemiddeld 13 keer per uur van taak wisselen. Ontwikkelaars ervaren zichzelf echter als minder productief in slechts een paar specifieke omstandigheden. Een half uur discussiëren over een ongerelateerd onderwerp met een teamgenoot is bijvoorbeeld een van die omstandigheden.
Aan de andere kant voelen ontwikkelaars zich niet minder productief als ze een expresbericht schrijven terwijl ze wachten op de voltooiing van een build. In dit specifieke scenario zijn ze minder gefocust op de taak die ze moeten uitvoeren als ze aan een nieuwe beginnen.
Tot slot, Sophie Leroy legde uit dat werknemers moeten stoppen met denken aan de ene taak om goed te kunnen presteren nadat ze zijn overgeschakeld op een andere taak. De onderzoeker concludeerde ook dat dit scenario onwaarschijnlijk is als de eerste taak niet is afgerond en er geen tijdsdruk is om deze of de volgende taak af te maken.
Contextomschakeling vs multitasking
Contextswitching en multitasking zijn twee verschillende benaderingen voor het beheren van meerdere taken. Contextschakelen houdt in dat je snel schakelt tussen taken, waarbij je vaak de werkstroom onderbreekt en mentale inspanning nodig hebt om je opnieuw te concentreren. Het kan leiden tot verminderde productiviteit en meer fouten.
Bij multitasking daarentegen worden meerdere taken tegelijkertijd uitgevoerd. Dit kan gedaan worden door taken te prioriteren en voor elke taak tijd uittrekken. Hoewel multitasken parallelle vooruitgang mogelijk maakt, kan het ook leiden tot verdeelde aandacht en verminderde efficiëntie. De keuze tussen context switching en multitasking hangt af van de aard van de taken en individuele voorkeuren voor productiviteit en focus.
Typen Contextomschakeling en hoe ze te bestrijden
Nu je weet wat context switching is, laten we eens kijken hoe het er in het echt uitziet.
Veelvuldige onderbrekingen
Er is een groot verschil tussen het wisselen van context op initiatief van jezelf of van iemand anders. In het laatste geval heb je geen controle over de workflow, laat staan dat je een goede structuur hebt procesbeheer aanpak. Een nieuwe taak kan een serieuze uitdaging zijn als iemand aan meerdere projecten werkt. Het kan een workflow ernstig verstoren.
Bouw uw ondersteuningsproces in ClickUp's Mind Maps-tool om de volledige workflow te visualiseren
Neem het voorbeeld van IT-ondersteuning. Wat gebeurt er als u definieert dat elke manager een supportticket moet openen voor het IT-team om de app toegang te verlenen aan nieuwe medewerkers? Dat klopt! Minder managers zullen het IT-team storen met zo'n verzoek.
Contextschakeloplossing: Regels en procedures maken
Definieer vervolgens een regel met het tijdschema van het IT-team voor tickets voor app-toegang. En bepaal in die regel bijvoorbeeld dat managers die verzoeken 30 dagen voor de toelatingsdatum van de werknemer moeten aanmaken. Maak ten slotte een to do-lijst met de stappen om toegang te verlenen tot verschillende apps. En specificeer variaties van die procedure voor verschillende rollen.
Bekijk ClickUp's_
om eindeloze onderbrekingen af te schaffen en je team te beschermen tegen contextwisselingen!
Onnodige verplichtingen
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: proberen te navigeren door een agenda vol videogesprekken die niet hadden hoeven plaatsvinden. Ons werkgeheugen kan maar weinig aan en een onnodige contextverandering kan ons doen ontsporen.
Denk hier eerst goed over na - is de vergadering optioneel voor jouw rol? Zo ja, sla het dan over. Zo niet, heb je tijdens die vergadering behoefte aan persoonlijke input van iemand? En zo ja, kun je dan doorgaan met je werk als je die input op dat moment niet krijgt?
Als het antwoord "nee" is, moet je dan de reacties van mensen op jouw input live zien? Moet je hun bezwaren overwinnen? Of verwacht je dat er veel discussie zal zijn?
Houd eenvoudig toezicht op de wekelijkse capaciteiten van teamleden met de Employee
Sjabloon door ClickUp
Contextschakeloplossing: Afspraaktijden definiëren
Nou, dan is ons advies om afspraaktijden te definiëren. Maar je moet selectief zijn voordat je het volgende vergaderverzoek accepteert. En als je absoluut meerdere vergaderingen moet bijwonen, let dan op hun prioriteit en plan elke vergadering op de juiste dag en het juiste uur.
Plan de vergaderingen die de prijs van het wisselen van context onnodig opdrijven op korte termijn opnieuw of wijs ze af. Reserveer daarnaast tijd voor de taken die je alleen of regelmatig moet doen en weiger vergaderingen die voor die tijd gepland zijn. Deze planning
zal je helpen je werk te organiseren in een kalenderweergave.
Plan sociale berichten, blogs en aankondigingen naast uw andere taken en vergaderingen met de kalenderweergave in ClickUp
Gevarieerde technologieën
Als u voortdurend uw e-mail, chatberichten en pushmeldingen op mobiele apparaten controleert, wisselt u te veel van context. Een rapport van Adobe onthulde dat werknemers bijna 14 keer per dag worden onderbroken door e-mail, samenwerkingstools, instant messaging tools en meldingen van sociale media.
Contextschakeloplossing: Tijd besteden aan specifieke tools
Het is misschien niet mogelijk om de constante stroom e-mails, berichten en notificaties uit te bannen. Maar je kunt wel bepalen hoe ze je werk beïnvloeden.
Kies wanneer een taak moet beginnen zodat je niet wordt afgeleid door ongeorganiseerde openstaande taken
Reserveer tijden om binnenkomende verzoeken te controleren en te beantwoorden en vermijd om dat buiten die tijden te doen. Wijs verschillende slots toe aan specifieke tools, apps of mobiele apparaten zoals je smartphone. En configureer die slots om de kosten voor het wisselen van context te beperken zonder de tijdige communicatie in gevaar te brengen.
Unbatched taken
Als u vaak verwante taken afwisselt met andere taken, moet u beginnen met
hen. Dit is een fantastische manier om onnodig wisselen tussen contexten te voorkomen.
Contextomschakelingsoplossing: Batch-gerelateerde taken
Batchen van taken bestaat uit het groeperen van gerelateerde taken om de kosten van het wisselen van context te minimaliseren. Contextwisselen gaat immers over het afwisselen tussen ongerelateerde taken en het hebben van de
hulpmiddelen voor projectbeheer
om je te helpen.
Relaties weergeven tussen een enkele taak en Milestone-taken in de Gantt-weergave in ClickUp
Het analyseren van klantbeoordelingen en klantenservicerapporten zijn bijvoorbeeld productontwikkelingstaken. En als u uw productroadmap aan het brainstormen bent, is het zinvol om deze belangrijke taken te bundelen.
Simpel gezegd komt task batching overeen met het uitvoeren van de ene gerelateerde taak na de andere. En wat betreft ondersteuningsoplossingen,
zijn behoorlijk effectief in het helpen van werknemers bij het bepalen en vasthouden van de focus door middel van één taak of veel vergelijkbare taken.
Houd eenvoudig uw tijd en planning bij met het schema blokkensjabloon van ClickUp
is een andere effectieve strategie die werkt door tijd te blokkeren in je agenda om gelijksoortige taken te bundelen voor een productievere tijd op het werk.
ClickUp heeft
om u te helpen ontsnappen aan de kosten van het wisselen van context door taken te groeperen!
Back-to-back taken
Heb je het gevoel dat je geen tijd hebt om te ademen tussen verschillende taken? Dan moet je ze de hele dag door bufferen.
Contextschakeloplossing: Neem pauzes
Hoe contra-intuïtief het ook klinkt, korte pauzes nemen tussen verschillende taken (inclusief vergaderingen) verhoogt je focus en productiviteit. En een uitstekende manier om dat niet te vergeten is om je agenda zo in te stellen dat de standaardduur van een gebeurtenis de tijd voor een pauze uitsluit.
10 meer manieren om wisselen van context te vermijden
- Identificeer je contextwisselingen: Herken wanneer je wisselt tussen taken en stel de juiste prioriteiten.
- Stel je prioriteiten: Bepaal de belangrijkste taken en concentreer je daar als eerste op.
- Blokkeer tijd voor uw taken: Wijs tijdblokken toe aan specifieke taken om uw focus te behouden.
- Creëer een omgeving zonder afleiding: Beperk lawaai, rommel en onderbrekingen op je werkplek tot een minimum.
- Proactief uw e-mail beheren: Controleer uw e-mail alleen op specifieke tijden om constante onderbrekingen te voorkomen.
- Gebruik tijdmanagementtechnieken: Probeer methoden zoals de Pomodoro techniek om gefocust te blijven op één taak tegelijk.
- Minimaliseer onderbrekingen door collega's: Stel grenzen en geef aan dat u ononderbroken werktijd nodig hebt.
- Samenvoegen van terugkerende vergaderingen: Plan vergaderingen samen om onderbrekingen van diepgaand werk te minimaliseren.
- Bepaal een schema voor niet-urgente berichten: Bepaal specifieke tijden om te reageren op meldingen en berichten.
- Controleer afleidingen en gebruik op triggers gebaseerde systemen: Identificeer en elimineer afleidingen, neem procesvideo's op en implementeer systemen om het wisselen van context te minimaliseren.
Voorbeeld van wisselen van context
Laat ons u het verhaal vertellen van Pharmacy Mentor en hoe we hen hebben geholpen om het wisselen tussen contexten te verminderen met ClickUp. Apotheek Mentor medewerkers werden overladen met e-mails en volgden inconsistente projectmanagementpraktijken. Bijgevolg was het een strijd om hun klantactiviteiten af te handelen.
Alsof dat nog niet pijnlijk genoeg was, zorgde het pantser van apps dat ze gebruikten voor constante contextwisselingen. Onvermijdelijk waren de kosten van elke contextswitch hoog en werd de productiviteit aangetast.
Door de projectbeheertools van Pharmacy Mentor te consolideren, steeg het samenwerkingsniveau in het hele bedrijf. In plaats van afzonderlijk te vertrouwen op Less Annoying CRM, Trello, Google Docs en een whiteboardtool, kozen ze voor ClickUp. Nu werken ze samen binnen tickets in plaats van eindeloze vergaderingen, e-mails en instant messages - op een actieve manier om het wisselen van context tegen te gaan.
Werk effectiever samen met klanten of interne teams met virtuele whiteboards om innovatie te stimuleren
En zo, ClickUp werd Pharmacy Mentor's ene platform voor samenwerking, communicatie en projectbeheer voor klantenaccounts. Dat stelde hen in staat om klanten efficiënter te beheren en een betere klantervaring te bieden - zonder alle verschillende apps.
Met ClickUp integraties pharmacy Mentor verdubbelde hun productiviteit. Ze verminderden ook dubbel werk dankzij ClickUp automatiseringen en herinneringen.
Kijk op onze blog als je nieuwsgierig bent naar de beste ClickUp integraties !
Meerdere taken beheren en contextwisselingen verminderen met ClickUp
Als u er klaar mee bent om de prijs te betalen voor het wisselen van context, moet u kijken naar toolconsolidatie. En ClickUp heeft een uitgebreide lijst van native integraties voor dat doel. Het beheren van meerdere taken kan een uitdaging zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn.
Verminder het wisselen tussen contexten met de hulp van ClickUp's krachtige projectbeheer en
functies. Wilt u zien hoe ClickUp onnodig wisselen tussen contexten verder kan verminderen en uw team een bootlading tijd kan besparen?
Plan uw
demo op aanvraag
met ClickUp!