Is elke Taak in je pijplijn even urgent?
Maak je een eenvoudige lijst Nog te doen en elke Taak van begin tot eind uitvoeren?
Als dat zo is, is dat een grote rode vlag.
Waarom?
Als je taken niet echt prioriteert, is het slechts een kwestie van tijd tot je een chronisch knelpunt wordt in een project. Als je niet weet hoe je projecten prioriteert op basis van de productiviteit van jou of je teams, kan dit je algehele werk enorm schaden.
Zonder enige hiërarchie in je taken ga je tegen de stroom van je team management vaardigheden wat alleen maar leidt tot ongezonde teamomgevingen. Als je team er niet op kan vertrouwen dat je de meest dringende Taken aanpakt, zullen ze waarschijnlijk vermijden om je om hulp te vragen.
Nog te doen, dat creëert chaos in het project.
Misschien moeten we dat scenario dus helemaal uit de weg gaan en de beste manieren leren om prioriteit te geven aan taken. Dit is je gids om je beter te concentreren op de meest kritieke Taken, vertrouwen te wekken in je team en gemiste deadlines te voorkomen.
8 stappen om prioriteiten te stellen voor Taken op het werk
Weten welke taken nu of later kunnen worden aangepakt, is van invloed op het succes van je project. Inefficiënte prioritering van taken heeft invloed op grote en complexe projecten, van het afhaken van werknemers en ziekteverzuim tot lage prestaties en productiviteit.
En uiteindelijk hangt de winst van uw bedrijf ervan af. Daarom moet je begrijpen hoe je prioriteit kunt geven aan taken om je tijd te beheren en de urgentie onder je team te bepalen.
Als je team denkt dat je taken gewoon voltooit omdat je hun manager bent, team communicatie is al begonnen te desintegreren. Taken prioriteren is cruciaal voor goed presterende teams, maar wat kun je doen om dit aan te pakken?
1. Maak een lijst van je taken zonder bepaalde hiërarchie
Schrijf om te beginnen een lijst van al je taken op. Neem zowel lopende als toekomstige taken voor al je projecten op in deze lijst. En laat geen enkele taak om welke reden dan ook buiten de lijst.
Verzamel uw taken in ClickUp-taak om het werk gemakkelijk te visualiseren of pas uw lijst naar wens aan
Dit klinkt misschien overbodig. Maar prioriteiten stellen en taken effectief beheren in ons hoofd is een illusie. Natuurlijk, het is haalbaar voor kleine eenpersoonsprojecten, maar voor de meeste projecten zou het een saga zijn.
Je moet het volledige beeld van al je in uitvoering zijnde, geplande en nog te beginnen taken op één plek buiten je hoofd hebben. En voor sommigen moet het ongeordend zijn, zodat je niet een lijst afloopt of alle taken hetzelfde behandelt.
Probeer in plaats daarvan Taken te prioriteren en communiceer de prioriteiten naar je team. En dat is hoe je werklast beheren en krijg een idee van uw lijst met prioriteiten zodat je het opnieuw kunt distribueren als dat nodig is.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
BEGIN ALTIJD MET HET MAKEN VAN UW LIJST Probeer de stap van de Taak naar Nog te doen lijst niet over te slaan om dingen te versnellen! Dat is een valstrik. En je zult niet in staat zijn om alle hoge kosten te vermijden van het gebrek aan prioritering van taken die we al hebben besproken. Splits grotere taken op in subtaken. Dit vereenvoudigt de volgende stappen en in software voor taakbeheer zoals ClickUp kun je zelfs subtaken in bulk herschikken of bewerken.
Het is nu niet nodig om de Taken in de lijst te ordenen. Maar dit is een uitstekende timing om ze te groeperen per dag, week, maand en jaar. En hetzelfde geldt voor het toevoegen van een duur en deadline aan elke taak.
Taken bestaan niet alleen uit werk aan projectresultaten . Het zijn ook vergaderingen, telefoon- en videogesprekken, presentaties en het beantwoorden van instant messages en e-mails. Maar meestal zijn dit stappen binnen Taken.
Om uw takenlijst samen te stellen, gebruikt u pen en papier of ClickUp. Maar laat ons u iets vertellen: het gebruik van een tool stroomlijnt de eindeloze taak om de lijst bij te werken als er nieuwe taken bijkomen. En deze prioritering van taken en tijdmanagementmethode kan veel tijd besparen. Organiseer Taken met Taak alternatieven !
2. Bepaal welke Taken je als eerste moet doen
We voelen ons allemaal gedwongen om kleine, gemakkelijke, snelle Taken eerst te doen, ongeacht hun prioriteit. Dat is onze vooringenomenheid bij voltooien aan het werk. Bovendien tonen studies aan dat onze hersenen dopamine in de bloedbaan wanneer we belangrijke Taken afmaken, waardoor we verslaafd raken om het te blijven doen.
Maar daar moet je tegen vechten! En dat kun je doen door:
Onderscheid belangrijke van dringende Taken
Wat is een belangrijke Taak? En wat is een dringende taak?
Een belangrijke taak die niet dringend is, moet ongetwijfeld op je takenlijst staan. Je moet de taak inplannen, maar je hoeft hem niet meteen uit te voeren. Je kunt de taak ook uitstellen.
Aan de andere kant moet je dringende en belangrijke Taken vandaag of in de komende uren uitvoeren. Maar het zijn niet per se belangrijke taken, dus je kunt ze delegeren zodat iemand anders ze kan uitvoeren.
Dan heb je waarschijnlijk nog andere taken die zowel belangrijk als dringend zijn. Je moet ze onmiddellijk doen om ernstige negatieve gevolgen te voorkomen, zoals het missen van de deadline van een client, het verliezen van een klantcontract, het niet lanceren van een product of het niet uitbrengen van een dienst.
Tot slot zijn sommige van je dagelijkse taken noch belangrijk noch dringend. Dit betekent dat je ze van je lijst met taken kunt schrappen zonder negatieve gevolgen voor het team, de afdeling of het hele bedrijf.
Prioriteiten instellen in ClickUp om beter te onderscheiden wat nu moet worden gedaan en wat kan wachten
Met ClickUp-taak kunt u aangepaste tags aan taken toevoegen om ze te markeren als belangrijk, dringend, beide of geen. Bovendien kunnen alle taken worden ingesteld op specifieke prioriteiten zoals urgent, hoog, normaal en laag.
Taken ordenen op waarde
Welke van uw Taken hebben een hoge waarde voor de Business? Deze taken hebben prioriteit, maar zijn niet allemaal kritiek.
Hun prioriteit hangt af van hun waarde. Taken met een hoge prioriteit zijn dringend en hebben een hoge waarde. Taken met een hoge prioriteit zijn niet dringend, maar hebben wel een hoge waarde voor het bedrijf. Taken met een gemiddelde prioriteit zijn dringend, maar hebben een lage waarde. Taken met lage prioriteit ten slotte zijn niet dringend en hebben een lage waarde.
Hier zijn enkele voorbeelden van taken met een hoge waarde voor een bedrijf:
- Nog te doen aan projecten voor clients (in plaats van intern projectwerk)
- Toegang regelen tot het bedrijfsvideoconferentieplatform van een bedrijf dat alleen op afstand werkt (voordat je op zoek gaat naar een alternatief van hogere kwaliteit)
- Client support tickets beantwoorden (in plaats van het herontwerpen van je website)
- De vereisten beschrijven van het nieuwe product dat je team gaat bouwen (in plaats van een taak waar het team niet van afhangt)
Het is eenvoudig om de afhankelijkheid van uw taken te bekijken in de lijstweergave van ClickUp en snel te weten wat als eerste uw aandacht nodig heeft
Maak relaties tussen uw taken en uw team in ClickUp-taak om door elke taak te navigeren en de status gemakkelijk te controleren. Bovendien kunt u ClickUp gebruiken om afhankelijkheid voor taken in te stellen en uiteindelijk de bestelling van hun uitvoering te bepalen.
Rangschik belangrijke Taken op inspanning
Als u uw dag wilt instellen op productiviteit, vertrouw dan op schattingen van de inspanning. Dit betekent dat je de Taak met de hoogste inspanning eerst moet voltooien voordat je elke dag iets anders doet.
Taken met de hoogste inspanning zijn vaak de meer complexe taken van de dag of de taken die sterk geassocieerd worden met de oKR's van het bedrijf . Als je ze elke dag als eerste aanpakt, verminder je je stressniveau drastisch, creëer je een momentum en stimuleer je de motivatie.
De scrum point dropdown in ClickUp maakt het eenvoudig voor teams om de complexiteit van het voltooide werk bij te houden en te controleren
Met behulp van ClickUp is het eenvoudig om aangepaste velden met een "Aantal" waarde toe te voegen om het geschatte werk voor elke Taak op nummer basis te evalueren en te bepalen (bijv. 1-5 waarbij 5 het moeilijkst is). Dit proces wordt gebruikt in scrum projectmanagement maar het kan ook op dezelfde manier werken voor jouw team!
Bepaal de prioriteiten voor de dag
Waarschijnlijk plan je belangrijke Taken voor lange periodes, zoals weken of zelfs jaren. Maar deze methode helpt je om je Taak abonnement voor de week dag voor dag te benaderen:
- Voordat je het een dag noemt, selecteer je de belangrijkste Taken die je de dag erna moet doen (maximaal zes)
- Geef Taken prioriteit op basis van hun belang
- Concentreer u de dag erna op de eerste taak op de lijst en ga niet verder met de volgende taak voordat u die hebt voltooid, enzovoort
- Aan het einde van de dag verplaatst u het onafgemaakte werk naar de lijst van de volgende dag - of het nu één taak of meerdere zijn - en herhaalt u het hele proces
3. Blijf je prioriteiten bijstellen
Als je een manier wilt vinden om prioriteiten aan Taken te stellen, dan is aanpassingsvermogen iets dat je onder de knie moet krijgen. Want je weet nooit wanneer er een bestelling of een onverwacht probleem met het team, de business of het product opduikt.
Maar je kunt je wel voorbereiden op onvoorspelbare gebeurtenissen die de prioriteiten van je taken doen verschuiven. Ontwikkel een gewoonte om de prioriteiten van je taken te herzien en zet een systeem op om dit niet te vergeten.
Taken slepen en neerzetten op een ClickUp-taak Tabel weergave voor eenvoudige organisatie
Bekijk de prioriteiten van taken elke dag aan het begin of het einde van de dag. Maar als u dat liever doet, doe het dan op vrijdagmiddag voor de volgende week en bekijk de prioriteiten aan het einde van elke dag.
VERMIJD DE CONTINUE TIJDVERSPILLERS Tijdsbeheer is een belangrijke sleutel tot het prioriteren van je taken. Laat een Taak vallen die plotseling geen prioriteit meer heeft, zelfs als je zin hebt om hem af te maken en er al veel tijd en moeite in hebt gestoken. Het zou tijdverspilling zijn en een deadline in gevaar kunnen brengen om een taak te blijven doen die geen prioriteit heeft, vooral als een andere taak prioriteit is geworden.
4. Maak een realistische inschatting van de moeite die je moet doen om een taak te voltooien
Worden je schattingen van inspanningen ondersteund door een track record van voltooide taken? Zo niet, dan moet je beginnen met het bijhouden van die tijden, want je hebt ze nodig, zelfs als je taken niet hebt geprioriteerd op inspanning.
Houd de tijd bij om uw taken te voltooien met ClickUp-taak software voor tijdsregistratie van projecten . Verfijn daarna je schattingen op basis van die gegevens.
Gebruik het risicologboek van ClickUp om te zien welke taken of subtaken het risico lopen te laat of niet af te zijn
Het gebruik van een risicolog kan u echt helpen om de impact en waarschijnlijkheid van de taken van uw teams (of uw persoonlijke taken) te begrijpen als ze niet volledig zouden zijn. Inzicht in je potentiële risico's kan je helpen de algehele productiviteit van je teams beter te begrijpen.
Pro Tip voor sollicitatievragen: Een veelgestelde interviewvraag is: Hoe geeft u prioriteit aan uw werk? Haal deze vraag elke keer uit het park door de aanwervende manager te laten zien dat je kritisch en strategisch kunt denken. Leg uit hoe je het belang en de urgentie van elke taak inschat en hoe je op basis van die factoren je werklast prioriteert. Toon je organisatorische vaardigheden en je vermogen om meerdere prioriteiten te beheren tegelijkertijd zonder overweldigd te raken.
6. Plan al je taken en werkopdrachten
Taken plannen moet een item zijn in uw checklist projectmanagement . Het begint met het definiëren van een startdatum en een einddatum voor elke taak in je lijst met geprioriteerde taken. En is geschikt voor een aantal doeleinden, van het toevoegen van taken aan je kalender tot het beheren van werklasten.
Als je al een deadline hebt toegevoegd aan elke taak, geen probleem! Die heb je eigenlijk nodig als referentie voor het definiëren van start- en einddata.
Misschien wil je een taak eerder afronden dan de deadline om rekening te houden met onverwachte vertragingen. Maar laten we ervan uitgaan dat het je doel is om taken ten minste op hun deadline af te ronden.
Nu hangt het voltooien van elke taak op de deadline af van je capaciteit. En het hangt er ook vanaf of je gelijktijdige prioriteiten hebt. Maar je kunt pas goede conclusies trekken over je capaciteit en prioriteiten als je je taken in je kalender hebt ingepland.
Krijg een overzicht op hoog niveau van hoe uitgelijnde initiatieven voortgang boeken met de Portfolio widget in ClickUp
Door de taken over de dagen te verdelen, kunt u uw voortgang ten opzichte van deadlines bijhouden. En met "voortgang" bedoelen we de duur (nummer of percentage van dagen) tot de einddatum. Als u echter werk in elk van uw taken logt, kunt u de voortgang ook bijhouden aan de hand van de inspanning (geschat in mensuren).
Het visualiseren van je kalender is zeer effectief om uit te zoeken of je meer taken op je kunt nemen. En als u uw maximale werklast al hebt bereikt, zult u de extra hulp nodig hebben (er zitten maar zoveel uren in een dag).
Om Taken effectief te beheren en prioriteiten te stellen, moet je alles inplannen, inclusief je persoonlijke taken en zowel interne als externe projecttaken.
Organiseer projecten, plan tijdlijnen en visualiseer het werk van uw team op een flexibele kalender die iedereen op dezelfde pagina houdt
Als u voor ClickUp kiest, kunt u wekelijkse vergaderingen (en dagelijkse herinneringen) plannen met terugkerende taken. Maar u kunt nog een stap verder gaan door gebruik te maken van ClickUp's kalender weergave om uw dagelijkse (of wekelijkse of maandelijkse) taken te plannen. En als u de voorkeur geeft aan een tijdlijn of een tabel (of spreadsheet) weergave, dan heeft ClickUp die ook.
Tot slot bevat ClickUp een werklastweergave om uw werklast in evenwicht te brengen. Kijk op welke dagen u al, bijna of nog lang niet overbelast bent. Handel daar dan naar: Plan meer taken in het laatste geval en verschuif taken in het eerste geval.
7. Blokkeer je tijd om meer werk Klaar te krijgen
Plan blokken van tijd in om je taken ononderbroken te doen. Dit voorkomt dat je gaat multitasken, wat het tegenovergestelde is van strategieën voor het prioriteren van taken.
Voer een projecttaak uit binnen elk van die blokken tijd of zelfs een taak die niet bij een project hoort. Je kunt ook aan meerdere taken werken tijdens één blok, maar dan moeten het wel kleine en niet-gerelateerde taken zijn.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Daily-Schedule-Blocking-Template-by-ClickUp.png Houd eenvoudig uw tijd en planning bij met het sjabloon Schedule Blocking van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-182148352&\_gl=1*16p34w7*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ.tU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Signaalblokken van tijd in uw gedeelde kalender als "concentratietijd" en schakel notificaties in die tijd uit. Het is een manier voor je collega's en manager om je niet te storen terwijl je je concentreert op het voltooien van je taken, vooral die met een hoge prioriteit.
Als u ClickUp kiest om uw taken te beheren, overweeg dan om onze sjablonen voor tijdsblokkering .
8. Communiceer indien nodig met uw team
Weten hoe je Taken prioriteert is een van de hoekstenen van effectief werken binnen een team. Hoe kun je anders in het team passen als ze wachten tot jouw werk begint of hun werk af is?
En hoe zouden ze zich voelen als je hen eindeloos laat wachten op het voltooien van jouw taken? Je moet je teamgenoten op de hoogte brengen wanneer je vertraging ondervindt in de voortgang van je taken. En vertel hen wanneer je van plan bent die taken te voltooien.
Je moet ook je manager op de hoogte brengen van elke blokkade die je tegenkomt bij het uitvoeren van je taken. Het is hun taak om je te helpen deze blokkades te overwinnen.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments_Taak_2021.gif Zet opmerkingen om in ClickUp-taak of wijs ze toe aan het team /$$img/
Zet opmerkingen om in ClickUp-taaken of wijs ze toe om gedachten onmiddellijk om te zetten in items voor actie
ClickUp is uitstekend voor het delen van updates en het opvolgen van specifieke Taken. En deze opmerkingen kunnen schermopnames bevatten die u kunt vastleggen in de tool. Of u kunt opmerkingen toewijzen aan teamgenoten om hen te laten weten dat u op hen wacht om een taak af te maken.
3 tijdbesparende sjablonen voor werkprioritering
De volgende ClickUp sjablonen maken gebruik van de theorie achter de prioriteringsmethoden die u net hebt geleerd:
1. ClickUp 'Getting Things Klaar' sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/ClickUp-Gettiing-Things-Klaar-Template.png Het sjabloon Getting Things Klaar (GTD), gebaseerd op het GTD-systeem van David Allen, helpt je bij het organiseren van taken en projecten door ze vast te leggen en op te delen in werkbare items https://app.clickup.com/signup?template=t-102451791&\_gl=1\*190oiyg\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ.tU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
De Sjabloon ClickUp Dingen Nog Te Doen is een uitgebreid sjabloon om taken op één plaats te prioriteren en bij te houden. Het is in hoge mate aanpasbaar met aangepaste velden en u kunt zelfs samenwerken aan documenten met andere leden van het team.
Bekijk deze_ GTD apps en GTD Sjablonen !
Je kunt deze Taak gebruiken sjabloon voor prioritering om:
- Taken opsplitsen in categorieën of contexten, volgens het sjabloon, die u kunt bouwen op basis van aangepaste velden
- Gedisciplineerd blijven en taken prioriteren op context, deadline, geschatte duur en inspanningsniveau
- Taken plannen in een weergave in de kalender
- Taken organiseren op prioriteit in een aanpasbaar Kanban-bord
2. ClickUp Impact Inspanningsmatrix Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/1cd8fb8b-1000.png Met behulp van een Impact Inspanningsmatrix kun je een visuele weergave maken van de inspanning die nodig is voor elke functie, zodat je taken en middelen beter kunt prioriteren https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6292420&\_gl=1*16zo2cq\*\_gcl_aw*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ.tU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Als je weinig tijd hebt om de prioriteit van je taken grondig te beoordelen, is dit sjabloon perfect! De ClickUp Impact Inspanningsmatrix Sjabloon helpt u bij het prioriteren van taken op basis van de inspanning die nodig is om ze te voltooien.
Voor wie snel de impact of de kosten van een project moet evalueren, helpt deze sjabloon u te bepalen wat prioriteit moet krijgen. Breng uw team op één lijn om te begrijpen wat het belangrijkst is voor het succes van uw collectieve team met dit visuele sjabloon.
3. ClickUp Matrix Prioritering Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/ClickUp-Prioritization-Matrix-Template.png Maak teams efficiënter en beheer uw middelen om beter te bepalen welke ideeën, concepten en taken de meeste aandacht nodig hebben https://app.clickup.com/signup?template=t-200542037&\_gl=1\*9i60xu\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ.tU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
We hebben ontworpen ClickUp's matrix sjabloon voor prioritering om uw lijst met taken te prioriteren volgens de twee criteria die u kiest. Deel uw taken bijvoorbeeld in op belangrijkheid en haalbaarheid, van laag naar hoog. Taken met een hoge prioriteit zijn dan taken met een hoog belang en haalbaarheid.
Gebruik ook kleuren om taken te categoriseren. Geef bijvoorbeeld taken van verschillende projecten een andere kleur. Dit is een manier om al uw taken van meerdere projecten op één plaats te prioriteren.
Taken prioriteren om je werkstroom te optimaliseren
Dit is ons advies: Volg de taakprioritering stappen en methoden in deze gids. En ga dan naar de volgende stap en probeer ClickUp uit, onze software voor Taak Automatisering oplossing. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp ! Want weten hoe je prioriteiten moet stellen bij Taken is essentieel om stress te verminderen en niet meer onder druk te werken. Maar alleen als u taken automatiseert ziet u de waarde achter een lijst met geprioriteerde taken en ClickUp-taaken !