Voor sommige teams is niet de uitvoeringsfase het probleem, maar juist de planningsfase die voor hoofdbrekens kan zorgen. Nadenken over taken en beslissen welke je gaat voltooien, is vaak de meest vervelende stap van elk project, of het nu persoonlijk of professioneel is.
Gelukkig is er precies de juiste oplossing voor uw planningsproblemen: Getting Things Done (GTD)-sjablonen! Gebruik ze om takenbeheer een fluitje van een cent te maken en u te concentreren op wat er uiteindelijk toe doet: actie.
Om je te helpen bij het vinden van de meest geschikte tool voor taakplanning, hebben we een lijst samengesteld met de top 10 gratis GTD-sjablonen. We zullen de mogelijkheden ervan verkennen en je laten zien hoe je het meeste uit elk sjabloon kunt halen.
Wat is een GTD-sjabloon?
Getting Things Done (GTD) is een methode voor taakbeheer die is ontwikkeld door David Allen, een gerenommeerd expert op het gebied van productiviteit. Het doel van GTD is om mensen te helpen hun taakgerelateerde stress te overwinnen en hun doelen te bereiken via vijf eenvoudige stappen:
- Taak op één plek vastleggen
- Verduidelijken en beslissen of een taak uitvoerbaar is of in de wacht kan worden gezet
- Organiseren in categorieën
- Reflecteren, evalueren en bijwerken
- Betrokkenheid en voltooiing
Een integraal onderdeel van het GTD-systeem is een 'verzameltool', d.w.z. een sjabloon om alles samen te brengen. GTD-sjablonen zijn kant-en-klare kaders waarmee u taken kunt verzamelen, organiseren en prioriteren, terwijl u de voortgang van elke stap bijhoudt.
Met GTD-sjablonen kunt u efficiënter plannen en werken. Met een duidelijk stappenplan voor u is het moeilijker om cruciale taken of deadlines over het hoofd te zien. Als u weet wat u moet doen, kunt u zich concentreren op het behalen van de beste resultaten, of het nu gaat om persoonlijke of professionele groei.
Wat maakt een goed GTD-sjabloon?
Een goed 'Getting Things Done'-sjabloon heeft de volgende kenmerken:
- Functionaliteit: Ondersteunt het volledige GTD-proces – van het vastleggen van taken tot het bijhouden van de voortgang
- Eenvoud: Heeft een strakke, overzichtelijke layout en is gemakkelijk te gebruiken voor een wekelijkse evaluatie
- Flexibiliteit: Hiermee kunt u de sjabloon opschalen en aanpassen aan verschillende scenario's
- Toegankelijkheid: Toegang op meerdere apparaten, zodat u onderweg kunt uitvoeren
- Integratie: maakt naadloos verbinding met andere tools voor productiviteit die u gebruikt
De 10 beste GTD-sjablonen voor persoonlijke productiviteit
Besteed niet meer tijd aan het nadenken over taken dan aan het uitvoeren ervan. Gebruik een van deze 10 geweldige GTD-sjablonen en bespaar jezelf de moeite!
Of je nu een doorgewinterde GTD-gebruiker bent of nog niet bekend bent met de methode, deze sjablonen brengen duidelijkheid en controle in je dagelijkse werkstroom. Ze zijn bovendien gratis te gebruiken!
1. ClickUp-sjabloon voor Getting Things Done
Als sjablonen gebouwen waren, zou dit ClickUp Getting Things Done-sjabloon een wolkenkrabber zijn! Het bevat vele lagen met functies en aangepaste elementen, waarmee je alle projecten en taken die het leven je toewerpt kunt beheren.
Het lijkt in eerste instantie misschien overweldigend, maar de sjabloon bevat een handleiding die je helpt je weg te vinden. Hetzelfde geldt voor de meeste andere sjablonen op deze lijst!
Als sjabloon op mapniveau bevat het talrijke lijsten en weergaven. Begin met het vastleggen en beschrijven van al je taken in de inbox-lijst. Vervolgens kun je de duur ervan inschatten, ze beoordelen op een schaal van één tot vijf op basis van de benodigde inspanning, en beslissen of ze uitvoerbaar zijn, zoals aangegeven door Allen, de maker van de GTD-methode.
De volgende stap is het indelen van de taken in de juiste categorieën. U kunt ze een context geven met behulp van tags zoals werk, thuis of een aangepaste categorie. U kunt ze ook sorteren in andere lijsten, waaronder:
- Gepland: Bevat een kalenderweergave voor je taken met tijdsblokken
- Projectlijst: helpt je bij het opsplitsen en prioriteren van projecten, d.w.z. complexe taken
- Referentie: Heeft betrekking op materiaal dat nuttig kan zijn voor toekomstige taken
Het sjabloon heeft vier opties voor automatisering waarmee je tijd bespaart, zoals het verplaatsen van taken van de inbox naar de geplande lijsten zodra hun deadlines veranderen. En het beste is: je kunt ze altijd aanpassen aan jouw favoriete GTD-werkstroom!
2. ClickUp-sjabloon voor een Getting Things Done-bord
De Getting Things Done-bord-sjabloon van ClickUp maakt je dagelijkse taken minder intimiderend door ze op een eenvoudige en aansprekende manier weer te geven.
Het is een beginnersvriendelijke sjabloon op lijstniveau met twee weergaven, oftewel views. De eerste is een Kanban-bord dat taken als kaarten weergeeft. Met afbeeldingen en kleurrijke tags geeft het een verfrissende draai aan een anders zo alledaags proces.
De andere weergave bevat dezelfde informatie, maar is weergegeven in een traditionaal format voor takenlijsten.
Het gebruik van de sjabloon is een stressvrije ervaring op gebied van productiviteit. Of je nu de lijstweergave of de bordweergave gebruikt, voeg nieuwe taken toe en vul relevante informatie in, zoals:
- Tijdsinschattingen
- Categorietags voor verschillende aspecten van het leven, zoals Business, thuis en fitness
- Contexttags, zoals persoonlijk, computer, telefoongesprek en papierwerk
- Energiebeoordelingen
- Prioriteitslabels
Standaard worden taken gegroepeerd op status. Om de status van een taak bij te werken, sleept u deze naar het daarvoor bestemde groepsveld. U kunt ook de groeperings- en sorteercriteria aanpassen, evenals elk ander sjabloonelement.
3. ClickUp-sjabloon voor het Getting Things Done-raamwerk
Of je nu een GTD-veteraan bent of een beginner, deze ClickUp Getting Things Done Framework-sjabloon is je eersteklas ticket naar Town of Productiviteit!
Het biedt tal van functies, maar is toch eenvoudig en intuïtief in gebruik. Het is een sjabloon op mapniveau met vier lijsten:
- Ideeën: Een plek waar je potentiële en afgezegde taken kunt opslaan en verwijzingen kunt achterlaten voor later
- Nog te doen: Een lijst met taken met gedefinieerde urgentieniveaus en afhankelijkheden
- Kalender: een lijst met geplande taken en een interactieve kalenderweergave van activiteiten
- Projecten: Een lijst met aankomende taken die uit meerdere stappen bestaan
Op mapniveau vindt u de overzichtsweergave van de takenlijst, die alle taken van de afgelopen week en andere weken bevat, ongeacht de lijst waartoe ze behoren.
Het sjabloon bevat ook een GTD-stroomdiagram in Whiteboard-weergave. Dit handige diagram helpt je het volledige GTD-proces te begrijpen zoals dat in ClickUp verloopt. Het bestaat uit een reeks acties en vragen die je jezelf kunt stellen om te beslissen wat je met elke taak die op je pad komt, gaat doen. Pas het gerust aan je eigen werkstroom aan.
4. ClickUp-sjabloon voor eenvoudig taakbeheer
Soms is de eenvoudigste oplossing de meest effectieve. De ClickUp-sjabloon voor eenvoudig taakbeheer belichaamt deze filosofie met zijn minimalistische ontwerp en robuuste mogelijkheden.
U kunt kiezen uit twee weergaven met dezelfde informatie: Lijst of Bord. Als u gewend bent aan spreadsheets, vindt u de lijstweergave wellicht praktischer, terwijl visuele types doorgaans de voorkeur geven aan de Bordweergave.
Wat je ook doet, gebruik het sjabloon om al je taken en bijbehorende informatie te verzamelen. Wijs taken toe, stel tijdlijnen vast en stel prioriteiten door urgentielabels toe te kennen.
De eenvoud van dit sjabloon geeft je ook de vrijheid om het aan te passen. Voeg nieuwe lijsten of weergaven toe en pas het sjabloon aan verschillende contexten aan. Je kunt bijvoorbeeld brainstormen met behulp van de Mind Map- of Whiteboard-weergave, of zelfs Google Documenten-bestanden insluiten en deze binnen het platform bewerken.
5. ClickUp-sjabloon voor takenlijst voor nog te doen werk
Hoewel deze Work To Do-sjabloon van ClickUp niet volledig volgens de GTD-methodologie werkt, kan hij je productiviteit toch verhogen. Hij biedt een dynamisch en aanpasbaar taakbeheersysteem dat geschikt is voor elk team of bedrijf.
Dit sjabloon op lijstniveau bestaat uit drie weergaven:
- Taaklijst
- Weekkalender
- Maandkalender
In de lijstweergave vindt u een uitgebreide lijst met alle activiteiten. Ze zijn ingedeeld in dag-, week- en maandgroepen, die het toegewezen tijdsbestek voor voltooiing aangeven. In de velden aan de rechterkant kunt u meer informatie invullen, zoals status, deadline en prioriteit. Geef in het veld 'taaktype' de afdeling aan die verantwoordelijk is voor de taak, zoals Marketing of IT.
In kalenderweergaven kun je taken verslepen om ze in te plannen of te verplaatsen. Als je al een favoriete kalender-app hebt, kun je deze synchroniseren voor een gestroomlijnde werkstroom.
Hoewel deze sjabloon zakelijk is, kun je hem gemakkelijk aanpassen voor persoonlijk gebruik. Je hoeft alleen maar de categorieën voor het soort taken te vervangen door je eigen categorieën, en je bent klaar!
📮ClickUp Insight: Slechts 12% van de respondenten in onze enquête maakt gebruik van AI-functies die in suites voor productiviteit zijn ingebouwd. Dit lage gebruik suggereert dat de huidige implementaties wellicht niet de naadloze, contextuele integratie bieden die gebruikers zou overhalen om over te stappen van hun favoriete zelfstandige conversatieplatforms.
Kan de AI bijvoorbeeld een automatiseringswerkstroom uitvoeren op basis van een platte tekstprompt van de gebruiker? ClickUp Brain kan dat ! De AI is diep geïntegreerd in elk aspect van ClickUp, inclusief maar niet beperkt tot het samenvatten van chatthreads, het opstellen of bijschaven van tekst, het ophalen van informatie uit de werkruimte, het genereren van afbeeldingen en meer! Sluit je aan bij de 40% van de ClickUp-klanten die 3+ apps hebben vervangen door onze alles-in-één-app voor werk!
6. ClickUp-sjabloon voor lijst met taken in de kalender
De ClickUp-kalender-to-do-lijst-sjabloon combineert taakorganisatie en tijdmanagement naadloos. Het is een onmisbare GTD-tool voor iedereen die moeite heeft met deadlines en zijn planning wil optimaliseren. ⏰
Zoals je kunt zien in de lijstweergave 'Schema's', is het sjabloon ontworpen met managers in gedachten, zodat zij het werk voor hun medewerkers kunnen organiseren. Je kunt het sjabloon echter aanpassen voor persoonlijk gebruik door namen te vervangen door activiteiten en een paar andere aanpassingen te doen.
Naast de traditionele lijstweergave en kalenderweergave bevat de sjabloon ook een formulier voor vergaderverzoeken. Pas het aan en stuur het naar anderen, of het nu collega's of vrienden zijn. ClickUp maakt automatisch een Taak aan op basis van de verstrekte informatie, wat je tijd en moeite bespaart.
Als je van plan bent de sjabloon voor je werk te gebruiken, zul je het prettig vinden dat deze is voorzien van ingebouwde tijdsregistratie. Je vindt deze optie door op een taak te klikken en het Systeemvak te openen. In het venster kun je ook afhankelijkheden, subtaaken en opmerkingen toevoegen.
7. ClickUp-sjabloon voor dagelijkse taken
Een andere tool die je kunt gebruiken om je dagelijkse verplichtingen bij te houden, is de ClickUp-sjabloon voor dagelijkse taken. Het is misschien eenvoudig, maar het doet zijn werk buitengewoon goed. Het helpt je de dagelijkse taken onder controle te houden, zodat er niets door de mazen van het net glipt.
Als je nog nooit een tool voor taakbeheer hebt gebruikt, is dit sjabloon een uitstekende manier om te beginnen.
Het is een sjabloon op taakniveau dat al zijn functies onthult zodra je het systeemvak opent. Het bevat drie checklistcategorieën: Persoonlijk, Werk en School. Zoals gewoonlijk kun je deze, net als bijna alle andere elementen, aanpassen.
Gebruik het sjabloon door alle taken in hun respectievelijke checklistcategorieën te vermelden. Evalueer de werklast van de dag door de moeilijkheidsgraad te selecteren in het dropdownmenu, of voeg bestanden en opmerkingen toe om aanvullende informatie te geven. U kunt ook de tijd bijhouden om inzicht te krijgen in hoeveel inspanning bepaalde taken vergen. Heeft u ideeën over een bepaald onderwerp? Noteer ze in de opmerkingen.
Vink de bijbehorende selectievakjes aan naarmate je taken voltooien. De voortgangsbalk wordt automatisch bijgewerkt op basis van het aantal dagelijks voltooide taken. Je kunt alle wijzigingen bekijken in het logboek aan de rechterkant van de checklist.
8. ClickUp-sjabloon voor dagelijks actieplan
Staat er een belangrijke gebeurtenis op het programma? Gebruik de ClickUp-sjabloon voor het dagelijkse actieplan om alle taken rondom deze gebeurtenis te organiseren en te beheren. Het is een veelzijdige tool voor projectmanagement die je helpt om al je ondernemingen tot een goed einde te brengen.
Dit sjabloon op lijstniveau bevat drie aangepaste weergaven:
- Actiestappen: Een lijstweergave met alle stappen van een project en bijbehorende informatie, zoals de toegewezen afdeling, deadlines, prioriteit en complexiteit
- Doelen: Een weergave van taken en subtaaken, geordend per afdeling
- Tijdlijn: Een horizontale tijdlijnweergave die de volgorde van acties voor elke afdeling weergeeft, zoals bepaald door deadlines, afhankelijkheden en andere informatie uit de lijstweergave
Dankzij het flexibele karakter van ClickUp kun je de sjabloon aanpassen aan allerlei soorten gebeurtenissen en projecten.
9. Excel-sjabloon voor takenlijst van Vertex42
Als Excel je favoriete tool is, zul je deze Excel-lijst met nog te doen taken van Vertex42 zeker waarderen. Hiermee kun je dagelijkse taken verzamelen, evalueren en de voortgang bijhouden, in spreadsheetstijl!
Begin met het opsommen van al je taken of projecten in de eerste kolom. In de volgende kolommen kun je de deadlines instellen, de status bijwerken, de prioriteit aangeven en aantekeningen toevoegen. Je kunt taken ook beoordelen op basis van het PICK-model:
- Mogelijk: Eenvoudig, lage waarde
- Implementeren: Eenvoudig, grote waarde
- Uitdaging: Moeilijk, hoge waarde
- Schrappen: Moeilijk, weinig waarde
Op het tabblad Lijst kunt u de vervolgkeuzelijsten voor de kolommen PICK, status en prioriteit aanpassen.
Wat dit sjabloon zo bijzonder maakt, zijn de vooraf ingestelde regels voor voorwaardelijke opmaak. Zodra de status van een taak bijvoorbeeld verandert in 'Voltooid', wordt alle informatie grijs, waardoor deze minder opvalt tussen de actieve taken.
10. Google Spreadsheets-sjabloon voor Getting Things Done (basis) van Template.net
Ondanks de naam is dit Google Spreadsheets Basic Getting Things Done-sjabloon van Template.net allesbehalve eenvoudig! Het bevat alles wat je nodig hebt om je GTD-strategie te implementeren en je projecten tot in de puntjes te plannen.
Het sjabloon bevat veel tabbladen. Het belangrijkste tabblad is 'Overzicht', dat je een samenvatting geeft van de belangrijkste informatie en de algehele voortgang. Je kunt de andere tabbladen gebruiken voor verschillende GTD-taakcategorieën, zoals:
- inbox
- Wachtlijst
- Projectenlijst
- Lijst met 'ooit/misschien'-taken
Elk tabblad heeft een unieke layout die is aangepast aan de taakcategorie. Het tabblad inbox heeft bijvoorbeeld verschillende kolommen voor het beoordelen van taken, wat cruciaal is voor de eerste triagefase.
Omdat dit een sjabloon voor Google Spreadsheets is, wordt je voortgang automatisch opgeslagen in de cloud en kun je in realtime samenwerken met collega's of vrienden.
Top 10 GTD-sjablonen: een Overzicht
In de volgende tabel geven we een kort overzicht van de voordelen van elk sjabloon:
| Sjabloon | Waarvoor dient het? |
| ClickUp-sjabloon voor Getting Things Done | Een klassiek GTD-sjabloon boordevol functies en opties voor automatisering |
| ClickUp-sjabloon voor een Getting Things Done-bord | Een eenvoudiger GTD-sjabloon met een visueel aantrekkelijke bordweergave van taken |
| ClickUp-sjabloon voor het Getting Things Done-raamwerk | Een sjabloon met alle GTD-elementen die je nodig hebt, inclusief een stroomdiagram waarin het proces wordt uitgelegd |
| ClickUp-sjabloon voor eenvoudig taakbeheer | Een eenvoudige planningstool die je veel vrijheid biedt om aangepast te maken |
| ClickUp-sjabloon voor nog te doen-lijst | Een zakelijk georiënteerd planningssjabloon met twee kalenderweergaven |
| ClickUp-kalender met takenlijst-sjabloon | Een sjabloon dat ideaal is voor tijdmanagement, aangevuld met een formulier voor het aanvragen van een vergadering |
| ClickUp-sjabloon voor dagelijkse taken Nog te doen | Een op checklists gebaseerd sjabloon voor dagelijkse planning en het bijhouden van voortgang |
| ClickUp-sjabloon voor dagelijks actieplan | Een veelzijdig GTD-sjabloon voor projectplanning waarmee u alle stappen kunt bijhouden en beheren |
| Excel-sjabloon voor lijst met nog te doen zaken door Vertex42 | Een planningssjabloon waarmee u taken kunt definiëren en evalueren op basis van het PICK-model |
| Google Spreadsheets-sjabloon voor Getting Things Done voor beginners door Template.net | Een uitgebreide GTD-sjabloon met verschillende tabbladen, waaronder een overzicht van de voortgang |
Verhoog je productiviteit met GTD-sjablonen en ClickUp
Productiviteit is niet eenvoudig, zeker niet in de wereld van vandaag, waar afleiding alomtegenwoordig is.
Met behulp van GTD-sjablonen kunt u uw taken beter organiseren en u sterker richten op uw doelstellingen. Ze stellen u in staat om uw doelen na te streven, zelfdiscipline te behouden en meer succes te boeken in zowel uw persoonlijke als professionele activiteiten.