Werk op zijn best prioriteren betekent dat iedereen in je team zijn tijd en energie besteedt aan goed presterende projecten.
Het is verleidelijk om je op de taken te storten en zoveel mogelijk Voltooid te krijgen. Maar hoe meer je projecten beoordeelt vanuit het perspectief van de waarde van het bedrijf, hoe betere beslissingen je neemt om een cultuur van geïnspireerd werk op te bouwen.
En in de snelle wereld van projectmanagement leidt geïnspireerd werk tot creatieve probleemoplossing en succesvolle resultaten. In het jaar 2027 zal het voor werkgevers moeilijk zijn om 87.7 miljoen werknemers te vinden gespecialiseerd in projectmanagement rollen! 🌐
In de geest van totale transparantie van projecten het prioriteren van projecten is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Projectleiders, en vooral teams zonder projectmanagers, hebben geen ononderbroken blokken tijd in hun agenda om nieuwe projectaanvragen te vergelijken met de huidige Lopende werkzaamheden.
Dus hoe kunnen we de tijd en energie van ons team richten op de juiste Taken?
We kijken naar tips zoals het groeperen van gelijksoortige projecten om tijd te maximaliseren, het voeren van moeilijke gesprekken met belangrijke belanghebbenden en het herstellen van het evenwicht in het delegatieproces.
Gebruik deze gids als inspiratiebron voor bronnen en sjablonen. Of als gespreksstarter met je team om strategische stappen te zetten in het prioriteringsproces van je project!
Wat is projectprioritering?
Projectprioritering is het proces van het selecteren van de belangrijkste projecten voor een organisatie om zich op te concentreren, gegeven de beschikbare middelen en tijd. Dit proces omvat het evalueren van elk potentieel project op basis van criteria zoals vergadering van organisatorische doelen, verwachte voordelen, kosten en risico.
Na elk project abonnement wordt geëvalueerd, rangschikken de besluitvormers de projecten in volgorde van prioriteit en vergelijken ze met de beschikbare middelen. Deze vergelijking helpt bij het benadrukken van mogelijke afwegingen tussen projecten en helpt bij het prioriteren van de taken die het meest waarschijnlijk de strategische visie van het bedrijf zullen vervullen. Het filtert ook irrelevante taken uit om de bandbreedte van je team te beschermen. 👥
Ontdek meer_ timemanagementtips !
Prioriteit geven aan projecten en taken met behulp van de vier prioriteitsniveaus in ClickUp
Rangordesystemen voor projecten bieden een voorspelbare structuur om de prioriteit, het belang en de potentiële impact van elk project te analyseren en te vergelijken. Dit zorgt ervoor dat middelen worden gericht op het voltooien van taken die het grootste voordeel hebben voor de business.
Het rangschikken van projecten helpt teams ook om realistische doelen te stellen, de voortgang van elk project bij te houden en ervoor te zorgen dat elk lid van het team aan iets belangrijks werkt.
Waarom is projectprioritering belangrijk?
Het hebben van een abonnement en het instellen van prioriteiten is essentieel voor algeheel zakelijk succes. Als we onze projecten prioriteren, kunnen we ons eerst richten op de belangrijkste taken en ervoor zorgen dat er niets tussenkomt.
Het helpt ons ook om georganiseerd en efficiënt te blijven! We vermijden uitstelgedrag, afleiding en multitasking, waardoor we slimmer kunnen werken en meer Klaar krijgen in minder tijd.
Het stellen van prioriteiten aan projecten kan lastig zijn. Maar met gezamenlijke inspanningen en strategische abonnementen kunnen we ervoor zorgen dat onze projecten op tijd en met goede resultaten worden voltooid. 📈
Lees meer over_ hoe meerdere projecten te beheren !
Beheer al uw tijdlijnen en productiefasen op één plaats met de weergave ClickUp Lijstweergave
Kijk uit_ projectmanagement voorbeelden en sjablonen !
5 uitvoerbare tips voor projectprioritering
Gebruik strategieën om projecten te prioriteren is een belangrijk onderdeel van projectmanagement en kan ons helpen productiever te zijn op verschillende manieren, zowel individueel als in teamverband. Taken prioriteren op basis van belangrijkheid, urgentie en impact zal alle betrokkenen helpen zich eerst te concentreren op de meest kritieke taken. ⚡️
Daarnaast kunnen teams prioritering gebruiken om mogelijke knelpunten te identificeren en vooruit te plannen om ze aan te pakken. Zo komen situaties en werkstromen aan het licht die de productiviteit uitputten. Dit helpt teams om de juiste abonnementen te maken en haast en chaos op het laatste moment te voorkomen.
Hier zijn vijf tips om projecten te prioriteren en de meeste waarde te halen uit de tijdlijn van het project !
Tip #1: Gebruik een prioriteitenmatrix
Een prioritering matrix is een grafiek of diagram gebruikt om Taken te ordenen of factoren te vergelijken om ze te prioriteren. Het bestaat meestal uit twee assen: een verticale y-as en een horizontale x-as.
De y-as vertegenwoordigt meestal de factoren of taken die prioriteit moeten krijgen, terwijl de x-as meestal een schaal van belangrijkheid of urgentie .
De y-as kan bijvoorbeeld een lijst weergeven van taken zoals Aanmeldingspagina bijwerken, Hernieuw logoo, en Maak sjablonen voor sociale merken, terwijl de x-as een schaal van 1 (lage prioriteit) tot 5 (hoge prioriteit) kan weergeven.
Als je nog niet eerder een prioriteringssysteem voor projecten hebt gebruikt, probeer dan eens ClickUp's sjabloon voor de prioriteitenmatrix ! Deze Whiteboard sjabloon zal u door ontwerp en functie ideeën leiden om uw komende projecten uit te zetten. 🎨
Organiseer projecten met een hogere prioriteit op een ClickUp Whiteboard
Ontdek meer_ matrix sjablonen van ClickUp en PowerPoint !
Tip #2: Filter alle projectaanvragen in een tool voor projectmanagement
Kun je het aantal tools in je technische stapel tellen?
Vervolgvraag: _Zijn al die tools deuropeningen om je team te overstelpen met verzoeken?
Afleiding daargelaten, het gebruik van meerdere kanalen om project updates vast te leggen is de snelste manier om dubbel werk te veroorzaken. 🔂
Met ClickUp Forms creëert u digitale vangrails om te voorkomen dat uw team te vroeg betrokken raakt bij de "ontdekkingsfase" van een project. De ontdekkingsfase is wanneer de aanvrager nog geen solide strategie, doel en resultaat heeft gegeven om met het werk te beginnen.
bonus
hulpmiddelen voor prioritering_
Projectaanvragen filteren bij de projectmanager met een ClickUp Formulier
Gebruik deze aanwijzingen om een formulier te ontwerpen dat voldoet aan de specifieke behoeften van je team om een project te evalueren:
- Zijn er bestaande afbeeldingen (foto's, infografieken, logo's, enz.) die in het project moeten worden gebruikt?
- Zijn er bestaande content (verslagen, rapporten, enquêtes, onderzoeksresultaten, etc.) die gebruikt moeten worden in het project?
- Hoe wordt succes gemeten? Lijst relevante OKR's en KPI's van het bedrijf.
- Heb je een lijst met sleutelboodschappen of punten die in het project moeten worden opgenomen?
- Zijn er technische beperkingen of overwegingen waar je rekening mee moet houden?
- Zijn er richtlijnen voor branding of esthetiek waar rekening mee moet worden gehouden?
- Zijn er wettelijke voorschriften of nalevingsnormen waaraan moet worden voldaan?
- Is er content of beeldmateriaal dat moet worden uitgesloten van het project?
- Wat zijn de strategische doelen van dit project?
- Wat is de tijdlijn en het budget voor het project?
- Wie is het beoogde publiek voor dit project?
- Wie zijn de belanghebbenden van het project?
- Wanneer moet dit opgeleverd worden?
- Is dit een nieuw of bijgewerkt project?
PRO TIP Stel je team in staat om ad-hocverzoeken door te sturen naar een ClickUp Formulier . Iedereen met een koppeling naar het formulier kan reacties indienen die automatisch naar de werkruimte van uw team worden geleid voor de juiste beoordeling!
Tip #3: Groepeer gelijksoortige projecten in één Sprint
Het groeperen van gelijksoortige projecten is een effectieve manier om procesefficiëntie te verhogen . Het idee is om projectclusters te maken waar taken en ideeën gemakkelijk kunnen worden gedeeld tussen de leden van het team, evenals middelen en expertise. 🧑💻
Projecten prioriteren op een drag-and-drop weergave van ClickUp Board
Een Sprint is een van de Agile gebeurtenissen die wordt gebruikt om een periode te definiëren waarin specifiek werk moet worden Voltooid.
Sprint lengtes zijn traditioneel twee weken voor software ontwikkelings teams, maar het kan elke vastgestelde hoeveelheid tijd zijn, afhankelijk van het team en de behoeften van het project. Tijdens een Sprint splitsen teams individuele taken op en wijzen ze toe aan specifieke mensen die ze zullen voltooien. Aan het einde van de Sprint evalueren de teams hun voortgang en gaan ze door naar de volgende Sprint.
**Een ander voordeel is het aanpakken van het laaghangende fruit, projecten die de Business draaiende houden, om de tijd te maximaliseren!
Tip #4: Zeg nee tegen projecten buiten uw bedrijf
Projectaanvragen organiseren op basis van de waarde voor het bedrijf betekent dat je ze prioriteert op basis van de potentiële waarde van het project ROI (rendement op investering) van het project en het effect ervan op de activiteiten van het bedrijf.
Business waarde wordt bepaald door de kosten en baten van het project te analyseren in termen van tijd, middelen en winst. Een project met een hoog verwacht rendement komt hoger op de lijst te staan. Bijvoorbeeld het oplossen van grote problemen in de productie of het aanpakken van klachten van klanten.
Vergelijk een projectaanvraag met het portfolio van het bedrijf om de prioriteit te bepalen
Door rekening te houden met factoren zoals klanttevredenheid, kortetermijn- en langetermijneffecten en concurrentievoordelen, kunnen bedrijven beslissen welke projecten het meest waardevol zijn voor hun bedrijfsdoelen.
Tip #5: Delegeer het juiste werk aan de juiste mensen
Soms wijzen we onbewust alle Taken toe aan een specifieke ontwikkelaar, ontwerper of coördinator omdat ze gewoon verdomd goed zijn. De kwaliteit van hun werk en hun 'can do'-mentaliteit maken van hen een magneet voor het uitvoeren van back-to-back taken.
Maar bij ons draait alles om het prioriteren van projecten en dat betekent ook dat we bij het plannen rekening moeten houden met de werklast en de groei van ons team. 🌱
Toekomstige projecten en taken toewijzen met de werklastweergave van ClickUp
Die ontwerper, ontwikkelaar of coördinator is misschien niet de beste persoon voor deze Taak. De kans is groot dat ze hun tijd en energie aan andere projecten kunnen besteden om hun creatieve kracht te ontwikkelen, een burn-out te voorkomen en meer ervaring op te doen met het voltooien van werk op hoog niveau.
Dus wanneer je taken delegeert, gebruik dan de talenten van iedereen in je team om een gevoel van eigendom en teambuilding te creëren. Als resultaat zul je werklasten beter kunnen beheren!
Maak van productiviteit de topprioriteit met ClickUp
Probeer ClickUp en ervaar de positieve veranderingen voor de productiviteit van uw team. Ons platform geeft u de tools om uw ideale prioriteringsproces voor projecten te structureren. In slechts een paar klikken kunt u beginnen met het grote plaatje en inzoomen op de details van elke Taak. Maak gratis een ClickUp account aan vandaag nog aan en blijf energiek met het werk dat voor u ligt. Als u ondersteuning nodig hebt, neem dan contact met ons op via de Helpcentrum of een van onze on-demand webinars .
Veel plezier met het abonnement! 💜