Het niet vastleggen van projectrollen en -verantwoordelijkheden leidt tot een groot aantal problemen op het gebied van projectmanagement, zoals vertragingen in de planning, hogere kosten en lagere prestaties, om er maar een paar te noemen.
Dat is wanneer de RACI-matrix, ook bekend als het RACI-diagram of de verantwoordelijkheidsmatrix, in beeld komt. 🖼️
Het RACI-model helpt bij het in kaart brengen van de rollen en verantwoordelijkheden van alle belanghebbenden, brengt structuur en duidelijkheid en betrekt iedereen uit het team bij de succesvolle oplevering van het project, zodat misrekeningen uitgesloten zijn.
Dit is waarom veel mensen uit het bedrijfsleven in verschillende sectoren, van de gezondheidszorg tot de bouw, zweren bij RACI-diagrammen . 🙏
Wat is een RACI matrixdiagram?
Een RACI-matrix is een eenvoudige benadering voor het definiëren van projectrollen en -verantwoordelijkheden die helpen om de gewenste resultaten te behalen.
Deze term is een acroniem dat staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. RACI beschrijft in wezen de verschillende rollen die zijn toegewezen aan teamleden die betrokken zijn bij het project en geeft in detail aan wie wat doet.
Verantwoordelijk: Zoals je al kunt vermoeden, is deze persoon verantwoordelijk voor het nemen van actie en ervoor te zorgen dat er aan de taken op het project wordt gewerkt.
Meestal is dit een teamlid of een projectmanager die rapporteert aan een A. Je kunt meer R's hebben in een RACI, en sommigen van hen kunnen ook betrokken zijn bij de besluitvormingsproces .
Het is echter zeer aan te raden om de zaken niet buiten proporties op te blazen en te veel verantwoordelijkheden toe te wijzen in de verantwoordelijkheidsmatrix.
Accountable: Dat is iemand die ervoor zorgt dat alle verantwoordelijkheden op de juiste manier worden toegewezen, werk of beslissingen goedkeurt of verwerpt (in feite is deze persoon een besluitvormer) en ervoor zorgt dat alles succesvol en op tijd wordt opgeleverd. Volgens de RACI-matrix mag er maar één A zijn.
Geadviseerd: Dit is de persoon die het team raadpleegt over verschillende onderwerpen en acties, een expert. Deze persoon, of meerdere personen, geeft feedback en evalueert zodat taken kunnen worden uitgevoerd.
Geïnformeerd: Iemand die op de hoogte moet worden gehouden van de voortgang als alles klaar is, maar niet direct betrokken is bij het proces. Deze persoon draagt niet bij aan het nemen van beslissingen of het afleveren van taken en wordt ook niet geraadpleegd over wat dan ook.
We weten projectmanagementteams houden van afkortingen : PMP, KPI, SOW en SME. De lijst gaat maar door, maar met de RACI-matrixgrafiek wordt het een fluitje van een cent om belangrijke beslissingen en taken te schetsen, mijlpalen en rollen.
Voordelen van het RACI-diagrammodel
Als het gaat om grote projectmanagementteams, waar teamleden verspreid zijn over meerdere afdelingen en afhankelijk zijn van andere teams, is het heel normaal om last te hebben van rolverwarring.
In zo'n situatie is het aan de projectmanager of het leidende projectteam om ervoor te zorgen dat elk lid van elk team goed weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Het kan nog uitdagender worden als het werk op afstand wordt beheerd en uitgevoerd. Maar dan komt de RACI-matrix te hulp! 🚀
Het RACI-matrixmodel biedt in dit opzicht talloze voordelen:
- Het elimineert rolverwarring en verwarring over wie beslissingen neemt (het kan zijn dat de Accountable of Responsible partij de beslisser is, dus het moet vanaf het begin duidelijk zijn)
- Het moedigt teamwerk en communicatie aan tussen iedereen die betrokken is bij het project, wat leidt tot het stellen van duidelijke verwachtingen
- Het voorkomt over- en ondertoewijzing van middelen van een teamlid en zorgt voor een soepele herverdeling van middelen wanneer dat nodig is
- Het kan garanderen dat zelfs in het geval van een herverdeling van middelen geen enkele taak over het hoofd wordt gezien
- Door het te gebruiken stroomlijn je de communicatie, elimineer je het oplossen van conflicten, wek je vertrouwen en zorg je voor een hoge mate van betrokkenheid
- Uiteindelijk verbetert het de projectefficiëntie en bespaart het tijd
Het is vermeldenswaard dat het RACI-diagram ervoor kan zorgen dat elke relatie op de juiste manier wordt beheerd, of het nu gaat om klanten, sponsors, VIP-klanten, interne gebruikers, leveranciers, investeerders, leidinggevenden, analisten of overheidsinstanties.
Daarom is dit model geschikt voor zowel B2B- als B2C-bedrijven. ✅
Wanneer het RACI-diagrammodel gebruiken
De RACI-matrix kan worden gebruikt voor alles wat met projectmanagement te maken heeft, van het verduidelijken van de rollen en taken van teamleden tot het elimineren van elke vorm van verwarring en vastgelopen processen.
Het mooie is dat het ongelofelijk flexibel is en dat je het kunt gebruiken in welke bedrijfstak je ook werkt. 🤩
Hier zijn enkele voorbeelden van wanneer het RACI-diagrammodel nuttig kan zijn:
- Rolverwarring staat meestal de voortgang in de weg en vertraagt het goedkeuringsproces of wanneer beslissingen schijnbaar willekeurig worden genomen, opnieuw door een gebrek aan transparantie rond de rollen
- Wanneer bevoegdheden, verantwoordelijkheden, rollen en taken niet duidelijk zijn gedefinieerd
- Wanneer er geen duidelijkheid is over wie taken moet uitvoeren, wat ertoe leidt dat meerdere mensen aan dezelfde taak werken of dat geen van hen werkt aan de projecttaken waaraan ze zouden moeten werken
Een voorbeeld: een projectmanager of producteigenaar wordt op de een of andere manier (onterecht) gezien als verantwoordelijk voor elk klein detail en het succes van een projectteam in het algemeen.
Het RACI-diagram neemt de last van deze rollen weg. Het stelt ontwikkelaars en ontwerpers in staat om verantwoordelijk te zijn voor hun omvang van het werk .
Houd er echter rekening mee dat RACI geen pasklare oplossing is.
Het werkt wonderwel bij grotere, complexe projecten waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Aan de andere kant is het gewoon niet geschikt voor kleinere projectmanagementteams en snel bewegende projecten, omdat het het besluitvormingsproces en het project als geheel alleen maar kan vertragen.
Hoe maak je een RACI-diagrammodel?
Voordat je begint met het maken van een RACI-diagram, moet je rekening houden met de volgende factoren:
- Idealiter heeft één persoon slechts één soort verantwoordelijkheid
- De verantwoordelijke persoon zou de autoriteit moeten hebben en in staat moeten zijn om begeleiding en hulp te bieden bij het voltooien van taken
- Wijs één verantwoordelijke partij toe per deliverable
- Elke taak zou moeten worden geassocieerd met Verantwoordelijke en Accountable rollen terwijl het niet verplicht is om externe input te vragen als de taak niet al te complex is
- Stakeholders moeten geïnformeerd worden, zelfs over kleine veranderingen en updates van het project
Hier volgt hoe je een RACI-diagram maakt:
1. Deliverables definiëren
Definieer en vermeld de belangrijkste projecttaken die moeten worden voltooid en vermeld ze allemaal aan de linkerkant van het RACI-diagram, onder elkaar.
Neem niet alle projectresultaten in de grafiek, anders ga je te gedetailleerd te werk en maak je het te complex om te gebruiken en te begrijpen.
2. Identificeer projectrollen
Identificeer de leden van het projectteam en hun rollen (Responsible, Accountable, Consulted en Informed ) en voeg ze toe aan de bovenkant van het diagram, de een naast de ander.
Je kunt bijvoorbeeld zoiets doen als: project executive, project manager, business analist, technisch architect en applicatieontwikkelaar.
Je kunt ook rollen op naam specificeren. Dit is vooral handig omdat het duidelijk maakt wie wat doet en als meerdere belanghebbenden vergelijkbare rollen krijgen toegewezen.
3. De puntjes met elkaar verbinden
Nu is het tijd om taken en rollen met elkaar te verbinden. ♻️
Het toewijzen van Verantwoordelijke en Accountable per taak is een must, terwijl je ook goed moet nadenken over wie moet worden geraadpleegd en wie moet worden geïnformeerd over de deliverables.
4. Los eventuele conflicten op
Idealiter zou één teamlid slechts aan een paar verantwoordelijkheden moeten worden toegewezen (twee tot maximaal drie).
Als er veel lege cellen zijn, probeer dan middelen opnieuw toe te wijzen (verander Verantwoordelijk in Geraadpleegd).
Als er te veel Verantwoordelijke rollen zijn, kan dit ook het besluitvormingsproces vertragen, dus streef naar slechts één Verantwoordelijke per taak.
Te veel C's kunnen ook vertragingen veroorzaken voor projectmanagers, omdat sommige onder de adviseursrol kan vaak worden omgezet naar Geïnformeerd. Het ontbreken van C- en I-rollen wijst meestal op een gebrek aan communicatie binnen het team.
RACI Matrix Voorbeelden en Gebruikssituaties
ClickUp Voorbeelden
Voor onze eerste reeks voorbeelden gebruiken we onze geliefde tool, ClickUp . U kunt elk onderdeel van het platform aanpassen, waardoor het gemakkelijker dan ooit is om uw ideale RACI-matrix te maken. Als u inspiratie of begeleiding nodig hebt, profiteer dan van de kant-en-klare en bewerkbare RACI-planningssjabloon in ClickUp om u op weg te helpen. Download gratis het ClickUp RACI planningssjabloon Laten we eens kijken hoeveel flexibiliteit we kunnen hebben bij het maken van RACI-diagrammen in ClickUp.
Eenvoudige RACI grafiek in documentweergave
RACI-matrixvoorbeeld in ClickUp Docs
Hier is een perfect voorbeeld van wat we hierboven hebben uitgelegd. ClickUp's documentweergave kan worden gebruikt voor het maken van een RACI-diagram zonder de dingen te ingewikkeld te maken.
Stakeholders links, rollen boven en rechts. Jack, Sabrina en Selena zijn verantwoordelijk voor programmabeheer caroll is Accountable, Samatha is Consulted en Ahmed is Informed.
Het is geweldig dat er maar één verantwoordelijke is voor de rol van Accountable als het gaat om programmamanagement. Dat is het met campagnemarketing ontwerp, productmarketing ook gegevensanalyse, merkmarketing en klantsucces!
Het is ook gemakkelijk te zien dat er geen middelen te veel zijn toegewezen. Jack is de Verantwoordelijke voor programmamanagement, merkmarketing en klantsucces, terwijl hij Accountable is voor campagnemarketing, Geïnformeerd voor productmarketing en Geraadpleegd voor gegevensanalyse.
Kleurgecodeerde RACI-matrix in lijstweergave
Kleurgecodeerde RACI-matrix in de lijstweergave van ClickUp
Met de lijstweergave van ClickUp kunnen we meer in detail treden met de RACI-matrix. U kunt ook een vleugje kleur aan het hele concept toevoegen om het soms saaie projectbeheer verfrissender te maken. 🌈
Je kunt kiezen uit verschillende kleuren voor de rollen. Wij gebruikten blauw voor Verantwoordelijk, groen voor Accountable, enzovoort. Je kunt de tabel en de rollen helemaal naar eigen smaak aanpassen.
Hier hebben we ook een iets andere positionering van rollen en taken. Projecttaken staan links onder elkaar, terwijl namen en verantwoordelijkheden bovenaan en rechts staan (als je de voorkeur geeft aan deze manier van visualiseren, is dat helemaal prima).
Je kunt ook prioriteitsvlaggen zien die iedereen richting kunnen geven en taken kunnen aanwijzen die zo snel mogelijk moeten worden afgehandeld en taken die nog even kunnen wachten. 🚩
RACI-model in tabelweergave
RACI-model in tabelweergave van ClickUp
Met de tabelweergave kunt u uw RACI-diagram nauwkeuriger bekijken. Naast het zien van rollen, taken en prioriteiten, kunt u ook de status van elke taak volgen vanuit de grafiek. Statussen zijn volledig aanpasbaar; dit is slechts een voorbeeld van hoe u ze kunt benoemen en kleuren.
RACI-diagram voorbeeld gegroepeerd op status
RACI grafiek voorbeeld gegroepeerd per status in ClickUp's tabelweergave
Binnen de tabelweergave kunt u met ClickUp ook taken filteren en groeperen op naam, rol, status, prioriteit, enz. Hierdoor kunt u zich meer verdiepen in de details van uw RACI-diagram en zien welke taken in uitvoering zijn, aan welke nog moet worden gewerkt en welke zijn voltooid.
Tot slot, zoals al bekend, ClickUp weergaven en het Whiteboard behoort tot onze favorieten! 😍
RACI rollen in whiteboardweergave
RACI-rollen in de ClickUp Whiteboard-weergave
De ClickUp Whiteboard maakt het gemakkelijk om taken, rollen en rollen afzonderlijk te visualiseren, allemaal met een vleugje kleur. Het zorgt ervoor dat iedereen als een team werkt. Hierdoor is er praktisch geen ruimte voor conflicten of een laag moreel.
Miro Voorbeelden
Het volgende is het beruchte hulpmiddel voor mindmapping, Miro . Laten we eens kijken wat voor RACI-magie we kunnen bedenken.
RACI Stakeholderkaart
RACI Stakeholderkaart Voorbeeld in Miro Miro is een ander uitstekend hulpmiddel dat je kunt gebruiken voor het toewijzen van rollen, verantwoordelijkheden en taken. In dit specifieke voorbeeld laat Miro zien hoe je eenvoudig een RACI-stakeholdersmatrix kunt maken voor serviceontwerpteams.
Kun je zien dat er hier iets anders is? 🤔
Precies! In plaats van vast te houden aan het gewone RACI-diagram, besloot Miro een nieuwe aanpak te kiezen en alles, van rollen en verantwoordelijkheden tot taken, netjes te organiseren met behulp van de kaartweergave. 🗺️
Je ziet de belanghebbenden en taken aan de linkerkant, hun rollen (beslisser, grote beïnvloeders, nauwgezet beheren) gevisualiseerd daaronder, en alles samen in een cirkelvormige kaart.
U kunt zien dat rollen zijn gelaagd in cirkels, gaande van degenen met, laten we zeggen, minder verantwoordelijkheid (bijv. Geïnformeerd) tot Verantwoordelijk.
Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar wij houden van digitale plakbriefjes! De namen van iedereen in het team worden op deze sticky notes geschreven, terwijl hun rollen worden aangegeven met emoji's.
Bonus: Stakeholder Mapping Sjablonen
RACI Marketing Team Model
RACI Marketingteammodel in Miro Dit RACI-diagram is speciaal gemaakt voor de behoeften van marketingteams. Projectmanagement, campagne-, product- en merkmarketing, evenals klantsucces, oftewel deliverables, staan aan de linkerkant.
Verantwoordelijkheden en rollen zijn duidelijk gedefinieerd per taak, terwijl teamleden dienovereenkomstig zijn gegroepeerd en gerangschikt, zodat iedereen weet wat ze doen en wat anderen doen.
Er is één verantwoordelijke persoon voor elke taak, terwijl het aantal verantwoordelijke personen relatief evenwichtig is.
**Coda voorbeelden
Last but not least in het rijtje hulpmiddelen hebben we de nieuweling in het projectmanagementblok, Coda . Laten we eens kijken hoe het zich verhoudt tot onze vorige RACI-sjablonen.
Bonus:_ Perceptuele kaart sjablonen !
Voorbeeld RACI-matrix per taakverdeling
RACI Matrix Voorbeeld per Taakverdeling in CodaCoda geeft een praktisch voorbeeld van hoe het eruit ziet om een RACI-diagram te maken en te gebruiken, zelfs als je niet per se aan een al te complex project werkt.
Alle taken zijn duidelijk gedefinieerd, evenals alle rollen (CEO, CTO, VP of product, productmanager, UI-ontwerper, contentschrijver en financieel analist) en verantwoordelijkheden die worden weergegeven in levendige kleuren. Dit zorgt voor een betere zichtbaarheid en differentiatie, en we kunnen het ook integreren met derden software om consultancies te plannen of zelfs de voortgang van elk project bij te houden.
Voorbeeld RACI-diagram per taakstatus
RACI grafiek voorbeeld per taakstatus in Coda Met Coda kun je ook de status van elke taak bijhouden (niet gestart, bezig, afgerond) op de RACI grafiek, elke status een kleurcode geven en notities toevoegen om te verduidelijken wie aan welke taak werkt en hoeveel middelen er beschikbaar zijn.
In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kun je kiezen uit verschillende andere absoluut fantastische RACI grafiek sjablonen die je kostbare tijd zullen besparen en je team vanaf de eerste seconde op snelheid zullen brengen!
Bonus: Matrix Sjablonen & Matrix voorbeelden organisatiestructuur
Wie heeft er baat bij het gebruik van een RACI-diagram?
Projectmanagers: Een RACI-diagram is een nuttig hulpmiddel voor projectmanagers die de verschillende taken en rollen moeten bijhouden die bij een project horen. Door deze rollen bij te houden, helpt het om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het project verantwoordelijk wordt gehouden voor zijn of haar individuele taken. RACI-diagram projectmanagement is een digitale marketeer en de oprichter van HustlerEthos.com .