Bijna 60% van de projectmanagers werkt tegelijkertijd aan twee tot vijf projecten.
Ervoor zorgen dat alle projecten hetzelfde niveau van focus, productiviteit en uitvoerkwaliteit hebben, is een superkracht die projectmanagers moeten hebben. Slechte projectprestaties kunnen leiden tot een kolossale verspilling van investeringen.. 114%, om precies te zijn.
Gelukkig kunnen projectmanagers jongleren met een robuust systeem.
Hier zijn tien strategieën om slimmer te werken, efficiënter te werken en meerdere projecten te beheren.
10 strategieën voor het succesvol managen van meerdere projecten
1. Software voor projectmanagement is je beste vriend
Terwijl 77% van de succesvolle projectmanagement teams gebruikt software om projecten en Taken te beheren. Alleen 46% van de organisaties geeft prioriteit aan een cultuur die projectmanagement waardeert.
Maar alle hoop is niet verloren.
U kunt een verandering teweegbrengen in projectmanagement mentaliteit door te investeren in software zoals ClickUp-een tool die elk aspect van een project kan beheren:
ClickUp weergaven voor het plannen, bijhouden en beheren van werk
Functies zoals ClickUp mindmaps, ClickUp Tijdregistratie en ClickUp Dashboards kunnen u helpen om:
- Strategieën en abonnementen op te stellen
- Uw werkstroom te visualiseren
- Taken toewijzen
- Tijd bijhouden en middelen beheren
- Samenwerken met je team
- Uitkomsten voorspellen
Plan en organiseer projecten, ideeën of bestaande Taken met behulp van ClickUp Mindmaps
ClickUp is een gecentraliseerd tool voor projectmanagement dat meerdere projecten kan hosten en u kan helpen om naadloos van het ene naar het andere project te gaan - een onmiskenbaar voordeel voor als de dingen uit de hand lopen (zoals vaak het geval is, meerdere keren per dag!).
Je hebt ook gratis toegang tot sjablonen voor projectmanagement en geef uw project een vliegende start bij elk project.
2. Met grote focus komt grote productiviteit
Projectmanagers werken meestal aan drie tot vier projecten tegelijk en hun grootste uitdaging? Focus.
Leren hoe te focussen is ingewikkelder dan je zou denken. Om je mentale spier te trainen, moet je eerst analyseren waarom je geest afdwaalt.
Zodra je het waarom hebt achterhaald, kun je deze tips proberen om je concentratievaardigheden te verbeteren:
- Zeg nee tegen taken die laag op je prioriteitenlijst staan. Hoe meer je multitaskt, hoe groter de kans op ongelukken
- Automatiseer je beheerderstaken en repetitieve to-dos met ClickUp AI assistent, die agenda's voor je kan maken, checklists kan maken, content kan bewerken en meer
- Timeboxing toepassen: een strategie waarbij je je geest bewust traint om een taak binnen een bepaald blok tijd te voltooien
- Beoefen mindfulness en schakel die vervelende notificaties uit die je focus kunnen verstoren. Je kunt ook focus apps om je geest te leiden en te helpen je concentratie op peil te houden
- Delegeer en vertrouw op je collega's en directe rapportages in plaats van elke kleine Taak te micromanagen, maar wees ook geen afwezige manager
**3. Vraag: Geef je de juiste prioriteit aan Taken?
Als je merkt dat je 's nachts doorwerkt maar niet veel bereikt. Schuldig.
Misschien geef je prioriteit aan taken met een lage waarde die je tijd, energie en moeite kosten.
Het maken van een lijst met taken en het prioriteren van Taken is één manier; maar mogen we een andere game-changer voorstellen?
ClickUp Prioritering sjablonen:
Gebruik de ClickUp Prioritization Matrix Sjabloon om Taken te evalueren op basis van hun impact en inspanningsniveau
Pro Tip: Voordat u de Prioriteringsmatrix gebruikt, moet u taken categoriseren op basis van prioriteit met behulp van het 4D-model: Doen, Defereren (abonnement), Delegeren, en Verwijderen (Elimineren).
Instance, laten we zeggen dat u wilt dat uw team weet wat nog te doen en wanneer. ClickUp-taakbeheer functie kan helpen bij het maken van een hiërarchie voor wat belangrijk is.
Het biedt visuals met veel gegevens, zoals Kanban-borden en Gantt-diagrammen, die in één oogopslag een overzicht op hoog niveau geven van uw Taken:
Sorteer je Taken snel en gemakkelijk en maak cascadeweergaven met één klik om het spel voor te blijven en prioriteit te geven aan wat belangrijk is
De ClickUp-taak prioriteit met de optie kunt u prioriteit geven aan taken zonder fouten. Zo werkt het:
- Kies tussen vier prioriteitsniveaus (vlaggen): Hoog, Normaal en Laag
- Sorteer je taken op tijd om de meest kritieke taken binnen je werkstroom te zien
- Zet items met een hoge prioriteit in het systeemvak, dat 24×7 beschikbaar is
- Combineer uw geprioriteerde taken met afhankelijkheid. (zoals "wachten op" of "blokkeren")
- Stel filters in voor deadlines en sla ze op of deel ze met het team
4. Communiceer met duidelijkheid
Het onderhouden van een constante communicatielijn is om vele redenen essentieel voor het succes van een project:
- Belanghebbenden kunnen hun verwachtingen delen met de leden van het team om hun werk beter op elkaar af te stemmen. Clients kunnen direct feedback delen als er iets mis gaat
- Creëer een feedbacklus voor uw team en help ze om doelen sneller te bereiken zonder aan kwaliteit in te boeten
- Houd vergaderingen voor teams om de strategie te herzien en de status van het project door te nemen. Met een proactieve aanpak kom je een heel eind
- De verwachtingen en tijdlijnen van de client beheren en de gevreesde scope creep voorkomen
Maar hoe kun je communiceren met duidelijkheid? Door te communiceren waar het werk gebeurt.
Een goed begin zou zijn om te investeren in een tool die communicatie prioriteert, vergelijkbaar met ClickUp chatten :
Breng uw communicatie onder één dak met ClickUp chatten
Verspreide gesprekken over verschillende tools leiden tot verwarring en fouten. Als je bedenkt hoeveel we messaging apps gebruiken in ons persoonlijke leven, zou chatten op het werk dan niet het handigst zijn?
U kunt updates in realtime delen en teamoverschrijdende zichtbaarheid krijgen in wie waar aan werkt.
Je kunt je interacties ook voorzien van visuele context en de begrijpelijkheid verbeteren. Voeg links, bijlagen, bestanden, GIF's, afbeeldingen, video's en wat dan ook toe om de boodschap over te brengen.
Deel embeds, links, bijlagen en meer
Net als op Instagram of Facebook kunt u iedereen toevoegen aan uw werk gesprekken met @mentions. Je hoeft geen tijd meer te verspillen met het verzenden van e-mails of het voeren van telefoongesprekken om teamleden te waarschuwen.
Bovendien kun je opmerkingen toewijzen aan individuele leden en het action items verplaatsen. Je team lid wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht en kan aan de slag zonder tijd te verliezen.
Ja, communicatie is al lang een onmisbare zachte vaardigheid voor projectmanagers. Maar het is hoog tijd om te kijken naar het "hoe" van goed communiceren.
5. Limiet contextverandering
Het rondstuiteren tussen apps en platforms is tijdverspilling.
In uw streven om meerdere projecten te beheren en uw productiviteit te verhogen, kan "wisselen van context" u in de weg zitten.
Vaak verward met multitasking, contextschakelen is het minste van de twee kwaden. Je springt tussen apps en start nieuwe Taken, waarbij je oudere Taken halverwege achterlaat.
Helaas gaan de nadelige effecten verder dan productiviteit. Een onderzoek van de Universiteit van Californië, Irvine, rapporteerde dat slechts 20 minuten van herhaalde onderbrekingen kunnen leiden tot meer stress, druk en frustratie op het werk.
Dus, hoe ga je om met het wisselen van context?
Je pakt het op twee manieren aan:
1. Zet alle apps en tools op één platform, zodat je team alles binnen handbereik heeft.
ClickUp ondersteunt bijvoorbeeld 1000+ integraties van apps van derden waardoor je één org-brede oplossing kunt implementeren die je favoriete tools bevat. Bovendien ben je verlost van het team dat onbewust van context wisselt.
2. Gebruik ClickUp weergaven om al uw werk op één plaats te bewaren, uw heilige thuis voor persoonlijke productiviteit.
U kunt ook uw werkstroom visualiseren, projecten bijhouden en projectmanagement personaliseren via drie weergaven: Lijst, kalender en bord:
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw werkstroom aan te passen aan uw behoeften
Een weergave in vogelvlucht van al uw projecten kan u tijd en moeite besparen die u anders zou besteden aan het beheren van meerdere bestanden en het sluiten van browsertabbladen.
6. Wees flexibel wanneer prioriteiten verschuiven
Is uw team niet in staat om veranderende prioriteiten bij te houden? Het onvermogen om te pivoteren als de situatie daarom vraagt is een belangrijke tekortkoming voor projectmanagers.
En dit gebeurt vooral als je meerdere lijsten met taken en spreadsheets gebruikt om bij te houden wat er in verschillende projecten gebeurt.
Je bent niet in staat om resources op tijd opnieuw in te plannen. Dit kan je lopende projecten doen ontsporen en vertragingen veroorzaken.
De twee grote oplossingen?
1. Implementeer een wijzigingsbeheerproces: Hiermee kun je verzoeken voor projectwijzigingen beheren. Als een belanghebbende een wijziging in een project aanvraagt, kun je dit direct in de planning van het project weergeven. Je kunt dit proces ook gebruiken om belanghebbenden naar eigen inzicht wijzigingsverzoeken te laten goedkeuren/weigeren.
2. Deel een centrale bron van de waarheid: Gebruik een tool om wijzigende projectaanvragen bij te houden en zorg ervoor dat deze tool offline en online beschikbaar is voor teamleden.
Als de leden van je team in realtime zichtbaarheid krijgen op de bandbreedte en de status van hun taken, kunnen ze schakelen en efficiënt werken. Bovendien kun je het team controleren als het krap wordt.
7. Een evenwichtige werklast leidt tot een gelukkiger (lees productiever) team
Een evenwichtige verdeling van de werklast van uw team bevordert de groei van uw business en het welzijn van uw medewerkers.
Overbelast een werknemer met taken en u krijgt in het beste geval onvolledig werk en in het slechtste geval werk van slechte kwaliteit.
Zelfs het onderbenutten van werknemers kan hen ongemotiveerd en gestrest maken. Het is dan ook geen verrassing dat de VS 300 miljard dollar aan gemiste werkdagen en gezondheidsproblemen die voortkomen uit werkgerelateerde stress.
**In beide scenario's heeft de organisatie te verliezen.
Het vinden van de juiste balans kan het moreel van teams verhogen en het project soepel laten verlopen.
Maar hoe? Begrijp de impact van beheer van werklast over gegevensbeheer.
Wanneer je meerdere projecten en teams beheert, zal de werkstroom van gegevens onvermijdelijk via kruisende kanalen verlopen. Je moet de werklast goed beheren om de gegevens bij te houden.
Zo ziet een typisch proces voor werklastbeheer eruit:
- Begin met het toewijzen van je taken aan de juiste mensen, zodat iedereen een gelijke werklast heeft. Je hebt volledige zichtbaarheid nodig in de betrokken mensen, projecten en Taken
- Analyseer de capaciteiten, vaardigheden en expertise van je team om op tijd te leveren, binnen het budget en met de verwachte kwaliteit
- Vervolgens wil je het 'intelligente' proces van werklastverdeling digitaliseren. Bijvoorbeeld, ClickUp Werklastweergave kunt u het takenblad en de kalender van elk lid zien en bekijken wie waaraan werkt:
Sorteer taken op status en voor je toegewezen personen en krijg inzicht in de wekelijkse werklast in deze weergave
Op basis van de voortgang van je project kun je de weergave aanpassen, het inspanningsniveau van de taak bijhouden, de capaciteit van je team aanpassen en zonder onderbrekingen of vertragingen werken.
8. Houd bij het plannen van projecten rekening met het hele portfolio
Medewerkers worden vaak overboekt of geblokkeerd voor de verkeerde data als uw projectplanning niet gecoördineerd is.
Om je projectplanning waterdicht te maken, heb je zichtbaarheid nodig in de werklast van het team voor het hele jaar (en niet alleen de weken die voorafgaan aan de deadline van het project).
Stel dat je twee microsites lanceert. Helaas loopt de eerste lancering vertraging op door problemen met de productie en komt deze in conflict met de lancering van de tweede microsite.
Als je projectplanning deze vertraging niet weerspiegelt, zul je uiteindelijk je resources overboeken en loopt het project vertraging op.
Hier zijn enkele tips die je kunt volgen om je projecten te plannen zonder de volledige reikwijdte uit het oog te verliezen:
- Verdeel de start- en einddatum van het project voor mensen die aan meerdere projecten tegelijk werken
- Plan de afhankelijkheid van je projecten - moet je bijvoorbeeld eerst het ontwerp van de website afmaken voordat je content gaat schrijven?
- Consolideer dubbele Taken over projecten heen om het werk sneller Klaar te krijgen. Instance, stel dat je stockafbeeldingen moet kopen voor je marketing- en verkoopmateriaal; doe ze samen
- Wanneer je deadlines instelt, werk dan achterwaarts om te begrijpen hoe lang het duurt om elke Taak te voltooien
9. Stel duidelijke, meetbare en haalbare doelen voor elk project
Het instellen van doelen en KPI's staat centraal bij het meten van de voortgang van werknemers. Maar instellingen hebben diepere, meer psychologische nawerkingen.
Forbes beweert dat mensen die zich hun doelen levendig voorstellen 1.2 tot 1,4x meer kans om ze te bereiken.
Dus als je doelen begint weer te geven als een meer gestructureerd project abonnement, zul je beter in positie zijn om ze te bereiken.
In de context van Business nemen doelen de vorm aan van mijlpalen. Doorgewinterde projectmanagers gebruiken het volgende proces voor de instelling van doelen:
- Eerst werken ze aan de instelling van projectdoelstellingen vast* Vervolgens richten ze zich op het opsplitsen van projecten in kleinere, beter beheersbare Taken
- Vervolgens wijzen ze taken toe aan de juiste leden van het team
- Tot slot stellen ze meetbare, realistische en duidelijke doelen
Maar laat het daar niet bij. Gebruik automatisering in uw voordeel met
ClickUp Doelen:
ClickUp's gebruiken om voortgang bij te houden met numerieke, monetaire, waar/onwaar en Taak Doelen
ClickUp Goals is geweldig voor het organiseren van al uw doelen (denk aan cycli voor Sprint, wekelijkse scorekaarten voor medewerkers, OKR's, etc.) in gebruiksvriendelijke mappen.
U kunt targets aanmaken in verschillende formats: nummer, waar/onwaar, Taak, geld, beschrijvingen, enz.
Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over het bijhouden van de voortgang van uw projecten. De tool neemt het van je over.
10. Sla uw terugkerende werkstromen op en bespaar onschatbare tijd
Bouw je bij elk nieuw project steeds dezelfde werkstromen opnieuw op?
Stel je dit eens voor: Je hebt net gewerkt aan een driemaandelijkse e-mail over nieuwe productlanceringen. Na een paar weken is het tijd om aan de slag te gaan met deliverables voor het nieuwe kwartaal.
Maar wacht even.
De ontwerptool die je gebruikte is uit gebruik genomen. Je moet een nieuwe versie gebruiken en helemaal opnieuw beginnen. Maar het probleem is dat je de onderdelen van de vorige e-mail niet meer weet.
Productief gezien is dit geen intelligente zet. Je mist misschien cruciale onderdelen en je abonnees krijgen misschien een e-mail van mindere kwaliteit.
Wat kun je doen om dit het volgende kwartaal te voorkomen? Wat dacht je ervan om je werkstroom te sjabloneren en het komend kwartaal te gebruiken zoals het is?
Als het nieuwe kwartaal begint, kun je beginnen met het persoonlijke sjabloon dat je hebt gemaakt.
Dit versnelt je werkproces en voorkomt hiaten in je werkstroom.
Pro tip: Werk uw sjablonen regelmatig bij met inzichten en best practices om levering van hoge kwaliteit te garanderen.
Eenvoudig meerdere projecten beheren met ClickUp
Wat is het meest voorkomende dilemma voor projectmanagers? Hoe meerdere projecten beheren zonder gek te worden.
Dat is begrijpelijk. Projectmanagers hebben er veel werk aan.
Als projectmanager zit je vaak tot je knieën in de deliverables die gisteren klaar moesten zijn. Je hebt misschien ook te maken met klanten die onder hoge druk staan en een overwerkt team. En dan hebben we het nog niet eens over de verwachtingen van de belanghebbenden en de stijgende projectbudgetten.
Nog te doen voor één project is al moeilijk genoeg.
Stel je eens voor wat er gebeurt als je er meerdere projecten bij doet - dat kan leiden tot een burn-out en ongelukkig personeel.
Een robuust software voor projectmanagement zoals ClickUp is het juiste hulpmiddel voor deze taak. Meer informatie over het beheren van meerdere projecten met deze inzichtelijke video .