Hoe meerdere projecten succesvol managen

Bijna 60% van de projectmanagers werkt tegelijkertijd aan twee tot vijf projecten.

Ervoor zorgen dat alle projecten hetzelfde niveau van focus, productiviteit en uitvoerkwaliteit hebben, is een superkracht die projectmanagers moeten hebben. Slechte projectprestaties kunnen leiden tot een kolossale verspilling van investeringen.. 114%, om precies te zijn.

Gelukkig kunnen projectmanagers jongleren met een robuust systeem.

In dit artikel geven we je een idee van de veelvoorkomende uitdagingen waarmee je waarschijnlijk te maken krijgt en strategieën om je te helpen slimmer te werken, efficiënter te werken en meerdere projecten te beheren. Maar laten we eerst begrijpen waarom efficiënt projectmanagement voor meerdere projecten zo belangrijk is.

Risico's van inadequaat projectmanagement voor meerdere projecten

Het onvermogen om meerdere projecten goed te beheren kan leiden tot een bereik van risico's die invloed hebben op tijdlijnen, budgetten, teamprestaties en organisatorisch succes. Hieronder staan de sleutelrisico's om rekening mee te houden:

• Gemiste deadlines: Slechte coördinatie en prioritering kunnen leiden tot vertragingen in een of meer projecten. Dit vermindert niet alleen het vertrouwen van de client, maar kan ook financiële gevolgen hebben
• **Inefficiënte toewijzing van middelen en gebrek aan overzicht kunnen leiden tot te hoge uitgaven. Dit vermindert niet alleen de winstgevendheid van het project, maar kan het ook moeilijk maken om toekomstige financiering of projectgoedkeuringen te krijgen
• Gebrek aan duidelijkheid: Onvoldoende communicatie en onduidelijke prioriteiten kunnen teams onzeker maken over waar ze zich op moeten richten. Dit kan invloed hebben op het moreel en de productiviteit
• Overbelasting van het team: Een slecht beheerd portfolio kan de leden van het team overbelasten door ze over veel projecten te verspreiden. Dit verhoogt het risico op fouten en kan ook leiden tot burn-out en verloop in het team
• Scope creep: Slecht beheer van projectscopes over meerdere initiatieven kan leiden tot ongecontroleerde veranderingen en toevoegingen, wat leidt tot langere tijdlijnen, uitgerekte budgetten en gefrustreerde leden van het team
• Ondermaatse resultaten: Een gebrek aan focus en gehaaste deadlines kunnen leiden tot kwaliteitsverlies. Het niet leveren zoals verwacht kan leiden tot kosten voor herbewerking, om nog maar te zwijgen van ontevreden clients en een negatieve reputatie
• **Ineffectieve communicatie en niet ingeloste verwachtingen over projecten heen kunnen de relaties met belanghebbenden onder druk zetten en leiden tot verlies van toekomstige zakelijke kansen
• Weinig zichtbaarheid: Het slecht bijhouden van het project kan het team blind maken voor knelpunten, vertragingen, problemen met naleving of een potentieel tekort aan middelen. Hierdoor kan het project uit de koers raken
• Verkeerde afstemming op de strategie: Als projecten slecht worden ingepland en gemanaged, lopen ze het risico dat ze niet op één lijn liggen met de doelen van de organisatie en daardoor een verspilling van middelen veroorzaken
• Verhoogde risico's: Zonder proactief risicomanagement kunnen problemen in een project escaleren en zich uitbreiden naar andere projecten. Dit verhoogt de kans op mislukking en potentiële financiële of reputatieschade
• Gemiste kansen: Een slechte prioritering en toewijzing van middelen kan ertoe leiden dat sommige projecten stagneren of onafgemaakt blijven
• Verlies van innovatie: Teams die overweldigd worden door het jongleren met meerdere projecten kunnen de bandbreedte missen om creatief te denken of te innoveren

Effectief projectmanagement is essentieel voor het behouden van operationele efficiëntie, het leveren van kwaliteitsresultaten en het beschermen van de reputatie en winstgevendheid van de organisatie.

12 Strategieën voor succesvol managen van meerdere projecten

1. Maak gebruik van projectmanagement software 77% van de succesvolle projectmanagement teams gebruikt software om projecten en Taken te beheren. Echter, slechts

46% van de organisaties geeft prioriteit aan een cultuur die projectmanagement waardeert.

Software voor projectmanagement zoals ClickUp kan u helpen veel van de uitdagingen te overwinnen die gepaard gaan met het beheren van meerdere projecten.

ClickUp is een gecentraliseerde tool voor projectmanagement dat meerdere projecten kan hosten en u kan helpen om naadloos van het ene naar het andere project te gaan - een onmiskenbaar voordeel voor als dingen uit de hand lopen (wat vaak gebeurt, meerdere keren per dag!). Portfolios in ClickUp zijn ontworpen om projectmanagement voor meerdere projecten te vereenvoudigen. Van strategie tot uitvoering kunt u uw project op één plaats bijhouden.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/clickup-user-interface-png-1400x930.png Leer hoe je meerdere projecten beheert met ClickUp /%img/

ClickUp voor het plannen, bijhouden en beheren van werk in meerdere projecten

Eén bron van waarheid betekent ultieme zichtbaarheid in knelpunten, risico's, problemen met personeelsbezetting en meer. Met meer dan 15 verschillende manieren om uw werk te visualiseren, van Gantt grafieken tot Tijdlijnen tot Lijsten, Borden en Kalenders, kunt u een weergave vinden die voor iedereen werkt.

Plus, ClickUp Dashboards laat realtime voortgang zien zodat u altijd een stap voor bent. ClickUp voor projectmanagers biedt functies die u kunnen helpen om:

• Strategieën en abonnementen te maken
• Uw werkstroom te visualiseren
• Taken toe te wijzen
• Tijd bijhouden en middelen beheren
• Samen te werken met je team
• Uitkomsten voorspellen

💡Pro Tip: Gebruik ClickUp's gratis sjablonen voor projectmanagement en geef uw project een vliegende start bij elk project.

2. Focus, in plaats van multitasken, voor productiviteit

Projectmanagers werken meestal met drie tot vier projecten tegelijk en hun grootste uitdaging? Focus.

Leren hoe te focussen is ingewikkelder dan je zou denken. Probeer deze tips om je concentratievermogen te verbeteren:

• Zeg nee tegen taken die laag op je prioriteitenlijst staan. Hoe meer je multitaskt, hoe groter de kans op ongelukken
• Automatiseer je beheerderstaken en repetitieve to-dos metClickUp Breinuw altijd bereikbare AI-assistent, die agenda's voor u kan maken, checklists kan maken, content kan bewerken en nog veel meer
• Timeboxing toepassen - een strategie waarbij je je geest bewust traint om een taak binnen een bepaald blok tijd te voltooien
• Beoefen mindfulness en schakel die vervelende notificaties uit die je focus kunnen verstoren. Je kunt ookfocus apps om je geest te begeleiden en je concentratie op peil te houden

3. Geef Taken de juiste prioriteit

Brandt u tot diep in de nacht door, maar bereikt u niet veel? Misschien geeft u prioriteit aan taken met een lage waarde die uw tijd, energie en moeite opslokken. Taakprioritering in ClickUp-taak kunt u prioriteiten instellen met de minste inspanning. Zo werkt het:

• Kies tussen vier prioriteitsniveaus (vlaggen): Hoog, Normaal en Laag
• Sorteer je taken op tijd om de meest kritieke taken binnen je werkstroom te zien
• Zet items met een hoge prioriteit in het systeemvak, dat 24×7 beschikbaar is
• Combineer uw geprioriteerde taken met afhankelijkheid. (zoals "wachten op" of "blokkeren")
• Stel filters in voor deadlines en sla ze op of deel ze met het team

Je kunt dit ook efficiënter doen door gebruik te maken van sjablonen voor prioritering .

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-65.png ClickUp Matrix met prioriteiten sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-14411&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

💡Pro Tip: Gebruik de ClickUp Priority Matrix Sjabloon om taken te categoriseren op basis van impact en inspanning.

4. Duidelijk communiceren

Het onderhouden van een constante communicatielijn is om vele redenen essentieel voor het succes van een project:

• Belanghebbenden kunnen hun verwachtingen delen met de leden van het team om hun werk beter op elkaar af te stemmen. Clients kunnen direct feedback delen als er iets mis gaat
• Creëer een feedbacklus voor uw team en help ze om doelen sneller te bereiken zonder aan kwaliteit in te boeten
• Houd vergaderingen voor teams om de strategie te herzien en de status van het project door te nemen. Met een proactieve aanpak kom je een heel eind
• De verwachtingen en tijdlijnen van de client beheren en de gevreesde scope creep voorkomen

Maar hoe kun je communiceren met duidelijkheid? Door te communiceren waar het werk gebeurt.

Een goed begin zou zijn om te investeren in een tool die communicatie prioriteert, vergelijkbaar met ClickUp chatten :

Houd al uw werk en gesprekken op één plaats met ClickUp Chat

Verspreide gesprekken over meerdere tools leiden tot verwarring en fouten. Met chatten kunt u updates in realtime delen op de plek waar het werk gebeurt en krijgt u teamoverschrijdende zichtbaarheid in wie waar aan werkt.

Je kunt je interacties ook voorzien van visuele context en de begrijpelijkheid verbeteren. Voeg koppelingen, bijlagen, bestanden, GIF's, afbeeldingen, video's en wat dan ook toe om de boodschap over te brengen.

Voeg iedereen toe aan je werk gesprekken met @mentions en wijs opmerkingen toe aan individuele leden en houd het action items verhuizen.

💡Pro Tip: Adopteer communicatiemiddelen en sjablonen om jezelf tijd en moeite te besparen

5. Limiet contextwisselingen

In je zoektocht om meerdere projecten te beheren en je productiviteit te verhogen, kan "wisselen van context" je in de weg zitten.

Vaak verward met multitasking, is contextschakelen het minste van de twee kwaden. Met wisselen tussen contexten spring je tussen apps en start je nieuwe taken, waarbij je oudere taken halverwege laat liggen.

Helaas gaan de nadelige effecten verder dan productiviteit. Een onderzoek van de Universiteit van Californië, Irvine, rapporteerde dat slechts 20 minuten van herhaalde onderbrekingen kunnen leiden tot meer stress, druk en frustratie op het werk.

Dus, hoe ga je om met het wisselen van context?

Vervang al je verschillende apps en tools door één platform, zodat je team alles binnen handbereik heeft.

ClickUp, bijvoorbeeld, brengt al je taken, gesprekken en projecten samen in één gebruiksvriendelijk platform. Van werkbeheer en communicatie tot samenwerking, het gebeurt allemaal in één gedeelde ruimte.

Bovendien ondersteunt ClickUp 1000+ integraties van apps van derden waardoor je één org-brede oplossing kunt implementeren die je favoriete tools bevat. En je verlost het team van onbewust van context wisselen.

6. Wees flexibel wanneer prioriteiten verschuiven

Is jouw team niet in staat om veranderende prioriteiten bij te houden? Het onvermogen om te pivoteren als de situatie daarom vraagt is een belangrijke tekortkoming voor projectmanagers.

Dit gebeurt meestal wanneer je meerdere lijsten met taken en spreadsheets gebruikt om de voortgang van projecten bij te houden.

De twee grote oplossingen?

• Implementeer een wijzigingsbeheerproces: Hiermee kun je verzoeken om projectwijzigingen beheren. Als een belanghebbende een wijziging in een project aanvraagt, kun je dit direct in de projectplanning weergeven. Je kunt dit proces ook gebruiken om belanghebbenden naar eigen inzicht wijzigingsverzoeken te laten goedkeuren/weigeren.
• Deel een centrale bron van de waarheid: Gebruik een tool om wijzigende projectaanvragen bij te houden en zorg ervoor dat deze tool offline en online beschikbaar is voor teamleden.

Als de leden van je team in realtime zichtbaarheid krijgen op de bandbreedte en de status van hun taken, kunnen ze schakelen en efficiënt werken. Bovendien kun je het team controleren als het krap wordt.

7. Breng de werklast van uw team in balans

Een gelijkmatige verdeling van de werklast van uw team bevordert de groei van uw business en het welzijn van uw werknemers.

Overbelast een werknemer met Taken en je krijgt in het beste geval onvolledig werk en in het slechtste geval werk van slechte kwaliteit. Zelfs het onderbenutten van werknemers kan hen ongemotiveerd en gestrest maken.

Het is dan ook geen verrassing dat de VS 300 miljard dollar aan gemiste werkdagen en gezondheidsproblemen die voortkomen uit werkgerelateerde stress.

**In beide scenario's heeft de organisatie te verliezen.

Het vinden van de juiste balans kan het moreel van teams verhogen en het project soepel laten verlopen.

Platformen voor projectmanagement zoals ClickUp begrijpen hoe belangrijk goed werklastbeheer is voor projecten.

Om ervoor te zorgen dat iedereen een gelijke werklast heeft, heb je volledige zichtbaarheid nodig in de betrokken mensen, projecten en taken. Werklastweergave van ClickUp maakt dit mogelijk. Bekijk de takenlijst en kalender van elk lid en bekijk wie waaraan werkt.

Taken sorteren op status en voor uw toegewezen personen en inzicht krijgen in de wekelijkse werklast met ClickUp-taakweergave

Op basis van de voortgang van uw project kunt u de weergave aanpassen, het inspanningsniveau van de taak bijhouden, de capaciteit van uw team aanpassen en werken zonder onderbrekingen of vertragingen.

8. Stel duidelijke, meetbare en haalbare doelen voor elk project

Het instellen van doelen en KPI's staat centraal bij het meten van de voortgang van medewerkers. Maar instellingen hebben diepere, meer psychologische nawerkingen.

Forbes beweert dat mensen die zich hun doelen levendig voorstellen 1.2 tot 1,4x meer kans om ze te bereiken.

Dus als je doelen gaat weergeven als onderdeel van het creëren van je gestructureerde project abonnement, zul je beter in positie zijn om ze te bereiken.

In de context van Business nemen doelen de vorm aan van mijlpalen. Doorgewinterde projectmanagers gebruiken het volgende proces voor de instelling van doelen:

• Eerst werken ze aan de instelling vanprojectdoelstellingen vast
  • Vervolgens richten ze zich op het opsplitsen van projecten in kleinere, beter beheersbare Taken
• Vervolgens wijzen ze taken toe aan de juiste leden van het team
• Tot slot stellen ze meetbare, realistische en duidelijke doelen

tip: ClickUp Doelen is geweldig voor het organiseren van al je doelen (denk aan Sprint cycli, wekelijkse scorecards voor medewerkers, OKR's, enz. U kunt targets aanmaken in verschillende formats: nummer, waar/onwaar, Taak, monetair, beschrijvingen, enz. Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over het bijhouden van de voortgang van uw projecten. De tool neemt het van je over.

Met ClickUp Goals kunt u moeiteloos duidelijke doelen instellen en bijhouden om het succes van uw team te vergroten

9. Effectief delegeren

U kunt niet elke Taak zelf uitvoeren en goed delegeren geeft teamleden meer macht. Als je niet zeker weet hoe je verantwoordelijkheden voor je project moet delegeren, zijn hier enkele stappen die je kunt volgen:

• Beoordeel de sterke punten en capaciteiten van elk lid van het team
• Wijs taken toe op basis van de expertise, capaciteit en werklast van elk teamlid
• Vertrouw je team en focus op begeleiding in plaats van micromanagement
• Gebruik robuuste systemen en processen om accountability op te bouwen

💡Pro Tip: Software voor taakbeheer maakt het eenvoudig om taken toe te wijzen en de voortgang bij te houden voor de duur van het project

10. Sjabloon terugkerende werkstromen en bespaar onschatbare tijd

Bouwt u bij elk nieuw project steeds dezelfde werkstromen opnieuw op?

Dit is niet het meest productieve gebruik van uw tijd. Als uw projecten vaak een gemeenschappelijke set van projectresultaten of processen, maak je eigen sjablonen voor veelgebruikte werkstromen en processen.

Dit zal uw werk versnellen en hiaten in de werkstroom voorkomen.

💡Pro Tip: Werk uw sjablonen regelmatig bij met inzichten en best practices om een kwaliteitsvolle levering te garanderen.

11. Blijf georganiseerd met documentatie

Er komt veel kijken bij het beheren van meerdere projecten. Veel processen, workflows, teams en planningen. Blijf op de hoogte met gestructureerde projectdocumentatie .

Accurate en up-to-date documentatie voorkomt verwarring en houdt projecten op koers.

Houd aparte maar gestandaardiseerde documentatie bij voor elk project (bijv. vereisten, tijdlijnen, risicologs) en gebruik tools voor documentmanagement om de toegankelijkheid voor alle belanghebbenden te garanderen.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-28.gif ClickUp Brein /$$$img/

Genereer ideeën, productroadmaps, productbriefings, automatiseer documentatie, SOP's en meer met ClickUp Brain

💡Pro Tip: Genereer projectdocumentatie met ClickUp Brain en deel deze veilig via ClickUp Documenten

12. Anticiperen op en beheren van risico's

De beste manier om meerdere projecten samen efficiënt te beheren is een goede voorbereiding. Een van de belangrijkste aspecten van deze voorbereiding is het abonnement op risico's. Software voor risicobeheer zoals ClickUp kan helpen.

Overlappende projecten vermenigvuldigen de kans op risico's en verstoringen. Bovendien kunnen vertragingen in één project een domino-effect hebben op andere projecten. Daarom:

• Voer voor elk project een risicobeoordeling uit en documenteer de abonnementen voor onvoorziene omstandigheden
• Identificeer onderlinge afhankelijkheden tussen projecten en stem planningen hierop af
• Bekijk risico's regelmatig tijdens projectupdates en pak potentiële problemen vroegtijdig aan

tip: Sjablonen voor risicobeoordeling kunnen het giswerk uit het inschatten van risico's halen

Maak eenvoudig meerdere projecten met ClickUp

Wat is het meest voorkomende dilemma voor projectmanagers? Hoe meerdere projecten beheren zonder gek te worden.

Dat is begrijpelijk. Projectmanagers hebben er veel werk aan.

Als projectmanager zit je vaak tot je knieën in de deliverables die gisteren klaar moesten zijn. Het kan ook zijn dat je te maken hebt met klanten die onder hoge druk staan en een overwerkt team. En laten we vooral niet vergeten om de verwachtingen van belanghebbenden hoog te houden in een krap projectbudget.

Een robuust software voor projectmanagement zoals ClickUp is het juiste hulpmiddel voor deze taak. Meld u vandaag nog gratis aan en neem de pijn weg uit het beheren van meerdere projecten.