wat zijn _afhankelijkheden in projectmanagement ?
Om te beginnen zijn ze onvermijdelijk.
Net zoals je voor je financiën afhankelijk bent van je accountant.
Of je baas voor goedkeuringen.
Simpel gezegd, projectmanagement is onmogelijk zonder afhankelijkheid.
In dit artikel bespreken we wat afhankelijkheid is, laten we je verschillende soorten en voorbeelden uit de praktijk zien en hoe je ze gemakkelijk kunt beheren.
Als je meer van visueel leren houdt, bekijk dan deze vlog over afhankelijkheden in projectmanagement!
Wat zijn afhankelijkheden in projectmanagement?
Afhankelijkheden zijn elke taak, gebeurtenis of voorwaarde:
- Die afhankelijk is van het voltooien van een eerdere taak
- Of waarvan een opvolgende taak afhankelijk is
Ze helpen projectmanagers de relaties tussen taken te begrijpen en geven hen een duidelijk idee van de volgorde waarin ze de taken moeten uitvoeren.
_Ben je van mening dat je dit beter zou begrijpen als je een voorbeeld had?
Gelukkig zijn er voorbeelden te over van afhankelijkheid van projecten.
Hier is een eenvoudige:
Stel, je bent de projectmanager en je moet de targets van deze maand bespreken met je team tijdens een vergadering.
Dit is afhankelijk van het feit of je de vergadering eerst hebt, toch?
En dat hangt af van je voorbereiding op de vergadering.
Er is een afhankelijkheid.
4 sleutel termen met betrekking tot afhankelijkheid
We begrijpen dat afhankelijkheid van projecten in het begin een beetje intimiderend kan lijken.
Maar maak je geen zorgen, hier volgt een overzicht van een aantal specifieke termen met betrekking tot afhankelijkheid in projectmanagement:
- Constraint: projectbeperkingen zijn beperkingenvertragingen, barrières of knelpunten in een werkstroom.
De meest voorkomende is de drievoudige beperking (tijd, kosten en projectomvang ), maar er zijn andere factoren zoals regelgeving en milieuproblemen die alle beperkingen uitmaken.
- Kritisch pad : Dit is de verzameling of keten van essentiële Taken die je moet voltooien in een project om de eindstreep te halen
- Lag: Lagetijd is de duur waarmee je een opvolgende taak vertraagt ten opzichte van de voorgaande taak
Bijvoorbeeld: een bepaalde taak B zou over vijf dagen moeten beginnen, wanneer taak A voltooid is. Voorganger taak A werd echter verwijderd, dus taak B begon pas over zeven dagen. Het resultaat is dat taak B een vertraging van twee dagen (5+2) heeft
- Voorlooptijd: Lead time is de duur waarmee een opvolgende activiteit kan worden versneld of vervroegd ten opzichte van de vorige taak.
Voorbeeld: Taak B moet beginnen als taak A voltooid is, en dat is over acht dagen. Maar als voorgangertaak A vroeg wordt voltooid en taak B begint over slechts vijf dagen, dan wordt taak B geacht een voorsprong van drie dagen te hebben (8-5).
Soorten afhankelijkheid en voorbeelden voor projectmanagers
Je weet nu wat afhankelijkheid is... Maar hoeveel verschillende soorten afhankelijkheid zijn er?
Aantekening: Dit is een gedetailleerde kijk op de verschillende soorten afhankelijkheden die je kunt tegenkomen bij projectmanagement. Als u echter gewoon verder wilt gaan met leren hoe u uw afhankelijkheid kunt beheren,_ dan kunt u de volgende stappen volgen klik dan hier.
Soorten afhankelijkheden gebaseerd op voorwaarden
Hier zijn enkele veelvoorkomende afhankelijkheidstypes waarmee je te maken kunt krijgen.
1. Logische afhankelijkheid
Logische afhankelijkheden, ook wel causale afhankelijkheden genoemd, zijn de afhankelijkheden die van nature voorkomen in een werkstroom en die je niet kunt vermijden.
Taken met logische afhankelijkheden kun je niet tegelijkertijd uitvoeren.
Bijvoorbeeld, als je een jurk maakt, komt eerst het ontwerp en dan kun je beginnen met naaien. Of, als je een video maakt voor sociale media het script en storyboard moeten worden abonnement voordat je gaat filmen.
2. Afhankelijkheid van bronnen
Er is sprake van afhankelijkheid van middelen als twee of meer taken dezelfde middelen nodig hebben om te voltooien. Er kan slechts een beperkte nummer van deze middelen zijn . De hulpbron kan een lid van een team zijn, een geïmporteerd onderdeel van een machine, geld, geschoolde vakmensen enz.
Voorbeeld: u hebt de harde schijf nodig waarop de rapportages van deze maand staan. Helaas heeft het financiële team dat ook nodig. Dus een van jullie zal moeten wachten!
3. Teamoverschrijdende afhankelijkheid
Hiervan is sprake wanneer verschillende cross functionele teamleden of afdelingen zijn van elkaar afhankelijk om een complex project of projectactiviteit te voltooien. Laura Moonan , Projectmanager bij Cleveland Ziekenhuis , kwam dit soort afhankelijkheid tegen bij het werken met artsen en het content team.
"Als projectmanager voor een ziekenhuis is het gebruik van workflows en afhankelijkheid door ons team van cruciaal belang voor nauwkeurigheid, communicatie en consistentie. Om medisch correcte artikelen te kunnen maken voor consumentgerichte content, moesten artsen de content zelf bewerken of goedkeuren. Een afhankelijkheid waar we mee worstelden was wie de content ging beoordelen en wanneer?
"Voordat ik software voor projectmanagement gebruikte, had ik een aparte afdeling nodig om de arts te identificeren, waarna ik een e-mail kon sturen met de vraag om hun wijzigingen of goedkeuring. Door de afhankelijkheid van ClickUp te implementeren was de tijdlijn van mijn project nauwkeuriger en wisten alle betrokkenen in welke fase het project zich bevond - wachtend op beoordeling, klaar om te verzenden of er was een blokkerende factor."
Lees meer: handleiding projectmanagement gezondheidszorg
4. Externe afhankelijkheid
Er zijn altijd dingen waar projectmanagers geen account voor kunnen maken in het project abonnement omdat ze buiten hun controle liggen. Dat zijn externe afhankelijkheden. Erica Tahan , projectmanager digitale marketing bij BINNEN werkt vaak met externe afhankelijkheid - communicatie en verzoeken van clients.
Wanneer je in een marketingbureau werkt, client communicatie is enorm - vooral als een project afhankelijk is van resource te leveren producten van de client (bijv. creatief, branding, enz.). Door clients in projectmanagement te brengen software voor communicatie en verantwoording, konden we minder vergaderingen houden, minder e-mailen en onze contactpersonen een gevoel van transparantie geven.
"Zaken als het toewijzen van taken, het instellen van de juiste notificaties wanneer deadlines naderen en geautomatiseerde rapportage zijn een enorme vooruitgang geweest in het verminderen van voormalige problemen met afhankelijkheid en hebben de relaties tussen interne teams en contactpunten van klanten sterk verbeterd."
5. Interne afhankelijkheid
Een interne afhankelijkheid is het tegenovergestelde van een externe afhankelijkheid. De controle is in handen van de teams van het project zonder enige afhankelijkheid van externe partijen.
Bedrijven hebben veel interne afhankelijkheden. Christa Riet junior productmanager bij Werk zoeken beschrijft hoe haar team de afhankelijkheid heeft gestroomlijnd die komt kijken bij het aannemen en inwerken van nieuwe leden van het team.
"Een van de grootste afhankelijkheid binnen ons bedrijf is de logistiek achter het aannemen van nieuwe werknemers. Zo moeten we bijvoorbeeld met de IT-afdeling werken om een nieuwe werknemer de juiste computer en e-mail te laten instellen. We moeten ook de nodige benodigdheden bestellen, zoals visitekaartjes of een ID-badge voor het bedrijf. Daarnaast moeten we de referenties van de nieuwe werknemer verzamelen en controleren of ze up-to-date zijn voordat ze aan het werk kunnen.
"Om deze uitdaging te overwinnen, hebben we verschillende strategieën geïmplementeerd om ons wervingsproces te stroomlijnen, zoals het creëren van een rol als 'wervingscoördinator' in ons bedrijf. Deze persoon is verantwoordelijk voor het van begin tot eind overzien van het wervingsproces en zorgt ervoor dat alles volgens plan verloopt, werkt functieoverschrijdend en houdt iedereen op dezelfde pagina.
6. Voorkeursafhankelijkheid
Eenvoudig gezegd, preferentiële afhankelijkheden zijn afhankelijkheden die je het liefst hebt.
Een preferentiële afhankelijkheid is niet verplicht om het project te voltooien. Je wilt het echter wel omdat het de kwaliteit van de project deliverables verbetert.
Laten we een goed voorbeeld nemen.
Een blogger kan zijn werk direct na het voltooien van het artikel bewerken. Maar ze kunnen er de voorkeur aan geven om een paar uur te wachten met de bewerking om meer fouten te ontdekken. Dit is een voorkeursafhankelijkheid die de kwaliteit van de blog verhoogt.
maar we zijn nog niet Klaar!
Enkele andere veelvoorkomende afhankelijkheden zijn:
- Directe afhankelijkheid: wanneer taak A volledig afhankelijk is van taak B
- Transitieve afhankelijkheid: afhankelijkheden die je taak alleen nodig heeft omdat een andere afhankelijkheid ze nodig heeft
- Optionele afhankelijkheid: afhankelijkheden die alleen bestaan als een specifieke voorwaarde of item wordt gebruikt in een project
- Upstream afhankelijkheid: een voorwaarde waarbij iets moet gebeuren voordat het project aan iets anders kan gaan werken
- Verplichte afhankelijkheid: ook bekend als harde logica. Dit zijn afhankelijke taken die essentieel zijn in de aard van het werk en wettelijk verplicht zijn
- Tweerichtingskoppeling : Creëert een relatie tussen taken met een pad naar de pagina, het document of de taak waar u een referentielink invoegt.
Bonus: Leer hoe afhankelijkheid tonen in Excel !
Soorten afhankelijkheden gebaseerd op relaties tussen taken
Op basis van deze classificatie zijn er vier soorten logische relaties.
1. Eindigen om te beginnen
De eenvoudigste en meest voorkomende logische afhankelijkheid in de echte wereld is de afhankelijkheid van finish naar start (FS). Het helpt je om opeenvolgende project Taken te visualiseren.
Hier kan taak B (tweede taak) niet starten tenzij taak A (eerste taak) voltooid is.
Bijvoorbeeld, als je de catering verzorgt op een bruiloft, kun je niet beginnen met de voedselbereiding (taak B) tenzij je een menu hebt bepaald (taak A).
2. Van begin tot eind
Deze logische relatie is niet zo eenvoudig.
In afhankelijkheid van start tot finish (SF) kun je de opvolgende taak niet voltooien tenzij de voorafgaande taken gestart zijn.
Bijvoorbeeld, het cateringpersoneel kan de systeemvakken niet bijvullen tenzij de mensen zijn begonnen met eten.
3. Afwerken om af te werken
Bij afhankelijkheid van finish tot finish (FF) in projectmanagement kan de opvolgende taak niet voltooid worden tenzij de voorgaande taak ook voltooid is.
Bijvoorbeeld, je kunt het cateringpersoneel niet betalen als de gebeurtenis niet Voltooid is.
4. Van start tot start
Tot slot hebben we de afhankelijkheid van start tot start (SS). Hier kan de opvolgende Taak pas beginnen nadat de activiteit van de voorganger is gestart. Daarna kunnen beide Taken ook gelijktijdig starten.
Voorbeeld: je kunt beginnen met het opdienen van het dessert zodra het hoofdgerecht wordt opgediend. Het wachtende team kan het hoofdgerecht serveren terwijl het keukenteam het dessert opschept.
Meer deskundige tips om uw afhankelijkheid te stroomlijnen en te optimaliseren
Verdeel processen in kleine batches
Debra Hildebrand, Projectmanagement training en advies bij Hildebrand Oplossingen, LLC raadt aan afhankelijkheid te modelleren voor leden van het team met de Agile centenspel .
"Dit spel onderzoekt hoe elk individu in een team verschillende verwerkingstijden heeft die, hoewel productief, inefficiënties kunnen veroorzaken die kunnen worden vermeden door werk op te splitsen in kleinere batches en hand-offs te verminderen. Wanneer werk in grotere batches wordt gedaan, kan de opvolger zijn of haar werk niet beginnen of afmaken totdat de voorganger de Taak uit handen geeft, wat vaak een knelpunteffect creëert."
Houd een gezonde communicatielijn in stand Kimberly Davis kimberly Davis, freelance projectmanager en projectmanager op contractbasis, houdt zich bezig met projecten waarvoor consistente communicatie met de client nodig is.
"Een van de afhankelijkheid die onvermijdelijk tot risico's zal leiden, is het verkeerd omgaan met de belangrijkste belanghebbenden van je project. Op dit moment zijn mijn klanten eigenaren van kleine bedrijven in de ongediertebestrijdingsindustrie die mij hebben ingeschakeld om te helpen met hun verandering van management. Omdat mijn clients veel contact hebben, vertrouwen ze op mij om hen te helpen bij het kiezen van het juiste CRM-platform om aan hun behoeften te voldoen. Tegelijkertijd zijn het drukbezette mensen wier tijd gerespecteerd en geprioriteerd moet worden.
"Aangezien mijn werkstroom niet kan doorgaan zonder hun goedkeuring voor de implementatie, is het mijn taak om ervoor te zorgen dat onze vergaderingen snel en productief blijven voor alle betrokkenen. Het is belangrijk om sterke en gezonde relaties te onderhouden met alle belanghebbenden, want hun goedkeuring is de sleutel tot het succes van je abonnement."
Bonus: Projectmanagementsoftware voor Freelancers !
Switch van Waterval naar Agile om knelpunten en afhankelijkheid te verwijderen Genade Y. Gituro , Business Analist bij KB Logistiek vertelt haar ervaring over hoe de Watervalmethode creëerde meer knelpunten en afhankelijkheid en stelt een alternatieve methode voor.
"Toen ik aan een project werkte waar we de traditionele watervalmethode gebruikten, controleerden we niet in elke fase bij de client of kregen we feedback. De nadelen hiervan begonnen zichtbaar te worden toen het project bijna in de opleveringsfase was en we ons realiseerden dat er een vereiste was gemist en dat er meer wijzigingen nodig waren. Toen ik dit probleem zag, benaderde ik mijn manager en vroeg of we konden overwegen om de Agile methodologie . De goedkeuring van mijn manager om over te stappen op een Agile mentaliteit bespaarde geld voor het bedrijf omdat mijn team feedback kreeg van de belanghebbenden voordat nieuwe veranderingen of toevoegingen worden geïmplementeerd en vooral voordat de uiteindelijke oplevering plaatsvindt.
Hoe afhankelijkheid managen in projectmanagement?
Omgaan met afhankelijkheid is geen grapje.
Of het nu gaat om resources, tijd, kwaliteit of kosten, een projectmanager moet alles afhandelen om ervoor te zorgen dat projectactiviteiten op schema blijven.
Zo niet, dan loopt het project vast.
Projectmanagers kunnen het echter altijd gemakkelijker maken met een goed abonnement en de juiste software voor projectmanagement.
Dus laten we aan de slag gaan!
1. Afhankelijkheid en beperkingen identificeren
Nog te doen is het begrijpen van de afhankelijkheid van taken en beperkingen die van invloed kunnen zijn op je project.
Je zult heel wat moeten brainstormen om te weten waar alle afhankelijkheid bestaat.
Het is dus het beste als je elke beperking en afhankelijkheid die je voor je project vaststelt aantekent.
Je zult een aantal Taken zien:
- Afhankelijk zijn van het voltooien van andere Taken
- Aan elkaar gerelateerd zijn
- Voltooid moeten worden om ervoor te zorgen dat de werkstroom niet tot stilstand komt
Maar wat heeft het voor zin om alleen deze afhankelijkheid van projectmanagement aan te tonen?
Zet ze aan het werk met een software voor projectmanagement zoals ClickUp.
Hier kunnen projectmanagers drie soorten instellingen maken Taak afhankelijkheden :
- Wacht op: Alle taken die Voltooid moeten zijn voor deze Taak
- Blokkerend: Alle taken die niet kunnen beginnen tenzij deze taak is Voltooid
- Koppelen aan: Alle taken die gerelateerd zijn maar niet afhankelijk van elkaar
U hoeft alleen maar op het menu '...' te klikken om het actiemenu voor de Taak te openen en vervolgens een of meer taken toe te voegen als een afhankelijkheidstype naar keuze.
_Wil je een nieuwe planning maken?
Schakel 'Afhankelijkheid opnieuw inplannen' in en sleep vervolgens gewoon een taak met afhankelijkheid.
Maak je geen zorgen over de andere keten van Taken.
Die raken niet in de war. In plaats daarvan worden de Taken automatisch opnieuw ingepland.
Vergeet niet om de Mijlpalen om je geweldige prestaties bij te houden.
En het allerbelangrijkste, om na het werk een drankje te pakken en het te vieren met je collega's!
3. Bereken het kritieke pad
heb je te veel afhankelijkheid geïdentificeerd?
Dan is het een goed moment om het kritieke pad te vinden.
Het kritieke pad vinden helpt je bij het prioriteren van je taken en afhankelijkheid om ervoor te zorgen dat je hele project niet mislukt.
We zullen je niet tegenhouden om terug te gaan naar dat markeerbord om je kritieke pad te bepalen.
Maar hier is een idee.
U kunt de weergave ClickUp gebruiken om het kritieke pad te berekenen ook!
En alles wat je hoeft te doen is een paar keer klikken.
- Gantt weergave openen
- Klik op het padberekeningspictogram
- Schakel 'Kritisch pad' in
En boem! Daar is je kritieke pad.
4. Deel met belanghebbenden
Je moet altijd belanghebbenden op de hoogte houden .
Als ze op de hoogte zijn van de afhankelijkheid en beperkingen van het project, begrijpen ze je functie beter.
Het project charter kan deze details communiceren naar je aandeelhouders.
Als u ClickUp gebruikt, hoeft u uw belanghebbenden echter geen documenten te sturen.
Gebruik gewoon de Publiek deel deeloptie om uw Lijsten , tijdlijnen, mindmaps, gantt grafiek en meer.
Je maakt je waarschijnlijk zorgen over privacy, toch?
Gebruik Geavanceerde toestemmingen om Aangepaste rollen en zelfs specifieke instellingen voor toestemming voor Gasten , leden van teams en beheerders.
5. Afhankelijkheid bijhouden
Ten slotte moet je als goede projectmanager voortdurend je afhankelijkheid bijhouden en visualiseren om succes te kunnen voltooien.
Nog te doen, moet je de voltooide taken en voortgang van verschillende teams bijhouden.
Dus eigenlijk uren en uren van e-mails, vergaderingen en telefoontjes? Nee.
Je hebt een hulpmiddel voor projectmanagement om de afhankelijkheid van projecten gemakkelijk en nauwkeurig bij te houden.
herinnert u zich de verschillende afhankelijkheden die ClickUp biedt?
Nou, het bijhouden ervan is ook superhandig dankzij de afhankelijkheid van taken notificaties en waarschuwingen.
Dus als je een taak met afhankelijkheden probeert af te sluiten, is er geen geknoei.
De Onvolledige waarschuwing geeft een melding als het een afhankelijke taak is en niet is voltooid. Het hele projectschema en de taken worden dus niet verstoord.
En u ontvangt altijd Notificaties wanneer:
- Een nieuwe afhankelijkheid van een project wordt toegevoegd of verwijderd
- Een taak of werk item is gedeblokkeerd en kan beginnen
Op deze manier glipt er niets door de mazen van het net!
Wanneer het tijd is om deze afhankelijkheid bij te houden, gebruik je de Gantt grafiek, de Tijdlijn weergave of zelfs de Weergave van het bord als u geniet van de Kanban aanpak.
Al deze weergaven houden werkstroom en Taak statussen zo duidelijk als wat, zodat je niet om updates hoeft te vragen.
Afhankelijkheid van ClickUp voor afhankelijkheid
Afhankelijkheid is een blijvertje.
Er is geen project zonder.
Het goede nieuws is dat afhankelijkheid niet alleen maar slecht is.
Je moet ze alleen op de juiste manier beheren voor succesvol projectmanagement.
En de gemakkelijkste manier om dat te doen is via ClickUp.
Vergeet documenten en software zoals Python Package Index, want ClickUp is de enige tool die u ooit nodig zult hebben.
Van Taakbeheer en Gantt grafieken tot Tijdsinschattingen en het beheer van afhankelijkheid, ClickUp kan het allemaal.
Het is het ultieme pakket en een expert in het verwerken van meerdere projecten tegelijk.
Dus krijg ClickUp gratis en beheer verwachte (en onverwachte) afhankelijkheid als een pro.
