Neem je meer werk aan vanwege je beperkte middelen?
Of loop je voortdurend tegen conflicten aan omdat je te veel taken aan je team toewijst?
Het beheren van je beschikbare middelen is niet alleen een uitdaging, maar ook een cruciaal onderdeel voor elke teamleider. Als je het goed doet, zijn de techniek van projectmanagement resource leveling helpt teams efficiënter te werken door het werk strategisch eerlijk te verdelen over de leden van je team.
Vaak heb je niet per se extra middelen nodig, zoals personeel en software. In plaats daarvan moet je conflicten over middelen oplossen in de abonnementsfase, zodat je problemen vanaf het begin voorkomt.
Als je nieuwsgierig bent naar resource leveling en je je afvraagt hoe je dat moet doen, dan zijn we er om je te helpen. We bespreken wat resource leveling precies is, hoe het werkt en tips die je kunt gebruiken om het onder de knie te krijgen.
Laten we erin duiken.
Wat is Resource Leveling?
Resourcenivellering is een techniek voor projectmanagement wordt gebruikt om de tijd en beschikbaarheid te beheren van interne werknemers, externe bijdragers zoals bureaus en freelancers, of software om een project te voltooien binnen een afgesproken tijdsbestek en budget.
Het doel van resource leveling is om meer te doen met minder. Meestal wordt resource leveling geregeld door projectmanagers of teamleiders die vertragingen moeten beperken die worden veroorzaakt door conflicterende prioriteiten of gelijktijdige vraag naar dezelfde middelen.
Je hebt misschien ook gehoord dat resource leveling verschillende namen heeft, zoals middelentoewijzing werklastbeheer of het beheren van afhankelijkheid van middelen. Voor het grootste deel zijn al deze termen hetzelfde en hebben ze vergelijkbare doelen - de beschikbare middelen beheren, conflicten tussen middelen voorkomen en ervoor zorgen dat leden van het team niet te weinig of te veel worden gebruikt.
Hoe hulpmiddelen worden gedefinieerd
In projectmanagement vallen middelen over het algemeen in twee categorieën:
- Immateriële middelen: Intellectueel eigendom, processen, vaardigheden, ideeën en tijd
Materiële middelen: Menselijke en financiële middelen, software,materialen, onroerend goed Niet elk team zal exact dezelfde soort middelen beheren, maar voor het grootste deel zijn er overeenkomsten die over de hele linie passen. Bijvoorbeeld, de meeste projectmanagers beheren eigenlijk beschikbare middelen zoals:
- Werkuren: Het aantal beschikbare of gebruikte uren om een Taak en het hele project te voltooien
- Vaardigheden en vaardigheden: Het gebruik van bekende team of individuele vaardigheden om projecten sneller te voltooien
- Mankracht: Het aantal leden van het team en hun werkuren die beschikbaar zijn om een project te voltooien
- Budget: De beschikbare of uitgegeven fondsen om een project te voltooien
- Materialen: Het aantal materialen dat beschikbaar is of gebruikt wordt voor een project (vaak een cruciaal aspect van een project)bouwbeheer)
Het is eenvoudig om waarden voor materiële en immateriële middelen bij te houden in aangepaste velden voor al uw Taken
De voordelen van het nivelleren van middelen
De voordelen van het nivelleren van hulpmiddelen zijn afhankelijk van het type middelen en de beperkingen van het totale project. Zonder effectieve middelenbeheer kom je in een van de volgende twee situaties terecht:
- Over-toewijzing: Meer resources aan een project toewijzen dan wat er beschikbaar is in je team
- Onder-toewijzing: Niet genoeg middelen inplannen om het project te voltooien
Als u te weinig of te veel resources toewijst, gebruikt u uw resources niet optimaal. Dit vermindert natuurlijk de efficiëntie van uw middelen en verhoogt op zijn beurt de kosten van uw project.
Met een goede nivellering van resources worden uw projecten niet alleen sneller Klaar, maar ook efficiënter. En deze efficiëntie heeft zo zijn voordelen:
- Verminderde teamstress: Resource leveling voorkomt dat uw team overwerkt of onderbezet raakt om een burn-out te voorkomen en een gevoel van evenwicht en eerlijkheid te behouden. Dit helpt om vast te stellen waar extra middelen nodig zijn, terwijl je inzicht houdt in je teamcapaciteit van je team te begrijpen taken op de juiste manier te delegeren
- **Efficiënte toewijzing van middelen haalt de laatste druppel uit uw beschikbare middelen, zodat u geen onnodige tijd of geld hoeft uit te geven aan meer middelen om de voltooiingsdatum van uw project te halen
- Beperkte risico's en vergissingen: Overbelaste teamleden hebben veel meer kans om werk met fouten te produceren, wat zal leiden tot vertragingen, knelpunten en zelfs het voltooien van het project
- Betere communicatie: Met de juiste tools zorgt resource leveling voor zichtbaarheid in werklasten, wat de transparantie verbetert,team communicatieen vertrouwen in leiderschap
De ClickUp Werklastweergave geeft inzicht in de metriek van uw project om een stap voor te zijn
De meest voorkomende technieken en voorbeelden voor het nivelleren van middelen
U weet dus wat Resource Leveling is en waarom het belangrijk is. Maar hoe wordt het eigenlijk gedaan?
Het is het beste om eerst elke techniek voor resource leveling te begrijpen, zodat je weet wat het beste is voor jouw werkstroom! 💡
Snel bijhouden Snel bijhouden in projectmanagement is wanneer taken eerder dan gepland worden voltooid. Het stelt je in staat om te profiteren van alle vrije tijd in de
tijdlijn van een project terwijl je ook mogelijke beperkingen in middelen voor kunt zijn.
Crashen
Crashing treedt op wanneer u de tijdlijn van een taak verkort door meer resources toe te wijzen of de uren van het team te verhogen. Dit is een geweldige manier om tijd van een project af te halen als er harde deadlines zijn.
Kritisch pad methode 
Begrijp de afhankelijkheid van uw project via de functie kritieke paden in ClickUp De kritieke pad methode (CPM) is een techniek die gebruikt wordt in projectmanagement waarmee je weet welke taken als eerste Voltooid moeten worden. Als je het kritieke pad kent, weet je welke taken kunnen worden uitgesteld, zodat je middelen kunt vrijmaken voor andere taken.
Bovendien is het kritieke pad in wezen het minimum aantal taken dat je moet voltooien om een project te voltooien.
Afvlakken van middelen
/$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image1-3-1400x944.png
Bekijk hoe je team zijn tijd doorbrengt met de werklastweergave in ClickUp!
/%img/
Neem uw tijdmanagement een stap verder met de werklastweergave van ClickUp en zie hoe uw geschatte tijd per taak zich verhoudt tot de totale tijd in uw week
Resource smoothing maakt gebruik van bestaande middelen om Taken uit te voeren in plaats van extra hulp in te roepen. Deze techniek van resource-leveling is een geweldige manier om overbelasting van teamleden te voorkomen en ervoor te zorgen dat elke taak op een efficiënte manier wordt voltooid.
Resource smoothing is ook ideaal om te gebruiken als alle leden van je team te veel werk hebben.
5 Sleuteltips Voor Effectief Resource Leveling
Op dit punt ben je een pro op het gebied van Resource-Leveling! Maar het is nog steeds heel nuttig voor teamleiders om te weten hoe ze het beste met de vraag naar resources kunnen omgaan. Laten we eens kijken naar de vijf best practices voor het toewijzen van resources!
1. Maak realistische schattingen van de behoefte aan resources voor je project
Maak voordat je aan een project begint een realistische schatting van hoeveel resources je project nodig heeft. Hoewel je verderop in het project gebruik kunt maken van afvlakkingstechnieken, is het altijd het beste om je goed voor te bereiden op je project.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/05/image6-1400x788.gif tijdsinschattingen /%img/
Eenvoudige weergave en bijhouden van tijdsinschattingen voor ClickUp-taaken voor beter middelenbeheer
Gok niet in het wilde weg naar de beschikbaarheid van uw resources en de capaciteit van uw teams. U moet een abonnement nemen op plotselinge knelpunten of last-minute taken die uw projectschema kunnen doen ontsporen. Hoe realistischer u bent over de beschikbaarheid van uw resources, hoe beter u een project op tijd kunt afronden.
Bonus:_ Marketing Software voor middelenbeheer
2. Identificeer alle potentiële tekorten aan projectresources
Resourcetekorten ontstaan als er na de start onverwachte problemen opduiken die de planning van het project kunnen vertragen. Bijvoorbeeld, als je een team beheert van schrijvers tijdens een drukke vakantiemaand, zou je kunnen eindigen met beperkte beschikbare middelen als meerdere leden van het team dezelfde dagen vrij nemen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Work-Breakdown-Template-by-ClickUp.png Werkstructuur in ClickUp Whiteboards /$$$img/
De omvang van een project opsplitsen in kleine te leveren producten bijhouden van deliverables voor elke fase en fase van het team dat betrokken is bij ClickUp Whiteboards
Het is aan de projectmanager of de teamleider om een abonnement te nemen op potentiële tekorten aan middelen voor het project. Bij het nivelleren van de resources gaat het niet alleen om het gelijkmatig verdelen van de werklast - het is afhankelijk van het feit of je wel of geen rekening hebt gehouden met hiaten in de resources tijdens je eerste project abonnementen.
En om deze hiaten zo goed mogelijk te vermijden, moet je ervoor zorgen dat je de projectomvang zodat je niet opgescheept zit met twee leden van het team terwijl je er zes had gepland om het project te voltooien. Het is bijna onmogelijk om alle tekorten aan middelen te voorkomen, maar met een beetje voorbereiding en controle kom je al een heel eind.
bonus:_ *sjablonen voor hiatenanalyse* _!**_
3. Een lijst met prioriteitstaken maken
Maak altijd een geprioriteerde lijst van taken en middelen wanneer je je projecten behandelt. Het is een eenvoudige maar effectieve manier om duidelijk te weten wat prioriteit heeft in geval van conflicten of beperkingen. 📄
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je twee lopende ontwikkelprojecten hebt die een extra lid van het team nodig hebben - de eerste heeft een flexibel schema en de andere heeft een strikte deadline. Het probleem is dat je maar één ontwikkelaar over hebt.
Aan welk project zou je die ontwikkelaar toewijzen?
Gebruik de widget burndown grafiek in ClickUp om de productie te meten over uw tijdlijn van het project om mogelijke problemen met bronnen op te sporen Hulpmiddelen voor middelentoewijzing kunnen al je taken bijhouden en voor agile teams kun je burndown grafieken draaien om je productie te meten ten opzichte van wat oorspronkelijk was toegewezen. De bedoeling van dit alles is te zeggen dat je projectmanagement software nodig hebt die aanpasbaar is en die de inspanningen van je teams centraliseert.
Sjablonen voor toewijzing van middelen voor eind-tot-eind succes in projectmanagement
Wil je je resources veel sneller toewijzen? Begin met een sjabloon!
We hebben vijf van de beste ClickUp sjablonen die u kunt gebruiken - helemaal gratis - om de werklast van uw teams efficiënter te beheren.
1. ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen
Ken uw budgetten, toegewezen personen, soorten deliverables, belanghebbenden en de verantwoordelijke teams in één eenvoudige weergave
Als projectmanager moet je weten waar je middelen worden geïnvesteerd. ClickUp's sjabloon voor toewijzing van middelen is een geweldig hulpmiddel voor het toewijzen van middelen. Dat komt omdat het u een duidelijk beeld geeft van waar uw resources terechtkomen en wat misschien wat herschikking nodig heeft.
Dit sjabloon is geweldig voor het bijhouden van al je materialen, mankracht, budget en uren in één ruimte. Gebruik de lijstweergave om in vogelvlucht te zien wat er aan je team is toegewezen en hoe dit in de planning van het project past.
Dit sjabloon downloaden
2. ClickUp sjabloon voor resourceplanning
Verdeel resources met gemak met behulp van het sjabloon voor resourceplanning van ClickUp ClickUp's sjabloon voor middelenplanning is een geweldig hulpmiddel voor het nivelleren en afvlakken van middelen door gebruik te maken van een Kanban weergave met drag-and-drop functies voor hertoewijzing.
Dit sjabloon helpt ook om te bepalen welke middelen beschikbaar zijn, wie ze heeft en wanneer ze beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat de middelen effectief verdeeld worden en dat managers met dit sjabloon potentiële beperkingen kunnen identificeren en aanpakken voordat ze zich voordoen.
U kunt ook taken prioriteren en ervoor zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.
Dit sjabloon downloaden
3. ClickUp Eenvoudige Gantt Grafiek Sjabloon
Gebruik de functies voor slepen en neerzetten in de ClickUp Simple Gantt Chart Template om taken opnieuw toe te wijzen en hun afhankelijkheid te begrijpen Gantt grafieken zijn een visuele weergave van projecttaken, middelen en tijdlijnen. Sjablonen voor gantt grafieken helpen projectmanagers te bepalen waar middelen moeten worden toegewezen, de voortgang te bewaken en mogelijke knelpunten te identificeren.
En met ClickUp's eenvoudige sjabloon voor ganttgrafieken kunt u het gebruik van middelen optimaliseren en ervoor zorgen dat taken op tijd en binnen het budget worden voltooid door middel van een visuele tijdlijn. Met dit sjabloon kunt u:
- De voortgang van de taken van uw teams visualiseren inClickUp's Gantt Weergave en weet in één oogopslag wie waaraan werkt
- Taken uitsplitsen en leren hoe ze verbonden zijn met de algemene doelen en de afhankelijkheid om het project te voltooien
Dit sjabloon downloaden
4. ClickUp Project Hulpmiddelenmatrix Sjabloon
Krijg een weergave van de status van uw resources om de fase, afdeling, type, budget, deadline en meer te weten te komen
Wat zijn de verwachte totale kosten van uw resources? ClickUp's sjabloon voor de matrix van projectmiddelen is een geweldig hulpmiddel om dat uit te zoeken.
Het helpt ook om ervoor te zorgen dat de middelen efficiënt worden verdeeld, zodat de teams van het project zich kunnen concentreren op de taken die op tijd en binnen de gestelde termijn moeten worden voltooid voorgestelde budget. Het sjabloon wordt voltooid geleverd met vijf statussen, zes aangepaste velden en zeven weergavetypen.
Deze sjabloon downloaden
5. ClickUp Werklast sjabloon
Visualiseer hoeveel werk is toegewezen aan individuele bijdragers en aan elk van uw teams met de werklastweergave in ClickUp
Voor een meer gedetailleerde en visuele uitsplitsing van de werklast van elk lid van uw team kunt u de ClickUp Werklast sjabloon is essentieel. Dit sjabloon kan ook de totale werklast van het team bekijken, wat ideaal is voor leads die pods of meerdere teams beheren.
Gebruik dit sjabloon om te weten wie meer werk of nieuwe projecten op zich kan nemen. Bekijk visueel hoeveel werk er momenteel is toegewezen aan elk individu of aan het team als geheel. En of je nu tijdsinschattingen, taakvolume, Sprintpunten of aangepaste velden nodig hebt om werklasten te monitoren, deze sjabloon kan het allemaal.
Deze sjabloon downloaden
Start uw resource leveling proces met ClickUp
Het nivelleren van middelen hoeft niet alleen een vreselijke Taak te zijn. U hebt gewoon de juiste tool nodig om uw werk bij te houden, te meten, te benchmarken en te organiseren in een visueel dashboard.
Gelukkig kunt u uw end-to-end proces van resource leveling organiseren met de aanpasbare tools voor projectmanagement van ClickUp. ClickUp is 's werelds toonaangevende software voor projectmanagement .
Of u nu hulp nodig hebt bij het toewijzen van resources, het plannen van projecten, automatisch nivelleren of resource-beperkt plannen, ClickUp helpt u! En in tegenstelling tot andere tools voor projectmanagement clickUp past zich aan aan de behoeften van uw team op het gebied van resource-leveling - en niet andersom.
Het is zeer flexibel, zodat u niet vastzit aan vooraf bepaalde velden en beperkte dashboards. Gebruik een van de gratis sjablonen van ClickUp om je eigen strategie voor resource-leveling te implementeren!