Neem je meer werk aan vanwege je beperkte middelen?
Of merk je dat je voortdurend conflicten hebt met resources omdat je te veel taken aan je team hebt toegewezen?
Het beheren van je beschikbare middelen is niet alleen een uitdaging, maar ook een cruciaal onderdeel voor elke teamleider. Als je het goed doet, is de projectmanagementtechniek resource leveling helpt teams om efficiënter te werken door het werk strategisch eerlijk te verdelen over je teamleden.
Vaak heb je niet per se extra middelen nodig, zoals personeel en software. In plaats daarvan moet je conflicten over middelen oplossen in de planningsfase, zodat je problemen vanaf het begin voorkomt.
Als je nieuwsgierig bent naar resource leveling en je afvraagt hoe je dat moet doen, dan zijn we er om je te helpen. We bespreken wat resource leveling precies is, hoe het werkt en tips die je kunt gebruiken om het onder de knie te krijgen.
Laten we erin duiken.
Wat is Resource Leveling?
Resourcenivellering is een projectmanagementtechniek wordt gebruikt om de tijd en beschikbaarheid te beheren van interne medewerkers, externe medewerkers zoals bureaus en freelancers, of software om een project af te ronden binnen een afgesproken tijdsbestek en budget.
Het doel van resource leveling is om meer te doen met minder. Meestal wordt het nivelleren van resources geregeld door projectmanagers of teamleiders die vertragingen moeten beperken die worden veroorzaakt door conflicterende prioriteiten of gelijktijdige vraag naar dezelfde middelen.
Je hebt misschien ook gehoord dat resource leveling verschillende namen heeft, zoals middelentoewijzing , werklastbeheer of het beheren van afhankelijkheden van middelen. Voor het grootste deel zijn al deze termen hetzelfde en hebben ze vergelijkbare doelen: de beschikbare bronnen beheren, conflicten tussen bronnen voorkomen en ervoor zorgen dat teamleden niet te weinig of te veel worden gebruikt.
Hoe hulpmiddelen worden gedefinieerd
In projectmanagement vallen resources over het algemeen in twee categorieën:
- Immateriële middelen: Intellectueel eigendom, processen, vaardigheden, ideeën en tijd
Materiële middelen: Menselijke en financiële middelen, software,materialen, onroerend goed Niet elk team zal exact dezelfde soort middelen beheren, maar voor het grootste deel zijn er overeenkomsten die over de hele linie passen. Bijvoorbeeld, de meerderheid van de projectmanagers beheert eigenlijk beschikbare middelen zoals:
- Werkuren: Het aantal beschikbare of gebruikte uren om een taak en het hele project te voltooien
- Vaardigheden en vaardigheden: Het gebruik van bekende team- of individuele vaardigheden om projecten sneller af te ronden
- Mankracht: Het aantal teamleden en hun werkuren die beschikbaar zijn om een project te voltooien
- Budget: De beschikbare of uitgegeven fondsen voor de voltooiing van het project
- Materialen: Het aantal materialen dat beschikbaar is of gebruikt wordt voor een project (vaak een cruciaal aspect vanbouwbeheer)
Het is eenvoudig om waarden voor materiële en immateriële middelen bij te houden in aangepaste velden voor al uw taken
De voordelen van het nivelleren van middelen
De voordelen van het nivelleren van hulpmiddelen hangen af van het type middelen en de beperkingen van het totale project. Zonder effectieve middelenbeheer kom je in een van de volgende twee situaties terecht:
- Over-toewijzing: Meer resources aan een project toewijzen dan wat er beschikbaar is in je team
- Onder-toewijzing: Niet genoeg resources inplannen om het project af te ronden
Als u te weinig of te veel resources toewijst, gebruikt u uw resources niet optimaal. Dit verlaagt natuurlijk de efficiëntie van uw resources en verhoogt op zijn beurt de kosten van uw project.
Met de juiste resource leveling worden uw projecten niet alleen sneller, maar ook efficiënter uitgevoerd. En deze efficiëntie heeft zo zijn voordelen:
- Verminderde teamstress: Resource leveling voorkomt dat je team overwerkt of onderbezet raakt om een burn-out te voorkomen en een gevoel van evenwicht en eerlijkheid te behouden. Dit helpt om vast te stellen waar extra middelen nodig zijn, terwijl je inzicht houdt in je teamcapaciteit van je team om taken op de juiste manier te delegeren
- **Efficiënte toewijzing van middelen haalt de laatste druppel uit uw beschikbare middelen, zodat u geen onnodige tijd of geld hoeft uit te geven aan meer middelen om de voltooiingsdatum van uw project te halen
- Beperkte risico's en vergissingen: Overbelaste teamleden hebben veel meer kans om werk met fouten te produceren, wat zal leiden tot vertragingen, knelpunten en zelfs het volledig mislukken van het project
- Betere communicatie: Met de juiste tools geeft resource leveling inzicht in de werklast, wat de transparantie verbetert,teamcommunicatieen vertrouwen in leiderschap
De ClickUp Workload View geeft inzicht in uw projectgegevens om een stap voor te zijn
De meest gebruikte technieken en voorbeelden voor het nivelleren van bronnen
Dus u weet wat Resource Leveling is en waarom het belangrijk is. Maar hoe wordt het eigenlijk gedaan?
Eerst is het het beste om elke techniek voor resource leveling te begrijpen, zodat je weet wat het beste is voor jouw workflow! 💡
Fast-tracking Sneltrajecten in projectbeheer is wanneer taken eerder dan gepland worden voltooid. Het stelt je in staat om te profiteren van alle vrije tijd in de
projecttijdlijn terwijl je ook mogelijke beperkingen in middelen voor kunt zijn.
Crashen
Crashing treedt op wanneer u de tijdlijn van een taak verkort door meer resources toe te wijzen of de uren van het team te verhogen. Dit is een geweldige manier om tijd van een project af te halen als er harde deadlines zijn.
Kritieke pad methode
Begrijp de afhankelijkheden van uw project via de functie kritieke paden in ClickUp De kritieke pad methode (CPM) is een techniek die wordt gebruikt in projectmanagement waarmee je weet welke taken als eerste moeten worden voltooid. Als je het kritieke pad kent, weet je welke taken kunnen worden uitgesteld, zodat je middelen kunt vrijmaken voor andere taken.
Bovendien is het kritieke pad in wezen het minimum aantal taken dat je moet afwerken om een project te voltooien.
Afvlakken van middelen
Neem uw tijdmanagement een stap verder met de werklastweergave van ClickUp en zie hoe uw geschatte tijd per taak zich verhoudt tot de totale tijd in uw week
Resource smoothing gebruikt bestaande resources om taken uit te voeren in plaats van extra hulp in te roepen. Deze resource-leveling techniek is een geweldige manier om overbelasting van teamleden te voorkomen en ervoor te zorgen dat elke taak op een efficiënte manier wordt voltooid.
Resource smoothing is ook ideaal om te gebruiken als al je teamleden te veel werk hebben.
5 belangrijke tips voor effectief resource leveling
Op dit punt ben je een professional in het nivelleren van resources! Maar het is nog steeds heel nuttig voor teamleiders om te weten hoe ze het beste met de vraag naar resources kunnen omgaan. Laten we eens kijken naar de vijf best practices voor het toewijzen van resources!
1. Maak realistische schattingen van de resourcebehoeften van je project
Maak voordat je aan een project begint een realistische schatting van hoeveel resources je project nodig heeft. Hoewel je verderop in het project gebruik kunt maken van afvlakkingstechnieken, is het altijd het beste om je goed voor te bereiden op je project.
Bekijk en volg eenvoudig tijdsinschattingen voor ClickUp-taken voor beter resourcebeheer
Doe geen wilde gok naar de beschikbaarheid van uw resources en de capaciteit van uw team. U moet plannen voor plotselinge knelpunten of last-minute taken die uw projectschema kunnen doen ontsporen. Hoe realistischer u bent over de beschikbaarheid van uw resources, hoe beter u een project op tijd kunt afronden.
Bonus:_ Marketing Software voor middelenbeheer
2. Identificeer alle potentiële tekorten aan projectmiddelen
Resourcetekorten ontstaan als er na de start onverwachte problemen opduiken die het projectschema kunnen vertragen. Bijvoorbeeld, als je een team managet van schrijvers tijdens een drukke vakantiemaand, zou je kunnen eindigen met beperkte beschikbare bronnen als meerdere teamleden dezelfde dagen vrij nemen.
De omvang van een project opdelen in kleine deliverables en eenvoudig de deliverables bijhouden voor elke fase en fase van het team dat betrokken is bij ClickUp Whiteboards
Het is aan de projectmanager of de teamleider om vooruit te plannen voor potentiële tekorten aan projectmiddelen. Bij het nivelleren van de resources gaat het niet alleen om het gelijkmatig verdelen van de werklast - het hangt ervan af of je wel of geen rekening hebt gehouden met hiaten in de resources tijdens je oorspronkelijke projectplanning.
En om deze hiaten zo goed mogelijk te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je de projectbereik zodat je niet opgescheept zit met twee teamleden terwijl je er zes nodig had om het project af te ronden. Het is bijna onmogelijk om alle tekorten aan middelen te voorkomen, maar met een beetje voorbereiding en controle kom je al een heel eind.
bonus:_ *analysesjablonen* _!**_
3. Een prioritaire takenlijst maken
Maak altijd een geprioriteerde lijst van taken en middelen wanneer je je projecten aanpakt. Het is een eenvoudige maar effectieve manier om duidelijk te weten wat prioriteit heeft in geval van conflicten of beperkingen. 📄
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je twee lopende ontwikkelprojecten hebt die een extra teamlid nodig hebben - de eerste heeft een flexibel schema en de andere heeft een strikte deadline. Het probleem is dat je maar één ontwikkelaar over hebt.
Aan welk project zou je die ontwikkelaar toewijzen?
Groepeer de taken op je Kanban-bord op status, aangepaste velden, prioriteit en meer in de bordweergave van ClickUp
U wilt ze toewijzen aan het tweede project met een strikte deadline. Hoewel dit een eenvoudig voorbeeld is van het rangschikken van middelen, zorgt het rangschikken van taken ervoor dat u weet wat de meeste aandacht nodig heeft voor het projectschema!
Leer hulpmiddelen beheren met_ een_middelenkalender !
4. Implementeer een speciale resourcemanager
Als je het nu nog niet geraden hebt, het beheren van je resources is geen gemakkelijke taak. Het is extreem tijdrovend en er komen veel variabelen bij kijken.
Daarom moet je altijd proberen om een speciale resource manager te hebben die zorgt voor alle behoeften op het gebied van resource leveling. Deze persoon wijdt zijn tijd aan het beheersen van het kritieke pad en het beheren van meerdere projecten tot aan hun limieten.
Wanneer dit proces in handen is van één persoon, centraliseer je de verantwoordelijkheid, waardoor het veel gemakkelijker wordt om resource leveling te beheren. Bovendien leg je de verantwoordelijkheid voor het beheer van de resources niet bij je team neer, zodat zij zich kunnen richten op het echte werk werklast van het project .
5. Houd alles bij wat je opnieuw toewijst
Het lijkt misschien eenvoudig om een paar taken te verplaatsen, wat middelen af te vlakken of projecten te verplaatsen naar uw extra middelen. Maar alles moet worden bijgehouden. U moet weten waar uw taken oorspronkelijk waren toegewezen, anders riskeert u grote problemen in uw proces van middelentoewijzing.
Waarom?
Zonder tracking loop je het risico dat je dubbel werk toewijst, stappen in de tijdlijn van het project overslaat of cruciale informatie mist over wat er nu verder moet. Als je niet goed bijhoudt waar al je resources zijn ingezet en waar ze zijn toegewezen, loopt je project gegarandeerd tegen kostbare problemen aan. 📈
Gebruik de burndown grafiek widget in ClickUp om de productie te meten over uw projecttijdlijn om mogelijke problemen met hulpbronnen op te sporen Hulpmiddelen voor middelentoewijzing kunnen al je taken bijhouden en voor agile teams kun je burndown grafieken gebruiken om je productie te vergelijken met wat oorspronkelijk was toegewezen. De bedoeling van dit alles is om te zeggen dat je projectmanagementsoftware nodig hebt die aanpasbaar is en die de inspanningen van je teams centraliseert.
Hulpbronniveausjablonen voor end-to-end projectmanagementsucces
Wil je je resources veel sneller toewijzen? Begin met een sjabloon!
We hebben vijf van de beste ClickUp sjablonen die je kunt gebruiken - helemaal gratis - om de werklast van je teams efficiënter te beheren.
1. ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen
Ken uw budgetten, toegewezen personen, soorten deliverables, belanghebbenden en de verantwoordelijke teams in één eenvoudig overzicht
Als projectmanager moet u weten waar uw middelen worden geïnvesteerd. ClickUp's sjabloon voor toewijzing van middelen is een geweldig hulpmiddel voor het toewijzen van middelen. Dat komt omdat het u een duidelijk beeld geeft van waar uw resources terechtkomen en wat misschien wat herschikking nodig heeft.
Deze sjabloon is geweldig voor het bijhouden van al je materialen, mankracht, budget en uren in één ruimte. Gebruik de lijstweergave om in vogelvlucht te zien wat er aan je team is toegewezen en hoe het past in de planning van het project. Deze sjabloon downloaden
2. ClickUp Hulpmiddelenplanning Sjabloon
Verdeel resources met gemak met de Resource Planning-sjabloon van ClickUp ClickUp's sjabloon voor middelenplanning is een geweldig hulpmiddel voor het nivelleren en afvlakken van resources door gebruik te maken van een Kanban-weergave met drag-and-drop-functies voor hertoewijzing.
Deze sjabloon helpt ook om te bepalen welke resources beschikbaar zijn, wie ze heeft en wanneer ze beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat resources effectief worden verdeeld en stel managers in staat om potentiële resourcebeperkingen te identificeren en aan te pakken voordat ze zich voordoen met deze sjabloon.
U kunt ook taken prioriteren en ervoor zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn. Deze sjabloon downloaden
3. ClickUp Eenvoudige planning sjabloon
Gebruik de drag-and-drop functies in de ClickUp Simple Gantt Chart Template om taken opnieuw toe te wijzen en hun afhankelijkheden te begrijpen Gantt-diagrammen zijn een visuele weergave van projecttaken, middelen en tijdlijnen. Sjablonen voor Gantt-diagrammen helpen projectmanagers te bepalen waar middelen moeten worden toegewezen, de voortgang te bewaken en mogelijke knelpunten te identificeren.
En met ClickUp's eenvoudige diagram-sjabloon kunt u het gebruik van middelen optimaliseren en ervoor zorgen dat taken op tijd en binnen het budget worden voltooid door middel van een visuele tijdlijn. Met deze sjabloon kunt u:
- De voortgang van de taken van uw teams visualiseren inClickUp's Gantt View en weet in één oogopslag wie waaraan werkt
- Opsplitsen en leren hoe taken verbonden zijn met de algemene doelen en de afhankelijkheden om het project te voltooien Deze sjabloon downloaden ### 4. ClickUp Project Hulpmiddelenmatrix Sjabloon
Krijg een overzicht van de status van uw resources om het stadium, de afdeling, het type, het budget, de vervaldatum en meer te weten te komen
Wat zijn de verwachte totale kosten van uw resources? ClickUp's Project Hulpmiddelenmatrix Sjabloon is een geweldig hulpmiddel om dat uit te zoeken.
Het helpt ook om ervoor te zorgen dat middelen efficiënt worden verdeeld, zodat projectteams zich kunnen concentreren op de taken die op tijd en binnen de gestelde termijn moeten worden voltooid voorgestelde budget. De sjabloon wordt geleverd met vijf statussen, zes aangepaste velden en zeven weergavetypen. Deze sjabloon downloaden
5. ClickUp Werknemer Werklast Sjabloon
Visualiseer hoeveel werk is toegewezen aan individuele medewerkers en aan elk van uw teams met de werklastweergave in ClickUp
Voor een meer gedetailleerde en visuele uitsplitsing van de werklast van elk van uw teamleden kunt u de ClickUp Werknemer Werklast Sjabloon is essentieel. Deze sjabloon kan ook de totale werklast van het team bekijken, wat ideaal is voor leads die pods of meerdere teams beheren.
Gebruik deze sjabloon om te weten wie meer werk of nieuwe projecten op zich kan nemen. Bekijk visueel hoeveel werk er momenteel is toegewezen aan elk individu of aan het team als geheel. En of je nu tijdschattingen, taakvolume, sprintpunten of aangepaste velden moet gebruiken om de werklast te monitoren, deze sjabloon kan het allemaal. Deze sjabloon downloaden
Start uw proces voor het nivelleren van bronnen met ClickUp
Resource Leveling hoeft op zichzelf geen vreselijke taak te zijn. U hebt gewoon de juiste tool nodig om uw werk bij te houden, te meten, te benchmarken en te organiseren in een visueel dashboard.
Gelukkig kunt u uw end-to-end proces van resource leveling organiseren met de aanpasbare projectmanagementtools van ClickUp. ClickUp is 's werelds toonaangevende projectmanagementsoftware .
Of u nu hulp nodig hebt met resource-toewijzingen, projectplanning, automatische nivellering of resource-beperkte planning-ClickUp heeft u onder controle! En in tegenstelling tot andere projectmanagementtools clickUp past zich aan aan de behoeften van uw team op het gebied van resource-leveling - en niet andersom.
Het is zeer flexibel, zodat u niet vastzit aan vooraf bepaalde velden en beperkte dashboards. Gebruik een van ClickUp's gratis sjablonen om uw eigen strategie voor resource-leveling te implementeren!