Elk project heeft belanghebbenden - mensen die rente of invloed hebben op het werk. Weten wie de gevolgen van een project ondervinden, is de sleutel tot het verkrijgen van buy-in en ondersteuning voor het succes van het project. Een manier waarop projectmanagers deze cruciale stap in projectmanagement kunnen doen is door een stakeholderanalyse te doen.
Als onderdeel van een groter abonnement op belanghebbenden, laat deze analyse je weten wie deze mensen zijn. Het laat ook zien welke invloed het project op hen heeft en welke rol zij spelen om ervoor te zorgen dat de doelen worden bereikt.
In dit artikel laten we je zien wat stakeholderanalyse is en waarom het belangrijk is. Je leert ook hoe je een stakeholderanalyse moet doen en vindt een voorbeeld uit de praktijk dat je kunt gebruiken bij het maken van je eigen analyse. 🛠️
Wat is stakeholderanalyse?
Stakeholderanalyse is het proces van het identificeren van individuen die beïnvloed worden door een project en hun behoeften. Deze analyse omvat stappen voor het organiseren en prioriteren van de verschillende soorten groepen belanghebbenden.
Het proces richt zich op het groeperen van soortgelijke project belanghebbenden gebaseerd op de mate waarin ze willen deelnemen, hun rente en invloed. Er wordt ook aandacht besteed aan hoe te communiceren met elk van de verschillende soorten belanghebbenden.
Het doel van stakeholderanalyse is het identificeren van interne en externe groepen die invloed kunnen hebben op de initiatieven van het project in termen van macht of rente. Het is de eerste stap in stakeholdermanagement en een cruciaal onderdeel bij het ondersteunen van een project. ✨
Maak SMART-doelstellingen in ClickUp met meerdere manieren om de voortgang bij te houden en uw doelen te bereiken
Het vermijdt conflicten
Niets is erger dan een paar weken bezig zijn met een project en erachter komen dat een sleutelbelanghebbende uw aanpak niet ondersteunt en middelen elders wil inzetten. Door de interne en externe belanghebbenden al in een vroeg stadium te identificeren, voorkomt u deze problemen.
Met een succesvolle stakeholderanalyse kun je potentiële tegenstanders en hun zorgen eruit pikken. Vervolgens is het tijd om een abonnement te formuleren dat ingaat op hun bezwaren en laat zien hoe dit project hen ten goede komt. Als ze dan nog steeds besluiten om niet mee te doen, heb je de tijd van het team niet verspild en kun je op zoek gaan naar een nieuwe aanpak.
Hoe doe je een Stakeholderanalyse?
Stakeholderanalyse ziet er heel anders uit, afhankelijk van de branche waarin je actief bent of het soort project waaraan je werkt. Over het algemeen blijven de basisstappen hetzelfde, ook al verschilt het algemene proces. Hier ziet u hoe de meeste organisaties een stakeholderanalyse uitvoeren. ✍️
1. Identificeer belanghebbenden
De eerste stap is het vastmaken van de belanghebbenden die een financiële of emotionele rente hebben op het project. Het is een goed idee om deze lijst zo volledig mogelijk te maken. Je kunt de lijst later altijd nog verkleinen als dat nodig is, maar je wilt zeker geen belangrijke spelers over het hoofd zien.
Om belanghebbenden te identificeren, begin je met een brainstormsessie met de leden van het team. Je wilt snel de projectomvang en werken samen om de belangrijkste belanghebbenden aan te wijzen.
Dit kunnen belanghebbenden bij het project zijn, zoals:
- Leidinggevenden
- Teams voor ontwikkeling
- Consultants
- Financiële teams
- Marketingmedewerkers
- Toezichthouders
- Project sponsors
Wees grondig in het identificeren van belanghebbenden en zorg ervoor dat je je projectmanagementproces documenteert met software voor projectmanagement . Gebruik hulpmiddelen voor stakeholderanalyse zoals software voor mindmapping om je brainstormproces te stroomlijnen en de teamdiscussie bij te houden.
Identificeer de sleutel tot de belanghebbenden van uw project in ClickUp
Zorg ervoor dat u rekening houdt met de verschillende soorten belanghebbenden, waaronder interne belanghebbenden en externe belanghebbenden. Hier volgt een snel overzicht van de drie belangrijkste soorten belanghebbenden:
- Sleutel belanghebbenden : Mensen die een directe invloed hebben op uw project
- Primaire belanghebbenden: Personen die op enigerlei wijze, positief of negatief, invloed ondervinden van het project
- Secundaire belanghebbenden : Mensen die indirect invloed ondervinden van het project
2. Belanghebbenden indelen in categorieën
Als je de sleutelspelers hebt bepaald en een lijst met belanghebbenden hebt gemaakt, is het tijd om ze in categorieën in te delen. Het doel is om de belanghebbenden in groepen te verdelen op basis van gemeenschappelijke rente of stimulansen.
Er zijn verschillende methoden om dit te doen, maar we zullen ons richten op de twee meest gebruikte: het macht/belang raster en het Salience Model. U kunt ook hulpmiddelen gebruiken zoals sjablonen voor het in kaart brengen van belanghebbenden om het proces te vergemakkelijken. 🙌
Rente/stroomnet
Deze methodologie, ook wel bekend als de belangenmatrix, splitst belanghebbenden op op basis van hun niveau van rente en macht. De analyse verdeelt ze in vier kwadranten en biedt een duidelijke visuele benadering van de mate van invloed en betrokkenheid van elke persoon.
Werk uw lijst met geïdentificeerde belanghebbenden af en verdeel ze als volgt in de vier categorieën:
- Hoge macht , Hoge rente : Dit zijn de belanghebbenden met de meeste macht en dus de belangrijkste belanghebbenden. Een groot deel van uw tijd zou moeten worden besteed om ervoor te zorgen dat zij tevreden zijn met de voortgang van het project
- High power, low interest: Deze personen hebben veel invloed in het bedrijf, maar willen misschien niet betrokken worden bij de dagelijkse communicatie over uw project
- Lage macht , hoge rente : Deze mensen hebben niet veel autoriteit, maar ze zijn wel betrokken bij je project. Werk eraan om belanghebbenden met een hoge rente op de hoogte te houden, zodat ze onderweg geen problemen hebben
- Weinig macht, weinig interesse: Dit zijn leden van het team die niet veel interesse of macht hebben over je werk. Je wilt ze op de hoogte houden, maar ze hebben de laagste prioriteit
Rangschik het belang van externe en interne belanghebbenden op een ClickUp Whiteboard
Het Salience-model
De tweede methodologie wordt het Salience Model dat drie parameters en acht stakeholderclassificaties gebruikt. Het is ideaal als uw bedrijf groter is of als u met complexere groepen belanghebbenden werkt.
Het Salience Model splitst stakeholders op aan de hand van drie attributen:
- Macht: Mensen met autoriteit en invloed op het project zelf en op het bedrijf als geheel
- Legitimiteit: Personen die verplicht deel moeten uitmaken van het project (denk aan mensen met morele of wettelijke verplichtingen)
- Urgentie: Leden van een team die in hun rol tijdgevoelig zijn
Deze drie kenmerken vormen de basis van een Venn-diagram met drie grote cirkels. Er zijn dan acht gebieden waarin je belanghebbenden kunt indelen op basis van hun kenmerken.
3. Stakeholders prioriteren
De laatste stap in het proces van stakeholderanalyse is het stellen van prioriteiten. Je weet op wie het project invloed heeft, je hebt ze onderverdeeld in categorieën en nu is het tijd om een hogere prioriteit toe te kennen aan degenen met de meeste invloed en rente. ✅
Deze prioritering kan in de loop van het project veranderen. In het begin moet je misschien eerst voldoen aan de behoeften van de financiële belanghebbenden.
Later moet je misschien belanghebbenden in de ontwikkelingssector voorrang geven. Weten wie je belanghebbenden zijn en wat ze nodig hebben, vormt de basis van je prioriteringsproces.
Zodra u uw belanghebbenden hebt geprioriteerd, werk dan samen met andere leden van het team om communicatiestrategieën voor verschillende belanghebbenden te ontwikkelen. Sommigen zullen regelmatige updates op hoog niveau nodig hebben, terwijl anderen alleen korte briefings nodig hebben om op de hoogte te blijven.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/priority-in-clickup.png Prioriteiten instellen in ClickUp /$$$img/
Prioriteiten instellen in ClickUp om beter te onderscheiden wat nu moet worden gedaan en wat kan wachten
Voorbeeld Stakeholderanalyse
Op zoek naar een voorbeeld van een stakeholderanalyse om te gebruiken als referentie bij het opstellen van uw eigen analyse? Wij hebben voor u gezorgd. Hier leiden we je door het proces van het maken van een stakeholderanalyse met behulp van de ClickUp Matrix Sjabloon voor Stakeholderanalyse .
Laten we zeggen dat u bij een marketingbedrijf werkt en dat u een stakeholderanalyse uitvoert voor een aankomend project waarbij advertenties worden uitgevoerd op een groot platform. Dit wordt een geheel nieuw project. Om het succes van het project te garanderen, heb je de steun nodig van de leidinggevenden van het bedrijf en van andere leden van het team op de marketingafdeling.
Je begint met het uitzoeken wie je belanghebbenden zijn. Roep je team bij elkaar om te brainstormen en noem iedereen die mogelijk rente of invloed heeft op je project. Gebruik mindmaps om het proces te documenteren of noteer namen en rollen op een lijst.
Enkele belanghebbenden die je kunt overwegen zijn
- De CFO of controller
- De marketingmanager
- Marketeers in je team die de advertenties gaan schrijven en publiceren
- Projectmanagers die toezicht houden op het dagelijkse werk
Als je eenmaal een lijst hebt, leg je alles vast op één gemakkelijke plaats. Gebruik de matrix om informatie over elk individu toe te voegen. Het sjabloon toont een kleurrijk raster met de verschillende rente- en machtsniveaus. Aan de rechterkant vult u de lijst met belanghebbenden in en plot u ze direct in de sjabloon matrix .
Met de Stakeholderanalyse-matrix van ClickUp kunt u eenvoudig geïnvesteerde personen uitzetten op basis van hun machtsniveau en rente
Zet de verschillende belanghebbenden uit in de grafiek op basis van hun mate van rente en macht. Elk raster is kleurgecodeerd naar gemakkelijk te zien welke leden van het team prioriteit moeten krijgen en welke onderweg moeten worden gecontroleerd of gebrieft.
Voor dit voorbeeld van een marketingbedrijf zou je de marketingmanager en controller in hoge machtsniveaus plaatsen. De controller zou echter minder rente krijgen dan de marketingmanager.
Hetzelfde geldt voor alle andere spelers op je lijst. Projectmanagers hebben waarschijnlijk een hoge rente, maar minder macht. Schrijvers die uw advertenties maken zijn nog steeds belanghebbenden, hoewel ze zowel minder macht als minder rente zullen hebben.
U kunt ook het volgende gebruiken ClickUp's sjabloon voor stakeholderanalyse om een lijst van uw stakeholders te maken. Om te beginnen downloadt u de sjabloon en klikt u op "Taak toevoegen" Vul de naam, rol, e-mail, mate van ondersteuning, invloed en actie van de stakeholder in.
Met ClickUp's sjabloon voor stakeholderanalyse kunt u een lijst met kleurcodes maken van iedereen die betrokken is bij een project
Ga naar de weergave Stakeholders per actie om te zien welke personen bijdragen aan welk aspect van het project. Gebruik de filters om alleen de personen te zien die invloed hebben op financiële acties, zoals de controller, of personen die een rol spelen bij het afhandelen van projectcontroles en abonnementen, zoals projectmanagers.
Met de weergave Stakeholders by Support kun je zien wie je project ondersteunt en wie het werk negatief ondersteunt. Gebruik deze informatie om prioriteit te geven aan de communicatie met de personen die meer begeleiding nodig hebben. Zorg ervoor dat je de problemen aanpakt zodat ze het project ondersteunen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Stakeholders-by-Action.jpg Stakeholders per actie /$$$img/
De weergave Stakeholders per actie maakt het eenvoudig om te zien welke stakeholders een rol spelen in termen van actie, investering en hefboomwerking
Ondersteun daarnaast de sleutelactoren om back-up te bieden en andere mensen aan boord te krijgen. Deze personen hebben meer invloed op collega's en ondersteunen u wanneer u dat het meest nodig hebt.
Stel bijvoorbeeld dat je marketingmanager denkt dat het advertentieproject een geweldige manier is om inkomsten te genereren en je merk op te bouwen. De controller denkt echter dat je geld in de wind gooit. Door de marketingmanager te laten helpen om de financiële implicaties van het project uit te leggen aan de controller, kun je de controller ondersteunen.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Stakeholders-by-Influence.jpg Stakeholders naar invloed /$$$img/
Gebruik de weergave Stakeholders volgens invloed om te zien wie de grootste invloed heeft op het succes van je project
Met de weergave Stakeholders volgens invloed kun je zien wie de machtigste belanghebbenden zijn. Zo kunt u uw communicatie-inspanningen op deze personen richten. Dit omvat zowel kick-offs in de beginfase als regelmatige updates tijdens het project.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Stakeholders-by-Support.jpg Stakeholders per ondersteuning /$$$img/
Gebruik de weergave Stakeholders op ondersteuning om je grootste ondersteuners te zien en tegenstanders te identificeren die je voor je moet winnen
Nu u weet waar iedereen staat, is het tijd om voor iedereen een communicatie abonnement op te stellen. Voeg taken toe in ClickUp-taak voor regelmatige controle en communicatie, vooral voor de belangrijkste belanghebbenden.
U wilt de tijd nemen om ervoor te zorgen dat uw controller op de hoogte wordt gehouden, vooral omdat ze sceptisch zijn over het project. Voor mensen met minder rente kunt u een minder frequent abonnement nemen. Degenen met een hoge rente en veel macht moeten het vaakst worden bijgewerkt.
Automatiseer vergaderingen en voortgangsrapportages om op de hoogte te blijven van het succes en de deliverables van het project. Je kunt wekelijkse of tweemaandelijkse vergaderingen plannen om belanghebbenden op de hoogte te houden. Houd er rekening mee dat verschillende groepen belanghebbenden een andere frequentie nodig hebben voor rapportage.
Effectieve stakeholderanalyse uitvoeren
Om een effectieve projectmanager te zijn, moet je weten hoe je projecten individuen in je team en in het bedrijf beïnvloeden. Met een effectieve stakeholderanalyse kun je een duidelijke strategie creëren, conflicten vermijden en de sleutelactoren in je organisatie ondersteunen. Probeer ClickUp vandaag nog uit en begin met het maken van een informatieve stakeholderanalyse voor al uw sleutelprojecten. Met de ClickUp tools zult u tijd besparen lijsten met belanghebbenden opstellen en voor elke belanghebbende de beste aanpak ontwikkelen!