Budgetoverschrijding is een epidemie. En vaak gaat het gepaard met een late oplevering van een project. Samen zijn dit tekenen van een mislukt project.
Helaas zijn alleen 43% van de projecten zijn veilig voor deze epidemie. Vraag je je af waarom? Dat komt omdat de meeste projecten geen functionele en gevestigde projectcontroles hebben.
Gelukkig is projectbeheersing geen raketwetenschap. Dus blijf lezen, want in dit artikel lees je waar het allemaal om draait en welke bruikbare inzichten je krijgt om het te implementeren!
Wat zijn projectcontroles?
Projectcontroles zijn systemen en processen die worden gebruikt om de reikwijdte, kosten, tijdlijn, kwaliteit, middelen en risico's van een project te beheren. Deze tools vormen de basis voor efficiënt projectmanagement en ondersteunen de besluitvorming tijdens de gehele cyclus van een project.
Het gebruik van projectbeheersingsprocessen kan ervoor zorgen dat projecten op schema blijven door potentiële problemen in een vroeg stadium te identificeren en zo nodig corrigerende maatregelen te nemen. Het stelt managers ook in staat om de prestaties te meten ten opzichte van de gestelde doelen en waar nodig snel corrigerende maatregelen te nemen.
Projectbeheersing versus projectmanagement: Wat is het verschil?
Projectbeheersing en projectmanagement worden vaak verondersteld hetzelfde te betekenen en soortgelijke projectelementen te definiëren, wat niet het geval is Voor iets anders, laten we dat ophelderen. Projectmanagement is de verzameling kennis, vaardigheden en technieken om een project succesvol af te leveren. Het beheert zes primaire projectbeperkingen zoals hieronder weergegeven.
Projectbeperkingen
Aan de andere kant zijn projectcontroles een onderdeel van projectmanagement dat toezicht houdt op twee van deze beperkingen: projectkosten en tijd. In wezen zijn projectcontroles een onderdeel van projectmanagement dat helpt bij het analyseren en optimaliseren van projectgegevens om ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen het vastgestelde budget wordt opgeleverd.
Eenvoudig gezegd adviseert de projectcontroller de manager over problemen met betrekking tot tijd en planningen. Vervolgens beslist de manager of hij deze suggesties al dan niet uitvoert.
Zie een projectmanager als de kapitein van een schip en de projectcontroller als de navigatieofficier die vertelt hoe ver of dichtbij het schip bij de eindbestemming is. Deze rol stelt ook de snelste route naar de bestemming voor en laat het aan de kapitein over om zijn suggestie op te volgen of te negeren.
Het belang van projectbeheersing in projectmanagement
Projectcontroles zorgen ervoor dat alles op schema blijft en binnen je projectomvang van de initiële projectplanning fase tot de afsluiting van het project.
Als de ruggengraat van projectmanagement helpen projectcontroles bij het maken van een projectplan. In het project abonnement zijn de controles verantwoordelijk voor het voorstellen van optimale planningen, uitgaven planning, toewijzing van middelen enz.
Stel terugkerende taken in om uw werk te stroomlijnen door uw vergaderschema te kiezen en een voorbeeld te bekijken in uw kalender in ClickUp
Naarmate het project de uitvoeringsfase ingaat, informeren projectmanagers de projectmanager over hoe het gaat met het budgetgebruik en de tijdige oplevering. Dit helpt bij het creëren en bijhouden van kosten- en planninggerelateerde KPI's.
Projectcontroles voorspellen ook waar het project naartoe gaat in termen van budget en tijd. En als er misschien een afwijking is, dan worden deze problemen uitgezocht en worden praktische manieren voorgesteld om ze te herstellen.
Met projectbeheersing hebt u ook meer kans om kostenoverschrijdingen uit de levenscyclus van uw project te elimineren. Een rapportage van PWC ontdekte dat een gebrek aan goede projectbeheersing een van de belangrijkste oorzaken is van kostenoverschrijdingen.
Laten we daarom eens kort kijken naar enkele factoren die van invloed zijn op projectbeheersing.
4 factoren die projectbeheersing beïnvloeden
Hier zijn vier factoren die je projectbesturing kunnen beïnvloeden.
1. Omvang van het project
De project scope is een document waarin alles staat wat nodig is voor het succes van het project. Het document definieert de belanghebbenden van het project, nivellering van middelen deadlines, te leveren prestaties en limieten die relevant zijn voor het project.
Hier is een voorbeeld.
Gebruik ClickUp Docs om de projectomvang en andere belangrijke details over uw project te documenteren en deel ze eenvoudig met uw team
Instance, als uw project het maken van een digitale visitekaart is, moet u de software en vaardigheden identificeren, tijdlijn en andere betrokken variabelen. Dit maakt de reikwijdte van het project .
Het ontbreken van een definieerde project scope maakt het moeilijk om af te stemmen op een planning of kostenraming. Maar als je met een gedefinieerde scope werkt, wordt het gemakkelijker om de status van je project te bewaken. Zo kun je gemakkelijk zien of het binnen de deadline en binnen het budget zal worden Voltooid.
Bekijk deze_ budgetvoorstel sjablonen !
2. Risico's en uitdagingen
Projectbeheersing is onderhevig aan veel risico's en uitdagingen. Meestal scharen we deze risico's onder twee noemers.
De eerste zijn de financiële risico's, waaronder een onverwachte stijging van de materiaalkosten, hoger dan verwachte arbeidsvereisten, enz. Deze risico's kunnen het vermogen om projecten te bewaken nauwkeurig zijn of financiële prognoses maken.
De andere projectrisico's zijn de risico's die de oplevering van het project kunnen vertragen tot na de vooraf bepaalde periode. Enkele van deze risico's zijn gestolen materialen, niet getraceerde bugs of een plotselinge afname in de populatie van werknemers.
In wezen kunnen de onvoorziene uitkomsten van deze risico's het projecttraject sterk beïnvloeden en er in sommige gevallen voor zorgen dat je de vergadering niet haalt tijdlijn van het project en targets voor het budget.
Als je proactieve maatregelen neemt om deze risico's in projectmanagement te definiëren en effectieve risicomanagementstrategieën instelt, kun je ze voorkomen of effectief beheren om stabiliteit op alle fronten te garanderen.
3. Kosten van het project
Inzicht in de kosten van een project is de basis van projectbeheersing. Over het algemeen zijn er twee soorten kosten voor elk project: directe en indirecte kosten.
- Directe kosten houden verband met bepaalde producten. Deze omvatten de kosten van materialen, vaste arbeid, enz.
- Indirecte kosten zijn kosten die te maken hebben met het hele project. Deze kosten omvatten kosten voor kwaliteitscontrole en nutsvoorzieningen.
Zonder inzicht in deze kosten is het definiëren van een het budget van een project bepalen is onmogelijk.
Gebruik de aangepaste velden in ClickUp om geldwaarden toe te voegen aan elke taak en projectbudgetten altijd zichtbaar te houden
U zult ook niet in staat zijn om de financiële realiteit van het project bij te houden of nauwkeurige prognoses te maken. Het project zal dus vatbaar zijn voor budgetoverschrijdingen, wat duidt op een falen van uw projectbeheersingsproces.
4. Deadlines voor projecten
De projectdeadline is de vastgestelde tijd en datum waarop het project voltooid moet zijn. Volgens de tijdschrift voor consumentenonderzoek deze deadline bepaalt de relevantie en de urgentie van een project.
Het ontbreken van een deadline betekent dat er geen criteria zijn voor het voltooien van het project. Daarom zul je het analyseren van tijdsgegevens met betrekking tot de status van je project een uitdaging vinden.
Projecten plannen, afhankelijkheid beheren en taken prioriteren met de weergave Gantt in ClickUp-taak
Wanneer u deze inzichten in uw werkstroom integreert, kunt u beginnen met het schrijven van een afscheidsbrief aan gemiste planningen.
3. Risicoanalyse Risicoanalyse is nodig om knelpunten en risico's te identificeren die de levertijd en het budget van je project kunnen doen ontsporen.
Om risico's goed te analyseren, moet je de meest voorkomende risico's voor je project identificeren, wat je gemakkelijk kunt doen met behulp van een SWOT-analyse . Zoals vermeld in het vorige hoofdstuk vallen de meeste risico's typisch onder financiële en projectprestaties. Voorbeelden zijn vertragingen in planningen, vertragingen in de communicatie, datalekken, enz.
Nadat je deze hebt geïdentificeerd, gebruik je een tool voor risicobeheer zoals ClickUp om deze risico's te rangschikken en prioriteren.
ClickUp biedt honderden functies om u te helpen een risicoregister te maken om potentiële risico's gemakkelijk bij te houden en preventieve maatregelen te nemen nog voordat ze zich voordoen.
Hier volgt een voorbeeld:
Houd uw projectrisico's zichtbaar, georganiseerd en centraal in de lijstweergave van ClickUp (via schrijver: Tam Pham)
En als u wilt zien hoe een goed risicoregister eruitziet, gebruik dan de optie Sjabloon risicoregister map door ClickUp om u te helpen bij de instelling!
Beheer je projecten en vermijd risico's met behulp van het sjabloon voor de map Risicoregister van ClickUp
Zodra u deze risico's hebt geprioriteerd met het risicoregister, wordt het eenvoudiger om ze dienovereenkomstig te beheren. Download het sjabloon voor het risicoregister van ClickUp
4. Het controleproces wijzigen
Soms hebben belanghebbenden de neiging om extra deliverables in het project op te nemen of deadlines te verschuiven. Dit is scope creep. Scope creep kan resulteren in vertragingen in tijdlijnen en kostenoverschrijdingen.
Maar gelukkig is er een manier om scope creep te voorkomen - het proces van wijzigingsbeheer.
Het change control proces is een proactieve maatregel die je voorbereidt op mogelijke veranderingen in de project scope. Met dit proces kun je de veranderingen beoordelen om te zien of ze nodig zijn of niet.
Als dat nodig is, kun je de zaken verder uitdiepen door te bepalen welke je kunt toestaan zonder de reikwijdte of de tijdlijn van je project aan te tasten.
via ClickUp
Je hoeft niet te wachten tot het einde van het project om te bepalen of het succesvol is of niet. Deze projectmetriek dient als een effectief hulpmiddel voor projectcontrole waarmee u de voortgang kunt meten en kunt zien of u nog steeds op de goede weg bent.
Projectmanagement met een Work Breakdown Structure?
Om de WBS effectief te gebruiken, moet je het overkoepelende doel invoeren dat je wilt bereiken. Laten we zeggen dat je een cursus wilt maken. Dit is het overkoepelende doel. Vervolgens verdeel je dit project in beheersbare stukken en fasen zoals bedenken, schrijven, proeflezen, publiceren, enz.
Alles wat in je WBS moet precies de functie hebben die nodig is om je doel te voltooien. Je hebt geen extra of ongerelateerde Taken nodig.
Voer deze taken vervolgens in de WBS grafiek in op verschillende niveaus, van control accounts tot werkpakketten, zoals hieronder getoond.
Maak, visualiseer en beheer eenvoudig uw Work Breakdown Structure in de weergave Whiteboard van ClickUp (via schrijver: Tam Pham)
Met deze structuur op zijn plaats kunt u gemakkelijk uw taken controleren en zien hoe goed u bent afgestemd op tijdige levering en optimaal gebruik van het budget. Download het sjabloon Work Breakdown Structure van ClickUp
Projectmanagement met ClickUp!
Projectmanagement is noodzakelijk om uw projecten te beheren en tijdige oplevering te garanderen. Het heeft ook voordelen zoals optimale toewijzing van middelen, voorkomen van budgetoverschrijdingen, resultaten van hoge kwaliteit en optimale planning.
U moet echter rekening houden met factoren zoals projectdeadlines, kosten, reikwijdte en risico's, zodat u uw projectcontroles niet in het honderd laat lopen.
Een goede projectcontrole houdt in dat je je resources beheert, projectplanningen bijhoudt en analyseert en een consistente risicoanalyse uitvoert. Bewaak ook je prestaties met KPI's en besteed aandacht aan je veranderingscontroleproces om scope creep te voorkomen. Integreer tot slot de work breakdown structure in je werkstroom.
Volg deze ultieme gids voor projectcontrole en gebruik tools zoals ClickUp en Tara A Ik help je om projecten consistent op tijd en binnen budget af te leveren. Probeer ClickUp vandaag nog gratis! Gastschrijver:_
tam Pham
is de Business Operations Manager bij Tara AI. Tara is een platform voor productlevering dat is ontworpen om engineeringteams te helpen inzichten in ontwikkeling te verwerven,
prestaties te verbeteren_
en voorspelbaar leveren.