Elke projectmanager droomt ervan om te werken met een klant of stakeholder die dingen zegt als "Neem alle tijd die je nodig hebt" en "Geld is geen probleem"
Tegelijkertijd weet elke projectmanager dat deze scenario's waarlijk utopische dromen zijn. Helaas zullen de meesten tegen projectrestricties aanlopen die een rimpel kunnen veroorzaken in de levenscyclus van het project.
Deze vervelende beperkingen beïnvloeden hoe je je projecten aanpakt, wat je kunt opleveren, wanneer je het kunt opleveren en wat de kwaliteit van de op te leveren producten zal zijn. Het beheren van projectbeperkingen is essentieel voor het plannen van een succesvol project.
Het goede nieuws is dat je projectbeperkingen kunt aanpakken, verhelpen of helemaal kunt voorkomen. Je hebt de juiste hulpmiddelen en processen nodig om ervoor te zorgen dat alles op tijd en binnen het budget blijft en dat de projectresultaten voldoen aan de verwachtingen van je klant.
We nemen de meest voorkomende projectbeperkingen met je door en geven je tips en hulpmiddelen om ze te beheren, zodat je je team kunt voorbereiden op succes.
Wat zijn projectbeperkingen?
Projectbeperkingen zijn alle factoren die teamleiders of projectmanagers beperken in het succesvol afronden van een project. De meest voorkomende soorten projectbeperkingen draaien om: Tijdlijnen van het project of de ijzeren driehoek, waarvan we weten dat het klinkt als de naam van het privé-eiland van een Bond-schurk. 🦹
Naast de drievoudige beperkingen zijn er nog drie veelvoorkomende projectbeperkingen, waaronder middelen, risico en kwaliteitsnormen. Hier volgt een overzicht van alle zes veelvoorkomende beperkingen en hoe ze je project beïnvloeden:
1. Projectomvang
De reikwijdte van een project geeft aan wat het project moet bereiken en hoeveel werk er gedaan moet worden. Je moet de beperking van de scope goed begrijpen om te kunnen bepalen of de andere beperkingen van het project, zoals de tijdlijn en het budget, redelijk zijn.
Inzicht in de reikwijdte van het project kan je helpen de gevreesde scope creep -Wanneer er steeds meer taken aan je project worden toegevoegd.
Een scope of work-document houdt iedereen op één lijn over de projecteisen Stel bijvoorbeeld dat je project bestaat uit het bouwen van een website van 10 pagina's en dat je klant plotseling twee extra pagina's wil toevoegen. Aangezien dat buiten de oorspronkelijke projectscope valt, weet je dat je terug moet naar de klant om te bespreken hoe het toevoegen van die twee pagina's de website zal beïnvloeden projectbesturing (of de tijdlijn en het budget van het project).
Dit is de reden waarom documenten zoals de ClickUp Werkomvang sjabloon zijn essentieel om alles over het project vast te leggen. U en uw klant moeten het eens worden over een projectomvangdocument met dien verstande dat eventuele wijzigingen andere belangrijke projectbeperkingen zullen veranderen.
2. Tijdlijn project
De projecttijdlijn is de tijd die je hebt om een project af te ronden. Je tijdlijn moet rekening houden met hoe lang het duurt om de hele levenscyclus van een project af te ronden - van de kick-off en de planning tot het voltooien en afsluiten van het project. ⏰
Soms komen je belanghebbenden naar je toe met een specifieke tijdlijn in gedachten. Maar sommige leggen misschien de reikwijdte van het project uit en vragen je om een nieuwe schatting te maken van de tijd die je team nodig heeft om het project af te ronden.
Gebruik de Gantt-diagramweergave in ClickUp om taken te plannen, de voortgang van een project bij te houden, deadlines te beheren en knelpunten op te lossen.
Houd bij het ontwerpen van uw projectplanning rekening met afhankelijkheden. Terwijl sommige taken tegelijkertijd kunnen worden voltooid, moeten andere taken misschien worden voltooid voordat u verder kunt gaan met de volgende stap in uw workflow.
3. Projectbudget
Projectbudgetten geven aan hoeveel geld je kunt uitgeven om dit voor elkaar te krijgen. Wanneer je werkt aan de toewijzing van je budget, hou er dan rekening mee dat de salarissen van de teamleden deel uitmaken van je projectkosten (en vaak het grootste deel zijn). 💸
Ook als je SaaS-abonnementen en tools hebt die je team gebruikt om hun werk te doen, kan het zijn dat je die kosten in je budget moet opnemen. Voor projectmanagers die werken in een omgeving met allemaal interne belanghebbenden, moet je misschien bevestigen of salarissen van werknemers al dan niet in het budget worden opgenomen.
Krijg een overzicht op hoog niveau van het budget van uw project terwijl u taken en statussen beheert met de ClickUp Budgeted Project Management Template
Als u een specifiek bedrag krijgt toegewezen om een project te voltooien en u geen rekening hoeft te houden met de salarissen van het team, kunt u het budget misschien gebruiken voor essentiële apparatuur. Maar als u wel rekening moet houden met salarissen, moet u rekening houden met uw kosten voor het uitvoeren van een tijd in die exacte tijdlijn.
Met behulp van de ClickUp sjabloon voor gebudgetteerd projectbeheer kan u helpen uw uitgaven en potentiële uitgaven bij te houden om te voorkomen dat u tegen deze dure beperking aanloopt.
4. Project bronnen
Middelen omvatten alles wat je nodig hebt om het project te voltooien, behalve tijd en geld. Dit kunnen teamleden zijn die nodig zijn om die website van 10 pagina's - we bedoelen 12 pagina's - te bouwen.
U hebt misschien een ontwikkelaar, een ontwerper en een tekstschrijver nodig, maar sommige resources werken op dit moment misschien aan andere projecten of direct na uw nieuwe websiteproject. Dit legt veel nadruk op het vermijden van beperkingen van middelen binnen de tijdlijn van een project.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
Dus wat je echt nodig hebt is een overzicht op hoog niveau van de werklast van je teams, zodat je kunt plannen of direct aanpassingen kunt maken. Gelukkig kunnen projectmanagers het volgende gebruiken middelentoewijzing tools om de werklast en tijd over de taken te verdelen om ervoor te zorgen dat u niet te veel of te weinig werk toewijst.
5. Projectrisico
Sommige projecten zijn risicovoller dan andere, maar bijna elk project heeft risico's. Voor bouwprojectbeheer risico's zijn bijvoorbeeld letsel op locatie of verlies van apparatuur. Maar voor website projectmanagement het risico bestaat dat de website crasht, dat links breken, dat kopij op het laatste moment wordt gewijzigd of dat inkomsten verloren gaan terwijl de website niet bereikbaar is.
Om ervoor te zorgen dat uw project succesvol is, moet u een risicomanagementstrategie voordat u begint.
U kunt de risico's op een bouwplaats beperken door ervoor te zorgen dat al uw teamleden getraind zijn in veiligheidsprotocollen en dat de bouwplaats verzekerd is. En u kunt de risico's van een websitemigratie beperken door wijzigingen later op de avond aan te brengen wanneer het verkeer op de site minimaal is.
Maak een visuele voorstelling van de potentiële risico's van uw project met de ClickUp Whiteboard Sjabloon voor risicoanalyse, zodat uw team kan samenwerken aan risicobeperking
Zelfs als u denkt dat een project weinig risico's met zich meebrengt, neem dan de tijd om teamleden te vragen wat zij denken dat er mis zou kunnen gaan en kom met een noodplan. Met de ClickUp Whiteboard Sjabloon voor risicoanalyse kunt u een voorsprong krijgen op het vinden van elk potentieel probleem of projectbeperking in dit visuele Whiteboard-formaat.
Deze sjabloon voor projectbeperkingen bespaart ook tijd en moeite in al uw projecten door ervoor te zorgen dat alle potentiële projectrisico's worden geëvalueerd aan de hand van dezelfde criteria. Dat betekent dat je sneller effectievere risicomanagementstrategieën krijgt.
6. Kwaliteit project
De laatste beperking is de kwaliteit van je project - of het kaliber van je projectuitvoering . Je teamleden en belanghebbenden willen deliverables van de beste projectkwaliteit maken en zien.
Maar al je andere projectbeperkingen zullen van invloed zijn op hoe hoogwaardig je het kunt maken. En als projectmanager moet je misschien beslissen welke compromissen je bereid bent te maken in de projectkwaliteit om het project sneller of voor minder geld af te ronden.
Hoe projectbeperkingen beheren
Het beheren van projectbeperkingen is een constante jongleeract. (We weten niet waarom deze circusanalogieën uit ons blijven vallen - misschien omdat projectmanager zijn voelt als de leider van het circus op kantoor) 🎪
Maar met de juiste hulpmiddelen kun je binnen de beperkingen van je project werken en een eersteklas eindproduct afleveren. Hier zijn 10 hulpmiddelen voor projectbeheer om u te helpen bij het beheren van beperkingen.
1. Begrijp de volledige reikwijdte van het project
Uw omvang van het werk document moet de exacte projectdoelen, reikwijdte en deliverables schetsen die je projectstakeholders verwachten. Dit dient als referentie gedurende je project en helpt je scope creep te voorkomen.
2. Maak een projecthandvest
Een project charter is een referentie op hoog niveau, die de belangrijkste informatie van het project weergeeft
Een project charter dient als een snelle referentie die de stakeholders, teamleden, middelen, doelen, scope, deliverables, mijlpalen, risico's en het goedkeuringsproces van een project schetst. Het geeft iedereen in je team een overzicht op hoog niveau en helpt je op koers te blijven.
En met de ClickUp Project Charter sjabloon krijgt u toegang tot een gratis en cruciaal document om het bestaan van een project formeel te autoriseren. Op basis van deze sjabloon kunnen projectmanagers organisatorische middelen opbouwen en toewijzen aan projectactiviteiten. 🛠️
3. Organiseer een startbijeenkomst
Organiseer en plan een kick-off meeting om buy-in te krijgen van je projectteam
Als je eenmaal een goed beeld hebt van het project, is het tijd om je projectteam bij elkaar te brengen. Tijdens een startbijeenkomst kun je het project en de beperkingen ervan uitleggen aan alle betrokkenen. Je kunt je checklist stroomlijnen met behulp van ClickUp's sjabloon voor project kick-off vergadering .
Essentiële teamleden zullen in staat zijn om potentiële risico's van het project of problemen met de tijdlijn of het budget aan te wijzen, zodat u deze zo vroeg mogelijk met uw belanghebbenden kunt bespreken.
Bonus: Bekijk onze top 10 Project Kickoff sjablonen voor vergaderingen in Docs & PPT
4. Organiseer een work breakdown structure
In je work breakdown structure organiseer je je project in alle taken die je projectteam moet uitvoeren om je deliverables te voltooien. Dit zal je helpen om activiteiten te plannen en je tijdlijn op te bouwen.
Met work breakdown structures kun je je activiteiten zien in een lijst, statusbord of Gantt-diagram om echt te visualiseren hoe je het succes van je project bereikt. Dit voorkomt dat projectbeperkingen het hele proces overnemen.
5. Maak uw projectmanagementplan
Met een projectplan kunt u beginnen met het toewijzen van taken en het bewaken van de voortgang
Je projectplan zet je project officieel in beweging. Begin met het plannen van activiteiten, voeg afhankelijkheden toe en bewaak de voortgang als onderdeel van je tijd managementstrategie .
U kunt de ClickUp Voorbeeld Projectplan Sjabloon om aan de slag te gaan of ontdek meer sjablonen die passen bij de projectmanagementmethoden van uw voorkeur, van Agile naar Waterval naar Kanban .
6. Een uitsplitsing van het budget maken
Met een uitsplitsing van het budget kun je een deel van je budget toewijzen aan elke activiteit in je projectplan. Houd vervolgens de uitgaven bij naarmate je project vordert om te weten of je team binnen het budget blijft of te veel uitgeeft.
7. Voer een risicoanalyse uit
Begin met het beheren van risico's vanaf het begin van je project. Zo kun je potentiële risico's analyseren en ze indelen naar ernst. Zo kun je een noodplan opstellen en de ernstigste risico's snel aanpakken.
8. Een overzicht van de werklast krijgen
Werkbeheer is een essentieel onderdeel van resourcebeheer. Met ClickUp's werklastweergave kunt u onmiddellijk de bandbreedte van uw teamleden zien zodat u kunt voorkomen dat ze overbelast raken, wat kan helpen om gemiste deadlines of werk van lagere kwaliteit te voorkomen.
9. Herhaalde taken automatiseren
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Een van de beste hulpmiddelen voor tijdbeheer beschikbaar voor u en uw team is workflow automatisering . Door repetitieve taken te automatiseren, kunt u projecten sneller voltooien en uw team vrijmaken voor belangrijkere taken.
10. Kwaliteitscontroles toevoegen
Een controlelijst voor kwaliteitscontrole en een goedkeuringsproces zorgen ervoor dat u voldoet aan uw kwaliteitsbeperking De ClickUp Checklist Sjabloon voor kwaliteitscontrole kan u helpen om resultaten van hogere kwaliteit te leveren. Al uw teamleden kunnen deze gebruiken om hun eigen werk te controleren en uw reviewers kunnen ervoor zorgen dat alles aan de normen voldoet. Dus wanneer je project het goedkeuringsproces bereikt, zal het probleemloos verlopen. ⛵️
Voelt u zich beperkt? Probeer ClickUp
De juiste projectmanagementsoftware kan u helpen om op de hoogte te blijven van al uw projectbeperkingen, van de tijdlijn en het budget tot de risico's en kwaliteitscontroles. Zodat u een winnend project kunt beheren. 🏆
ClickUp is de ultieme tool voor projectmanagementteams . Het helpt je te organiseren met projectdashboards, automatisering en integraties met de tools die je al gebruikt. Plus, met duizenden sjablonen om uit te kiezen, kun je al je projectbeperkingen plannen en controleren.
Dus zelfs als uw stakeholder geen excentrieke miljardair is, kunt u met ClickUp het gevoel krijgen dat uw projectbudget en -kosten in evenwicht zijn tijdsbeperkingen zijn geen probleem.
En over budget gesproken, je kunt beginnen met ClickUp gratis. Dat past zeker binnen de beperkingen van het project.