Een beperking is een beperking, een reeks grenzen waarbinnen je moet werken. De meeste mensen zien beperkingen als negatief, als een beperking van wat je kunt bereiken.
Binnen projectmanagement kan het tegenovergestelde waar zijn. Stel je voor dat je oneindig veel tijd had om een functie te ontwikkelen. Je zou het nooit voltooien!
Zonder beperkingen op de projectomvang word je in alle richtingen geduwd en getrokken, wat je focus aanzienlijk beïnvloedt. Zonder bronbeperkingen zijn uw werkstromen mogelijk niet geoptimaliseerd voor efficiëntie of productiviteit.
Beperkingen voor projecten maken efficiëntie en effectiviteit mogelijk en helpen teams om software in kleine stapjes op te leveren. Verschillende soorten beperkingen hebben verschillende gevolgen voor het resultaat van een project. Laten we ze een voor een bekijken.
De drie beperkingen van projectmanagement
Een typisch project kan te maken krijgen met drie soorten beperkingen: Tijd, kosten en reikwijdte. Deze zijn algemeen bekend als drievoudige beperkingen. Ze staan ook bekend als de projectmanagementdriehoek, ijzeren driehoek of projectdriehoek.
Scopebeperking
De scope verwijst naar de functies of functies van een product die het team heeft afgesproken om op te leveren of de taken die het team heeft afgesproken om te voltooien.
Het schetst wat er gedaan moet worden en met welke kwaliteit. De projectscope bepaalt meestal ook de tijd en de kosten.
Een goede project scope geeft ontwikkelteams de duidelijkheid en vrijheid om software te bouwen. Een slechte scope zorgt voor scope creep en gooit het team van het pad af.
Kostenbeperking
Kostenbeperking is het budget dat beperkingen oplegt aan de financiële middelen. Dit kan verschillende dingen omvatten. Een agile softwareontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld beperkingen hebben op de volgende projectkosten.
- Teamsalarissen
- Apparatuur zoals laptops, servers, enz.
- Vergoedingen en reiskosten
- Software of automatiseringstools die nodig zijn om het project te voltooien
Effectieve kostenbeperkingen zorgen voor rendement op investering (ROI) en bedrijfsresultaten. Een slechte zorgt ervoor dat iedereen gedemotiveerd en terughoudend is.
Tijdsbeperking
De tijdslimieten die van toepassing zijn op een project. Met andere woorden, deadlines. De tijdsbeperking wordt toegepast in de vorm van deadlines voor elke taak, mijlpaal en het hele project.
Een redelijke tijdsbeperking stelt het team in staat om goede producten te bouwen die aan alle acceptatiecriteria voldoen. Een onredelijke tijdsdruk of een krappe deadline dwingt het team om de kantjes eraf te lopen en een product van lage kwaliteit te bouwen, waardoor de technische schuld zich opstapelt.
Van de drie beperkingen die een projectmanager 's nachts wakker houden, richten we ons vandaag op tijdsbeperkingen. We zien waarom ze belangrijk zijn en wat je kunt doen om te voorkomen dat ze je project laten ontsporen.
Wat zijn tijdsbeperkingen?
Tijdbeperkingen zijn de limieten van de duur die je opgelegd krijgt door het project. Door wanneer je het project moet afronden, wanneer je functies in productie moet nemen, hoeveel manuren je aan een functie mag besteden, enzovoort.
Tijdsbeperkingen worden vaak gevisualiseerd als een schema. Zo zou je bijvoorbeeld een project plannen met deadlines voor de planningsfase, de ontwikkeling, het testen, de eindbeoordeling, de productiepush en de overdracht.
Elke vertraging in een van de fasen kan een sneeuwbaleffect hebben, waardoor het hele project een paar dagen/weken vertraging oploopt. Deze vertragingen creëren onnodige en kunstmatige beperkingen voor de oplevering van het project.
Een projectmanager streeft ernaar om kunstmatige beperkingen die midden in het project ontstaan te vermijden. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.
10 strategieën om tijdsbeperkingen te vermijden
Het vermijden van tijdsdruk is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Teams van projecten stellen structuren en systemen in om te voorkomen dat ze zichzelf onder druk zetten. Sommige van de meest effectieve gebruiken een tool voor projectmanagement zoals ClickUp. Zo werkt het.
1. Project plannen
Een robuust abonnement voorkomt de helft van de beperkingen. Maak een uitgebreid project abonnement waarin de taken, te leveren prestaties en deadlines worden beschreven. Gebruik de ClickUp Weergave kalender om te zien hoe uw Taken in kaart worden gebracht.
ClickUp's kalender weergave om subtaken te tonen
Besteed speciale aandacht aan afhankelijkheid. Als je een taak hebt die afhangt van een andere, kan de laatste de eerste laten ontsporen. Weergave van gantt grafiek kan helpen bij het bijhouden van overlappende taken en afhankelijkheden .
Gebruik deze fase van het project om de financiële middelen te evalueren die nodig zijn om op tijd te voltooien.
Plan je voor het eerst een project? Hier zijn enkele uitstekende sjablonen voor projectplanning om je op weg te helpen.
2. Taak prioriteren
Er is een natuurlijke limiet aan hoeveel werk je binnen een bepaalde periode klaar kunt krijgen. Het stellen van prioriteiten bij de juiste Taken is van vitaal belang voor effectief tijdbeheer.
Als je te veel stapelt, zul je deadlines missen. Als je te weinig plant, heb je misschien ongebruikte bronnen, wat tijdverspilling is. Stel dus prioriteiten en plan in om de resultaten te optimaliseren.
Gebruik een lijst met prioriteiten om uw beslissingen te begeleiden. Probeer nivellering van bronnen meer middelen toewijzen voor complexe taken en het team op koers houden.
werklastweergave van ClickUp om de beschikbare capaciteit in te schatten en het nivelleren van bronnen uit te voeren_
3. Realistische tijdsinschatting
Een projectplanning wordt gemaakt op basis van hoeveel tijd teamleden denken nodig te hebben om elke taak te voltooien. Dit proces, tijdsinschatting genoemd, is een cruciaal onderdeel van projectmanagement .
Projectmanagers en leden van een team baseren gewoonlijk hun projectvoorspellingen op prestaties uit het verleden. Als GDPR-compliance de vorige keer 20 uur kostte, zal het nu waarschijnlijk net zo lang duren.
Schattingen zijn echter slechts waarschijnlijke gissingen. Om ervoor te zorgen dat je schattingen zo nauwkeurig mogelijk zijn, moet je ze vergelijken met de werkelijkheid. De tijdsinschatting van ClickUp en functies voor tijdsregistratie zijn juist voor dit doel ontworpen.
4. Tijdsregistratie
Klok uren voor elke taak op de tijdlijn van je project. Er zijn verschillende apps voor tijdmanagement waarmee je dit kunt doen. ClickUp's tijdsregistratie is ingebouwd in het projectmanagement platform, waardoor u een timer kunt starten en stoppen of handmatige tijden kunt toevoegen voor elke taak waaraan u werkt. Gebruik deze informatie om uw schattingen nauwkeuriger te maken.
Native tijdsregistratie op ClickUp
Na verloop van tijd zal uw vermogen om in te schatten en te plannen toenemen, waardoor u minder tijd kwijt bent.
Als u een nieuw team aan het samenstellen bent of ClickUp net hebt geïmplementeerd, zijn dit er tien sjablonen voor tijdmanagement om u te helpen tijdsregistratie te gebruiken om toekomstige beperkingen te vermijden.
5. Regelmatige voortgangscontrole
Als u een project aanzet en onbewaakt laat lopen, zult u waarschijnlijk verrast zijn als de taken niet op tijd klaar zijn. Voor het beheren van tijdsbeperkingen is dus regelmatige controle nodig.
Projectoverzicht op ClickUp
Gebruik een gratis software voor gantt grafieken om bij te houden of de tijdlijnen volgens abonnement verlopen. Pas de ClickUp Dashboards om de rapporten te zien die u nodig hebt om uw voortgang bij te houden. Gebruik de grafieken burn-up en burn-down om te weten hoe het project zou kunnen verlopen. Identificeer vertragingen en maak alternatieve afspraken.
6. Risico's identificeren en beperken
Hoe groot is de kans dat u de deadline niet haalt? Wat zijn de mogelijke redenen hiervoor?
Het beantwoorden van deze twee vragen helpt je bij het identificeren van de risico's waarmee je te maken krijgt en het inschatten van hun impact op het project. Deze risico's kunnen financieel, operationeel of zelfs gedragsgebonden zijn. De impact kan variëren van een paar dagen vertraging tot het voltooien van het project.
Roep het team bijeen voor een bespreking van de risico's voordat je aan het project begint. Identificeer en beperk deze risico's om ervoor te zorgen dat je tijdsdruk niet nog groter wordt.
7. Gestroomlijnde communicatie
Wat de leden van uw team niet weten, kunnen ze ook niet doen. Stel je bijvoorbeeld een situatie voor waarin de acceptatiecriteria voor een specifieke functie niet duidelijk worden gecommuniceerd. De ontwikkelaar denkt misschien dat hij de functie heeft afgeleverd, maar de kwaliteitsanalist is het daar niet mee eens. Zij zouden de functie terugsturen naar de ontwikkelaar, waardoor onnodig veel tijd verloren zou gaan aan herwerk.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Docs-3.0-1400x944.png ClickUp Documenten 3.0 /%img/
ClickUp Docs voor het documenteren en delen van belangrijke informatie met het team
Voorkom dit door alle projectcommunicatie te stroomlijnen.
- Documenteer aantekeningen van vergaderingen, vereisten en andere gesprekken opClickUp Documenten* Schrijf gedetailleerde beschrijvingen voor elke functie/gebruikersverhaal binnen de taak
- Laat leden van het team alles wat ze nodig hebben contextueel verduidelijken in het commentaargedeelte van de Taak
- Voeg checklists/actie-items toe om ervoor te zorgen dat de acceptatiecriteria voor elke functie altijd bij de hand zijn
- Voeg naast degenen die aan de functies werken ook 'volgers' toe aanClickUp-taak zodat zij indien nodig kunnen ingrijpen
8. Agile projectmanagement
Soms verloopt een project niet zoals het abonnement. De zakelijke belanghebbende kan wijzigingen in de vereisten aanbrengen. Leden van het team kunnen ziek worden en langere vrije dagen nodig hebben. Organisaties komen geld tekort. Dingen gebeuren. Het resultaat is dat je onvermijdelijk te maken krijgt met tijdsdruk.
Agile projectmanagement is ontworpen om juist dit soort situaties het hoofd te bieden. Van agile projectmanagers wordt verwacht dat ze potentiële problemen voorzien en noodplannen maken. Of ze moeten op zijn minst de leiding waarschuwen en de verwachtingen managen.
9. Vergaderingen leiden
"Dit had ook een e-mail kunnen zijn" is niet voor niets een internetmeme. Een van de grootste tijdzuigers voor het ontwikkelingsteam zijn vergaderingen, waarvan vele onnodig en ineffectief zijn.
Om onvoorziene tijdsdruk consequent te voorkomen, moet je vergaderingen beter beheren. Bekijk uw hulpmiddelen voor tijdbeheer om te begrijpen hoeveel tijd er in vergaderingen gaat zitten. Optimaliseer op basis daarvan uw processen.
Houd vergaderingen alleen voor activiteiten die actieve discussie vereisen. Timebox ze en push naar actie items. Documenteer sleutel inzichten en beslissingen zodat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden in de volgende vergadering.
Gebruik voor al het andere een goede samenwerkingstool. De opmerkingen binnen ClickUp-taaken maken geneste gesprekken mogelijk. De weergave van chatten in ClickUp kunt u alle berichten op één plaats zien en van daaruit actie ondernemen.
ClickUp weergave van chatten voor alle gesprekken op één plaats
10. Voortdurende verbetering
Agile teams zijn groot voorstander van voortdurende verbetering, en daar is een goede reden voor. Een team dat continu verbetert, kan op de lange termijn efficiënter en waardevoller werken. Instance, je hebt het containerisatieproces voor elke functie geoptimaliseerd door continue verbetering.
Vervolgens kun je het geheel of delen ervan automatiseren, waardoor je nog meer tijd en moeite bespaart. Dit is een cruciale manier om tijdsdruk duurzaam te vermijden.
Overwin uw projectbeperkingen met ClickUp
Beperkingen zijn onvermijdelijk in elk project. We zouden zelfs willen beweren dat beperkingen noodzakelijk zijn.
Onverwachte en onredelijke beperkingen kunnen het project echter volledig doen ontsporen. Goed projectmanagement zou dat moeten voorkomen. ClickUp is ontworpen met dit in gedachten.
Met ClickUp kunt u best practices volgen om tijdsdruk te vermijden. ClickUp-taaken, subtaken en checklists zorgen ervoor dat de vereisten duidelijk zijn. Weergaven van kalenders en Gantt grafieken geven een overzicht van het lopende werk.
Het ClickUp Dashboard biedt zichtbaarheid in de voortgang van het project. Met alle middelen die u nodig hebt, bent u klaar om de beperkingen van uw projecten te overwinnen met ClickUp. Probeer ClickUp nu gratis uit .