Stel je dit eens voor: Je geeft een feestje. Je huis zit vol feestende gasten. Iemand zegt: "Ik krijg honger... Laten we pizza's bestellen!"
Je probeert uit te zoeken hoeveel pizza's je moet bestellen. Te veel pizza's en je zit dagenlang met een restje pepperoni. Te weinig en sommige gasten krijgen geen stukje.
Maar je bent ook beperkt door de ruimte op de toonbank en het geld in je portemonnee.
Hoe geef je iedereen te eten terwijl je ook de meeste waarde uit je geld haalt?
Net als feestorganisatoren zou elke projectmanager moeten weten hoe je middelen verstandig toewijst. Geen enkel project heeft een onbeperkt budget of onbeperkt aantal leden, maar je kunt de toewijzing van middelen gebruiken om de productiviteit en het succes van het project te maximaliseren.
Het draait allemaal om een grondige voorbereiding en strategisch abonnement rond het beste maken van wat je hebt.
Leer hoe je genoeg middelen kunt toewijzen aan al je projecten, zodat je de klus kunt klaren en iedereen een stuk pizza krijgt. Laten we feesten!
Wat is toewijzing van middelen?
Het toewijzen van middelen is het proces van het identificeren van al uw beschikbare middelen - of het nu gaat om arbeid of geld - voor een project en ze vervolgens strategisch toewijzen aan taken waarmee ze hun beste werk kunnen doen.
Voor bureaus die jongleren met meerdere projecten voor verschillende clients is de toewijzing van middelen de sleutel tot het begrijpen van de creatieve chaos. Door de juiste persoon of resource aan het juiste project toe te wijzen, wordt uiteindelijk iedereen gelukkiger. Je personeel kan werken aan de projecten waarvoor ze het meest geschikt zijn, zodat clients waarschijnlijk kwalitatief hoogstaande producten ontvangen projectresultaten en resultaten.
Naarmate projecten zich ontwikkelen en de verwachtingen van de client veranderen, worden resources opnieuw toegewezen om de voortgang bij te houden met tijdlijn voor projecten s.
Wat telt als bronnen?
Uw middelen zijn alle bedrijfsmiddelen die nodig zijn om taken of projecten te voltooien. Deze kunnen omvatten:
- Individuele mensen
- Teams of afdelingen
- Budget
- Tijd
- Hardware en software
- Onroerend goed
- Processen
- Intellectueel eigendom
- Technieken en vaardigheden
Wie is verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen?
Gewoonlijk zijn projectmanagers verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen omdat zij de meeste zichtbaarheid en controle hebben over projectbudgetten, omvang van het werk en Taakbeheer. Grote organisaties kunnen deze verantwoordelijkheden echter verdelen over verschillende rollen of hebben speciale middelenbeheer afdelingen.
gerelateerd: Resource Leveling
De voordelen van effectieve toewijzing van middelen
Het niet goed toewijzen van je middelen is alsof je één persoon stuurt om in zijn eentje tien pizza's op te halen terwijl de andere 15 mensen thuis zitten te chatten. Het zal één persoon veel meer moeite en tijd kosten om die pizza's te halen, wat het risico inhoudt dat iedereen vastzit aan het eten van koude pepperoni.
Balen!
Waarom sturen we niet drie mensen om te helpen, zodat iedereen zo snel mogelijk van een warm stuk kan genieten?
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
Door de toewijzing van middelen kunt u uw werk, geld en middelen volledig benutten, zodat clients waarschijnlijk werk van hoge kwaliteit ontvangen. Tegelijkertijd minimaliseert je bureau de burn-out van teams door het werk gelijkmatig te verdelen.
Andere voordelen van het toewijzen van middelen zijn
- **De toewijzing van middelen helpt het bureau om net zoveel projecten aan te nemen als uw teams aankunnen - geen gemiste kansen meer door overbezetting of mislukte projecten door onderbezetting
- Versterktsamenwerking**De client en je team weten wie waaraan werkt omdat je de taken en verantwoordelijkheden duidelijk hebt verdeeld over het team
- Verhoogt de winstmarges van je bureau. Haal het meeste uit het budget van elk project en houd de personeelskosten onder controle
- Boost de klanttevredenheid. Lever betere projectresultaten door projecten bij te houden en de juiste mensen aan elke taak toe te wijzen
Hoe u middelen beheert en verwachtingen van clienten instelt
Aangezien de toewijzing van middelen een inventarisatie is van de beschikbare middelen voor een project op een bepaald moment, is het een kortetermijn abonnement, maar het heeft verstrekkende gevolgen. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het plannen van capaciteit en het beheren van de verwachtingen van de client. Met een effectieve toewijzing van middelen heeft uw project alles en iedereen om succesvol te zijn, inclusief de juiste middelen en een realistisch tijdschema.
Bonus: Capaciteitsplanningstools & Capaciteitsplanning sjablonen
Bepaal de reikwijdte van uw project Geen enkele chef-kok begint te koken zonder zich voor te stellen wat hij gaat koken, toch?
Op dezelfde manier is de eerste stap in projectmanagement is het definiëren van de reikwijdte van je project. Zonder inzicht in je projectomvang is het nemen van beslissingen over de toewijzing van middelen onmogelijk!
Als onderdeel van je projectscope moet je het volgende definiëren:
- Dewerkomschrijving: welke taken zijn noodzakelijk vs. welk werk valt buiten de scope
- Project beperkingen zoals budget en deadlines
- Projectplanning en tijdlijn met mijlpalen
- Deliverables voor projecten of resultaten
Bekijk je werklast aan de hand van de Taken die nog blijven liggen uw kritieke pad met één enkele schakeling in ClickUp!
Uw project scope helpt u om een nieuw project op een hoog niveau te plannen en te begrijpen. Gebruik deze informatie om:
- In te schatten hoeveel resources u nodig hebt om uw project binnen de toegewezen tijd te voltooien
- Het project op te delen in kleinere Taken
- Beslissen hoe je die taken aan je teamleden gaat toewijzen
Inventariseer uw middelen
Voordat u toppings voor uw pizza kiest, moet u weten welke toppings er beschikbaar zijn en wat ieders voorkeur heeft. Op dezelfde manier moet u, om de beste mensen voor een taak te kiezen, eerst begrijpen wat iedereen het beste kan en wat voor soort werk ze het liefst doen.
Bij het plannen van projecten moet je inzicht hebben in de capaciteit van je team en de kwaliteit van de middelen die je tot je beschikking hebt. Op die manier kun je die middelen daar inzetten waar ze het meest effectief zijn.
Wat zijn hun sterke punten en kerngebieden van expertise? Stem af op uw projectvereisten naar de middelen die deze behoeften kunnen uitvoeren.
Agentschap resource planning voorbeeld
Stel dat uw project het uitvoeren van een pay-per-click advertentiecampagne voor een B2B SaaS client in de business intelligence sector. U hebt twee PPC-managers bij uw bureau: Jason, die eerder met andere B2B tech clients heeft gewerkt, en Sara, die vooral met B2C direct sales clients heeft gewerkt.
Sara zegt dat ze zich minder op haar gemak voelt bij het managen van PPC voor deze client omdat ze niet veel weet over B2B software, laat staan een zeer technische branche als BI. Jason is er echter van overtuigd dat hij de juiste persoon is voor deze klus vanwege zijn eerdere B2B-ervaring.
Voor dit project zou je Jason zeker op het account willen zetten!
Wat is de beschikbaarheid en bandbreedte van je resources? Teamleden werken zelden maar aan één ding tegelijk, maar iedereen is gelimiteerd door het aantal uren per week of dag dat ze kunnen werken. Je wilt er zeker van zijn dat je team genoeg werkuren heeft om aan dit specifieke project toe te wijzen.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
Vergeet niet dat geplande of ongeplande afwezigheden de beschikbaarheid beïnvloeden, dus wijs werknemers toe aan taken met onvoorziene periodes in gedachten. Medewerkers kunnen (en moeten) betaald verlof of ziekteverlof opnemen, wat betekent dat ze op die dagen niet beschikbaar zijn.
Vergaderingen kunnen werknemers zelfs op gewone werkdagen weghalen van project Taken. Bovendien heeft iedereen minstens 15 minuten nodig om met de pup te wandelen of een pumpkin spice latte te halen!
Wijs nooit te veel middelen toe. Teveel toewijzen kan leiden tot een burn-out en een lagere productiviteit. Het succes van je project is het nooit waard om het geluk en het nut van je team op te offeren.
Raadpleeg kalenders en schema's bij het toewijzen van je middelen en pas tijdlijnen dienovereenkomstig aan om rekening te houden met de beschikbaarheid van middelen. Optimaliseer het gebruik van hulpbronnen zodat uw projecten altijd juist hebben wat u nodig hebt.
Taken direct aan teamleden toewijzen voor volledige zichtbaarheid
Als je eenmaal weet wat je team kan bereiken, is de volgende stap het delegeren van de juiste taken aan elke persoon op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid.
Stel je team in op succes! Geef zoveel mogelijk informatie zodat iedereen begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Verduidelijk alle noodzakelijke details voor elke taak: verantwoordelijkheden, verwachte resultaten en deadlines.
In ClickUp kunt u de pizza van een project eenvoudig in kleinere stukken snijden met taken, subtaken en checklists. U kunt dan snel elk actie item toewijzen aan uw team leden in slechts een paar klikken!
Hier is een kijkje in de keuken:
- ClickUp-taak : Verdeel je projecten in haalbare taken en subtaken, die je gemakkelijk kunt toewijzen aan je teamleden. Uw team kan nu stap voor stap aan het hele project werken.
- ClickUp Checklists : Maak eenvoudige takenlijsten die uw team snel kan afvinken naarmate ze voortgang boeken met hun taken. Gebruik deze lijsten om stappen in kaart te brengen, kwaliteitscontroles uit te voeren en bij te houden hoe uw project verloopt.
Gebruik het sjabloon voor de toewijzing van middelen om budgetten of de tijd van je creatieve team bij te houden ClickUp's sjabloon voor toewijzing van middelen helpt u om de capaciteit en beschikbaarheid van alle middelen van uw organisatie op één plaats bij te houden. Het wordt geleverd met deze handige weergaven:
- Lijstweergave : Bekijk alle taken in één lijst. Groepeer, sorteer en filter to-dos met gemak. Organiseer ze op de manier die u het beste uitkomt, of dat nu per client, project of meer is!
- Weergave van het bord : Taken weergeven en verplaatsen op dit bord in Kanban-stijl dat items op status organiseert.
- Werklastweergave : Visualiseer de hoeveelheid werk die aan elk teamlid is toegewezen gedurende een specifiek tijdsbestek, zoals een week, twee weken of een maand. Vergelijk de toegewezen werklast van elke persoon met zijn totale capaciteit.
Dit sjabloon is volledig aanpasbaar aan uw wensen middelenbeheer werkstromen. Gebruik dit sjabloon om een uitgebreid overzicht te krijgen van de capaciteit van je team en de voortgang naar voltooiing van het project en de deliverables.
Deze sjabloon downloaden
Het ClickUp sjabloon voor personeelsplanning
Gebruik het sjabloon voor resourceplanning om campagne- en teambandbreedtes in meerdere weergaven te controleren ClickUp's sjabloon voor middelenplanning biedt verschillende manieren om uw resources in uw team te visualiseren en toe te wijzen.
Naast de weergaven in de eerste sjabloon, biedt deze sjabloon nog twee weergaven:
- Weergave tijdlijn : Bekijk uw planning lineair op een chronologische tijdlijn. Perfect voor resource abonnementen en routekaarten!
- Weergave van gantt : Visualiseer uw taken en hun afhankelijkheid op eenGantt grafiek tijdlijn. Beoordeel snel eventuele wegversperringen of knelpunten om uw project vooruit te helpen.
Met dit sjabloon kunt u proactief een abonnement nemen op uw beschikbare middelen, inclusief budgetten en roosters van teamleden. Net als al onze sjablonen is ook deze sjabloon aanpasbaar, zodat u deze kunt aanpassen aan uw eigen behoeften en er uw eigen sjabloon van kunt maken.
gerelateerd: **Software voor bedrijfsresourcesplanning Dit sjabloon downloaden
Middelenallocatie is een constante Lopende werkzaamheden
Je kunt niet zomaar resources toewijzen voordat je project begint en het dan voor gezien houden. Je moet de vinger aan de pols van je projecten houden en de capaciteit van je team zorgvuldig afwegen tegen de vereisten van je project. Omdat de factoren die van invloed kunnen zijn op het succes van uw project voortdurend veranderen, moet u ook flexibel genoeg zijn om uw strategie voor de toewijzing van resources zo nodig aan te passen.
ClickUp is de beste software voor projectmanagement voor teams, met een robuuste set functies om u te helpen uw middelen te beheren, uw projecten op schema te houden en dingen snel klaar te krijgen. Wij helpen projectmanagers en belangrijke besluitvormers middelen toe te wijzen en de volledige projectlevenscyclus als professionals te overzien.
Ontdek hoe ClickUp u en uw team kan helpen door gratis aanmelden vandaag nog!
en houd_ _je favoriete pizzeria onder een sneltoets - want met onze hulp zit je nooit zonder kaasachtige lekkernijen!