Wat is toewijzing van middelen? Een complete gids voor maximale efficiëntie

Stel je dit eens voor: Je geeft een feestje. Je huis zit vol feestende gasten. Iemand zegt: "Ik krijg honger... Laten we pizza's bestellen!"

Je probeert te bedenken hoeveel pizza's je moet bestellen. Te veel pizza's en je zit dagenlang met een restje pepperoni. Te weinig en sommige gasten krijgen geen stukje.

Maar je bent ook beperkt door de ruimte op de toonbank en het geld in je portemonnee.

Hoe geef je iedereen te eten terwijl je ook het meeste waar voor je geld krijgt?

Net als feestorganisatoren zou elke projectmanager moeten weten hoe je middelen verstandig toewijst. Geen enkel project heeft een onbeperkt budget of aantal teamleden, maar je kunt de toewijzing van middelen wel gebruiken om de productiviteit en het succes van het project te maximaliseren.

Het draait allemaal om een grondige voorbereiding en strategische planning rond het beste maken van wat je hebt.

Leer hoe je genoeg middelen kunt toewijzen aan al je projecten, zodat je de klus kunt klaren en iedereen een stuk pizza krijgt. Laten we feesten!

Wat is toewijzing van middelen?

De toewijzing van middelen is het proces van het identificeren van al uw beschikbare middelen - of het nu gaat om arbeid of geld - voor een project en ze vervolgens strategisch toewijzen aan taken waarmee ze hun beste werk kunnen doen.

Voor bureaus die jongleren met meerdere projecten voor verschillende klanten, is de toewijzing van middelen de sleutel tot het begrijpen van de creatieve chaos. Door de juiste persoon of resource aan het juiste project toe te wijzen, wordt uiteindelijk iedereen gelukkiger. Je personeel kan werken aan de projecten waarvoor ze het meest geschikt zijn, zodat klanten waarschijnlijk kwalitatief hoogstaande producten ontvangen projectresultaten en resultaten.

Naarmate projecten zich ontwikkelen en de verwachtingen van de klant veranderen, worden resources opnieuw toegewezen om de voortgang op schema te houden met tijdlijn van het project s.

Wat telt als bronnen?

Uw resources zijn alle bedrijfsmiddelen die nodig zijn om taken of projecten uit te voeren. Deze kunnen omvatten:

• Individuele mensen
• Teams of afdelingen
• Budget
• Tijd
• Hardware en software
• Onroerend goed
• Processen
• Intellectueel eigendom
• Technieken en vaardigheden

Wie is verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen?

Gewoonlijk zijn projectmanagers verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen omdat zij het meeste zicht en controle hebben over projectbudgetten, omvang van het werk en taakbeheer. Grote organisaties kunnen deze verantwoordelijkheden echter verdelen over meerdere rollen of hebben speciale middelenbeheer afdelingen.

gerelateerd: Resource Leveling

De voordelen van effectieve toewijzing van middelen

Het niet goed toewijzen van je middelen is alsof je één persoon stuurt om in zijn eentje tien pizza's op te halen terwijl de andere 15 mensen thuis zitten te kletsen. Het zal één persoon veel meer moeite en tijd kosten om die pizza's te halen, wat het risico inhoudt dat iedereen vastzit aan het eten van koude pepperoni.

Balen!

Waarom niet drie mensen sturen om te helpen, zodat iedereen zo snel mogelijk van een warm stuk kan genieten?

Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen

Door de toewijzing van middelen kunt u uw arbeid, geld en middelen volledig benutten, zodat klanten waarschijnlijk werk van hoge kwaliteit ontvangen. Tegelijkertijd minimaliseert je bureau de burn-out van je team door het werk gelijkmatig te verdelen.

Andere voordelen van het toewijzen van middelen zijn

• Maximaliseert de efficiëntie. Middelenallocatie helpt het bureau om net zoveel projecten aan te nemen als uw teams aankunnen - geen gemiste kansen meer door overbezetting of mislukte projecten door onderbezetting
• Versterktsamenwerking**De klant en je team weten wie waaraan werkt, omdat je de taken en verantwoordelijkheden duidelijk hebt verdeeld over het team
• Verhoogt de winstmarges van je bureau. Haal het meeste uit het budget van elk project en houd de personeelskosten onder controle
• Boost de klanttevredenheid. Lever betere projectresultaten door projecten op schema te houden en de juiste mensen aan elke taak toe te wijzen

Hulpbronnen beheren en verwachtingen van klanten stellen

Omdat bij het toewijzen van middelen de beschikbare middelen voor een project op een bepaald moment worden geïnventariseerd, is het een kortetermijnplan, maar het heeft verstrekkende gevolgen. Het is een cruciaal hulpmiddel voor capaciteitsplanning en het managen van klantverwachtingen. Met een effectieve toewijzing van middelen heeft uw project alles en iedereen om succesvol te zijn, inclusief de juiste middelen en een realistisch tijdschema.

Bonus: Capaciteitsplanningstools & Capaciteitsplanning sjablonen

Definieer je projectbereikGeen enkele chef-kok begint met koken zonder zich voor te stellen wat hij gaat koken, toch?

Op dezelfde manier is de eerste stap in projectmanagement is het definiëren van de reikwijdte van je project. Zonder inzicht in je projectomvang is het nemen van beslissingen over de toewijzing van middelen onmogelijk!

Als onderdeel van je projectbereik moet je het volgende definiëren:

• Dewerkomschrijving: welke taken zijn noodzakelijk vs. welk werk valt buiten de scope
• Projectbeperkingen zoals budget en deadlines
• Projectschema en tijdlijn met mijlpalen
• Projectresultaten of resultaten

Bekijk je werklast aan de hand van de resterende taken uw kritieke pad met één toggle in ClickUp!

Uw projectscope helpt u om een nieuw project op een hoog niveau te plannen en te begrijpen. Gebruik deze informatie om:

• Plan hoeveel resources u nodig hebt om uw project binnen de toegewezen tijd te voltooien
• Het project op te delen in kleinere taken
• Beslissen hoe je die taken aan je teamleden gaat toewijzen

Inventariseer uw middelen

Voordat u toppings voor uw pizza kiest, moet u weten welke toppings er beschikbaar zijn en wat ieders voorkeur heeft. Op dezelfde manier moet u, om de beste mensen voor een taak te kiezen, eerst begrijpen waar iedereen goed in is en wat voor soort werk ze het liefst doen.

Bij het plannen van een project moet je inzicht hebben in de capaciteit van je team en de kwaliteit van de middelen die je tot je beschikking hebt. Op die manier kun je die middelen daar inzetten waar ze het meest effectief zijn.

Wat zijn hun sterke punten en kerngebieden van expertise? Stem af op uw projectvereisten naar de middelen die deze behoeften kunnen uitvoeren.

Agentschap resourceplanning voorbeeld

Stel dat uw project het uitvoeren van een pay-per-click advertentiecampagne voor een B2B SaaS-klant in de business intelligence-sector. U hebt twee PPC-managers bij uw bureau: Jason, die eerder heeft gewerkt met andere B2B tech klanten, en Sara, die voornamelijk heeft gewerkt met B2C direct sales klanten.

Sara zegt dat ze zich minder op haar gemak voelt bij het beheren van PPC voor deze klant omdat ze niet veel weet over B2B-software, laat staan een zeer technische branche als BI. Jason is er echter van overtuigd dat hij de juiste persoon is voor deze klus vanwege zijn eerdere B2B-ervaring.

Voor dit project zou je Jason zeker op het account willen zetten!

Wat is de beschikbaarheid en bandbreedte van je resources? Teamleden werken zelden maar aan één ding tegelijk, maar iedereen is beperkt door het aantal uren per week of dag dat ze kunnen werken. Je wilt er zeker van zijn dat je team genoeg werkuren heeft om aan dit specifieke project toe te wijzen.

Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen

Vergeet niet dat geplande of ongeplande afwezigheden de beschikbaarheid beïnvloeden, dus wijs werknemers toe aan taken met onvoorziene perioden in gedachten. Medewerkers kunnen (en moeten) betaald verlof of ziekteverlof opnemen, wat betekent dat ze op die dagen niet beschikbaar zijn.

Vergaderingen kunnen werknemers zelfs tijdens gewone werkdagen weghalen van projecttaken. Bovendien heeft iedereen minstens 15 minuten op een dag nodig om met de pup te wandelen of een pumpkin spice latte te halen!

Wijs nooit te veel middelen toe. Teveel toewijzen kan leiden tot een burn-out en een lagere productiviteit. Het succes van je project is het nooit waard om het geluk en het nut van je team op te offeren.

Raadpleeg kalenders en schema's bij het toewijzen van je resources en pas tijdlijnen dienovereenkomstig aan om rekening te houden met de beschikbaarheid van resources. Optimaliseer het gebruik van hulpbronnen zodat uw projecten altijd juist hebben wat u nodig hebt.

Taken direct aan teamleden toewijzen voor volledige zichtbaarheid

Zodra u weet wat uw projectteam kan bereiken, is de volgende stap het delegeren van de juiste taken aan elke persoon op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid.

Bereid uw team voor op succes! Geef zoveel mogelijk informatie zodat iedereen begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Verduidelijk alle noodzakelijke details voor elke taak: verantwoordelijkheden, verwachte resultaten en deadlines.

In ClickUp is het eenvoudig om uw pizza van een project in kleinere stukken te snijden met taken, subtaken en checklists. U kunt dan snel elk actie-item toewijzen aan uw teamleden in slechts een paar klikken!

Hier is een kijkje in de keuken:

• ClickUp Taken : Verdeel uw projecten in haalbare taken en subtaken, die u gemakkelijk kunt toewijzen aan uw teamleden. Uw team kan nu stap voor stap aan het hele project werken.
• ClickUp Checklists : Maak eenvoudige to-do-lijsten die uw team snel kan afvinken naarmate het taken uitvoert. Gebruik deze lijsten om stappen in kaart te brengen, kwaliteitscontroles uit te voeren en bij te houden hoe uw project verloopt.

Zet opmerkingen om in ClickUp taken of wijs ze toe om gedachten direct om te zetten in actie-items

Voor sommige taken is één persoon gewoon niet genoeg, vooral wanneer u krappe deadlines hebt.

Gelukkig kunt u met meerdere contactpersonen in ClickUp kunt u snel meer mensen aan een taak toewijzen als dat nodig is. Dus de volgende keer dat een taak dat extra paar handen nodig heeft, kunt u ze in een handomdraai toewijzen.

Meerdere mensen aan dezelfde taak toewijzen in ClickUp

Plan rond afhankelijkheden om overmatig gebruik van beperkte middelen te voorkomen

De pizzabezorger zal uw deur niet bereiken tenzij hij eerst kan parkeren. Als uw oprit vol is, gaat het pizzafeest niet door - en dat is gewoon geen optie.

Op dezelfde manier hebben projecten inherent afhankelijkheden -relaties tussen taken en middelen die de beschikbaarheid van die middelen beïnvloeden.

Denk aan middelenafhankelijkheden, waarbij meerdere taken dezelfde beperkte middelen vereisen. Laten we zeggen dat u voor vrijdag 10 nieuwe afbeeldingen moet laten ontwerpen, maar slechts één ontwerper in het team hebt die al aan andere projecten is toegewezen tot woensdag.

In dit geval moet je je projectplanning aanpassen om realistisch gezien rekening te houden met de beperkte beschikbaarheid van je team. Of je kunt een andere grafisch ontwerper inhuren, fulltime of freelance, om de ondersteuning te bieden die nodig is om je deadlines te halen.

Afhankelijkheden opnieuw plannen om de impact van wijzigingen in vervaldatums op taken te visualiseren binnen de Gantt-weergave in ClickUp

Taakafhankelijkheden komen ook voor wanneer de voortgang van een taak afhankelijk is van de voortgang van een andere taak. U moet bijvoorbeeld wachten op feedback van klanten voordat u projectrevisies kunt voltooien in lijn met hun verzoeken. Alsof u een klomp pizzadeeg uitrolt tot een perfecte taart voordat u smakelijke toppings toevoegt!

Stagger en plan taken op basis van deze afhankelijkheden. Houd mogelijke knelpunten in de gaten en zorg ervoor dat niemand te lang op anderen hoeft te wachten. Zorg voor constante communicatie over uitstaande taken en actiepunten en pas verwachtingen dienovereenkomstig aan rond projectvertragingen.

Overweeg een Agile of Scrum projectmanagement methodologie om afhankelijkheden te elimineren of te omzeilen. De afhankelijkheden van ClickUp helpt u de links tussen taken en bronnen in kaart te brengen. Op deze manier kunt u al uw projectafhankelijkheden in de gaten houden voordat ze ooit de kans krijgen om blokkades op te werpen.

Hier zijn meer manieren waarop Dependencies je team gefocust houden:

• Iedereen weet altijd wat als eerste prioriteit heeft, waar ze op moeten wachten en wat de volgende is in de pijplijn. Minder miscommunicatie, meer gedaan krijgen!
• ClickUp geeft een ping wanneer taken worden gedeblokkeerd of afhankelijkheden worden toegevoegd of verwijderd. Dit beëindigt het "wachtspelletje" zodat teamleden zich in de tussentijd volledig kunnen richten op uitvoerbare taken.
• Waarschuwt mensen voordat ze taken afsluiten die op andere taken wachten, zodat ze geen belangrijke vereisten overslaan of vergeten

U kunt afhankelijkheden toevoegen handmatig toe aan individuele taken of visueel door links te tekenen tussen taken op een Gantt-diagram .

Relaties weergeven tussen taken en Mijlpaaltaken in de Gantt-weergave in ClickUp

Voortgang bijhouden en hulpmiddelen dienovereenkomstig toewijzen

In het ideale geval stelt u resources in voor een project en verloopt het volgens plan. Maar als er vertragingen of wijzigingen zijn, moet u de resources misschien opnieuw toewijzen.

Geen paniek! Herschikking is een normaal onderdeel van middelenbeheer.

De eerste stap is om de teamcapaciteit goed in de gaten te houden als het gaat om het vervullen van je projectvereisten. Stel de volgende vragen wanneer je naar je huidige capaciteit kijkt:

• Zijn sommige teamleden overbelast?
• Zijn sommige medewerkers plotseling niet meer beschikbaar door oncontroleerbare factoren zoals internetuitval, ontslag of overplaatsing naar een ander project?
• Lopen belangrijke mijlpalen gevaar gemist te worden?
• Is de omvang van uw project veranderd, waardoor onverwacht extra werk nodig is?

Zo ja, dan is de volgende stap de veranderingen communiceren met je klant of projectbetrokkenen . Houd hen zo vroeg en zo vaak mogelijk op de hoogte van de voortgang van je project, inclusief mogelijke verschuivingen in scope of vertragingen.

Dit helpt bij het managen van verwachtingen, zodat belanghebbenden minder snel verrast, teleurgesteld of verrast worden door veranderingen of tegenslagen.

Het proces van toewijzing van middelen kan inhouden dat je het project opnieuw moet plannen en dat je extra teamleden moet vinden om te helpen met het extra werk. Sommige bedrijven maken een back-upplan voor de toewijzing van resources door werknemers met relevante vaardigheden te identificeren die indien nodig kunnen invallen of door een pool van freelancers te onderhouden die snel ondersteuning kunnen bieden.

Het kan ook nodig zijn om tijdlijnen en deadlines voor alle taken in je project aan te passen om de capaciteit van je team weer te geven en rekening te houden met onverwachte vertragingen.

Het toewijzen van je resources op zich, plus het herverdelen van taken in de toekomst, kan veel werk zijn, maar het hoeft niet hard te zijn!

Overweeg het gebruik van hulpmiddelen voor middelenbeheer die je team op de rails houden met gecentraliseerde zichtbaarheid. Je hoeft niet langer al je verschillende spreadsheets, documenten en post-its op te zoeken of voortdurend te schakelen tussen de agenda's van al je teamleden.

We zijn misschien bevooroordeeld, maar we geloven dat ClickUp een geweldige (durven we zeggen de beste?) tool is voor het toewijzen van middelen. Het brengt al die informatie op één plek zodat u uw voortgang en teamcapaciteit in realtime kunt bijhouden. Je kunt aanpasbare Dashboards maken om te zien hoe je team het doet en waar je misschien achterop raakt.

Dat is één manier Diggs gebruikt ClickUp om bovenop haar projecten te blijven. De resultaten? Meer transparantie in werklastbeheer minder tijd kwijt aan heen-en-weer communicatie en een productiever gebruik van ieders tijd.

Dat noemen wij winnen!

Scope creep minimaliseren

Je kunt bestellen wat je denkt dat genoeg pizza is voor iedereen op je feestje, maar je kunt niet altijd voorzien hoeveel ze zullen eten. Wat gebeurt er als de pizza onverwacht op is?

Behalve dat je (begrijpelijkerwijs) een traantje moet wegpinken, moet je nu schakelen om je doel te bereiken, namelijk al je gasten te eten geven.

Dit is een geval van bereikkruip -Een project dat groter wordt dan de oorspronkelijke scope en waarvoor extra middelen nodig zijn, zoals extra tijd, geld en mensen. Scope creep bedreigt het succes van je project door extra werk toe te voegen zonder de tijdlijn van het project te verlengen, waardoor extra druk ontstaat op je teamleden om meer te doen in minder tijd.

Je kunt je best doen om scope creep te voorkomen door duidelijke grenzen te stellen in je project scope statement, maar soms is het onvermijdelijk. In die gevallen, goed veranderingsmanagement zorgt voor structuren en processen om scope creep te beperken.

Het schept verwachtingen dat besluitvormers u zo snel mogelijk informeren over wijzigingen in de reikwijdte en u de ruimte en tijd geven om middelen dienovereenkomstig toe te wijzen of toe te voegen.

Meegaan met de stroom is belangrijk, maar overbelasting van je team voorkomen is dat ook! Ze moeten tenslotte naar een pizzafeest.

Voorbeelden en sjablonen voor toewijzing van middelen

Laten we zeggen dat je een projectmanager bent die verantwoordelijk is voor de lancering van een influencer marketingcampagne voor Marinara, een mobiele Pomodoro-timer voor productiviteit. Hier is een voorbeeld van hoe je plan voor de toewijzing van middelen eruit zou kunnen zien:

1. Bepaal de reikwijdte van je project: Zet Marinara in de markt op 10 productiviteitsgerichte TikTok-accounts met meer dan 50.000 volgers in Q4.
2. Bepaal je middelen: Het projectbudget is $10.000. Je team bestaat uit een influencer marketing manager, product marketing manager, IT-specialist en Payroll-specialist.
3. Taken toewijzen: De influencer marketing manager zal influencers identificeren en met hen communiceren. De productmarketingmanager zalproductberichtgeving versterken en een brand kit maken waar influencers naar kunnen verwijzen. Ondertussen zal de IT-manager app-toegang verlenen en technische problemen oplossen. De HR-manager verzamelt de salarisadministratie en zorgt ervoor dat de influencers worden betaald voor hun werk.
4. Plan afhankelijkheden: De productmarketingmanager werkt ook aan de lancering van een nieuwe functie in oktober, dus je plant dat zij hun taken in september hebben voltooid. De PM maakt een reservelijst van influencers waarmee contact moet worden opgenomen voor het geval iemand zich terugtrekt.
5. Volg de voortgang: Deze marketingcampagne loopt van augustus tot november met vijf belangrijke mijlpalen. Als één persoon overcapaciteit heeft, voeg dan middelen toe aan het team of verleng de tijdlijn van het project dienovereenkomstig. Je bewaakt de voortgang in ClickUp via Dashboards en communiceert als er deadlines dreigen te worden gemist.
6. Minimaliseer scope creep: Stel dat Marinara 15 TikToks wil, of influencers met meer dan 100k volgers. Ze moeten eind augustus wijzigingen in de projectomvang aanvragen om op schema te blijven met de huidige tijdlijn van het project. Anders ga je akkoord met het verschuiven van de projecttijdlijn om de verandering in scope te accommoderen. De PM zal dan extra beïnvloeders zoeken en benaderen die aan deze eisen voldoen.

Klaar om uw resources te identificeren en toe te wijzen? ClickUp is hier om te helpen! Aanmelden is helemaal gratis en u kunt het in seconden gebruiken. Ga aan de slag met deze resource toewijzing sjablonen ontworpen om uw projectmanagement in hyperdrive te brengen **vandaag nog!

De ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen

Gebruik de sjabloon voor het toewijzen van middelen om budgetten of de tijd van je creatieve team bij te houden ClickUp's sjabloon voor toewijzing van middelen helpt u om de capaciteit en beschikbaarheid van alle middelen van uw organisatie op één plaats bij te houden. Het wordt geleverd met deze handige Views:

• Lijstweergave : Bekijk alle taken in één lijst. Groepeer, sorteer en filter to-dos met gemak. Organiseer ze hoe jij het wilt, of dat nu op klanten, projecten of meer is!
• Bureauweergave : Bekijk en verplaats taken op dit bord in Kanban-stijl dat actie-items op status organiseert.
• Werklast bekijken : Visualiseer de hoeveelheid werk die aan elk teamlid is toegewezen gedurende een specifiek tijdsbestek, zoals een week, twee weken of een maand. Vergelijk de toegewezen werklast van elke persoon met zijn totale capaciteit.

Deze sjabloon is volledig aanpasbaar aan uw middelenbeheer workflows. Gebruik deze sjabloon om een uitgebreid overzicht te krijgen van de capaciteit van je team en de voortgang op weg naar de voltooiing van het project en de deliverables. Deze sjabloon downloaden

De ClickUp Hulpmiddelenplanningssjabloon

Gebruik de sjabloon voor resourceplanning om campagne- en teambandbreedtes in meerdere weergaven te controleren ClickUp's sjabloon voor middelenplanning biedt verschillende manieren om uw resources te visualiseren en toe te wijzen aan uw team.

Naast de weergaven in de eerste sjabloon, biedt deze sjabloon nog twee andere weergaven:

• Tijdlijnweergave : Bekijk uw planning lineair op een chronologische tijdlijn. Perfect voor resourceplanning en stappenplannen!
• Gantt-weergave : Visualiseer uw taken en hun afhankelijkheden op eenTijdlijn in Gantt-diagram. Beoordeel snel eventuele wegversperringen of knelpunten om uw project vooruit te helpen.

Met deze sjabloon kunt u proactief plannen rond uw beschikbare bronnen, inclusief budgetten en roosters van teamleden. Net als al onze sjablonen is ook deze sjabloon aanpasbaar, zodat u deze kunt aanpassen aan uw behoeften en er uw eigen sjabloon van kunt maken.

gerelateerd: **Software voor bedrijfsresourcesplanningDeze sjabloon downloaden

Toewijzing van middelen is een voortdurend werk in uitvoering

Je kunt niet zomaar resources toewijzen voordat je project begint en het dan voor gezien houden. Je moet de vinger aan de pols van je projecten houden en de capaciteit van je team zorgvuldig afwegen tegen de vereisten van je project. Omdat de factoren die van invloed kunnen zijn op het succes van je project voortdurend veranderen, moet je ook flexibel genoeg zijn om je strategie voor de toewijzing van resources zo nodig aan te passen.

ClickUp is de beste software voor projectbeheer voor teams, met een robuuste set functies we helpen projectmanagers en belangrijke besluitvormers bij het toewijzen van middelen en het overzien van de volledige projectlevenscyclus als professionals.

Ontdek hoe ClickUp u en uw team kan helpen door gratis aanmelden vandaag nog!

En houd uw favoriete pizzeria onder een sneltoets - want met onze hulp zit u nooit zonder kaasachtige lekkernijen!