Het is één ding om met heel veel middelen te werken. Maar het is een heel ander spel om te weten hoe je het meeste uit die middelen kunt halen met beperkte middelen in de mix.
Hoe ga je om met de meest populaire beperkingen qua tijd, kosten en middelen? projectomvang -als je beperkt bent tot alle drie? Wat als je ook nog eens werkt met teams die niet op elkaar zijn afgestemd?
Hoewel de beste benadering van beperkte middelen niet voor elk team een pasklare oplossing is, zijn er genoeg principes, strategieën en hulpmiddelen om je te helpen om te gaan met alle beperkingen die op je pad komen.
Laten we er eens dieper in duiken.
Wat zijn bronbeperkingen?
Beperkingen op middelen zijn een reeks beperkingen of restricties waar projectmanagers zich aan moeten houden of rekening mee moeten houden bij het managen van een project. Voor projectmanagers is het belangrijk zich bewust te zijn van deze beperkingen om een project op tijd en succesvol te voltooien binnen het budget .
Voorbeelden van veelvoorkomende bronbeperkingen
Over het algemeen zijn bedrijfsmiddelen verdeeld in twee categorieën:
- Immateriële middelen: ideeën, processen, vaardigheden en intellectueel eigendom
- Materiële middelen: Software, materialen, onroerend goed en arbeid
Elk team beheert een vergelijkbare lijst van middelen, of het nu gaat om gewerkte uren of werknemersvaardigheden, voorgestelde budgetten , materialen of totale mankracht. Je zult waarschijnlijk verschillende soorten beperkingen moeten beheren voor specifieke middelen zoals:
- Medewerkers (werknemers, aannemers, stagiairs, vaardigheden, vrijwilligers)
- Communicatie (soorten vergaderingengesprekken)
- Materialen (apparatuur, gereedschap)
- Financiële middelen (budget, financiering,uitgaven)
- Intellectuele eigendom (processen, ideeën, kennis)
- Onroerend goed (marketingmateriaal , ruimte, kantoor, werkruimte)
- Tijd (kalenders,deadlinestijdschema's,mijlpalen)
- Software (toepassingen, platforms)
Houd in gedachten dat projectmiddelen de hulpmiddelen zijn waarmee je werkt om een doel te bereiken. De beperkingen zijn de limieten die worden opgelegd aan die hulpmiddelen.
De 4 soorten beperkingen van middelen
Voor het grootste deel vallen resourcebeperkingen binnen vier verschillende variaties voor Business en in projectmanagement. Laten we eens kijken naar elk van de projectmanagementbeperkingen om de gemeenschappelijke wegversperringen te begrijpen:
1. Tijd
Urenregistraties maken en bijhouden in ClickUp Beheer van tijd is een van de meest voorkomende resourcebeperkingen. Deze tijdsbeperkingen beperken het aantal dagen, uren en minuten dat nodig is om een project te voltooien, hetzij door externe factoren zoals deadlines ingesteld door de client of interne factoren zoals hoeveel van elke resource daadwerkelijk beschikbaar is.
VOORBEELD VAN EEN TIJDCONSTANTE Een softwareontwikkelingsbedrijf heeft de taak een mobiele applicatie te bouwen voor een client binnen een strikte deadline. Twee ontwikkelaars hebben echter vrij in dat tijdsbestek. Door een tekort aan ontwikkelaars kan de projectmanager taken prioriteren in het team, Sprints beheren en een nauwkeurig logboek bijhouden van de gewerkte uren, zodat het gemakkelijk is om te weten wie er kan schuiven met het werk en hoe het project kan worden opgesplitst met het beperkte team.
2. Kosten
Volg de projectkosten voor alle Taken en Subtaken binnen ClickUp met aangepaste velden om geldwaarden te bepalen
Kostenbeperkingen zijn ook een belangrijke factor om te overwegen met betrekking tot de beschikbaarheid van middelen, omdat ze een limiet stellen aan de hoeveelheid geld die aan elk project wordt toegewezen. Deze beperking komt meestal ofwel van de client ofwel van de projectmanager, afhankelijk van uw initiële zakelijke overeenkomst of de omvang van het geplande project .
VOORBEELD VAN EEN KOSTENCONSTANTE Een non-profitorganisatie moet een gebeurtenis voor een goed doel organiseren met een beperkt budget. De projectmanager kan sommige Taken uitbesteden aan vrijwilligers en vertrouwen op gratis of goedkope middelen. Met ClickUp kunnen ze de uitgaven bijhouden en ervoor zorgen dat ze binnen het budget blijven, zodat de projectmanager de meest kritieke aspecten van de gebeurtenis kan prioriteren om succes te garanderen en mogelijke beperkingen van middelen te vermijden.
3. Hulpmiddelen
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
Beperkingen op middelen zijn beperkingen op de middelen, zoals personeel en materiaal, die beschikbaar zijn voor de projectmanager. Dit type beperking kan ook worden opgelegd door externe bronnen van het project, zoals de client of de leverancier, of door de beschikbaarheid van interne bronnen, zoals uw eigen bedrijf.
vOORBEELD VAN RESOURCE CONSTRIANT Een bouwbedrijf dat wordt ingehuurd om een oude garage af te breken, wil misschien zijn middelen voor grotere projecten en afbraak beperken. De projectmanager kan modellen voor resourceprognose en capaciteitsplanning gebruiken om het aantal materialen en personeel in te schatten dat nodig is voor de kleine klus zonder werknemers weg te halen bij een groter project.
4. Kwaliteit
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatisch bijhouden van voortgang
Kwaliteitsbeperkingen worden ingesteld om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van een project aan bepaalde normen voldoet. De meest voorkomende beperkingen voor kwaliteitsmiddelen zijn kwaliteitsdoelen die zijn ingesteld door de client, maar de projectmanagement manager kan ook interne kwaliteitsbeperkingen instellen om ervoor te zorgen dat het project aan zijn eigen normen voldoet.
VOORBEELD VAN EEN KWALITEITSRESTRICTIE Een digitaal marketingbureau moet een nieuwe website ontwikkelen voor een client. De projectmanager moet een evenwicht vinden tussen de kwaliteitsdoelen van de client en de beschikbaarheid van middelen van het bureau . Door gebruik te maken van checklists en sjablonen voor het stellen van doelen om middelen toe te wijzen, kunnen ze snel de voortgang van het websiteproject bijhouden en ervoor zorgen dat het aan de verwachtingen van de client voldoet.
Hoe Beperkingen in Middelen Identificeren
Er zijn verschillende manieren om beperkingen in middelen te identificeren, maar de belangrijkste stap is om vroeg in het project op zoek te gaan naar mogelijke problemen als onderdeel van uw grotere middelenbeheer strategie. Het identificeren van deze beperkingen vereist een grondig begrip van het project en de doelstellingen, evenals de verwachtingen van de client (vooral als het een servicegericht product is) en de beschikbare middelen voor het project.
Eén manier om de beperkingen van middelen te bepalen is door te kijken naar de taken die Voltooid moeten worden en dan een schatting te maken van niet alleen de projectmiddelen die je hebt, maar ook hoeveel je van elk middel nodig hebt in het slechtste en het beste geval.
Dit is waar hulpmiddelen voor middelenbeheer -vooral zeer aanpasbare zoals ClickUp -spelen een belangrijke rol in het proces van abonnementen en projectmanagement. Als je de voltooiing van een project van eind tot eind ziet, is het sleutel om een gecentraliseerde en gemakkelijke manier te hebben om je voortgang en projectmiddelen bij te houden. Dit betekent dat je Taken zoals:
- Taken bijhouden en toewijzen
- Een nauwkeurig logboek bijhouden van bestede uren
- Budgetuitgaven bijhouden
- Projectmanagement mijlpalen bijwerken
- Sprints beheren
- Capaciteit van projecten visualiseren
- Documenten voor projecten centraliseren en opslaan
Projectmanagers moeten ook rekening houden met mogelijke wegversperringen die de voortgang kunnen vertragen of met eventuele wijzigingen in de reikwijdte van het project die van invloed kunnen zijn op de manier waarop ze de resourcebeperkingen beheren. Het toevoegen van controlepunten, zoals periodieke reviews van deze projectmanagementbeperkingen, moet standaard worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat je team alles heeft wat het nodig heeft bij elke stap van het traject.
Gebruik ClickUp's sjabloon voor de toewijzing van middelen om de materialen, mankracht en dergelijke van de organisatie voor elk project bij te houden.
Deze middelentoewijzing sjabloon is een geweldige optie om u te helpen bij het beheren van de benodigde middelen in uw teams. Of het nu gaat om materialen, apparatuur of mensen, de ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen houdt de middelen bij die u nodig hebt om het project te voltooien.
Bovendien kunt u de sjabloon voor projectmanagement gebruiken om te helpen met de beperkingen van resources en te weten welke resources beschikbaar zijn en wanneer ze nodig zijn.
Het zal je helpen ervoor te zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt om het project op tijd en binnen het budget te voltooien.
ClickUp 2X2 Prioriteiten Matrix Whiteboard Sjabloon
Gebruik het 2×2 Prioriteitenmatrix Whiteboard om je te helpen je taken te organiseren op basis van hun belang en prioriteit ClickUp's 2×2 Prioriteitenmatrix Whiteboard Sjabloon kunt u taken categoriseren op basis van hun belang en urgentie. Met Whiteboard projectmanagement kunnen jij en je team gemakkelijk visualiseren welke taken onmiddellijke aandacht vereisen en welke kunnen wachten.
Door taken te prioriteren, kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over de toewijzing van uw middelen en ervoor zorgen dat de belangrijkste taken de aandacht krijgen die ze verdienen.
ClickUp sjabloon voor resourceplanning
Visualiseer uw resource planning en zie snel dingen zoals resterende tijd, budget, arbeid die nodig is om een project te voltooien
De ClickUp sjabloon voor resourceplanning helpt u om middelen binnen uw team of afdeling veel sneller te beheren en toe te wijzen. Met deze sjabloon kunt u eenvoudig de capaciteit van uw resources zien met behulp van de werklastweergave, die een visuele weergave biedt van elke werklast van elk teamlid .
Met deze weergave kun je de werklast beter verdelen over je team en ervoor zorgen dat iedereen op zijn optimale capaciteit werkt. Door dit sjabloon voor projectmanagement te gebruiken, kun je betere beslissingen nemen over de toewijzing van je middelen.
Dit zorgt ervoor dat je team efficiënt en effectief werkt.
ClickUp Project Resource Matrix Sjabloon
Maak aangepaste velden op basis van de behoeften van uw projectmiddelenmatrix om de soorten resources en toegewezen budgetten voor elk te detailleren
Efficiënte resourceplanning is van cruciaal belang voor uw toekomstige projecten, omdat het een directe invloed heeft op de totale kosten van de benodigde middelen. Met de ClickUp Project Resource Matrix Sjabloon hebt u alle nodige informatie om uw middelen effectief in te plannen.
Met dit sjabloon voor projectmanagement kunt u eenvoudig resources zoals tijd, mankracht en materialen toewijzen en bijhouden, zodat u betere beslissingen kunt nemen over de toewijzing van resources en het minimaliseren van kosten.
2. Planning
Om de planning te optimaliseren, gebruiken projectmanagers verschillende planningsmethoden. Zo is het eenvoudigweg identificeren van Taken, ze groeperen en ze prioriteren om minder tijd te besteden aan het voltooien van een project al een stap in de goede richting.
Als je merkt dat er niet genoeg middelen beschikbaar zijn om het project op schema te voltooien, kan het nodig zijn om de project deadlines aan te passen. Dit kan betekenen dat je deadlines opschuift of verlengt tot na de oorspronkelijke vervaldatum, wat kan betekenen dat je ook geplande afhankelijkheid moet aanpassen.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/Reschedule-dependencies-to-visualize-the-impact-of-due-date-changes-on-tasks-within-the-Gantt-view-in-ClickUp.png Afhankelijkheid opnieuw plannen om de impact te visualiseren /$$$img/
Afhankelijkheid opnieuw plannen om de impact van wijzigingen in deadlines op taken in de weergave ClickUp-taak in ClickUp te visualiseren
Projectafhankelijkheid verwijst naar taken of activiteiten binnen een project die van elkaar afhankelijk zijn. Met andere woorden, een projectafhankelijkheid is een relatie tussen taken waarbij de voltooiing van de ene taak vereist is voordat een andere taak kan beginnen in uw specifieke planning.
Dingen zoals een Tijdlijn weergave, Gantt Grafiek, of eenvoudigweg resource nivellering uitvoeren zal je drastisch helpen begrijpen hoe de planning eruitziet en hoe je die kunt realiseren. Je projectmiddelen zouden je planning niet altijd drastisch moeten veranderen.
3. Delegatie
Bij het delegeren van taken aan teamleden gaat het erom de taken af te stemmen op de vaardigheden en beschikbaarheid. Als wordt vastgesteld dat er niet genoeg middelen beschikbaar zijn om het project te voltooien, kan het nodig zijn om extra middelen in te huren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/multiple-assignees-in-clickup.png Meerdere toegewezen personen in ClickUp /$$$img/
Voeg meerdere toegewezen personen toe, delegeer opmerkingen en maak berekeningen met aangepaste velden, allemaal vanuit uw ClickUp-taak
Dit kan betekenen dat u nieuwe leden voor uw team moet werven of diensten moet uitbesteden. Aan de andere kant, als er niet genoeg middelen beschikbaar zijn om het project te voltooien zoals gepland, kunnen projectmanagers ook de reikwijdte van het project beperken.
Twee voorbeelden hiervan zijn het verminderen van het aantal taken of het terugschroeven van de doelen van het project. Daarom is de mogelijkheid om projecttaken te delegeren is een essentiële functie in uw software voor resourcebeheer.
4. Schatting
Schattingstechnieken omvatten het voorspellen van de duur, de kosten en de middelen die nodig zijn om het project te voltooien. Hoe beter je schattingen, hoe minder hindernissen je zult ondervinden tijdens het proces.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/Time-Estimate_Tijdinschattingen-in-een-taak-1400x788.gif Bekijk en volg eenvoudig tijdsinschattingen naar ClickUp-taak voor beter middelenbeheer /$$img/
Bekijk en volg eenvoudig tijdsinschattingen in ClickUp-taak voor beter middelenbeheer
Met de beste software voor resourcebeheer kunt u niet alleen tijdsinschattingen bijhouden, maar dit ook op uw eigen manier doen. Met de functies voor tijdsregistratie van ClickUp kunt u vanaf elk apparaat tijd starten en stoppen, zodat u gemakkelijk tussen projecten kunt schakelen.
5. Automatisering
ClickUp helpt bij het schatten door aanpasbare sjablonen, gecentraliseerde opslagruimte voor gegevens, en visualisaties van de capaciteit van projecten en mijlpalen, zodat het gemakkelijk is om wijzigingen aan te brengen en iedereen automatisch op de hoogte te houden.
Automatiseringstools verminderen de tijd en kosten die gepaard gaan met het voltooien van taken en vereenvoudigen projectmanagement. Door technieken te gebruiken zoals het instellen en automatiseren van herinneringen voor mijlpalen, het automatiseren van wijzigingen in de projectstatus en het aanpassen en instellen van wijzigingen in de prioriteit, werken projectmanagers snel en besparen ze tijd.
Voor automatisering is er ClickUp-je kunt geautomatiseerde triggers en taaktoewijzingen instellen met verschillende niveaus van complexiteit.
6. UitbestedingUitbesteding wordt gebruikt om de kosten voor het voltooien van een project te verlagen en de beschikbaarheid van middelen te vergroten. Methoden zoals het gebruik van uitbestede resources van een externe aannemer of het gebruik van een externe resourcepool (denk aan uitzendbureaus) helpen enorm bij het beheren van resourcebeperkingen wanneer je te weinig personeel hebt of een tekort aan een specifieke vaardigheid.
ClickUp helpt bij uitbesteding door tools te bieden zoals grafieken en aanpasbare dashboards voor bijhouden van aannemers . Daarnaast kun je specifieke toestemmingen geven of het aanmaken van accounts beperken om ongewenste wijzigingen te voorkomen.
Nog te doen met ClickUp
Project planning tools zijn een must-have wanneer u uw aanpak van de beperkte middelen probeert te optimaliseren. Beperkte middelen zijn een veelvoorkomende uitdaging in projectmanagement en hebben invloed op de tijdlijn, het budget en de kwaliteit van het project.
Door in een vroeg stadium de beperkingen in middelen te identificeren en te beheren, de juiste strategieën en hulpmiddelen te gebruiken en te leren van ervaringen uit het verleden, kunnen projectmanagers de beperkingen in middelen overwinnen en het meeste halen uit hun werk.