Heb je je wel eens achter de oren gekrabd over de term resource calendar in de wereld van projectmanagement?
Nou, het is tijd om het mysterie op te helderen. 🕵️♀️
In eerste instantie lijken resourcekalenders misschien gewoon de zoveelste sjabloon die je liever links laat liggen. Je hebt tenslotte al een perfect efficiënte werkstroom dankzij je favoriete tool voor projectmanagement, toch?
Maar geef ons even de tijd om uit te leggen waarom resourcekalenders een game-changer kunnen zijn voor je projectplanning, en misschien word je wel een grote fan. Als je doelen onder andere zijn het optimaliseren van teamplanningen, zorgen voor efficiënte toewijzing van middelen en het leiden van je team of projectmanager om projecten van topkwaliteit op tijd af te leveren, zul je dit artikel bij de hand willen houden.
In deze gids ontdek je:
- Wat is een resourcekalender?
- Waarom je een resourcekalender nodig hebt in projectmanagement
- Wanneer je een resourcekalender moet gebruiken
- 6 dingen die je in een resourcekalender moet zetten
- Hoe maak je je eerste resourcekalender?
Laten we er eens in duiken.
Wat is een bronnenkalender?
Een resourcekalender is een hulpmiddel dat de beschikbare resources laat zien waarmee een projectmanager of teamleider gedurende een bepaalde tijd kan werken. Dit type kalender laat zien hoeveel werkuren je teamleden en apparatuur beschikbaar hebben in een bepaalde periode.
Als een werknemer bijvoorbeeld acht uur per dag werkt en hij besteedt al drie uur van zijn tijd aan Project A, dan heb je nog vijf uur van zijn tijd over om taken toe te wijzen zoals Project B en Project C. Een resourcekalender laat je die exacte uren zien.
Begrijp in één oogopslag wie in uw team onder- of overwerkt is, zodat u de herschikking van resources gemakkelijk kunt aanpakken met de werklastweergave van ClickUp
Op dezelfde manier houden resourcekalenders ook rekening met het aantal uren dat uw machines kunnen werken. Deze kalenders voor projecten maken ook aantekeningen van andere details zoals vrije dagen, nationale feestdagen, rusttijden, namen van taken en de namen van de belangrijkste teamleden en machines.
In projectmanagement hebben teams projectkalenders nodig voor de toewijzing van middelen. Het helpt visualiseren waar werk kan worden herschikt of toegewezen, zonder te diep in te gaan op tijdmanagement .
Wat is het verschil tussen een resourcekalender en een projectkalender?
Omdat zowel resourcekalenders als projectkalenders helpen bij het beheren van kritieke onderdelen van de projectlevenscyclus, is het heel goed mogelijk om verward te raken tussen de twee. Dus laten we, voordat we verder gaan, het onderwerp kort aansnijden om de sleutel verschillen te begrijpen:
- Resourcekalenders worden gemaakt door resource managers, terwijl projectkalenders gemaakt worden door projectmanagers. Het is belangrijk om aan te tonen dat projectmanagers ook resourcekalenders kunnen maken als er geen manager beschikbaar is
- De eerste account voor resources, zoals mensen, machines en apparatuur. Aan de andere kant houdt de laatste bijtijdlijnen van projecten
Organiseer projecten, plan tijdlijnen en visualiseer het werk van uw team op een flexibele kalender die iedereen op dezelfde pagina houdt
Voordelen van resourcekalenders voor projectmanagers
Als je geen nauwkeurig inzicht hebt in de beschikbare middelen, zou je kunnen overschatten of onderschatten hoeveel taken jij en je teamleden in X hoeveelheid tijd kunnen doen.
Je eigen resource kalender kan zowel een microscopische als een macroscopische weergave geven van je resources. Met kalenders voor projecten en middelen kun je nauwkeurig bepalen hoeveel werk je kunt doen in een beperkte tijdlijn.
Laten we aannemen dat het eerste deel van dit gedeelte waar is (aka, je hebt geen inzicht in je resources), dan zou je kunnen eindigen met:
- Het creëren van conflicten tussen interne teamleden (bijv. personeelszaken en verkoop willen misschien op hetzelfde moment toegang tot bepaalde leden van het team)
- Minder werk gepland houden dan nodig is
- Instemmen met meer werk dan u kunt doen
Maar het omgekeerde betekent dat projectmanagers kunnen:
- Tijdlijnen van projecten verbeteren en een nauwkeurig inzicht krijgen inmijlpalen van projecten* Haperingen beheren (zoals onverwachte afwezigheid of defecte apparatuur)
- Een evenwichtige werklast creëren voor elk lid van het team in een kalender voor projecten
- De kwaliteit van het werk verfijnen om het succes van het project te garanderen
- Het projectteam helpen zich aan eenprojectplanning* Middelen toewijzen en taken efficiënt toewijzen in een projectkalender
- Burn-out onder teamleden verminderen (essentieel voor teams die zich bezighouden met human resources)
- Ervoor zorgen dat geen enkel apparaat onder druk staat
- Werkstromen binnen de projectkalender optimaliseren
Waar worden kalenders voor gebruikt?
Veel experts stellen voor om een resourcekalender te maken aan het begin van een project, bij voorkeur tijdens de planningsfase van het project. Als dat echter niet mogelijk is voor projectmanagers om te doen, of als je iemand bent die taken maanden of weken van tevoren toewijst, kun je ook een maandelijkse of wekelijkse resourcekalender maken.
Stel je voor dat je bedrijf te maken heeft met meerdere projecten met gespreide deadlines, dus je bent van plan om een resourcekalender te maken voordat je aan een nieuw project begint om de beschikbare resources goed toe te wijzen.
Verbeter de teamcommunicatie en zorg voor een veilige omgeving met ons sjabloon, zodat u verschillende communicatiemethoden ondersteunt en werkitems verduidelijkt
Maar, eerlijk is eerlijk, u kunt het doen met alleen de basis - aangezien u de namen en werktijden van de leden van het team nodig hebt om hun beschikbaarheid te achterhalen, waarom uitweiden? Maak een document voor teamcommunicatie of gebruik een eenvoudig sjabloon zoals de ClickUp Matrix Sjabloon voor teamcommunicatie en vergaderingen .
Vergeet ook niet de namen van de teamleiders toe te voegen aan het sjabloon wanneer u de namen en rollen van de teams opschrijft. Als de resource manager hier en daar moet schuiven met roosters, dan weten ze met welke teamleider ze moeten praten voor welke Taak in de projectkalender.
2. Beschikbaarheid, inclusief werktijden, ploegendiensten en vrije dagen
Dit is het belangrijkste onderdeel van je resource kalender - het bijhouden van beschikbaarheid, diensten, vrije dagen, nationale feestdagen, enz. Je kunt de dagelijkse beschikbaarheid van een werknemer aantekenen of, als je een weekkalender maakt, de wekelijkse beschikbaarheid (enzovoort).
Maak een abonnement op de diensten van uw werknemers en bereken uw arbeidskosten met dit ClickUp Werknemers Roostersjabloon
Bijvoorbeeld, met dagelijkse beschikbaarheid, weet u hoeveel uur in een dag teamlid A gratis is. Op dezelfde manier weet u met wekelijkse beschikbaarheid op welke dagen in de week teamlid B gratis is.
Een andere goede bron om hier te gebruiken is de ClickUp sjabloon voor werknemers . Hiermee kunt u eenvoudig uren en beschikbaarheid voor elk sleutel team lid te loggen om beter te beheren middelen en weet uw algehele project status.
We raden je ook aan om in plaats van de tijd van elk individueel teamlid bij te houden, je staff planning gebeurtenissen die je helpen de tijd van een team als geheel te accounteren (wat nodig is voor brainstormsessies, het geven van feedback aan clients, het begrijpen van projectdetails en effectief werken).
3. Benodigde apparatuur of software voor het project
Resources zoals apparatuur, specifieke software, grondstoffen enz. zijn ook cruciale aspecten bij het uitvoeren van een project.
Als je bijvoorbeeld een opdracht hebt aangenomen voor de productie van meubels en je hebt niet genoeg spijkers om de meubels te maken die je je client hebt beloofd, dan moet je dat in je hulpmiddelenkalender accounteren zodat je ze kunt kopen voordat het project begint.
Kanttekening: Er zijn andere schijnbaar onbelangrijke taken, zoals het kiezen van productverpakkingen, het schrijven van productbeschrijvingen, of zelfs een privacybeleid opstellen voor de website, die belangrijk kunnen zijn in het grote geheel van dingen wanneer je een project probeert te voltooien, maar ze worden meestal niet geaccounted omdat ze niet direct gerelateerd zijn aan het project zelf.
Dus, hier is een kop om al deze taken in je resource kalender te noteren! De kleine details zijn belangrijk en het is heel gemakkelijk om ze door de mazen van het net te laten glippen zonder de juiste documentatie in een projectkalender.
4. Capaciteit voor nieuwe taken
Als je geavanceerde software gebruikt (zoals ClickUp ) voor het maken van een resourcekalender, zou je idealiter moeten laten weten hoeveel tijd, beschikbaarheid, teamleden en middelen je hebt om nieuwe projecten aan te nemen.
Als je nog steeds vastzit aan pen en papier, gebruik dan je puzzeloplossend vermogen om de optimale capaciteit voor nieuwe Taken te vinden. En als u deze aanpak zat bent, dan kunnen we het u niet kwalijk nemen. En ClickUp is er om het zware werk voor je te doen.
5. Vaardigheden of specialisaties
Veel bedrijven geven er de voorkeur aan om de vaardigheden of expertise van een teamlid direct naast zijn naam en rol op te schrijven, vooral omdat ze bij een nieuw project het teamlid met de juiste vaardigheden voor de juiste Taak kunnen matchen.
Een voorbeeld: stel je voor dat je een digitaal marketingbureau bent en je krijgt een project voor het herontwerpen van een nieuwe website voor een makelaar. Misschien heb je wel genoeg contentschrijvers in je team om de Taak op zich te nemen.
Maar als je wist welke schrijvers gespecialiseerd zijn in welk type content, zou je de schrijver met expertise in onroerend goed kunnen koppelen aan dit project.
6. Kosten
De kosten van de resources zijn nog zo'n leuk gegeven om toe te voegen aan je kalender, omdat je dan weet hoeveel je voor een project moet betalen, rekening houdend met het aantal resources.
In hetzelfde voorbeeld als hierboven, als je je realiseert dat er twee vastgoedschrijvers in het team zitten, waarvan de ene $40 per uur rekent en de andere $50, dan moet je misschien beslissen welke schrijver je op het project zet.
Je kunt hierna ook meer details toevoegen. Bijvoorbeeld aan welke software voor salarisverwerking het teamlid de voorkeur geeft, wat hun betalingsvoorwaarden zijn, vanuit welke uren en tijdzones ze werken, enz.
Hoe maak je een Hulpmiddelen kalender (met Hulpmiddelen kalender software)
Laten we beginnen met het maken van je eigen resource kalender!
1. Verzamel al je resourcegegevens
Om een effectieve hulpbronnen kalender te maken, begin je met het tellen van alle hulpbronnen die je hebt. Noteer bijvoorbeeld het volgende:
- Hoeveel uur werken de leden van je team per maand versus hoeveel uur zijn ze beschikbaar?
- Welke machines heb je nodig om dit project te voltooien versus welke zijn beschikbaar (en voor hoeveel dagen/uren)?
- Als je apparatuur nodig hebt, wat zijn dan de vereisten vs. wat heb je bij de hand?
- Zijn er andere middelen beschikbaar in vergelijking met de tijd die je ze nodig hebt?
2. Aanmelden voor ClickUp
Volgende, meld u aan voor ClickUp of vergelijkbare gespecialiseerde software die u kan helpen de werklast van uw team te visualiseren. ClickUp is een veilige optie om te kiezen omdat het kant-en-klare sjablonen heeft, wordt vertrouwd door duizenden klanten en ook veiligheidsmaatregelen heeft zoals multi-factor verificatie op zijn plaats.
Als je de betaalde versie van ClickUp nog niet wilt kopen, kun je ook de gratis versie gebruiken.
P.S.: U kunt ook Excel-spreadsheet of Google Agenda of Sheets om een overzicht op hoog niveau te krijgen van ieders werklast.
3. Gebruik het sjabloon voor personeelsplanning en -planning
Krijg een visuele weergave van uw beschikbare middelen in een eenvoudige Kanban-weergave met slepen en neerzetten
Zodra u zich met succes hebt aangemeld, is de volgende stap op de lijst gebruik te maken van de gratis ClickUp sjabloon voor resourceplanning (U kunt andere vergelijkbare sjablonen in de sjabloonbibliotheek van ClickUp).
Hier kunt u uw gegevens exporteren als u al in ClickUp werkt of de velden handmatig invullen.
4. Visualiseer de capaciteit van uw bronnen met de werklastweergave
De resource kalender is een zeer uitgebreid sjabloon, zodat je op veel manieren en formulieren een nauwkeurig beeld kunt krijgen van de capaciteit van je gedeelde bronnen.
Bijvoorbeeld, je kunt de resources bijhouden door de werklast van teamleden, hele teams, clients, enzovoort te controleren.
Vervolgens kun je nog een stap verder gaan door te analyseren welke medewerker op welk moment aan welk project voor een client werkt, wat de deadlines en deadlines zijn te leveren producten van deze complexe projecten, wat is het toegewezen budget voor elke resource, wat is de tijdlijn waaraan je je moet houden en wie zijn de coördinatoren in de projectomgeving.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie voor of achter ligt en sleep taken eenvoudig om middelen opnieuw toe te wijzen
Als u de werklast van individuele teamleden of hulpmiddelen wilt bijhouden, klikt u op Weergave > Werklast om een overzicht in vogelvlucht te krijgen.
5. Beheer de capaciteit van de werklast via slepen en neerzetten in de teamweergave
De enige Taak die nog op je lijst staat is bronnen beheren zodat ze de werkstroom niet beïnvloeden, de levertijd verkorten en de team moraal op een historisch hoogtepunt.
Nadat je een visueel overzicht hebt gekregen van de beschikbare tijd van elk lid van het team, kun je tijdlijnen verschuiven of verschillende taken toevoegen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Nog te doen door naar "Weergave" te gaan en "Team" te selecteren
Werklastweergaven in je team weergeven om aanpassingen te maken, nieuw werk toe te wijzen of middelen toe te wijzen aan andere leden van het team
Kalender met hulpmiddelen voor een soepele uitvoering van projecten
Laten we eerlijk zijn. Resources kunnen onvoorspelbaar zijn. Het kan gebeuren dat een belangrijk lid van het team een week ziek is. Of er is een systeemstoring, waardoor het werk stil komt te liggen.
Zulke scenario's lijken de ergste nachtmerrie van elke projectmanager (en terecht), maar de kracht van een resourcekalender kan deze uitdagingen snel veranderen. Resource kalenders geven ons een duidelijke weergave van de beschikbaarheid en toewijzing van resources, wat een soepele projectuitvoering vergemakkelijkt.
Het dient als een baken dat ons door de storm loodst en een snelle doorlooptijd mogelijk maakt, zelfs bij tegenslag. Ze helpen overmatige toewijzing te voorkomen, helpen bij het efficiënt toewijzen van taken en dragen bij aan een realistischere planning van projecten.
Wat is er niet leuk aan?
En vergeet niet dat een resourcekalender geen statisch document is, maar een dynamisch hulpmiddel dat met je project meegroeit. Begin dus vandaag nog met het maken van een resourcekalender. Je zult al snel de verbeterde controle en zichtbaarheid van gedeelde resources in je projecten waarderen.
Gastschrijver:_
juwaria Koopman
is een freelance schrijfster die gespecialiseerd is in de velden SaaS, marketing en gezondheid/welzijn. Met meer dan 3 jaar ervaring helpt ze merken content op te bouwen die waarde toevoegt aan hun business. In haar vrije tijd leest ze haar favoriete boeken of bestudeert ze de nieuwste trends online.