Naarmate de verschillende soorten werkopstellingen zich in het moderne tijdperk blijven ontwikkelen, is de diversiteit op de werkplek groter dan ooit. Bedrijven zijn nu actief in fysieke kantoren, volledig afgelegen landschappen en hybride modellen die beide combineren. Met teams die verspreid zijn over verschillende locaties, tijdzones of zelfs gewoon verschillende verdiepingen in een kantoorgebouw, blijft één uitdaging universeel: effectieve teamcommunicatie.
In tegenstelling tot traditionele omgevingen waar een snel praatje tijdens een koffiepauze of een kort overleg bij de waterkoeler problemen kon oplossen of nieuwe ideeën kon inspireren, vereisen de diverse werkplekmodellen van tegenwoordig meer gestructureerde communicatiemechanismen. Persoonlijke interactie, hoe wenselijk ook, is niet altijd een optie.
De uitdaging van duidelijke en effectieve communicatie wordt versterkt in deze diverse werkomgevingen . Maar de oplossing is niet zo eenvoudig als alleen maar afspreken om beter te communiceren. In plaats daarvan zijn bewuste praktijken en het gebruik van specifieke hulpmiddelen nodig om de kloof van fysieke scheiding te overbruggen.
In deze blog onderzoeken we waarom teamcommunicatie essentieel is voor verschillende werkomgevingen en verkennen we tien strategieën om deze te optimaliseren, ongeacht of je team zich in een kantoor bevindt, verspreid is over de hele wereld of een combinatie van beide gebruikt. Laten we erin duiken!
Wat is teamcommunicatie op de werkplek?
Teamcommunicatie is de uitwisseling van informatie tussen twee of meer mensen die werken aan gemeenschappelijke doelen. Samenwerking in teams en communicatie kan in veel verschillende vormen plaatsvinden, zoals chatapps, e-mail, software voor projectbeheer videogesprekken, persoonlijke ontmoetingen, nieuwsbrieven of eenvoudige persoonlijke gesprekken.
De communicatiestijl van je team kan variëren. Maar uiteindelijk gaat het om het delen van inzichten, feedbacklussen verbeteren en project-updates terwijl samenwerking wordt gestimuleerd en transparantie wordt bevorderd. Effectieve teamcommunicatie is cruciaal voor het verhogen van de productiviteit, het verbeteren van het teammoreel en zorgen voor een succesvolle projectafronding.
Waarom is teamcommunicatie belangrijk?
Teamcommunicatie is het levensbloed van elke professionele omgeving, of het nu volledig op afstand, op locatie of een hybride werkplek is. Het is de sleutel tot het transformeren van individuele medewerkers in een samenhangende eenheid en het bevorderen van een gezonde werkcultuur die samenwerking en dialoog waardeert.
Zelfs voor de hedendaagse verschuiving naar werken op afstand, gaven studies aan dat werknemers een aanzienlijk deel van hun tijd besteedden aan samenwerken - een duidelijke aanwijzing voor de cruciale rol die communicatie speelt in elke werkomgeving. In gevarieerde teams verspreid over verschillende locaties en tijdzones, of zelfs in één kantooromgeving, blijft communicatie een constante basisbehoefte.
Inadequate of ineffectieve communicatie leidt vaak tot lagere productiviteitsniveaus, omdat werknemers moeite hebben om hun rollen, doelen en opdrachten te begrijpen zonder duidelijke richtlijnen of feedback. Onderzoek wijst uit dat veel werknemers het gevoel hebben dat hun prestaties afnemen door slechte communicatiestrategieën op hun werkplek. Hiaten in de communicatie kunnen ook de perceptie van het leiderschap van een bedrijf beïnvloeden. Zonder transparantie en open communicatiekanalen kunnen werknemers het vertrouwen in hun leiders verliezen, wat leidt tot een daling van het moreel en de motivatie.
Kortom, door de teamcommunicatie te verbeteren kan iedereen zijn eigen taart eten. 🎂
Soorten teamcommunicatie
Hoe je team communiceert, kan een grote invloed hebben op hoe effectief je team samenwerkt. Een goede manier om verschillende vormen van communicatie te groeperen is door de manier waarop je de informatie presenteert.
Hier is een lijst van de vier soorten communicatie en hoe teams ze gebruiken:
- Verbale communicatie: Als je teamleden met elkaar praten en woorden gebruiken om ideeën over te brengen, communiceren ze verbaal. Omdat iedereen op afstand werkt, is dit een telefoongesprek of videogesprek 📣
- Non-verbale communicatie: De krachtigste vorm van menselijke communicatie, non-verbaal, wordt vaak gemist in digital-first werkomgevingen. Acties zoals lichaamstaal, toon van de stem, gebaren, oogcontact en vooral gezichtsuitdrukkingen kunnen krachtige aanwijzingen zijn voor wat iemand bedoelt. Uit een onderzoek bleek dat tot93% van de communicatie non-verbaal kan zijnwaarbij 38% wordt overgebracht via de toon van de stem en 55% een combinatie is van gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Daarom is elkaar zien zo belangrijk voor communicatie op het werk 👍
- Schriftelijke communicatie: Wanneer woorden worden opgeschreven, is er sprake van schriftelijke communicatie. Voor werk op afstand gebruiken we onlinecommunicatiemiddelen zoals e-mails, documenten, notities en chatapps om schriftelijke groepscommunicatie te voeren. Een voordeel van schriftelijke communicatie is dat je ernaar kunt verwijzen wanneer je maar wilt en niet op je geheugen hoeft te vertrouwen ✒️
- Visuele communicatie: Woorden zijn geweldig, maar zoals het gezegde luidt: een beeld zegt meer dan duizend woorden. In het bedrijfsleven is het veel efficiënter om complexe informatie visueel over te brengen. We gebruiken grafieken, video's, infographics, diagrammen, foto's of een combinatie daarvan om niet alleen feiten over te brengen, maar ook hoe die feiten met elkaar in verband staan 🖼️
Brainstorm, plan, strategiseer en stroomlijn communicatie in realtime om projecten sneller uit te voeren met ClickUp Whiteboards
Hoe de teamcommunicatie verbeteren met 10 strategieën
Nu we het wat, waarom en hoe hebben behandeld, laten we beginnen met het afbreken van die silo's en het bespreken van een paar bewezen manieren om de productiviteit van je team te verhogen.
Als je deze lijst leest, bekijk hem dan in termen van waar je team het moeilijk heeft en waar ze het goed doen. Moet je de snelheid van de communicatie of de nauwkeurigheid verbeteren? Of misschien moet die creatieve vonk weer overslaan?
Deze 10 effectieve communicatiestrategieën zouden in bijna elke situatie moeten helpen.
1. Stel richtlijnen op over welk type communicatie te gebruiken
Iedereen heeft verschillende communicatiestijlen. De ene persoon gebruikt misschien altijd instant messaging en de andere communiceert alleen door andere mensen te bellen en te praten. Hoewel enige flexibiliteit belangrijk is, kan consistentie in uw team een veel efficiëntere werkomgeving creëren.
De Interne Communicatie Strategie en Actieplan van ClickUp is de perfecte visuele omgeving om dingen te documenteren en in actie te zetten
Beoordeel eerst de huidige communicatienormen met behulp van de ClickUp Interne Communicatiestrategie en Actieplan sjabloon . Het biedt een kader om uw organisatie in kaart te brengen, uw bestaande communicatiemethoden vast te leggen, de behoeften van belanghebbenden te verzamelen, uitdagingen te documenteren en uw nieuwe stappenplan te definiëren.
Als je eenmaal een stappenplan hebt, stel dan duidelijke richtlijnen op en documenteer deze. Standaardiseer welke soorten informatie welke communicatiemodus gebruiken, zoals ClickUp Whiteboards voor brainstormen, chatten voor dringende zaken en commentaar op taken voor niet-urgente berichten.
En omdat we weten dat e-mail soms de communicatiemethode van uw voorkeur is, kunt u overal in ClickUp e-mails verzenden en ontvangen .
2. Kom regelmatig bijeen voor vergaderingen
Er zijn veel verschillende soorten teamvergaderingen die teams op afstand met elkaar verbinden, en elk heeft zijn plaats. Een veelgebruikte methode voor projectgedreven groepen is de stand-up vergadering. Deze wordt meestal één keer per dag gehouden en de naam komt van de gewoonte om staand te vergaderen om de bijeenkomsten kort te houden.
In een stand-up vergadering ga je één voor één door het team en vertelt iedereen waar ze aan gewerkt hebben sinds de laatste vergadering, wat ze die dag op de agenda hebben staan en met welke uitdagingen ze geconfronteerd worden. Het is een standaard hulpmiddel in de agile softwareontwikkelingsmethode .
Het doel van de dagelijkse stand-up vergadering is om teamcoördinatie te bevorderen. Deze snelle feedbacklus helpt teams op één lijn te komen en op schema te blijven, vergelijkbaar met een huddle bij voetbal. Als er een probleem opduikt, kunt u dit snel aanpakken en projecten op schema houden
Stand-up meetings kunnen cruciaal zijn voor functieoverschrijdende teams die geen gemeenschappelijke woordenschat hebben, waardoor iedereen een betere kans heeft om te begrijpen wat hun collega's in andere rollen aan het doen zijn. Standups helpen teams effectief te communiceren door het bevorderen van verbinding, organisatie en afstemming over communicatiedoelen .
Het plannen ervan kan echter een hele klus zijn met verouderde tools. ClickUp's sjabloon voor dagelijkse stand-up vergaderingen vereenvoudigt dit proces door een centraal punt te bieden voor planning, notities en het bijhouden van de voortgang, individuele checklists om grondigheid te garanderen en één locatie voor real-time updates om iedereen op de hoogte te houden.
3. Respecteer verschillende communicatiebehoeften
Of het nu in een Zoom-gesprek is of in een Slack thread, het is makkelijk voor sommige teamleden om het gesprek te domineren en dat de stem van anderen niet gehoord wordt. Het komt ook vaak voor dat sommige deelnemers afgeleid zijn of niet komen opdagen voor het gesprek.
Maar dat is waarschijnlijk niet omdat het ze niets kan schelen!
Hoewel het aan het leiderschap is om de betrokkenheid van werknemers en de samenwerking in teams te stimuleren, zijn sommige werknemers gewoon introvert of raken ze overweldigd in groepen, en daar is niets mis mee. Zorg ervoor dat ze weten dat ze ideeën in elke vorm kunnen delen: na een vergadering schriftelijk, in samenwerkingsdocumenten, via opmerkingen of chat, of rechtstreeks aan jou.
Verbeter de communicatie en samenwerking binnen teams met ClickUp Chat View
Voor mensen die nieuw zijn of plotseling ingetogen, kunt u een check-in plannen om te bepalen of er iets aan de hand is dat hen tegenhoudt. Goede managers weten dat er soms een groter probleem is, zoals andere teamleden die hun ideeën in brainstorms afwijzen of het gevoel hebben dat hun stem nooit wordt gehoord.
In één onderzoek, 50% van de werknemers meldt dat ze op het werk zwijgen over zorgen die ze hebben. De waarheid is dat het aan jou kan zijn om een verandering door te voeren of met andere werknemers te praten om een meer inclusieve omgeving te creëren waarin mensen weten dat het veilig is om hun zorgen te uiten.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's om efficiënter te werken
Het is ook handig om verwachtingen te stellen in je communicatiestijl en deze te documenteren om de teamproductiviteit te verhogen . Dit kunnen dingen zijn zoals altijd je camera aanzetten voor virtuele vergaderingen en binnen een bepaalde tijd reageren op alle e-mails of teamchats.
Je zorgt ervoor dat teamleden zich gehoord voelen, terwijl je de angst vermindert van degenen die van regels en aanwijzingen houden. Hoe je groepsvergaderingen ook aanpakt, het komt erop neer dat iedereen het gevoel heeft dat zijn inbreng ertoe doet en dat je wegversperringen voor open communicatie wegneemt.
Bonus: Communiceer met medewerkers door vergaderingen overslaan !
4. Ontwikkel de belangrijke communicatievaardigheid luisteren
Bij teamcommunicatie gaat het om het uitwisselen van informatie tussen de leden, niet alleen om het afvuren van e-mails. Daarom moet elk teamlid net zo goed luisteren als praten. Dit betekent ook aandacht hebben voor non-verbale aanwijzingen en het aandachtig lezen van geschreven inhoud.
Zet de toon door actief te luisteren - dat betekent dat je, in plaats van te bedenken wat je gaat zeggen terwijl iemand aan het woord is, je gedachten leegmaakt en echt hoort wat ze zeggen. Stel vervolgvragen om ze aan de praat te houden in plaats van de schijnwerpers op je eigen idee te richten.
Als je team moeite heeft met actief luisteren, organiseer dan een meer gestructureerde vergadering waarbij een medewerker een idee deelt en er drie vervolgvragen moeten worden gesteld voordat je verder gaat met het volgende idee. Zelfs als het idee echt vreselijk is, weet dat teamlid dat zijn stem gehoord zal worden. 📣
Luisteren is een moeilijke vaardigheid, zelfs voor de C-suite, dus je kunt het volgende overwegen een training te plannen over actief luisteren.
Toegewezen opmerkingen zorgen ervoor dat actiepunten gaan niet verloren, ongeacht waar ze zijn gemaakt
Als u virtueel vergadert of brainstormt samen in real-time gebruik ClickUp commentaren in uw projecten als een manier om het luisteren naar elkaar aan te moedigen. U kunt threads toewijzen en mensen noemen in de comments om uw team te laten lezen en nadenken over wat anderen zeggen in de comments.
Dit is vooral handig voor teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones.
5. Zorg voor een zichtbare planning met duidelijke resultaten
Iedereen in een team moet de projectresultaten en wanneer ze af moeten zijn. Het is moeilijk om die deadlines te halen als er miscommunicatie is over wat en wanneer dingen gedaan moeten worden.
Een geweldige manier om deze informatie naar het hele team te krijgen is door te werken met een samenwerkingstool die projectplanning gemakkelijk afhandelt, zoals ClickUp's alles-in-één projectmanagementplatform. Elk teamlid kan zijn taken visualiseren op de manier die voor hem of haar het beste werkt, en de weergaven in ClickUp kunnen worden ingesteld op openbaar of privé om de transparantie te verbeteren.
ClickUp heeft ook tal van sjablonen voor projectdeliverables met kant-en-klare aangepaste velden om sneller aan de slag te kunnen.
6. Taken toewijzen en voortgang bijhouden
Om uw deliverables op tijd af te krijgen, moet u delen wat er gedaan moet worden, wie het doet en hoe de zaken ervoor staan. Met een team op afstand heb je een digitale tool nodig die het toewijzen van taken ondersteunt en waarmee het team de status kan zien en kan samenwerken rond elke taak.
Gebruik ClickUp's Workload View om te zien wie voorloopt of achterloopt en sleep eenvoudig taken om resources opnieuw toe te wijzen
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om te zien wie er voor of achter ligt en sleep eenvoudig taken om bronnen opnieuw toe te wijzen
Begin met het opsplitsen van uw project in taken en subtaken met ClickUp. Terwijl u ClickUp Taken kunt u aangepaste veldgegevens toevoegen, teamleden toewijzen en afhankelijkheden tussen taken maken.
U kunt dan de voortgang volgen vanuit 15+ aanpasbare weergaven. De activiteitweergave van ClickUp laat u bijvoorbeeld zien wie wat heeft gedaan op het project en de werklastweergave laat u zien hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen.
Met ClickUp als uw gezamenlijke werkruimte hoeft niemand het team meer te vragen wie waaraan werkt.
7. Notities maken om discussies vast te leggen
Dingen uitpraten is een geweldige manier om begrip te kweken en beslissingen te nemen. Een hulpmiddel voor virtuele teamcommunicatie zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Workspace maakt verbale communicatie een stuk eenvoudiger. Maar het menselijk geheugen is onvolmaakt en actiepunten voor vergaderingen gaan soms het ene oor in en het andere weer uit.
De beste manier om ervoor te zorgen dat je de discussies van je team vastlegt, is door aantekeningen te maken en ze op te slaan in je collectieve werkruimte. Elke taak, Whiteboard, Mindmap en document in ClickUp heeft de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen.
Het is eenvoudig om notities toe te voegen aan uw project en het hele team bij het proces te betrekken. En omdat opmerkingen multimediaal zijn in ClickUp, kunt u afbeeldingen, bestanden, stemfragmenten en zelfs schermopnames .
Communiceer sneller met ClickUp Clips en zeg vaarwel tegen onnodige vergaderingen
ClickUp bevat ook een kladbloktool waarmee u notities kunt maken terwijl u werkt. U kunt linken naar mensen, taken en documenten zodat alles met elkaar verbonden blijft. Zet het om in een taak of document om het met uw team te delen wanneer u klaar bent.
Welke tool je ook gebruikt, zoek er een die samenwerking bevordert en overal beschikbaar is voor de meest gestroomlijnde communicatie.
8. Budget voor persoonlijke vergaderingen
Het komt tegenwoordig vaak voor dat een team een nieuw lid interviewt, aanneemt en met hem of haar werkt en hem of haar nooit persoonlijk ontmoet. Maar onderzoek toont aan dat persoonlijke ontmoetingen een hechtere band creëren en de prestaties van een team met 35% kunnen verbeteren .
Zet wat budget opzij om iedereen één of twee keer per jaar op dezelfde plek te krijgen.
Meer dan een kans om samen te werken op dezelfde locatie, moeten persoonlijke bijeenkomsten gericht zijn op gezelligheid en het opbouwen van een band op andere manieren. Stel iemand aan om de interactie te vergemakkelijken, plan teambuilding en zorg er altijd voor dat je vrije tijd hebt waarin mensen op een persoonlijk niveau met elkaar in contact kunnen komen.
Zelfs al is het maar één keer per jaar, als je iedereen samenbrengt, bouw je aan een sterker team dat elkaar vertrouwt en daardoor effectiever communiceert.
Probeer deze teambuilding apps !
9. Gebruik een systeem met configureerbare meldingen
Als iemand een belangrijk document maakt en het in een map zet zonder het iemand te vertellen, kan er een communicatiestoornis ontstaan. Je kunt er niet op rekenen dat teamleden de hele dag door taken controleren en minieme (maar belangrijke) wijzigingen opmerken.
Uw meldingen aanpassen zodat ze automatisch worden geactiveerd wanneer de status van een taak in ClickUp wordt gewijzigd
Een samenwerkingsplatform met configureerbare meldingsinstellingen lost dit probleem op. Omdat we weten hoe belangrijk het is om uw meldingen te beheren, heeft ClickUp de mogelijkheid om meldingen volledig aan te passen .
Je kunt beginnen met kiezen welke acties meldingen genereren en vervolgens bepalen waar je meldingen krijgt, zoals mobiel, e-mail, desktop of browser. Als je liever zelf wilt bepalen wanneer je meldingen krijgt, kun je dagelijkse overzichten inschakelen of meldingen uitschakelen terwijl je actief bent in de webapp.
10. Werk binnen één samenwerkingsplatform
Als u persoonlijk werkt, is de beste manier om een goede samenwerking te bereiken is om iedereen in dezelfde ruimte te zetten. Je kunt hetzelfde doen met een team op afstand door ervoor te zorgen dat iedereen in je team dezelfde toolset gebruikt. Als één groep werknemers op een ander platform werkt, is het net alsof ze in een andere kamer zitten, andere teamleden kunnen niet zien wat ze aan het doen zijn.
Als dat mogelijk is, kies dan voor één samenwerkingsoplossing die alle functies die je nodig hebt op één plek ondersteunt. ClickUp is een alles-in-één tool om al die afzonderlijke oplossingen te vervangen. Elke functie is volledig collaboratief voor efficiënte communicatie.
/afbeelding https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Docs_Chat-overzicht_homepage-9-1400x1055.png Teamcommunicatie: ClickUp Docs, Chatweergave, Lijstweergave en Startpagina /%img/
Werk samen aan ideeën en maak verbluffende documenten of wiki's met geneste pagina's en aangepaste opmaakopties voor stappenplannen, kennisbanken en meer
In plaats van iedereen te e-mailen om feedback te verzamelen en één persoon alles in een document te laten samenvatten, kunt u allemaal aantekeningen maken in één ClickUp Doc en commentaar toevoegen op elkaars ideeën, waardoor de belangrijkste to-dos in ClickUp Taken worden omgezet.
Natuurlijk moet u soms met andere tools werken. Wij integreren met meer dan 1000 andere tools om uw werkdag gemakkelijker te maken. Met ClickUp kunt u iedereen in dezelfde virtuele ruimte krijgen, werkend als een team met dezelfde informatie en doelen.
Communicatieve teamvaardigheden
Teamcommunicatie onder de knie krijgen is meer dan alleen weten hoe je zinnen opbouwt of hoe je wekelijks een groepse-mail verstuurt. Het gaat om bepaalde vaardigheden die de collectieve productiviteit aanzienlijk kunnen verhogen, het moreel kunnen verbeteren en een soepele samenwerking kunnen garanderen projectuitvoering .
Hier zijn enkele fundamentele teamcommunicatievaardigheden die de manier waarop je team samenwerkt kunnen verbeteren:
Actief luisteren: Dit houdt in dat je de gedachten van je teamgenoten begrijpt en absorbeert, wat leidt tot creatieve samenwerking en conflictoplossing.
Duidelijkheid en beknoptheid: Als je duidelijk en beknopt bent, zijn je boodschappen begrijpelijk en wordt miscommunicatie voorkomen.
Non-verbale communicatie: Het herkennen van veranderingen in toon of lichaamstaal helpt om emoties en houdingen te begrijpen voor meer empathische interacties.
Emotionele intelligentie: Het decoderen van en reageren op de emoties van je teamgenoten zorgt voor gezondere en gevoeligere gesprekken.
Problemen oplossen: Oplossingen voor problemen vergemakkelijken door middel van dialoog draagt direct bij aan soepeler teamprestaties en een harmonieuze dynamiek.
Respectvolle feedback geven: Constructieve feedback, met respect gegeven, kan teamleden motiveren en de algemene prestaties verbeteren.
Respect en openheid bevorderen: Door iedereen aan te moedigen zijn of haar stem te laten horen, bevorder je het vertrouwen en versterk je de teamrelaties.
Effectieve schriftelijke communicatie: Duidelijke, nauwkeurige en foutloze schriftelijke communicatie minimaliseert misverstanden.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Door je aan te passen aan verschillende communicatiestijlen ontwikkel je sterkere banden en wederzijds begrip.
Bekwaam in het gebruik van communicatiemiddelen: Bekwaamheid in communicatiemiddelen zoals ClickUp stroomlijnt processen, verbetert de samenwerking en vermindert misverstanden.
Geduld oefenen: Geduld oefenen in communicatie bevordert een hoffelijke dialoog, begrip en rust in gespannen situaties.
Tijdbeheer: Voor teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones, zorgt het beheren van de communicatie om ieders werktijden te respecteren voor tijdige en respectvolle interacties.
Het beheersen van deze teamcommunicatievaardigheden kan bijdragen aan een harmonieuzere, efficiëntere en productievere werkomgeving. Het stimuleren van deze vaardigheden binnen je team kan helpen bij het smeden van sterkere banden, wederzijds begrip en vertrouwen - integrale componenten voor succesvol teamwerk. Vergeet niet dat effectieve teamcommunicatie niet van de ene op de andere dag tot stand komt; het ontwikkelt en verbetert met de tijd, voortdurende inspanning en oefening. Maar met deze hulpmiddelen tot je beschikking ben je al op de goede weg.
Breng je team samen met teamcommunicatie
Hopelijk vind je deze strategieën nuttig om effectieve teamcommunicatie op je volgende project mogelijk te maken. Je hebt een goede start gemaakt met communicatietools, een samenwerkingsplatform en een bedrijfscultuur die gericht is op teamsamenwerking.
Of uw team nu op afstand of op kantoor werkt, ClickUp is vanaf het begin ontworpen om teams op één lijn te houden en naar dezelfde doelen toe te werken. Het legt informatie vast en brengt deze over moedigt teamwerk aan in één platform dat integreert met de meest gebruikte communicatiekanalen voor videovergaderen, chatten of het maken van documenten.
De beste manier om te leren hoe ClickUp u kan helpen slechte communicatie uit uw team te bannen, is door het vandaag gratis uit te proberen .