Een team leiden?
De kans is groot dat je veel tijd besteedt aan het nadenken over hoe je communiceert en of je het wel goed doet. Dat is geen verrassing. Effectieve communicatie is tenslotte de basis van een gezonde teamdynamiek.
Studies hebben ook het belang van communiceren aangetoond, met bevindingen zoals:
- Goed verbonden teams ervaren eenproductiviteitsstijging van 20-25% Onproductieve vergaderingen als gevolg van slechte communicatie kosten grote Amerikaanse bedrijven meer dan$100 miljoen per jaar Maar liefst97% van de werknemers gelooft dat hoe ze communiceren invloed heeft op hoe efficiënt ze zijn op de werkplek
Om een effectieve communicatiestrategie voor de werkplek te creëren, moeten leiders begrijpen en overwegen welke soorten communicatievaardigheden het beste passen bij de gegeven situatie. Hoewel sommige manieren van communiceren voor de hand liggend lijken, zit het venijn in de details met hoe je elke benadering toepast en begint met het leren van lichaamstaaltips.
Om je te helpen je team communiceert overweeg 12 communicatiestrategieën die veel voordelen hebben, ongeacht de grootte van je team. 🚀
Waarom zijn communicatiestrategieën belangrijk?
Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om erachter te komen waarom communicatiestrategieën voor de werkplek zo belangrijk zijn, maar de voordelen zijn het waard om te benadrukken.
- Distribueer essentiële kennis beter: Het creëren van open kanalen voor effectieve communicatie op de werkplek, zoals regelmatig geplande vergaderingen, bedrijfsnieuwsbrieven en functioneringsgesprekken, zal werknemers uitrusten met de kennis die nodig is om hun rol te begrijpen en hun verantwoordelijkheden te beheren. Een open communicatiestrategie geeft teams betere mogelijkheden omhun KPI's te halen. 📈
- Samenwerken bij het oplossen van problemen aanmoedigen: Een omgeving vanteamsamenwerking en het oplossen van problemen op de werkplek door werknemers aan te moedigen omte brainstormen en samen oplossingen te vinden. 🧠
- Houd alleen effectieve en noodzakelijke vergaderingen: Een van de meest voorkomende vormen van teamcommunicatie isdoor middel van een vergadering. Maar onnodige en onproductieve vergaderingen zijn nadelig voor effectieve communicatie. Daarom moet je je alleen richten op de kritieke gesprekspunten, die je vóór het gesprek of de bijeenkomst moet schetsen. ⏰
- Stimuleer afstemming : Een groot probleem voorteams op afstand is het niet op elkaar afgestemd zijn vanwege de verschillende tijdzones. Uwprojectcommunicatieplan moet manieren overwegen omteamrelaties te versterken-of ze nuteamleden op afstand of niet door regelmatigiedereen op één lijn brengen. 👯
- Vertrouwen opbouwen en transparantie behouden: Transparantie is de sleutel tot elke communicatiestrategie wanneerhet managen van een team. Zorg voor een omgeving van actief luisteren zodat je vertrouwen opbouwt. 🤝
12 Communicatiestrategieën
Zonder duidelijke teamcommunicatie projecten halen de eindstreep niet en de groei stokt. Daarom is het voor het succes van je team van cruciaal belang dat je de communicatiestrategieën kent en toepast die het beste werken voor je team.
Laten we eens duiken in onze top 12 van communicatiestrategieën die je meteen voor je team kunt gebruiken:
1. Gebruik meerdere soorten communicatie
Je team moet op meerdere manieren kunnen communiceren, waaronder persoonlijke gesprekken, e-mail, telefoongesprekken, videogesprekken en chattools. Het gebruik van verschillende methoden zorgt ervoor dat iedereen in het team op één lijn zit en toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben.
Vermeld teamleden direct in taken met de optie om een notificatie te sturen
Als u bijvoorbeeld oplossingen voor teamcommunicatie zoals ClickUp gebruikt, met de mogelijkheid om uw teamleden te taggen en te vermelden in taken, documenten en meer, stelt u uw team in staat om te communiceren terwijl ze werken. Dit vermindert context wisselen wat het proces om werk gedaan te krijgen vergemakkelijkt.
2. Basisregels voor communicatie opstellen
Stel richtlijnen op voor hoe en wanneer teamleden moeten communiceren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over verwachte reactietijden, het gebruik van verschillende communicatieplatforms en wie er een CC moet krijgen voor bepaalde e-mails. 📝
Dit geldt ook voor vergaderingen, waarschijnlijk een van de werktaken die een groot deel van de middelen van je team in beslag nemen. Overweeg om basisregels op te stellen voor mondelinge communicatie en hoe leden binnen vergaderingen moeten communiceren (d.w.z. geef van tevoren aan wat de verwachtingen zijn voor voorbereidend werk).
3. Communicatiesilo's elimineren
Het is moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen in het team bij de communicatie betrokken is als je geen digitale hulpmiddelen hebt die dat gemakkelijk maken. Dit geldt vooral als je werkt met hybride teams -wat betekent dat sommige teamleden op afstand en op kantoor werken.
Met de tabelfunctie van ClickUp kunt u een communicatiematrix maken zonder het dashboard te verlaten
Niemand mag buiten het gesprek worden gehouden, en daarom elimineert goede communicatie silo's. Uw communicatiestrategie moet een klein selectie van communicatiemiddelen voor op de werkplek zodat je jezelf niet te veel uitbreidt met te veel zakelijke tools . Download ClickUp's communicatiematrixsjabloon
4. Zorg voor een aangewezen facilitator
Wijs één persoon aan om het communicatieproces te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat iedereen zijn punt op tijd kan maken. Streef er altijd naar om vergaderingen productief en on task te houden.
Maar als je nog een stap verder wilt gaan, wijs dan de verantwoordelijkheid toe aan iemand in het team om de communicatie buiten de vergaderingen om in de gaten te houden. Een aangewezen facilitator helpt bij het toewijzen van taken en vult de gaten op.
5. Gebruik realtime samenwerkingstools
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en automatische voortgangscontrole
Maak traceerbare doelen die zijn gekoppeld aan uw werktaken, zodat u doelen kunt meten en tijdlijnen kunt visualiseren. In termen van communicatiestijlen gebruikt het zowel geschreven als visueel communicatie om je team verbonden te houden aan doelen .
7. Stimuleer tweerichtingscommunicatie
Voor effectieve communicatie moet het tweerichtingsverkeer zijn. Als ze zeggen: "It takes two to tango", dan geldt dat ook voor communicatie op de werkvloer. 💃
Moedig teamleden aan om vragen te stellen en hun ideeën openlijk te delen. Dit helpt om een meer verenigd team op te bouwen dat werkt vanuit dezelfde ideeën en feedback.
8. Gebruik apps voor het delen van schermen
Deel schermopnames om uw boodschap nauwkeurig over te brengen zonder dat u een e-mailketen of een persoonlijke vergadering nodig hebt
Apps voor het delen van schermen zoals ClickUp's Clip-tool zijn erg handig voor teams op afstand. Hiermee kunnen teamleden hun werk in realtime delen en er tegelijkertijd voor zorgen dat iedereen op één lijn zit en kan samenwerken .
Natuurlijk zijn er ook tools zoals Zoom waarmee teams hun scherm in realtime kunnen delen. 💻
Het is een kwestie van de juiste mix van tools vinden die eventuele haperingen in de workflow van een team wegneemt. Op deze manier wordt de informatieoverdracht een fluitje van een cent en verandermanagement effectief gebeurt.
9. Complexe onderwerpen opsplitsen
Verdeel complexe onderwerpen in kleinere brokken zodat ze makkelijker te begrijpen zijn. Dit omvat het ontleden van problemen in kleinere, beter beheersbare taken, zodat je je op één aspect tegelijk kunt concentreren.
Visualiseer en beheer uw product roadmap in ClickUp Tijdlijnweergave
Presentaties, documenten, sjablonen , matrices en hulpmiddelen zoals Whiteboards zijn allemaal nuttig bij het uitsplitsen van complexe taken en projecttijdlijnen zodat er niets door de mazen van het net valt.
Een bijkomend voordeel van het gebruik van deze tools is dat ze allemaal referentieerbaar zijn, zodat teams altijd op de hoogte blijven.
10. Centraliseer uw communicatie-inspanningen
Centraliseren, centraliseren, centraliseren. Vaak worden teamcommunicatie-inspanningen verspild door een paar fouten in het teammanagement. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals:
- Een onsamenhangende tech stack
- Geen referentiekader voor hoe projecten moeten worden benaderd
- Losgekoppelde documenten die op te veel verschillende platforms staan
Wanneer communicatie gecentraliseerd is, houden teams hun gesprekken, taken en projecten beter bij in één ruimte. Dit vermindert het wisselen tussen taken en contexten en helpt je team zich te concentreren op wat belangrijk is.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat communicatiestrategieën - mits goed gebruikt - teams helpen om vooruitgang te boeken met het werk zelf in plaats van zich te verliezen in managementtaken. Een grote stap in die richting begint met het centraliseren van de manier waarop je communiceert en informatie deelt.
11. Houd regelmatig teamvergaderingen
Het houden van regelmatige teamvergaderingen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van zijn taken en verantwoordelijkheden op één lijn zitten met elkaar . Teamvergaderingen bieden ook een goede gelegenheid voor open discussie en samenwerking.
Alles wat niet duidelijk is, wordt verduidelijkt en teams mogen alle mogelijke problemen ter sprake brengen. Normale teamvergaderingen zijn meestal mondeling, maar je moet niet vergeten om visuele en schriftelijke communicatie toe te voegen om je punten over te brengen.
12. Geef prioriteit aan 1-op-1 communicatie
Teamleiders moeten niet vergeten om prioriteit te geven aan één-op-één communicatie . Om de vruchten van deze ontmoetingen te plukken, heb je sterke communicatieve vaardigheden nodig op je werkplek.
Begin met het plannen van regelmatige vergaderingen met teamleden om specifieke onderwerpen te bespreken. Gebruik deze tijd om regelmatig positieve feedback te geven zodat teamleden zich veilig en gewaardeerd voelen. Hier begin je met het leren van lichaamstaal en andere non-verbale communicatie.
Eén-op-één vergaderingen geven teamleden de kans om vragen te stellen ideeën uit te wisselen en bij te praten over eventuele problemen. Houd deze vergaderingen regelmatig en zorg voor duidelijke basisregels voor communicatie.
Stel duidelijke rollen en verwachtingen op in uw 1-op-1 vergaderingen met deze ClickUp sjabloon
Als u hulp nodig hebt om een 1-op-1 vergaderritme van de grond te krijgen, kunt u een ClickUp sjabloon gebruiken om sneller van start te gaan! Eenvoudig uw 1-op-1 vergaderingen met de ClickUp 1-op-1 sjabloon ! Deze sjabloon downloaden
Soorten communicatiestrategieën
In het algemeen zijn er vier belangrijke communicatiestrategieën om te overwegen wanneer je met je team werkt. Laten we elke communicatiestrategie uitwerken, zodat je weet welke het beste werkt voor jouw situatie of rol:
Verbale communicatie
Wanneer werknemers verbale taal gebruiken om informatie uit te wisselen, gebruiken ze verbale communicatie. Of het nu gaat om een persoonlijk gesprek, een presentatie of een Zoom-vergadering, uw doel is om effectief te communiceren via verbale interacties.
Start en neem deel aan vergaderingen rechtstreeks vanuit uw taken met ClickUp's Zoom-integratie
Voor de beste één-op-één communicatie moet u rekening houden met uw verbale vaardigheden, zoals effectief ideeën uitleggen, ter zake komen en luisteraars betrokken houden.
Non-verbale communicatie
Bij non-verbale communicatie brengen werknemers boodschappen over zonder woorden te gebruiken. Dit omvat lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen, gebaren of zelfs oogcontact. Van alle communicatiestrategieën is dit vaak de meest cruciale om te begrijpen.
Non-verbale communicatie geeft context aan de verbale boodschap. En uiteindelijk helpt het je om non-verbale signalen van werknemers op te pikken. Niet iedereen wil direct communiceren via een gesprek.
Met de opkomst van virtuele communicatie kan het een stuk lastiger zijn om lichaamstaal, toon en andere non-verbale signalen op te pikken die in het echt makkelijker te zien zijn.
Daarom worden camera's aangemoedigd om aan te staan als je deelneemt aan een teamgesprek. Het begrijpen van non-verbale communicatie is belangrijk om communiceren op afstand omdat het helpt om context te bieden en het risico op misverstanden te minimaliseren.
Schriftelijke communicatie
E-mails, memo's, nieuwsbrieven, notities en zelfs symbolen zijn allemaal perfecte voorbeelden van schriftelijke communicatie. Er komt veel kijken bij effectieve communicatiestrategieën door gewoon te schrijven - alles van de woorden die je kiest, je zinsbouw en de manier waarop je schrijft telt mee als je op deze manier communiceert.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's om efficiënter te werken
Op het werk wisselen werknemers informatie uit via schriftelijke documenten in verschillende vormen. Dit type communicatie is voordelig omdat het een permanent verslag van het gesprek mogelijk maakt, zodat iedereen het gemakkelijk kan raadplegen en controleren.
Eén kennisbank systeem om vanuit te werken maakt het makkelijker om te delen met meerdere collega's en elimineert de kans op verkeerde interpretaties. Deze communicatiestrategie is ook een uitstekende manier voor managers om taken en verantwoordelijkheden te delegeren .
Bonus: Interne communicatiesoftware !
Visuele communicatie
Visuals zoals diagrammen, grafieken, video's, foto's en meer worden gebruikt om boodschappen over te brengen via visuele communicatie. Dit is een van de meest effectieve communicatiestrategieën, omdat het helpt om complexe concepten te ontleden en begrijpelijker te maken.
ClickUp Whiteboards gebruiken als een visueel samenwerkingstool voor elke behoefte
Visuals-achtig ClickUp Whiteboards -helpen context toe te voegen aan de boodschap, waardoor deze gemakkelijker te begrijpen is. Daarom bestaan er prentenboeken. Bovendien kun je met dit soort communicatiestrategieën complexe concepten uitleggen, sneller beslissingen nemen, de betrokkenheid tijdens vergaderingen vergroten en is het gemakkelijk naspeurbaar.
Gebruik communicatiestrategieën met uw team in ClickUp
Door de juiste hulpmiddelen, strategieën en communicatiemethoden te gebruiken, kunt u de communicatie en samenwerking binnen uw team verbeteren. Het doel is om ervoor te zorgen dat iedereen naar dezelfde doelen toewerkt en dat kan het beste worden gedaan door middel van een solide communicatiestrategie.
Beter nog, het gebruik van realtime samenwerkingstools om teamcommunicatie te centraliseren zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben. ClickUp biedt een groot aantal functies om precies dat te doen!
Gebruik ClickUp's realtime samenwerkingstools, functie voor het bijhouden van doelen, uitbreiding voor schermopnames en vergadersjablonen om teams op één lijn te houden en productief te blijven.
Scherp uw communicatiestrategie aan met ClickUp! Begin vandaag nog gratis !