Een vergadering van een werknemer met de manager van hun manager - ook bekend als een vergadering op overloopniveau - wordt meestal gezien als een escalatiemechanisme. De algemene opvatting is dat je een leider erbij betrekt als er een probleem is. Dat zou echter niet zo moeten zijn.
Regelmatig gehouden vergaderingen helpen werknemers en leiders om kennis te delen. Het stelt hen in staat om inzichten te delen die ze verkrijgen vanuit hun unieke positie en perspectief.
Een medewerker van de klantenservice bijvoorbeeld, die dicht bij de klant staat, kan inzicht hebben in zijn pijnpunten. De COO, die dicht bij de CEO staat, weet misschien meer over de strategie en de routekaart voor de toekomst. Wanneer deze twee elkaar ontmoeten, helpt dit om business context uit te wisselen.
In deze blogpost onderzoeken we hoe je als manager van managers vergaderingen op overgeslagen niveau in het voordeel van de organisatie kunt gebruiken.
Wat is een Skip-Level vergadering?
Een vergadering op overgeslagen niveau is een gesprek tussen een werknemer en de supervisor van hun leidinggevende zonder dat de middenmanager aanwezig is. Het slaat één niveau over in de hiërarchie van de organisatie, vandaar de naam.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u de verkoopleider van de stad bent, wiens directe rapportages clustermanagers zijn. Elke klantmanager heeft misschien vertegenwoordigers voor verkoopontwikkeling (SDR's) die aan hem rapporteren.
Een vergadering op overloopniveau vindt plaats tussen u en de SDR's zonder dat de clustermanager aanwezig is.
Voordelen van vergaderingen op overloopniveau
In een willekeurige week kunnen managers hun teams vaak ontmoeten tijdens stand-ups, beoordelingen, vergaderingen met klanten, enz. Telkens wanneer een medewerker voor een uitdaging staat, wendt hij zich tot zijn directe manager om de relatie in stand te houden.
Voor de next-level manager is dit echter niet het geval. Ze staan vaak ver af van de teams van hun directe rapportages en hun werk. Vergaderingen op het hoogste niveau overbruggen deze kloof.
Voordelen van Skip-level vergaderingen voor werknemers
Hun stem laten horen: Vaak worden werknemers geconfronteerd met uitdagingen die hun directe leidinggevende niet kan oplossen. Voorbeelden hiervan zijn de aanschaf van een duur nieuw hulpmiddel, waarvoor de directe leidinggevende misschien niet de bevoegdheid heeft om het goed te keuren.
In dergelijke gevallen kunnen ze via vergaderingen op overloopniveau hun zorgen aan iemand met meer autoriteit voorleggen.
Zich gezien voelen: Werknemers, vooral in het veld of buiten kantoor, hebben het gevoel dat ze geïsoleerd werken. Zelfs als ze samenwerken met hun collega's of directe supervisors, hebben ze misschien niet het gevoel dat ze deel uitmaken van het grotere doel van hun werk.
Vergaderingen op overkoepelend niveau - net als all-hands of bedrijfsuitjes - helpen werknemers zich gezien te voelen, wat hun moreel een boost geeft.
Deel inzichten: Werknemers ter plaatse hebben een vinger aan de pols van de klant, wat van enorme waarde is voor de organisatie. Een SDR die een hulpmiddel voor tijdsregistratie verkoopt, kan erachter komen dat klanten de mogelijkheid willen om deze invoer automatisch om te zetten in een tijdsregistratie.
Dergelijke inzichten bereiken het productteam misschien niet in de drukte van de dagelijkse activiteiten. Een vergadering op overloopniveau biedt de plaats en het moment om inzichten te delen die onmiddellijk kunnen worden geoperationaliseerd.
Ontdek de strategie van de organisatie: Niet elke werknemer heeft een duidelijk zicht op de bedrijfsstrategie. Een software engineer weet misschien alles over de functie die hij aan het ontwikkelen is, maar niet waarom deze is toegevoegd aan de product roadmap.
Vergaderingen op overkoepelend niveau helpen leiders om hun visie en strategie over te brengen aan de hele organisatie.
Voordelen van Skip-level vergaderingen voor leiders
Identificeren van ongeziene kansen: Leiders kunnen directe en specifieke feedback krijgen van mensen in het veld. De financiële medewerker die de rekeningen betaalt, merkt misschien op dat de organisatie te veel uitgeeft aan dubbele tools.
Op een gewone dag zou hij of zij dit aan de kant kunnen schuiven. Tijdens een vergadering op overgeslagen niveau kunnen ze dit melden aan de CFO, wat duizenden dollars aan besparingen kan opleveren.
Effectief problemen oplossen: Wanneer
wordt gefilterd door meerdere managementniveaus, kan de hoofdoorzaak verloren gaan. Vergaderingen op overgeslagen niveau kunnen het leiderschap tot op de bodem brengen van kritieke problemen. Het kan helpen met
optimalisatie van de werkstroom
gezien vanuit het perspectief van de eindgebruiker.
Toegang tot klantinzichten: Leiders spreken zelden rechtstreeks met klanten tenzij het om een groot/essentieel account gaat. Een vergadering op overloopniveau is een kans om eerlijke feedback te verzamelen over alle klanten zonder ze allemaal afzonderlijk te ontmoeten. Dit is een geweldige manier om organisatorische kennis te verzamelen.
Het moreel van werknemers verhogen: Vergaderingen op overgeslagen niveau zorgen ervoor dat werknemers gezien en gehoord worden door leiders van de organisatie. Hierdoor voelen werknemers zich meer betrokken en gewaardeerd. Werknemers die het gevoel hebben dat hun werk er toe doet, zullen gemotiveerd zijn om nog meer te doen.
Personeelsproblemen aanpakken: Mensen pikken slechte managers omdat ze geen lastpakken willen lijken. Vergaderingen op overgeslagen niveau vergemakkelijken een 360-graden beoordeling voor middenmanagers. Op deze manier kunnen leiders zorgen van werknemers aanpakken en supervisors trainen om het nog beter te doen.
In wezen stellen Skip-level vergaderingen leiders in staat om dingen te veranderen. Het geeft ze een duidelijkere zichtbaarheid. Het helpt hen om snel en effectief verbeteringen aan te brengen. Het resultaat is dat werknemers zien dat hun feedback gewaardeerd en gerespecteerd wordt.
Na verloop van tijd creëert dit loyaliteit onder de werknemers, wat leidt tot een betere retentie en betere financiële prestaties van de organisatie.
Hoe vergaderingen op hoog niveau voorbereiden en plannen
Als manager van managers ligt de verantwoordelijkheid voor het plannen van regelmatige vergaderingen op overloopniveau bij jou. Hier lees je hoe je vergaderingen op overloopniveau in jouw voordeel kunt voorbereiden en plannen.
1. Informeer de manager van de rapportage
Wanneer je teamlid een vergaderverzoek ziet van de manager van zijn/haar manager, zal hij/zij zich afvragen: "Laten ze me gaan?" Als je directe rapportages horen dat je met hun team hebt gesproken, zullen ze zeker onzeker zijn.
Een vergadering op overgeslagen niveau kan dus emotioneel slopend zijn voor je teams. Om je teams niet onnodig in de stress te jagen, moet je nadenken over hoe je je vergaderingen op overgeslagen niveau wilt aanpakken.
Gebruik een
tool om processen in kaart te brengen
om alle taken te identificeren die je moet voltooien voordat je naar een vergadering op overloopniveau gaat. Hier zijn enkele stappen om te overwegen.
- Wees transparant met iedereen
- Creëer een cadans voor regelmatige vergaderingen op "skip-level"-niveau, zodat niemand wordt gealarmeerd als ze een verzoek voor een vergadering krijgen
- Voer de driemaandelijkse één-op-één vergaderingen met je directe rapportageleden uit vóór de vergaderingen op "skip-level" niveau
- Informeer je directe rapportageleden over je schema voor vergaderingen op skip-level
- Moedig uw directe rapportages aan om hun teams te informeren dat ze een uitnodiging voor een vergadering van u kunnen verwachten
2. Weet met wie u vergadert
Stel dat u vijf directe rapportages hebt en dat elk van hen leiding geeft aan een team van 5 leden. Dan moet je 25 personen ontmoeten met hun persoonlijkheden, werkstijlen, prioriteiten en vaardigheden. Begrijp ze voordat je een vergadering met ze begint.
Verzamel vooraf details over hen. Je kunt meer te weten komen over hun rol, verantwoordelijkheden, doelen en prestaties tot nu toe in je HRMS.
Om hen als persoon te begrijpen, kun je iets gebruiken als
. Nodig hen uit om vragen te beantwoorden over hun waarden, sterke punten, ervaringen en meer.
Aanpasbaar
voor managers om hun teams beter te leren kennen
Gebruik deze gegevens om te anticiperen op hun problemen en denk van tevoren na over je antwoorden.
3. Plan vergaderingen op overgeslagen niveau zorgvuldig in
Het beste ritme voor vergaderingen op overloopniveau is één keer per kwartaal. Als u het langer laat duren, kunt u onoprecht overkomen en alleen maar een hokje afvinken. Een hogere frequentie kan een belasting zijn voor je agenda.
Elk kwartaal 25 mensen ontmoeten is niet gemakkelijk. Het is dus van cruciaal belang dat je de vergaderingen op overloopniveau goed plant. We raden een van de volgende twee methoden aan.
Batchplanning: Vijf vergaderingen van 20 minuten per dag gedurende een week per kwartaal. Hoewel dit je een hele week bezig zal houden, zal het je helpen om alle informatie holistisch en contextueel te verzamelen. Het geeft je ook de rest van het kwartaal om actie te ondernemen op de feedback die je hebt verzameld.
Doorlopende planning: Als alternatief kun je gedurende het kwartaal wekelijks twee mensen ontmoeten. Dit helpt u om de vergaderingen in de tijd te spreiden en de voortgang beter te monitoren.
Afhankelijk van uw span of control, kunt u vergaderingen plannen op een manier die voor u werkt. Zorg ervoor dat je niet 2-3 mensen in één sessie verenigt of vergaderingen in groepen doet. Een goede vergadering op overloopniveau is altijd 1-op-1.
4. Houd bandbreedte in gedachten bij het plannen van vergaderingen op verspringingsniveau
Vergeet niet dat u niet de enige bent die het druk heeft in de organisatie. Houd dus rekening met de werklast van je team voordat je een vergadering inroostert. Je
hulpmiddel voor projectmanagement
zou je moeten kunnen vertellen hoe druk de leden van het team het hebben.
De werklastweergave van ClickUp
geeft een geconsolideerde weergave in realtime van wat elk lid van het team aan het doen is en of ze 20 minuten tijd hebben om met u te praten.
werklastweergave van ClickUp voor het plannen van vergaderingen met teamleden op overgeslagen niveau_
Aan de andere kant heeft uw bandbreedte ook aandacht nodig.
helpt u om al uw afspraken op één plaats te zien, zodat u niet overweldigd wordt door te veel vergaderingen.
5. Een agenda voor vergaderingen op overgeslagen niveau maken
Niets is zo verspillend als een vergadering zonder agenda. Aangezien een vergadering op skip-level nauwelijks twintig minuten duurt, heb je een duidelijk abonnement nodig.
ClickUp's sjabloon voor een vergadering op overgeslagen niveau
is een goed startpunt.
ClickUp sjabloon voor actieplan voor vergaderingen op overloopniveau
Denk bij het plannen van de agenda ook aan vragen die je zou kunnen stellen tijdens vergaderingen op skip-level-niveau. Hier zijn een paar voorbeelden.
Als u een CFO bent die een vergadering heeft met een medewerker van een debiteurenafdeling, kunt u vragen:
- Hoeveel van onze klanten betalen later dan afgesproken?
- Voor hoeveel vertragingen zijn wij verantwoordelijk en hoe kunnen we die oplossen?
- Aan welk betalingskanaal geven klanten de voorkeur?
Als je een verkoopleider in de stad bent die met SDR's praat, kun je je afvragen:
- Welke klacht hoor je herhaaldelijk van klanten?
- Welke functies vinden ze geweldig?
- Waarom verkiezen sommige prospects onze concurrent boven ons?
Stel tijdens elke vergadering vragen:
- Bent u tevreden met uw rol, uw baas en uw baan?
- Heb je alle hulpmiddelen die je nodig hebt om je werk goed te doen?
- Als je de kans had, wat zou je dan veranderen aan je werk?
Deel dit
een paar weken van tevoren met uw werknemers zodat ze erover kunnen nadenken en goed voorbereid kunnen komen.
6. Bereid u voor op het beantwoorden van lastige vragen
Vergaderingen overslaan kan ook voor u moeilijk zijn. De leden van je team zullen deze gelegenheid aangrijpen om hun zorgen te bespreken (en dat wil jij ook!). Bereid je er dus op voor dat je ze te woord kunt staan. Verzamel al je feiten en nummers. Beslis welke informatie je met hen wilt delen.
Hoe goed je je ook voorbereidt, de effectiviteit van een vergadering op overgeslagen niveau is sterk afhankelijk van hoe je deelneemt aan het gesprek. Dit is hoe je dat kunt verbeteren.
Hoe een succesvolle vergadering op overloopniveau te hebben
Begin ruim voor de vergadering
Wanneer u de agenda van de vergadering naar uw team stuurt, moedig hen dan aan om de agenda te bekijken en items toe te voegen. Als ze dat doen, wees dan proactief in het erkennen van hun inbreng.
Dit is een van de eenvoudigste manieren om vertrouwen te scheppen. Je reactie laat hen zien dat je oprecht geeft om de vergadering en hen als persoon.
Verzamel de hulpmiddelen die je nodig hebt om vergaderingen op verspringingsniveau succesvol te laten verlopen. Dit kan een
AI-tool voor notulen van vergaderingen
of samenvattingen, een
doel bijhouden app
, een software om gesprekken op te nemen of je favoriete pen en papier.
Kom binnen met duidelijke doelen
Ga de vergadering in met de wetenschap wat u en uw lid van het overgeslagen team willen bereiken met dit gesprek. Een hulpmiddel zoals ClickUp helpt u hierbij
en een structuur instellen voor de vergadering.
Ga verder met de vorige vergaderingen op overgeslagen niveau
Als u al eerder vergaderingen met deze persoon hebt gehad, ga dan vanaf daar verder. Erken uw
en de voortgang sindsdien. Als je een probleem niet hebt kunnen oplossen, leg dan uit waarom.
Als een werknemer het gevoel heeft dat er niets uit de vorige vergadering is gekomen, is de kans kleiner dat hij of zij deze keer enthousiast meedoet. Herbevestig het belang en de impact van de vergadering op overgeslagen niveau.
Een open geest hebben
Hoewel u zich op deze vergadering hebt voorbereid en meer over de persoon te weten bent gekomen, mag u niet vergeten dat deze vergadering meer over hen gaat en minder over u. Stel dus vragen en luister geduldig. Stel dus vragen en luister geduldig zonder te onderbreken.
Wees open. Draag geen vooroordelen of ideeën met je mee die je van anderen hebt gehoord. Oordeel niet tijdens de vergadering.
Geef feedback
Werknemers willen van u horen hoe ze presteren en wat ze beter kunnen doen. Geef feedback over hun werk en hun inbreng tijdens deze vergadering. Documenteer dit en deel het met hen zodat u er tijdens de volgende sessie op kunt voortbouwen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg ClickUp functie Samenvatten voor aantekeningen van vergaderingen /%img/
Vat aantekeningen van vergaderingen in seconden samen met ClickUp AI
Voelt het maken van een feedbackdocument vervelend aan? Bekijk
ClickUp's assistent op AI-basis
om uw aantekeningen van vergaderingen samen te vatten, actiepunten te identificeren en tijdlijnen voor te stellen.
Kom weg met duidelijke actie items
Een vergadering op overgeslagen niveau is slechts zo goed als uw actie op de discussiepunten. Om ervoor te zorgen dat u betrokken en geïnteresseerd bent, moet u het volgende documenteren
. Maak voldoende aantekeningen. Als u het niet zeker weet, probeer dan een van
ClickUp's sjablonen voor vergaderingen aantekeningen
. Maak een kopie en pas ze aan voor het doel en de structuur van uw vergaderingen op overloopniveau.
Ga nog een stapje verder met uw vergaderingen op directieniveau,
hiermee kunt u aantekeningen maken, een agenda beheren en instellingen
. Neem verantwoordelijkheid voor actiepunten en voeg ze toe aan uw
. Stel tijdlijnen en andere check-ins in, indien nodig.
Houd de communicatie na de vergadering open
Wacht niet tot de volgende vergadering. Houd een
met uw werknemers om actie-items te bespreken en te voltooien. Gebruik
om in realtime samen te werken aan je Taken.
- Taken toewijzen aan andere leden van het team als je delegeert
- Deel onderdelen, koppelingen en meer
- Commentaar geven op de voortgang of uitdagingen die je tegenkomt
Je kunt ook een apart venster maken voor chats die gerelateerd zijn aan vergaderingen, zodat ze je projecten niet onderbreken.
Verbeter uw volgende vergadering met ClickUp
Vergaderingen op overloopniveau bieden zichtbaarheid in wat onopgemerkt blijft tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Het helpt leiders problemen beter te begrijpen. Het helpt werknemers beter te participeren. Als ze goed worden gedaan, hebben vergaderingen op overloopniveau het potentieel om het moreel van werknemers te verhogen, de productiviteit te verhogen en een cultuur van openheid en transparantie te creëren.
Ondanks de immense voordelen is een vergadering op overkoepelend niveau niet eenvoudig te plannen, in te plannen, voor te bereiden en uit te voeren. ClickUp is er om te helpen.
ClickUp's
software voor projectmanagement
heeft functies om u te helpen effectieve vergaderingen te houden. Of u nu de werklast van mensen controleert, agenda's voor vergaderingen maakt, aantekeningen maakt tijdens vergaderingen of deze automatisch samenvat, ClickUp kan het allemaal doen.
Voer vergaderingen op overgeslagen niveau als een pro met ClickUp.
!