In de snelle zakenwereld is efficiënt vergaderbeheer meer dan gewoon een gemak, het is een noodzaak.
Of je nu coördineert met een team op afstand of afdelingsoverschrijdende bijeenkomsten plant, de juiste oplossing voor vergaderbeheer kan het verschil maken. Om je te helpen de beste software voor vergaderbeheer voor jouw behoeften te vinden, hebben we een lijst samengesteld van de 25 beste opties in 2024.
Van AI-ondersteuning tot intuïtieve planningsfuncties, deze tools zijn ontworpen om uw vergaderingen te optimaliseren voor maximale productiviteit en betrokkenheid.
25 beste software systemen voor vergaderbeheer
Een softwareoplossing voor vergaderbeheer is een digitaal hulpmiddel waarmee individuen en teams vergaderingen kunnen plannen, organiseren, houden en de resultaten vastleggen.
Hier zijn enkele van de beste softwareoplossingen voor vergaderbeheer die vandaag beschikbaar zijn:
1. ClickUp - Het beste voor AI-vergaderingsbeheer
Nauwkeurig genereren vergaderingsnotities moeiteloos met de AI-technologie van ClickUp
ClickUp is een van de hoogst gewaardeerde software voor vergaderbeheer en productiviteitsmiddelen gebruikt door productieve teams wereldwijd. Of je nu aantekeningen wilt maken voor vergaderingen, de cadans van een vergadering wilt beheren of definiëren actiepunten kunt u het allemaal met één software doen: ClickUp! 😄
Dit is waarom ClickUp uw #1 keuze zou moeten zijn voor de beste software voor vergaderbeheer:
Verbeter vergaderingen met AI
AI-tools kunnen vergaderingen efficiënter maken. AI hulpmiddelen voor vergaderingen kunnen tijd, energie en geld besparen, dus het is de moeite waard om de juiste match voor jou te vinden. 🤩
ClickUp Brain kan worden gebruikt om vergadernotities samen te vatten, actiepunten te creëren die u in enkele ogenblikken kunt omzetten in taken, vergaderagenda's te maken en nog veel meer. Direct tijd besparen door uw notities van vergaderingen om te zetten in takenlijsten houdt je team verantwoordelijk en zorgt ervoor dat de productiviteit van het team hoog blijft.
Hier zijn enkele van de andere ClickUp functies:
- ClickUp Kladblok om vergadernotities te schrijven enom te zetten in taken later
- ClickUp's Whiteboard om te brainstormen, aantekeningen te maken, projecten te plannen en meerWeergaven .
Belangrijkste functies van Microsoft Teams
- Videoconferenties om teamvergaderingen persoonlijker te maken
- Digitaal whiteboarden om samen te werken aan ideeën
- Mogelijkheid tot scherm delen
- Kan worden geïntegreerd met andere topsoftware voor vergaderbeheer zoalsClickUp #### Microsoft Teams prijzen
Microsoft Teams is gratis beschikbaar. De betaalde plannen beginnen bij $5/gebruiker per maand onder de Microsoft-kantoor 365 abonnement.
MS Teams klantwaarderingen
- Capterra: 4.4/5 (5600+ beoordelingen)
- G2: 4.3/5 (11200+ beoordelingen)
10. Hypercontext - Het beste voor het maken van vergaderagenda's
Via Hypercontext Hypercontext is een thuis voor al je vergaderdetails - behalve datum en tijd. Je kunt vanaf het begin bepalen waarom je vergadert, wat er besproken moet worden en iedereen verantwoordelijk houden.
Met Hypercontext kunnen teams samenwerken aan vergaderagenda's, toegang krijgen tot honderden op maat gemaakte gespreksstarters, beslissingen documenteren, doelen bijhouden en consistent feedback uitwisselen. Op deze manier kun je het administratieve werk verminderen en je richten op de belangrijke dingen.
Hypercontext belangrijkste functies
- Automatisch vergadernotities versturen na elke vergadering
- Samenwerken aan vergaderagenda's
- Verminder uw cognitieve belasting met honderden gespreksstarters en agendasjablonen
- Integreer met je bestaande workflow: Google Agenda, MS, Chrome, Slack, Zapier, Google Meet en meer
Hypercontext prijzen
Hypercontext heeft een gratis forever plan. Betaalde plannen beginnen bij $5/gebruiker/maand voor de eerste 5 gebruikers en $7/gebruiker/maand voor grotere teams.
Hypercontext klantwaarderingen
- Capterra: 4.8/5 (15+ beoordelingen)
- G2: 4.3/5 (30+ beoordelingen)
11. NetSuite - Beste voor enterprise resource planning
Via NetSuite
NetSuite is een ERP-tool (Enterprise Resource Planning) waarmee u al uw cruciale back-end operaties en financiële processen in de cloud kunt afhandelen.
Waarom staat het op deze lijst?
NetSuite zorgt voor een soepele informatiestroom tussen teamleden op afstand en is een uniforme suite voor bedrijfsbeheer.
NetSuite CRM stelt je ook in staat om alledaagse activiteiten te beheren vanaf mobiele apparaten, zoals het instellen van agendaherinneringen voor teamvergaderingen, het loggen van gespreksnotities, het indienen van urenstaten, enz.
Maar aan deze software hangt een stevig prijskaartje.
NetSuite belangrijkste kenmerken
- Virtuele archiefkast delen en koppelen van belangrijke documenten
- Mobiele app voor beheertaken
- BI-tool voor analyse en rapportage
- Gantt chart voor real-time projectstatus
NetSuite prijzen
Netsuite kost $499,00/maand.
NetSuite klantwaarderingen
- Capterra: 4.1/5 (700+ beoordelingen)
- G2: 3.9/5 (1200+ beoordelingen)
12. Nextiva - Beste cloud telefoonsysteem
Via Nextiva
Nextiva is een vergaderbeheersysteem waarmee je met iedereen kunt praten via telefoon, sms, e-mail of instant messaging.
Het is een geweldige software voor online vergaderbeheer met een cloud telefoonsysteem voor callcenters en klantenservice om de bedrijfscommunicatie te vereenvoudigen.
Deze boekingssoftware kan echter tegen storingen aanlopen, zoals het wegvallen van gesprekken, het verbreken van de verbinding met de telefoon en verloren spraakpakketten.
de belangrijkste kenmerken van ####
- Ondersteunt video- en audiovergaderingen
- Versleuteld delen van schermen en bestanden
- Biedt live streaming en webinar hosting
- Eenvoudig ticketbeheer
volgende #### prijzen
Het plan van Nextiva begint bij $30,95/gebruiker per maand.
Nextiva klantwaarderingen
- Capterra: 4.2/5 (180+ beoordelingen)
- G2: 4.3/5 (300+ beoordelingen)
13. Odoo - Het beste voor discussies in openbare kanalen
Via Odoo
Odoo is een andere krachtige software voor bestuursvergaderingen waarmee je discussies op alle niveaus van je organisatie kunt organiseren.
Met deze tool voor vergaderbeheer kun je discussies starten met openbare kanalen, taken afhandelen, enz.
Een nadeel is dat Odoo niet goed samenwerkt met andere software. Het integreren met je apps kan een taak op zich zijn.
Odoo belangrijkste functies
- Nieuwsfeed voor een overzicht van discussies
- Pop-upvenster om verder te chatten in andere werkruimten
- Privégroepen om een geselecteerde groep mensen uit te nodigen
- Gepersonaliseerde meldingen
Odoo prijzen
Gebruik een individuele Odoo app gratis. Als je meer dan één app van deze board management software wilt gebruiken, betaal je $5/gebruiker per maand en hoger.
Odoo klantwaarderingen
- Capterra: 4.2/5 (400+ beoordelingen)
- G2: 4.2/5 (160+ beoordelingen)
14. Pipedrive - Het beste voor verkoopteams
Bezoek Pipedrive
Pipedrive is een hulpmiddel voor online vergaderingen dat helpt bij het opzetten van uw verkooppijplijnfasen en het focussen op verkoopacties zoals telefoongesprekken, vergaderingen, e-mails, enz.
U kunt uw verkoopdoelstellingen met realtime rapporten en integreer de tool met je favoriete apps om te werken zoals jij dat wilt.
Je kunt echter niet snel schakelen tussen contactpersonen in een lijst. Je moet elke keer terug naar de hoofdpagina van de lijst.
Je kunt misschien beter ergens anders kijken als je je verkoop sneller wilt laten verlopen. 🏎️
Pipedrive belangrijkste functies
- Aangepaste chatbot en webformulieren
- Gesprekken, e-mails en contactgeschiedenis bijhouden
- Herhaalde administratieve taken automatiseren
- Inzichten en rapporten om bedrijfsprestaties te meten
Pipedrive prijzen
Het prijsplan begint bij $12,50/gebruiker per maand.
Pipedrive klantwaarderingen
- Capterra: 4.5/5 (2300+ beoordelingen)
- G2: 4.3/5 (1300+ beoordelingen)
15. Plutio - Beste voor tijdregistratie
Via Plutio
Plutio is een alles-in-één vergadersoftware om projecten te beheren, met teams te communiceren, bestanden te delen, enz.
Naast vergaderen is het ook mogelijk om tijd bij te houden en heeft het een uitgebreide inbox om de communicatie georganiseerd te houden.
Deze software is echter niet erg intuïtief.
Iedereen die op zoek is naar een Plutio alternatief ?
Belangrijkste functies van Plutio
- Aanpasbare dashboards en klantportalen
- Terugkerende taken en herinneringen
- Directe tijdsregistratie
- Real-time berichten en geïntegreerde e-mails
Plutio prijzen
Het basisplan van Plutio begint bij $15/maand.
Plutio klantwaarderingen
- Capterra: 4.6/5 (130+ beoordelingen)
- G2: 4.4/5 (30+ beoordelingen)
16. Scoro - Beste voor werkbeheer
Via Scoro
Scoro is een end-to-end werkbeheersoftware om alles bij te houden, zoals projecten, verkoop en teamproductiviteit.
Het integreert met andere vergaderbeheer-apps zoals Slack om samenwerking tussen teams mogelijk te maken. Je kunt het ook synchroniseren met je agenda om vergaderingen te plannen.
Score scoort echter niet hoog als het gaat om het personaliseren van workflows.
Misschien is het tijd voor een goede Score Scoro alternatief . 👀
Scoro belangrijkste kenmerken
- Planner met slepen en neerzetten (kanban-taakbord)Gedeelde kalenders .
Zoom belangrijkste kenmerken
- Videoconferenties en berichtenuitwisseling op elk apparaat
- Schaalbaar tot 50.000 mensen in levend video webinar
- Spraakopdrachten voor Zoom-kamers (virtuele vergadering)
- Zoom integreert met populaire app s zoals Slack en ClickUp
Zoom prijzen
Zoom heeft een gratis plan. Het betaalde plan begint bij $14,99/gebruiker per maand.
Zoom klantwaarderingen
- Capterra: 4.6/5 (9100+ beoordelingen)
- G2: 4,5/5 (39100+ beoordelingen)
22. Korrel - Het beste voor video-opnamen
Via Grain Korrel verandert videovergaderingen in het meest waardevolle bezit van uw bedrijf door teams in staat te stellen vergaderingen eenvoudig op te nemen, hoogtepunten te delen en kennis op te bouwen uit alle gesprekken.
Transcribeer live en vooraf opgenomen vergaderingen, fragmenteer en deel de belangrijkste momenten en bouw een gedeelde bibliotheek voor je hele team om inzichten uit hun opgenomen vergaderingen op te slaan, te doorzoeken en te openen - altijd en overal.
Bedrijven gebruiken Grain als een bron van waarheid om inkomsten te verhogen door betere verkoop, de stem van de klant vast te leggen, beter talent aan te nemen en waardevolle inzichten vast te leggen voor product- en onderzoeksteams.
Belangrijkste functies van Grain
- Inzichten uit vergaderingen vastleggen en delen - met uw aantekeningen, in realtime.
- Doorzoek de gesprekken met behulp van trefwoorden.
- Neem uw vergaderingen automatisch op, zelfs als u niet de gastheer bent.
- Een vergadering van 60 minuten comprimeren tot een videosamenvatting van 3 minuten die anderen kunnen bekijken.
- Een videobibliotheek samenstellen om de gepubliceerde hoogtepunten, verhalen en opnames van je team te organiseren en te ontdekken.
Grain prijzen
Grain heeft een gratis basisplan waarmee je tot 5 uur aan videovergaderingen kunt opnemen, opslaan en transcriberen. Het betaalde plan begint bij $19/gebruiker per maand en biedt onbeperkte video-opslag, transcriptie en andere functies.
Grain klantwaarderingen
- ProductHunt: 5/5 (20 beoordelingen)
- G2: 4.6/5 (4 beoordelingen)
23. Fellow.app - Het beste voor vergadernotities
Via Fellow.app Collega.app is waar teams samenkomen om productieve teamvergaderingen en zinvolle 1:1's te houden, beslissingen vast te leggen en elkaar verantwoordelijk te houden.
Door integratie in tientallen apps, zoals Zoom, Slack en Google Agenda, tot HR-platforms, vervangt Fellow je papieren notitieblok met collaboratieve vergaderagenda's en notities.
Je kunt actiepunten toewijzen en feedback vragen die voortkomt uit je vergaderingen om goede vergadergewoonten op te bouwen.
Belangrijkste functies
- Houd actie-items bij om uw team georganiseerd en verantwoordelijk te houden.
- Bouw goede vergadergewoonten op met behulp van collaboratieve agenda's en realtime notities maken.
- Gebruik de sjablonengalerij voor alle soorten vergaderingen.
- Vraag of verzamel real-time feedback van je team.
Prijzen
Fellow is gratis voor maximaal 10 gebruikers. Het Pro-plan kost $5 per gebruiker per maand en er zijn ook aangepaste plannen beschikbaar.
Waardering van Fellow klanten
- Capterra: 4.9/5 (25+ beoordelingen)
- G2: 4.7/5 (500+ beoordelingen)
24. Podcastle - Het beste voor podcasts
Via Podcastle
Podcastle is een platform voor het maken van audio met een uitstekende online podcast interview op afstand waarmee u een vergadering kunt starten met maximaal tien deelnemers en elk van hen lokaal kunt opnemen met geluid van de hoogste kwaliteit.
Het beste deel is dat Podcastle multitrack opnemen en bewerken heeft, wat betekent dat als je later besluit om je vergadering te bewerken, het supergemakkelijk zal zijn.
Podcastle belangrijkste functies
- Hoge kwaliteit lokale opname voor uw gasten
- Cloud-gebaseerde technologie
- Multitrack opnemen en bewerken
- Eenvoudige en intuïtieve interface
Podcastle prijzen
Podcastle heeft een gratis plan. Betaalde abonnementen beginnen bij $14,99 per maand.
Podcastle klantwaarderingen
- Capterra: N/A
- G2: N/A
25. nTask - het beste voor het prioriteren van taken
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/image-1-1400x900.png nTask gratis projectbeheer screenshot /img/
via nTask
nTask is een hulpmiddel voor taakbeheer dat je helpt je te concentreren op de belangrijke taken, er prioriteiten aan te geven en meer gedaan te krijgen.
nTask helpt bij het beheren van vergaderingen door je een overzicht te geven van komende vergaderingen en taken, zodat je vooruit kunt kijken en bovenop al je verplichtingen kunt blijven zitten. U kunt ook herinneringen instellen, taken aan teamleden toewijzen of de tijd bijhouden met de timer van nTask, zodat er niets tussenkomt.
nTask belangrijkste functies
- Vergaderingen plannen
- Opname- en transcriptiefuncties
- Integraties om eenvoudig projecten te beheren en samen te werken met teamgenoten
nTask prijzen
- Premium: $3 per maand, jaarlijks gefactureerd
- Zakelijk: $8 per maand, jaarlijks gefactureerd
- Onderneming: Neem contact op met het team
nTask klantwaarderingen
- G2: 4,5/5 (17+ beoordelingen)
- Capterra: 4.2/5 (100+ beoordelingen)
Basisprincipes van hulpmiddelen voor vergaderbeheer
1. Wat is vergaderbeheer?
Meeting management houdt in dat productieve discussies worden gefaciliteerd en dat ieders tijd efficiënt wordt beheerd om teamdoelen te bereiken. Dit omvat het managen van activiteiten voor, tijdens en na de vergadering.
Elke organisatie kan vergaderingen houden om te plannen of om problemen op te lossen. Ze kunnen ook een directievergadering houden om belangrijke beslissingen te nemen.
Bij grotere organisaties is het beheren van vergaderingen complexer.
Dat is waar enterprise meeting management om de hoek komt kijken.
Enterprise meeting management omvat alle activiteiten die te maken hebben met vergaderingen, zoals het opstellen van een agenda, het plannen van de planning en het budgetteren, werkbeheer verspreiding van vergaderingsnotulen en rapportage.
Als je productieve vergaderingen wilt hebben, zijn er een paar basisstappen die je moet volgen.
2. Wat zijn de 6 stappen voor effectief vergadermanagement?
Dit zijn de zes stappen die je voor, tijdens en na een vergadering moet nemen om een vergadering effectief te leiden:
A. Voor de vergadering
Voor een vergadering moet je een agenda klaar hebben, de deelnemers bepalen en de uitnodigingen versturen. Dit is hoe:
Stap 1: Plan de agenda van de vergadering
Een vergaderagenda is een lijst met activiteiten en discussies die tijdens de vergadering aan bod moeten komen. Het is het startpunt en het meest cruciale element van elke teaminteractie.
Teamleiders zijn meestal verantwoordelijk voor het plannen en opstellen van een vergaderagenda.
Dat roept de vraag op: hoe maak je een vergaderagenda?
Of je nu een klein of middelgroot bedrijf hebt of een onderneming, hier lees je hoe je een vergaderagenda kunt opstellen:
- Bepaal het doel van de vergadering: heb een duidelijk en haalbaar doel om de vergadering gefocust te houden. Bijvoorbeeld, "een thuiswerkbeleid opstellen" kan een agenda zijn voor uw HR-vergadering
- Vraag om input: je team kan onderwerpen voorstellen om te bespreken. U kunt dan kiezen wat u opneemt in de agenda van uw vergadering. Voor het thuiswerkbeleid zou het kunnen gaan over "dagen waarop je thuis kunt werken", "tijden", enz.
- Lijst met vragen: Zodra je een aantal onderwerpen in de hand hebt, maak je een lijst met vragen die tot discussie zullen leiden. Voor HR's kunnen thuiswerkvragen zijn: "wie komt in aanmerking voor het WFH-beleid?" of "hoe meten we de werktijd?"
- Bepaal het doel van elke taak: een vergadering bestaat uit verschillende taken zoals informatie delen, input vragen of beslissingen nemen. In het HR-voorbeeld zou de eerste taak het delen van informatie over een thuiswerkbeleid kunnen zijn. Het laatste agendapunt zal beslissingen zijn over hoe het thuiswerkbeleid zal worden geïmplementeerd
- Maak een tijdsbudget: schat de tijd in die besteed zal worden aan elk onderwerp of actiepunt. Voor de HR vergadering kan je de introductie van het thuiswerkbeleid kort houden en meer tijd uittrekken voor het verzamelen van input. Dit zal helpen om de teamvergadering op schema en binnen het tijdschema te houden
- Identificeer leiders voor onderwerpen: als je een bestuursvergadering organiseert met verschillende leiders, identificeer dan mensen voor hun respectievelijke onderwerpen. In ons voorbeeld zullen de HR-managers het beleid introduceren. Maar de beslissing wordt genomen door de CEO's en de COO's van het bedrijf.
- Raadpleeg de vergadering: maak tijd vrij in de agenda om de gedeelde informatie of genomen beslissingen te bespreken. Dit helpt om de vergadering samen te vatten en de agenda voor de volgende vergadering te bepalen.
Stap 2: Bepaal de deelnemers aan de vergadering
Bepaal wie de teamvergadering moet bijwonen.
Idealiter beperk je het aantal deelnemers aan de vergadering om de discussies op het juiste spoor te houden.
Je hebt bijvoorbeeld geen medewerkers van de IT-afdeling nodig voor een vergadering over HR-beleid. Je kunt echter wel de notulen van de vergadering met iedereen delen om ze op de hoogte te houden.
Stap 3: Definieer rollen en verantwoordelijkheden
Definieer duidelijk rollen en vermeld of er updates nodig zijn van de deelnemers tijdens de vergadering. Zo weet elke deelnemer wat hij moet doen.
Stap 4: De uitnodiging voor de vergadering maken en versturen
Je uitnodiging moet de agenda, duur van de vergadering, datum, tijd en locatie bevatten. Plan een vergadering op een datum en tijd die voor elke deelnemer geschikt is.
Als de deelnemers aan de vergadering fysiek aanwezig zijn, vermeld dan ook de vergaderzaal.
Als het een virtuele gebeurtenis of een teamvergadering op afstand , voeg de link naar de vergaderruimte en andere relevante details toe.
B. Tijdens de vergadering
Wijs tijdens de vergadering een notulist aan om de notulen op te nemen.
Stap 5: Notulen maken en archiveren
De notulist moet beginnen met het documenteren van de vergadering zodra de discussie begint.
Ze kunnen ofwel schriftelijke notities maken of gebruik maken van software voor vergaderbeheer om discussies en actiepunten te transcriberen.
De notulen van de vergadering bevatten ook het lid dat verantwoordelijk is voor elk actiepunt en de verwachte deadline.
Zodra iedereen de notulen heeft doorgenomen, kun je ze archiveren in een gedeelde map zodat ze altijd voor iedereen toegankelijk zijn.
C. Na de vergadering
Als de discussies zijn afgerond en de beslissingen zijn genomen, is dit wat je nu moet doen:
Stap 6: Plan vervolgbijeenkomsten
Controleer of u een follow-up vergadering moet plannen. Dit hangt uitsluitend af van de actiepunten en de volgende stappen die tijdens de vergadering zijn besloten.
Nu ken je de stappen die komen kijken bij vergadermanagement. Geweldig!
Maar vergaderen op bedrijfsniveau is een heel ander verhaal.
3. Hoe kun je op ondernemingsniveau vergaderen?
Het plannen van vergaderingen op bedrijfsniveau moet kosteneffectief en productief worden gemaakt met meeting management software!
Het kan u helpen bij het automatiseren van activiteiten voorafgaand aan vergaderingen, het beheren van planningen, het versturen van uitnodigingen, het opstellen van agenda's, het notuleren van vergaderingen en nog veel meer.
Bovendien kan het u helpen bij het workflowbeheer.
Software voor vergaderbeheer is ook van vitaal belang voor bedrijven die moeten coördineren met teams op afstand die over de hele wereld verspreid zijn
Teamvergaderingen beheren met software voor vergaderbeheer
In de snelle zakenwereld van vandaag is effectief vergaderbeheer belangrijker dan ooit.
Of je nu leiding geeft aan een klein team of aan een hele onderneming, een gestructureerde aanpak met geschikte software voor vergaderbeheer kan je processen stroomlijnen, vergaderingen doelgerichter maken en je organisatie naar meer succes leiden. Implementeer deze tools en strategieën om uw vergaderingen te veranderen van tijdrovende verplichtingen in krachtige katalysatoren voor bedrijfsgroei en innovatie.
Probeer ClickUp Ontmoetingen vandaag!