Als je een inkoopprofessional naar zijn of haar werk vraagt, zal hij of zij je een weergave van zijn of haar chaotische wereld geven. Inkoopmanagers moeten altijd meerdere prioriteiten tegelijk afwegen.
Aan de ene kant staan ze onder druk van verschillende interne belanghebbenden om materialen in te kopen en leveranciers aan boord te nemen om te zorgen voor tijdige leveringen en diensten van hoge kwaliteit.
Dan is er nog de extra druk om ervoor te zorgen dat alle inkoop binnen strikte budgetten gebeurt. De inkoopfunctie heeft ook te maken met uitdagingen in de toeleveringsketen, zoals het krijgen van redelijke tarieven, leveringen van hoge kwaliteit en tijdige betalingen aan leveranciers.
Waarom worden inkoopprofessionals met uitdagingen geconfronteerd? Wat zijn de meest voorkomende inkoopuitdagingen? Hoe helpt technologie bij het oplossen van inkoopuitdagingen?
In deze blogpost onderzoeken we deze gebieden in detail, samen met oplossingen om het beheer van de toeleveringsketen te stroomlijnen en de inkoopproces .
Inzicht in inkoopuitdagingen
Voordat we ingaan op de sleuteluitdagingen voor inkoopteams, analyseren we eerst waarom de inkoopfunctie voor uitdagingen staat.
De inkoopafdeling werd gezien als een administratieve functie van de Business, die ervoor zorgde dat er op het juiste moment materialen van goede kwaliteit beschikbaar waren. Sinds de jaren 2000 is de rol van inkoop echter verder uitgebreid, inclusief de strategische belangen van de organisatie.
Vandaag de dag zijn inkoopprofessionals verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategieën die een positieve invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Ze moeten ook hun dagelijkse activiteiten optimaliseren, zoals het beheren van bestellingen en leveranciers en het uitvoeren van nalevingscontroles.
Beheer van leveranciers en verkopers, toeleveringsketen, kostenoptimalisatie en risicobeperking zijn de extra verantwoordelijkheden van de moderne inkoopmanager.
Marktrisico's, kritieke tekorten aan grondstoffen, volatiele problemen met de wereldhandel en de zelfgenoegzame houding van bedrijfsleiders ten opzichte van nieuwe technologieën duwen de inkoopafdeling echter naar de rand van de afgrond.
8 Veelvoorkomende uitdagingen bij inkoop
De uitgebreide aard van het inkoopproces stelt het bloot aan verschillende risico's en uitdagingen. De meest voorkomende inkoopuitdagingen zijn:
Stijgende inflatie
De stijgende kosten van grondstoffen bezorgen inkoopprofessionals slapeloze nachten. Factoren zoals verstoringen in de toeleveringsketen, leveringsrisico's, krappe arbeidsmarkten en een niet-ondersteunend economisch beleid hebben de kosten doen stijgen.
COVID-19 en de aanhoudende oorlogen zijn de twee belangrijkste factoren voor de stijgende materiaalkosten. Intermitterende lockdowns hielden de productie laag, waardoor de kloof tussen vraag en aanbod groter werd en de prijzen uiteindelijk stegen.
Rusland en Oekraïne zijn belangrijke energie-exporteurs, maar door het conflict is de productie laag, waardoor de druk op de inkoopteams toeneemt om essentiële grondstoffen tegen een hogere prijs te regelen. Na de invasie stegen de energieprijzen met 20% gedurende vijf maanden .
Inkoopmanagers hebben hulp nodig bij het handhaven van kosteneffectieve inkoopstrategieën als gevolg van snel stijgende prijzen. Hierdoor is de stijgende inflatie een van de grootste inkoopuitdagingen in 2024 die bedrijfsleiders moeten overwinnen.
Tekorten aan talent
Een belangrijke uitdaging voor bedrijven is de behoefte aan meer geschoolde professionals in de inkoopfunctie en de toeleveringsketen. Het grote ontslag die vooral gevolgen had voor de Amerikaanse markt en de daaropvolgende recessieachtige rugwind hebben de arbeidsmarkt in rep en roer gebracht.
Bedrijven dwingen hun huidige werknemers om meer te doen met minder om het vacuüm op te vullen. Het bestaande personeel is daardoor overwerkt en voortdurend opgebrand. De productiviteit is nog nooit zo laag geweest en het ziekteverzuim stijgt, wat de inkoopstrategie nog ingewikkelder maakt.
In 2024 moeten inkoopmanagers inefficiënte processen identificeren die de tijd en energie van het personeel opslokken en manieren vinden om deze te automatiseren.
Contractbeheer
Contractbeheer is de basis voor het onderhouden van relaties met leveranciers. Hoewel het contract een juridisch document is dat het begin van een nieuwe relatie met een leverancier inluidt, zijn de doelstellingen veel breder dan dat.
Het doel is om de business in staat te stellen producten te leveren tegen een concurrerende prijs. Het contract zorgt voor een stabiele en kwaliteitsvolle levering van materialen en de algemene kosteneffectiviteit van de deal.
De meeste inkoopteams kunnen echter niet optimaal presteren door een hoge doorlooptijd, handmatige processen, problemen met leveranciers, gebrek aan communicatie en coördinatie en verloren contracten.
Dit leidt tot gemiste kansen op kostenbesparingen, risico's op niet-naleving van regelgeving, moeizame relaties met leveranciers en slechte besluitvorming. Bedrijven hebben een efficiënt inkoopsysteem nodig om het beheer van de toeleveringsketen te automatiseren en centraliseren.
Nauwkeurige gegevens
In de meeste bedrijven beheren inkoopteams invoer van gegevens handmatig. Ze voeren gegevens in op spreadsheets en verouderde systemen met een beperkte automatisering en analytische mogelijkheden. Omdat de gegevens handmatig worden verwerkt, zijn ze voornamelijk inconsistent en vatbaar voor menselijke fouten.
Het gevolg van een database van slechte kwaliteit is een slechte en trage besluitvorming. Business verliezen cruciale kansen en stellen zich bloot aan ongewenste risico's zoals het bestellen van overtollige voorraden als gevolg van discrepanties in de gegevens over het voorraadniveau.
Aan de andere kant stellen nauwkeurige en betrouwbare gegevens inkoopmanagers in staat om goede beslissingen te nemen en zichtbaarheid te krijgen in de inkoopprocessen.
Ze krijgen realtime inzichten en nauwkeurige gegevens over vraagpatronen, marktrisico's, leveringseisen en leveranciersspecifieke sleutelprestatie-indicatoren zoals lead time en ROI.
De inkoopafdeling van snelgroeiende bedrijven zou moeten overwegen om een gecentraliseerde gegevensoplossing te gebruiken voor het automatiseren van gegevensverzameling en -analyse om hun werk en financiële audits gemakkelijker te maken.
Agebrek aan interne communicatie
Slechte interne communicatie is een van de meest opzienbarende uitdagingen bij inkoop omdat het openlijk in tegenspraak is met de verwachtingen van het hogere management van het inkoopteam, dat de rol van strategische leiders op zich neemt.
Het inkoopteam werkt onafhankelijk en is daarom voornamelijk afhankelijk van de middelen van andere teams, zoals financiële informatie en cross-functionele samenwerking.
Deze informatie kan echter tot hen komen als er een robuust intern communicatienetwerk is.
Een van de grootste uitdagingen voor het inkoopteam is dat ze in silo's werken; ze zijn zich niet bewust van de strategie voor de hele organisatie en hebben een beperkt begrip van de toekomstige eisen.
Door een gebrek aan technologie verlopen de sleutelprocessen traag, omdat de invoer van gegevens handmatig en ongeorganiseerd gebeurt. Dit vermindert ook het vermogen om de huidige pijnpunten op te lossen en maakt het bedrijf kwetsbaarder voor risico's. Een technisch systeem is noodzakelijk voor het bedrijf om zich aan te passen aan de veranderende bedrijfsvoorwaarden en om uitdagingen op het gebied van inkoop te overwinnen.
Risicobeheer
Inkoopteams leveren de beste resultaten wanneer er een sterke basis is voor risicobeheer. Inkoop is een lang proces en wordt beïnvloed door verschillende interne en externe factoren.
Deze factoren leiden ook tot interne risico's zoals het gedrag van werknemers en externe risico's, die moeilijker te beheersen zijn, zoals wereldwijde gebeurtenissen.
Maar de volgende risico's staan bovenaan de lijst van een inkoopmanager voor het beheren van risico's in de toeleveringsketen:
Prijsinstabiliteit
Momenteel is de supply chain-markt volatiel. De voortdurende prijswijzigingen verhogen de inkoopkosten. Omdat leveranciers meer geld vragen, is een flexibel budget essentieel om voorraadtekorten te voorkomen.
Verstoring van de toeleveringsketen
Leveringsketens kunnen onverwacht worden verstoord door factoren zoals oorlog, politieke problemen en natuurrampen. De grootste uitdaging hier is om te elfder ure de materialen van een andere leverancier te betrekken. De sleutel hier is het opzetten van een reactiesysteem om dergelijke Instances efficiënter te beheren terwijl u samenwerkt met een inkoopexpert.
Fraude
Het inkoopproces is gevoelig voor fraude door verschillende bronnen: werknemers, leveranciers of aannemers. Factuurfraude komt meestal voor wanneer leveranciers de kosten opblazen en het inkoopteam dit goedkeurt zonder het te controleren. Prijsafspraken is een andere veel voorkomende fraude waarbij aannemers samenwerken om de kosten te verhogen of kortingen kwijt te schelden.
Leveranciersproblemen
Het onderhouden van solide en positieve relaties met leveranciers vormt de basis voor het oplossen van inkoopproblemen. Veel problemen met leveranciers zijn te wijten aan interne factoren zoals onduidelijke specificaties en vereisten. Als de leveranciers hun verwachtingen kenbaar maken, zal het gemakkelijker zijn om leveringen van hoge kwaliteit te beheren.
Ook het niet doen van due diligence bij het beoordelen van leveranciers om inzicht te krijgen in hun capaciteiten en het niet overeenkomen van KPI's zijn andere factoren die de spanningen in het beheer van leveranciersrelaties doen toenemen.
Afwezigheid van technologie
Het gebrek aan digitalisering in inkoopprocessen is een probleem voor bedrijven met robuuste abonnementen om hun inkoopactiviteiten uit te breiden. Tenzij nieuwe technologieën een integraal onderdeel worden van de dagelijkse activiteiten, zullen ze nooit het volledige potentieel van de inkoopstrategie zien.
Door een gebrek aan technologie verlopen sleutelprocessen traag, omdat de invoer van gegevens handmatig en ongeorganiseerd gebeurt. Dit vermindert ook het vermogen om de huidige pijnpunten op te lossen en maakt het bedrijf kwetsbaarder voor risico's. Bedrijven hebben een technisch systeem nodig om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsvoorwaarden.
De rol van technologie bij het aanpakken van inkoopuitdagingen
Technologie zal een sleutel rol spelen bij het overwinnen van de belangrijkste inkoopuitdagingen in bedrijven. Hier zijn een paar gebieden die de grootste transformatie zullen ondergaan als gevolg van digitalisering:
Geautomatiseerde processen
Technologie zal de meest prominente verandering teweegbrengen door het automatiseren van taken met een lage waarde, zoals inkoopaanvragen, bestellingen en factuurverwerking. Tegelijkertijd neemt door automatisering het aantal menselijke fouten af.
Hierdoor krijgen inkoopmanagers meer tijd om zich te richten op kritieke taken op strategisch niveau, zoals het abonneren op nieuwe strategische initiatieven, het ontwikkelen van ideeën voor onderhandelingen met leveranciers en het beheren van leveranciers.
Een e-inkoopsysteem opzetten
E-inkoopsystemen zijn software voor inkoopbeheer die het hele inkoopproces automatiseert van Offerteaanvraag (RFQ) tot betaling. Ze spelen ook een belangrijke rol bij het afdwingen van beleid en het bieden van meer transparantie. De software centraliseert alle interne inkoopgegevens en -tools en laat duidelijk zien waar controle nodig is.
met de ClickUp Offerteaanvraag Sjabloon , kunt u effectief communiceren met leveranciers_
Geavanceerde analyse en rapportage
Digitale transformatie geeft bedrijven de broodnodige toegang tot diepere inzichten in inkoopgegevens. Met geavanceerde analytische mogelijkheden kan het inkoopteam big data analyseren om uitgavenpatronen en kostenbesparingsmogelijkheden te identificeren en de prestaties van leveranciers te beoordelen.
Kunstmatige intelligentie (AI)-tools zullen dit verder verbeteren door de vraag te voorspellen, markttrends te identificeren en de inkoopstrategie te optimaliseren. Deze inzichten zullen het leiderschap voorbereiden om beter bestand te zijn tegen verstoringen in de toeleveringsketen en hun voorraadbeheerstrategie dienovereenkomstig aan te passen.
Verbeterde samenwerking
Het centraliseren van gegevens uit verschillende tools brengt alle teams samen. Samenwerking in realtime tussen meerdere afdelingen is niet langer een verre droom omdat teams toegang hebben tot allerlei gegevens met software voor inkoopbeheer.
De software stemt iedereen af op de voortgang en geeft belanghebbenden een weergave van het hele project in vogelvlucht.
Dit is een uitstekende gelegenheid voor de inkoopafdeling om de transparantie met leveranciers te behouden door de contractinformatie te centraliseren en risico's te beoordelen met behulp van software voor leveranciersbeheer .
Meer innovatie
Inkoopleiders zullen eindelijk aan de stakeholdertafel zitten om bij te dragen aan de bedrijfsstrategie door te werken aan ideeën voor productinnovatie.
Ze kunnen samenwerken met de R&D-afdeling om te brainstormen over abonnementen zoals het duurzamer maken van het inkoopproces en de nadruk leggen op het werken met leveranciers die milieuvriendelijke materialen leveren.
Algemene tips om inkoopuitdagingen te overwinnen met ClickUp
Inkoop is een lang proces en technologie is het antwoord op de meest dringende uitdagingen. Bedrijven moeten echter zorgvuldig de software selecteren om hun activiteiten te stroomlijnen.
ClickUp is geavanceerde inkoopsoftware die de hiaten opvult door de inkoopprocessen te automatiseren. De automatisering functies zijn perfect afgestemd op de vereisten van de inkoopteams.
Automatiseer terugkerende taken binnen je inkoopproces met ClickUp-taak automatisering
Er zijn kant-en-klare proces automatisering werkstromen die je kunt ophalen en aanpassen aan je behoeften. Bijhouden van inkoopaanvragen die aan je teamleden zijn toegewezen en de statusupdates.
ClickUp integreert met je bestaande tools zoals Slack en Google Spreadsheets, zodat je kunt samenwerken met je team zonder van venster te hoeven wisselen en toegang hebt tot gegevens in chatsessies met teams. Start discussies met interne belanghebbenden, verkrijg goedkeuringen en deel offertes in de relevante kanalen.
ClickUp's Sjabloon voor inkoop hiermee kunt u uw supply chain managementproces stroomlijnen. U kunt eenvoudig alle activiteiten bijhouden, beheren en controleren, zoals intakeverzoeken van belanghebbenden, prijsvoorstellen van leveranciers en verkopers accepteren en op de hoogte blijven van contractonderhandelingen en goedkeuringsworkflows.
Navigeer effectief door het hele inkoopproces via tabellen, lijsten en documenten voor verschillende doeleinden met de ClickUp Inkoopsjabloon
De database zonder code helpt u de voortgang op één plaats te visualiseren. Optimaliseer de communicatie en samenwerking met leveranciers en teamleden en zorg voor eerlijkheid en transparantie.
Er zijn twee aspecten van succesvol beheer van de toeleveringsketen: het maken van een inkoopactieplan en een strategie voor optimalisatie van de toeleveringsketen.
Het actieplan zorgt ervoor dat u alle benodigdheden en diensten op tijd en binnen het budget hebt.
De strategie helpt je om georganiseerd te blijven, de communicatie te verbeteren en de onderhandelingen voor te blijven.
De Sjabloon voor actieplan voor inkoop door ClickUp helpt u precies dat te doen door:
- Taken in kaart te brengen, ze toe te wijzen aan de leden van het team en tijdlijnen toe te voegen
- Doelen te prioriteren voor efficiënte uitvoering
- Deel snel en gemakkelijk voortgangsupdates met de C-suite
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Action-Plan-Template-for-Procurement.webp Sjabloon voor actieplan voor inkoop /%img/
Gebruik ClickUp's sjabloon voor een actieplan voor inkoop om uw taken efficiënt af te handelen en een effectieve inkoopprocedure in te stellen
Het beste deel is dat ClickUp inkoop, documenten, doelen, grafieken en nog veel meer combineert, zodat u geen tijd verspilt met het door elkaar husselen van meerdere platforms om één doel te voltooien.
Voorbeeld, ClickUp Lijstweergave is ideaal voor inkoopprocessen en budgetbeheer met aangepaste velden, tags en sorteerfuncties. Krijg een weergave op hoog niveau van uw taken en sorteer of filter ze snel. ClickUp AI vult automatisch uw inkoopbeheerdocumenten en sjablonen in om de productiviteit van uw team te verhogen en menselijke fouten te verminderen. Zet vervolgens binnen enkele seconden inkoopabonnementen om in uitvoerbare Taken.
Sla tot slot al uw interne en externe documentatie op in ClickUp-werkruimte en gebruik ClickUp als enige bron van waarheid voor al uw inkoopbehoeften.
Klaar om uw inkoopuitdagingen frontaal aan te gaan? Maak gratis een ClickUp account aan en begin met het stroomlijnen van uw inkoopprocessen.