Quando sei uno specialista freelance di marketing digitale, tutto fluisce attraverso di te.
Scrivi brief. Rispondi alle chiamate dei clienti. Rispondi ai feedback e tieni a mente le scadenze.
Ma quel sistema crolla nel momento in cui provi a crescere.
Una volta acquisiti più clienti o assunto il tuo primo scrittore o account manager a tempo pieno, iniziano a emergere le lacune. Ti ritrovi a destreggiarti tra scadenze, coordinamento del lavoro, assunzioni, impostazione dei processi di onboarding dei clienti e centinaia di altre cose.
Inizi a pensare: come far crescere la tua agenzia di marketing senza perdere il tuo vantaggio competitivo?
In qualità di fondatore di un'agenzia digitale in crescita, il tuo ruolo passa dal fare al progettare.
All'improvviso, hai bisogno di processi ripetibili. Hai bisogno di modelli per l'onboarding dei clienti, brief condivisi e revisioni interne. Stai costruendo un'azienda in grado di fornire risultati senza che tu sia presente in ogni stanza.
Ecco di cosa tratta questa guida: come far crescere la tua agenzia di marketing digitale con sistemi e strumenti adeguati.
Quando è il momento giusto per espandere un'agenzia di marketing?
Una delle parti più delicate nella gestione di un'agenzia di marketing digitale è sapere quando espandersi. Se agisci troppo rapidamente, rischi di sovraccaricare il tuo team, bruciare denaro o compromettere la qualità. Se aspetti troppo a lungo, ti ritroverai bloccato in una modalità di reazione costante, sopraffatto, con risorse insufficienti e incapace di crescere.
Allora, come fai a sapere che è il momento giusto?
Ecco alcuni segnali che indicano che la tua attività di marketing digitale ha superato la sua struttura attuale:
1. Stai rifiutando nuovi clienti nonostante la domanda
Se la tua pipeline inbound è solida ma continui a rifiutare nuovi clients, significa che i tuoi sistemi di consegna non sono ancora in grado di crescere.
Potresti essere bravissimo a lanciare campagne di marketing. Ma senza l'infrastruttura giusta, ogni nuovo client sembra più un rischio che un'opportunità.
📚 Per saperne di più: Processo di onboarding dei clienti con modelli
2. Sei il collo di bottiglia di ogni decisione e risultato finale
Dalla selezione degli strumenti di project management e dei software per agenzie di marketing all'approvazione di creatività e campagne, nulla si muove senza di te. In un'agenzia digitale in crescita, questo diventa insostenibile.
Per mantenere la qualità mentre espandi i tuoi servizi di marketing, hai bisogno di flussi di lavoro scalabili, ruoli definiti e processi ripetibili.
3. I clienti desiderano soluzioni a 360 gradi che non puoi offrire da solo
Forse sei bravo nel SEO. O nei media a pagamento.
Tuttavia, i tuoi clienti esistenti richiedono l'automazione delle email, servizi di scrittura di contenuti o contatti con influencer. Ampliare i tuoi servizi di marketing digitale assumendo personale o stringendo partnership ti consente di aumentare la dimensione degli account senza doverne cercare costantemente di nuovi.
4. La crescita va a discapito dell'esperienza del client
Sai che è ora di rivalutare le tue operazioni e i tuoi processi quando i risultati iniziano a diventare incostanti o l'onboarding sembra affrettato.
Un'agenzia in crescita ha bisogno di KPI di marketing, procedure operative standard e sistemi per garantire un lavoro di marketing eccellente e costante.
5. La tua attenzione si è spostata dalla produzione alla crescita
Sei passato dal chiederti "Come posso finire questo progetto più velocemente?" a domande come:
- Di che tipo di team ho bisogno per fornire il supporto necessario a questa crescita?
- Il nostro messaggio è in linea con le esigenze del mercato di riferimento?
- Dovremmo condurre una ricerca di mercato prima di ampliare la nostra offerta di servizi?
- La nostra attuale strategia di marketing digitale è ripetibile e scalabile?
🧠 Curiosità: DDB Worldwide Communications Group collabora con Volkswagen negli Stati Uniti dal 1959. Una relazione con il cliente che dura da oltre mezzo secolo!
Come espandere la tua agenzia di marketing (passaggio dopo passaggio)
Scalare significa abbandonare la mentalità da libero professionista e costruire qualcosa che funzioni da solo, anche senza di te. Ecco cosa fare passo dopo passo.
1. Trasforma i tuoi servizi in prodotti
Quando sei nella fase iniziale, è forte la tentazione di accettare ogni richiesta personalizzata. "Creeremo il tuo sito web, gestiremo i tuoi annunci, scriveremo il tuo blog, gestiremo i tuoi social... tutto ciò di cui hai bisogno. "
Certo, continui a essere pagato per questo, ma ti troverai di fronte a un ostacolo quando penserai di far crescere la tua agenzia di marketing digitale.
Con i servizi standardizzati, non è necessario reinventare la ruota per ogni nuovo client. Sei tu a definire:
- Cosa fai
- Cosa è incluso
- Quanto tempo ci vuole
- Quanto costa
📌 Esempi di esempi di offerte di servizi standardizzati:
- Audit SEO + 5 ottimizzazioni on-page + documento sulla strategia delle parole chiave: per un'agenzia di marketing digitale specializzata nella ricerca organica.
- Configurazione di Google Ads + ottimizzazione di 30 giorni + dashboard di reportistica: per un'agenzia di performance marketing
- Pacchetto identità del marchio: logo, tavolozza dei colori, 3 modelli social: per un'agenzia digitale creativa
Il motivo per cui funziona per te è che hai margini prevedibili. Sai quanto tempo richiede ogni pacchetto, quindi puoi stabilire il prezzo in base al profitto.
Inoltre, ci sarà meno spazio per lo scope creep nel project management della tua agenzia. Potrai indicare la tua offerta e dire: "Questo non è incluso, ma ecco un preventivo per questo. "
L'assistente AI integrato di ClickUp, ClickUp Brain, ti aiuta a scrivere proposte personalizzate per i clienti mettendo in evidenza i tuoi servizi. Ancora meglio, può anche aiutarti a redigere email e riassunti delle conversazioni, trascrivere le tue chiamate e convertire i passaggi successivi in attività concrete che puoi assegnare ai membri del team giusti.
2. Crea flussi di lavoro scalabili
Man mano che la tua agenzia di marketing cresce, la creazione di flussi di lavoro ripetibili garantisce che ogni campagna di marketing segua un percorso coerente, indipendentemente da chi la gestisce.
Dall'onboarding dei clienti alla gestione degli account, dalla consegna al feedback, dalla reportistica all'offboarding, devi creare dei sistemi che regolino il flusso di lavoro nella tua agenzia.
Come si fa?
- Modella i tuoi processi: risparmia tempo con processi che possono essere eseguiti in modo automatico, con modelli riutilizzabili, come modelli di proposte di consulenza, modelli di reportistica di marketing digitale, ecc.
- Mappa le dipendenze e le tempistiche: comprendi quali attività dipendono da altre, in modo che i ritardi non ti colgano alla sprovvista. Utilizza le sequenze visive dei progetti per individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia.
- Crea un processo di approvazione centralizzato: raccogli i feedback direttamente nello strumento di project management, dove si svolge il lavoro, per evitare malintesi.
- Aumenta la visibilità per i clienti e i team interni: configura dashboard o viste di riepilogo/riassunto per ridurre la necessità di inviare costantemente e-mail di aggiornamento sullo stato.
- Crea un'unica fonte di verità: documenta le tue procedure operative standard, le convenzioni di denominazione dei file, i feedback loop e le sequenze di consegna.
Immagina di gestire più campagne per diversi clienti, ognuna con le proprie scadenze, risorse e approvazioni. Invece di affidarti a fogli di calcolo ed e-mail sparse, ClickUp, la prima area di lavoro AI convergente al mondo, ti aiuta a sistematizzare la gestione dei progetti su larga scala.
ClickUp per la project management conserva tutti i tuoi documenti, progetti e conversazioni in un unico posto. Questo crea le basi che ti aiutano a:
Standardizza i tuoi flussi di lavoro di consegna
Dì addio alle email sparse. Imposta modelli di attività con ClickUp Task Templates per risultati comuni come post di blog, campagne pubblicitarie o progetti di design. In questo modo, ogni nuova attività che crei all'interno di ClickUp include per impostazione predefinita le stesse attività secondarie, tempistiche e assegnatari. Puoi anche aggiungere campi personalizzati e dipendenze in ClickUp per semplificare ulteriormente le attività.
Crea dashboard live per i clienti
Con i dashboard di ClickUp, ottieni visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei progetti senza bisogno di aggiornamenti o chiamate costanti. Puoi creare dashboard per i clienti per mostrare le attività cardine e le tempistiche di consegna, e persino creare dashboard di sola visualizzazione o esportare riepiloghi/riassunti per la reportistica.
Ecco come crearne uno:
Centralizza le revisioni e le approvazioni delle risorse
👀 Lo sapevi? Il 22,34% dei professionisti ha dichiarato di dedicare circa mezza giornata lavorativa alla settimana alla ricerca delle informazioni di cui ha bisogno. Un altro 10,47% dedica un'intera giornata e mezza lavorativa alla settimana solo alla ricerca di informazioni.
Quando disponi di un unico repository per tutte le risorse, le revisioni e le approvazioni della tua agenzia di marketing digitale, dedicherai meno tempo alla ricerca di questi dettagli e più tempo al lavoro sulle campagne.
Ad esempio, tutte le tue bozze di contenuto possono essere archiviate in ClickUp Docs. Puoi utilizzare la Correzione di bozze in ClickUp per rivedere creatività pubblicitarie, PDF, caroselli e altre risorse di marketing senza uscire da ClickUp.
Visualizza e gestisci le sequenze delle campagne
Uno dei modi più rapidi per ridurre il numero di scadenze non rispettate è visualizzare tutte le parti del tuo progetto. ClickUp offre la visualizzazione del Calendario per pianificare e programmare i tuoi post sui social media, blog, ecc.
E con la vista Gantt di ClickUp, puoi pianificare risorse e tempistiche per campagne più grandi, strategie di marketing o lanci di prodotti. Inoltre, le attività cardine di ClickUp ti consentono di contrassegnare eventi importanti come passaggi di consegne, date di lancio e altro ancora.
3. Assumi o esternalizza in modo strategico
La maggior parte delle agenzie di marketing non cresce perché si sviluppa nella direzione sbagliata.
Aggiungono volume prima di aggiungere struttura. Più clienti. Più risultati. Più "Ci penseremo dopo. "
Segnali che indicano la necessità di iniziare a esternalizzare il lavoro:
- Stai accettando lavori che in realtà non hai tempo di portare a termine.
- Stai impiegando i tuoi migliori creativi in attività a basso rendimento come la formattazione di presentazioni o la programmazione di post.
- L'innovazione è in fase di stallo (non c'è tempo per testare nuovi strumenti o strategie di marketing basati sull'IA )
- I progetti subiscono rallentamenti ogni volta che un membro chiave del team va in ferie o si ammala.
- La reportistica per i clienti o la documentazione delle campagne continuano a essere messi in secondo piano
- Stai lanciando nuove offerte di servizi prima di sviluppare le capacità interne
In qualità di fondatore, non vuoi rispondere aggiungendo freelance casuali, assunzioni affrettate o consulenti troppo costosi. La verità è che non hai bisogno di più persone. Hai bisogno della giusta combinazione di persone e sistemi.
Ciò potrebbe significare assumere un project manager prima di assumere un altro designer. Oppure affidare la gestione degli annunci a pagamento a uno specialista, in modo che il tuo team generalista non passi ore a guardare tutorial su YouTube per ottenere un risultato mediocre.
Grazie ad assunzioni strategiche o all'outsourcing, proteggi il cuore della tua agenzia: la qualità del lavoro del tuo team e la sua unità.
Puoi utilizzare la vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare la capacità del tuo team. Puoi anche regolare la capacità in base al programma di lavoro dell’area di lavoro di ciascun membro del team.
4. Concentrati sulla fidelizzazione dei clienti piuttosto che sull'acquisizione
A seconda del settore in cui operi, acquisire un nuovo cliente è da cinque a 25 volte più costoso che mantenere un cliente esistente. Questo perché non devi dedicare tempo e risorse alla ricerca di nuovi clienti. Basta mantenere soddisfatti quelli che hai già e anche un aumento del 5% dei tassi di fidelizzazione dei clienti aumenterà i tuoi profitti del 25-95%.
La fidelizzazione dei clienti stabilizza la crescita. Per raggiungere questo obiettivo in modo coerente, è essenziale misurare il valore della durata del ciclo di vita (LTV), semplificare l'onboarding e migliorare la comunicazione.
- LTV ti mostra chi sono i tuoi migliori clienti, non solo in termini di spesa, ma anche di redditività, longevità e valore strategico.
- Un onboarding efficace dà il tono. I clienti decidono se fidarsi del tuo team nelle prime 2-4 settimane.
- Una comunicazione costante riduce il rischio di abbandono nel settore del marketing digitale. La maggior parte dei clienti non se ne va a causa di prestazioni scadenti, ma perché si sente ignorata, confusa o disconnessa.
A tal fine, prendi in considerazione l'utilizzo della piattaforma di project management per agenzie creative di ClickUp per documentare tutti questi dettagli. È dotata di numerose funzionalità utili:
Modelli di onboarding automatizzati
Crea modelli di onboarding automatizzati che guidano i clienti in ogni passaggio. Ciò include riunioni iniziali, invio di risorse, modelli di monitoraggio del tempo e definizione degli obiettivi della campagna senza dover ricominciare da zero ogni volta.
Ad esempio, il modello di onboarding dei clienti di ClickUp ti consente di offrire ogni volta un'esperienza di onboarding dei clienti fluida e coerente.
Puoi:
- Utilizza la vista Modulo di registrazione cliente per raccogliere in anticipo le informazioni essenziali (come il modello di business, gli obiettivi o le credenziali di accesso).
- Assegna attività come chiamate iniziali, raccolta di contenuti o revisioni delle strategie di marketing digitale utilizzando stati personalizzati come "Chiamata di onboarding" o "Assegnazione al team" per effettuare il monitoraggio dei progressi.
- Imposta automazioni per inviare email di promemoria o aggiornare i titolari delle attività quando un passaggio è completato, mantenendo tutti allineati senza ulteriori follow-up.
- Monitora lo stato e la soddisfazione dei nuovi clienti utilizzando i dashboard, in modo da poter individuare tempestivamente i rischi di abbandono e migliorare l'esperienza nel tempo.
📌 Esempio: quando un nuovo cliente SEO si registra, il tuo modello di onboarding ClickUp assegna automaticamente attività come "Invia email di benvenuto", "Pianifica chiamata strategica", "Informati sulle tendenze del settore" e "Richiedi accesso alle analisi".
Documenti centralizzati
Archivia le procedure operative standard e le guide rivolte ai clienti in ClickUp Docs, in modo che il tuo team possa consultarle in qualsiasi momento. Aggiungi formattazioni avanzate, liste di controllo e persino video incorporati o link Loom per spiegare chiaramente i processi.
Grazie alla collaborazione in tempo reale, il tuo team può aggiornare le procedure operative standard man mano che la relazione si evolve e, grazie al controllo delle autorizzazioni, puoi decidere se i clienti possono visualizzare, commentare o rimanere in disparte.
Puoi anche collegare i documenti direttamente all'interno delle descrizioni delle attività o dei dashboard per gli account manager e i creativi, in modo che abbiano sempre a portata di mano le linee guida del marchio, le preferenze di revisione e i riferimenti sul tono di voce.
Crea cicli di feedback centralizzati
Con ClickUp Forms, puoi centralizzare la raccolta dei feedback in un unico sistema invece che in cinque strumenti diversi. Grazie alla logica condizionale, puoi persino chiedere ai clienti risposte specifiche per ogni contesto. Facendo un passo avanti, puoi impostare automazioni e visualizzare tutti i feedback.
Puoi impostare cicli di feedback, promemoria ricorrenti per revisioni trimestrali, controlli mensili sulla soddisfazione o sondaggi di fine progetto.
Questo tipo di struttura dell'agenzia di marketing contribuisce a rassicurare i tuoi clienti sul fatto che sono in buone mani. E quando si sentono visti, ascoltati e in possesso di supporto, rimangono più a lungo, garantendoti maggiori entrate senza il costante impegno di acquisire nuovi clienti.
Ho provato ClickUp e me ne sono innamorato. La piattaforma è diventata una delle parti preferite della mia giornata lavorativa. Sono un evangelista senza remore: parlo a tutti di ClickUp.
Ho provato ClickUp e me ne sono innamorato. La piattaforma è diventata una delle parti preferite della mia giornata lavorativa. Sono un evangelista senza remore: parlo a tutti di ClickUp.
5. Automatizza le attività degli amministratori e ripetitive
Il lavoro amministrativo può richiedere molte ore alla settimana al tuo team, tra la creazione di fatture, l'invio di solleciti e la pianificazione delle riunioni. Nessuna di queste attività contribuisce direttamente alla crescita della tua agenzia, ma tutte devono essere svolte.
Suggerimenti per automatizzare il lavoro dell'amministratore:
- Raggruppa e raggruppa attività simili per ridurre il cambio di contesto per tutti nella tua agenzia di marketing digitale.
- Utilizza modelli per attività ricorrenti come e-mail di onboarding dei clienti, liste di controllo per l'avvio dei progetti o modelli di calendario dei contenuti.
- Automatizza le attività di scarso valore come gli aggiornamenti di stato, i promemoria e l'inserimento dei dati.
- Standardizza le comunicazioni ricorrenti impostando risposte predefinite o programmando in anticipo i check-in.
Dall'assegnazione delle attività all'aggiornamento degli stati e alla generazione di report, le automazioni di ClickUp ti consentono di recuperare ore ogni settimana automatizzando le attività più impegnative.
Puoi utilizzare automazioni predefinite o creare flussi di lavoro personalizzati in base ai processi della tua agenzia.
📌 Esempio: puoi impostare un'automazione che crei istantaneamente un'attività di reportistica della campagna di marketing ogni venerdì, la assegni al membro del team giusto e invii un aggiornamento al client una volta che l'attività è completata. Oppure genera automaticamente una fattura quando un progetto raggiunge lo stato "Completato".
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per l'automazione del marketing (casi d'uso e strumenti)
📮 Approfondimento ClickUp: il 24% dei lavoratori afferma che le attività ripetitive impediscono loro di svolgere un lavoro più significativo, mentre un altro 24% ritiene che le proprie competenze siano sottoutilizzate. Si tratta di quasi la metà della forza lavoro che si sente bloccata dal punto di vista creativo e sottovalutata. 💔
ClickUp ti aiuta a riportare l'attenzione sul lavoro ad alto impatto con agenti AI facili da configurare, automatizzando le attività ricorrenti in base a trigger. Ad esempio, quando un'attività viene contrassegnata come completata, gli agenti AI di ClickUp possono assegnare automaticamente il passaggio successivo, inviare promemoria o aggiornare lo stato dei progetti, liberandoti dai follow-up manuali.
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha ridotto del 50% o più il tempo dedicato alla creazione di report grazie agli strumenti di reportistica personalizzabili di ClickUp, consentendo ai propri team di concentrarsi meno sulla formattazione e più sulle previsioni.
6. Crea un hub centrale di conoscenze
Man mano che la tua agenzia di marketing digitale cresce, aumenta anche il caos, soprattutto quando il tuo team è costantemente alla ricerca delle ultime procedure operative standard, dei brief dei clienti o dei modelli di reportistica nascosti nella casella di posta elettronica di qualcuno o in una cartella casuale di Google Drive.
Ecco perché la creazione di un hub centrale di conoscenze è imprescindibile. È il cervello della tua agenzia, che ospita tutte le tue procedure operative standard, i modelli, i brief dei clienti e la documentazione in uno spazio strutturato e accessibile.
È qui che entrano in gioco ClickUp Documenti e Wikis.
Usa ClickUp Docs per:
- Crea e mantieni procedure operative standard interne come "Come lanciare una campagna pubblicitaria su Facebook" o "Processo di reportistica mensile per i clienti". Tutti nella tua agenzia di marketing digitale seguiranno lo stesso playbook.
- Crea modelli riutilizzabili per la scrittura di contenuti, modelli di roadmap di marketing, piani di campagna o processi di onboarding.
- Archivia la documentazione specifica dei progetti direttamente all'interno di elenchi di attività o cartelle, in modo che il tuo team non debba passare da uno strumento all'altro per ottenere il contesto.
Puoi anche creare wiki che possono essere utilizzati per:
- Crea un wiki interno per organizzare il lavoro dei team (Design, Contenuti, Strategia) con liste di controllo, strumenti e FAQ. Ad esempio, il team di design può accedere alle linee guida relative alle risorse del marchio, mentre il team che si occupa dei contenuti può trovare le liste di controllo editoriali.
- Condividi sequenze, appunti delle riunioni, risorse del marchio, profilo del pubblico di destinazione, protocolli di comunicazione, domande frequenti e norme di comunicazione nella Central Wiki live.
👀 Lo sapevi? Il knowledge worker medio passa da un'app all'altra 9,4 volte al giorno: destreggiandosi tra strumenti di project management, CRM, email e analisi. Questo sprawl lavorativo è un killer silenzioso della produttività, che costa ben 2,5 trilioni di dollari in termini di perdita di produttività a livello globale. Questo è anche il motivo per cui molte agenzie si rivolgono a piattaforme all-in-one come ClickUp per mantenere la sanità mentale del proprio team.
7. Perfeziona i sistemi commerciali e di generazione di lead
Quando inizi, i lead provengono dalla tua rete, da qualche segnalazione, magari da uno o due messaggi diretti a freddo. Ma man mano che la tua agenzia cresce, non puoi più fare affidamento su "contatti casuali" o sperare che i clienti si rinnovino magicamente.
Per crescere in modo costante e effettuare una previsione accurata delle tue entrate, hai bisogno di un motore di generazione di lead ripetibile che combini inbound marketing, referral e partnership strategiche.
💡 Suggerimento professionale: valuta l'utilizzo di un CRM per agenzie di marketing per organizzare la tua pipeline su tutti e tre i canali. Tieni traccia della fonte dei lead, della fase, della priorità e della cadenza dei follow-up in un unico posto, perché scalare significa costruire un motore di entrate che supporti l'agenzia che desideri gestire tra 12 mesi.
Per cominciare, punta sul contenuto marketing, sulla SEO e sui lead magnet che attirano i tuoi clienti ideali. Ciò include la pubblicazione di casi di studio o playbook per dimostrare come la tua agenzia affronta le sfide aziendali. Potrebbe anche significare creare campagne di nurturing o utilizzare video per stimolare l'interesse inbound.
Valuta anche la possibilità di istituire un incentivo di referral per clienti o colleghi (ad esempio, uno sconto del 10% per ogni presentazione con esito positivo). Un'altra strategia da prendere in considerazione è quella di stringere partnership con altri strumenti SaaS o agenzie che servono il tuo pubblico, ma con servizi complementari.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per la generazione di lead
8. Monitora le prestazioni e apporta le modifiche necessarie
Cominciamo con i limiti della reportistica basata su fogli di calcolo.
Ogni report per i clienti diventa un rituale di copia dei dati, formattazione dei grafici, ricerca degli screenshot delle campagne e aggiornamento delle metriche. Una formula sbagliata, una riga non aggiornata o un aggiornamento mancante e i dati del cliente sono errati.
Inoltre, manca di chiarezza visiva e contesto, poiché i fogli di calcolo non sono in grado di effettuare la connessione tra le metriche e le attività cardine. E quando gestisci più di 15 clienti, la reportistica diventa un lavoro a tempo pieno.
I dashboard intuitivi, invece, raccolgono automaticamente le metriche dagli strumenti di progetto, dalle piattaforme pubblicitarie o dallo stato delle attività. Utilizzano grafici, tabelle e barre di avanzamento per comunicare le prestazioni in modo comprensibile per i clienti. Sono un'unica fonte di verità, che consente a tutti i tuoi team di lavorare sugli stessi dati. Essendo standardizzati, questo tipo di reportistica è scalabile su tutti i tipi di servizi e segmenti di clientela.
All'interno dell'ecosistema ClickUp, con ClickUp Dashboards, la tua agenzia può:
- Visualizza lo stato di avanzamento delle attività, il tempo monitorato e le attività cardine delle campagne.
- Estrai i dati dai campi personalizzati, dagli stati e dagli assegnatari per creare reportistica sui risultati finali.
- Utilizza le schede per monitorare lo stato dei progetti, il carico di lavoro, l'allocazione delle risorse e gli elementi scaduti.
- Crea diverse visualizzazioni dei progetti per i team interni e per i clienti, lavorando con gli stessi dati in tempo reale.
E se stai fissando una serie di metriche e ti stai chiedendo cosa significano, basta chiedere a ClickUp Brain. È in grado di analizzare ogni dato presente nei tuoi dashboard e rispondere a domande come:
- Quale client è più propenso ad abbandonarti?
- Dove trascorre la maggior parte del tempo il nostro team?
Ma non è tutto! Prova il modello di gestione dell'agenzia ClickUp pronto all'uso per gestire tutto, dalla pipeline di vendita, alla definizione dell'ambito del progetto, alla consegna al client, alle richieste di modifica e al feedback.
Realizzato secondo le migliori best practice del settore, include:
- Nove viste ClickUp per visualizzare i carichi di lavoro e le consegne ai clienti
- 30 stati personalizzati per trasferire i processi tra i team, dalle attività commerciali e di marketing alla gestione degli account.
- Automazioni per impostare trigger, condizioni e azioni per le attività
- Campi personalizzati per organizzare e filtrare il lavoro in base al tipo di elemento PMO, alla pianificazione, all'ambito, alla descrizione del progetto, al budget e alla fase creativa del progetto.
Questo modello è un sistema plug-and-play che aiuta la tua agenzia a operare in modo snello, veloce e orientato al cliente.
📚 Per saperne di più: Le migliori agenzie di content marketing per il tuo business
Errori comuni nella scalabilità di un'agenzia di marketing
1. Mancanza di documentazione
Tutto vive nella testa di qualcuno. I processi sono verbali, le preferenze dei clienti sono sparse nelle chat e i nuovi assunti vengono inseriti con un "basta chiedere in giro". Man mano che cresci, quella conoscenza tribale non è scalabile.
🧠 Impatto: la consegna diventa incostante, la formazione del team richiede molto tempo e gli errori si ripetono in tutti i progetti.
✅ Soluzione: crea una base di conoscenze centrale con procedure operative standard, modelli, convenzioni di denominazione e flussi di lavoro utilizzando strumenti come ClickUp Docs o Wiki. Inizia con i tuoi 3 servizi ripetibili principali. Per trovare ispirazione, ecco come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp.
2. Nessun ruolo o titolarità chiara
Tutti toccano tutto e nessuno possiede nulla. I designer inseguono i brief, gli strateghi effettuano le modifiche ai testi e le chiamate dei clienti vengono interrotte perché "pensavo che te ne occupassi tu".
🧠 Impatto: confusione interna, lavoro duplicato e passaggi di consegne mancati che frustrano sia il team che il client.
✅ Soluzione: definisci responsabilità chiare per ogni progetto utilizzando un framework RACI (Responsabile, Accountabile, Consultato, Informato).
All'interno dei dashboard di ClickUp, aggiungendo campi personalizzati relativi ai ruoli e i widget giusti, puoi creare viste live e trasparenti della titolarità delle attività per i processi di marketing.
3. Non effettuare il monitoraggio della redditività per client
Conosci il tuo fatturato lordo, ma non i margini per account. Alcuni clienti costano più di quanto guadagnano, ma senza un monitoraggio del tempo o un'analisi del lavoro richiesto, non sai quali.
🧠 Impatto: aumenti il fatturato senza aumentare i profitti.
✅ Soluzione: Tieni traccia del tempo dedicato a ciascun client o servizio utilizzando il monitoraggio del tempo di ClickUp. Utilizza i dashboard per confrontare le ore lavorate con il valore generato e riduci o modifica il prezzo dei lavori a basso margine.
4. Sovraccarico di strumenti
Il tuo stack aziendale diventa un mosaico: Slack + Documenti Google + Trello + Notion + Excel + email. Nessuno comunica con l'altro.
🧠 Impatto: cambio di contesto, duplicazione del lavoro richiesto e visibilità zero tra le funzioni.
✅ Soluzione: consolida le operazioni della tua agenzia in un'unica piattaforma, come ClickUp per il project management dei progetti di marketing. ClickUp ti consente di centralizzare attività, documenti, scadenze, feedback e reportistica, riducendo la dispersione del lavoro e il cambio di contesto.
5. Sfida di leadership senza KPI
Senza una forte leadership dell'agenzia di marketing, le tue campagne mancheranno di direzione e responsabilità. Ti ritroverai a dover gestire conflitti interni o il tuo team a perdere tempo in lavori di scarso valore. Tutto questo è anche una conseguenza di KPI poco chiari.
🧠 Impatto: anche quando il tuo lavoro è solido, le aspettative dei clienti rimangono insoddisfatte.
✅ Soluzione: alcuni KPI fondamentali che dovresti monitorare sono la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti, l'ottimizzazione del tasso di conversione (CRO), il ritorno sull'investimento (ROI), il costo di acquisizione dei clienti (CAC) e il valore del ciclo di vita dei clienti (CLV).
Valuta l'utilizzo del modello ClickUp Marketing Agency per allineare i tuoi team su obiettivi e KPI significativi.
Strumenti che ti aiutano a crescere
Project management e collaborazione
ClickUp
ClickUp è una piattaforma centralizzata per la gestione delle attività, dei flussi di lavoro, dei dashboard e della documentazione su misura per le agenzie, che riduce la necessità di investire in diversi strumenti isolati.
Funzionalità principali
- Gestione flessibile delle attività con attività nidificate, attività secondarie e dipendenze: ideale per flussi di lavoro di progetti complessi.
- Le diverse visualizzazioni (bacheche Kanban, diagrammi di Gantt e altro) consentono ai team di visualizzare il lavoro nel modo più adatto alle loro esigenze.
- Assistenza IA integrata e sensibile al contesto per la creazione di contenuti, la riepilogazione/riassunzione e l'automazione del lavoro ricorrente: utile per i team che si occupano di contenuti, marketing, operazioni commerciali, ecc.
- Documenti + gestione delle conoscenze + chat + attività + lavagne online: tutto in un unico posto, riducendo il cambio di contesto e l'affaticamento da strumenti.
Limitazioni
- Con così tante funzionalità/funzioni, la curva di apprendimento può essere ripida per i team che non hanno familiarità con piattaforme così complesse.
Prezzi
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (oltre 10.600 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Proposte e supporto commerciale
PandaDoc
Semplifica la creazione di proposte con moduli drag-and-drop, firma elettronica e monitoraggio dell'engagement. Usalo per creare, modificare, inviare, monitorare e firmare elettronicamente proposte, preventivi, contratti e altri documenti aziendali.
Funzionalità principali
- Consente agli utenti di creare rapidamente proposte, preventivi e contratti accurati senza bisogno di competenze avanzate di progettazione o di markup dei documenti.
- Fornisce visibilità in tempo reale su come i destinatari interagiscono con i documenti (visualizzazioni, tempo trascorso, ecc.), il che aiuta a comprendere meglio il coinvolgimento e a dare un seguito più efficace.
Limitazioni
- Funzionalità chiave come l'analisi dei documenti, il branding personalizzato, l'invio in blocco e le integrazioni sono disponibili solo sui piani a pagamento.
Prezzi
- Free
- Starter: 35 $/utente/mese
- Aziendale: 65 $/utente/mese
- Enterprise: Personalizzato
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (oltre 3.200 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 1.200 recensioni)
Formazione e onboarding dei clienti
Flipick
LMS personalizzato basato su video per l'onboarding dei clienti, la formazione e l'abilitazione interna. Include gamification, valutazioni e consegna multilingue.
Funzionalità principali
- Offre strumenti di gamification e personalizzazione del marchio per rendere l'LMS davvero tuo.
- Fornisce il monitoraggio dei progressi per le lezioni in corso e i certificati per i corsi completati.
Limitazioni
- Alcuni utenti ritengono che la curva di apprendimento possa essere ripida per gli utenti che non hanno familiarità con la tecnologia.
Prezzi
- Prezzi personalizzati
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
Trupeer. /IA
Strumento basato sull'IA per trasformare le registrazioni dello schermo in video di prodotti e guide passo passo, completi di modelli personalizzati, voci fuori campo e supporto multilingue.
Funzionalità principali
- La registrazione vocale e la traduzione basate sull'IA consentono di registrare i contenuti formativi una sola volta e convertirli in più lingue.
- Crea video IA di qualità professionale senza bisogno di competenze professionali
- Aggiungi musica di sottofondo ai video generati
Limitazioni
- La maggior parte degli utenti lamenta le limitate funzionalità di modifica dei video generati.
Prezzi
- Free
- Pro: 49 $/utente/mese
- Scala: 249 $/mese (3 editors)
- Azienda: prezzi personalizzati
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,8/5 (oltre 40 recensioni)
- Capterra: Recensioni insufficienti
Flussi di lavoro di revisione e approvazione
Filestage
Feedback centralizzato sulle risorse creative, con controllo delle versioni e annotazioni contestualizzate.
Funzionalità principali
- Centralizza le approvazioni per una varietà di risorse di marketing
- Lascia commenti di feedback in punti specifici dei video e sui siti web live.
- Confronta facilmente le versioni prima e dopo il feedback
Limitazioni
- Molti utenti trovano difficile configurarlo e navigarlo inizialmente.
Prezzi
- Free
- Base: 129 $ al mese
- Professionale: 369 $ al mese
- Azienda: prezzi personalizzati
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (oltre 240 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 100 recensioni)
Reportistica e analisi dei clienti
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics è una piattaforma di reportistica e analisi creata appositamente per le agenzie di marketing. Integra SEO, PPC, social, analisi web e altro ancora in dashboard unificate e White label per i clienti.
Funzionalità principali
- Consolida i dati provenienti da oltre 70-80 integrazioni di marketing in un unico dashboard.
- Reportistica white label e dashboard personalizzabili, così le agenzie possono presentare report brandizzati ai clienti.
- Pianificazione automatizzata dei report (ad es. mensili, trimestrali) e possibilità di generare/condividere report in formato PDF.
Limitazioni
- Alcuni utenti segnalano un limite di flessibilità quando necessitano di metriche personalizzate complesse o segmentazioni avanzate nei report; tali casi potrebbero richiedere importazioni manuali dei dati o soluzioni alternative.
Prezzi
- Freelancer: 79 $ al mese
- Agenzia: 239 $ al mese
- Agency Pro: 479 $ al mese
- Personalizzato
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (oltre 400 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 110 recensioni)
Funnel
Consolida i dati di marketing provenienti da più canali, consentendo una misurazione unificata e la creazione di reportistica di attribuzione.
Funzionalità principali
- Risparmia tempo con la reportistica automatizzata
- Offre visualizzazioni personalizzabili per diversi stakeholder
- Dispone di una varietà di connettori e integrazioni disponibili con le principali piattaforme di social media e strumenti di analisi dei dati a pagamento, anche nel piano Free.
Limitazioni
- Alcuni utenti ritengono che lo strumento non sia sufficientemente scalabile.
- Troppe funzionalità possono creare confusione agli utenti
Prezzi
- Free
- Prezzi personalizzati
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,5/5 (oltre 160 recensioni)
- Capterra: Recensioni insufficienti
CRM e pipeline commerciale
HubSpot CRM
Questo popolare CRM effettua il monitoraggio dei lead, automatizza i follow-up e si integra con l'automazione del marketing e gli hub di servizi. È utile per le agenzie e le aziende che cercano di gestire le pipeline end-to-end.
Funzionalità principali
- Una visione unificata di contatti, accordi e pipeline commerciali semplifica il monitoraggio dello stato dei lead.
- L'integrazione con gli hub di marketing e servizi aiuta ad automatizzare i follow-up, le email e la lead nurturing.
- Il piano gratis è ideale per piccoli team o aziende che stanno muovendo i primi passi con un CRM strutturato.
Limitazioni
- Man mano che cresci o richiedi funzionalità/funzioni più avanzate (automazione del marketing, personalizzazione più approfondita), i prezzi potrebbero aumentare notevolmente.
Prezzi
- Prezzi personalizzati basati su pacchetti
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4,5/5 (oltre 14.100 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 4.500 recensioni)
Act-On
Funzionalità specifiche per le agenzie per la gestione centralizzata delle campagne e i prezzi all'ingrosso.
Funzionalità principali
- Tieni traccia delle aperture delle email per un outreach mirato e follow-up
- Tieni traccia e valuta facilmente le interazioni con i clienti
- Combina pagine di destinazione, moduli, webinar e CRM in un unico posto per semplificare l'email marketing.
Limitazioni
- Alcuni utenti segnalano un limite nella flessibilità della personalizzazione dei report.
Prezzi
- Professionale: 900 $ al mese
- Azienda: prezzi personalizzati
Recensioni su G2 e Capterra
- G2: 4. 1/5 (oltre 1.050 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 50 recensioni)
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